中小型企業(yè)合同管理系統(tǒng)的設(shè)計

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摘要：當(dāng)前我國社會經(jīng)濟(jì)正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時期，通過扶持中小企業(yè)發(fā)展來帶動經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)，這一觀點(diǎn)已被全社會所廣泛認(rèn)可。通過加強(qiáng)信息化管理水平，將有助于引導(dǎo)并推動中小企業(yè)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，使其管理體系將更加完備。本文將基于對目前我國中小型企業(yè)合同管理現(xiàn)狀的分析，來進(jìn)一步指出合同管理系統(tǒng)設(shè)計所應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)，最終就系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計做了具體闡述。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；合同管理；研究；設(shè)計

提升中小企業(yè)的信息化水平，可實(shí)現(xiàn)對中小企業(yè)發(fā)展方式的積極扭轉(zhuǎn)，從而推動中小企業(yè)的內(nèi)部管理體系建設(shè)，使之在持續(xù)發(fā)展的過程中得以不斷完善。而在中小企業(yè)的日常運(yùn)行管理工作中，合同管理工作存在著諸多的問題與不足，亟需解決，對此下文將重點(diǎn)就當(dāng)前我國中小型企業(yè)的合同管理問題分析及其系統(tǒng)設(shè)計來展開深入的探究工作。

1中小型企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，我國絕大部分中小企業(yè)的合同管理工作還主要是依靠人工來進(jìn)行操作，利用各類辦公軟件對合同管理文檔與統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類處理，但這一方式存在著極為明顯的缺陷與不足，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，文檔管理難度大。電子版的文檔內(nèi)容和傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同內(nèi)容同時存在，然而在需要調(diào)閱相關(guān)的文檔內(nèi)容之時便會耗費(fèi)大量的查找時間，查找過程十分不便。特別是在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對合同等有關(guān)重要內(nèi)容進(jìn)行查看時往往會耽擱很久，效率極其低下。第二，信息匯總難度大。采取人工方式或利用相關(guān)的辦公軟件如Excel進(jìn)行信息匯總管理，常常會因?yàn)楦鞑块T所采用的數(shù)據(jù)格式完全不同，在信息獲取搜集時也存在有較大的難度挑戰(zhàn)，匯總工作便會耗費(fèi)其大量的時間成本，且還無法保證最終結(jié)果的確切性。進(jìn)而也將會對領(lǐng)導(dǎo)的決策工作產(chǎn)生不利影響。第三，進(jìn)度控制難度大。往往公司的合同文件數(shù)量眾多，其中所牽涉的各方人員數(shù)量更甚，因此在對合同進(jìn)度進(jìn)行控制時僅僅是憑借人工管理以及應(yīng)用各類辦公軟件顯然是無法滿足于公司的實(shí)際發(fā)展需求，同時在領(lǐng)導(dǎo)要想掌控全局情況時也會出現(xiàn)較大的困難性。另外財務(wù)人員在進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算時往往也要參考合同的完成進(jìn)度，因此也會導(dǎo)致財務(wù)工作受到不利影響。第四，預(yù)警能力不足。缺乏對于合同進(jìn)度、款項(xiàng)結(jié)算等核心節(jié)點(diǎn)位置的有效預(yù)警，無法對短期內(nèi)有可能獲得的收支內(nèi)容作出精確化的預(yù)測，對于企業(yè)的財務(wù)規(guī)劃工作也不能夠提供應(yīng)有的支持、幫助，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)的現(xiàn)金流分配不夠合理，對資金的利用率不能夠達(dá)到最大化。

2合同管理系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)

信息化管理方式是當(dāng)代企業(yè)開展管理工作所不可或缺的一項(xiàng)關(guān)鍵工具手段，本文就基于對中小企業(yè)的實(shí)際情況分析，應(yīng)用以現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)性的管理思想與方法，選用直接面向目標(biāo)對象的分析手段，來設(shè)計出了基于信息化手段之下的中小企業(yè)合同系統(tǒng)管理框架，以期能夠達(dá)到以下幾點(diǎn)合同管理系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)：第一，明確各工作崗位上的人員職責(zé)，提升其責(zé)任感。協(xié)助企業(yè)能夠?qū)⒏鞴ぷ鲘徫簧系娜藛T職責(zé)予以明確，確保相應(yīng)的工作責(zé)任可落實(shí)到每一個具體的個人身上，保證責(zé)任明確，防止越權(quán)行為的出現(xiàn)；將合同內(nèi)容在實(shí)際履行過程當(dāng)中的多個部門、崗位的工作協(xié)同問題予以妥善安排，以期達(dá)到高效化的辦公效率。第二，加強(qiáng)對工作進(jìn)度與狀態(tài)的監(jiān)控力度。對企業(yè)各部門人員的工作狀況采取切實(shí)有效的監(jiān)控措施；及時了解并掌握各部門人員的實(shí)際工作狀態(tài)，將所存在的問題與不足要確保能夠在發(fā)現(xiàn)的第一時間便予以解決，進(jìn)而降低差錯事故的發(fā)生率。管理系統(tǒng)還可對每一項(xiàng)工作的具體完成進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時性的監(jiān)測與控制。第三，依據(jù)權(quán)限與職責(zé)的不同來對各級別資料內(nèi)容予以管理。綜合考慮文件的性質(zhì)及保密性需求，向每一級別的人員給予其相應(yīng)級別的操作及訪問權(quán)限，以此來達(dá)到保障數(shù)據(jù)安全的目的。第四，盡可能降低辦公資金支出，縮減企業(yè)的管理成本。

3系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計

依據(jù)中小企業(yè)的實(shí)際特征出發(fā)，綜合考慮企業(yè)的一般組織結(jié)構(gòu)，管理系統(tǒng)主要可分為市場部、業(yè)務(wù)部、綜合部等三個主要結(jié)構(gòu)部分，現(xiàn)具體分析如下。

3.1市場部

此部門主要需完成的工作內(nèi)容具體就包括了合同下發(fā)、登記、報批、作廢等具體工作內(nèi)容。其中合同的下發(fā)與登記即為向市場部的工作人員下發(fā)空白合同統(tǒng)計予以等級。市場部工作人員在掌握了業(yè)務(wù)信息內(nèi)容之后到公司中獲取空白合同，在進(jìn)行合同內(nèi)容的簽訂之后便會進(jìn)入管理流程之中，而后再將空白合同返還公司。在這一管理系統(tǒng)當(dāng)中可進(jìn)行合同編號、經(jīng)辦人員、空白合同回收提示時間等內(nèi)容的登記，合同登記其中就牽涉到了項(xiàng)目類型的劃分、項(xiàng)目、金額大小等等。合同上報審批即為市場部工作人員依據(jù)合同簽訂內(nèi)容逐級向上報告審批。

3.2業(yè)務(wù)部

業(yè)務(wù)部則主要是依據(jù)市場部工作人員所簽回的合同服務(wù)內(nèi)容，再安排人員來進(jìn)行合同內(nèi)容的實(shí)施，從而將有關(guān)的合同條款履行完成。其工作任務(wù)的安排，是通過業(yè)務(wù)部的主管來對合同內(nèi)容分配項(xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人來進(jìn)行實(shí)施。計劃報批，即為業(yè)務(wù)部門的工作人員對于自身所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目來將工程在實(shí)施過程之中的相關(guān)意見與材料在系統(tǒng)之中予以等級，而后送報管理領(lǐng)導(dǎo)予以批準(zhǔn)。關(guān)鍵項(xiàng)目的審批即為業(yè)務(wù)人員對于自身工作之中所發(fā)生的關(guān)鍵事項(xiàng)對主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并且將自身的一些想法建議也作以說明。結(jié)合實(shí)際需求，業(yè)務(wù)部門還可進(jìn)行報告登記及部門提成登記的設(shè)立。其中報告登記是業(yè)務(wù)人員在將有關(guān)的合同內(nèi)容完成以后所撰寫的，對報告也要予以等級。部門所獲得的項(xiàng)目提成，一般是項(xiàng)目經(jīng)理依據(jù)合同的實(shí)際執(zhí)行狀況來依據(jù)一定的比例對各個部門所應(yīng)當(dāng)獲得金額予以登記，從而為年終結(jié)算時提供依據(jù)支持。

3.3綜合部

此部門的工作內(nèi)容具體為合同蓋章登記、發(fā)票開出登記、提成登記、收費(fèi)登記、報告送達(dá)登記等。合同蓋章登記即為對合同簽訂之中合同公章的應(yīng)用狀況予以等級。而發(fā)票的開出登記則為在合同履行當(dāng)中對發(fā)票的開出情況作出等級。提成登記是依據(jù)合同所規(guī)定的提成額度來在提成分配時所進(jìn)行的登記。報告送達(dá)登記是將合同當(dāng)中所包含的有關(guān)報告內(nèi)容在送至接收人員以后所進(jìn)行的登記內(nèi)容。

結(jié)束語

此系統(tǒng)項(xiàng)目的建立是基于信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上，通過應(yīng)用以現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)性的管理思想，來向企業(yè)提供合同管理平臺。以加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部合同管理水平，同時兼?zhèn)湄攧?wù)處理、業(yè)務(wù)查詢與統(tǒng)計等各方面的功能要求。同時綜合考慮公司的具體情況，把項(xiàng)目與客戶兩方面的管理內(nèi)容也一同并入到合同管理工作之中，確保實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的高效化配置。

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作者：閃新燕 單位：平高集團(tuán)有限公司