企業(yè)合同管理模式探析

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合同是企業(yè)對(duì)外溝通的橋梁，是企業(yè)發(fā)展的命脈，更是法律風(fēng)險(xiǎn)的風(fēng)口所在。能否實(shí)施有效的合同管理，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理具有舉足輕重的作用。通過加強(qiáng)合同管理可以最大限度地防范和降低企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)，避免和減少合同風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)帶來的損失。同時(shí)，還可以優(yōu)化企業(yè)成本，穩(wěn)健企業(yè)的運(yùn)營(yíng)環(huán)境，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理保駕護(hù)航，有效提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷加劇，企業(yè)經(jīng)營(yíng)的法律環(huán)境變得日益復(fù)雜，契約經(jīng)濟(jì)與法治經(jīng)濟(jì)的理念也逐步的融入企業(yè)的各項(xiàng)管理中。企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)合同的規(guī)范管理，以適應(yīng)企業(yè)內(nèi)、外部不斷變化的環(huán)境，充分發(fā)揮合同管理的法律風(fēng)險(xiǎn)防控的作用，避免因合同管理而給企業(yè)造成損失。合同管理，是指合同當(dāng)事人為實(shí)現(xiàn)合同目的，根據(jù)自身具體情況，依照合同法等有關(guān)法律法規(guī)，在合同準(zhǔn)備、談判、簽署、生效、執(zhí)行、變更、解除直至糾紛解決、權(quán)利救濟(jì)的整個(gè)過程中所進(jìn)行的一系列民商事法律行為及管理行為。

1合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

根據(jù)合同涉及的業(yè)務(wù)流程，依次在合同招投標(biāo)、合同訂立和合同履行三個(gè)主要的環(huán)節(jié)識(shí)別了16個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

2合同管理存在的問題

2.1合同管理往往僅限于合同審查，缺乏全過程管理

合同審查只是合同管理工作中的一部分，雖然在實(shí)際工作中占據(jù)著合同管理工作的大部分時(shí)間，但合同管理并不等于合同審查。但在大部分企業(yè)里合同管理往往只局限于合同審查，缺乏對(duì)合同的全過程管理。如，對(duì)所簽訂合同涉及的相對(duì)方的信用評(píng)估，缺乏有效事前管控；對(duì)已簽訂合同的履行情況，缺乏有效地過程監(jiān)控。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，為了搶得訂單存在著大量的先干后簽的現(xiàn)象，對(duì)于此類合同，合同審查就形同虛設(shè)，無(wú)法起到合同審查的事前監(jiān)督作用，無(wú)法有效地防控其存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)法使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)行為納入到有效的風(fēng)險(xiǎn)管體系中來，加大了企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。合同管理中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)不僅存在于書面的合同中，也存在于合同之外，如合同相對(duì)方履約能力的降低、合同履行過程中主體和內(nèi)容的變更及合同欺詐行為都會(huì)給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。

2.2對(duì)合同管理缺乏深刻認(rèn)識(shí)，部門、人員配備不合理

當(dāng)前，有些企業(yè)還不能從戰(zhàn)略的高度分析和認(rèn)識(shí)合同管理對(duì)企業(yè)生存和發(fā)展的重要意義，缺乏對(duì)合同管理職能的重視，沒有建立完善的合同管理機(jī)構(gòu)，甚至有些企業(yè)對(duì)于有關(guān)合同管理工作往往會(huì)放到企業(yè)中的綜合辦公室或企管計(jì)劃部中由一個(gè)人來負(fù)責(zé)；沒有建立嚴(yán)格的合同管理制度和規(guī)范工作程序，沒有認(rèn)識(shí)到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分。許多企業(yè)的法務(wù)部門在合同管理工作中處于比較尷尬的境地，其主要表現(xiàn)有：首先，無(wú)法介入日常業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)，找不到從“救火”到預(yù)防的有效途徑；其次，在合同審查中提出的問題和審查的周期往往被業(yè)務(wù)部門視為迅速完成業(yè)務(wù)的絆腳石；最后，內(nèi)部法務(wù)工作的深層次價(jià)值受到質(zhì)疑，法務(wù)部門不斷地被事務(wù)化、被動(dòng)化。由于對(duì)合同管理部門的設(shè)置和人員配備的不合理，合同管理最終就僅僅成為了合同審查，被動(dòng)地成為流于形式審查。

2.3合同管理的信息化程度不高

在合同管理過程中還沒有充分利用好信息網(wǎng)絡(luò)資源，相互協(xié)調(diào)、配合機(jī)制也不完善，對(duì)于合同履行中的進(jìn)度控制、問題解決等都產(chǎn)生了不利影響。由于日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撐，已嚴(yán)重制約合同管理工作的精細(xì)化，其主要表現(xiàn)為：

（1）由于每年簽署的合同類型多、數(shù)量大，對(duì)合同簽訂、審核和履行情況進(jìn)行跟蹤控制的難度較大。

（2）由于合同管理缺乏信息化手段的有利支撐，對(duì)合同相關(guān)的統(tǒng)計(jì)分析效率低下，無(wú)法對(duì)各類合同建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，難以提前采取應(yīng)對(duì)措施，防范法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

3合同管理實(shí)踐

A公司是一家國(guó)際化大型國(guó)有控股上市公司，涉足軌道交通、風(fēng)電、工程塑料、絕緣材料、環(huán)保水處理、汽車等行業(yè)，預(yù)計(jì)“十二五”末銷售過百億，該公司采用事業(yè)部制管理方式，其中主營(yíng)軌道交通減振和風(fēng)電減振行業(yè)的甲事業(yè)部歷年來在營(yíng)業(yè)收入、回款、利潤(rùn)等方面都是公司的排頭兵，在經(jīng)營(yíng)管理方面業(yè)績(jī)顯著。該事業(yè)部約有300家客戶和320家供應(yīng)商，客戶、供應(yīng)商規(guī)模參差不齊，屬性各異，即有大型國(guó)有企業(yè)，有小型商企業(yè)，也有個(gè)體戶，但歷年來合同糾紛甚少。甲事業(yè)部的合同管理模式如下。

3.1建立合同管理的組織保障

設(shè)置專門的部門和人員牽頭對(duì)合同進(jìn)行全過程、綜合管理，使合同管理逐步向合同審查前、審查后延伸，把合同管理與企業(yè)的綜合計(jì)劃、績(jī)效考核、各部門間職責(zé)協(xié)調(diào)結(jié)合起來，該部門需履行以下職能：

（1）制定合同管理制度，對(duì)合同管理工作進(jìn)行評(píng)估獎(jiǎng)懲。

（2）參與合同的談判、起草、審查和審批，規(guī)范合同文本，制定示范合同文本庫(kù)。

（3）定期對(duì)合同履行、變更、解除等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，處理合同糾紛。

（4）開展合同簽訂、履行、協(xié)商、聯(lián)絡(luò)等環(huán)節(jié)證據(jù)的留存與收集工作。

（5）定期分析和提煉合同法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，撰寫合同管理年度報(bào)告。

（6）進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)管理策略和危機(jī)預(yù)案的制定工作。

3.2建立合同管理的信息化系統(tǒng)

信息技術(shù)是加強(qiáng)合同管理工作的重要手段，其快速的數(shù)據(jù)傳送、準(zhǔn)確的分析統(tǒng)計(jì)和全面的跟蹤功能可以在日常的合同管理工作中發(fā)揮極其重要的作用。因此，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)合同的動(dòng)態(tài)控制管理、提高履約率是合同管理工作的當(dāng)務(wù)之急。公司按照“集權(quán)決策、分權(quán)管理”的原則，建立了一整套合同管理部門統(tǒng)管、各職能部門分管、具體承辦人專管、上下成線、縱橫成網(wǎng)、相互協(xié)調(diào)配合的公司內(nèi)部合同管理體系，使合同管理工作各司其職、各盡其責(zé)，落到實(shí)處。合同管理系統(tǒng)的主要功能包括：

（1）簽約相對(duì)方管理。在對(duì)方當(dāng)事人信息中，把對(duì)方當(dāng)事人的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)情況，許可證、履約能力等背景資料一并納入程序管理，為談判、合同簽訂等提供依據(jù)，以防止詐騙合同，合同主體不規(guī)范等情況發(fā)生。

（2）合同流轉(zhuǎn)功能。合同流轉(zhuǎn)功能自動(dòng)地將合同處理事務(wù)傳遞給有關(guān)職能部門實(shí)施工作流管理，使審查人員能隨時(shí)簽批合同文件，獲得有關(guān)合同信息和背景資料。合同審查審批簽轉(zhuǎn)表詳細(xì)記錄項(xiàng)目編號(hào)、合同編號(hào)、名稱、基本情況、類別、價(jià)款、談判成員等合同基本信息以及審查審批各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)合同文件提出的修改意見，由合同經(jīng)辦人實(shí)施修改，便于日后查詢，理清責(zé)任。

（3）合同履行過程展現(xiàn)功能。可將合同對(duì)應(yīng)的發(fā)貨信息、開具發(fā)票、收回款項(xiàng)、對(duì)方簽收、合同變更、相對(duì)方評(píng)價(jià)等以合同編號(hào)為維度進(jìn)行展現(xiàn)，提供了全流程監(jiān)督功能。

（4）合同統(tǒng)計(jì)、分析功能?？砂春贤修k部門、合同性質(zhì)、合同編號(hào)進(jìn)行合同數(shù)量和合同金額的分類統(tǒng)計(jì)，并可按月、季、年來統(tǒng)計(jì)。每個(gè)合同都有唯一編號(hào)，查詢方便，為做好合同管理工作提供了有效工具。

（5）合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫(kù)功能。為方便管理人員快速編寫合同而設(shè)置的常用合同范本，包括公司常用合同標(biāo)準(zhǔn)化文本和國(guó)家、行業(yè)的合同示范文本。范本門類齊全，規(guī)范有效，即最大程度地減輕了經(jīng)辦人員錄入的工作量，又降低了法律風(fēng)險(xiǎn)。

（6）轉(zhuǎn)授權(quán)功能。人員職位、授權(quán)權(quán)限變化和人員調(diào)動(dòng)、出差等情況，都可以通過轉(zhuǎn)授權(quán)功能予以解決。

（7）合同歸檔、查詢功能。有關(guān)人員可在權(quán)限范圍內(nèi)查閱合同相關(guān)資料。

4結(jié)語(yǔ)

合同管理已成為企業(yè)運(yùn)作法治化的標(biāo)志，加強(qiáng)企業(yè)的合同管理對(duì)于防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、減少經(jīng)濟(jì)糾紛，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制、依法訂立并履行合同、提高合同履約率、促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)和改善經(jīng)營(yíng)管理、監(jiān)控企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作水平、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，具有十分重要的意義。合同管理必然貫穿于合同簽訂前的事前防范、合同履行過程中的事中控制及事后補(bǔ)救的整個(gè)過程。通過加強(qiáng)企業(yè)合同管理、采取有效措施、強(qiáng)化法律風(fēng)險(xiǎn)的事前防范與事中控制，可以從根本上減少法律糾紛、防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，保障企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。

作者：師旭麗 傅高峰 王龍 單位：株洲時(shí)代新材料科技股份有限公司