醫(yī)院經濟合同管理問題探討

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摘要：經濟合同管理貫穿于醫(yī)院經濟活動的各個方面，隨著合同簽訂數量的增加，合同管理存在的問題也日益凸顯。本文指出了合同管理過程中存在的問題，并提出相關建議，以降低合同風險，確保經濟活動正常進行。

關鍵詞：經濟合同；醫(yī)院；內部控制

隨著公立醫(yī)院改革的不斷深入，醫(yī)院經濟活動日漸活躍且競爭激烈，其涉及的范圍也越來越廣泛，包含設備、衛(wèi)生材料、宣傳、后勤等各個方面，為了規(guī)避風險、確保醫(yī)院的合法權益不受損害，簽訂經濟合同成為醫(yī)院規(guī)范經濟活動、維護自身利益的必要手段。由于經濟合同種類與數量的增多，合同管理受到了越來越多的重視，成為醫(yī)院內部控制的重要組成部分。本文通過對合同簽訂至執(zhí)行各環(huán)節(jié)的梳理，指出可能存在的風險點，從而提出加強各環(huán)節(jié)管理與控制的有效辦法。

一、存在的問題

經濟合同不僅受《合同法》的約束，還受《政府采購法》《招投標法》等相關法律的調節(jié)，并在很大程度上影響著醫(yī)院的收支。而目前有些醫(yī)院更加重視醫(yī)療糾紛產生的法律責任，往往忽視了經濟合同，容易給醫(yī)院造成經濟損失。主要存在以下幾個問題。

（一）部門之間缺乏協調一份經濟合同的簽訂往往涉及多個部門，大概流程如下：首先由主管職能部門擬定合同初稿，之后律師審核、合同會簽，最后合同一式五份加蓋合同專用章，至此合同正式生效。然而，上述流程在實際推進過程中缺乏統(tǒng)一調控，各環(huán)節(jié)之間配合度不高。例如使用科室或部門提交的需求描述不夠詳細，導致主管職能部門對需求的理解產生偏差，從而對后續(xù)的合同簽訂與執(zhí)行產生影響。當合同出現問題時，容易出現各部門之間相互推脫責任的情況，最終使醫(yī)院的利益受到損失。

（二）合同簽訂及執(zhí)行程序不規(guī)范經濟合同的正常流程應為：先簽訂合同再按合同執(zhí)行。而目前經常以緊急事項為由，出現先執(zhí)行后補簽的情況，這樣會使醫(yī)院在補簽合同時處于被動的境地，在沒有合同約束期間，醫(yī)院的合法權益得不到保障。1.合同簽訂時間過長。一般來說，經濟合同應在《成交通知書》規(guī)定的時間內完成合同的簽訂，但實際操作中，往往因為醫(yī)院的會簽流程較為復雜、各部門工作效率差等原因造成合同無法按時簽訂，從而影響科室的使用。2.合同文本缺乏統(tǒng)一規(guī)范。目前，醫(yī)院大部分的合同可以使用醫(yī)院統(tǒng)一的合同文本，但仍然有一部分合同文本由合同另一方起草擬定，這種合同中極易隱藏對對方有利的條件，侵犯醫(yī)院的利益。例如在服務合同中，對方往往傾向于一次性簽訂長期合同，然而，長期合同的約束力明顯低于多個短期合同。3.合同執(zhí)行缺乏后期監(jiān)管。合同簽訂后，合同雙方應嚴格按照合同條款執(zhí)行。但目前經常由于各種各樣的原因，出現合同延期執(zhí)行的情況，長時間的超期容易造成合同爛尾、無法繼續(xù)執(zhí)行。另外，在崗位分配時，存在合同信息錄入與付款審核為同一人的情況，因為缺少必要的內部控制環(huán)節(jié)，容易造成重復付款或者遺漏款項。例如，已審核支付的款項，如果工作人員忘記錄入合同支付信息，在合同管理表格中會顯示該筆款項尚未支付，導致重復付款。

二、原因分析

（一）重視程度不夠目前，醫(yī)院的法務部門往往將工作重點放在醫(yī)療糾紛的處理上，而忽略了經濟合同中涉及的法律責任。究其原因，是醫(yī)院對經濟合同的法律風險認識不足，從而缺乏重視。在簽訂合同時，經手部門只是例行簽字審批，缺乏認真審核合同條款的環(huán)節(jié)，合同生效后，容易對醫(yī)院產生不利影響。當然，對合同中法律風險的防控不能完全依靠法務部，應該由所有的經手部門共同擔負風險防范的責任。

（二）風險意識弱合同風險往往包括很多方面，例如，因合同約定的采購價格過高或者物資品質較低引起的運營風險；因安全與消防設施未達標帶來的安全風險；因簽訂了不利于醫(yī)院的條款、合同執(zhí)行中違約而導致的經濟損失，并造成法律糾紛。以上這些風險往往是由于風險意識薄弱，容易給醫(yī)院造成經濟損失。

（三）管理制度不完善醫(yī)院經濟合同管理應當本著“統(tǒng)一控制、加強內部審計、各部門相互協調”的原則。然而現行的管理辦法仍處于待完善階段，缺乏細節(jié)性的補充規(guī)定，因此，應當明確各職能部門的責任，使合同自簽訂至執(zhí)行結束的每一個環(huán)節(jié)都有所依據與約束。建立嚴格的追責制度，將合同執(zhí)行情況與責任科室的績效掛鉤，起到監(jiān)督執(zhí)行的作用。完善并落實管理制度不僅有利于形成良好的醫(yī)院風氣，而且能大大提高醫(yī)院的運行效率。

（四）信息化建設滯后現在大多數醫(yī)院沒有開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)，經濟合同管理人員只是使用原始的EXCEL表格進行合同登記，這種方法風險較大，難以實現合同信息共享，容易產生漏登、錯登的情況，而且缺乏監(jiān)管，易發(fā)生崗位舞弊。應充分發(fā)揮信息化在合同管理中的作用，建立以合同為核心的預算管理、合同會簽、合同執(zhí)行、檔案管理、成本控制等信息化布局。

三、改進建議

（一）規(guī)范經濟合同管理制度醫(yī)院目前現有的合同管理辦法大多流于形式，缺乏監(jiān)管，執(zhí)行力較差，因此，需要建立健全《經濟合同管理辦法》，明確合同簽訂、執(zhí)行、歸檔等各環(huán)節(jié)的具體要求，結合醫(yī)院的實際情況，建立以審計部為首的合同事前、事中、事后監(jiān)督管理機制，充分發(fā)揮內部控制在降低經營風險方面的作用，提高醫(yī)院的經營管理水平。1.規(guī)范合同簽訂流程嚴格按照《經濟合同管理辦法》規(guī)定的流程簽訂合同，堅決杜絕先執(zhí)行后補簽。一般來說，使用科室應在上一年度將需求報送職能部門，并進行預算申報。資產與招標部在對候選公司的資質等進行篩選后，組織招標采購。職能部門根據《中標通知書》或《辦公會紀要》起草合同初稿，經律師審核、修改，合同對方蓋章確認后才可進入合同會簽環(huán)節(jié)，會簽一般在7個工作日內完成，會簽完成后由財務部加蓋合同專用章與法人章，此時合同正式生效。為確保合同能及時完成簽訂，簽字確認的各職能部門應積極配合、認真審核，避免因審核不仔細造成的合同瑕疵，事后彌補會浪費大量不必要的人力物力。生效后的合同經統(tǒng)一編碼后保存于財務部，并由合同管理人員進行合同錄入，以便于后期款項支付工作的開展。2.規(guī)范職能部門的合同管理職責各職能部門在加強部門間的溝通、協調、控制與監(jiān)督的同時，應對其業(yè)務范圍內的合同負責，例如，合同擬定部門應根據《中標通知書》對合同的基本內容進行審核確認；律師在審核過程中，更應加注意合同的內容與形式是否符合相關法律規(guī)定，合同條款是否齊全，合同內容是否有利于雙方實現合同目的與維護雙方合法權益；資產與招標部需要關注標的的型號與金額等方面；審計部應重視合同的合理性、可行性，比如履行合同必備的資質等；財務部則需側重審核該合同是否在預算項目范圍之內，以及標的的名稱、數量、金額，付款條件及方式，等等。3.規(guī)范合同文本簽訂經濟合同時，應盡可能地使用規(guī)范統(tǒng)一的合同文本。合同的內容應秉承著公平、公正的原則，明確合同對方的名稱，標的的名稱、數量、金額，合同起始日期，驗收標準，支付方式，雙方的權利與義務等。4.規(guī)范合同執(zhí)行審計處應對合同執(zhí)行的整個過程進行監(jiān)督，例如產品質量、收付款執(zhí)行情況、服務考核評分、工程驗收等。對于服務類合同來說，付款時應注意服務期間的連續(xù)性，既不能間斷也不能重合；對于即將執(zhí)行完畢的合同，應及時通知使用部門，提前進行招標工作，確保下一期的合同能夠按時簽訂，避免影響醫(yī)院的正常運轉。為了確保合同能夠按期執(zhí)行，財務部應定期進行合同梳理并向各職能部門反饋、核對合同的執(zhí)行情況，確保按時完成合同規(guī)定的進度。同時，向管理層匯報，將合同執(zhí)行情況與部門績效關聯，定期考核，起到督促合同執(zhí)行、維護醫(yī)院應有利益的作用。合同執(zhí)行結束后，應對合同進行歸檔整理，并對合同流程中的每個環(huán)節(jié)認真總結，找出問題，優(yōu)化改進，防止再次發(fā)生類似的錯誤，在合同流程制定后，需要在實踐中不斷優(yōu)化和改進，才能不斷提高醫(yī)院的管理水平。

（二）增強風險管理意識目前大多數合同管理人員的法律意識較為淡薄，對合同簽訂及執(zhí)行過程中產生的法律責任認識不足，不知道合同的執(zhí)行就是雙方權利與義務實現的過程，經常忽略合同條款的重要性，容易導致醫(yī)院的合法權益受到侵害，因此，醫(yī)院應在全院范圍內進行內部控制、合同風險防控等知識的培訓，增強工作人員的法律意識，有效降低合同管理風險，確保合同能夠按時準確完成。根據內部控制的要求，分離不相容崗位。明確各職能部門在合同簽訂與執(zhí)行中的職責，建立相互監(jiān)督的制衡機制，同時，為了做好經濟合同管理中的內部控制，應對不相容崗位進行分離，例如，在合同管理崗下設合同錄入崗與付款審核崗，分別由不同的工作人員負責，從源頭上杜絕付款重復與遺漏的問題。

（三）加強醫(yī)院信息化建設醫(yī)院應在會計電子賬中設置經濟合同管理模塊，該模塊應具備電子會簽、付款、電子合同檔案等功能。使用線上電子會簽，便于平行部門同時審核合同并簽字確認，能夠在很大程度上提高會簽效率，節(jié)約合同的簽訂時間，有利于按時完成合同簽訂工作。而且，相比于紙質版合同的簽訂，電子會簽在風險防控上更占優(yōu)勢，因為紙質的合同在會簽的過程中極易被替換或丟失，簽字確認時的合同與最后加蓋合同章的合同有可能存在偏差，并且紙質合同一式五份，想要規(guī)避風險，就需要合同審核人員反復確認每一份合同的真實性與合理性，無形中會大大增加審核人員的工作壓力。合同會簽模塊應與合同執(zhí)行模塊、付款模塊、記賬模塊對接，合同會簽完成后，該合同自動轉入未執(zhí)行合同中去。按照合同規(guī)定付款時，合同錄入人員需要在合同執(zhí)行模塊進行錄入，由付款審核人員復核后，該流程進入付款階段。由于合同執(zhí)行模塊與付款模塊相關聯，付款確認后，合同未付余額會相應減少，因此可以杜絕重復付款的狀況發(fā)生。由此可見，合同信息化管理相比使用EXCEL管理具有明顯的優(yōu)勢。除此之外，經濟合同信息化管理與紙質合同管理相比，在合同借閱等方面也更加安全、便捷，不僅克服了紙質合同在借閱過程中容易丟失和保管不當造成破損等缺點，還在很大程度上降低了合同簽訂環(huán)節(jié)的風險?？傊洕贤母鱾€環(huán)節(jié)都需要在實踐中經過反復的檢驗和優(yōu)化，才能形成一套有效的合同管理流程。該任務重大而艱巨，需要醫(yī)院各個部門相互配合、共同努力，從而提高內部控制水平，防范風險，為醫(yī)院的發(fā)展貢獻力量。

作者：仇惠 單位：青島大學附屬醫(yī)院