財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)檔案的管理

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摘要:在當(dāng)前財(cái)務(wù)部門(mén)的工作中，會(huì)計(jì)檔案的管理是非常重要的一個(gè)工作項(xiàng)目。隨著國(guó)家對(duì)財(cái)務(wù)監(jiān)管力度的加強(qiáng)，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度加強(qiáng)了許多，相應(yīng)財(cái)務(wù)檔案管理能力也在上升，但是由于種種因素影響，在財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)檔案管理方面仍舊存在一些問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員素質(zhì)不高、管理措施不到位、檔案管理制度不合理，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量造成了影響。本文結(jié)合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)部門(mén);會(huì)計(jì)檔案;管理分析

一、會(huì)計(jì)檔案的管理

會(huì)計(jì)檔案是記錄并反映相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的有力證據(jù)和重要?dú)v史資料，它主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他相關(guān)核算資料四部分。財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)按照歸檔要求，將每年的相關(guān)會(huì)計(jì)檔案，整理成卷并裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)年度終了后，當(dāng)年的相關(guān)會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部可暫時(shí)保管1年。原則上保管期滿后需編造清冊(cè)再移交至公司相關(guān)檔案管理部門(mén)。受檔案部門(mén)保存和管理的會(huì)計(jì)檔案，封裝上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的樣貌；需拆封后重新進(jìn)行整理的個(gè)別檔案，要經(jīng)辦人和財(cái)務(wù)部共同進(jìn)行拆封整理工作，以明析責(zé)任。使會(huì)計(jì)檔案保管妥善、存放有序、查找方便，對(duì)于安全及保密制度要嚴(yán)格執(zhí)行，不將檔案隨意堆放，防止檔案毀損、散失或泄密。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

會(huì)計(jì)檔案主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他相關(guān)核算資料這四個(gè)部分。

(一)會(huì)計(jì)憑證

會(huì)計(jì)憑證是一種書(shū)面證明，可記錄相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，并幫助明確相關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。包括自制和外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（有付款憑證、收款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行存借款對(duì)賬單等。

(二)會(huì)計(jì)賬簿

會(huì)計(jì)賬簿可幫助連續(xù)、全面并系統(tǒng)地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，它是由互相聯(lián)結(jié)的、具有一定格式的賬頁(yè)組成的簿籍，其依據(jù)是會(huì)計(jì)憑證。它包括依據(jù)會(huì)計(jì)科目來(lái)設(shè)置的總分賬、各種明細(xì)的分類賬、銀行存款和現(xiàn)金的日記賬、輔助登記備查簿等。

(三)會(huì)計(jì)報(bào)表

會(huì)計(jì)報(bào)表是一種具有總結(jié)性的書(shū)面文件，可具體地反映單位的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。它主要包括財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表，年度、月、季報(bào)表，此外還有負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)說(shuō)明書(shū)等。

(四)其他會(huì)計(jì)核算資料

其他會(huì)計(jì)核算資料是與會(huì)計(jì)和監(jiān)督密切相關(guān)的，屬經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的范圍，是由會(huì)計(jì)部門(mén)主要辦理的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查與匯總資料、資金定額核定的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案的移交、保管和銷毀清冊(cè)等。同時(shí)儲(chǔ)存于磁性介質(zhì)內(nèi)，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位的程序文件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和其他會(huì)計(jì)核算資料都應(yīng)該視作會(huì)計(jì)檔案并一同管理。

三、會(huì)計(jì)檔案的作用

會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映，是會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，從以下方面可以看出其重要作用：會(huì)計(jì)檔案可以作為經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、事故責(zé)任揭露的依據(jù)，同時(shí)對(duì)于打擊經(jīng)濟(jì)犯罪、分析事故起因有著重要作用。會(huì)計(jì)檔案可以提供過(guò)去的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)材料，幫助各單位做經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)，進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，控制經(jīng)濟(jì)成本。保留的會(huì)計(jì)檔案，可以為經(jīng)濟(jì)糾紛的解決和經(jīng)濟(jì)事務(wù)的處理提供參考依據(jù)。除此之外，會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)學(xué)活動(dòng)研究中有著史料價(jià)值的作用。

四、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定

與電子數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件有關(guān)的資料要當(dāng)作會(huì)計(jì)檔案來(lái)實(shí)行管理。用計(jì)算機(jī)做會(huì)計(jì)核算的工作單位，要注意把打印的紙質(zhì)檔案保存下來(lái)。具備磁性介質(zhì)保存條件的可以采用光盤(pán)、磁帶和微縮膠片的形式來(lái)保存會(huì)計(jì)檔案，并按照國(guó)務(wù)院相關(guān)主管部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)定，報(bào)財(cái)政部和國(guó)家檔案局進(jìn)行備案。

五、現(xiàn)階段財(cái)務(wù)管理部門(mén)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

(一)相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全

在相關(guān)法律法規(guī)中對(duì)財(cái)務(wù)管理部門(mén)財(cái)務(wù)檔案管理作出了非常明確的要求，但是在實(shí)際操作過(guò)程中受企業(yè)內(nèi)部制度以及領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理認(rèn)識(shí)的片面性，還是比較難以實(shí)行的，不同單位之間也存在著非常明顯的差距。例如企業(yè)往往設(shè)置有專門(mén)的財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)，并且配置專門(mén)的人員，這就在財(cái)務(wù)檔案管理方面有著非常大的優(yōu)勢(shì)。但是在某些單位里，受到資金以及規(guī)模等等的限制，相關(guān)單位沒(méi)有設(shè)置獨(dú)立的財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)，缺乏具有豐富經(jīng)驗(yàn)的管理人員。

(二)財(cái)務(wù)檔案管理制度執(zhí)行困難

財(cái)務(wù)檔案管理制定得再完善，不能夠有效執(zhí)行也會(huì)限制其作用的發(fā)揮。在現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案管理工作中，相關(guān)工作人員對(duì)這項(xiàng)工作并不是十分重視，對(duì)于制定的財(cái)務(wù)檔案管理制度視而不見(jiàn)，各種細(xì)節(jié)處理也沒(méi)有很認(rèn)真地完成，有的也沒(méi)有根據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)對(duì)各項(xiàng)檔案進(jìn)行整理備份歸檔，這就造成了財(cái)務(wù)檔案管理工作處于混亂狀態(tài)之中。因此財(cái)務(wù)檔案管理制度不能夠具體的落實(shí)下去，相關(guān)單位的各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展也會(huì)受到影響，。財(cái)務(wù)檔案如果出現(xiàn)遺失或者損壞的現(xiàn)象，會(huì)計(jì)監(jiān)督、會(huì)計(jì)審計(jì)等等工作就難以進(jìn)行下去。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案還會(huì)在一定程度上涉及企業(yè)的商業(yè)秘密，如保密措施做得不到位，被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲得之后，就可能對(duì)相關(guān)單位正常經(jīng)營(yíng)造成非常大的沖擊。

六、針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理中相關(guān)問(wèn)題的對(duì)策

(一)完善相關(guān)法律法規(guī)

國(guó)家檔案管理部門(mén)要與司法機(jī)構(gòu)共同聯(lián)手，針對(duì)當(dāng)下檔案之中遇到的相關(guān)問(wèn)題，采取相對(duì)應(yīng)的對(duì)策。在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，單位需要使得檔案的機(jī)密性得到根本保證。因而政府需要對(duì)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行進(jìn)一步完善。如對(duì)財(cái)務(wù)管理檔案的泄密的相關(guān)管理人員進(jìn)行相關(guān)法律的嚴(yán)厲制裁。單位領(lǐng)導(dǎo)也肩負(fù)著向相關(guān)管理人員傳播和普及相關(guān)法律法規(guī)的重任，使其深入人心，讓管理人員不管越雷池一步。

(二)大力執(zhí)行相關(guān)檔案管理規(guī)定以及法律法規(guī)

即便法律法規(guī)以及相關(guān)規(guī)定得到了深度的完善，其執(zhí)行過(guò)程也存在一定的困難。相關(guān)部門(mén)和人員要切實(shí)落實(shí)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，讓法律不能成為一紙空文。使得財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程更加規(guī)范。譬如，制定單位內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理制度，要嚴(yán)格要求檔案管理人員按照相應(yīng)程序有秩序地執(zhí)行。針對(duì)不按照規(guī)定程序辦事，違法亂紀(jì)的檔案管理員要根據(jù)有關(guān)規(guī)定追究其法律責(zé)任，從而督促其按規(guī)辦事。

(三)對(duì)檔案管理人員的進(jìn)一步培訓(xùn)

單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，使其工作能力進(jìn)一步提高，在工作過(guò)程之中面對(duì)各類變數(shù)，各種挑戰(zhàn)的能力進(jìn)一步增強(qiáng)。另外，檔案管理人員的思想道德教育尤為重要。單位領(lǐng)導(dǎo)需要階段性地對(duì)管理人員進(jìn)行思想教育，對(duì)其工作進(jìn)行監(jiān)督，使其擁有較好的職業(yè)道德，使得管理人員的綜合素質(zhì)上升到更高的層次。

七、結(jié)束語(yǔ)

財(cái)務(wù)部門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理工作不論是對(duì)于單位自身還是對(duì)于國(guó)家集體都至關(guān)重要，影響著領(lǐng)導(dǎo)高層對(duì)未來(lái)工作的決策和規(guī)劃。因而，我們需要立足于當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理情況，完善相關(guān)法律法規(guī)，并且根據(jù)實(shí)際情況嚴(yán)格執(zhí)行。另外也要加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)能力培訓(xùn)以及思想道德素養(yǎng)的培養(yǎng)，從而努力做好財(cái)務(wù)檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊愛(ài)義,馮菁菁.會(huì)計(jì)檔案管理辦法征求意見(jiàn)稿淺析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息.2016(08).

作者:韓寧 單位:鄒平人大辦公室