電子信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用

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摘要：電子信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶動了檔案管理工作體制和工作模式的創(chuàng)新和改革，很多工作內(nèi)容和具體環(huán)節(jié)都依靠計算機(jī)系統(tǒng)和信息技術(shù)來完成，不僅提高了管理工作的效率，也可以防止以往由人工處理造成的一些失誤和錯誤操作。分析當(dāng)前電子信息的相關(guān)技術(shù)方法和手段在實際檔案管理類工作中的應(yīng)用情況，明確基于電子信息科學(xué)技術(shù)的管理工作的科學(xué)方式和發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；應(yīng)用

檔案管理的主要模式和管理理念隨著時代和技術(shù)的不斷發(fā)展而發(fā)生了很大的變化，這也是促使檔案信息管理體制進(jìn)行創(chuàng)新改革的客觀依據(jù)和要求。從當(dāng)前檔案管理的實際工作進(jìn)展情況來看，雖然電子信息相關(guān)技術(shù)融入檔案管理工作還需要一個適應(yīng)階段，管理體制的改革和創(chuàng)新必然要經(jīng)歷一個“陣痛期”，但是從長遠(yuǎn)發(fā)展來看，新技術(shù)和新管理理念的應(yīng)用有助于檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展和布局。

1電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

1.1在檔案信息管理和應(yīng)用中，利用電子信息的相關(guān)技術(shù)方法和手段，利用圖標(biāo)的編制形式對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納和總結(jié)，建立起以圖表形式存在的電子檔案，信息技術(shù)和計算機(jī)軟件程序可以幫助管理人員對各類檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分辨、區(qū)分，進(jìn)而進(jìn)行歸類和編號，可以為人們提供更為便捷的檔案信息檢索和查詢服務(wù)。這種便利性不僅體現(xiàn)在企業(yè)或者單位內(nèi)部的各個管理部門之中，還可以利用信息系統(tǒng)的共享機(jī)制和信息流通手段，為需要的人和需要處理問題時提供相應(yīng)的信息支持和幫助，這種基于電子信息和計算機(jī)軟件系統(tǒng)的模式，使得管理效率得到大幅度的提升。1.2在信息系統(tǒng)構(gòu)建工作中，利用電子和信息技術(shù)構(gòu)建信息系統(tǒng)和相應(yīng)的管理體系，將檔案管理的具體工作進(jìn)行細(xì)化區(qū)分，進(jìn)一步明確各項管理工作的具體職責(zé)和工作內(nèi)容，劃定工作權(quán)限和各自的職能，并分別為各項管理工作建立不同功能和服務(wù)的系統(tǒng)功能模塊，將各項檔案管理工作充分整合起來，既可以目前劃分出不同的工作事項，明晰工作內(nèi)容和各自的職責(zé)所在，又能實現(xiàn)各部門管理信息的高效溝通和共享，實現(xiàn)科學(xué)的統(tǒng)籌集中式管理體系。

2信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點

2.1電子信息技術(shù)改變了檔案管理的載體。電子信息系統(tǒng)和技術(shù)的應(yīng)用，建立了電子檔案，且正在逐步減少紙質(zhì)類檔案信息資料的應(yīng)用和管理工作內(nèi)容，使得檔案信息的載體發(fā)生了根本性的變化，還增加了便利檢索和查詢等實用功能。2.2電子信息技術(shù)改變了檔案管理的分類。新技術(shù)的應(yīng)用使得管理工作的職責(zé)和分工分類更加科學(xué)、合理，以往的分類標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容也得到了改進(jìn)和優(yōu)化，在信息系統(tǒng)和計算機(jī)軟件的幫助下，能夠根據(jù)信息數(shù)據(jù)的發(fā)展變化而實時對系統(tǒng)內(nèi)的信息加以更新和修正。

3電子信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑

3.1要從思想觀念上充分認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性，認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理實際工作的重要意義?，F(xiàn)代檔案管理的工作人員在管理體制創(chuàng)新和改革過程中應(yīng)該適時轉(zhuǎn)變工作思路和管理理念，要深刻的認(rèn)識和理解先進(jìn)電子和信息技術(shù)在實際應(yīng)用中的重要意義和作用，信息化的發(fā)展方向需要進(jìn)一步確立為具體的工作目標(biāo)，深入融合電子信息的各類技術(shù)方法，不斷推動管理理念的創(chuàng)新和發(fā)展，從意識上認(rèn)清新的發(fā)展思路和管理模式。3.2根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用特點對檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃，使之有的放矢。信息化時代背景下，檔案工作的內(nèi)容和范圍越來越廣闊，其信息量是傳統(tǒng)檔案管理工作的成百上千倍，因此將檔案管理信息化是一個漫長的過程。要將信息技術(shù)成功的應(yīng)用在檔案管理工作中，首先要了解本單位現(xiàn)有的檔案情況，對原有檔案的材質(zhì)、類別等基本信息進(jìn)行系統(tǒng)登記和統(tǒng)一的分類，務(wù)必做到真實、準(zhǔn)確；然后根據(jù)原有檔案的實際情況，運(yùn)用電腦、相機(jī)、掃描儀等設(shè)備，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的內(nèi)容。數(shù)字化是檔案信息化的重要體現(xiàn)，這是一個浩大的工程，不是一朝一夕可以完成的，所以一定要分清主次。在保證真實性的基礎(chǔ)上，優(yōu)先將原有檔案中經(jīng)常使用、意義重大的項目進(jìn)行數(shù)字化處理；對于有特別要求的原有檔案進(jìn)行特殊的處理。3.3信息技術(shù)條件下要加快、穩(wěn)步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用。隨著信息時代的發(fā)展，信息資源已經(jīng)成為企業(yè)和單位所急需和必需的寶貴資源，任何一項工作部署都需要做好前期的調(diào)查和調(diào)研工作，而檔案信息的合理應(yīng)用就能夠大大減輕工作人員的負(fù)擔(dān)和工作強(qiáng)度。因此要在當(dāng)前有利的信息化和數(shù)字化技術(shù)的情況下，加快構(gòu)建數(shù)字化的發(fā)展模式和管理體系，并結(jié)合電子、信息和數(shù)字化技術(shù)的特點以及功能，促進(jìn)和推動檔案管理水平的提升。檔案管理工作的信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，有助于改善檔案管理工作自身存在的弊端，有利于減少社會資源的浪費(fèi)。只有做好原有檔案的數(shù)字化工作，根據(jù)單位情況建立最符合的信息平臺，才能提升檔案管理工作的整體水平。

參考文獻(xiàn)

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作者:杜玲 單位:《學(xué)理論》雜志社