積壓檔案整理的重要性及對策
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（一）學校歷史文化傳承和延續(xù)的關鍵紐帶。積壓檔案承載著高校文化傳承和發(fā)展的關鍵紐帶。文化傳承是高校保持自身發(fā)展與持久吸引力的基礎，其所表現(xiàn)出來的人文精神與思想內(nèi)涵的重要性不言而喻。貴州大學現(xiàn)存積壓檔案是在辦學過程中形成的寶貴歷史記錄，是在黨政管理、教學科研、基建、出版、財會等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的真實記載。積壓檔案中的照片檔案，真實記錄有關學校重大歷史事件、對外交流、校園活動、校園風景、領導關懷等方面的情形；教學檔案，詳細記載了學校的教學理念發(fā)展和轉變，以及教學研究成果，很大程度上可以彰顯學校辦學實力和人才培養(yǎng)模式與質量；科研檔案，其作用一方面可以規(guī)范科研活動，為后人攻克科研難題提供文獻參考，另一方面體現(xiàn)著學校濃厚的科學研究氛圍，記載著學校科研工作取得的豐碩成果等。因此，積壓檔案不僅是傳承和延續(xù)學校文化的重要基礎，而且可為學?？茖W發(fā)展提供重要的歷史借鑒和內(nèi)生動力。檔案資料的完整和全面是學校歷史得以客觀、真實傳承的關鍵，科學有效地管理積壓檔案，可以促進學校文化可持續(xù)發(fā)展，塑造高校形象，擴大學校的社會影響力，增強學校競爭力，保持并發(fā)揚其文化特色。（二）館藏資料豐富和檔案資源潛能釋放的重要途徑。檔案整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過程。積壓檔案是檔案管理工作的重要組成部分之一，對積壓檔案的科學整理和開發(fā)利用，有利于高校檔案資源的有效管理和館藏資料的豐富與完善。貴州大學是貴州省唯一的部省合建和“211工程”重點建設大學，已有百余年的辦學歷史，蘊含著深厚的歷史文化底蘊和獨特的文化氣息與豐富的物質文化遺產(chǎn)。然而，由于學校發(fā)展歷程中經(jīng)歷多次的合并重組，部分檔案資料被拆分出去，比如一些民國檔案現(xiàn)保存于貴州省檔案館、南京第二歷史檔案館等。有的檔案則因未及時歸檔而流失，比如原貴州工業(yè)大學、原貴州職業(yè)技術學院等相關檔案資料。同時，貴州大學自1958年恢復辦學及合并重組以來，各類檔案資料歸檔率不高，例如藝術學院（2007屆之前）、職業(yè)技術學院以及繼續(xù)教育學院（2004年至今）的教學檔案，以及原貴州農(nóng)業(yè)管理干部學院（1997年之前）、原貴州工業(yè)大學（2004年之前）、貴州大學南北校區(qū)（1997年至今）和1997年之前大部分學生的學位證書發(fā)放清冊等等。2018年3月，貴州大學檔案館計劃開展實施積壓檔案整理工作，5月初積壓資料整理工作正式啟動。截至2018年12月底，組織完成4151卷積壓檔案資料的整理、立卷、裝盒。其中，原職業(yè)技術學院文書檔案499卷、教學檔案951卷、科研檔案13卷、財務檔案6卷、基建檔案2卷；原農(nóng)業(yè)管理干部學院文書檔案461卷、教學檔案535卷、科研檔案4卷、財務檔案35卷、基建檔案16卷；明德學院文書檔案181卷、教學檔案168卷、財務檔案2卷、基建檔案2卷；原煤炭工業(yè)學校文書檔案222卷、教學檔案939卷、財務檔案87卷、基建檔案28卷，這些珍貴的歷史資料，極大地豐富了貴州大學檔案館館藏資料，為歷史資料查閱和開發(fā)利用提供了堅實保障。（三）學校內(nèi)涵式跨越發(fā)展的重要基石。利用積壓檔案信息資源做好檔案編研和開發(fā)服務工作，可以更好地傳達高校辦學精神，營造濃厚的校園文化氛圍，從而大大增強學校的文化自信。積壓檔案中包含豐富的校史資料，能為校史年鑒編纂工作提供豐富而珍貴的原始材料。例如，貴州大學《貴州大學史話》《檔案日活動宣傳資料匯編》《貴州大學年鑒》等的出版，主要得益于大量檔案資料的支撐。另外，貴州大學檔案館利用聲像檔案為學校申報文物保護單位提供了最為重要的8張歷史照片，為學校校園文化建設以及學校文化的大繁榮、大發(fā)展起到促進作用。檔案資料的科學整理和深入開發(fā)，不僅能進一步豐富學校的物質文化遺產(chǎn)，更好地彰顯學校歷史，激活文化內(nèi)涵，而且能使廣大校友獲得歸屬感，使師生產(chǎn)生自豪感、幸福感，從而加深校友及師生對學校的熱愛和關注，增強師生對學校的責任感，深化其愛國愛校的人文情懷，進而推動學校各項工作不斷向前。
二、檔案積壓現(xiàn)象規(guī)避的可能途徑
（一）增強檔案工作的責任感和使命感，堅定文化自信。黨的報告明確指出：文化自信是一個國家、一個民族發(fā)展中更基本、更深沉、更持久的力量。堅定文化自信，推動社會主義文化繁榮興盛是新時代的主要目標之一。高校文化是貫徹落實國家文化強國戰(zhàn)略的重要抓手之一，而檔案資料是高校文化建設的重要組成部分。作為新時代的檔案工作者，應將增強檔案工作的責任感和使命感作為己任。高校檔案的移交驟增存在規(guī)律性，這就要求不斷提高檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學化水平。貴州大學檔案館新修訂了《貴州大學各單位檔案材料歸檔范圍和保管期限表》、《貴州大學班級檔案管理實施細則》，要求各歸檔單位兼職檔案人員認真學習與研究檔案專業(yè)知識，熟悉部門以及單位工作職能與要求，做好歸檔材料的整理工作。同時，在制度中明確了具體的歸檔時間節(jié)點與歸檔期限，以及逾期歸檔應采取的措施，從而預防檔案積壓現(xiàn)象的反復出現(xiàn)。（二）努力提高檔案工作者業(yè)務能力和水平，強調人才優(yōu)先。隨著信息時代的迅速到來，檔案的載體形式和形成方式越來越趨于數(shù)字化，檔案管理工作日益復雜化、專業(yè)化，檔案服務工作呈現(xiàn)多元化、數(shù)字化、高效化，這就要求檔案工作者要通過不斷地學習，借鑒先進的檔案管理經(jīng)驗，提高自身業(yè)務能力和技術水平。為此，貴州大學檔案館針對每一位新進檔案人員，長期堅持派出前往四川雅安檔案學校進行專業(yè)檔案培訓，深入系統(tǒng)地了解和掌握檔案學的業(yè)務知識，提升自身業(yè)務素質。另外，每年組織人員外出學習、調研，并在館內(nèi)設置圖書閱覽室，購買專業(yè)書籍供大家學習，提升個人專業(yè)素質。同時，為激發(fā)檔案人員學習潛能和提高業(yè)務水平，積極鼓勵撰寫研究論文，申請科研課題，在實際工作中探索未知，增強創(chuàng)新能力，提升研究能力和專業(yè)技能。針對兼職檔案人員，檔案館定期開展業(yè)務培訓，由具有豐富檔案工作經(jīng)驗和能力的檔案人員進行指導，幫助其提高檔案管理意識和人員素質，嚴格執(zhí)行檔案整理相關規(guī)范，按時完成檔案資料移交，提高工作效率。（三）切實提高檔案管理與服務意識和質量，堅持服務為主。檔案意識是指人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀印象,也就是人們對檔案的性質和價值的認識,對檔案工作的性質、地位和作用的認識。高校檔案工作者作為學校檔案工作的主要力量，檔案意識的樹立尤為重要，正確理解檔案的重要性和科學價值，能夠從更深層次探索檔案資料中蘊含的豐富內(nèi)涵，從而更加有效地研究和利用檔案資料。除了對檔案資料進行挖掘開展科學研究外，檔案資料的另一重要功能即查詢和服務，所以服務觀念就成為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎，檔案工作者要不斷提高自身服務意識，積極主動分析預測不同類別檔案使用者的需求，及時整理相應檔案信息，提高服務滿意度，讓檔案工作的改進與社會發(fā)展同步。比如，2004年，貴州大學與貴州工業(yè)大學合并，檔案館及早地研判了校校合并后可能出現(xiàn)的大量查檔需求，提前準備好學校相關合并文件資料，從而及時高效地為師生提供了檔案服務工作，成效明顯。此外，仍需加強宣傳力度，提高人們對檔案的重要性及檔案工作的關注度，積極參與檔案工作，自覺地收集資料，及時歸檔。截止目前，貴州大學已舉行了五次國際檔案日宣傳活動，向學校師生發(fā)放檔案資料，普及檔案知識，發(fā)展檔案文化，取得較好效果。（四）加大檔案資料保護和開發(fā)利用投入力度，推動創(chuàng)新發(fā)展。以高校合并為例，隨著高校合并重組，新組建高校師生人數(shù)大幅增加，檔案資料數(shù)量、類別等也會隨之驟增，勢必就要求檔案工作者的人數(shù)增加、檔案管理和日常服務設施改善。例如，貴州大學檔案兼職人員新增設至約100名，并對他們進行較為系統(tǒng)的專業(yè)培訓，能按照要求和標準完成檔案的移交、收集和整理工作，從而有效避免出現(xiàn)檔案積壓、損毀或遺失等現(xiàn)象。另外，制訂了兼職檔案人員崗位職責，將各直屬部門檔案管理工作完成情況納入目標考核。進入新時代，檔案信息化的發(fā)展對服務方式、服務效率等方面提出了更高要求。為此，必須通過增加新設備的投入和改善檔案保管、服務環(huán)境來適應時代潮流。貴州大學原檔案館所在庫房面積較小，極大地影響檔案的分類保管及利用服務。2019年初，檔案館搬遷至新校區(qū)辦公樓，極大地改善了檔案整理、分類保存及服務條件。新館面積約7000平方米，設置了專用庫房，配置有庫房門禁系統(tǒng)、溫濕度自動控制系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、檔案密集架等設施設備，為檔案安全提供了強力保障。檔案辦公服務條件也得到改善，大大提高了學校檔案管理部門和立卷歸檔單位的工作效率，使檔案在更廣闊的范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享，更加充分地發(fā)揮和體現(xiàn)了檔案的作用和價值。此外，為了加快檔案信息化建設，開展高水平的檔案管理工作，貴州大學檔案館加快檔案管理信息化建設步伐，啟動了館藏資源管理系統(tǒng)定制開發(fā)工作，完成了虛擬式環(huán)境部署、電子文件元數(shù)據(jù)方案和電子公文交換與檔案管理系統(tǒng)接口方案制定，以及新開發(fā)系統(tǒng)的第一輪功能測試、意見反饋等工作；啟動了綜合檔案數(shù)字化外包招標前的準備工作，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，逐步實現(xiàn)檔案信息化，保證數(shù)據(jù)的安全與系統(tǒng)穩(wěn)定運行。
三、檔案積壓的解決措施
積壓檔案問題的處理，通?？梢圆扇?nèi)部集中整理和業(yè)務外包兩種方式解決。內(nèi)部整理即部門內(nèi)部成立專項整理小組，分門別類地對積壓檔案進行整理。業(yè)務外包是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢的專業(yè)化資源，從而達到降低成本，提高效率，充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強對環(huán)境的迅速應變能力的一種管理模式。將次要的、非核心的輔助性業(yè)務以合約的方式承包給承包機構來完成，它們可以利用其專業(yè)化、程序化的優(yōu)勢，高效率地完成整理工作。但考慮到檔案工作的安全性、機密性，貴州大學檔案館積壓檔案的整理均采用內(nèi)部集中整理的方式加以解決。為此，檔案館成立了積壓檔案專項整理領導小組，由具有正高級職稱的專業(yè)檔案人員擔任組長，副高級職稱專業(yè)檔案人員擔任副組長，負責組織協(xié)調、標準制定、監(jiān)督檢查等工作。根據(jù)積壓檔案形成的特點和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，以檔案資料的管理和利用為目標，結合實際情況研究制定切實可行的工作方案和計劃。制定了《積壓檔案整理指導手冊》，使整理工作有據(jù)可依，有章可循。小組成員主要由綜合檔案室專職檔案人員擔任，兼職檔案人員輔助配合。另外，考慮積壓檔案整理的目標和任務，以及檔案整理人員專業(yè)能力參差不齊的現(xiàn)狀，整理工作啟動前期，對人員進行專項培訓，通過實際操作演示、授課等方式，詳細說明整理方案、操作要求、具體標準等。在以上準備和籌備工作基礎上，針對積壓檔案資料進行了全宗分類、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷的排列等工作，并同步啟動系統(tǒng)錄入工作。注：基金——貴州省教育學會檔案工作研究會科研課題“貴州大學館藏基建圖紙檔案數(shù)據(jù)庫建設研究”
作者:張婷 單位:貴州大學檔案館