SN公司存貨管理問(wèn)題及對(duì)策探究

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［摘要］存貨管理是中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要環(huán)節(jié)，會(huì)對(duì)整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果產(chǎn)生重要影響。良好的存貨管理可以避免資源浪費(fèi)和成本驟增。市場(chǎng)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，但在我國(guó)某些中小型公司中，工作人員仍通過(guò)傳統(tǒng)的思維模式進(jìn)行存貨管理。本文以sn公司為研究對(duì)象，聚焦其存貨管理活動(dòng)，分析該公司在存貨管理中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的完善對(duì)策，旨在有效改善中小型公司的存貨管理活動(dòng)，進(jìn)一步提升其存貨管理水平，提高庫(kù)存競(jìng)爭(zhēng)力，支持公司業(yè)務(wù)有效展開(kāi)。

［關(guān)鍵詞］存貨管理；不相容崗位；ABC分類法；科學(xué)訂貨

0引言

存貨是企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而持有的流動(dòng)性資產(chǎn)，可以給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益。存貨作為一項(xiàng)重要的流動(dòng)資產(chǎn)，占用大量的流動(dòng)資金，其管理情況如何直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用水平及運(yùn)營(yíng)效率，從而最終影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。特別是對(duì)中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)存貨管理十分必要。

1SN公司存貨管理的基本流程

SN公司成立于2003年，位于遼寧省沈陽(yáng)市，主營(yíng)業(yè)務(wù)是門、窗、樓梯、櫥柜等木制品家具的銷售，并提供安裝服務(wù)。在存貨方面，主要為原材料和庫(kù)存商品。SN公司的存貨管理流程主要涉及需求供應(yīng)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、品管部。采購(gòu)部根據(jù)各個(gè)部門的反映制訂采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)人員需根據(jù)采購(gòu)請(qǐng)求提出要求并與供應(yīng)商聯(lián)系。財(cái)務(wù)部根據(jù)預(yù)算批準(zhǔn)決定付款，采購(gòu)人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)通知貨運(yùn)供應(yīng)商。收到物料后，采購(gòu)員和倉(cāng)庫(kù)人員對(duì)其進(jìn)行核查，填寫(xiě)物料清單。質(zhì)量檢查員檢查倉(cāng)庫(kù)中存儲(chǔ)的物料。財(cái)務(wù)部對(duì)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)與核算，庫(kù)管人員每個(gè)月進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)。加工廠需要物料時(shí)，需到倉(cāng)庫(kù)填寫(xiě)材料領(lǐng)用單，庫(kù)管員根據(jù)申領(lǐng)人填寫(xiě)的清單，在倉(cāng)庫(kù)里查找所需材料后交付給申領(lǐng)人，申領(lǐng)人簽字領(lǐng)取。

2SN公司存貨管理存在的問(wèn)題

2.1崗位分工不明確

SN公司只對(duì)存貨管理人員的工作流程進(jìn)行了規(guī)定，每個(gè)員工具體的崗位分工并未進(jìn)行明確劃分。該公司為了節(jié)約用工成本，出現(xiàn)一個(gè)人同時(shí)擔(dān)任多個(gè)崗位，更有甚者一人擔(dān)任多個(gè)不相容崗位的現(xiàn)象，導(dǎo)致各個(gè)崗位之間工作職責(zé)混雜，崗位工作人員不能各司其職，容易出現(xiàn)舞弊情況。SN公司貨物出庫(kù)和入庫(kù)的崗位并沒(méi)有安排專人負(fù)責(zé)，倉(cāng)庫(kù)管理人員都可以對(duì)材料的入庫(kù)、驗(yàn)收以及出庫(kù)進(jìn)行登記。

2.2入庫(kù)管理不完善

采購(gòu)人員將采購(gòu)的原材料移交到庫(kù)房后，并沒(méi)有當(dāng)面與庫(kù)管員對(duì)購(gòu)買材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行一一核對(duì)，有時(shí)候只有庫(kù)管員一人清點(diǎn)，并填寫(xiě)材料入庫(kù)單和簽字。另外，重要的材料在沒(méi)有通過(guò)質(zhì)量檢查的情況下進(jìn)行存儲(chǔ)。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于原材料的存儲(chǔ)，必須通知專門的質(zhì)量檢查人員來(lái)檢查所存儲(chǔ)材料的質(zhì)量和規(guī)格，并且只有在測(cè)試通過(guò)后才能執(zhí)行存儲(chǔ)程序。但是，在SN公司，不管是采購(gòu)員還是庫(kù)管員，都沒(méi)有通知質(zhì)量檢查員，而是直接辦理入庫(kù)。

2.3存貨分類不合理

SN公司部分產(chǎn)品入庫(kù)時(shí)并沒(méi)有進(jìn)行編碼和登記。同時(shí)，物資的擺放也沒(méi)有規(guī)律，常用物資未放到容易取放的地方。公司隨機(jī)堆放不同產(chǎn)地、規(guī)格、價(jià)格和類型的產(chǎn)品，導(dǎo)致公司原材料位置混亂，在領(lǐng)用時(shí)需要熟悉材料擺放位置的人才能準(zhǔn)確找到。除此之外，還有一部分材料沒(méi)有標(biāo)明產(chǎn)品規(guī)格。就木板來(lái)說(shuō)，有不同的材質(zhì)，如桉木、松木等，規(guī)格型號(hào)也不一樣，有9mm、17mm、20mm等。產(chǎn)品規(guī)格標(biāo)注不清晰會(huì)導(dǎo)致在領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)時(shí)耗用大量時(shí)間與人力。

2.4存貨盤(pán)點(diǎn)清查工作形式化

制造業(yè)存貨一般具有品種多、數(shù)量大、占地面積大的特點(diǎn)，公司在日常存貨管理中存在一定的難度。SN公司規(guī)定每月進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)清查，每次檢查后都將檢查情況記錄下來(lái)。然而，在實(shí)際實(shí)施時(shí)，執(zhí)行的強(qiáng)度相對(duì)較低，大多數(shù)操作流于形式，實(shí)際效果并不理想。為了節(jié)約成本，SN公司經(jīng)常忽略日常盤(pán)點(diǎn)，這導(dǎo)致企業(yè)的實(shí)際庫(kù)存和賬戶數(shù)不能重合，甚至?xí)斐捎嘘P(guān)人員假公濟(jì)私，給公司資產(chǎn)帶來(lái)無(wú)法預(yù)計(jì)的損害。

2.5存貨管理信息化滯后

SN公司并沒(méi)有專業(yè)的存貨管理軟件，和大多數(shù)中小民營(yíng)公司一樣，仍然采取的是手工記賬的方式，存貨管理也是利用Excel電子表格記錄存貨收、發(fā)、入的數(shù)量。存貨管理的過(guò)程中需要多個(gè)部門共同參與，這導(dǎo)致信息更新不及時(shí)。在某些情況下，貨物從倉(cāng)庫(kù)運(yùn)出或運(yùn)到倉(cāng)庫(kù)后，財(cái)務(wù)部門沒(méi)有及時(shí)登記入賬。另外，SN公司的存貨管理是一個(gè)單獨(dú)的板塊，未與倉(cāng)儲(chǔ)部、采購(gòu)部、銷售部、市場(chǎng)部等部門聯(lián)系起來(lái)，庫(kù)存量數(shù)據(jù)分析不及時(shí)，而庫(kù)存量超過(guò)警戒線時(shí)，不能及時(shí)提醒庫(kù)存管理人員，導(dǎo)致采辦工作滯后，容易出現(xiàn)存貨積壓的情況。在領(lǐng)料時(shí)，Excel存貨管理系統(tǒng)只能記錄存貨數(shù)量，并不能標(biāo)明每一種存貨具體存放的位置，在領(lǐng)取物資時(shí)容易造成時(shí)間浪費(fèi)。

3SN公司存貨管理問(wèn)題的完善對(duì)策

3.1建立不相容崗位責(zé)任制

SN公司在設(shè)置與采購(gòu)相關(guān)的崗位時(shí)，應(yīng)明確定義與存貨管理相關(guān)的崗位和職責(zé)，以確保每個(gè)職位都可以形成某種形式的相互監(jiān)督，并確保存貨采購(gòu)中不兼容項(xiàng)目的獨(dú)立性。SN公司應(yīng)當(dāng)按照不相容職位分離的原則，明確職責(zé)和權(quán)力以及完善崗位責(zé)任制的要求。公司在進(jìn)行具體崗位設(shè)置時(shí)，必須嚴(yán)格區(qū)分以下不相容的職位。一是請(qǐng)購(gòu)人和審批人的職位；二是采購(gòu)專員和確認(rèn)供應(yīng)商的崗位；三是采購(gòu)合同和價(jià)格確定及審核合同的職位；四是采購(gòu)、驗(yàn)收及相關(guān)的會(huì)計(jì)記錄的職位。在設(shè)置采購(gòu)部的職權(quán)時(shí)，可設(shè)立采購(gòu)負(fù)責(zé)人這一崗位，其主要負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，防止出現(xiàn)職權(quán)混亂的情況。

3.2以分類管理為依據(jù)制定科學(xué)的訂貨策略

SN公司存貨種類繁多，規(guī)格型號(hào)復(fù)雜，不僅需要存貨管理人員具有一定的經(jīng)驗(yàn)和能力，更需要應(yīng)用科學(xué)合理的存貨管理方法進(jìn)行存貨分類。建議該公司采用ABC存貨管理方法，以存貨的價(jià)值為依據(jù)，按其占存貨金額的大小進(jìn)行由高到低的排序，并計(jì)算出占存貨數(shù)量的百分比。比如，A類為板材、油漆，金額占比為76%，數(shù)量占比為16%；B類為封邊條、五金配件，金額占比為17%，數(shù)量占比為21%；C類為膠合劑、包裝材料、包材，金額占比為7%，數(shù)量占比為63%。SN公司A類存貨在生產(chǎn)中必不可少，一旦缺貨，就會(huì)影響生產(chǎn)順利進(jìn)行。要保證倉(cāng)庫(kù)里這類材料儲(chǔ)備充足，但是由于這類材料品類少，存貨周轉(zhuǎn)率高，若單次采購(gòu)量過(guò)少，則會(huì)引起訂貨成本、運(yùn)費(fèi)成本增加；若單次釆購(gòu)量過(guò)多，又會(huì)導(dǎo)致存貨和庫(kù)存成本增加。因此，SN公司A類材料可采取定量訂貨法。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量下降到存貨訂貨點(diǎn)位時(shí)，就要進(jìn)行訂貨。存貨訂貨點(diǎn)位的確定如下：在需求量和訂貨提前期確定的情況下，訂貨點(diǎn)=訂貨提前期（天）×全年需求量÷360；在需求量和訂貨提前期都不確定的情況下，訂貨點(diǎn)=（平均需求量×最大訂貨提前期）+安全庫(kù)存。SN公司B類材料使用量大且占庫(kù)存成本相對(duì)較低，建議釆用結(jié)合定量訂貨和定點(diǎn)訂貨的訂貨策略。該策略思想是：創(chuàng)建該類材料的最大庫(kù)存量S、定期庫(kù)存檢查周期T和存貨訂貨點(diǎn)位s。若定期庫(kù)存檢查時(shí)的庫(kù)存數(shù)量大于存貨訂貨點(diǎn)位，則無(wú)需訂購(gòu)該材料；如果定期庫(kù)存檢查時(shí)的存貨數(shù)量低于存貨訂貨點(diǎn)位，就發(fā)出訂貨請(qǐng)求，將存貨數(shù)量補(bǔ)充到最大庫(kù)存量。SN公司C類材料類型和數(shù)量很多，但是其庫(kù)存成本低，即使缺貨對(duì)生產(chǎn)影響也不大，而且它的庫(kù)存成本更多是與訂貨成本以及訂貨頻率相關(guān)，因此比較適合定期訂貨策略。此策略的思想是：定期補(bǔ)貨并下單，每次以最大庫(kù)存水平補(bǔ)充庫(kù)存，即每個(gè)訂單數(shù)量為最大庫(kù)存水平減去當(dāng)前庫(kù)存數(shù)量。

3.3定期開(kāi)展盤(pán)點(diǎn)清查工作

SN公司需要設(shè)立存貨盤(pán)點(diǎn)制度，嚴(yán)格按照每月一次進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)。對(duì)于價(jià)值較高的存貨，需要頻繁進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，嚴(yán)格盤(pán)點(diǎn)流程，從而保證資產(chǎn)的安全。在盤(pán)點(diǎn)工作開(kāi)始前，要制定盤(pán)點(diǎn)表，若有賬實(shí)不符要查明原因。清查過(guò)程需要會(huì)計(jì)人員、質(zhì)檢人員、倉(cāng)儲(chǔ)人員共同參與。清查人員不僅要清點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)中存貨的種類和數(shù)量，還要對(duì)資產(chǎn)的具體使用狀況進(jìn)行盤(pán)查，然后根據(jù)實(shí)際的盤(pán)點(diǎn)情況進(jìn)行登記。之后財(cái)務(wù)部要抽取倉(cāng)庫(kù)部分存貨進(jìn)行復(fù)盤(pán)，并出具盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。

3.4提升存貨信息化管理水平

在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的存貨管理模式已經(jīng)不適合現(xiàn)代公司的發(fā)展需求。為了提高公司存貨管理的效率，有必要加強(qiáng)信息化建設(shè)，改善存貨信息管理水平。運(yùn)用企業(yè)資源計(jì)劃（EnterpriseResourcePlanning，ERP）系統(tǒng)不僅能夠提高存貨管理的準(zhǔn)確性和可靠性，還能夠節(jié)省人力資源，及時(shí)匯總、核算公司存貨情況，這也能夠確保SN公司各部門之間能夠?qū)崟r(shí)共享存貨管理信息，加強(qiáng)存貨有關(guān)部門的信息溝通?，F(xiàn)代化的信息管理可以對(duì)倉(cāng)庫(kù)存貨的現(xiàn)有庫(kù)存量、庫(kù)存需求量、出入庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的整理和分析，方便公司對(duì)內(nèi)部的存貨處理作出合理的決策。ERP系統(tǒng)集成了財(cái)務(wù)、存貨和流程管理等基本業(yè)務(wù)模塊，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。ERP的使用讓專項(xiàng)的存貨管理成為可能，這不僅最大限度節(jié)省了SN公司的人力資源，而且提高了庫(kù)存量的可靠性和準(zhǔn)確性。SN公司可以結(jié)合自身特征，研發(fā)出適應(yīng)公司的庫(kù)存信息管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)能夠及時(shí)總結(jié)和記錄業(yè)務(wù)庫(kù)存量，以確保公司的生產(chǎn)和銷售能夠正常運(yùn)行，用ERP管理系統(tǒng)開(kāi)展存貨管理，1個(gè)控制臺(tái)就能輕松管控多個(gè)倉(cāng)庫(kù)的數(shù)據(jù)，掃描儀掃描商品條碼即可查詢各種商品的庫(kù)存，讓存貨管理更加智能化。ERP系統(tǒng)不僅是公司進(jìn)行信息化管理的工具，也是公司開(kāi)展內(nèi)部控制的一種手段。借助ERP系統(tǒng)，SN公司可以把涉及存貨管理的財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、需求供應(yīng)部、品管部連接成一個(gè)整體，為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。

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作者:叢玲玲 吳雙 單位:沈陽(yáng)理工大學(xué)