事業(yè)單位會計檔案管理問題及對策

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摘要：近年來，在社會主義市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展下，我國行政事業(yè)單位的公益性質(zhì)發(fā)揮得淋漓盡致，會計檔案管理作為記錄經(jīng)濟活動，規(guī)范行政事業(yè)單位發(fā)展，規(guī)避違法亂紀(jì)行為的重要載體，強化管理在新形勢下具有重要意義。鑒于此，文章著重分析研究了當(dāng)前行政事業(yè)單位下會計檔案管理存在的問題，并對其提出了幾點有效的解決策略，旨在為促進(jìn)會計行業(yè)的良性發(fā)展獻(xiàn)力。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；會計檔案管理；措施分析

作為我國的基層管理機構(gòu)，行政事業(yè)單位對促進(jìn)國家發(fā)展，充分發(fā)揮其公益性價值有著重要的作用，在行政事業(yè)單位中積極加強會計檔案的管理不僅是適應(yīng)當(dāng)前市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，更是強化公益性發(fā)揮的大勢所趨，重視并積極加強檔案管理工作也是新時期行政事業(yè)單位發(fā)展中需要重點落實的問題。

一、會計檔案概述

會計檔案作為國家檔案的重要組成部分，主要包括會計憑證、賬冊以及財務(wù)報告等相關(guān)的資料，它主要反映的是企事業(yè)單位所開展的經(jīng)濟業(yè)務(wù)運行中的資料證據(jù)，通過會計檔案可以有效的了解各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的開展情況，從而了解單位相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行情況，但是會計檔案與文書和科技檔案相比仍存在一定的不足，主要體現(xiàn)在會計檔案的范圍以及所涵蓋的方面更加廣泛，并且檔案的類別更加穩(wěn)定，其形式也是多種多樣，分為永久保存和定期保存，永久保存的檔案不可進(jìn)行銷毀，定期保存的檔案也具有不同的保管時間。一般來說，企事業(yè)單位的年度預(yù)算會計報告等需要進(jìn)行永久的保存，而會計憑證和具體明細(xì)賬可以進(jìn)行定期保管。會計檔案可以揭露責(zé)任事故，有效的打擊經(jīng)濟方面的犯罪，并且能夠為解決糾紛提供依據(jù)，從而有效處理遺留的經(jīng)濟事務(wù)所提供的記錄。因此，相關(guān)企事業(yè)單位需要加強會計檔案管理工作，從而方便檔案的查閱。

二、行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

當(dāng)前，行政事業(yè)單位內(nèi)部會計檔案管理機制不完善，主要體現(xiàn)在很多事業(yè)單位，特別是一些規(guī)模相對較小的行政事業(yè)單位并沒有結(jié)合國家的規(guī)定制定符合自身發(fā)展的會計檔案管理制度，仍然按照原先較為簡單的方式展開會計檔案管理，這種情況的管理方式會存在較多的弊端，并且少數(shù)行政事業(yè)單位的財務(wù)會計檔案管理制度缺乏強有力的執(zhí)行力度，造成流于形式，難以發(fā)揮應(yīng)有的作用，久而久之會出現(xiàn)程序不嚴(yán)，要求不明等現(xiàn)象的發(fā)生。其次，當(dāng)前行政事業(yè)單位在會計檔案管理制度缺少嚴(yán)格的監(jiān)督機制，一些事業(yè)單位在接受相關(guān)會計業(yè)務(wù)以及審計工作的過程中，很少將其規(guī)范化管理當(dāng)作重要檢查事項，由于對會計監(jiān)督工作方面的疏忽，會出現(xiàn)一些行政事業(yè)單位人員借此機會對會計檔案進(jìn)行篡改以此來達(dá)到自己的目的，當(dāng)前有很多經(jīng)濟欠發(fā)達(dá)地區(qū)經(jīng)常出現(xiàn)這類事情，造成了大量公款被挪用，致使事業(yè)單位的公益性難以得到真正的發(fā)揮，由于缺少相互制約監(jiān)督的機制，更是容易滋生出會計檔案造假等情況的發(fā)生。最后，行政事業(yè)單位會計檔案管理的經(jīng)費投入不足，很多事業(yè)單位的財政部門并沒有經(jīng)費投入的明確規(guī)定，甚至缺乏例行經(jīng)費預(yù)算，再加上管理者對會計檔案管理重視不足，更是忽視了對其的投資，還有些行政事業(yè)單位會未經(jīng)允許私自挪用會計檔案管理經(jīng)費，原本安排于檔案管理的資金被不明挪用，從而造成需要引進(jìn)專業(yè)管理軟件、招聘人才的經(jīng)費缺失，無法實質(zhì)性的提升會計檔案管理工作水平，從而造成會計檔案管理不夠規(guī)范，甚至造成當(dāng)?shù)匦姓聵I(yè)單位的會計信息檔案管理工作過于落后，與當(dāng)前市場經(jīng)濟發(fā)展需求不相適應(yīng)。

三、有效提升行政事業(yè)單位會計檔案管理水平的重要舉措

（一）建立健全完善的會計檔案管理機制

建立健全完善的會計檔案管理制度是當(dāng)前行政事業(yè)單位有效提升檔案管理水平的重要舉措，完善的會計檔案制度可以保證會計信息質(zhì)量的提升，從而幫助行政事業(yè)單位規(guī)避風(fēng)險。那么行政事業(yè)單位的管理者需要結(jié)合國家有關(guān)部門的規(guī)定完善并健全會計檔案管理制度，全面優(yōu)化會計檔案管理流程，結(jié)合會計基礎(chǔ)工作規(guī)范以及檔案管理辦法等全面認(rèn)真的規(guī)范其流程，結(jié)合自身實際制定切實可行的檔案管理制度，還要高度重視會計檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使會計人員可以熟練掌握檔案管理的相關(guān)基本知識，從而提升會計檔案管理水平。在對會計人員展開培訓(xùn)后，需要對這一階段的培訓(xùn)情況進(jìn)行考核，檢驗員工的培訓(xùn)情況，并將培訓(xùn)結(jié)果與員工的個人利益相掛鉤。特別是對于一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的行政事業(yè)單位而言，其管理者更是需要加強會計檔案管理的重視程度，通過端正態(tài)度來將這一意識貫穿到實際的行動中去，從而真正做到提升行政事業(yè)單位的會計檔案管理水平。

（二）完善會計檔案監(jiān)督機制

加強會計檔案管理監(jiān)督工作是提升行政事業(yè)單位會計檔案管理水平的又一重要舉措，行政事業(yè)單位的管理人員需要重視會計檔案管理工作的有效開展，并對其展開合理的監(jiān)督環(huán)節(jié)，通過建立會計檔案管理監(jiān)督工作機制，對檔案管理中的立卷、歸檔、保存、查閱、銷毀等工作進(jìn)行監(jiān)督，不僅要結(jié)合單位的具體會計業(yè)務(wù)內(nèi)容來合理規(guī)范立卷，還要及時規(guī)范檔案管理內(nèi)容，對會計憑證要進(jìn)行及時的整理裝訂。特別是在會計電算化的情況下，還要對會計賬頁進(jìn)行分類處理，并且財政部門以及審計和稅務(wù)等部門在對其業(yè)務(wù)進(jìn)行審查的過程中，需要特別將會計檔案管理作為重點檢查內(nèi)容，督促整個行政事業(yè)單位形成重視會計檔案管理的良好風(fēng)氣。除此之外，還要加強社會監(jiān)督，通過設(shè)置意見欄和電話歡迎廣大群眾對會計檔案管理方面的監(jiān)督和意見的反饋，通過社會大眾的監(jiān)督來形成一種良好的會計檔案管理風(fēng)氣。

（三）加大會計檔案管理的經(jīng)費投入

加大對會計檔案管理方面的投資是行政事業(yè)單位有效應(yīng)對會計檔案管理工作的必經(jīng)之路。單位的管理者需要重視會計檔案管理工作的價值，并付出實踐，在完善工作機制和監(jiān)督機制的基礎(chǔ)上加大對會計檔案管理工作的投資力度，不僅要加強對硬件方面的投資，包括檔案管理環(huán)境的設(shè)置以及陳列架的檢查維修，還要加強對軟件方面的投資，保護會計檔案資料數(shù)據(jù)的安全完整，通過加大資金的投入，聘用專業(yè)的計算機檔案管理人才來對當(dāng)前事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行有力的保護，還要引進(jìn)西方發(fā)達(dá)國家的專業(yè)檔案管理軟件來應(yīng)用到自身的體系當(dāng)中，轉(zhuǎn)變以往檔案管理中存在的不足，從而在技術(shù)上提升行政事業(yè)單位檔案管理水平，保證其檔案管理工作可以充分的發(fā)揮出自身最大的價值。除此之外，行政事業(yè)單位管理者需要嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)費管理工作，保證用于會計檔案管理方面的經(jīng)費得以完全投入到其檔案管理中，避免出現(xiàn)資金被不明挪用等情況的發(fā)生，行政事業(yè)單位內(nèi)部還需要成立會計檔案資金監(jiān)督小組，每隔一段時間讓小組內(nèi)成員對上一階段資金的使用情況與檔案管理的支出進(jìn)行核對，保證每一筆資金都能夠記錄到會計檔案管理中，若是資金支出核對過程中發(fā)現(xiàn)超出預(yù)算支出限額的，需及時向上級反映并進(jìn)行深入調(diào)查。

四、結(jié)論

總而言之，加強會計檔案管理工作是新時期下行政事業(yè)單位良性發(fā)展的大勢所趨，更是行政事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)濟活動運行的重要憑證，加強會計檔案管理工作不僅要充分帶動工作人員的積極性和思想意識，更是要通過完善管理制度，建立完善的監(jiān)督機制等各個方面來保證會計檔案管理工作的各級開展，促使會計檔案管理工作在行政事業(yè)單位中可以發(fā)揮其自身最大的價值。

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作者：呂敏 單位：甘肅省地質(zhì)調(diào)查院