電子文件和電子檔案管理新模式淺析
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【摘要】本文主要對(duì)現(xiàn)代電子文件歸檔、電子檔案管理等進(jìn)行探討，基于檔案管理方式與模式創(chuàng)新、系統(tǒng)和技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新等，進(jìn)一步提高文檔和檔案的保存質(zhì)量。通過研究，旨在為相關(guān)檔案歸檔工作提供借鑒和參考。
【關(guān)鍵詞】電子文件歸檔；檔案管理；新模式
傳統(tǒng)電子文件歸檔和檔案管理工作大多以紙質(zhì)為媒介，通過館藏方式進(jìn)行保管，使用人員可到檔案管理部門進(jìn)行登記調(diào)閱。但在現(xiàn)階段信息化不斷發(fā)展的背景下，電子化已經(jīng)成為文件歸檔和檔案管理的重要手段，有利于提高管理效率，保證信息資料的完整性、真實(shí)性和保存長(zhǎng)久性。同時(shí)有助于更便捷地利用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)終端等共享和檢索查閱資料，極大地提升了檔案應(yīng)用效率和質(zhì)量，推動(dòng)單位健康、可持續(xù)發(fā)展。
一、電子文件歸檔和電子檔案管理概述
（一）電子文件歸檔方式。電子文件歸檔方式不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔，其在根本上存在顯著差異。一般是在信息承載方式、信息構(gòu)成形式等層面具有明顯區(qū)別。當(dāng)采用電子歸檔方式時(shí)，往往需要建立相應(yīng)的工作模式，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，促使文件整理和歸檔具有自動(dòng)化且具備一定秩序性。同時(shí)還需建立較為完善的歸檔制度，對(duì)不同文件設(shè)置不同保管期限、針對(duì)不同文件標(biāo)注相應(yīng)編碼，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，提高文件歸檔和保管的便利性。應(yīng)當(dāng)對(duì)文件歸檔方式進(jìn)行規(guī)范處理，與紙質(zhì)文件管理相同，通過制定科學(xué)合理的歸檔方法，保障存儲(chǔ)載體適當(dāng)，并朝向程序化方向發(fā)展。在錄入電子文件檔案時(shí)，要注重紙質(zhì)文件良好保存，基于電子文檔與紙質(zhì)文檔共存的管理保存形式，提高文件檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。另外，電子文件歸檔必須要保證信息安全性，則是利用計(jì)算機(jī)安全技術(shù)輔助文件歸檔和儲(chǔ)存過程中的保密性，避免在傳輸或者使用過程中出現(xiàn)泄漏、盜取、篡改等問題，比如可設(shè)置防火墻、權(quán)限訪問等，進(jìn)一步提高文件歸檔的可靠性。
（二）電子檔案管理。對(duì)于電子檔案的管理則要突破傳統(tǒng)管理模式，在文件傳輸、整理、存儲(chǔ)和修改等方面，都與以往管理方法存在較大差異，要求嚴(yán)格按照電子文件的個(gè)性化特征進(jìn)行創(chuàng)新，建立新型檔案管理工作模式。具體措施如下：1.對(duì)電子檔案管理體系進(jìn)行有效完善，針對(duì)電子檔案信息共享和服務(wù)，健全相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施，防范因部門交叉或者個(gè)人因素等導(dǎo)致的資源浪費(fèi)。保證各個(gè)部門能夠在不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的同步化，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、耗費(fèi)大量精力等情況。2.注重提高電子網(wǎng)絡(luò)資源的使用效率，利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案實(shí)施集中管理。對(duì)于部分非電子檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容開展統(tǒng)一化數(shù)字轉(zhuǎn)換，形成綜合性電子檔案庫，確保對(duì)文件檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)電子檔案信息發(fā)布與傳遞的順利進(jìn)行。3.為保障電子檔案管理的高效化，還需構(gòu)建完善的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，按照我國(guó)現(xiàn)行法律法規(guī)以及政策要求，明確電子檔案管理流程和范圍，并限定保存期限，規(guī)范歸檔格式、集中報(bào)送方法、查詢和利用環(huán)節(jié)等，適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。
二、電子文件歸檔和電子檔案管理新模式
（一）創(chuàng)新檔案管理方式和模式。電子文件歸檔和電子管理新模式的構(gòu)建，應(yīng)當(dāng)對(duì)其管理方式和模式實(shí)施創(chuàng)新，嚴(yán)格落實(shí)當(dāng)前改革要求和標(biāo)準(zhǔn)，提高管理效率和質(zhì)量。在具體實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)開展以下工作：1.改善電子文件與紙質(zhì)文件歸檔的雙套機(jī)制，注重電子文件的全程化管理，圍繞自熔化開展歸檔和管理工作。打破傳統(tǒng)管理模式存在的分散化、脫節(jié)等問題，推動(dòng)電子檔案管理從實(shí)體趨向知識(shí)管理。將信息管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芄芾砗拖到y(tǒng)控制，實(shí)現(xiàn)復(fù)合型管理，充分適應(yīng)無紙化辦公需求，提高檔案管理實(shí)效。2.創(chuàng)新電子文件歸檔和電子檔案管理的收集、整理方式。比如要求業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員在辦結(jié)文件后，應(yīng)提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤得到批準(zhǔn)后可交到檔案管理部門進(jìn)行歸檔。同時(shí)采用邊辦結(jié)、邊歸檔的方式，確定整個(gè)管理過程的權(quán)限和職責(zé)，進(jìn)而提高檔案管理效率，保證文件檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。另外，需將電子文檔制度與檔案管理制度相融合，規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。3.順應(yīng)電子辦公發(fā)展的趨勢(shì)，提高電子檔案管理的服務(wù)性能。通過無紙化、電子化辦公設(shè)施的應(yīng)用，便于各個(gè)部門進(jìn)行電子文件檔案的應(yīng)用，推動(dòng)業(yè)務(wù)以及服務(wù)和辦事效率的有效提升。比如設(shè)置電子文件檔案共享平臺(tái)，制定相應(yīng)的更新維護(hù)制度，為業(yè)務(wù)實(shí)施和發(fā)展提供良好基礎(chǔ)和支撐。并加快形成一體化管理，將以往分散化管控轉(zhuǎn)變?yōu)榧谢刂?，綜合運(yùn)用數(shù)據(jù)采集、檢測(cè)等技術(shù)，體現(xiàn)無紙化辦公和電子歸檔方式快捷化的特征。
（二）創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)。電子文件歸檔以及電子檔案新模式應(yīng)當(dāng)注重創(chuàng)新系統(tǒng)和技術(shù)，進(jìn)一步改革其傳統(tǒng)方法，提高文件檔案?jìng)鬟f和保管的安全性、完整性、真實(shí)性與長(zhǎng)久性。比如在實(shí)踐工作中，可在電子檔案管理系統(tǒng)中積極引進(jìn)元數(shù)據(jù)采集、電子簽名、身份認(rèn)證、日志查詢管理、性能檢測(cè)、操作審計(jì)以及全文檢索等先進(jìn)技術(shù)。并在管理系統(tǒng)中添加檔案格式轉(zhuǎn)換模塊、離線備份模塊、通用數(shù)據(jù)采集模塊以及瀏覽器工具模塊等，促使電子檔案接收、處理和管理難度得到有效降低。解決以往電子檔案管理存在的儲(chǔ)存周期短、管理效率低等問題，促使文件檔案服務(wù)質(zhì)量有所提高。另外，科學(xué)使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改善傳統(tǒng)文件管理的利用和調(diào)取方式。彌補(bǔ)以往系統(tǒng)建設(shè)存在的不足和缺陷，打破外部因素的限制。比如引進(jìn)新型數(shù)字化轉(zhuǎn)換方式，將文件檔案順利轉(zhuǎn)為通用形式的標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式。保證利用者可自行開展恢復(fù)和應(yīng)用處理，提高文件檔案歸檔和使用的有效性、快捷性。
（三）創(chuàng)新檔案管理制度。為構(gòu)建良好的電子文件歸檔方式和電子檔案新模式，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)管理制度的創(chuàng)新。一般情況下，對(duì)電子文件檔案的歸檔以及管理需要有一定的制度體系作為支撐。所以在當(dāng)前新形勢(shì)下，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)，制定配套制度措施，保證其有章可循、有據(jù)可依。通過豐富電子文件檔案管理方法，促使其具有科學(xué)化和規(guī)范化的管理方式，實(shí)現(xiàn)為單位或部門業(yè)務(wù)提供良好的服務(wù)基礎(chǔ)和性能。比如結(jié)合實(shí)際情況，制定完善的獎(jiǎng)懲和追責(zé)制度。對(duì)發(fā)生的檔案安全問題、管理不到位等情況，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)或處罰。保證電子文件管理效率得到提升，避免出現(xiàn)管理隨意、內(nèi)部機(jī)密信息泄露等情況。同時(shí)，制定健全的規(guī)范操作制度，防范出現(xiàn)信息遺漏、錄入偏差等問題。比如建立電子文檔及檔案崗位操作互控制度，相互監(jiān)督、相互糾正，保證通信傳輸以及直接利用等方式具有合理性。
三、電子文件歸檔和電子檔案管理新模式的發(fā)展趨勢(shì)
結(jié)合當(dāng)前我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)電子文件歸檔以及電子檔案的管理，在未來將會(huì)呈現(xiàn)新的趨勢(shì)，為構(gòu)建新模式提供良好動(dòng)力和基礎(chǔ)。尤其是在紙質(zhì)檔案向電子檔案實(shí)施轉(zhuǎn)軌的重要時(shí)期，電子業(yè)務(wù)建設(shè)不斷推進(jìn)，電子化辦公效能和效率進(jìn)一步得到提升。電子文件通過計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)歸檔和檔案管理，有助于保障單位檔案信息資源的優(yōu)化管控。因此，在今后發(fā)展進(jìn)程中，其趨勢(shì)有以下表現(xiàn)：1.革新采用單套制管理模式。傳統(tǒng)的雙套制歸檔管理模式對(duì)人力和物力的浪費(fèi)較為顯著，對(duì)無紙化辦公和電子業(yè)務(wù)建設(shè)產(chǎn)生較大的阻礙，對(duì)行政效率也會(huì)產(chǎn)生極大的阻礙性。因此在今后發(fā)展階段，電子文件歸檔和電子檔案管理將會(huì)趨向單套制管理模式，有效改善傳統(tǒng)電子文件收集、整理和歸檔方式，在無紙化辦公條件下，有效創(chuàng)新電子文件歸檔和電子檔案管理制度，提高服務(wù)效能。2.加強(qiáng)電子化管理技術(shù)研發(fā)。由于我國(guó)針對(duì)電子文檔及電子檔案管理新模式的法律規(guī)范尚未完善，部分硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)也沒有達(dá)到電子檔案單套制管理的要求。由此在文件檔案?jìng)鬏敗⒋鎯?chǔ)等方面，仍存在較多管理問題。要想建立完善的電子文件歸檔和電子檔案管理新模式，則應(yīng)當(dāng)深化技術(shù)研發(fā)和應(yīng)用，確保電子檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，具有完備的技術(shù)支撐。同時(shí)還要加快電子檔案法律法規(guī)的建設(shè)速度，保證其與紙質(zhì)檔案的法律效力相同。
四、結(jié)語
綜上所述，隨著信息時(shí)代的來臨，極大地促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)。因此檔案管理部門需注重電子文件歸檔和電子檔案管理新模式的構(gòu)建，從而推動(dòng)其服務(wù)效能的提升。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)積極創(chuàng)新電子文件檔案歸檔和管理的方式以及模式、系統(tǒng)和技術(shù)、制度體系等，推動(dòng)檔案管理自動(dòng)化、有序化和高效化發(fā)展。在未來發(fā)展階段中，應(yīng)當(dāng)側(cè)重單套制管理改革、技術(shù)研發(fā)和應(yīng)用等，從而保證電子文件歸檔和電子檔案管理具有良好服務(wù)質(zhì)量，提高管理效率。
作者:簡(jiǎn)遠(yuǎn)征 單位:中共龍巖市永定區(qū)委辦公室
