談教育考試檔案管理信息化建設(shè)

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摘要：伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被引入到教育領(lǐng)域的各個工作環(huán)節(jié)。而在考試檔案管理方面，同樣應(yīng)當加強信息化建設(shè)，以推動管理方式的發(fā)展。結(jié)合教育考試檔案管理的信息化建設(shè)意義，本文從制度建設(shè)、平臺建立、信息查詢等方面提出了檔案管理信息化建設(shè)途徑，并對考試檔案管理信息化建設(shè)實踐進行了探討，為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

關(guān)鍵詞：教育考試；檔案管理；信息化建設(shè)

教育考試檔案形成于教育考試各個工作過程，屬于帶有真實性、完整性、客觀性的歷史記錄，包含考生信息、簡報、機構(gòu)信息等各種文件資料。推動教育考試檔案管理的信息化建設(shè)，能夠使檔案管理工作高效開展，為教育部門考試管理和高校招生提供支持。因此，還應(yīng)結(jié)合教育考試檔案管理需求提出合理的信息化建設(shè)途徑，從而推動教育考試事業(yè)的發(fā)展。

一、教育考試檔案管理現(xiàn)狀分析

伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，教育管理工作開始向著信息化的方向發(fā)展。而在教育考試檔案管理方面，同樣應(yīng)當引入信息技術(shù)對管理工作進行創(chuàng)新，在推動檔案數(shù)字化建設(shè)的同時，確保檔案資源得到充分利用。但就目前來看，許多教育檔案依然以紙質(zhì)資料形式進行保存，不僅占用了較多的空間，也給師生查閱資料帶來了困難。按照傳統(tǒng)管理模式，檔案經(jīng)過初步收集、整理后將被封存，在后期使用時無法確保資料一定完整、準確，使得檔案未能得到真正有效管理。作為管理人員，也只負責自己工作范圍的檔案資料管理，以至于檔案資料調(diào)取可能需要經(jīng)多人查找，甚至難以找到負責人。受檔案存儲形式和以往管理思維的限制，教育考試檔案在收集后大多未能得到利用，造成了嚴重的資源浪費。而相關(guān)部門在信息化建設(shè)過程中，也未能對考試檔案給與足夠重視，未能結(jié)合考試檔案信息化管理需求引進相應(yīng)的軟硬件設(shè)施。此外，檔案管理人員普遍缺乏信息素養(yǎng)，難以利用信息技術(shù)進行考試檔案管理，也給考試檔案管理信息化建設(shè)帶來了阻礙。

二、教育考試檔案管理信息化建設(shè)意義

1.提高檔案管理效率

過去在教育考試檔案管理方面，依靠人為手工操作進行大量檔案資料收集、整理等操作，將產(chǎn)生較大工作量，耗費大量人力、物力，容易發(fā)生人為誤差，導(dǎo)致檔案管理效率偏低。而推動檔案管理信息化建設(shè)，在檔案資料收集、整理、統(tǒng)計等方面，可以依靠數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)提供強有力的技術(shù)支持，促使檔案管理效率得到提高。相較于傳統(tǒng)工作模式，信息化操作能夠簡化管理流程，保證工作準確性，因此教育考試開始由紙質(zhì)報名轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C報名，最終發(fā)展為集報名、繳費、考務(wù)管理和成績下發(fā)為一體的管理模式，為檔案管理的信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。通過對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，將全部信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，能夠使信息的真實性、有效性得到保證，避免重復(fù)勞動發(fā)生，促使資料歸檔效率得到提高。

2.提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)

采取傳統(tǒng)檔案管理模式，教育考試檔案分散在各市區(qū)相關(guān)部門，難以得到有效集中，使得檔案內(nèi)容更新慢，給信息準確查詢和使用管理帶來了困難。而在信息化建設(shè)過程中，采用電子檔案形式進行檔案信息存儲，建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以滿足信息查詢和使用管理需求，能夠提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。在教育招生方面，通過實現(xiàn)檔案信息化管理，能夠為遠程網(wǎng)上錄取工作開展提供信息服務(wù)，促使高?？荚嚳颇扛母锏认嚓P(guān)政策內(nèi)容得到及時傳遞，幫助相關(guān)部門與高校建立高效溝通途徑。保證信息時效性，能夠使部門與高校做好對接工作，促使考生錄取工作有序開展，滿足高校迅速錄取人才的需求，也為地區(qū)招生管理提供強有力的信息支撐，在節(jié)約人力、物力的同時，促進考生錄取工作得以公平、公正開展。

3.充分發(fā)揮檔案價值

受紙質(zhì)檔案特性的限制，過去教育考試檔案管理將重點放在檔案資料收集、管理等方面，對檔案資料的開發(fā)和利用程度不高。對于多數(shù)檔案管理人員來講，普遍存在“重收集、輕利用”的理念，造成檔案價值難以得到有效發(fā)揮。而實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，可以快速、便捷的完成檔案收集、整理等工作，使檔案管理人員擁有更多精力進行檔案資料利用和價值挖掘。作為最原始的信息資源，教育考試檔案可以用于考試科研、教育部門學(xué)習政策制定、高校課程設(shè)計等各方面。但采取傳統(tǒng)方式將面臨檔案資料查閱困難等問題，導(dǎo)致各項工作開展需要花費大量時間進行資料查找。而通過信息化建設(shè)增強檔案開放性，利用數(shù)據(jù)分析和挖掘等技術(shù)進行有價值信息的挖掘，能夠為各項工作開展提供支持，繼而使檔案價值得到實現(xiàn)。

三、教育考試檔案管理信息化建設(shè)途徑

1.完善信息化建設(shè)制度

在檔案管理信息化建設(shè)方面，涉及到檔案收集、保存等多個環(huán)節(jié)。在數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中，如果未能加強管理容易導(dǎo)致信息出現(xiàn)失真、丟失等問題。針對這一問題，還要對信息化建設(shè)制度進行完善，在加強檔案收集、保存等各項工作劃分的基礎(chǔ)上，明確各項工作管理制度。首先在檔案收集方面，需要明確檔案管理范圍，做好管理職責劃分，保證人員能夠及時進行考試檔案信息的收集、錄入，保證作業(yè)符合規(guī)范。建立責任追究制度，發(fā)現(xiàn)信息丟失、錯漏等問題對管理人員進行追責，能夠督促人員嚴格按照規(guī)范作業(yè)。在檔案轉(zhuǎn)化方面，需要制定軟硬件設(shè)施建設(shè)標準，明確信息轉(zhuǎn)化流程，為人員進行檔案信息化處理提供指導(dǎo)，促使生成的電子檔案質(zhì)量合格。在檔案保存管理方面，由于教育考試檔案信息屬于考生隱私，因此在信息化管理方面需要加強信息安全管理，避免檔案出現(xiàn)丟失、損壞或信息泄漏等問題。建立保密制度，做好教育考試檔案分類，設(shè)立相應(yīng)的保密等級，可以進一步明確相關(guān)部門和人員的檔案調(diào)閱權(quán)限，能夠避免信息遭到隨意泄漏。針對檔案信息化管理設(shè)施，還應(yīng)建立定期檢修、養(yǎng)護制度，保證系統(tǒng)能夠得到定期升級，為檔案資料管理工作開展提供保障。通過建立與檔案信息化管理配套的管理制度，能夠保證各項工作得以科學(xué)開展，繼而為檔案信息管理提供制度保障。

2.建立信息化管理平臺

對教育考試檔案進行信息化管理，需要依靠基礎(chǔ)設(shè)施支持。在實踐工作中，還要建立信息化管理平臺，完成相應(yīng)軟硬件設(shè)施的科學(xué)配置，促使檔案得到高效管理。結(jié)合這一目標，需要結(jié)合教育考試檔案信息化管理需求和未來發(fā)展趨勢進行軟硬件設(shè)施采購，將落后的管理設(shè)施和軟件淘汰，推動信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的更新。為對大量檔案數(shù)據(jù)進行存儲和利用，還要完成檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。具體來講，可以選用MicrosoftVisualFoxPro等數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件，對身份證號、準考證號、考試科目、考試成績等數(shù)據(jù)字段進行設(shè)計，完成數(shù)據(jù)分類存儲的同時，使數(shù)據(jù)保持關(guān)聯(lián)，為數(shù)據(jù)調(diào)取提供支持?？紤]到信息的安全管理需求，還要完成安全審計系統(tǒng)、防篡改系統(tǒng)等各種系統(tǒng)設(shè)備的部署，促使平臺安全防護能力得到提高。在平臺建設(shè)過程中，可以在檔案管理中引入辦公自動化等技術(shù)，使檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化進程得到加快。利用系統(tǒng)對檔案字段、屬性進行動態(tài)管理，能夠使平臺自動進行相關(guān)數(shù)據(jù)的調(diào)取和更新。完成平臺搜索引擎設(shè)計，能夠使平臺保持較高查詢效率，為后臺維護和更新提供便利?？紤]到教育考試檔案資料將得到不斷積累，為保證數(shù)據(jù)得到高效存儲和調(diào)取，還要利用云端進行數(shù)據(jù)存儲，利用分布式計算機加強檔案數(shù)據(jù)的分析和處理，促使平臺維持高效運轉(zhuǎn)，促使檔案管理工作得以順利開展。

3.實現(xiàn)檔案信息化查閱

在檔案管理信息化建設(shè)中，還應(yīng)更新管理理念，從檔案資源共享角度建設(shè)完善信息化管理體系，以便使相關(guān)管理工作有目的、有計劃的開展。為加強檔案資料的利用，還要實現(xiàn)檔案信息化查閱管理。在信息化建設(shè)中，需要推行權(quán)限分級管理，對教育考試機構(gòu)、高校和相關(guān)部門的檔案更新和查詢權(quán)限進行設(shè)定，保證人員及時完成檔案資料上傳，經(jīng)過網(wǎng)上審查和批準后使信息錄入到系統(tǒng)中，確保查閱的數(shù)據(jù)信息具有完整性和可靠性。在相關(guān)部門檔案調(diào)閱權(quán)限得到明確的情況下，平臺數(shù)據(jù)可以向有權(quán)限部門開放，促使檔案資源在一定范圍內(nèi)得到共享。根據(jù)權(quán)限對平臺數(shù)據(jù)進行調(diào)閱時，系統(tǒng)將對瀏覽用戶進行層次分析，在保證檔案資料開放和實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的同時，利用特定算法對重要檔案信息進行加密。只有人員擁有密碼，才能對重要信息進行查閱，因此能夠避免重要信息泄露。此外，人員可以運用平臺提供的大數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案資料分析和處理，如對考生水平、文化程度、成績等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，掌握本屆考生的考試情況，為相關(guān)工作開展提供依據(jù)。將檔案信息資源開發(fā)和共享當成是信息化建設(shè)目標，在加強權(quán)限管理基礎(chǔ)上完成標準查詢端口的配制，能夠為各部門接入信息查詢平臺提供便利，使檔案共享流程得到簡化，促使檔案資源共享和整合水平得到不斷提升，繼而為檔案價值挖掘奠定扎實基礎(chǔ)。

4.培養(yǎng)信息化管理團隊

信息化建設(shè)工作的開展需要由專業(yè)團隊完成，才能保證教育考試檔案管理的信息化水平得到持續(xù)提升。結(jié)合信息化建設(shè)要求，需要聘請同時具備檔案管理技能和信息素養(yǎng)的人員，負責對信息化建設(shè)工作進行科學(xué)規(guī)劃，保證相關(guān)工作有序開展。在對教育考試檔案管理隊伍進行充實的同時，需要建立科學(xué)的人才培養(yǎng)體系，系統(tǒng)開展信息技術(shù)培訓(xùn)工作，要求人員掌握互聯(lián)網(wǎng)、計算機等技術(shù)，能夠利用信息技術(shù)展開相關(guān)工作，推動檔案管理方式方法創(chuàng)新。在培訓(xùn)工作中，還要將檔案資源利用和共享當成是培訓(xùn)重點，促使人員明確重點工作方向，能夠運用學(xué)習到的知識探索檔案資源開發(fā)應(yīng)用問題。日常還應(yīng)加強人員職業(yè)教育，提高人員責任心，使人員積極投身到檔案管理信息化建設(shè)工作中，促使團隊整體素質(zhì)水平得到提升。為保證考試檔案安全，還要加強人員安全意識培養(yǎng)，確保人員從計算機、網(wǎng)絡(luò)等層面掌握系統(tǒng)可能發(fā)生的安全隱患，能夠通過做好備份和設(shè)置防火墻等操作加強風險防控，以免檔案信息遭到破壞或出現(xiàn)丟失問題。此外，為保證培訓(xùn)效果，需要加強人員考核管理，督促人員加強先進技術(shù)學(xué)習，適應(yīng)時展需要，具備開展檔案信息化建設(shè)工作的能力。憑借專業(yè)團隊，檔案信息化建設(shè)工作能夠得到持續(xù)有效推進。

四、教育考試檔案管理信息化建設(shè)實踐

1.明確檔案信息化建設(shè)需求

在教育考試檔案管理信息化建設(shè)方面，需要結(jié)合管理工作需求合理開展信息化建設(shè)工作。以學(xué)生作弊檔案管理為例，在學(xué)校學(xué)風建設(shè)工作中，需要做到嚴肅考紀，對考試程序進行規(guī)范。采取信息化手段加強學(xué)生考試作弊檔案收集、整理和分析，能夠為考試管理提供依據(jù)，推動工作的規(guī)范化發(fā)展，為學(xué)校良好考風建設(shè)提供信息數(shù)據(jù)支撐。按照學(xué)校考試管理規(guī)定，針對考試中出現(xiàn)違紀、作弊行為的學(xué)生，需要給與警告、取消學(xué)位、開除學(xué)籍等不同處分，而考試檔案則是學(xué)校做出處分的依據(jù)。實際在考試檔案管理方面，需要保證資料為原始真實資料，在從考試現(xiàn)場收集的同時，保證資料完整性，包含試卷、復(fù)習資料、載有考試信息字條、監(jiān)考教師簽字、手機信息、學(xué)生簽字等。在按照學(xué)?？荚嚬芾硪?guī)定作出處分后，需要對這些資料進行歸檔，并對相關(guān)管理規(guī)范、處分文件等進行整理、歸檔。在信息化建設(shè)過程中，還要建立電子檔案，完成索引目錄的編制，為相關(guān)信息查詢提供便利，促使考試檔案管理工作得以高效開展。

2.加強檔案資料電子化處理

結(jié)合上述需求，實踐操作中還要做好檔案資料電子化處理。具體來講，就是在以紙質(zhì)形式完成考試檔案保存的同時，能夠?qū)n案資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。在對學(xué)生考試作弊記錄進行管理時，紙質(zhì)載體屬于原始憑證，在考試結(jié)束后將會得到收集，并提交至學(xué)校教務(wù)部門進行確認。經(jīng)過會議評審后，以公文形式傳遞至學(xué)生管理處，生成相應(yīng)處分文件。對相關(guān)檔案資料進行收集后，為方便查詢，需要統(tǒng)一錄入到考試檔案管理系統(tǒng)中，按照系統(tǒng)格式進行考試信息逐條添加，完成檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。在此期間，要求人員做到嚴肅對待，能夠準確、認真完成信息錄入，做到詳細注明考試情形、違紀信息，如考試科目、時間、作弊學(xué)號等等。考慮到考試檔案的特殊性，還要嚴格劃分人員責任，保證人員具備較強的法律、保密和政治素養(yǎng)，嚴格按照各項管理規(guī)定開展進行電子檔案建設(shè)，能夠使考試檔案管理工作經(jīng)得起經(jīng)驗。

3.完成檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)

完成考試檔案信息錄入后，需要建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫對歷年檔案資料進行保存，為資料共享操作提供便利。實際在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，在確保檔案資料完整的同時，還應(yīng)使檔案信息能夠快速累積、添加，為管理人員操作提供便利。利用數(shù)據(jù)庫軟件對數(shù)據(jù)字段名稱進行編輯，可以取名稱首字母縮寫作為字段名。在教務(wù)處、系部、團委等多個與學(xué)生管理有關(guān)的部門之間，在設(shè)定查詢和操作權(quán)限的基礎(chǔ)上，可以對數(shù)據(jù)庫資料進行共享。在對學(xué)生考試檔案信息進行使用時，可以直接登錄數(shù)據(jù)庫進行信息調(diào)閱，無需分頭到考試檔案管理部門查詢信息，因此能夠使學(xué)校的辦事效率得到提高。

結(jié)束語

在教育考試檔案管理方面，采取信息化建設(shè)方案能夠使過去檔案管理存在的問題得到一一解決，在提高檔案管理效率的同時，提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)，促使檔案價值充分發(fā)揮。圍繞這些目標，還要通過完善制度建設(shè)推動檔案管理信息化建設(shè)，通過建立平臺為檔案信息收集、管理提供便利，并通過共享資源滿足信息查詢需求，依靠專業(yè)信息化管理團隊提高檔案信息化建設(shè)水平。在實踐工作中，還要結(jié)合考試檔案管理需求科學(xué)推動檔案管理的信息化建設(shè)，確保相關(guān)工作得以高效開展。

參考文獻：

[1]尹春玲.基于信息化背景下的教育考試檔案管理工作探究[J].蘭臺內(nèi)外，2020

[2]楊方忠.信息化背景下教育考試檔案管理工作探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020

作者：李大鵬 楊景慧 單位：山東威海