檔案管理的工作總結(jié)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的工作總結(jié)范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；對策

學校檔案作為學校各項工作的真實歷史記錄，記載了學校教育教學的主要活動，是學校發(fā)展過程的真實記錄，體現(xiàn)了學校管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色等內(nèi)容。通過對中專學校檔案的分析，對于總結(jié)學校發(fā)展的成敗、得失，為以后學校的發(fā)展規(guī)劃提供科學的依據(jù)。因此，加強學校檔案管理水平對于加強學校建設(shè)、進一步推進教學改革、不斷提高教育質(zhì)量等，均具有十分重要的意義。但是，受自身條件的限制，許多學校，尤其是中專學校檔案管理水平比較落后，檔案收集偏重于文書檔案，門類單一，無法適應(yīng)學校各項事業(yè)科學發(fā)展的要求。

一、中專學校檔案管理中存在的主要問題

1.管理制度沒有得到貫徹落實

從表面看，大多數(shù)中專學校制訂了一些檔案管理工作規(guī)范（如檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、編研、利用等）、檔案工作人員崗位職責等規(guī)章制度，每年也撰寫工作計劃和工作總結(jié)。但是，這些規(guī)章制度往往是寫在紙上、掛在墻上，沒有真正得到貫徹落實。工作計劃和工作總結(jié)也往往是為應(yīng)付上級的檢查而寫，說的多，做的少。

2.缺乏穩(wěn)定的檔案人員隊伍

檔案工作本身枯燥、乏味，不易出成績，需要有較強的工作耐心。因此，這一崗位對年輕缺乏吸引力。在中專學校，檔案部門屬于教學輔助部門，檔案管理人員屬于教學輔助人員，這一機構(gòu)往往不受重視，所以，檔案管理人員大多由其他部門人員兼職，缺乏專業(yè)背景。而且許多人年齡偏大，學歷低，知識比較單一。再加上日常工作的忙碌，造成他們沒有更多的時間和精力鉆研業(yè)務(wù)，缺乏必備的專業(yè)技能。這種狀況直接導致了檔案管理人員結(jié)構(gòu)老化，甚至檔案隊伍不穩(wěn)定的局面。

3.檔案基礎(chǔ)建設(shè)比較落后

不少中專學校檔案室的建設(shè)投入嚴重不足，個別學校甚至沒有設(shè)立專門的檔案室，電子檔案分別保存在不同的職能部門中，“硬件”投入遠遠不夠，設(shè)備陳舊老化，辦公條件比較差，導致檔案丟失現(xiàn)象嚴重，無法給教學、科研提供更多的支持。

4.現(xiàn)代信息技術(shù)沒有得到充分利用

不少中專學校的檔案管理仍以手工為主，沒有實現(xiàn)檔案資料的信息化處理。主要表現(xiàn)為：收集的檔案材料仍以紙質(zhì)為主，電子文件的收集整理步伐緩慢，導致檔案的查詢非常不便；檔案管理人員對信息技術(shù)的應(yīng)用不夠主動，對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理的方法掌握程度較低，有的甚至不想了解，更不想接觸，要想掌握更是無從談起，這種得過且過，不求進取的想法對提高檔案管理水平是非常不利的。

二、提高中專學校檔案管理水平的措施

針對中專學校檔案管理中存在的上述主要問題，應(yīng)主要采取以下措施：

1.進一步完善并落實檔案管理制度

進一步完善進一步完善檔案管理制度，是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范有序的基本保證。為此，要在《中華人民共和國檔案法實施辦法》的指導下，制定并完善本單位的《檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度規(guī)章，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標。從而使中專學校檔案工作走上科學化、制度化發(fā)展軌道。

2.建立一支穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍

中專學校要重視檔案工作的重要性，要把檔案管理人員與教學、科研、圖書管理人員同等對待。要注重對檔案管理人員的培訓，要依照學以致用的原則，尤其是要結(jié)合他們的年齡、文化程度、業(yè)務(wù)熟悉程度來進行培訓，使他們掌握有關(guān)檔案的新知識、新技術(shù)、新技能，了解檔案界的研究動態(tài)、檔案工作發(fā)展趨勢及現(xiàn)代科學技術(shù)在檔案工作中的運用等內(nèi)容。鑒于許多中專學校經(jīng)費不足的現(xiàn)狀，要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化教育手段，使他們獲得多樣化的信息來源。這樣，既可以不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又可以節(jié)約經(jīng)費，同時又解決了工學矛盾。

3.加強對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入

中專學校要加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建立起專門的檔案室，定期更新、添置必要的檔案設(shè)備，尤其是要不斷更新管理軟件，以便于開展工作。這一工作如果能得到長期堅持的話，每年的投入并不算大。所以，學校要每年拿出一定數(shù)量的經(jīng)費，投入到“硬件”建設(shè)中去，維護檔案的完整與安全。從而使檔案工作能真正為學校的教學、科研等工作服務(wù)。

4.加強現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用

第2篇：檔案管理的工作總結(jié)范文

一、新醫(yī)改實施后醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）醫(yī)院檔案管理的政策不夠具體完善。大部分醫(yī)院制定的檔案管理相關(guān)政策不夠完善，在整理與檢查中漏洞百出，主要原因在于國家下發(fā)了通用的檔案管理規(guī)范，但各地醫(yī)院未依據(jù)自身情況完善檔案管理制度，從而欠缺規(guī)范性與嚴謹性，在相關(guān)部門進行檢查時，出現(xiàn)了工作效率差、不能快速找到所需材料、部分資料缺失等問題。

（二）醫(yī)學檔案管理的重要性未引起所有人的重視。在醫(yī)院發(fā)展過程中，大多數(shù)人將目光放在了醫(yī)療技術(shù)的研究上，而對檔案管理沒有明確的認識，甚至會認為檔案的存在對醫(yī)院的發(fā)展沒有太大的影響，處于可有可無的地位，從而降低了對檔案管理的要求，致使檔案管理不具備完整性和利用性，沒有真正體現(xiàn)出檔案的實用價值，致使檔案內(nèi)容出現(xiàn)缺失。

（三）部分檔案管理人員不具備良好的專業(yè)素質(zhì)。在各個醫(yī)院的檔案管理人員中，存在著一個普遍的問題，那就是管理人員能力分配不均。從事檔案管理工作的人員，在專業(yè)水平、理論研究、文化程度等方面素質(zhì)區(qū)別較大。檔案管理人員大多數(shù)是因部門需要而調(diào)動過來進行檔案管理的，他們很少有人具備專業(yè)的管理能力，對檔案的認識欠缺，而且缺乏創(chuàng)新意識，無法在檔案管理方面有所作為，更不可能進行高效管理。從而出現(xiàn)檔案管理不及時、缺乏專業(yè)檔案管理的能力，導致醫(yī)院發(fā)展沒有可靠的材料依據(jù)等問題。

二、改善醫(yī)院檔案管理的措施

為深化醫(yī)療衛(wèi)生改革，不斷增強醫(yī)院檔案管理水平能力，現(xiàn)根據(jù)以往經(jīng)驗以及所出現(xiàn)過的問題，重點將整改措施放在能長久推進醫(yī)院發(fā)展的檔案管理層面?，F(xiàn)提出三條對檔案管理行之有效的解決方法：

（一）擺正態(tài)度，增強檔案管理人員對檔案的重視。進一步改善檔案管理的內(nèi)容，首先要讓檔案管理人員意識到自己工作的重要性，這要求醫(yī)院領(lǐng)導和各部門負責人、檔案管理人員重視檔案工作，進行定期統(tǒng)一的培訓，清楚工作職責，重點加強對檔案的收集、整理、分類、歸檔等，為方便日后的管理與查找做好鋪墊。還要培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新能力，充分發(fā)揮各自優(yōu)勢，各抒己見，提出高效管理檔案的方法和措施，豐富檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量，做到真正使檔案發(fā)揮自身優(yōu)勢，為醫(yī)院的發(fā)展作出貢獻。此外，醫(yī)院要對檔案管理工作進行適當?shù)男麄?，不僅要讓檔案管理的人員知道它的必要性，還要讓其他方面的工作人員了解檔案管理的重要性，這樣才能更好地配合檔案管理人員的工作，使檔案管理工作順利進行。

（二）完善醫(yī)院檔案管理制度，制定一套創(chuàng)新、高效的管理措施。隨著醫(yī)改工作的不斷發(fā)展，對檔案的管理要求也更加嚴格，如何能跟進醫(yī)改發(fā)展的步伐，提高醫(yī)院的檔案管理水平，需要相關(guān)管理部門制定出一套創(chuàng)新高效的管理措施。在進行檔案管理的過程中，應(yīng)專門成立一個檔案管理小組，并配有專業(yè)的管理人員進行大局的管理，指導其他人如何高效地對檔案進行分類、歸整。此外，在檔案具體內(nèi)容、檔案人員分配、檔案管理?h境等方面都要有創(chuàng)新性研究，從而高效提高醫(yī)院檔案管理的能力。

（三）提高對檔案管理人員的要求。醫(yī)院檔案管理的好壞與管理人員的素質(zhì)高低有著密切的聯(lián)系。只有將檔案管理人員的行為規(guī)范到符合管理工作的要求后，才能使檔案管理的工作順利進行。醫(yī)院在選擇管理人員時，應(yīng)對其責任心、對待工作的嚴謹性、思維創(chuàng)新性、管理能力各方面進行考核。同時，要不斷提高他們的文化能力和對專業(yè)知識的培養(yǎng)，不定時舉行部門檔案管理水平競賽，激發(fā)他們工作積極性，面對問題時學會運用所學知識進行解決。并要求檔案人員定期進行工作總結(jié)，多聽取他人的經(jīng)驗，多看有關(guān)醫(yī)療政策和檔案方面的報道、論文等，做到與時俱進，能夠通過創(chuàng)新性思維高效開展管理工作。

第3篇：檔案管理的工作總結(jié)范文

20__年檔案管理工作總結(jié)

20__年，我局檔案管理工作緊緊圍繞落實“文化興市”戰(zhàn)略，加快推進文化事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展這一目標，不斷夯實檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大檔案管理工作力度，有效發(fā)揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發(fā)展，較圓滿完成了工作任務(wù)?，F(xiàn)將具體情況總結(jié)如下：一、高度重視，加強領(lǐng)導

今年以來，我局高度重視機關(guān)檔案管理工作，將機關(guān)檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領(lǐng)導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。20__年，新一屆領(lǐng)導班子調(diào)整后，及時調(diào)整了安陽市文化局檔案管理工作領(lǐng)導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關(guān)管理的一項重要的內(nèi)容納入年度目標，與機關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主管領(lǐng)導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

為進一步加強對機關(guān)檔案工作管理，局機關(guān)舍得在檔案設(shè)施上投入，局機關(guān)搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設(shè)立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經(jīng)費，購置檔案柜20余節(jié)，為檔案室配置了計算機等專用設(shè)備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。

二、加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

為進一步加強我局的檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機關(guān)的文書檔案管理，20__年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關(guān)規(guī)章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關(guān)單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關(guān)的崗位責任制，充分發(fā)揮和調(diào)動檔案工作人員的積極性。

為規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，20__年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統(tǒng)》軟件。對所有須歸檔的文件材料經(jīng)整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打??；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學化管理軌道。

四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作

20__年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務(wù)檔案900余卷。其中，20__年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；20__年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務(wù)。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作。協(xié)助市檔案局制作了《崔蘭田藝術(shù)生平展》、《張寶英舞臺藝術(shù)展》網(wǎng)頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術(shù)生平展》；與市檔案局聯(lián)合出版了《崔蘭田藝術(shù)研究》，為落實“文化興市”戰(zhàn)略，弘揚崔派戲曲藝術(shù)做出了積極貢獻。

五、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務(wù)

為進一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據(jù)。20__年上半年，由于機關(guān)搬遷至東區(qū)黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關(guān)要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務(wù)重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調(diào)10余名人員，并在檔案局領(lǐng)導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務(wù)檔案的整理歸檔任務(wù)，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎(chǔ)。

六、 工作中的不足和今后打算

1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。

第4篇：檔案管理的工作總結(jié)范文

關(guān)鍵詞:會計檔案管理 規(guī)范管理 建議

中圖分類號:F230 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2010)07-157-02

會計檔案是經(jīng)濟活動的歷史記錄和經(jīng)濟效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動、進行經(jīng)濟分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會計檔案,可以幫助財務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實依據(jù),還可以從中學到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識,借鑒到先進的管理方法,對會計工作起到推動作用。筆者根據(jù)多年管理會計檔案的經(jīng)驗,談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會計檔案的一些體會。本文提出外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計檔案,服務(wù)企業(yè),提高財務(wù)工作效率。

一、會計檔案管理現(xiàn)狀和不足

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和會計體系的日趨完善,財務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實行財務(wù)管理規(guī)范化、標準化。會計檔案管理工作是財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。

1.會計檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會計檔案為四類。這四類主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項其他類的會計檔案中所指的“其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料”,多為銀行對賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽證書,其他諸如會計檔案移交清單以及近年來增加的風險管理、內(nèi)部控制評價等有利用價值的財務(wù)資料均未按會計檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。

2.會計檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會計檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。

3.會計檔案保管條件較差。在經(jīng)濟高速發(fā)展的今天,財務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會計檔案管理工作作為財務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會計資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。

4.會計檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會計檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會計檔案。

5.會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會計檔案的人員不懂得會計檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。

二、會計檔案管理內(nèi)容

按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財務(wù)管理特點,筆者認為將會計檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會計檔案利用功效、提高財務(wù)工作效率。

1.會計檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化、流程化、細致化,財務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細化,日后可保存利用的會計資料越來越多。

(1)外部會計檔案。是指按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定的、定時移交檔案管理部門保管的會計檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。

(2)內(nèi)部會計檔案。是指與財務(wù)管理和會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)、由財務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會計檔外)具有連續(xù)利用價值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會計檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會計檔案由財務(wù)部門內(nèi)部負責保管。

2.內(nèi)部會計檔案管理內(nèi)容。外部會計檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點對電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會計檔案管理的一些想法,供探討。

內(nèi)部會計檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責任,細化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:

(1)預(yù)算管理類。預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導向,圍繞各項經(jīng)濟活動,采用價值量和實物量等形式,通過預(yù)算對公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進行整合,分配資源,落實責任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評價,實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的管理活動。

財務(wù)預(yù)算依據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算編制,業(yè)務(wù)預(yù)算是基礎(chǔ)、財務(wù)預(yù)算是核心,所以編制財務(wù)預(yù)算搜集的業(yè)務(wù)預(yù)算,包括年度預(yù)算和中長期預(yù)算等;上級單位預(yù)算的批復、預(yù)算分解方案、預(yù)算執(zhí)行分析報告、年度業(yè)績考核、預(yù)算管理的有關(guān)文件以及其他預(yù)算資料。

(2)工程管理類。工程財務(wù)管理是企業(yè)財務(wù)管理的重要方面,項目繁多,涉及的資金量非常大,所以財務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項目批準立項的有關(guān)資料、工程概預(yù)算、工程投資計劃、按項目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計劃和退庫匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報表、工程項目審計報告等。

(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點報告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報表。

(4)稅政管理類。單位納稅申報表、進項稅抵扣表、單位代扣個人所得稅申報表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報表。

(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟合同、合同管理臺賬。

(6)電價電費(包括各種財政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報表(財務(wù)報表編制依據(jù))、電價電費分析報告、電價電費管理文件、電價電費管理報表、電力交易電量結(jié)算單。

(7)財務(wù)稽核類。年度稽核計劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報告、被稽核單位整改報告、年度稽核工作總結(jié)。

(8)其他類。年度財務(wù)工作計劃、年度財務(wù)工作總結(jié)、財務(wù)綜合分析報告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購申請表、發(fā)票存根、年檢登記、變動等資料、會計工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認單、企業(yè)年度工作報告、企業(yè)內(nèi)控評價報告、企業(yè)全面風險管理報告等。

三、內(nèi)部會計檔案規(guī)范管理

1.會計檔案歸檔原則。

(1)財務(wù)部門各專責根據(jù)崗位職責,在日常工作中形成具有保存利用價值的資料,必須歸檔管理。

(2)歸檔的會計資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機聯(lián)系,充分考慮會計檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點。

(3)會計檔案按外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時間銜接性。

(4)根據(jù)財務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會計檔案資料。

(5)內(nèi)部會計檔案具有重點性和適用性。

(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實行規(guī)范化、標準化管理,便于查詢利用。

(7)會計檔案管理專責具體負責會計檔案接收、整理、存放和移交等工作。

2.建立財務(wù)部門內(nèi)部會計檔案管理流程。按照財務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點,制定財務(wù)部門內(nèi)部會計檔案管理標準和崗位檔案移交程序,確定會計檔案在財務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會計工作的連續(xù)性和會計檔案的實用性。

3.會計檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會計檔案必須科學管理,要求單設(shè)庫房或柜架,排列科學、存放有序;外部會計檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時間和姓名,貼好保護簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴防損毀、散失和泄密。

4.利用信息化平臺,積極采用會計檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學管理會計檔案,提高會計檔案查閱速度和利用效率。

5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會計檔案管理人員是集多種技能于一身的復合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財務(wù)專業(yè)知識,還要具備計算機信息處理技術(shù),因此要加強業(yè)務(wù)技能培訓和職業(yè)道德教育,解決會計檔案制度化、規(guī)范化、標準化管理的根本。

6.內(nèi)部會計檔案由財務(wù)部門內(nèi)部指定專人負責管理,根據(jù)利用時間確定保管期限,內(nèi)部會計檔案屬財務(wù)部門所有。

四、建立內(nèi)部會計檔案管理的現(xiàn)實意義

會計檔案具有原始性和不可替代性,管理強調(diào)“及時收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會計檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實意義。

1.有利于提升財務(wù)管理的整體水平。財務(wù)集約化、精細化、標準化管理,貫穿于財務(wù)工作始終,會計資料保存的越多、越細,借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規(guī)定以外的會計檔案,為了財務(wù)工作整體水平的提高,財務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會計檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會計檔案管理有關(guān)事項,確定各個環(huán)節(jié)規(guī)范管理標準,體現(xiàn)財務(wù)管理專業(yè)化和標準化水平。

2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會計檔案,由于存放在財務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。

3.便于財務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財務(wù)工作具有很強的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財務(wù)風險,崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時財務(wù)工作必須定期輪崗制度,財務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會計檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會計檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財務(wù)工作。

4.適應(yīng)高效配合外部監(jiān)管要求。近年來,國資委和上級管理部門為了實現(xiàn)監(jiān)督管理職責,確保國有資產(chǎn)保值增值,經(jīng)常直接或聘請中介機構(gòu)實施各種監(jiān)督檢查和審計。不同的檢查和審計機構(gòu),需要提供相同的財務(wù)資料,為了高效配合檢查和審計工作的有效開展,避免不必要的重復勞動,內(nèi)部會計檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動成本。

第5篇：檔案管理的工作總結(jié)范文

1林業(yè)科技檔案的主要特點

1．1專業(yè)性

科技檔案與其他檔案的最根本區(qū)別在于它產(chǎn)生、形成于科技活動中，而科技活動是分專業(yè)進行的，具有較強的專業(yè)性，專業(yè)性的特點是實現(xiàn)科技檔案管理的重要依據(jù)之一［1］。林業(yè)科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業(yè)特點。以咸寧林科院為例，在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時，歸檔材料就含有調(diào)查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)；如潛山森林公園規(guī)劃建設(shè)工程項目就包括建筑施工圖、工程預(yù)算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個方面、多個專業(yè)的內(nèi)容。

1．2成套性

林業(yè)科技項目在立項、審批、調(diào)查研究、規(guī)劃設(shè)計、工程施工、竣工驗收整個過程中都體現(xiàn)了成套性的特點，即圍繞著一個獨立的科研項目或課題形成，每一項都是相互關(guān)聯(lián)，密切聯(lián)系，記錄了完整的科研項目活動。

1．3階段性

由于有的林業(yè)科研項目周期長，可以根據(jù)項目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應(yīng)用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學、有序。

1．4保密性

林業(yè)科技檔案是廣大林業(yè)科技人員在科學試驗、生產(chǎn)實踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業(yè)建設(shè)真實記錄，在某些方面具有專屬性和獨創(chuàng)性，屬于國家和單位的知識產(chǎn)權(quán)保護范疇，必須得到尊重和保護，要加強對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業(yè)科技檔案的內(nèi)容，適當調(diào)整保密范圍和密級，確保林業(yè)科技檔案與科技資源的安全。

2林業(yè)科技檔案管理存在的問題

2．1檔案管理模式傳統(tǒng)

林業(yè)科技檔案是林業(yè)生產(chǎn)活動的記錄和憑證，又是林業(yè)生產(chǎn)活動必要的參考和依據(jù)，在林業(yè)生產(chǎn)活動中具有重要作用［2］，但長期以來，由于受傳統(tǒng)模式的影響，林業(yè)科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多林業(yè)科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。

2．2科技人員存檔意識淡薄

部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄，只重視科學實踐活動和科技成果論文的發(fā)表，輕視檔案資料的收集，沒有認識到林業(yè)科技檔案是林業(yè)科技項目建設(shè)工作中的重要組成部分，是項目驗收的重要依據(jù)，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗收時臨時抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。

2．3管理人員專業(yè)水平不強

檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業(yè)科技單位，檔案管理工作人員身兼數(shù)職，沒有時間、沒有精力去學習更多專業(yè)知識或進行專門培訓以此提升自己的專業(yè)技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項目具體過程中，對科研項目本身缺乏基本了解和認知，僅憑個人經(jīng)驗進行分類，導致歸檔不完整、不準確、不系統(tǒng)，嚴重影響了林業(yè)科技檔案收集質(zhì)量。

2．4檔案管理規(guī)范化程度不高

有的林業(yè)科研單位對林業(yè)科技檔案管理認識不足，對科技檔案資源運用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設(shè)投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。

2．5檔案管理體系不完善

盡管很多林業(yè)單位設(shè)立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業(yè)科技檔案統(tǒng)一管理方面，由于我國還沒有建立統(tǒng)一的林業(yè)檔案規(guī)章制度，各類林業(yè)資料往往沒有統(tǒng)一由林業(yè)科技檔案管理部門或管理人員進行統(tǒng)一管理，造成林業(yè)科技檔案不健全、不完全、不集中問題。

3林業(yè)科技檔案管理的基本規(guī)范

3．1明確歸檔范圍

林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點和規(guī)律，必須保證林業(yè)科技檔案整理的規(guī)范化程度，切實遵循林業(yè)科技檔案以課題成套進行歸檔的特點。一般按照科研準備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應(yīng)用五個階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報告、技術(shù)考察及調(diào)研報告、課題論證報告、科研課題研究計劃和協(xié)議書、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗分析報告、實驗報告，專利申請的有關(guān)文件；設(shè)計文件、圖紙、重要的往來技術(shù)文件、課題鑒定申請書、工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵、申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應(yīng)用經(jīng)濟效益和社會效益的證明；推廣應(yīng)用方案，技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同，協(xié)議書，成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)，成果宣傳報道等等。

3．2確定歸檔時間

歸檔時間的確定直接影響到歸檔文件的質(zhì)量，決定著歸檔工作能否正常進行。歸檔時間應(yīng)根據(jù)林業(yè)科技活動的規(guī)律和科技文件的形成特點來確定。對于周期較長的林業(yè)科研項目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應(yīng)用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去。對于活動周期不太長的林業(yè)科研項目，可在該項目結(jié)束后進行歸檔。此外，有的林業(yè)科研項目不僅周期長，而且由若干子項目、子課題組成，這些子項目、子課題一般相對獨立，可在每個子項結(jié)束后對該子項進行歸檔。為便于記憶簡易分為：按階段歸檔；在一項科技活動結(jié)束后歸檔；按子項歸檔；按年度歸檔；隨時歸檔。

3．3劃定保管期限

林業(yè)科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長遠利用價值的應(yīng)該永久保存；凡是在一定時期內(nèi)，具有利用價值的可以定期30年保存；凡是在較短時期內(nèi)，具有利用價值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長。

3．4注重日常管理

在林業(yè)科技檔案中新技術(shù)、新品種、知識產(chǎn)權(quán)和種質(zhì)資源都具有非常高的經(jīng)濟和社會價值，作為存儲這些信息的載體—林業(yè)科技檔案的管理就顯得尤為關(guān)鍵。因此，在日常管理中要嚴格按照《中華人民共和國檔案法及其《實施辦法》等法律規(guī)章，建立健全檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計、移交和檔案人員崗位責任制等等，以嚴格的制度管人管事。

4強化林業(yè)科技檔案管理的對策措施

4．1強化認識

作為林業(yè)工作部門要充分認識到林業(yè)科技檔案管理工作是林業(yè)工作的重要組成部分，是推動林業(yè)科技進步的必要資源；是發(fā)展林業(yè)經(jīng)濟、創(chuàng)造林業(yè)效益的基礎(chǔ)工作。特別是基層科研單位領(lǐng)導，要重視檔案管理工作，將所需經(jīng)費列入單位年度財政經(jīng)費預(yù)算，加大資金投入，不斷加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的硬件設(shè)施設(shè)備，建立利于檔案內(nèi)網(wǎng)在線查詢的信息化管理系統(tǒng)。另外，林業(yè)科技檔案工作專業(yè)性強，檔案管理人員要強化認識，與時俱進，除了學習檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識外，還需要補充林業(yè)科技專業(yè)知識，不斷提高綜合管理水平。同時，有關(guān)單位應(yīng)及時組織檔案管理人員參加林業(yè)專業(yè)知識的學習培訓，抓好專業(yè)技術(shù)教育。只有這樣，林業(yè)科技檔案管理才會科學、規(guī)范、有序，檔案信息化管理水平才會得到有效提高，檔案開發(fā)利用才會便捷有效。

4．2完善制度

林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用，離不開檔案管理制度的保障，相關(guān)林業(yè)科技單位應(yīng)以國家有關(guān)檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合本單位實際，按照林業(yè)科技檔案管理規(guī)范和社會發(fā)展需要，建立健全相關(guān)制度，從根本上提高林業(yè)科技檔案管理正規(guī)化建設(shè)水平。

4．3加強應(yīng)用

林業(yè)科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發(fā)利用其信息資源的潛在價值，服務(wù)于現(xiàn)代林業(yè)建設(shè)與林業(yè)科技發(fā)展，服務(wù)于國家的經(jīng)濟建設(shè)。林業(yè)科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學化程度、提高工作效率。林業(yè)科研人員要主動挖掘本地區(qū)林業(yè)科技發(fā)展特點，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務(wù)范圍、深入開展送科技下鄉(xiāng)活動，將實用的致富信息送到林農(nóng)手中，為林業(yè)生產(chǎn)提供可靠依據(jù)。檔案管理人員要根據(jù)科學研究的實際，圍繞特定課題及時地、連續(xù)地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務(wù)，使研究者及時獲得攻克難關(guān)的資料，避免重復勞動，充分發(fā)揮好服務(wù)保障作用，使課題研究人員不斷充實、修正、完善自己的研究內(nèi)容和方法。

4．4實現(xiàn)信息化管理

檔案信息化建設(shè)是目前林業(yè)科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設(shè)作為信息化建設(shè)的重要組成部分進行統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)與單位信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理工作人員要緊跟社會發(fā)展潮流，從收集完整齊全、真實可靠的檔案信息著手，積極應(yīng)用計算機技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)，將先進科學技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用到林業(yè)科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)實施一體化管理。

4．5建設(shè)相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍

林業(yè)科技檔案工作連續(xù)性強，檔案管理人員的頻繁調(diào)動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須抓緊抓實做好檔案管理人員的穩(wěn)定工作，增強他們的責任感，充分調(diào)動從事檔案工作的積極性、創(chuàng)造性。同時要根據(jù)林業(yè)科技工作的特點和需求，不斷加強人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)一批有專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)的人才充實檔案隊伍，安排相對固定的人員管理林業(yè)科技檔案，以保證檔案管理工作的延續(xù)性，從而促進林業(yè)科技檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

4．6完善檔案管理體系

第6篇：檔案管理的工作總結(jié)范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；研究；高職院?？蒲?/p>

1.科研檔案的含義及作用

科研檔案是指在科學技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。

高校的科研檔案，是高校知識產(chǎn)權(quán)的重要載體，凝結(jié)了高?？蒲腥藛T在實踐中創(chuàng)造的科技成果、經(jīng)驗和思維，其中儲藏著大量的科學技術(shù)成果、發(fā)明創(chuàng)造、工藝方法等。因此認真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識創(chuàng)新、技術(shù)進步發(fā)揮重要作用。

2.高等職業(yè)院?？蒲袡n案歸檔范圍

目前，依據(jù)高職院?？蒲谢顒拥膬?nèi)容和特點將科研檔案大致分為科研項目檔案和科研綜合檔案。

2.1科研項目檔案歸檔內(nèi)容

2.1.1科研項目準備階段

準備階段收集的管理文件有：開題報告與課題論證材料，科學基金及重大項目申請報告及批件，任務(wù)書、協(xié)議書、委托任務(wù)書、合同，課題研究計劃等?？萍疾牧嫌校何墨I調(diào)研、綜述報告，實驗方案，應(yīng)用前景調(diào)研報告，市場預(yù)測、應(yīng)用前景分析報告，開發(fā)工作方案等。

2.1.2研究實驗階段

立項后的項目進入實驗階段，需要收集的管理文件有：課題研究計劃執(zhí)行情況表、進展報告表，計劃調(diào)整與撤銷報告等?？萍疾牧嫌校褐匾膶嶒?、測試、原始記錄，數(shù)據(jù)處理材料，設(shè)計文件和圖紙、技術(shù)說明、使用說明，階段工作小結(jié)，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。

2.1.3項目驗收階段

驗收階段需要收集的管理文件有：工作總結(jié)，科研投資和經(jīng)費決算材料，鑒定證書或視同鑒定證書，鑒定會材料、驗收評價意見，使用意見，經(jīng)濟效益和社會效益的證明材料等?？萍疾牧嫌校貉芯繄蟾?、研制報告，論文和專著，工藝技術(shù)報告，技術(shù)訣竅報告等。

2.1.4成果推廣應(yīng)用階段

推廣應(yīng)用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報到材料，轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書，生產(chǎn)定型鑒定材料，成果推廣投產(chǎn)后反饋意見，技術(shù)展覽會的材料等?？萍疾牧嫌校簢鴥?nèi)外學術(shù)交流材料，開發(fā)和推廣應(yīng)用方案及實施情況材料，擴大生產(chǎn)的設(shè)計文件工藝文件，市場調(diào)查、分析報告等。

2.1.5成果申報和獎勵階段

成果申報和獎勵階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報告表，科技成果獎勵申報書及批件，獲獎材料（獎?wù)?、獎狀、證書），專利申請書和證書等。

2.2科研綜合檔案歸檔內(nèi)容

科研綜合檔案是學?？蒲械闹匾M成部分，主要包括：上級有關(guān)部門科研工作的文件及學院的上報材料，學院科研工作的規(guī)章制度，關(guān)于科研機構(gòu)設(shè)置的請示、批復，學院學術(shù)委員會成員名單，學院科研成果受獎情況，上級下達的科研計劃、任務(wù)，學院上報的科研計劃、總結(jié)，學院科研成果登記表及重大科研項目執(zhí)行情況，學院評選先進科技工作者的文件材料，學院召開科研專項會議的文件材料，學院組織開展的科研經(jīng)驗交流活動的文件材料，學院舉辦或承辦的課題研討活動的文件材料，學院有關(guān)科研活動的交往活動、外事活動的記錄材料，學院編印或出版的科研論文集以及反映學院科研動態(tài)和成果的報紙、刊物等。

3.科研檔案管理工作存在的主要問題及原因分析

3.1科研檔案材料收集不完整

科研人員在完成科研項目后，收集的材料主要是一些結(jié)果性和部分依據(jù)性材料，項目實施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續(xù)性研究提高參考和使用時，出現(xiàn)一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因為科研工作人員檔案意識薄弱，在收集科研成果檔案時只注重科研項目的結(jié)果性材料，重點是收集科研項目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項目實施過程中形成的材料，卻很少關(guān)注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個人私有財產(chǎn)，許多珍貴材料，如獲獎證書、專利證書、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認為自己的科研成果是專門用來申報專業(yè)職務(wù)所用，不愿意將原件歸檔。這些都導致了科研檔案不完整。

3.2科研檔案管理人員配備相對不足

科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒有受過檔案工作的相關(guān)培訓，對科研檔案管理缺乏規(guī)范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒有充足的時間和經(jīng)歷從事科研檔案管理。

3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏

科研檔案管理大多參照、借鑒常規(guī)性檔案管理辦法，缺乏相應(yīng)的科研檔案管理制度、辦法和實施細則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能做硬性要求，監(jiān)督力度非常小，這是因為沒有相應(yīng)的制約手段。

3.4科研檔案利用價值范圍比較窄

科研檔案歸檔后，檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項目研究的科研人員提供參考，并未將成果應(yīng)用于教學等環(huán)節(jié)，使得科研成果利用價值范圍比較窄。

4.科研檔案管理的建議

4.1完善科研檔案管理制度

完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎(chǔ)，是學院科研管理的重要部分。應(yīng)結(jié)合學院實際，制定和完善科研檔案管理制度，對科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規(guī)定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項目的立項、中期檢查、結(jié)題驗收的全部過程同步進行，使科研檔案具有客觀性、真實性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性，確?？蒲袡n案的利用價值。

4.2強化科研檔案意識

學院可創(chuàng)造一系列的檔案培訓、外出學習和經(jīng)驗交流機會，加強科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識。

4.3明確科研檔案分工

明確科研檔案管理部門的職責與分工，對相關(guān)人員，如科研管理部門（包括科研部門和系部管理人員）和項目負責人，分別建立科研檔案規(guī)定職責，制定科研檔案歸檔范圍，及時做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責明確的科研檔案管理工作機制。

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第7篇：檔案管理的工作總結(jié)范文

關(guān)鍵詞：高校；教學檔案；檔案管理

高校教學檔案作為教學活動的原始記錄，是反映教學過程的系統(tǒng)而完整的歷史資料，是日后進行教學改革和教研活動的基礎(chǔ)資料，也是日后研究和處理問題的原始憑證。因此，加強教學檔案的管理，建立健全教學檔案，充分開發(fā)教學檔案信息，對于推動教學改革，提高教學質(zhì)量具有十分重要的作用。

近年來，新的教育理念使高等院校在學科領(lǐng)域建設(shè)、辦學方式等方面呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特色。作為高校中心工作的教學環(huán)節(jié)，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復雜化和多樣化，也給高校教學檔案管理工作提出了更高的要求。

一、高校教學檔案的內(nèi)容

1、綜合類

主要包括省、院級有關(guān)教學工作的文件材料；學院有關(guān)教學、教務(wù)工作給上級主管機關(guān)的匯報、請示及批復；教學工作的計劃、總結(jié)；分院、部、室部門職責、崗位責任制、機構(gòu)改革材料；教務(wù)處召開的教學工作會議文件材料；各級優(yōu)秀教學成果評獎辦法、獲獎名單；教育、教學研究成果申報與評審材料，教學改革立項、檢查、成果材料；關(guān)于教學檢查、評估的文件材料及報告；教學工作簡報等。

2、師資建設(shè)類

主要包括教師培養(yǎng)規(guī)劃；教師培養(yǎng)年度計劃；崗前培訓情況；師資情況統(tǒng)計表；教師獎勵情況統(tǒng)計表；教師講課比賽管理辦法；教師講課評分標準；講課比賽評分標準；歷屆講課比賽文件；教師參加學術(shù)會議、培訓工作記錄等。

3、課程建設(shè)、專業(yè)建設(shè)類

主要包括優(yōu)秀課（院、省、國家級）、精品課建設(shè)；有關(guān)專業(yè)設(shè)置、調(diào)整專業(yè)名稱及學制的報告及批復；新增專業(yè)申報材料及上級批復；專業(yè)建設(shè)相關(guān)材料；有關(guān)專業(yè)評估辦法、自評報告、評估結(jié)論；各專業(yè)培養(yǎng)方案、教學大綱；學校歷次制、修訂培養(yǎng)方案的有關(guān)規(guī)定；各級優(yōu)秀課程有關(guān)文件材料（申報、評審、認定）；學校關(guān)于課程建設(shè)規(guī)劃及有關(guān)材料等。

4、學籍管理類

主要包括各單項學科競賽條例、辦法及參賽獲獎?wù)呙麊?；課程成績登記表；學生成績總表等。

5、教學管理類

主要包括教學實習、實訓、實驗、課程設(shè)計、社會實踐等的大綱、計劃、總結(jié)及指導書等相關(guān)材料（實習報告、課程設(shè)計說明書、圖紙）；培養(yǎng)方案、教學大綱教學；管理規(guī)章制度匯編；教學日歷；校歷表；教學任務(wù)書、開課目錄、課程表；典型教案、重要備課記錄；教師任課安排；各學期考試安排、考試總結(jié)；畢業(yè)設(shè)計（論文）有關(guān)規(guī)定；學生畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計、工作計劃、總結(jié)及相關(guān)資料（開題報告、論文、任務(wù)書、設(shè)計說明書、圖紙（工）、成績評定、成績單等）；教師工作量核算、登記材料；教室、實驗室管理制度文件；教學檢查文件、記錄、總結(jié)；有關(guān)英語、計算機等級考試的文件及總結(jié)；有關(guān)建立試題庫的材料；校內(nèi)、校外實習基地建設(shè)、協(xié)議；試卷等。

6、學位管理類

主要包括上級有關(guān)學位工作文件材料；本院學位評定條例、辦法、工作總結(jié)；學位委員會會議記錄、決定；學位委員會授予學位底冊等。

7、教材類

主要包括省、院級關(guān)于教材建設(shè)方面的有關(guān)規(guī)定；編寫教材計劃；各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材，教學指導書、習題集的情況；獲國家級、省部級優(yōu)秀教材目錄及報批材料等。

二、高校教學檔案管理中存在的問題

1、教學檔案管理制度不夠健全

近年來，隨著《普通高校檔案管理工作辦法》的出臺，各高校在檔案法規(guī)制度建設(shè)上取得了很大的進步。但是從目前各高校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍然存在著很多管理制度不健全、不完善的問題。具體表現(xiàn)為：（1）教學工作的文件及其管理，檔案及其管理各自為政，缺乏有效的、統(tǒng)一的監(jiān)督指導和協(xié)調(diào)合作，出現(xiàn)了文件的形成及其歸檔的脫節(jié)；學校每學期的教學工作會議沒有進行規(guī)范的會議紀要；教研室有青年教師培養(yǎng)部署，卻沒有培養(yǎng)規(guī)劃和總結(jié)；（2）各職能部門檔案記錄不一致、不精確。

例如學生考試或紀律違紀、學生參加黨課取得證書、學生參加社會實踐活動取得效果、學生轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、休退學等變動情況的記載存在著各部門之間記錄不一致、不及時的現(xiàn)象；（3）從檔案建立上來看，有些高校沒有建立規(guī)范的部門歸檔、立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集及歸檔工作，每到年底要求歸檔立卷時，才臨時安排非專職人員搞突擊應(yīng)付。

2、教學檔案管理人員素質(zhì)普遍不高

目前，各高校檔案管理員，尤其是各分院及部門的檔案管理員素質(zhì)普遍不高，對檔案工作重視不夠，檔案管理意識淡薄，具體表現(xiàn)有：檔案部門常是一些老同志，很多都是沒有受過正規(guī)的檔案專業(yè)學習，半路出家，對業(yè)務(wù)工作不熟悉，總是邊學邊干；一些檔案管理員學歷低下，文化程度不高，很多分院及部門竟然用工人編制人員管理檔案，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對歸檔文件及其價值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的不嚴肅性、隨意性；還有些分院的檔案工作是由各院的任課老師兼任，沒有設(shè)立專門的檔案管理人員。這些兼職教師由于平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，根本沒有多余的時間和精力去學習檔案專業(yè)知識，也沒有機會接受專門的檔案管理業(yè)務(wù)及培訓，無法實現(xiàn)教學檔案的優(yōu)化管理，更談不上工作熱情。

3、檔案信息內(nèi)容開發(fā)不足，檔案的管理效率不高

當前，許多高校存在信息內(nèi)容開發(fā)不足的問題。各分院之間教學檔案的管理相互封閉，各自為政，無法互相借鑒與交流。盡管有很多高等院校加大了教學檔案管理的力度，但是仍然有些問題很突出，二十一世紀是一個現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代，這就對我們檔案的管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。

三、高校教學檔案管理的對策

1、規(guī)范和完善高校教學檔案管理制度

高校不僅要制定、完善教學檔案管理制度，還要明確高校教學檔案管理人員的職責范圍，使高校教學檔案管理人員有強烈的責任心，更好地調(diào)動其工作積極性。工作制度的建立要由學院分管的院長負責組織，由學院檔案辦公室負責擬定，以便更好地體現(xiàn)檔案工作的科學性與專業(yè)性。通過其制度的執(zhí)行，規(guī)范高校教學檔案具體工作行為，使高校教學檔案管理工作真正步入制度化、軌道化、正規(guī)化。

2、提高檔案管理人員的素質(zhì)

高等院校是高學歷人才集中的地方，但由于各方面的原因，在少數(shù)教學檔案管理人員中出現(xiàn)了學歷低、專業(yè)水平差的問題，這就給高校檔案管理工作造成一定的阻礙。所以，提高高校教學檔案管理人員的素質(zhì)就顯得尤為重要。而要提高高校教學檔案管理人員的素質(zhì)，就要提高高校教學檔案管理人員的思想素質(zhì)。這里所說的思想素質(zhì)不光是指其政治立場要堅定，還必須要求其對本職工作有認真負責的態(tài)度。高校教學檔案不得隨意去改動，例如學生各科、各學年考試成績；學院對在職教師教學工作考核的結(jié)果等。作為高校教學檔案管理人員，不但要有較強的責任心和事業(yè)心，更要有愛崗敬業(yè)、對工作無私奉獻的大無畏精神。其次，高校教學檔案管理人員還要具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)。對于高校教學檔案管理人員大部分都是半路出家、專業(yè)素質(zhì)比較弱的問題，各分院應(yīng)當做好其再教育的工作，例如通過各種進修、脫產(chǎn)或非脫產(chǎn)上研究生班，當然也可以通過自身學習來不斷提升自己的專業(yè)水平和素質(zhì)，以便能更快地適應(yīng)高校教學檔案管理的要求。

3、提高高校教學檔案管理水準，建立多功能型綜合檔案館

隨著現(xiàn)代科技的前進和發(fā)展，構(gòu)建多元的檔案資源管理框架，建設(shè)全民化檔案館將會是以后綜合檔案館的發(fā)展趨勢。復合型檔案館是傳統(tǒng)檔案館發(fā)展的延伸與繼續(xù)，是傳統(tǒng)型檔案館在信息技術(shù)條件下，與其發(fā)展的數(shù)字化檔案館融合而成的一個有機的統(tǒng)一體。復合型檔案館模式融合傳統(tǒng)型檔案館與數(shù)字化檔案館于一體，是檔案館的必然趨勢與選擇。但是，目前我國高校的教學檔案管理工作，從歸檔立卷方面，存在著很多檔案難以及時接收歸檔的情況。檔案資料如果不能夠歸檔及時，信息能力不強，就會在很大程度上削弱檔案館的作用。而復合型檔案館的建立，則是使現(xiàn)有的綜合檔案館強化更有效的途徑。綜合檔案館的強化會使其功能強化，能夠進行統(tǒng)一管理、避免重復的目的，符合構(gòu)建節(jié)約型社會的理念。建立復合型檔案館，不僅能夠?qū)⒏咝＝虒W檔案作為重點進行歸檔，還應(yīng)該將其它各種與教學檔案有關(guān)的檔案進行一體化管理，使檔案之間形成一個體系，提高高校教學檔案的管理水準與效率。所以，高校各級檔案管理部門要加強管理方法與制度的創(chuàng)新，建立一個以現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化為主體，以紙質(zhì)檔案為輔的新型檔案管理模式。

總之，教學檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高等教育改革的深入和以計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展。對高校院系級教學檔案工作提出了更高的要求，教學管理人員應(yīng)適應(yīng)時代需求。提高自身素質(zhì)，掌握最新管理手段，使教務(wù)工作切實為高校教育提供高質(zhì)量服務(wù)，使教學檔案在高等教育發(fā)展中起到積極的作用。

參考文獻

[1]沈躍.高校教學檔案管理的實踐與探討[J].青海師專學報，2004(1).

第8篇：檔案管理的工作總結(jié)范文

關(guān)鍵詞 高職院校 二級學院 檔案管理

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高職院校的二級學院是高職院校黨政、科研等活動的組織和實施者，在教育教學過程中會形成豐富的檔案資料。高職院校二級學院的檔案記錄和反映了二級學院建立、建設(shè)和發(fā)展的歷程，為高職院校的各項統(tǒng)計工作提供源頭的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是評估和衡量二級學院管理水平、教學水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量等的重要平臺，是領(lǐng)導決策的重要支撐和保障。1989年10月，國家教委以第6號令頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規(guī)化、標準化。①

1 高職院校二級學院檔案管理的范圍

高職院校二級學院在日常的教學管理、教學過程、學生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應(yīng)歸檔。歸檔的重點要以高職院校二級學院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實地反映二級學院的各項工作活動情況。

1.1 黨務(wù)行政資料的歸檔

包括學校下發(fā)的黨務(wù)、行政、人事、科研、學團、工會工作的的文件資料;高職院校數(shù)據(jù)采集的報表;二級學院的工作設(shè)想、工作總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、合同協(xié)議、榮譽證書等。

1.2 教學常規(guī)資料的歸檔

包括教學計劃、教學大綱、教學任務(wù)、校歷表、課程總表、教材征訂計劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學生的畢業(yè)設(shè)計論文;教學規(guī)劃、規(guī)定、辦法、會議紀要;各類教學檢查、專業(yè)建設(shè)、課程申報、評獎評優(yōu)資料等。

1.3 師資隊伍資料的歸檔

包括二級學院行政人員、輔導員、實訓室人員、專任教師的基本信息;師資培養(yǎng)計劃、人才引進計劃、骨干教師和專業(yè)帶頭人申報資料、人員年度考核、人員培訓進修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發(fā)明專利等。

1.4 實驗實訓資料的歸檔

包括實訓室建設(shè)方案、實訓室改造方案、實驗實訓教學大綱、實驗實訓報告、實驗室實訓文件、記錄表、制度、工作計劃和總結(jié)、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實驗室評優(yōu)申報等。

1.5 學生管理資料的歸檔

包括各年級學生名冊、畢業(yè)生名冊、學生學籍檔案及學籍變動（休學、轉(zhuǎn)學、退學、留級等）情況原始資料、學生成績單、畢業(yè)生就業(yè)去向、學生參加各級各類競賽獲獎情況等。

2 高職院校二級學院檔案管理的重要性

隨著高職院校的蓬勃發(fā)展，高職院校的規(guī)模不斷壯大，高職院校二級學院承擔的管理和教學任務(wù)也不斷增加，逐步加強高職院校二級學院檔案管理工作是必然的趨勢。二級學院在學校的統(tǒng)一部署下開展日常管理運維工作，工作中形成的規(guī)劃、方案、總結(jié)、紀要等原始資料都真實記載和反應(yīng)了二級學院工作活動開展的過程和結(jié)果，是二級學院歷史的記錄和成長的見證，也是學?？倷n案的完善和補充。根據(jù)高職院校檔案管理工作的要求，要加強對二級學院檔案管理規(guī)范，這是搞好學校檔案管理工作的基礎(chǔ)。目前，如何合理科學的建設(shè)和管理高職院校二級學院的檔案，成為了各個二級學院乃至整個學校發(fā)展中需要思考的迫在眉睫的問題。

3 高職院校二級學院檔案管理存在的問題

（1）管理機制不健全。高職院校對檔案管理工作的意識過于淡薄，沒有意識到檔案管理工作的重要性。學校沒有成立專門的檔案管理工作領(lǐng)導小組，統(tǒng)一指導規(guī)范學校的檔案管理工作。同時，二級學院的檔案管理工作也沒有固定的分管領(lǐng)導專門負責。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔;教學檔案由教務(wù)秘書歸檔、黨務(wù)行政檔案由行政秘書歸檔、學生檔案由輔導員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導致檔案散亂不齊全。

（2）管理意識淡薄。二級學院由于日常承擔了學校繁重的教學、科研、學生管理等任務(wù)，認為二級學院的中心工作是教育教學，對檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導致從事檔案管理的人員責任意識淡薄，檔案管理工作中過于依賴學校的職能部門檔案室;對日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統(tǒng)一梳理歸檔的意識欠缺。

（3）管理隊伍素質(zhì)不高。二級學院的檔案管理隊伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統(tǒng)的檔案管理的業(yè)務(wù)培訓和學習經(jīng)驗，應(yīng)用現(xiàn)代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動頻繁，沒有連續(xù)從事檔案管理的崗位工作經(jīng)驗積累，嚴重影響了檔案管理的水平和質(zhì)量。

（4）管理沒有統(tǒng)一的存放地。二級學院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業(yè)務(wù)板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二級學院的檔案管理還是停留在紙質(zhì)文檔的存檔，紙質(zhì)檔案由于時間的推移和自然的不可抗力，會出現(xiàn)變質(zhì)和老化、發(fā)霉、受潮的現(xiàn)象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質(zhì)能力的局限性，導致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。

4 高職院校二級學院檔案管理的建議

（1）充分認識檔案管理工作的重要性。二級學院的檔案為學校的各項統(tǒng)計和考察借鑒提供了原始的數(shù)據(jù)，折射了二級學院在成長和發(fā)展過程中的不足和進步。在全校范圍內(nèi)，要加強對相關(guān)文件的宣傳和學習，提高二級學院領(lǐng)導、檔案管理員等對檔案的重視。要加強對檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為檔案管理工作保駕護航。

（2）建立健全的檔案管理隊伍。二級學院沒有檔案管理隊伍，需要建立黨政主要領(lǐng)導任組長，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊伍，把檔案管理工作的責任落到實處。對檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案管理人員的工作職責，確保檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。

（3）規(guī)范檔案管理制度。規(guī)范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規(guī)范操作。當檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據(jù)之一。在二級學院教師范圍內(nèi)，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。

（4）設(shè)置專門的檔案室。統(tǒng)一存放二級學院的檔案資料，集中對二級學院的檔案進行管理。由二級學院的檔案人員負責接收登記檔案，配備專門的資料柜，對檔案進行分類保管，重要的檔案要及時移交給學校檔案室保管。

（5）加強對檔案管理人員的培訓。對二級學院的檔案管理人員開展培訓，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓他們系統(tǒng)的學習檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識;對從事檔案管理工作的人員，進行上崗前的培訓考核，考核后頒發(fā)上崗證書;開展深層次的進修，定期組織檔案管理工作學習交流會，到同類院校檔案室學習等活動。

（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時代對高職院校二級學院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，提高檔案工作的管理水平。③要根據(jù)檔案資源的時限和內(nèi)容，建立信息資源查詢庫，提高檔案的利用效率。

5 余論

隨著高職教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和內(nèi)涵建設(shè)的逐步深化，對二級學院的檔案管理工作會提出更高的期望和要求。高職院校二級學院的檔案管理工作是學?；A(chǔ)工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級學院的檔案管理工作是一項長期復雜的系統(tǒng)工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實《普通高等學校檔案管理辦法》，進一步推進高職院校二級學院檔案管理的工作進程，是新時期需要我們不斷思考、探索與實踐的。

注釋

① 金華麗.高職院校二級學院學校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.

第9篇：檔案管理的工作總結(jié)范文

關(guān)鍵詞: 高校科研檔案整理 歸檔范圍 規(guī)范化

高?？蒲泄芾硎歉咝９芾砉ぷ鞯闹匾M成部分?？蒲袡n案是科研部門及科研工作人員,在科學研究過程中,經(jīng)過一定整理,具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院校科研水平的不斷提高和科學技術(shù)的飛速發(fā)展,高?？蒲袡n案作為重要信息資源在教學、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用,促進了學校教學和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展,成為高校事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要部分。因此,如何有效進行科研檔案管理成為學校管理工作的一個重要課題。

一、重新界定高?？蒲袡n案的歸檔范圍

借助于檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現(xiàn)在,預(yù)見未來。因此,界定科研檔案的歸檔范圍就顯得尤為重要?？蒲袡n案具體可以包括:科研課題管理檔案、科研文書檔案、科研成果檔案等。在整理科研檔案中要堅持成果性和記錄性并舉,可用成果價值是保存它的重要原因和主要依據(jù),而記錄性則強調(diào)其完整性、憑證性。有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當妥善保存。在科技加速進步的進程中,檔案管理應(yīng)不斷豐富高科技實用信息,不斷拓寬檔案的利用范圍,集中各方面信息,加以利用整合,形成良性循環(huán)。因此,積極界定高校檔案工作范圍,以科學的態(tài)度管理該項工作,是十分緊迫的任務(wù)。

1.高校科研課題檔案

科研課題材料檔案是科學研究實踐活動的直接表述。主要包括:科研準備階段中的科研課題申請書、審批文件、任務(wù)下達書、項目計劃書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證等材料,研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料,總結(jié)驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果,獎勵申報材料及審批材料構(gòu)。后兩個階段中的材料是科研檔案存檔的主體。

2.高?？蒲形臅鴻n案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄,包括科研計劃、科研總結(jié)、學校制定上級管理部門下發(fā)的科研管理文件、各項科研管理制度,以及課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策,并有計劃地、有順序地進行課題申報、成果評獎及科研管理經(jīng)驗總結(jié)的依據(jù),也是科研檔案的重要部分,對科研管理工作起到很好的指導作用。

3.高?？蒲谐晒麢n案

科研成果主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學術(shù)論文、編寫的學術(shù)著作、獲獎成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等?？蒲谐晒菣z驗高校科研實力的依據(jù)之一,因此,科研成果檔案管理在科研管理中也占有重要的位置。

二、提高科研檔案管理人員的歸檔意識和服務(wù)意識

這就要求加強科研檔案管理人員的自身建設(shè),使其認識到科研檔案管理要開闊思路,著眼于由內(nèi)轉(zhuǎn)向外,擴大科研檔案資源共享,參與科研活動,及時了解和掌握科研第一手資料,確?？蒲袡n案質(zhì)量。同時,還要增強工作責任感,以認真負責的敬業(yè)精神和良好的職業(yè)道德,面向本單位、社會,主動為學校、教師和科研人員提供有價值的最新的科研動態(tài)和信息,利用各種服務(wù)途徑傳遞科研檔案管理信息,為科研人員提供優(yōu)質(zhì)的、全方位的科研檔案服務(wù),為科研檔案工作開創(chuàng)新局面。

三、加強檔案信息化建設(shè),使科研檔案管理規(guī)范化

科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映,又不僅僅局限于某一項科研課題或者科研成果。它是課題及成果之間、學科與學科之間的綜合反映,因而就形成了科研檔案的四個特點:專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作,必須遵循國務(wù)院的《科學技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全有效利用要求”歸檔,避免可能造成大量科研檔案材料零散在外的現(xiàn)象出現(xiàn)。為此,必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來,走實現(xiàn)科研工作與科研建檔兩者協(xié)調(diào)統(tǒng)一的發(fā)展道路,建立合理的歸檔程序,掌握科研檔案管理工作的規(guī)律,保證高?？蒲袡n案的準確、完整、系統(tǒng),最終使高校科研檔案工作走上科學化、規(guī)范化的軌道,提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。

在現(xiàn)代科學技術(shù)快速發(fā)展的今天,檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進的信息技術(shù)之外,查閱起來既耽誤時間又浪費人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開始使用計算機等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄輸入,科研檔案規(guī)范化管理無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,依托計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化,將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合,運用計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術(shù)和設(shè)備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中,從而實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標準、系統(tǒng)化。

總之,要采取各種方法加大科研檔案工作的重視程度,增強高?？萍既藛T的檔案意識,做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作,提高高?？蒲袡n案的現(xiàn)代化管理水平,讓高?？蒲袡n案為高?？蒲泄ぷ髟俪龀晒l(fā)揮應(yīng)有的積極作用。