阿里釘釘?shù)母咝９芾聿块T應(yīng)用

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摘要：目前，各大高校管理部門都已普遍使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但在實(shí)際應(yīng)用中也存在不少問題。本文試圖通過將阿里釘釘應(yīng)用到高校管理部門進(jìn)行探索分析，嘗試為解決這些問題提供一個(gè)新思路。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；高校管理；阿里釘釘；探析

一高校管理部門辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）應(yīng)用現(xiàn)狀

目前，各高校都廣泛使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各種資源共享、提升工作效率。但在實(shí)際應(yīng)用中，還存在不少問題，最主要的就是OA系統(tǒng)的功能利用率低、移動(dòng)辦公未真正落到實(shí)處，還有就是各個(gè)系統(tǒng)之間單獨(dú)運(yùn)行，信息孤島難以打破。

（一）系統(tǒng)功能利用率低

在高校管理工作中，辦公自動(dòng)化能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文本資料的整理、審批等各項(xiàng)功能的有效實(shí)施。但是在學(xué)校日常教學(xué)管理工作上，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)雖然已經(jīng)成為了使用率最高的功能，但是在具體的受眾感受上，仍然遭遇著一定的發(fā)展瓶頸。尤其是從整體發(fā)展制度上看，很多教育管理人員對(duì)于這一系統(tǒng)的使用并不熟悉。對(duì)于教師自身應(yīng)該掌握的行政技術(shù)、系統(tǒng)查找、文件搜尋等方面，存在著較大的欠缺。尤其是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的教育考勤記錄功能上，并沒有得到有效和合理的利用，這些問題對(duì)高校管理部門效率的提升形成了阻礙，使得該系統(tǒng)的功能利用率較低。

（二）移動(dòng)辦公未落到實(shí)處

從移動(dòng)辦公的具體價(jià)值上看，它包括固定地點(diǎn)辦公和移動(dòng)終端辦公這兩個(gè)方面。當(dāng)前，高校管理的開展都采用了B/S的結(jié)構(gòu)，因此在移動(dòng)技術(shù)層面上，借助于互聯(lián)網(wǎng)PC技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了多種形式的移動(dòng)辦公。不同移動(dòng)辦公形式的開展對(duì)于高校教育管理者來說具有一定的指導(dǎo)意義。但是從根本上說，在OA系統(tǒng)的締造上，移動(dòng)終端的多樣性決定了它的性能比較復(fù)雜。如果對(duì)于這一系統(tǒng)的程序和插件進(jìn)行開發(fā)，那么將會(huì)在很大程度上增加高校移動(dòng)辦公的工作成本，無法為高校管理者提供更加開放和全面的問題，增加教育管理成本，不利于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及和發(fā)展，成為了阻礙高?，F(xiàn)代化管理工作的重要因素。

（三）信息孤島難以打破

高校的信息化建設(shè)中除了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以外，一般還會(huì)有教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等信息系統(tǒng)。與OA系統(tǒng)一樣，大多高校直接購買市場(chǎng)上的成熟產(chǎn)品。每個(gè)廠商開發(fā)的系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行是沒有問題的，但高校所有數(shù)據(jù)無法在各個(gè)系統(tǒng)之間來回傳遞。若要打破信息孤島的局面，對(duì)接各個(gè)系統(tǒng)，這需要良好的技術(shù)支撐，但開發(fā)難度有點(diǎn)大，在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)起來比較麻煩；而重新開發(fā)一個(gè)包含以上功能的系統(tǒng)，需要足夠的經(jīng)費(fèi)支撐，這在資金問題上也存在困難，因此，多數(shù)高校管理部門也不愿意花費(fèi)大量經(jīng)費(fèi)打造一個(gè)功能齊全的系統(tǒng)。

二高校管理部門應(yīng)用阿里釘釘?shù)膬?yōu)勢(shì)

釘釘（DingTalk）是阿里巴巴集團(tuán)專為中小企業(yè)打造的溝通和協(xié)同的多端平臺(tái)，2015年1月正式上線。釘釘因中小企業(yè)而生，幫助中小企業(yè)通過系統(tǒng)化的解決方案，全方位提升中小企業(yè)溝通和協(xié)同效率。目的在于為中小企業(yè)提供移動(dòng)應(yīng)用的入口。高校管理部門眾多，各學(xué)院以及機(jī)關(guān)各部處，隨著信息化建設(shè)和發(fā)展，每個(gè)部門內(nèi)部的管理都需要更信息化與便捷化。鑒于OA辦公的諸多問題，可將阿里釘釘應(yīng)用于高校管理部門，其具有以下優(yōu)勢(shì)。

（一）免費(fèi)通話與應(yīng)用

作為一款免費(fèi)的企業(yè)級(jí)即時(shí)通訊軟件，釘釘自面世以來受到廣大中小企業(yè)青睞。其顯著優(yōu)勢(shì)便是零成本溝通、持續(xù)免費(fèi)升級(jí)，不需要部署，即下即用。企業(yè)激活了第一企信后，員工可以通過客戶端，看到公司組織結(jié)構(gòu)和人事狀況，同事之間進(jìn)行文字、語音、電話、會(huì)議等即時(shí)溝通協(xié)作。釘釘自面世至今，在不足一年的時(shí)間內(nèi)迅速獲得大量企業(yè)用戶的信任，涵蓋各大行業(yè)。釘釘設(shè)置的應(yīng)用功能已覆蓋企業(yè)管理的各個(gè)方面。其核心功能主要是溝通功能和企業(yè)（團(tuán)隊(duì)）辦公協(xié)同功能。釘釘突破了很多傳統(tǒng)企業(yè)級(jí)應(yīng)用的局限，并且打通了移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)和運(yùn)營商電信網(wǎng)絡(luò)的無縫連接。而App用戶本身，是無需糾結(jié)你的通話是走WiFi、移動(dòng)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)還是運(yùn)營商電信網(wǎng)絡(luò)的，因?yàn)獒斸攺氐讓⒍叽蛲?，一旦發(fā)給你的釘，你沒有在一定時(shí)間內(nèi)閱讀，或者你根本不是釘釘注冊(cè)用戶，你就會(huì)收到釘釘給你的人撥給你的電話，阿里基本不會(huì)向中小企業(yè)收費(fèi)。而語音“釘一下”轉(zhuǎn)化成的電話撥號(hào)費(fèi)用，也是阿里巴巴承擔(dān)。對(duì)于高校多校區(qū)溝通，緊急多人會(huì)議，釘釘可以利用電話會(huì)議來給高校進(jìn)行解決。傳統(tǒng)單向通話，在企業(yè)里已經(jīng)很難滿足需求，舉個(gè)例子，杭州校區(qū)出現(xiàn)緊急情況，做不了決定，需要進(jìn)行緊急會(huì)議，可是校區(qū)總部在北京，單向通話滿足不了，會(huì)議內(nèi)容需要討論，釘釘電話會(huì)議可以滿足您的需求，多方通話，多校區(qū)溝通來開展緊急會(huì)議，解決了時(shí)間、空間上的局限性。另外，電話會(huì)議還能節(jié)省一部分的時(shí)間，比如學(xué)校通常8點(diǎn)上班，到學(xué)校開早會(huì)，8點(diǎn)半開始工作，很耽誤時(shí)間，而我們?cè)诼飞现苯邮褂秒娫挄?huì)議，就能解決這個(gè)問題，8點(diǎn)到單位直接開展工作。高校管理部門可以根據(jù)自身的實(shí)際需要，便捷地下載釘釘客戶端，其應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)完全可以滿足單位內(nèi)部管理和需要。

（二）神秘的“群聊”與強(qiáng)大的全類型消息收發(fā)

微信大范圍普及后，白領(lǐng)經(jīng)常抱怨上司在休息時(shí)間通過微信布置任務(wù)，很多人瀏覽后還可以假裝沒看見，但是這招兒可“騙不過”釘釘。因?yàn)殡S時(shí)可以被老板釘，而且老板還可以隨時(shí)跟蹤你有沒有看到“釘”的狀態(tài)，顯示未讀數(shù)，和未讀的人。釘釘?shù)牧硪稽c(diǎn)強(qiáng)大之處在于隨時(shí)“DING一下”，對(duì)于沒有收到的用戶，老板還可以將內(nèi)容以電話錄音或短信的方式發(fā)送到對(duì)方的手機(jī)上。而你不僅僅可以在電話端收聽留言，還可以按“1鍵”進(jìn)行語音回復(fù)，按“2鍵”重復(fù)收聽。相比傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的消息傳遞機(jī)制，釘釘可支持圖文、文件等全類型消息發(fā)送，極大擴(kuò)展了高校內(nèi)部管理信息傳遞的功能，為組織信息流的上下傳遞提供了良好渠道。同時(shí)，相對(duì)于微信公眾號(hào)，釘釘幾乎可以無限量地群發(fā)消息，再加上釘釘本身的未讀已讀功能，可以有效地通知每一位教職工和學(xué)生，更能保證消息的實(shí)時(shí)性和高閱讀率。

（三）安全有效的內(nèi)外溝通

釘釘平臺(tái)中的組織通訊錄全員共享，內(nèi)部員工可對(duì)組織結(jié)構(gòu)一目了然，找人隨時(shí)隨地，且實(shí)時(shí)保護(hù)教職工信息安全；在組織群中實(shí)行群?jiǎn)T實(shí)名制，外人無法加入，且離職者自動(dòng)退群。釘釘有個(gè)功能，是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的人們都會(huì)感興趣，那就是防泄露，保護(hù)隱私的“澡堂聊天”模式。這種私密對(duì)話模式，只要你在兩個(gè)人對(duì)話之前輸入“***”就會(huì)自動(dòng)進(jìn)入安全模式，自動(dòng)進(jìn)入“澡堂”模式，不僅聊天對(duì)象名字被馬塞克了，而且閱后即焚。正在這種模式下，可以暢所欲言而不必?fù)?dān)心聊天內(nèi)容會(huì)被傳播出去。

（四）簡(jiǎn)單高效的協(xié)同辦公

辦公協(xié)同功能的考勤打卡、審批、與日志等功能，能夠方便快捷的處理辦公事務(wù)。釘釘推出了管理模式，管理者“方寸之間，盡在掌握”。進(jìn)入管理日歷之后，企業(yè)人員的簽到、請(qǐng)假外出、日?qǐng)?bào)提交等狀態(tài)，將會(huì)一覽無遺；進(jìn)入外勤簽到，管理者可快速查看團(tuán)隊(duì)外出員工分布，掌握員工外勤工作情況。傳統(tǒng)的各類教學(xué)資料都通過電腦、U盤傳遞，資料分散沒有統(tǒng)一存儲(chǔ)，這些寶貴的教學(xué)資源很難在單位沉淀下來形成自己的資產(chǎn)。協(xié)同辦公中的的釘盤擁有安全便捷的校園存儲(chǔ)服務(wù)，釘盤可作為高校核心教學(xué)資產(chǎn)的沉淀與傳播平臺(tái)，與聊天、教學(xué)場(chǎng)景深度融合，隨時(shí)隨地進(jìn)行文檔的共享與保存，并且可將重要科研資料隱私保存。

三結(jié)語

阿里釘釘是新興的集成化的企業(yè)移動(dòng)辦公軟件。從其現(xiàn)在的功能框架來看，完全是朝著實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公室的目標(biāo)邁進(jìn)。它集成了基本的日常辦公應(yīng)用、溝通協(xié)作和文檔管理。應(yīng)該說，對(duì)于一個(gè)只需要簡(jiǎn)單協(xié)同辦公的高校管理部門而言，釘釘完全可以滿足其需求。因此，阿里釘釘要建立起中小企業(yè)的移動(dòng)辦公室，并且采用免費(fèi)甚至還倒貼電話費(fèi)的營銷方式，這對(duì)高校內(nèi)部的行政管理具有極大的吸引力。

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作者:黃丹丹 單位:四川大學(xué)現(xiàn)代教育技術(shù)中心