三級醫(yī)院創(chuàng)新檔案管理論文

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一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）科室檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明

在醫(yī)院管理中，檔案重保管輕利用，檔案的價(jià)值沒有得到充分體現(xiàn)，許多珍貴的檔案被束之高閣，大量的檔案材料體現(xiàn)不出利用價(jià)值，因此失去了管理的意義。而醫(yī)院只注重經(jīng)濟(jì)效益而忽視了職工的思想教育，未將檔案管理意識(shí)納入科室人員的考核要求，一些醫(yī)務(wù)人員缺乏主動(dòng)建檔意識(shí)，對存在的醫(yī)療安全隱患視而不見，或留有情面怕得罪人，使各科室人員檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。

（二）檔案管理信息化程度低，檔案管理手段落后

近年來，隨著我院計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)重新改造，信息化管理在我院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院檔案管理正向著以病人信息為中心的多媒體方向發(fā)展，在傳統(tǒng)檔案基礎(chǔ)上發(fā)展了電子病歷、X線膠片、病理切片、各種影像檢查圖文、計(jì)算機(jī)磁盤和數(shù)據(jù)等檔案資料，逐步實(shí)現(xiàn)院內(nèi)信息集成與整合，科室之間的醫(yī)療檔案信息共享，與外院間信息橫向聯(lián)系更加緊密，使檔案信息化管理正在受到越來越多的關(guān)注。但醫(yī)院檔案信息化管理工作停滯在較低的狀態(tài)，只用做簡單的數(shù)據(jù)和電子文件檔案儲(chǔ)存，管理手段落后，檔案整理和歸檔工作仍滯留在手工收集，導(dǎo)致工作量大，信息量小、不利于檔案的利用和開發(fā)，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案不規(guī)范

醫(yī)療設(shè)備檔案從科室申請、招標(biāo)采購、驗(yàn)收使用、維修保養(yǎng)、淘汰報(bào)廢等全部資料,可為醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)行、維護(hù)大修、狀態(tài)檢修提供技術(shù)依據(jù),但在醫(yī)療設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)卻不叫檔案人員參加，向檔案室移交檔案資料不完整，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案留存不全。在醫(yī)療設(shè)備出現(xiàn)小故障，需要維修時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺合格證、中文使用說明書、設(shè)備檔案操作手冊及維修保養(yǎng)合同等。

（四）科研技術(shù)檔案不完善、不準(zhǔn)確

科研檔案是在醫(yī)療技術(shù)研究過程中形成的新業(yè)務(wù)、新技術(shù)成果，是醫(yī)療技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，我院醫(yī)務(wù)人員特別注重開展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)，對所嘗試的新技術(shù)診療過程中形成的報(bào)告、發(fā)表的各種論文等科研成果和數(shù)據(jù)保留完整，但對可能存在的風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)不足，準(zhǔn)備不充分，對出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問題未留下及時(shí)解決的資料，同時(shí)照片檔案和聲像檔案資料留存不完整，對新技術(shù)的繼續(xù)開展和推廣造成不良的影響。

（五）未建立聲像檔案

聲像檔案是醫(yī)院在開展重要、重大、突發(fā)性各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片等不同材料為素材，醫(yī)院聲像檔案是醫(yī)院前進(jìn)和發(fā)展的見證者，是時(shí)代的發(fā)展產(chǎn)物，也是時(shí)展的趨勢，所以學(xué)習(xí)應(yīng)用數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、錄音筆、電子筆、計(jì)算機(jī)軟件，通過不段掌握新技術(shù)，探索管理檔案新載體的方法，使醫(yī)院的檔案管理更進(jìn)一步發(fā)展

二、對醫(yī)院檔案管理的具體實(shí)踐

（一）強(qiáng)化宣傳意識(shí)

為了切實(shí)加強(qiáng)與醫(yī)療有關(guān)的病歷檔案、影像檔案、設(shè)備檔案、病理檔案、科研教學(xué)檔案、醫(yī)療文書檔案的管理，做好醫(yī)療檔案重要性的宣傳工作極為重要，我院院領(lǐng)導(dǎo)高度重視此項(xiàng)工作，把檔案管理納入醫(yī)院管理的重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在行政辦公會(huì)、行政查房、院周會(huì)、科主任聯(lián)系會(huì)、全院職工大會(huì)上反復(fù)強(qiáng)調(diào)檔案資料書寫、收集、整理、歸檔的重要性，使醫(yī)院中層干部、護(hù)士長、職工都能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，認(rèn)識(shí)到檔案工作連著你我他，與自己的日常工作和生活息息相關(guān)，使大家更好地支持檔案管理工作。

（二）強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

我院將檔案工作與評審等級醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則相結(jié)合，納入評判各科室規(guī)范開展醫(yī)療服務(wù)工作的考核辦法。實(shí)行檔案工作責(zé)任制，醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組由院長親自主管，院辦主任抓，配有3名專職檔案員；同時(shí)確定每個(gè)科室主任為檔案管理第一責(zé)任人，在各科室設(shè)有1名科秘書作為兼職檔案員，基本形成了覆蓋全院的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，每季度由兼職檔案員協(xié)助科主任對科室檔案進(jìn)行建檔、登記、移交工作，專職檔案員全程負(fù)責(zé)全院資料的收集、整理、分類、編排目錄、保管、利用及檔案指導(dǎo)工作，做到職責(zé)明確，任務(wù)到人，使檔案管理工作的觸角深入到全院每個(gè)科室、每項(xiàng)工作，培養(yǎng)和加強(qiáng)了青年醫(yī)務(wù)人員檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量責(zé)任意識(shí)，提升檔案工作整體水平。

（三）強(qiáng)化法制意識(shí)

我院每年通過醫(yī)院網(wǎng)站、宣傳欄、各種專題講座、發(fā)放知識(shí)問卷等多種形式，積極宣傳法律法規(guī)，加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)大家的檔案意識(shí)，特別是科室秘書和兼職檔案員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。每2月召開一次全院醫(yī)師大會(huì)、每季度召開一次全院護(hù)士大會(huì)，介紹出臺(tái)的有關(guān)的新規(guī)定、新制度，切實(shí)增強(qiáng)全院科主任、護(hù)士長和廣大職工的檔案意識(shí)，使大家自覺遵守檔案法規(guī)，配合好醫(yī)療各項(xiàng)檔案的收集和信息的歸檔工作，運(yùn)用法律武器維護(hù)檔案工作秩序，保障檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（四）強(qiáng)化管理意識(shí)

管理是醫(yī)院成功的必要條件，而且管理工作是一項(xiàng)非常艱苦而又細(xì)致的工作。沒有管理或管理松懈，醫(yī)院各項(xiàng)工作就會(huì)下滑，就不可能處于良性發(fā)展的狀態(tài)，需要青年醫(yī)務(wù)人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理醫(yī)療檔案的基本技能。所以，醫(yī)院培養(yǎng)青年醫(yī)務(wù)人員樹立大局意識(shí)，重視醫(yī)院的總體利益和社會(huì)效應(yīng)，涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，拓寬知識(shí)層面，不斷促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展與提高，才有利于新時(shí)期檔案工作的順利開展。

（五）強(qiáng)化自身素質(zhì)培養(yǎng)意識(shí)

管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對醫(yī)院檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。青年醫(yī)務(wù)人員為了適應(yīng)醫(yī)院檔案工作發(fā)展的要求，要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高自身綜合素質(zhì)，做好七項(xiàng)工作記錄,包括三級查房、術(shù)前談話、各類告知制度、急危重病人搶救、會(huì)診、死亡病例討論等醫(yī)療文書檔案的書寫與管理，把大量分散的醫(yī)療檔案資料分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)不斷更新。因此青年醫(yī)務(wù)人員要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

（六）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

當(dāng)前由于醫(yī)患矛盾不斷加深，醫(yī)療糾紛已經(jīng)成為影響當(dāng)今和諧社會(huì)構(gòu)建的一大焦點(diǎn)問題，青年醫(yī)務(wù)人員要積極主動(dòng)提供服務(wù)，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面。從思想上樹立高度的服務(wù)觀念，克服“守?cái)偸健钡谋粍?dòng)服務(wù)觀念，熟悉各項(xiàng)服務(wù)流程，認(rèn)真完成醫(yī)療檔案資料書寫，嚴(yán)格依法行醫(yī)，要把為全院職工和社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，貫穿工作始終，為各項(xiàng)管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源，用最好的服務(wù)去為患者、全院職工服務(wù)。

（七）強(qiáng)化協(xié)調(diào)意識(shí)

當(dāng)前社會(huì)普遍存在人與人之間不愿溝通、不會(huì)溝通、溝通簡單及溝而不通的問題。因此,青年醫(yī)務(wù)人員需要強(qiáng)化社會(huì)協(xié)調(diào)意識(shí)，培養(yǎng)換位思考的能力，要加強(qiáng)與院內(nèi)外的溝通，善于協(xié)調(diào)，院內(nèi)爭取各科室主任、護(hù)士長、科秘書、全院職工對檔案工作的支持，院外利用現(xiàn)代信息化技術(shù)整理檔案，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這樣既提供遠(yuǎn)程服務(wù)，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于患者。

三、醫(yī)院檔案管理發(fā)揮的創(chuàng)新作用

（一）把檔案管理作為醫(yī)院文化建設(shè)內(nèi)容，使管理理念創(chuàng)新

我院是一所百年老院，成立于1904年，有100多年的歷史，由美國傳教士捐款創(chuàng)建，每年都有來自世界各地的游客和當(dāng)年在內(nèi)工作的外國人的后裔來院參觀，我院把當(dāng)年遺留下的代表當(dāng)時(shí)醫(yī)院面貌的一座小木樓完整保留下來，拿出歷年保留下來的珍貴的檔案資料，查找出來當(dāng)年創(chuàng)建醫(yī)院的人、物、事，通過整理、歸檔、提煉，制作成文化墻，配有圖片、中英文文字說明、電視錄像，吸此了眾多的人前來參觀和拜讀，這座小木樓代表醫(yī)院的成長史，已形成獨(dú)特的醫(yī)院文化，一種傳承，一種向上的精神，使醫(yī)院形象和影響力顯著提升。

（二）發(fā)揮檔案信息教育和傳承作用，保證全院主要質(zhì)量和效率指標(biāo)達(dá)到較好水平

醫(yī)院成立科室檔案質(zhì)量專家督導(dǎo)小組，按《三級甲等醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》，在各科室建立三級查房、疑難危重病歷討論、死亡病例討論等核心制度的10余個(gè)記錄本，確保醫(yī)院科室檔案質(zhì)量的督導(dǎo)，做到檔案資料建立健全，檔案質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)提高。針對醫(yī)療、護(hù)理、醫(yī)技和教學(xué)4類檔案，每月由專家組對檔案質(zhì)量進(jìn)行督導(dǎo)檢查，對存在的問題及時(shí)提出整改意見；同時(shí)每月由醫(yī)務(wù)科、質(zhì)控科對病歷、藥占比例、全院各類抗菌藥物使用、臨床各科室醫(yī)?；鸲~使用等工作進(jìn)行考核獎(jiǎng)懲，業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容完整、規(guī)范。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，進(jìn)一步提高醫(yī)院管理水平

醫(yī)院檔案信息化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于醫(yī)院管理的必然結(jié)果，2012年后我院建立了較為規(guī)范的信息系統(tǒng),開發(fā)了許多計(jì)算機(jī)磁盤檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案，還有醫(yī)療診斷中產(chǎn)生的影像資料、膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實(shí)物檔案等各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)院內(nèi)檔案信息集成與整合，科室之間的醫(yī)療檔案信息共享工作取得進(jìn)展;同時(shí)醫(yī)院間檔案信息橫向聯(lián)系更加緊密，在全省衛(wèi)生系統(tǒng)啟用通用《甘肅省通用門診病歷》，對三級以上醫(yī)院的檢驗(yàn)、醫(yī)學(xué)影像檢查結(jié)果互認(rèn)工作，醫(yī)務(wù)人員知曉率100%，既節(jié)省了患者的費(fèi)用，又方便了患者不再做重復(fù)檢查，提高了醫(yī)療資源利用率。

（四）加強(qiáng)檔案管理是規(guī)范醫(yī)療行為，提高醫(yī)療技術(shù)水平的一個(gè)有效載體

把檔案綜合管理融入到日常工作中，對加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展、特色?？频膶?shí)施和特大、疑難手術(shù)病例影像資料的收集歸檔起了關(guān)鍵作用，在醫(yī)院工作檔案資料的積累上，可以把握好醫(yī)院的前進(jìn)方向，落實(shí)檔案長效管理，不斷求索創(chuàng)新，使醫(yī)院的工作質(zhì)量和管理水平能夠得到持續(xù)的提高，從根本上改善醫(yī)療環(huán)境，解決住院病人的需求，職工凝聚力都將得到增強(qiáng)與快速的發(fā)展。

四、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

（一）要從思想上樹立創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是指敢為人先，敢于試驗(yàn)，敢于挑戰(zhàn)過去未發(fā)生的事情。檔案工作要在繼承和發(fā)揚(yáng)過去的優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新意識(shí)一定要抓住“利用檔案”這個(gè)關(guān)鍵，圍繞利用下功夫，使檔案工作適應(yīng)改革開放的要求。

1.培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，必須遵循解放思想、實(shí)事求是、從實(shí)際出發(fā)的原則，實(shí)事求是始終是在思想上和工作上永葆蓬勃生機(jī)和活力的法寶。

2.培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，要有高尚良好的職業(yè)道德，且對自己所從事工作要有創(chuàng)新意識(shí)，必須具有高尚的職業(yè)道德，這是培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)的一個(gè)關(guān)鍵問題。

（二）要從工作中營造創(chuàng)新意識(shí)

醫(yī)院檔案管理要發(fā)揮全院各科室的協(xié)同作用，對于醫(yī)療活動(dòng)檔案的收集，除檔案部門收集外，要求業(yè)務(wù)部門也參加收集，幫助把關(guān)，因?yàn)闃I(yè)務(wù)科室最清楚哪些文件材料應(yīng)該歸檔，從而保證醫(yī)療檔案的完整準(zhǔn)確，更好地服務(wù)于醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作。

（三）培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)支持和

重視起著決策和指導(dǎo)作用領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作，對醫(yī)院的檔案工作如何開展起著積極的作用，所以我院注重先提高院領(lǐng)導(dǎo)、科主任、護(hù)士長對檔案工作的重視度，才可以對廣大職工造成檔案意識(shí)影響與輻射，使全院職工理解檔案工作對醫(yī)院發(fā)展的影響，從而使大家從多個(gè)角度認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案工作，保證了檔案管理工作資金充足、人員齊全、設(shè)備到位，為檔案工作人員接觸新事物，了解新的信息提供方便和渠道，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，提高工作質(zhì)量和效率。

（四）加強(qiáng)調(diào)查研究，是培養(yǎng)檔案人員

創(chuàng)新意識(shí)的一項(xiàng)重要工作我院檔案人員每年參加省、市檔案局的各類檔案管理知識(shí)培訓(xùn)班，積極參觀省級、市級檔案館藏工作，加強(qiáng)與兄弟單位檔案部門的合作交流，把所學(xué)的知識(shí)應(yīng)用到醫(yī)院，配置綜合檔案集中管理所需要的庫房、檔案密集架、閱檔室，購買計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案裝具；制作檔案管理制度全部張貼上墻，解決保護(hù)檔案必需的空調(diào)、消磁柜、溫濕度儀、防蟲劑、扶梯、消防器材、紅外線安全監(jiān)控器等設(shè)備裝置，使檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，更加現(xiàn)代化。

（五）發(fā)展編研成果，提高檔案利用率

近幾年,檔案管理人員堅(jiān)持把檔案創(chuàng)新的精神貫穿于醫(yī)院檔案建設(shè)中，將文件資料轉(zhuǎn)化成各類檔案，積累檔案信息，不斷地搞好編研工作。完成了多種編研成果，其中編研《醫(yī)院大事記》《醫(yī)院人事任免錄》《醫(yī)學(xué)論文匯編》《科研成果匯編》《重點(diǎn)?？瀑Y料匯編》《國際交流匯編》《醫(yī)院榮譽(yù)匯編》《醫(yī)院人員編制和床位編匯編》等，使醫(yī)院檔案內(nèi)容得到進(jìn)一步豐富，檔案資源得到有效的開發(fā)利用。此外，醫(yī)院檔案部門努力挖掘檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化，利用檔案積極開展編研工作，收集利用反饋信息，了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為全院各項(xiàng)工作主動(dòng)提供信息服務(wù)，提高檔案利用率，以此提高醫(yī)院知名度和美譽(yù)度。

作者：張雯 單位：甘肅省蘭州市第二人民醫(yī)院