電子檔案精選(九篇)

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第1篇：電子檔案范文

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

二、電子文件定義及其特點綜述

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

三、電子文件對檔案學理論的影響

1對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關注。傳統(tǒng)的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現(xiàn)存的機關、組織、機構這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3對檔案學理論研究內(nèi)容的影響

檔案學理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。

2解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

第2篇：電子檔案范文

關鍵詞：電子檔案；管理；利用

隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多問題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文主要就如何做好電了檔案管理工作進行了認真探討。分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

1 電子檔案使用的主要途徑和管理優(yōu)勢

電子檔案具有快捷、方便的特點，電子檔案實現(xiàn)了辦公自動化、無紙化的目標。節(jié)省了占地空間和紙質費用，查閱起來極為方便迅速。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始材料，確保其使用過程中的權威性。除此之外，對于檔案信息也能夠隨時隨地的進行查詢。檔案信息電子化，信息成果可無限的復制、拷貝，檔案的資料一旦保存到計算機網(wǎng)絡上，就可以根據(jù)需要拷出數(shù)據(jù)對其進行多次備份，既方便又快捷，提高辦事效率。

2、通信傳輸。通信傳輸是電子檔案在使用中的一重要方式。可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，即用網(wǎng)絡傳輸電子檔案，在檔案進入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網(wǎng)進行搜索提取，能隨時隨地的進行查詢，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，節(jié)省了查閱檔案者的時間，也避免了反復印制資料而造成的紙張和人員浪費。

3、直接利用。直接利用是指利用電腦，在檔案部門網(wǎng)絡上可以直接查詢相關資料。便于查找，在進行電子檔案的查找的時候只要在互聯(lián)網(wǎng)上輸入有關個人檔案的關鍵字就會出來相關的所有檔案資料，再根據(jù)進一步的搜索找到自己需要的所有資料，整個過程只需要輸入查找條件的幾個關鍵字即可，方便快捷，節(jié)省時間。

2 加強電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位來說，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，所以加強對電子檔案的管理意義重大。做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉變。

1、加強電子檔案管理，有利于提高工作效率。電子檔案的形成為檔案工作提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段，提高了檔案管理工作效率，目的是為使用者提供，便捷高效的服務，電子檔案的產(chǎn)生，使計算機先進技術在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，并且在檔案進入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網(wǎng)進行搜索提取，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。

2、加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進行各個檔案的整理，工作量大且效率不高，然而，計算機及其網(wǎng)絡的出現(xiàn)，檔案管理人員只需把檔案以數(shù)字化形式共享到網(wǎng)絡平臺，這樣便可以方便快速的查找資料，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。這將會推動檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個新臺階。

3、加強電子檔案管理，有利于提高服務質量滿足多樣化需求。隨著網(wǎng)絡信息和市場經(jīng)濟的飛快發(fā)展，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看文字資料、圖像、視頻。更要看原始圖紙、原始材料，而傳統(tǒng)的檔案管理已無法滿足這一需求。而電子檔案能把大量的原始材料集中保存在計算機存儲介質中，通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求，從而為社會提供更好、更優(yōu)質的服務。

3 做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案的數(shù)目非常龐大，有著復雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲電子檔案時，經(jīng)常會由于各種原因，會對電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作。

1、建立檔案利用制度，合理利用檔案資源。建立電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案的真實性，由于電子化信息化手段的應用，檔案資料大多可以通過掃描等手段進行數(shù)字化處理，因此要建立電子檔案審批制度，所有人員需要查閱電子檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，才能進行查閱拷貝。還要建立檔案利用管理制度，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。檔案管理部門可利用網(wǎng)絡技術對數(shù)據(jù)進行即時更新，解決信息報送不及時問題，使檔案收集更為及時，更好的滿足電子檔案利用者的需求，真正實現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。

2、建立檔案保密制度 ，規(guī)范檔案利用方式。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，設定電子檔案密級，設置訪問權限。電子檔案密級設定的主要目的在于將用戶的權限與相應級別的電子檔案相連系，電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據(jù)利用者的情況而定，并且根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網(wǎng)絡方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。

3、加強檔案人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的專業(yè)素質進行培養(yǎng)，使他們的能力得到提升。從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。只有工作人員的專業(yè)素質得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。

4 小結

隨著信息技術和網(wǎng)絡技術的蓬勃發(fā)展，網(wǎng)絡技術的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，檔案工作人員的綜合素質與專業(yè)技能占據(jù)著十分重要的位置。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。要符合本單位的客觀實際，順應其規(guī)律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，更加利于實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供更好、更優(yōu)質的服務，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

第3篇：電子檔案范文

（一）電子文件的概念及種類

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤和光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?/p>

電子文件具有兩個基本特征：一是電子文件是由電子計算機生成和處理的，其信息是以二進制數(shù)字代碼的形式記錄和表示的，所以也稱“數(shù)字文件”；二是電子文件具有文件的各種屬性，具有特定的用途和效力。

電子文件按著不同的分類方法可分成不同的類型。

1.按電子文件信息存在形式分類，可分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、影像文件、聲音文件等。

2.按文件功能分類，可分為主文件、輔文件、和工具性文件。主文件是指表達作者意圖，行使職能的文件；支持性文件是指生成和運行主文件的軟件；輔、工具性文件是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。

3.按文件生成方式分類，可分為計算機系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質或其他載體文件重新錄入生成的轉換文件。

（二）電子文件的保護

電子文件的保護包括電子文件載體保護和電子文件信息保護兩個方面。

1.電子文件載體的保護

電子文件是由磁性載體和光盤承載的。保護電子文件載體要求做到以下幾點：一是庫房溫濕度應控制在17°到20°之間，相對濕度應控制在35%到45%之間，以避免磁性載體粘合層脫落，光盤變形以及記錄信息丟失等；二是防止灰塵、光線和有害氣體，以避免盤基在老化、變質、損壞、磁粉脫落以及產(chǎn)生色斑等；三是、防止外來磁場破壞記錄信息，影響讀出效果；四是防止機械磨損和強烈震動，避免載體劃傷、彎折和紀律信息的損壞。

2.電子文件的保護

電子文件的保護一般采取以下幾項技術措施：

（1）保障計算機信息系統(tǒng)的安全。（2）信息加密技術。（3）簽署技術。（4）身份驗證技術。（5）消息認證技術。（6）防火墻技術。（7）仿寫技術。（8）信息備份技術。（9）防治計算機病毒。

二、電子檔案的保護

電子檔案是具有保護價值的，已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)。對電子檔案的保護應依據(jù)其特性進行保存與維護，從以下幾個方面來保證電子檔案的安全可靠，使電子檔案能夠長期處于可理解，可準確提供利用的狀態(tài)。

（一）保證電子檔案的可用性

1.電子檔案載體的保存環(huán)境要求

一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以要建立一個適合于磁、光介質保存的環(huán)境，諸如溫度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。

2.電子檔案載體的檢測與維護

為確保電子檔案信息的可靠性和完整性，應每年對電子檔案檢測一次。主要檢測載體表面是否損壞、變形，有無霉斑，并在相應的計算機設備控制下，對載體上的信息進行讀取校驗，以確定是否需要從新或更新。存貯在磁性載體上的電子檔案，應每4年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留。

3.建立電子檔案維護管理的信息文檔

對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格的控制與管理，以免因操作失誤而造成難以彌補的損失，為此必須建立電子檔案維護管理信息文檔，并由工作人員就電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄。

（二）保證電子檔案的可存取性

由于歸檔后的電子檔案，大都是在不同計算機系統(tǒng)上形成的，其內(nèi)容個事的編排也不盡一致。這種的技術和形式上的差異，必然會帶來在電子檔案需要進行恢復與還原時，所采用的技術方法上的不同。因此，為了對電子檔案在利用中得以準確、完整并以人們理解的方式進行顯示，就必須將所有與之有關的技術、數(shù)據(jù)結構定義及所用的軟硬件平臺等加以保存，以保證電子檔案的可存取性。

（三）保證電子檔案的可理解性

為使電子檔案的可理解性，就需要保存與其內(nèi)容相關的信息。這些信息應包括：相關的其他文件系列名稱、存儲位置及相互關系；對電子檔案內(nèi)容中所引用的其他未被存貯的參考資料出處；在自然語言中不常用的詞語解釋；必要的與電子檔案內(nèi)容相關的背景信息注釋等。

（四）電子檔案保存在電子文件階段的要求

電子文件的生命周期包括設計、形成和使用三個階段。為了使具有檔案價值的電子文件真實可靠，且適合保存，有關保存和歸檔要求應在電子文件的設計階段作出，隨后的一切相應措施也應在電子文件的形成和使用階段采取。

1.設計階段。電子文件的設計階段，必須根據(jù)電子文件歸檔后形成電子檔案的保存要求提出計劃。計算應明確保存電子文件所依靠的技術，規(guī)定歸檔的需求及保管期限。以便所設計的電子文件與系統(tǒng)能被有效地保存。

2.形成階段。為嚴格履行電子文件歸檔功能，在形成階段應對電子文件形成進行監(jiān)督，已落實設計階段提出的要求。若檔案部門未參與設計階段，則必須在形成階段對保管問題加以解決。若在形成階段，遇到設計階段沒有預計到的保管問題時，檔案人員應及時采取措施，對系統(tǒng)進行改進或變更。

第4篇：電子檔案范文

關鍵詞：影響電子檔案;安全管理;因素

Abstract: Although the electronic archives in our country has not fresh things, archives workers to have more in-depth research, its characteristics are discussed, but the majority of Chinese organizations in the security management of electronic archives, archives still adopt traditional protection method, its main goal to protect electronic archives of physicochemical properties, as long as the protective carrier nondestructive would protect information integrity, so regardless of its object of protection, technical method or guiding ideology has simple obvious. Through the analysis of China adopts the archival measures, safety management measures of traditional mainly there are five limitations: blindness, non-systematic, low efficiency, passivity and lack of system. The existing limitation and can not guarantee that the electronic archives led the information technology security.

Keywords: influence of electronic archives; safety management; factors

中國分類號：TK-9 文獻標識碼：A 文章標號：2095-2104（2012）03-0001-02

第一章 與安全管理相關的其他概念

電子檔案安全管理是新時期檔案工作的重要任務。保管和保護好電子文件必須從兩個方面著手：一方面，要從電子檔案管理物理載體出發(fā)，著重保護電子檔案的原始性；另一方面，要在電子檔案管理的手段上狠下功夫，力促電子檔案的真實性。本論文就是對電子檔案如何能夠安全管理，發(fā)表個人看法。1、背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。2、邏輯歸檔，指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。3、物理歸檔，指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

第二章 影響電子檔案安全的因素分析

信息技術就是一柄雙刃劍，在給用戶帶來方便的同時，也給電子檔案的安全帶來更多的威脅。影響電子檔案信息安全的因素很多，歸納為四大類：自然因素、環(huán)境因素、人為因素和技術因素。

2.1自然因素

影響電子檔案安全的自然因素主要指各種自然災害，如雷電、水災、火災、臺風、地震等，這些自然災害的發(fā)生會直接威脅到共享系統(tǒng)中的電子檔案安全。

2.2環(huán)境因素

電子檔案信息的產(chǎn)生、存取、傳播和利用等離不開計算機及網(wǎng)絡環(huán)境，這對電子檔案所依存的系統(tǒng)環(huán)境和網(wǎng)絡環(huán)境的要求是非常高的，如果電子檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)站的環(huán)境不符合要求(電源質量差，溫濕度不適應，無抗靜電、抗磁場干擾和無防塵、防火、防水、防雷電、防漏電、防盜竊的設施和措施等)就會影響電子檔案信息的安全。

2.3人為因素

人為因素又可以分為三類：第一類是蓄意破壞。蓄意破壞是故意破壞電子檔案的內(nèi)容及其所依賴的載體、系統(tǒng)和網(wǎng)絡環(huán)境等，以獲得某種利益及達到某種目的。第二類是管理疏忽。管理疏忽包括管理人員的安全意識、保密意識、責任心不強，沒有建立起相應的信息安全法律法規(guī)、標準制度等。管理疏忽是造成事故發(fā)生的最大隱患。第三類是不當操作。電子檔案載體本身隨著使用次數(shù)的增加，其結構性能會有一定程度的降低。

2.4技術因素

在影響電子檔案信息安全的非人為因素中，技術因素不可忽視。信息技術、計算機網(wǎng)絡技術在工作中的廣泛應用，給電子檔案的安全帶來深刻的影響，一方面上述技術是電子檔案產(chǎn)生的前提，為電子檔案信息的管理和利用帶來極大的便捷；另一方面，這些技術本身并不是十全十美，也有局限性、漏洞和缺陷，這些都為電子檔案信息增加了被竊取、盜用、非法增刪及破壞等方面的安全隱患。

第三章 電子檔案安全管理措施

3.1載體安全保護

第一保證電子檔案載體的制成材料質量過關。硬件、軟件、磁盤、光盤、輸入輸出設備、信道信宿、其他反饋系統(tǒng)等都是電子檔案生成、存儲、傳輸和提供利用全過程的基礎。電子檔案制成材料主要有電子檔案的載體用料和記錄用料及相關設備用料。第二保證電子檔案載體物理上的安全。這是使其能夠通過電子計算機的軟硬件平臺，完整、準確并以人們可以理解的形式輸出的前提。

3.2電子檔案傳統(tǒng)安全管理措施的局限性

電子檔案傳統(tǒng)的安全管理措施主要存在著以下五種局限性：盲目性、非系統(tǒng)性、低效率性、被動性和缺乏制度性。

3.2.1盲目性

作為電子檔案的最終管理者，檔案部門對于電子檔案所處的風險沒有進行更深刻的探究，沒有從更深層次上發(fā)現(xiàn)風險發(fā)生的原因。最終在風險來臨之時，不能有效地控制風險。

3.2.2非系統(tǒng)性

電子檔案的風險往往并不是單一因素所造成的，除了內(nèi)部因素外，還有外部因素。內(nèi)部因素和外部因素兩者相加，大大加劇了電子檔案所遭遇風險的強度，而傳統(tǒng)的電子檔案保護措施，往往采取的是單一的防護措施，對于電子檔案的保護會出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象，最終還是不能避免電子檔案風險的發(fā)生。

3.2.3低效率性

傳統(tǒng)保護措施的低效效率性主要體現(xiàn)在對于電子檔案的保護成本過高，而對于電子檔案風險的防范并不能取得相應的效果，這之間不能形成一種正比關系，從而造成人力、物力、財力上的巨大浪費。

3.2.4被動性

對于可能發(fā)生的風險，由于檔案工作者自身信息技術方面知識的欠缺，對信息技術發(fā)展了解不足，而維護網(wǎng)絡設備和相關系統(tǒng)的技術人員又往往對電子檔案的知識掌握不足，兩者之間這種信息鴻溝，使電子檔案在風險發(fā)生之前往往不能采取有效的措施加以預防，只待風險成為現(xiàn)實之后，才采取相應的措施進行補救。

3.2.5缺乏制度性

電子檔案的傳統(tǒng)保護措施缺乏制度性主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面電子檔案的安全管理在實施過程中缺乏制度和標準的保障，在實施過程中沒有具體的操作程序可以執(zhí)行，檔案工作者在操作過程中，存在很大的隨意性，在此期間，再次發(fā)生風險的可能性增加，風險的疊加，會給電子檔案帶來更大的危害。另一方面國家對于電子檔案安全管理缺乏相應的法律法規(guī)進行規(guī)范。以往的相關法規(guī)一般都集中在信息安全方面，但是電子檔案的安全管理有其特殊性，國家在此方面的關注度不足。

第四章結束語

本文的研究最終目的就在于為檔案工作者提供一種新管理思路，提高檔案管理者的風險意識，提高電子檔案的管理水平。在電子檔案管理過程中，管理者和管理部門必須要認識到電子文件風險的客觀性、不確定性、危害性，做好風險防范和應對工作，否則，如果對潛在風險的忽視，定會導致災難性后果，形成可怕的“記憶黑洞”、“歷史空白”。

電子檔案管理是我們現(xiàn)實工作中的重中之重的關鍵環(huán)節(jié)，只有認真做好這項工作，我們的各項工作才有保障，我們要防患于未然，重視細小的問題，重視防范，哪怕是拔掉插頭，用鐵錘擊碎，文件與數(shù)據(jù)也不會有任何影響。

參考文獻

[1] 王萍、宋雪雁《電子檔案管理基礎》北京：清華大學出版社，2006年第1版 。

第5篇：電子檔案范文

隨著信息技術的快速發(fā)展，電子檔案得到快速的發(fā)展起來，其主要是利用磁性介質及計算機磁盤來實現(xiàn)對檔案信息資源的存儲，具有通用性，而且易于保管和利用。數(shù)字檔案與紙存檔案存在著明顯的不同，其與客觀存在的檔案實體具有明顯的區(qū)別，數(shù)字檔案是通過字節(jié)和比特方式使檔案信息得以在計算機網(wǎng)絡上進行流動，從而可以確保用戶可以隨時對自己所需要的檔案信息進行查詢和使用。

1 企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)越性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費時、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計算機網(wǎng)絡和信息技術應用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動強度，同時提高了工作效率和對檔案信息的利用。主要優(yōu)勢表現(xiàn)在如下幾個方面。

1.1 信息處理速度快

電子檔案的工作方式主要是將相關的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計算機中應用設置好的程序對其進行處理?？焖俚膶崿F(xiàn)了對檔案資料的整理、統(tǒng)計分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節(jié)省時間，提高工作效率。

1.2 查閱方便

將檔案信息錄入后，自動生成目錄和文獻檢索，對檔案進行自動分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時，只需要輸入關鍵詞，就可以快速的查閱到相關信息，省去了查找的時間。

1.3 存儲穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案管理需要將大量的紙質檔案進行存放，不僅浪費空間，還需要適宜的環(huán)境。電子檔案的存儲比較穩(wěn)定，只需要存儲在光盤、U盤或者存儲卡等載體中即可，受到外界環(huán)境的影響較小，存儲時間長，具有較強的穩(wěn)定性。

1.4 實現(xiàn)了信息的高效利用

在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質檔案，不僅費時，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過網(wǎng)絡信息平臺，可以實現(xiàn)信息共享。通過閱讀權限的開通，可以對檔案信息進行遠程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。

1.5 信息補錄方便

在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補充，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，就需要將紙質檔案拆卷后重新整理，不僅浪費時間，而且程序繁瑣。在數(shù)字數(shù)電子檔案管理中，只需要輸入關鍵詞，查閱到對應的檔案，然后對其進行編輯即可，省時省力，提高了工作效率。

1.6 提高檔案工作者的工作效率

以往的檔案管理方式工作內(nèi)容繁瑣，任務量大，耗時耗力，檔案管理者根本沒有時間去學習新的業(yè)務知識，更沒有精力研究對檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來，提高了工作效率。工作人員就可以學習更多的專業(yè)知識，提高對檔案的利用效率。

2 當前我國企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 電子檔案管理普及率低

盡管計算機在國內(nèi)企業(yè)中運用頻繁普及度廣，但大多是用在會議辦公，企業(yè)部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面，在企業(yè)檔案管理方面運用的很少。即使有些企業(yè)運用了電子計算機技術管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應用。

2.2 對電子檔案管理缺乏重視

很多企業(yè)的檔案管理人員，對制作好的文件、圖片打印復制完后很少想起電子保存，對文件、圖片多次備份更罕見。時長日久，企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數(shù)據(jù)丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價值。

2.3 電子檔案自身存在缺陷

企業(yè)電子檔案的儲存方式一般是磁盤、磁性介質等方式，這些儲存方式比較復雜，一旦儲存介質發(fā)生損壞時很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時電子檔案的安全性比較低，大部分企業(yè)電子檔案沒有標準統(tǒng)一的存放位置導致企業(yè)檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。

3 加強企業(yè)電子檔案管理的具體措施

3.1 構建電子檔案管理體系的構建

電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及，須企業(yè)領導充分認識電子檔案的優(yōu)勢，對其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后，在領導的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構建落到實處，使之名副其實。加快建設企業(yè)的電子檔案管理，使企業(yè)檔案部門的管理數(shù)字化、電子化，使各項管理、技術規(guī)范嚴格，使電子檔案管理普及企業(yè)的各個角落。

3.2 加強電子檔案的控制和管理

首先，要進行使用權限的審核。應根據(jù)各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據(jù)使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。最后，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應根據(jù)密級層次進行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

3.3 建立檔案安全保障體系

建立健全檔案安全保障體系是維護企業(yè)電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網(wǎng)絡安全等各個方面。隨著信息技術和辦公自動化的不斷發(fā)展，維護電子檔案安全已成為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。為此，企業(yè)應加強檔掌安全保障體系建沒，確保各項檔案安全管理措施落到實處。

3.4 提高企業(yè)檔案管理者的信息素質

由于電子檔案管理是一項專業(yè)性極強，內(nèi)容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經(jīng)驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續(xù)性。其次是企業(yè)應加強對檔案管理人員的培訓工作，使其更好的掌握信息技術和計算機技術和，從而更好的適應企業(yè)電子檔案發(fā)展的要求。

第6篇：電子檔案范文

1.1 對地方電子檔案立法的定量分析。筆者通過中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)庫、百度搜索等入口檢索，得到地方相關電子檔案法規(guī)，并按行政區(qū)域劃分對這些法規(guī)進行橫向、縱向比較分析。從時間上看，我國地方電子檔案立法多形成于2002年之后，其中2003年數(shù)量最多（共4個），其次是2004年、2007年、2008年和2009年（均為3個），基本都是從公布當天起開始實施。從區(qū)域分布上看，華東和中南地區(qū)法規(guī)較多，分別各占大約全國的四分之一。就通過機構和法規(guī)種類而言，本文調(diào)查到的電子檔案相關法規(guī)均由省、市檔案局依據(jù)中央檔案法規(guī)制定。從法規(guī)的命名看，基本為辦法或規(guī)定，且大多是處于試行、暫行階段。此外，個別省市并沒有單獨制定電子檔案法規(guī)，而是將其融合在本省檔案管理條例里。

1.2 對地方電子檔案法規(guī)內(nèi)容的分析。目前在公布的大多數(shù)電子檔案法規(guī)中，主要圍繞以下幾方面工作展開：電子文件移交與接收、電子文件歸檔、電子檔案保管與使用、電子檔案移交與接收。但在地方電子檔案法規(guī)中，大篇幅是涉及電子文件歸檔內(nèi)容的，比如歸檔中需要注意的事項、歸檔范圍、歸檔方式等，還有一部分是對于電子文件的管理事項；而對電子檔案內(nèi)容，大部分是對電子檔案移交和接收辦法的規(guī)定。對于一些標題中已明確標明“電子檔案管理辦法”的法規(guī)，其內(nèi)容中卻存在大量使用“電子文件”字樣的現(xiàn)象，在表述方法上這一點是值得商榷討論的。

2 電子檔案立法中存在的主要問題

2.1 法規(guī)體系不完善。首先，從立法層次上看，相比各地方制定的檔案工作總條例，其電子檔案法規(guī)數(shù)量較少，且相當一部分是屬于地方檔案規(guī)章的。其次，從立法內(nèi)容上看：第一，各地方電子檔案法規(guī)側重點不同，一些地區(qū)是關于“電子文件歸檔和管理”，另外一些地區(qū)則圍繞“電子檔案移交與接收”，這樣會造成各地區(qū)法規(guī)內(nèi)容不完整。第二，在目前頒布的檔案法規(guī)中，關于電子文件歸檔處理的規(guī)范較多，但對于文件歸檔后的電子檔案管理和服務利用的規(guī)定較少，重點不夠突出。需要注意的事項，只有兩章是在規(guī)范電子檔案保管和利用、移交與接收事項的。第三，部分法規(guī)中的條目過于簡單，而且也沒有具體款項解釋說明，易造成表述上過于籠統(tǒng)等問題。

2.2 法制觀念落后。和國外相比，我國電子檔案的發(fā)展速度較慢，重視程度不夠，電子檔案立法進程也相對較緩慢。此外，在部分地區(qū)，就檔案的法律效力而言，紙質檔案仍占主導地位，大多數(shù)人并沒有意識到電子檔案的憑證價值，這從一定程度上也抑制了其電子檔案立法工作的進程。另外，電子檔案信息極易損毀或丟失，我們在使用各種國外設計生產(chǎn)的電子設備同時，是否經(jīng)常忽略了其中的信息安全問題，由此可見我們對電子檔案的法規(guī)意識確實有待提高。

2.3 后續(xù)及落實工作不完善。我國地方大部分電子檔案法規(guī)自后一直處于試行或暫行期，并沒有根據(jù)實際情況做相應的調(diào)整，其中試行法規(guī)6個（約占26%），暫行法規(guī)7個（約占30%）。電子檔案法規(guī)只是一個開始，并不遺留在昨日文件，它需要在具體實踐中去落實并不斷完善，檔案機構要去注意和踐行。

3 建立健全地方電子檔案法規(guī)的對策

3.1 構建完整的電子檔案法規(guī)體系。各地方急需建立起一套完整統(tǒng)一的電子檔案法規(guī)體系，以此來規(guī)范電子檔案工作。針對立法層次的問題，對于還未制定電子檔案法規(guī)的地區(qū)要盡快起草法規(guī)，并且使其公布試行以及時發(fā)現(xiàn)問題并修改；而對于已有相關法規(guī)的地區(qū)，由于大部分仍處于試行、暫行期，因此要加強內(nèi)容的完善，使部分規(guī)章能真正健全成為地方檔案法規(guī)，為其他地區(qū)立法工作總結經(jīng)驗、樹立標桿。從立法的內(nèi)容角度說，要增加對各電子檔案管理環(huán)節(jié)的立法，尤其是重要的保管和利用階段，比如建立保密措施保障信息安全，提供利用實現(xiàn)電子檔案價值等。

3.2 增強電子檔案法律意識。各地在建立和完善電子檔案法規(guī)體系的基礎上，要通過行政和司法手段保證法規(guī)的實施，使電子檔案真正具有與紙質檔案一樣的法律證據(jù)效力，而且這一價值也要在立法中明確體現(xiàn)。也要注重法規(guī)在各自行政管轄區(qū)的宣傳和推廣，使法規(guī)真正走到人民群眾中?？梢酝ㄟ^地方電子政務平臺公開，也可結合當下的智能移動終端進行宣傳。法規(guī)在公開試行期，可以開放公眾交流平臺，廣泛收集群眾關于立法意見，及時調(diào)整，完善立法工作。

3.3 加強立法的自主性和特色。在遵循國家統(tǒng)一立法的同時，地方電子檔案立法也要有所補充和發(fā)展。相比西方國家，我國地方立法的自主特色較弱，要加強主動創(chuàng)新能力，從小處入手，切忌求全求大。此外，地方電子檔案立法有很好的試行意義，要充分考慮可操作性，可從本地最為突出的實際問題出發(fā)，圍繞檔案工作中具有獨特性、創(chuàng)造性、開放性的內(nèi)容進行立法。例如，我國西南地區(qū)少數(shù)民族眾多，對此類電子檔案的立法工作尤為重要，關乎文化的傳承與保護。

第7篇：電子檔案范文

一、特征

電子檔案屬于特種檔案的范疇，它除了具有檔案的一般屬性外，還具有以下不同于其他檔案載體的特性：1.依賴性。電子檔案的信息是數(shù)字化形態(tài)，它對計算機系統(tǒng)設備有很強的依賴性。電子檔案從制作、傳輸、存儲以及歸檔后的全部管理活動，都必須要通過計算機系統(tǒng)來完成，如果離開計算機操作系統(tǒng)及應用軟件、硬件等技術條件，電子檔案就沒有生命力和無法發(fā)揮作用。2.高密性。電子檔案的存儲介質主要包括：光盤、硬盤、軟盤。這些載體存儲量遠遠高于過去的各種信息介質，隨著信息技術的不斷進步，電子檔案的存儲密度還在不斷加大。3.分離性。電子檔案是數(shù)字化形式，其內(nèi)容信息可與它的載體分離，它可以從一個載體復制到另一個載體，可以從這臺計算機傳輸?shù)搅硪慌_計算機。它的內(nèi)容是以數(shù)字信號的方式存在于不同的存儲介質，不再具有物理邊界的原件。4.集合性。電子檔案的信息內(nèi)容通過計算機可以表現(xiàn)為文字、圖形、影像、動畫、聲音、視頻等多種媒體信息形式，他們可以單獨或相互搭配構成，使電子檔案的內(nèi)容聲像并茂，更能真實地再現(xiàn)當時的活動情況。它極大地改變了人們獲取信息的傳統(tǒng)方法，符合利用者在信息時代查閱檔案的方式。5.共享性。電子檔案通過計算機系統(tǒng)可以進行網(wǎng)絡傳輸，多個利用者不必親自到檔案管理部門去查閱檔案，只要借助自己的計算機就能夠在同一時間、不同地點實現(xiàn)檔案信息資源共享，使異地利用成為可能，消除了檔案利用的空間限制，突破了紙質檔案在使用上的局限性，從而大大提高了檔案的利用價值。6.不穩(wěn)定性。由于電子檔案內(nèi)容與載體的可分離性，使它具有比紙質檔案更不安全穩(wěn)定的因素。電子檔案的原始性不容易判斷和確認，它的制作形式是由實變虛，其制作時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)并不完全一致，它既是原始的，又是復制的。電子檔案極易失真。在將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤就會導致檔案信息失實。它可以被原樣復制，甚至被修改后不會留下任何痕跡。

二、電子檔案與紙質檔案的區(qū)別

電子檔案作為一種新型檔案，與傳統(tǒng)的紙質檔案有著本質的區(qū)別：

（一）信息載體不同。電子檔案的信息內(nèi)容必須記錄在高密的磁性介質或光學材料上，如光盤、硬盤等，其信息內(nèi)容可以從一種存儲載體移動到另一種存儲載體，內(nèi)容卻不會發(fā)生任何改變。而紙質檔案的信息內(nèi)容必須依附在紙張上才能形成文字或圖形表現(xiàn)出來，其內(nèi)容和載體絕對不能分離，具有較高的可靠性和原始憑證性。

（二）技術條件不同。電子檔案的形成和各種處理必須依靠先進的計算機等相關設備和軟件、硬件環(huán)境的共同支持下才能完成的，離開這些條件，電子檔案看不見也摸不著，電子檔案對技術設備條件的依賴性很強。紙質檔案經(jīng)過收集、鑒定、整理、歸檔后，一般只要達到檔案庫房的“八防”要求———防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，便可以永久或長期保存，紙質檔案的保存對技術設備條件的要求沒有電子檔案高。

（三）信息穩(wěn)定性不同。電子檔案如果遭遇計算機系統(tǒng)故障、病毒入侵、黑客攻擊等其它一些非正常情況時，信息內(nèi)容都有可能立刻消失或遭遇破壞，并且其內(nèi)容很容易被更改且留不下任何痕跡，這些都給電子檔案保存的安全帶來了極大的隱患。此外，電子檔案信息內(nèi)容依賴的載體對環(huán)境的溫度與濕度、抗機械性損傷、防磁性、抗病毒等條件要求很高，并且極不穩(wěn)定，使用壽命一般最多只有二十年。紙質檔案的制成材料包括：紙張、字跡材料和字跡。紙質資料一旦形成，三者便會永遠結合在一起，改動之后一般會留下痕跡。并且，其整理歸檔存入庫房后，只要達到檔案庫房保存條件的“八防”要求，就可以長時間保存，這些都說明紙質檔案的安全穩(wěn)定性比電子檔案高。

（四）表現(xiàn)形式不同。電子檔案數(shù)字化的信息內(nèi)容通過計算機可以表現(xiàn)為：電子文件、電子圖形、動畫、聲音、影像及視頻等多種形式，從而使檔案信息生動形象，更加便于利用者接受與快捷方便地使用。紙質檔案的信息內(nèi)容只能通過紙張來記錄文字、數(shù)字、字母、圖形，表現(xiàn)的形式單一枯燥。

（五）可操作性不同。電子檔案的信息內(nèi)容可以進行加工，具有可操作性。利用者可以要求檔案工作者通過計算機對電子檔案中的信息內(nèi)容進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印和復制等，將這些信息轉換成利用者自己需要的形式。紙制檔案的信息內(nèi)容一般只能進行復印和直接掃描圖像，沒有可操作性，但原始證據(jù)性高。

（六）利用方法不同。電子檔案的數(shù)字化形態(tài)，能夠迅速在網(wǎng)絡中傳輸，利用者可以足不出戶，只要借助計算機對檔案網(wǎng)站中的利用系統(tǒng)進行注冊登錄，便可以快速方便地查閱到所需的檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源共享，從而極大地提高了電子檔案的利用價值。紙質檔案的利用者必須親自來到檔案管理部門，通過工作人員進行檔案現(xiàn)場查詢，不但耗費時間精力，而且查閱比較繁瑣緩慢。

三、電子檔案的利用方法

（一）提供拷貝。檔案管理部門以電子檔案及其信息加工的各種載體形式的拷貝件向利用者提供利用的一種方式。向利用者提供載體拷貝件時，應將電子檔案轉換成通用標準文檔存儲格式，供利用者使用?？截惣问桨ǎ红o電復印材料、縮微膠卷、膠片、曬印藍圖、光盤、軟盤等。

（二）網(wǎng)絡傳輸。這一方法比較適合檔案管理部門之間的信息資源互相交流以及向相對固定的查詢單位提供電子檔案資料，這是通過點對點轉換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡來實現(xiàn)。

（三）直接提供。通過檔案管理部門或另一檢索機構的計算機，在檔案管理部門的網(wǎng)站上直接查詢檔案信息資源的一種方法。這種方法簡化了大量的管理工作，大大提高了查詢速度，使更多的利用者能夠通過網(wǎng)絡在異地利用自己的計算機，同時在不同的地方快速查閱同一份或不同的電子檔案，實現(xiàn)了信息資源共享，極大地提高了電子檔案的利用效能。

（四）咨詢服務。檔案管理人員以電子檔案內(nèi)容信息為依據(jù)，以口頭或書面形式，為利用者解答有關電子檔案及其管理情況的服務方式。利用者查閱的內(nèi)容包括：電子檔案組織與檢索的常識，具體形成和利用的情況、形成背景等方面。按照利用者的要求，咨詢服務的方式為書面報告的形式或口頭解答的形式，其中書面形式的咨詢答案可以通過網(wǎng)絡傳遞給利用者。

（五）進行編研。根據(jù)客觀需要，對電子檔案內(nèi)容進行分析研究，按照一定的題目，將相關信息加工、編研成各種形式的電子檔案編研成品的業(yè)務工作。電子檔案的編研成品按信息加工方式可分為：匯編型、摘要型、編譯型、著述型；按照信息的類型可分為：文字型、數(shù)字型、圖像型、聲音型、混合型。編研者也可以根據(jù)需要打印或出版紙制材料。

（六）網(wǎng)站服務。檔案管理部門在互聯(lián)網(wǎng)上建立專門的檔案網(wǎng)站，提供多種檔案信息資源服務，包括：檔案資料的網(wǎng)絡檢索、最新的有關檔案法律法規(guī)公布、專題討論、知識解答、其他檔案網(wǎng)站資源、館藏編研成品出版信息等。網(wǎng)站是一個綜合性的檔案信息服務平臺，具有開放性、服務范圍廣、信息量大的特點。

四、電子檔案的利用管理

（一）審核使用權限。審核應由利用的決策者執(zhí)行，要根據(jù)各類人員級別、層次進行使用權限的認定，并向利用系統(tǒng)注冊登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動判定當前使用者身份的合法性和使用功能的范圍，同時由系統(tǒng)自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使用未經(jīng)授權的功能，應拒絕響應并給予警告提示。在電子檔案存儲載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級性和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中要依據(jù)利用者的背景情況和利用目的來決定授權。

（二）嚴把拷貝關。檔案管理部門必須制定嚴格有效的管理制度。對電子檔案進行拷貝之前，檔案管理人員應該依據(jù)利用者的需求和確認其使用權限之后，再進行拷貝件的制作。在查閱電子檔案時，應該根據(jù)利用者所需要的信息進行拷貝，必須避免把載體上存儲的電子檔案信息內(nèi)容全部拷貝，并且要通過計算機技術手段阻止拷貝件的再復制。對那些提供利用的拷貝件必須及時進行回收，對回收的拷貝件，要及時進行銷毀。檔案管理人員和利用者雙方要對提供拷貝的內(nèi)容進行確認，并對使用載體的類型、數(shù)量、使用時間、最后回收期限及雙方責任人等情況進行備案登記。

第8篇：電子檔案范文

【關鍵詞】電子會計；檔案管理；措施；研究

在信息技術不斷發(fā)展的背景下，對各個企業(yè)和事業(yè)單位的會計檔案管理工作提出了更高的要求，會計電算化逐漸代替了會計手工操作，這樣大大減少了財務人員的工作量，并且會計檔案管理的工作效率得到了提升。傳統(tǒng)的會計管理體系不能適應社會發(fā)展的要求。為此，各個企業(yè)和事業(yè)單位需要對傳統(tǒng)的會計管理體系進行不斷的改革和創(chuàng)新，此項工作成為現(xiàn)階段企業(yè)和事業(yè)單位重要任務之一。

一、電子會計檔案的定義

會計檔案在我國檔案中占據(jù)著重要的位置，同時也是各個企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質的形式進行存儲的會計核算的專業(yè)材料，電子會計檔案對經(jīng)濟業(yè)務進行及時的記錄，是反映經(jīng)濟業(yè)務的重要資料依據(jù)。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質進行存儲、依賴計算機硬件環(huán)境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。

二、電子會計檔案管理現(xiàn)狀分析

第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認識和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對電子會計檔案進行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務。

第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性?，F(xiàn)階段，我國多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設，并且在建設完成后將財務會計軟件系統(tǒng)進行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進行總結和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進行歸檔，從而導致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。

第三，電子會計檔案管理人員的專業(yè)技術和素質有待提高。目前會計電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領導對會計電算化沒有足夠的認識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進行簡單的篩選，這樣的情況導致電子檔案管理人員的專業(yè)技術和素質存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進行，工作效率非常低，與此同時，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對管理人員進行培訓，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進行管理，不能滿足社會發(fā)展對電子會計檔案管理的要求。

第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤和光盤等介質中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業(yè)和事業(yè)單位帶來了一定的負面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟損失。

三、提高電子會計檔案管理的措施

第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國相關規(guī)定的要求對企業(yè)和事業(yè)單位的相關賬簿、會計報表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書面材料進行打印并且進行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機制進行完善，建立科學的電子會計檔案保存管理機制，選擇質量較好的磁盤介質對電子會計檔案進行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進行分類和編號；其三，對現(xiàn)有的電子會計檔案借用制度進行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經(jīng)過財務部門領導的批準，辦理相應的借用手續(xù)。

第二，對電子會計檔案的特征進行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現(xiàn)自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因為其具有不穩(wěn)定性的特點導致會計檔案信息可能會發(fā)生一些改變；其三，當一些新技術應用到電子會計檔案管理中時，信息會出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進行明確，并且對各個特征可能出現(xiàn)的問題進行分析，采取相應的措施對其進行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進行，并且取得較好的效果。

第三，對電子會計檔案的內(nèi)容進行明確。對電子會計檔案的內(nèi)容進行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進行的重要前提。隨著會計電算化的應用出現(xiàn)了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數(shù)據(jù)、磁性介質和光盤中存儲的會計數(shù)據(jù)以及電腦打印的書面會計數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用和定點開發(fā)軟件相結合會計軟件的整套開發(fā)文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準確性，除此之外，我國相關法律規(guī)定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進行嚴格的把關，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準確。

第四，配備專業(yè)管理人員，增強電子會計檔案風險意識。電子會計檔案具有一定的動態(tài)性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風險，所以必須要引進和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會計電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會計核算被計算機取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機的磁盤中，如果發(fā)生火災和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國企業(yè)和事業(yè)單位需要強化電子會計檔案風險管理意識，對可能出現(xiàn)的風險進行防范。主要包括如下內(nèi)容：其一，對電子會計檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護措施。電子會計檔案管理人員應該對數(shù)據(jù)材料進行及時的備份，在進行備份時需要對光盤的質量進行檢查，保證其質量不會出現(xiàn)任何問題，根據(jù)所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數(shù)據(jù)進行整理和分類，并且需要明確標明數(shù)據(jù)的內(nèi)容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會計檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設備和防盜設備，如果出現(xiàn)任何異常時在第一時間發(fā)出提示。

四、結束語

上述文章對電子會計檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業(yè)和事業(yè)單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。

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[4]李穎.ERP環(huán)境下會計檔案信息資源管理探析[J].山西檔案，2014（6）：60-62.

第9篇：電子檔案范文

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結構和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網(wǎng)絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡終端在其權限范圍內(nèi)進行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設備檔案。企業(yè)引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設計院設計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

3會計電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

B．賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。二、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

1、軟磁盤的保護

A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。

F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2、光盤的保護

A．規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。