高職院校電子檔案歸檔管理研究

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摘要：隨著信息化時代的到來，高職院校對校內(nèi)電子檔案管理工作提出了較高的要求，加強信息化檔案歸檔管理，成為相關(guān)管理人員的首要工作。學校應加強對當前電子檔案管理工作信息技術(shù)的了解，并在相關(guān)建設(shè)中秉承嚴謹態(tài)度，引導工作高效有序地完成。本文簡單敘述了高職院校電子檔案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀，提出幾項高職院校電子檔案歸檔管理的優(yōu)化策略，從而為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化時代；高職院校；電子檔案；歸檔管理

信息技術(shù)的普及引領(lǐng)信息化時代的來臨，高職院校的電子檔案管理中存在對當前多項信息技術(shù)的應用，相關(guān)管理人員應迎合時展需求，開拓眼界，提升創(chuàng)新意識，優(yōu)先展開對當前發(fā)展現(xiàn)狀進行分析，進而形成相關(guān)概念，加強歸檔工作力度的強化，最終實現(xiàn)高職院校電子檔案高效管理的目標。因此，本文對信息化時代高職院校電子檔案的歸檔管理進行研究，具有重要的意義。

一、高職院校電子檔案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀

當前我國高職院校電子檔案信息化建設(shè)初期已實現(xiàn)多項網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及數(shù)字化轉(zhuǎn)化設(shè)備的投入，但當前的整體發(fā)展中，仍存在諸多值得注意的要點，其具體表現(xiàn)在以下幾點：第一，當前基礎(chǔ)設(shè)備數(shù)量不足，部分管理手段有待更新。盡管已實行了信息化建設(shè)，但當前多數(shù)高職院校的檔案仍以紙質(zhì)存儲為主。其中部分高職院校引進設(shè)備較少，且僅在信息化建設(shè)初期對管理系統(tǒng)進行了應用，后期僅僅將此類設(shè)備停放在原位。經(jīng)長期擱置，設(shè)施及其內(nèi)部應用軟件已相對老舊，難以或無法支持當前的管理中的信息檢索和錄入。在此種境況下，多數(shù)借閱和編存工作仍由人工完成，此種管理手段涉及工作繁重，且大量消耗人力物力，這種結(jié)果體現(xiàn)了部分高職院校信息化檔案管理建設(shè)工作未徹底落實的困境。第二，當前信息技術(shù)人員不足。信息技術(shù)往往具有極大的先驅(qū)性，其內(nèi)容構(gòu)成較新，在檔案管理建設(shè)工作中，往往會在計劃初期選用最新的設(shè)備，并保持其中應用系統(tǒng)的不斷更新。此類景況導致檔案管理工作人員不僅要具備較高的檔案管理技術(shù)，還要對信息技術(shù)擁有一定的掌握，復合型技術(shù)人才本身難以獲取，且當前高職院校的檔案管理中，或存在兼職人員進行管理工作的現(xiàn)象，這些現(xiàn)狀均限制了高職電子檔案建設(shè)發(fā)展的步伐。第三，思想觀念陳舊，缺乏管理制度。當前部分高職院校領(lǐng)導及檔案管理人員或仍秉承較為落后的思想觀念，缺乏對信息化方案必要的認知，進而導致此類建設(shè)工作未曾“走心”。其行事方式或照搬他校，或交予設(shè)備技術(shù)人員全權(quán)處理。另外，其建設(shè)目的是更新當前電子檔案的管理及應用模式，在投入使用時，因各方人員均缺乏相關(guān)意識，缺乏管理制度的約束，進而導致其工作執(zhí)行相對隨意，為后期電子檔案數(shù)據(jù)的應用埋下各種隱患。第四，電子檔案管理模式的特點。文件有一定的概率是不可讀的，由于電子管理模式，使用計算機技術(shù)，這些技術(shù)將受到環(huán)境的影響，從而導致文件不可讀現(xiàn)象出現(xiàn)，并可能導致某些數(shù)據(jù)丟失并影響文件的整體管理。而且，在重視程度的問題上，管理者很少關(guān)注電子化的模式，而是將其視為數(shù)據(jù)和文檔的副本，并且他們?nèi)匀桓雨P(guān)注紙質(zhì)文檔。在這種意識的指導下，管理人員沒有進行電子文件的打印和復制，導致一些重要文件的丟失，影響整體管理。還有便是安全相關(guān)問題，在人們逐漸強化電腦操作技術(shù)的今天，黑客的人數(shù)也成幾何數(shù)量增長，那么電子檔案中的一些重要文件就會面臨被復制或者被盜用的風險。對于這樣的行為，中國也采取了強有力的措施來控制它，但這種現(xiàn)象仍然存在，所以電子檔案歸檔依然有著一定的安全問題。

二、現(xiàn)代社會發(fā)展下高校檔案管理需求

1.學生檔案數(shù)據(jù)需求高校在學生檔案管理過程中，可以為其他部門提供必要的管理資料。然而，在學生個人信息和學生數(shù)量快速增長的過程中，學生檔案的數(shù)量也有一定程度的增加。以往檔案統(tǒng)計過程中采用的局部抽樣和靜態(tài)抽樣已難以滿足現(xiàn)代工作的需要，高校學生管理所需的數(shù)據(jù)對動態(tài)性和綜合性有了更高的要求。這類數(shù)據(jù)通常類型繁多，數(shù)量龐大，同時具有較強的有效性和可預測性。基于此，相關(guān)人員在數(shù)據(jù)統(tǒng)計過程中需要保證其全面性和動態(tài)性，必須在全校范圍內(nèi)進行數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的合理建設(shè)，確保信息用戶的需求能夠得到最大程度的滿足。高校管理人員對學生的現(xiàn)狀有了更清晰的了解，在制定管理策略的過程中也有了更好的了解，為全面的數(shù)據(jù)參考提供了依據(jù)。

2.檔案信息處理需求為了進一步保障檔案信息的安全，信息使用者在獲取檔案信息的過程中需要花費很長的時間，相關(guān)程序也非常復雜。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息用戶在應用相關(guān)信息時對信息的有效性提出了更高的要求，同時也需要進一步簡化獲取信息庫的過程。雖然高校檔案管理人員在具體工作中逐步開始實現(xiàn)檔案數(shù)字化，但在系統(tǒng)化的信息管理過程中還存在一些不足。信息用戶在獲取相關(guān)文件信息時，對處理速度提出了更高的要求。高校檔案管理人員需要進行合理的改進，使之最大限度地滿足高校工作的需要，進而通過博弈促進高校建設(shè)。

三、電子檔案管理中存在的問題

電子檔案管理工作在檔案管理的應用中越來越多，對于檔案管理有極大的推動作用，在長時間的運用過程中也發(fā)現(xiàn)了電子檔案管理存在一些問題，對于檔案管理工作也產(chǎn)生了不好的影響，主要是體現(xiàn)在四個方面：

1.電子檔案管理數(shù)據(jù)不足電子檔案管理依托大數(shù)據(jù)平臺，能夠?qū)n案信息進行存儲和綜合分析，在安全狀態(tài)下的電子檔案能夠做到永久存儲不會受到自然環(huán)境的影響，數(shù)據(jù)的增加和完善有利于相關(guān)行業(yè)對檔案數(shù)據(jù)進行綜合分析從而得到更加準確的數(shù)據(jù)結(jié)果。但是當前的數(shù)據(jù)檔案管理隨著硬件和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，硬件丟失的情況屢見不鮮，互聯(lián)網(wǎng)病毒和黑客盜取數(shù)據(jù)帶來的安全問題也非常嚴峻，這對于檔案管理最重要的存儲功能來說是非常不利的，因為數(shù)據(jù)都是電子的，一旦丟失或損壞可能就無法找回，并且電子檔案的丟失和損壞一定是范圍巨大的，這對于數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)需要更加高水平的要求。

2.電子檔案管理人員的綜合能力有待加強在現(xiàn)階段的電子檔案管理中，一些管理者受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，信息化檔案管理能力和計算機設(shè)備操作能力不足，致使現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理現(xiàn)代化帶來了不利影響。

3.電子檔案管理中的安全保護機制有待完善電子檔案管理作為依托現(xiàn)代電子信息技術(shù)的新型檔案管理模式，極大地提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，使檔案管理功能更加完善，但同時也面臨著互聯(lián)網(wǎng)信息安全問題的威脅，因此，實施安全保護機制具有重要意義。目前，在電子檔案的管理中，安全保護機制的建設(shè)仍有待完善，這使得電子數(shù)據(jù)文件面臨信息泄露的威脅，為行業(yè)的發(fā)展埋下了隱患。

四、高職院校電子檔案歸檔管理的優(yōu)化策略

1.執(zhí)行信息化檔案歸檔管理體系的建設(shè)高職院校優(yōu)化電子方案管理信息化的首要任務，即為加強相關(guān)體系的建設(shè)。電子檔案管理作為依托于現(xiàn)代電子信息技術(shù)的新型檔案管理模式，雖然大幅提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使檔案管理功能更加完善，但與此同時，也面臨互聯(lián)網(wǎng)信息安全問題的威脅，因此落實安全防護機制有著重要意義。而現(xiàn)階段的電子檔案管理中，安全防護機制的建設(shè)還有待完善，使電子數(shù)據(jù)檔案面臨著信息泄漏的威脅，給行業(yè)發(fā)展埋下了安全隱患。在硬件設(shè)備的引進和應用方面，應從網(wǎng)絡(luò)、通訊和基礎(chǔ)計算機三個角度進行考量，時下最新的云存儲和無網(wǎng)絡(luò)文件傳輸亦可應用在電子檔案管理工作中。多項信息技術(shù)的應用均為有效管理和信息共享所服務，管理人員應做好其中各項應用的調(diào)配，進以實現(xiàn)信息化歸檔管理的高效應用。在管理信息數(shù)據(jù)化方面，應引導管理人員對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行匯總整理，通過掃描和圖文轉(zhuǎn)換技術(shù)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容快捷高效地錄入管理系統(tǒng)中，并在文件編碼的制定上加以重視，應使管理者及借閱者一目了然。在管理實行方面，管理人員應啟用指紋登錄系統(tǒng)，避免管理人員以外的人通過各種方式任意登入管理系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)進行修改或破壞。檔案管理小組應自行挑選工作監(jiān)察人員，在每日固定時間對數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容進行審核，如發(fā)現(xiàn)錄入錯誤，應及時聯(lián)系管理人員進行糾正。后期逐步形成信息化檔案管理規(guī)律后，管理人員在接收電子檔案上交的過程中，應勒令各方人員按時進行上交工作，文件內(nèi)容可包含圖片、文字、視頻，但需保證文件格式統(tǒng)一。此類建設(shè)工作需要較長的周期運行，檔案管理人員應秉承持之以恒的態(tài)度，在信息化建設(shè)推進的過程中，實現(xiàn)相關(guān)工作中第一道及最后一道優(yōu)質(zhì)執(zhí)行的模范帶頭作用。采用科學管理電子模式。電子模式可能會導致文件因系統(tǒng)升級或環(huán)境變化而無法讀取。為了解決這個問題，有必要科學地管理電子檔案運作模式。首先，在電子模式中，鼓勵著錄存儲文件的方式，以確保文件的可讀性;其次，管理人員需要注意這樣一個事實，即如果計算機系統(tǒng)升級，則需要打印、復制和其他相關(guān)文件、數(shù)據(jù)等，這么做是防止重要數(shù)據(jù)的損壞或者丟失對以后的工作產(chǎn)生不利影響。高校同時還需要找軟件企業(yè)合作，利用更好的軟件，保障防火墻的有效性和防御力，提高電子檔案的安全性。相關(guān)管理人員也應該自己開展工作，統(tǒng)一管理電子信息，避免信息混亂。此外還需要重視電子檔案的安全性，從技術(shù)上徹底提高安全等級，消除以上可能出現(xiàn)的問題。最后，高校需要建立并且完善電子檔案歸檔的各種操作規(guī)范和制度，各部門還應相互協(xié)調(diào)和監(jiān)督。與此同時，高校還應實施相應的獎懲制度，并通過獎懲來增加員工對檔案的重視程度。

2.加強信息化檔案管理人才的培養(yǎng)檔案管理中新式信息技術(shù)的應用提高了對管理人員技術(shù)水平要求，同樣將管理人員從傳統(tǒng)的“keeper”身份有效提升至“administrator”。因此，管理人員應加強相關(guān)技術(shù)的培養(yǎng)。當前檔案信息的圖文轉(zhuǎn)換應用較為普及，管理人員應在培訓過程中加強對此類技術(shù)的掌控。圖文轉(zhuǎn)換應用中，可通過掃描和拍攝兩種方式進行紙質(zhì)檔案的圖片錄入，在文字識別系統(tǒng)中，現(xiàn)擁有多項企業(yè)的相關(guān)應用技術(shù)，但大多數(shù)需聯(lián)網(wǎng)進行應用，管理人員應進行多方比較，選用效果最佳的轉(zhuǎn)換軟件。在轉(zhuǎn)過后，管理人員應進行適當?shù)娜斯ずY查，避免掃描失誤導致的漏字、錯字出現(xiàn)。在培訓期間，管理人員不僅應加強自身相關(guān)軟件的應用能力，更要掌握其維護能力，當管理應用中出現(xiàn)較小的應用故障時，管理人員可自行解決，進而有效縮短軟件維護帶來時間消耗。電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計算機應用能力、信息化辦公能力等等。而在現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計算機設(shè)備的操作能力都有所不足，這就造成了現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了不利影響。

3.保證重要紙質(zhì)檔案的安全保存電子檔案歸檔相對條理清晰，應用便捷，但部分重要的紙質(zhì)檔案僅原件能代表其價值，因此除大范圍的數(shù)據(jù)錄入外，管理人員亦應注重此類紙質(zhì)檔案的安全保存。從過往經(jīng)驗來看，原件保存類的紙質(zhì)檔案數(shù)量較少，且分類較為明晰，可優(yōu)先進行文件夾歸類處理。期間應注意時間順序，并在保存原件的塑封袋中貼上標簽，而后將此類匯總文件夾進行特殊編碼標記，整體密封，封裝至箱，帶至檔案室。后期管理人員可將此類原件重要檔案單獨建庫，進行數(shù)據(jù)錄入。此類信息的借閱尤需注意，需借閱人提前在網(wǎng)絡(luò)申請，并攜帶個人證件進行實體登記。4.選用合理、科學的檔案信息化軟件市場上的檔案管理軟件是多種多樣的，不少地方并沒有做到有規(guī)范性地開發(fā)檔案軟件系統(tǒng)，導致檔案管理軟件缺乏通用性和實用性。以核工業(yè)集團為例，由于硬件和檔案規(guī)范化的分類編碼都各不相同的原因，檔案的管理系統(tǒng)有些設(shè)備可以正常運行，但有些設(shè)備無法安裝，這大大制約著檔案信息化的步伐?？梢钥闯?，檔案管理信息化建設(shè)需要有相應的檔案文件管理軟件來實現(xiàn)檔案文件的自動管理?？煞磸褪褂玫臋n案數(shù)據(jù)只需要進行單次錄入，其數(shù)據(jù)信息可以在文件部門內(nèi)部共享。檔案錄入后，軟件可以打印各種目錄以及生成報告，通過模糊查詢、組合查詢或分類查詢，從檔案中檢索所需的文件信息，文件借閱工作更加方便準確。

五、結(jié)論

總的來說，實現(xiàn)高職院校的電子檔案信息化的有效管理，是對本校信息資源的高效利用，學校應提升對此類工作的關(guān)注，在當前信息化時代全面實行高效的歸檔管理。信息化的管理系統(tǒng)對檔案管理工作提供了莫大的便利，但是也帶來一些新的問題，如安全問題等。有的甚至會對電子檔案的進一步發(fā)展產(chǎn)生很大的阻礙，正因如此，高校應當積極地迎接挑戰(zhàn)，采取相對應的措施和政策，突破瓶頸，解決面臨的問題或者未來會出現(xiàn)的問題，不斷完善電子檔案歸檔工作，提高檔案信息化建設(shè)水平，保證電子檔案管理的健康發(fā)展！管理人員可通過執(zhí)行信息化檔案歸檔管理體系的建設(shè)，加強信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，保證重要紙質(zhì)檔案的安全保存等優(yōu)化措施有效提升高職院校檔案歸檔管理水平，進而在日后的信息應用中實現(xiàn)便捷操作及高效應用。

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作者：李軍 單位：陜西能源職業(yè)技術(shù)學院綜合檔案室