石油化工項目合同管理及變更管理

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摘要：分析了石油化工EPC項目的合同特點、合同管理要點以及合同變更工作流程，提出合同及變更管理對于業(yè)主和承包商是重要的風險管理環(huán)節(jié)，是最高層次的項目管理。文章強調了增強合同意識和履約意識，公平、高效地進行合同變更管理，對于項目執(zhí)行和維護合同雙方利益的重要性。

關鍵詞：石油化工;項目;EPC;合同管理;變更管理

1引言

隨著我國石油化工事業(yè)的高速發(fā)展，項目建設參與各方的項目管理水平和執(zhí)行能力不斷提高，多種項目管理模式得到廣泛的應用和實踐。其中，在國際石油化工建設領域占據主流地位的設計、采購和施工總承包（EPC）合同模式，近年來被越來越多的國內項目所采用，國內石化工程公司（承包商）通過拓展國內外市場的探索和實踐，也積累了較為豐富的EPC項目執(zhí)行經驗。石油化工項目具有投資規(guī)模大、技術復雜、建設周期長、管理界面多，設計、采購和施工深度交叉、管理難度大等特點，采用EPC合同模式，可充分發(fā)揮承包商在設計、采購、施工以及項目管理等方面的專業(yè)優(yōu)勢和集成優(yōu)勢，有效地調動承包商的主動性和積極性，從而更好地實現項目各項建設目標，并且減輕業(yè)主的項目管理強度和負擔。與此同時，無論業(yè)主還是承包商均面臨較大風險：承包商面臨項目執(zhí)行過程中難以預料的未知因素的影響，以及自身水平和能力短板所帶來的合同履約風險；業(yè)主則面臨項目整體駕馭和管理能力不足，承包商對輸入條件缺陷、技術要求和工作范圍發(fā)生變化提出索賠的風險。因此，EPC合同模式下，業(yè)主和承包商都需要重視的一個重要風險管理環(huán)節(jié)是合同管理，特別是對項目執(zhí)行過程中變更的管理。如何提升合同意識和履約意識、公平、高效地處理合同變更，保障項目順利執(zhí)行、維護自身利益并實現“共贏”的目標，是業(yè)主和承包商都需要認真研究和時刻面對的重要課題。

2石油化工項目EPC合同的特點

在國際石油化工建設市場，項目業(yè)主或者其人委托承包商提供設計、采購、施工集成式一體化服務的總承包合同模式，也就是EPC合同模式，是廣泛被接受并普遍采用的項目建設模式。如果進一步擴展承包商的服務范圍，包括試車（到具備投料條件）、試運行（到裝置性能考核通過）等內容，也稱EPCC（最后一個C指Commissioning，即試運行）項目或交鑰匙工程。國內石油化工項目EPC合同模式始于2090年代，經過近30年的發(fā)展，目前已逐步成熟并且被越來越多的項目業(yè)主接受和采納。綜合國內外不同項目的情況和特點，石油化工項目EPC合同普遍具有以下特點：1）EPC合同模式下，業(yè)主普遍采用招投標的形式來選擇承包商，國內外大型石油化工公司通常具有自己的招投標體系和標準的合同文本。承包商由于面臨被選擇和激烈的競爭，往往處于弱勢地位，也就是說合同的天平并不是完全平衡的。在招投標階段，承包商往往需要投入本公司最精銳的力量參與競標，在爭取勝出的同時，充分認知合同中存在的各種風險并且盡可能采取化解或緩解風險的措施，是招投標階段的一項重要工作。2）EPC項目啟動工作的前提是，項目已完成定義階段或基礎工程設計工作，業(yè)主管理層或項目股東方已批準項目的實施。EPC合同所約定輸入條件通常包括批準后的前端設計文件（FEED）或基礎工程設計文件以及業(yè)主組織編制的各類工程規(guī)定，并且場地和有關的臨時設施滿足承包商入場施工的需求。3）EPC合同模式下，承包商按照合同約定的工作范圍，負責開展設計、采購和施工以及合同約定的其他工作，并承擔項目進度、質量、HSE等方面的責任，一般采用固定總價合同。在承擔責任與風險的同時，承包商憑借自身的資源、經驗和能力，通過高效的組織實施，統(tǒng)籌優(yōu)化開展設計、采購、施工等各項工作，在完成合同約定任務和項目目標的同時，獲取一定的利潤收益。4）鑒于石油化工項目的系統(tǒng)性和復雜性，業(yè)主除了承擔法定和合同約定職責和義務之外，傾向于對承包商項目工作的若干中間環(huán)節(jié)設置檢查和批準點；只有在業(yè)主檢查或審批通過后，承包商才能進入下一個工作環(huán)節(jié)，從而增加業(yè)主對項目執(zhí)行的過程控制，保證工程質量和業(yè)主的權益。由于立場、角度和理解的差異，業(yè)主的審查、批準以及承包商的反饋往往需要多個回合、消耗大量時間，安排項目進度計劃時需要給予充分的考慮，5）由于石化項目具有投資規(guī)模大、技術復雜、建設周期長、管理界面多，設計、采購和施工深度交叉、管理難度大等特點，EPC合同簽署之時，僅完成了定義階段工作或基礎工程設計，不可能對項目執(zhí)行過程的所有事項和情況做出完整和準確的判斷并加以約定，項目執(zhí)行過程中出現偏離合同約定的內容或發(fā)生變化無法避免，制定公平、高效的合同變更程序并嚴格執(zhí)行，是維護業(yè)主和承包商雙方權益，確保項目順利實施的重要措施。綜上所述，EPC合同模式下，項目執(zhí)行的風險基本在承包商一方，但承包商可以憑借自身能力和優(yōu)勢，將風險轉化為機遇，從而獲取受益。業(yè)主將項目實施階段的設計、采購和施工工作以及相應責任整體上交付給承包商，實際上也就是將項目實施的成敗寄托在承包商身上，在履行合同規(guī)定職責、加強過程管理的同時，業(yè)主需要擺正心態(tài)，以公平合理為原則，積極給予承包商各方面的支持和幫助，以實現項目成功和共贏的目標。

3石油化工項目EPC合同管理的要點

項目工作以合同簽署生效為起點，以合同關閉為終點，合同是業(yè)主和承包商所有項目工作或活動的出發(fā)點和落腳點。前已述及，石油化工項目EPC合同的執(zhí)行是一個動態(tài)過程，相對于初始簽署的合同，項目開展過程中發(fā)生變化是必然的。因此，合同管理特別是變更管理，直接涉及業(yè)主和總承包商雙方的切身利益，是項目管理的關鍵與核心環(huán)節(jié)，也是最高層次的項目管理，需要在以下幾個方面給予關注：1）在項目經理的領導下以及公司相關部門的支持下，擬定合同管理程序，并在項目組織機構中設置專職合同經理及合同管理人員。根據合同與項目的復雜程度，必要時建議聘用外部有經驗的律師等專業(yè)人員參與合同管理或者提供咨詢服務。2）招投標階段即做好合同執(zhí)行的分析和策劃。由于石油化工項目的復雜性，招投標過程往往設有多輪的澄清環(huán)節(jié)，承包商針對招標文件提出疑問或問題，招標人或業(yè)主予以回答，澄清問答內容作為招標文件的組成部分，和招投標文件一起將作為EPC合同的有效組成部分。業(yè)主和承包商都需要利用好招投標的澄清環(huán)節(jié)，盡可能明確合同的工作范圍、內容和要求以及雙方的責任，以避免在執(zhí)行過程中出現糾紛。承包商對于招標文件中難以實現或含混不清的要求，可以依據規(guī)則在報價文件中列出偏差或明確承包商的主張，以規(guī)避風險。3）做好EPC輸入文件的驗證工作。EPC工作啟動或合同生效后，業(yè)主將向承包商提供FEED或基礎工程設計等輸入文件，文件的質量和完整性是EPC工作能否順利開展的前提條件，通常約定1-3個月的驗證期。收到輸入文件后，承包商應立即組織開展驗證工作，對于疏漏、矛盾或者違背合同條款的內容及時向業(yè)主提出，業(yè)主負責協調解決，必要時對合同進行變更。這也是確保EPC工作順利啟動和承包商維護自身權益的重要環(huán)節(jié)。4）合同是業(yè)主和承包商所有項目工作或活動的出發(fā)點和落腳點，而EPC合同作為固定總價的總承包合同，項目的每一項工作或者活動均直接涉及到合同雙方的利益和責任。因此，EPC合同管理的一個顯著特征是全員性，合同雙方的每名項目成員都是合同的執(zhí)行者和管理者，在仔細研讀和理解合同條款和內容的基礎上，每項工作、活動以及交付物都應做到有據可依、有案可循。如果發(fā)生偏離，需要及時采取糾偏或變更措施。5）鑒于EPC項目具有較大風險，在招投標、合同簽署以及項目執(zhí)行過程中，需要考慮開展風險識別、風險分析、風險控制和處理等風險管理工作。由于業(yè)主和承包商所面臨的風險不同，風險管理的對象和內容也不盡相同。對于承包商而言，合同中的違約和賠償條款通常具有較大風險，需要特別留意。此外，在合同簽署之時，如果識別出的某個風險在后續(xù)執(zhí)行可以采取不同的應對措施，那么雙方在合同中可將其暫列為風險項，再根據項目執(zhí)行過程中實際選擇的解決方案，按約定據實結算。

4EPC合同變更的典型工作流程

國內石油化工項目EPC合同的條款中，通常包含以下有關合同變更的條款和說明：在履行合同過程中，業(yè)主向承包商做出要求改變的變更指示，承包商應遵照執(zhí)行。承包商可以提出合理化建議，承包商對業(yè)主提出的合理化建議，業(yè)主決定是否采納建議；建議被采納并構成變更的，業(yè)主應向承包商發(fā)出變更指示。此外，合同中一般還有關于索賠的條款，由于索賠的處理更接近于爭議的解決，目前業(yè)主和承包商普遍傾向于將索賠事件納入合同變更管理的范疇。國際或合資石油化工項目，通常在EPC合同中設有合同變更導則或程序，業(yè)主和承包商均可以按照程序發(fā)起合同變更，包括后續(xù)變更處理流程。相對而言，國際或合資石油化工項目對于合同變更的處理更加客觀和公平，國內EPC項目應該更多地借鑒和采納。

4.1變更意向書

合同變更程序的第一步工作是發(fā)起變更意向書。在項目執(zhí)行的全過程，業(yè)主和承包商均可以發(fā)起變更意向書。業(yè)主發(fā)起變更意向書通常由3部分組成。第一部分，需要業(yè)主填寫變更說明，包括：變更原因和依據、變更內容和范圍說明、參考文件等內容。業(yè)主變更的原因，通常是隨著項目EPC工作的進展，專利商對工藝設計方案進行了局部調整，裝置生產、操作和運行增加的需求，以及項目質量和HSE等方面更新要求所帶來的詳細工程設計方案修改、項目工程規(guī)定的調整以及承包商工作范圍和內容的增加。承包商收到業(yè)主發(fā)起的變更意向書后，應立即開展相關影響的評估工作，填寫第二部分，內容包括編制下一步變更建議書所需要的人工時及費用、需要的工作時間以及是否對項目工期帶來影響。通常約定承包商在10個工作日內完成并返回業(yè)主。業(yè)主在收到承包商對變更意向書的反饋后，對承包商填報的變更影響內容進行評估并進行決策，在變更意向書第三步部分向承包商說明是否開展下一步變更建議書的工作。承包商同樣可以向業(yè)主發(fā)起變更意向書，名稱可能有所不同。承包商提出的變更意向書通常包括兩部分，承包商填寫造成變更的事件或原因，變更的依據、變更內容說明，以及編制下一步變更建議書所需的費用、時間以及是否對項目工期造成影響。業(yè)主在收到承包商變更建議書后，進行評估和決策，填寫說明是否要求承包商開展下一步變更建議書的工作。通常約定業(yè)主的答復期限是10個工作日。承包商發(fā)起變更的原因，通常包括與合同約定存在差異的合理化建議，對項目工作帶來實質影響的法律、法規(guī)和標準規(guī)范變化以及項目執(zhí)行過程中承包商難以預料但可歸結于業(yè)主原因的變化。值得注意的是，合同中通常對于變更或索賠有時效性的規(guī)定，通常為知道或應當知道相關事件28天內提交變更意向書，承包商對此需要特別留意。

4.2變更建議書

根據變更意向書的工作流程，如業(yè)主否定，則此項工作關閉；如得到業(yè)主批準，則承包商繼續(xù)開展編制變更建議書的工作。承包商編制變更建議書的內容通常包括：變更的詳細說明，變更的依據，對項目工期是否造成影響及詳細的影響說明，對合同費用的影響及相應的付款計劃，還應包括變更的工作是否對項目其他工作以及裝置的性能保證和質量保證等方面帶來影響。根據需要，承包商應附上其他詳細的支持材料，包括文件、圖紙、信函、會議紀要、廠商報價資料，等等。其中，費用影響需要按人工、材料和設備進行逐項分解及說明，以便業(yè)主評估和決策。如果費用影響與承包商的分包商相關，承包商還需要提供分包合同中費用或費率的證明文件。如果合同有相關約定，承包商還可以在變更建議書中單獨計列利潤和不可預見費。收到承包商的變更建議書后，業(yè)主應進行審查并將有關決定返回給承包商，一般包括以下情況：1）直接批準變更建議書2）與承包商就工期和費用影響進行談判3）通過承包商，就第三方報價進行談判4）撤回變更建議書根據業(yè)主對于變更建議書出具的意見，承包商和業(yè)主分別或共同開展后續(xù)工作，而最終的結果是業(yè)主批準或者撤回變更建議書。

4.3合同變更單

如果業(yè)主批準了承包商提交的變更建議書，則下一步工作是業(yè)主向承包商出具合同變更單。一旦承包商簽署接受，合同變更單將作為合同的組成部分。如果業(yè)主否決了承包商的變更建議書，則業(yè)主應基于有關過程文件的準備情況，合理考慮承包商編制變更建議書的費用補償，向承包商出具專項合同變更單。在收到業(yè)主批準的變更單之前，承包商不應實施任何變更工作，否則由此產生的費用或其他影響有承包商承擔。但是，在特殊情況下或出于緊急需要，在批準正式合同變更單之前，業(yè)主可以直接書面指令承包商先行開展變更工作。收到業(yè)主上述書面通知后，承包商應嚴格積極實施有關的變更工作。除非業(yè)主另有指令，在對變更內容進行評估和談判期間，承包商不得中止合同執(zhí)行。

5結束語

綜上所述，EPC合同模式下的石油化工項目，合同及其變更管理是重要的風險管理環(huán)節(jié)，貫穿于項目執(zhí)行的全過程，是最高層次的項目管理，直接影響到項目能否順利執(zhí)行并涉及合同雙方的切身利益，需要引起業(yè)主和承包商的充分意識。而在實際執(zhí)行過程中，除了剛性的合同管理要求和變更程序之外，還需要兼顧項目第一、抓大放小、合作共贏等原則。因為通過項目為載體，業(yè)主和承包商有機地結合在一起，只有同舟共濟、共同成功實現項目建設目標，才是雙方最大利益所在。

作者：楊健 單位：中國石化工程建設有限公司