中學(xué)檔案管理工作問題研究

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摘要：中學(xué)檔案內(nèi)容涵蓋有教學(xué)、黨政管理等各種載體形式的檔案材料，是一個(gè)學(xué)校的工作印記，是學(xué)校的歷史記錄，是學(xué)校應(yīng)該十分重視的一個(gè)環(huán)節(jié)。[1]在學(xué)校管理中，仍然存在著中學(xué)檔案方面的問題，為此，本文旨在梳理管理工作中出現(xiàn)的問題，并且根據(jù)問題提出工作效率的改進(jìn)和提升方式。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；檔案管理；問題；解決措施

一、中學(xué)檔案管理工作存在的問題

目前在學(xué)校檔案管理中，主要面臨以下問題：

1.電子檔案的存在和出現(xiàn)越來越普及，電子檔案的使用及安全運(yùn)營(yíng)急需解決。由于現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案更多的以電子而非紙質(zhì)的形式存在。[3]那么，如何存儲(chǔ)諸多的電子檔案并且分類整理，如何維護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全來保存這些檔案成為需要解決的問題。2.檔案管理的制度不完善，檔案有遺失的現(xiàn)象。部分學(xué)校的檔案室管理沒有明確的規(guī)章制度，對(duì)于檔案的借閱和歸還問題處理不當(dāng)會(huì)造成部分檔案的遺失，且部分檔案室沒有專門的地方進(jìn)行保管，檔案架沒有分門別類進(jìn)行整理。3.缺少專業(yè)的檔案人員進(jìn)行梳理，管理效率較差。部分學(xué)校是老師一職多務(wù)，由教學(xué)任務(wù)較少的教師承擔(dān)，檔案整理及技巧缺乏，專業(yè)知識(shí)和問題處理能力有限。

二、中學(xué)檔案管理工作效率的提升方式

1.建立電子檔案庫(kù)。在眾多的數(shù)據(jù)中，依托現(xiàn)今便利的檔案管理軟件，可以建立可靠的海量電子檔案庫(kù)，該電子檔案庫(kù)要求能和紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)并且同步。[4]同時(shí)，檔案辦公人員應(yīng)該建立完善的電子化流程，支持檔案借閱、等，提供多種途徑，在線檔案檢索，以便于更加便捷地查閱各種檔案信息。同時(shí)，檔案館的專員應(yīng)當(dāng)建立電子檔案的關(guān)聯(lián)，方便各種信息的獲取，以便對(duì)這種辦公事務(wù)進(jìn)行綜合性的評(píng)估和診斷，同時(shí)也能夠更加便捷地提供各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，方便對(duì)檔案管理的評(píng)估管理。當(dāng)然，電子檔案的存在有利也有弊，電子檔案相比較傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案來講，雖然信息量大、錄入更加便捷，但是也具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，比如網(wǎng)絡(luò)故障、電腦病毒導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失等問題的發(fā)生，中學(xué)檔案管理的工作人員要不斷更新自己的電腦知識(shí)，從而靈活應(yīng)對(duì)這些檔案管理中的問題。2.完善中學(xué)檔案管理制度。學(xué)校不僅僅要配置專門的檔案管理室便于各種檔案干燥耐久的存放，同時(shí)對(duì)于檔案管理也需要不斷地完善。檔案管理部門也是學(xué)校的一個(gè)重要部門，也應(yīng)該具備完善的規(guī)章制度，應(yīng)當(dāng)有一個(gè)詳細(xì)的檔案管理流程。具體到不同檔案的分類、人員制度的管理、檔案的外借情況、檔案的整理和保存制度等等。比如說要做好檔案人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計(jì)，派專員按時(shí)按崗出勤檔案管理工作；要及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收，使得檔案的出入有詳細(xì)的表格記錄，這樣可以大幅度減少檔案缺失的現(xiàn)象；還有檔案不準(zhǔn)外借的制度，如果的確因?yàn)楣ぷ餍枰獙n案帶出檔案室，需要明確借閱人信息、借閱的目的和歸還的日期。3.掌握必要的檔案管理技能和知識(shí)。不能夠只是讓教學(xué)任務(wù)較輕的教師負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，學(xué)校檔案室應(yīng)該聘請(qǐng)專業(yè)的管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的梳理，有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作,按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表,并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無誤。相關(guān)專業(yè)的管理人員對(duì)于檔案的標(biāo)注、分類、標(biāo)記、裝訂等具有專業(yè)的技能，學(xué)校要不定期開展檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，以期更大程度提高檔案管理人員的檔案管理技能。

三、結(jié)束語

中學(xué)的檔案管理在學(xué)校事務(wù)中起著舉足輕重的作用，針對(duì)中學(xué)檔案管理中的問題。本文列舉出中學(xué)檔案管理中電子檔案的出現(xiàn)，電子檔案的使用及安全運(yùn)營(yíng)急需解決；檔案管理的制度不完善，檔案有遺失的現(xiàn)象；缺少專業(yè)的檔案人員進(jìn)行梳理、管理效率較差這三個(gè)主要問題，并且結(jié)合最新的管理理念針對(duì)上述問題提出解決對(duì)策，以期對(duì)中學(xué)檔案管理工作效率的提高提出一定的參考和借鑒建議。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃莉莉.中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式研究[J].才智，2018(19):207.

[2]程蕾.試析中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018(11):122.

[3]曾小亮.中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式[J].文學(xué)教育(下)，2018(03):82-83.

[4]黃紅.中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式研究[J].課程教育研究，2017(12):213-214.

作者：秦曉玲 單位：重慶市酉陽(yáng)第二中學(xué)校