檔案整理案例精選(九篇)
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第1篇：檔案整理案例范文
對此，西方檔案界已經(jīng)取得了比較一致的認(rèn)識和實踐成果，他們以“文件生命周期理論”為理論基礎(chǔ)，以文檔一體化為實踐基礎(chǔ)，在電子政務(wù)平臺上，創(chuàng)造了元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，從而結(jié)束了西方傳統(tǒng)檔案實體整理的技術(shù)時代。而中國檔案界，一方面是迅速地引進(jìn)了西方的元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，另一方面則又提出了自己的多種多樣的檔案整理技術(shù)，如“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”、“雙套制的檔案整理技術(shù)”、“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”等等。雖然中國一下出現(xiàn)了如此之多的檔案整理技術(shù)，顯得有些混亂，但這些檔案整理技術(shù)具有一個共同的特征，那就是它們并不使用“元數(shù)據(jù)”來整理檔案。這不是一般的技術(shù)上的不同，而是顯露出了中、西方迥然不同的檔案整理技術(shù)走向。我們始終認(rèn)為，中國現(xiàn)有檔案整理技術(shù)的出現(xiàn)，必然有它形成的道理。所以，我們借此篇文章，通過對不同檔案整理技術(shù)的比較，來揭示檔案整理技術(shù)的本質(zhì)及其我國檔案整理技術(shù)的發(fā)展趨勢。
“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”已被檔案界普遍接受，“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”則還是一個剛剛提出的概念。這里只是利用“非”這一重要的邏輯概念表明，只要西方的“元數(shù)據(jù)”不是檔案整理的唯一技術(shù)，那么在“元數(shù)據(jù)”之外，就應(yīng)該有“非元數(shù)據(jù)”檔案整理技術(shù)的存在。大家必須理解，我們提出“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”，并不是要去反對和否定元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而只是要用“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”的概念開道，來梳理在中國已經(jīng)出現(xiàn)的檔案整理技術(shù)，并證明它們同樣是現(xiàn)代的，而且是更適應(yīng)中國檔案實踐的檔案整理技術(shù)體系。
一、元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)
“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”是西方檔案界提出的一種檔案整理技術(shù)。而西方產(chǎn)生這種技術(shù)的實踐基礎(chǔ)是，他們利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其技術(shù)實現(xiàn)了“電子政務(wù)”，并且使“電子政務(wù)平臺”成為他們?nèi)粘Ｐ姓芾淼膶嵺`基礎(chǔ)和管理工具。
在這種特殊的條件下，電子政務(wù)系統(tǒng)本身不僅能產(chǎn)生著電子文件、而且也能提供電子文件的實體信息(數(shù)據(jù))，并且能根據(jù)電子文件生成的具體環(huán)節(jié)，提供隱含在具體環(huán)節(jié)背后的、電子文件與社會實踐及其過程之間的對應(yīng)信息——元數(shù)據(jù)(數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù))，即檔案實踐通常所稱的“檔案歷史聯(lián)系信息”。于是，嵌在電子政務(wù)平臺中的檔案整理系統(tǒng)就可以在電子政務(wù)的支持下，利用所采集的“元數(shù)據(jù)”完成“檔案歷史聯(lián)系”的整理，它不但獲得了“電子文件實體集合”，而且具有了足以使這一文件實體集合轉(zhuǎn)化為檔案的“檔案歷史聯(lián)系的記錄”。而“電子文件實體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”這兩種物質(zhì)實體的獲得，就構(gòu)成了它所要得到的電子檔案實體。因此“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”本身是一個具有科學(xué)性、高自動化程度的檔案整理技術(shù)體系。
由于現(xiàn)在西方和我國還只是將“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”嵌入到了電子政務(wù)系統(tǒng)，所以有人可能誤認(rèn)為，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)只適用于電子政務(wù)。其實不然，它不但能適應(yīng)電子政務(wù)的檔案整理，而且也能適應(yīng)諸如電子銀行、電子商務(wù)、電算化會計等等電子管理平臺的應(yīng)用。事實上，只要人們能為某一社會實踐的管理建立電子管理的平臺，那么元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)就能嵌入這個電子管理系統(tǒng)，成為適應(yīng)它的檔案整理技術(shù)。所以“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”本身是一種具有很寬實踐范疇的實用檔案整理技術(shù)。
“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”所具有的特征是，它徹底變革了傳統(tǒng)檔案實體整理的技術(shù)，成為“文件實體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”分離的技術(shù)。這種文件實體與檔案歷史聯(lián)系整理的技術(shù)分離，使元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中的“檔案歷史聯(lián)系整理”，不再受電子文件實體的干擾，而使檔案整理真正地進(jìn)入了多元的時代，使檔案整理原則從一維的“來源原則”，發(fā)展為具有“實踐主體”、“實踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”?！霸獢?shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”所具有的“文件實體整理與檔案歷史聯(lián)系整理技術(shù)的分離”、“檔案歷史聯(lián)系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質(zhì)實體的雙重構(gòu)成”是其檔案整理技術(shù)的四大特征。
二、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)
在檔案整理技術(shù)中“非元數(shù)據(jù)”與“元數(shù)據(jù)”是相對存在的兩種檔案整理技術(shù)。從概念上說，除了“元數(shù)據(jù)”的檔案整理技術(shù)之外，都屬于“非元數(shù)據(jù)”檔案整理的技術(shù)范疇。但本篇文章不再研究傳統(tǒng)的檔案實體整理，它包含的只是新提出的“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”、“雙套制的檔案整理技術(shù)”和“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”。
不管是“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”，還是“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”，它們的檔案實體整理與檔案歷史聯(lián)系整理都是相互分離的?！半p套制的檔案整理技術(shù)”比較特殊，從表面上看，它是用整理紙質(zhì)檔案的方法完成了電子檔案的整理，但它同樣告訴我們，也能夠用整理電子檔案的方法整理紙質(zhì)檔案。由此我們可以看出，中國檔案界提出的這些非元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，具有一個共同特點，即它們都是“檔案實體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”相互分離的檔案整理技術(shù)。由于這些“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”是“檔案實體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”相互分離的技術(shù)，所以它們就同樣都能實現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多維化。它的檔案整理原則，也可以從一維的“來源原則”，過渡到具有“實踐主體”、“實踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。它們最終都要形成由“文件的實體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”兩種物質(zhì)實體共同構(gòu)成檔案。
于是我們發(fā)現(xiàn)，中國提出的非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)雖然還存在著許多的缺點，但在“質(zhì)”上，這些非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)都具有“文件實體整理與檔案歷史聯(lián)系整理的分離”、“檔案歷史聯(lián)系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質(zhì)實體的雙重構(gòu)成”的四大檔案整理技術(shù)的特征。
三、兩種典型檔案整理技術(shù)的比較
我們的研究發(fā)現(xiàn)，雖然非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的技術(shù)環(huán)境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術(shù)具有相同的內(nèi)在結(jié)構(gòu)，完全可以用同一的《檔案整理結(jié)構(gòu)的模型》來認(rèn)識和解釋它們的機(jī)理和過程。或者說，是因為它們具有相同的檔案整理結(jié)構(gòu)，所以它們才具有它們的共同特征。所以非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)這兩種看似非常不同的檔案整理技術(shù)，其實是同一檔案整理結(jié)構(gòu)的兩種不同技術(shù)表現(xiàn)形式。
為什么會產(chǎn)生這兩種不同的檔案整理技術(shù)形式，或者說，西方為什么采用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而中國為什么要采用非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而這是相同的檔案整理原理為適應(yīng)不同國家檔案實踐條件而產(chǎn)生必然結(jié)果。在中國，其實始終存在著兩種不同的檔案實踐和理論體系。一種是，從民國時期開始的“文檔連鎖法”，后來的“文檔一體化”和現(xiàn)階段提出的“文件中心”，與之相應(yīng)的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實踐分離的檔案實踐，在解放后，中國接受了前蘇聯(lián)的檔案實踐和“立卷人——檔案室——檔案館”的檔案實踐體制，同時也就形成了有別于西方的檔案學(xué)理論。
原理、價值和理念要過渡到實踐，就需要技術(shù)的中介，由于技術(shù)離實踐更近，所以它更要受到實踐的約束，先進(jìn)的技術(shù)并非在哪里都適用，對誰都是具有實用的價值。中國人民大學(xué)王健教授在國家社科基金項目“OA環(huán)境下的文件、檔案一體化管理研究”的技術(shù)報告中就客觀和直率地提出，在中國“無論是檔案行政管理機(jī)構(gòu)，還是檔案館，都無權(quán)指導(dǎo)各機(jī)構(gòu)的文件工作，……因而無法具備全面的一體化功能?！雹賹τ谠谥袊⑽募行牡膯栴}上她也指出“全盤否定檔案室的態(tài)度是不科學(xué)的，完全撤銷檔案室的做法是不現(xiàn)實的，在保留檔案室的基礎(chǔ)上再重建一套文件中心是不必要的，簡單地將檔案室改名為文件中心也解決不了根本問題?！雹谶@些認(rèn)識對于認(rèn)識檔案整理技術(shù)的發(fā)展同樣有效。
我們應(yīng)特別注意，計算機(jī)化與現(xiàn)代化是兩個不同的概念，比如，一種檔案整理技術(shù)雖然沒有實現(xiàn)計算機(jī)化，但如果它能實現(xiàn)多維的檔案歷史聯(lián)系聯(lián)系整理；而另一個雖然實現(xiàn)了計算機(jī)化，但它形成的檔案歷史聯(lián)系卻是一維的，那么我們究竟應(yīng)該將哪種技術(shù)判斷為現(xiàn)代檔案整理技術(shù)呢？檔案整理技術(shù)現(xiàn)代化的關(guān)鍵是檔案整理技術(shù)內(nèi)容上的現(xiàn)代化，計算機(jī)化只是檔案整理現(xiàn)代化的一種外在的形式。
在自動化和計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的程度上，元數(shù)據(jù)顯然要高于非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。但在中國發(fā)展元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，有著諸多檔案界自身無法克服的現(xiàn)實障礙，但只要我們放棄部分元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的高自動化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實現(xiàn)“文檔一體化”、能脫離電子政務(wù)環(huán)境、不用制定也不依賴“檔案元數(shù)據(jù)集”的條件下，創(chuàng)造出一種可應(yīng)用于文書和科技檔案、并適用于紙質(zhì)文件、電子文件和實物混合的、非常實用的檔案整理技術(shù)。所以不要簡單化地根據(jù)計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用程度，來論檔案整理技術(shù)的長短。
四、中國檔案整理技術(shù)前景的展望
通過“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”與“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”的比較研究，我們認(rèn)為：
中國檔案界，須在元數(shù)據(jù)和非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)之間做一抉擇，這是不能回避的。它不是單純的檔案理論和技術(shù)問題，而是干系到中國檔案事業(yè)未來發(fā)展的一次抉擇。它是檔案工作者、檔案學(xué)者和中國檔案事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都必須傾心關(guān)注的問題。
不應(yīng)該排斥元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，但在相當(dāng)長的一段時期內(nèi)，“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”應(yīng)該是一條更適應(yīng)中國國情的檔案整理技術(shù)路線。我們甚至認(rèn)為，它是遲早要被國人所接受的一種檔案整理技術(shù)。
“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”雖然已經(jīng)有了基礎(chǔ)，但技術(shù)整體還處于相當(dāng)混亂的狀態(tài)。我國應(yīng)該在夯實它的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)、簡約它的技術(shù)、注重它的實用性的前提下，統(tǒng)一制定中國的檔案整理技術(shù)規(guī)范。其結(jié)果應(yīng)該是創(chuàng)造出一種具有中國特色的檔案整理技術(shù)體系和理論。這也是中國檔案界在世界有所建樹的一個契機(jī)。
我國在轟轟烈烈引進(jìn)元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的過程中已經(jīng)積累了許多實踐經(jīng)驗，現(xiàn)在是否應(yīng)該對它進(jìn)行一次階段性的總結(jié)，召開一次高端研討會，客觀地評價一下得失，這可能是一個非常有益的建議。
第2篇：檔案整理案例范文
【關(guān)鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用
改革開放以來，隨著中國的迅速發(fā)展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多?？蒲许椖?，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點，并適當(dāng)對其加以利用。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點
（一）電子檔案的優(yōu)缺點。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進(jìn)入了全新的時代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。在信息發(fā)展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會交流與國際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機(jī)而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達(dá)數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進(jìn)行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機(jī)的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進(jìn)行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機(jī)的依賴性強(qiáng)，一旦計算機(jī)受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果?？偠灾?，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經(jīng)達(dá)到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關(guān)信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進(jìn)自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲存、保護(hù)、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達(dá)到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機(jī)密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴(yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點?？蒲许椖恐械臋n案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡明地表現(xiàn)出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢，對于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無誤地對紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項目的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，電子檔案永遠(yuǎn)無法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。
（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進(jìn)展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點整合利用過程，相關(guān)人員要盡最大努力對檔案的優(yōu)點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補(bǔ)，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚Я?，此方面不可替代的?yōu)勢要加以保留。將兩者的優(yōu)勢結(jié)合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。
三、結(jié)束語
在高速發(fā)展的信息時代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，但每一項文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。
【參考文獻(xiàn)】
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第3篇：檔案整理案例范文
【關(guān)鍵詞】土地整理；檔案管理；建議
我國土地檔案管理工作暫行規(guī)定中指出，土地檔案管理包括：地籍管理檔案、土地利用規(guī)劃檔案、建設(shè)用地檔案、土地監(jiān)督檢查檔案、土地科技管理檔案和土地管理教育檔案等。土地整理檔案是土地科技檔案的一種，整理內(nèi)容是對成片土地上的道路、水源、農(nóng)居建設(shè)及耕地坡度改造等，工作內(nèi)容主要有選址、測量、科研論證、規(guī)劃設(shè)計、審查批復(fù)、資金預(yù)算、招標(biāo)、施工、監(jiān)管、竣工驗收等多個環(huán)節(jié)，所涉領(lǐng)域涵蓋工程建設(shè)、田間道路、農(nóng)田水利、護(hù)林綠化、土地復(fù)墾等。在土地資源分配利用、流轉(zhuǎn)、收益過程中發(fā)揮著重要作用。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，研究檔案管理工作規(guī)律，是實現(xiàn)土地整理檔案資料在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮重要作用的技術(shù)保障。
一、提高土地整理檔案管理的重要性
土地整理檔案詳細(xì)記錄了采取工程、生物等措施，對田、水、路、林、村等實行綜合整治等關(guān)于土地總體規(guī)劃或?qū)ｍ椧?guī)劃的過程，通過土地整理措施的實施，增加了有效耕地面積，提高了耕地質(zhì)量，調(diào)整了土地資源利用結(jié)構(gòu)，改善了農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和生態(tài)環(huán)境，改善了農(nóng)民生活條件。在土地資源分配利用、流轉(zhuǎn)、收益過程中發(fā)揮著重要作用。因此研究和探討如何規(guī)范、提高土地整理檔案管理工作有利于最大限度發(fā)揮土地整理檔案在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的重要作用，有利于提升土地整理檔案的利用效率。
二、土地整理檔案管理的策略探究
（一）提高檔案管理認(rèn)識，是土地整理檔案管理的基礎(chǔ)。1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識。要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案法實施辦法》，充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，從主觀上樹立工作責(zé)任感和嚴(yán)肅認(rèn)真做好工作的思想意識，按工作優(yōu)先，服務(wù)至上的原則，最大限度地發(fā)揮管理人員的主觀能動性，更積極主動的投身于檔案管理工作中。2.增強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識。加強(qiáng)對檔案管理和保護(hù)檔案資料的宣傳，提高全體干部職工對檔案管理重要性的認(rèn)識；充分認(rèn)識檔案資源的價值，從主觀上對檔案管理有個全新的了解和認(rèn)識，積極主動配合做好檔案法制建設(shè)，使檔案工作開展做到有法可依。3.爭取領(lǐng)導(dǎo)支持是工作順利開展的有力保障。向領(lǐng)導(dǎo)宣傳土地整理檔案管理工作取得的成績，讓領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識檔案工作的地位和作用，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持；從機(jī)制上加強(qiáng)檔案管理，重視人員、硬件、資金等投入，確保人力、物力和資源的合理配備。
（二）提高檔案工作人員的素質(zhì)是土地整理檔案管理的前提。檔案管理是非常復(fù)雜、煩瑣的工作，是業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的專業(yè)性工作，因此要加強(qiáng)檔案工作者職業(yè)道德建設(shè)，培養(yǎng)檔案工作人員愛崗敬業(yè)的精神；工作中嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范，尊重檔案資料的真實性；培養(yǎng)埋頭苦干，無私奉獻(xiàn)的道德情操；培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真地做好檔案收集、歸檔及保管工作的態(tài)度，樹立扎實干，服務(wù)優(yōu)，守紀(jì)律，創(chuàng)一流的堅定信念。不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)。
（三）做好檔案分類處理是土地整理檔案管理的重點。土地整理檔案所要保存的內(nèi)容是具有價值的文字材料、圖紙、圖表以及聲像等文件資料。在管理中要依照選址、測量、科研論證、規(guī)劃設(shè)計、審查批復(fù)、資金預(yù)算、招標(biāo)、施工、監(jiān)管、竣工驗收等不同階段進(jìn)行細(xì)致分類，認(rèn)真歸檔。要認(rèn)真負(fù)責(zé)的對歸檔項目進(jìn)行審查，文件材料要收集齊全，單項工程要有項目負(fù)責(zé)人審定。分類是土地整理檔案管理中的初級工作，分類要細(xì)致，歸檔要認(rèn)真，才能充分發(fā)揮檔案資料在后期土地規(guī)劃、利用環(huán)節(jié)的重要作用，是土地資源長期發(fā)展的歷史依據(jù)。
（四）將檔案資料數(shù)字化管理是土地整理檔案管理發(fā)展的必然需求。1.開展管理人員技術(shù)培訓(xùn)是實現(xiàn)數(shù)字化管理的技術(shù)保障。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力發(fā)展和信息技術(shù)的逐漸深入，不僅大大提高了工作人員的工作效率，而且提高了檔案資料的完整性和持久性，在引進(jìn)先進(jìn)的土地檔案管理信息系統(tǒng)后，要邀請業(yè)內(nèi)專家對管理人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變管理理念，提高熟練操作軟件的技能，定期考察管理人員的技術(shù)基礎(chǔ)和工作能力，是實現(xiàn)數(shù)字化管理的技術(shù)保障。2.檔案資料數(shù)字化管理是社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的必然需求。當(dāng)前正處于推進(jìn)“四城同創(chuàng)、提升耕地質(zhì)量、打造美麗鄉(xiāng)村、建設(shè)生態(tài)宜居涪陵”建設(shè)的重要時期，土地征用與土地流轉(zhuǎn)、農(nóng)村建設(shè)用地復(fù)墾等工作大量涌顯，檔案查詢、調(diào)卷和出具證明等工作繁多，管理人員的紙質(zhì)業(yè)務(wù)堆積如山，為滿足群眾對檔案資料的查閱和利用需求，充分發(fā)揮檔案資料的利用價值，實現(xiàn)檔案資料的安全管理和便捷查閱，需要做好網(wǎng)上備份、分類，建立數(shù)字化管理體系，因此，土地整理檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代化建設(shè)的必然需求。
三、結(jié)語
總之，土地整理檔案管理要能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，在社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮較大效用，最大限度的發(fā)揮國土檔案的使用價值，為土地的開發(fā)利用提供最真實的依據(jù)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系[J].科技檔案,2006(03).
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第4篇：檔案整理案例范文
【關(guān)鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用
改革開放以來，隨著中國的迅速發(fā)展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多?？蒲许椖?，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點，并適當(dāng)對其加以利用。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點
（一）電子檔案的優(yōu)缺點。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進(jìn)入了全新的時代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。
在信息發(fā)展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會交流與國際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機(jī)而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達(dá)數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進(jìn)行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機(jī)的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進(jìn)行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機(jī)的依賴性強(qiáng)，一旦計算機(jī)受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。
總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經(jīng)達(dá)到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關(guān)信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進(jìn)自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲存、保護(hù)、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達(dá)到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機(jī)密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴(yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡明地表現(xiàn)出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢，對于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無誤地對紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項目的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，電子檔案永遠(yuǎn)無法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。
（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進(jìn)展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。 只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。
電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點整合利用過程，相關(guān)人員要盡最大努力對檔案的優(yōu)點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補(bǔ)，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚Я?，此方面不可替代的?yōu)勢要加以保留。將兩者的優(yōu)勢結(jié)合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。
三、結(jié)束語
在高速發(fā)展的信息時代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，但每一項文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。
【參考文獻(xiàn)】
[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風(fēng)等.高校學(xué)報檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設(shè)與商業(yè)網(wǎng)點，2009（29）：12-13.
第5篇：檔案整理案例范文
一、工作目標(biāo)
各單位機(jī)關(guān)工作人員計劃生育管理建檔率100%、環(huán)孕檢率100%、避孕節(jié)育措施落實率100%。
二、工作步驟
整個管理服務(wù)月活動分三個階段進(jìn)行：
1、宣傳發(fā)動階段（3月8日—3月15日）
召開全鎮(zhèn)集中開展黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位計劃生育管理服務(wù)月活動動員大會。各單位在3月10日前要召開本單位全體工作人員及下屬單位負(fù)責(zé)人會議，成立領(lǐng)導(dǎo)和辦事機(jī)構(gòu)，制定實施方案，將會議精神傳達(dá)到每個工作人員。
2、組織實施階段（3月11日—4月5日）
凡國家公職人員要按照要求詳細(xì)填寫環(huán)孕檢信息檔案，對所填寫信息內(nèi)容，單位領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格把關(guān)，確保信息內(nèi)容真實；同時督促其下屬單位將信息檔案送交當(dāng)?shù)劓?zhèn)計生辦，信息檔案建好后，組織本單位人員按照要求統(tǒng)一到指定鎮(zhèn)計生服務(wù)所進(jìn)行環(huán)孕檢，具體建檔環(huán)孕檢安排：黨群口3月11日—3月17日；綜合經(jīng)濟(jì)口、條管單位：3月18日—3月24日；民生事業(yè)口及其他單位在3月31日前完成建檔環(huán)孕檢工作。鎮(zhèn)計生服務(wù)所安排1—2名工作人員值班，認(rèn)真做好環(huán)孕檢登記。
3、鞏固提高階段（4月1日—4月10日）
各單位要對本單位及其下屬單位干部職工建檔環(huán)孕檢情況進(jìn)行自查，對未建檔或未做環(huán)孕檢人員進(jìn)行督促，確保一人一檔，不漏檢一人。
三、主要措施
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，為集中開展黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位計劃生育管理服務(wù)月活動提供組織保障。切實加強(qiáng)對管理服務(wù)月活動的領(lǐng)導(dǎo)，成立“縣鎮(zhèn)集中開展黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位計劃生育管理服務(wù)月活動領(lǐng)導(dǎo)小組”，其組成人員如下：
各單位、要成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。根據(jù)本實施方案，制定抓好屬地機(jī)關(guān)單位管理服務(wù)月活動實施方案。對屬地機(jī)關(guān)單位建檔及環(huán)孕檢情況向縣人口計生委和其上級主管部門進(jìn)行通報。
第6篇：檔案整理案例范文
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案；數(shù)據(jù)；整理
阿舍勒銅業(yè)公司的檔案管理一直以規(guī)范化管理為工作目標(biāo)，要求負(fù)責(zé)檔案管理的人員嚴(yán)格按照公司檔案管理制度進(jìn)行檔案管理，并在日常工作中，不斷地向各部門檔案管理人員灌輸檔案對公司發(fā)展的重要性，要求在檔案管理的每個環(huán)節(jié)中，均要求做好書面與電子登記記錄，確保檔案的安全性，做到萬無一失。在檔案管理的硬件建設(shè)上，按照檔案管理工作的要求，2008年一次性投入資金40余萬元，為徹底改善各類檔案的保管條件，安裝密集架150組、底圖柜10個、電子文檔柜4， 購買了檔案管理專用電腦、快速掃描儀、復(fù)印機(jī)等先進(jìn)儀器設(shè)備。設(shè)置了獨立的綜合檔案室和檔案人員辦公室，安裝了鐵門、防盜窗、窗簾、配備了滅火器、溫濕器使檔案室達(dá)到了防盜、防光、防火、防潮、防高 、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求，做到警種長鳴，寧可千日無事故，不可一日不防范，確保萬無一失。為阿舍勒銅業(yè)股份有限公司，今后各類檔案的管理走向一個科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道打下一個堅實的基礎(chǔ)，讓館藏檔案更好地發(fā)揮作用。
1. 企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖紙、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實現(xiàn)檔案的有效利用。
2. 企業(yè)檔案管理原則
2.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。企業(yè)的內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。
2.2 維護(hù)企業(yè)檔案的完成與安全。維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案的內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作、生產(chǎn)及活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的文書、科技檔案，嚴(yán)防對檔案人為地加以割裂和零亂堆放。維護(hù)企業(yè)檔案的安全，對企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的事項，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
2.3 便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用慣穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。
3. 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
3.1 明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。項目開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項目完成后15日內(nèi)歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結(jié)束后10日內(nèi)向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。
3.2 嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門、文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。
3.3 完善企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計制度、文件材料立卷歸檔制度等。
4. 電子檔案的優(yōu)越性
4.1 電子檔案減輕了檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作效率。文書歸檔管理人員以前都是手工直接建檔，工作枯燥乏味，自從實現(xiàn)用計算機(jī)來處理文檔后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度。
4.2 計算機(jī)管理有利于防止遺漏文件，達(dá)到查漏補(bǔ)缺的目的，用計算機(jī)整理歸檔文件，可隨時查漏補(bǔ)缺，使文檔不存積，只要打開計算機(jī)，輕輕按一下鍵盤，找到檔案目錄修改一下就可以了。
4.3 計算機(jī)管理有利于文檔的保密。過去的檔案都是整卷歸檔，當(dāng)借閱者想查閱某卷的一份或者幾份文件時，需要整卷提供，利用者能夠看到整卷內(nèi)容，這不符合文檔管理保密要求。而計算機(jī)管理采用按“件”整理歸檔，借閱者無法看到其他無關(guān)的文件，達(dá)到了文件保密的要求。
4.4 計算機(jī)管理有利于提高檔案管理工作質(zhì)量。利用計算機(jī)管理檔案，檔案工作人員就可以從枯燥乏味的整理工作中解脫出來，可以充分的把時間和精力放在其他工作中，提高檔案管理工作效率，使文書檔案的管理能夠發(fā)揮出更好的時效價值。
5. 電子檔案管理中存在的問題
5.1 計算機(jī)管理電子文件原稿保存的忽視問題。
目前，人們?nèi)粘＾k公中，基本上在計算機(jī)上起草和制作文件，往往一旦文件被定稿，打印成正式文件后，電子文件作為草稿就被忽視了保存價值。許多單位對電子文件隨意進(jìn)行刪改，沒有采取很好的保護(hù)措施，使電子稿件失去了原始性，從而也就失去了歸檔保存的意義。
5.2 計算機(jī)管理電子文件的信息安全與保密問題。
電子檔案利用計算機(jī)保存，存在著保存位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性問題，這就使電子檔案與載體相分離，使電子檔案信息隨意被修改、竊取、銷毀。當(dāng)下，互聯(lián)網(wǎng)越來越廣泛的開放于社會，計算機(jī)極易被電腦病毒感染和電腦“黑客”闖入，很可能對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被攻擊就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個計算機(jī)系統(tǒng)癱瘓。
5.3 計算機(jī)管理對電子文件的接收格式問題。
由于計算機(jī)對電子文件的管理在全國范圍內(nèi)還未普及，每個檔案管理部門使用的檔案軟件不同，存儲檔案方式不同，檔案文件在轉(zhuǎn)手移交過程中會出現(xiàn)一些困難，從而阻礙了檔案管理的正常工作，影響了工作實效。
6. 解決電子檔案管理過程中問題的對策
6.1 加強(qiáng)計算機(jī)對電子文件的全過程管理。
非常重要的文件應(yīng)原稿進(jìn)行收集和積累，草稿性的文件一般情況下可不保留。對起輔助作用或正式作用的文件應(yīng)及時收集和整理，并與紙質(zhì)文件之間建立一對一的標(biāo)識關(guān)系。必要時應(yīng)進(jìn)行備份或者對文件進(jìn)行壓縮，以免系統(tǒng)發(fā)生故障使電子文件信息丟失。
6.2 重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)教育。
檔案管理者應(yīng)具有較高的專業(yè)素質(zhì)。必須具有扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計算機(jī)知識，實現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。另外，要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。
6.3 加強(qiáng)對電子文件所依賴的計算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理。
軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機(jī)刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
7. 工作中的不足和今后打算
7.1 加大專業(yè)學(xué)習(xí)力度，不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
第7篇：檔案整理案例范文
關(guān)鍵詞 科研檔案 卷改件 卷內(nèi)目錄 漫談
中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》的實施，是我國檔案工作改革的一項重要舉措，是檔案管理進(jìn)入了一個更新、更高境界的標(biāo)志。筆者結(jié)合工作體驗，就文書檔案的整理問題進(jìn)行了探討，主要肯定了文書檔案實行“卷改件”給整理工作帶來的高效率。而對于科研檔案的整理，由于它的特殊性和復(fù)雜性，檔案界眾說紛紜。本文就科研檔案的有關(guān)整理問題進(jìn)行初步的探討。
（1）以件歸檔在文書檔案方面有利實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，而在科研檔案中對檢索的效則會產(chǎn)生或多或少的制約。以件歸檔的現(xiàn)代化管理至少要建立在文件目錄的電腦管理的基礎(chǔ)上，每一條文件目錄都要輸入電腦中，這樣檢索每份文件就迅速。通常文書檔案是一份份利用，案卷對文書檔案來說不是一個必要的檢索層次，而文件才是檢索的必要層次，所以以件歸檔使得文書檔案的利用顯得非常便利。而在科研檔案的檢索利用中，課題是很重要的一個分類層次，案卷一般是以課題命名。案卷是科研檔案檢索的必要層次，增加了文件級就增加了一個檢索層次，同時，科研材料的內(nèi)容比較規(guī)范，同一類型的科研材料內(nèi)容都是大同小異，主要有申報書、鑒定證書、總結(jié)報告、論文、查新報告、應(yīng)用證明等等，而且不同階段的材料不會混在一起，很利于查找。如果不是全文管理，類似的文件題名的輸入利少弊多，不僅耗費人力，而且增加了數(shù)據(jù)庫的層次，影響了檢索效率。
（2）以件歸檔在文書檔案方面有利于日常整理保管，而對科研檔案則不適用。文書檔案歸檔后迅速移交檔案室保管，檔案室管理有序，一般不會丟失。通常文書檔案的利用、借用時間不長，易管理。而對于科研檔案來說，歸檔前材料是由科研人員保管的，要科研人員做到隨辦隨歸無論在業(yè)務(wù)能力上，還是在意識上都難以辦到。此外，目前科研檔案的歸檔方式主要有兩種：課題結(jié)束一次性歸檔和分階段歸檔。如果是采用分階段的辦法，因課題還沒結(jié)束，一般都由課題組借出長期自己保管。即使是課題結(jié)束一次性歸檔，在課題結(jié)束一、二年內(nèi)，由于申請下一個課題的需要，課題組也需較長時間的借用。采用以件歸檔，科研人員借去時間長了很容易丟失檔案。
（3）科研檔案卷內(nèi)目錄應(yīng)采用固定格式。目前我國的科研檔案的卷內(nèi)目錄是按照科研檔案在形成過程中各個工作程序的特點，從應(yīng)歸檔的文件材料中歸納出來的。長期以來，每項科研項目所形成的科研檔案歸檔項目都有相對固定的內(nèi)容材料。針對這一特點，筆者認(rèn)為對科研檔案卷內(nèi)目錄采用固定格式來填寫各部分的材料內(nèi)容，有助于提高科研檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、同時提高科研檔案整理的工作效率。
科研檔案卷內(nèi)目錄采用固定格式具體的做法：在制定科研檔案的卷內(nèi)目錄時，應(yīng)細(xì)致地分析科研活動各個階段形成科技文件材料的特點和規(guī)律，按照國家規(guī)定的應(yīng)歸檔的文件材料內(nèi)容進(jìn)行篩選，根據(jù)文件材料形成先后或重要程度將內(nèi)容系統(tǒng)排列，確定后將這些內(nèi)容印刷在統(tǒng)一規(guī)定的科研檔案的卷內(nèi)目錄上，成為卷內(nèi)固定格式目錄。其益處是：首先，便于歸檔人員對科研檔案的收集和整理。參與歸檔的科技人員一般對一個項目的科研文件材料應(yīng)歸檔的范圍、內(nèi)容和文件排列的先后順序都不十分了解，通過卷內(nèi)目錄的固定格式內(nèi)容，可以清楚地知道哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件可不歸檔，哪些文件排列在前，哪些文件排列在后。卷內(nèi)固定格式目錄對科研項目的文件材料歸檔和整理起到指導(dǎo)作用。其次，卷內(nèi)固定格式目錄填寫方便。填寫卷內(nèi)固定格式目錄時，只需“對號入座”，即將收集到的科技文件材料，按卷內(nèi)固定格式目錄所確定的順序排好，將內(nèi)容逐項填上“頁次”即可。
由于項目大小不同，形成的科研文件材料數(shù)量不同，卷內(nèi)固定格式目錄中各項內(nèi)容不可能都有，這種情況可通過所填寫的卷內(nèi)目錄“順序號”加以體現(xiàn)，即將所收集的科研檔案文件材料按順序填寫順序號，不需要收集的項目跳過，不填寫順序號，卷內(nèi)共有多少份檔案一目了然。如果項目材料很多，卷內(nèi)固定格式目錄中沒有表現(xiàn)相應(yīng)的內(nèi)容，可以將這些內(nèi)容材料補(bǔ)在最后。
總之，檔案整理工作要不斷地標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化使之與時俱進(jìn)，促進(jìn)科技進(jìn)步，更好地服務(wù)于我國的科學(xué)技術(shù)事業(yè)。
第8篇：檔案整理案例范文
計劃經(jīng)濟(jì)時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)來完成，檔案要想發(fā)揮行政管理職能則必須依據(jù)行政命令才能實行。所以在計劃經(jīng)濟(jì)時期，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)有效推動了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在計劃經(jīng)濟(jì)時期，人們雖然也將其理解為業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但都意識到這種類型的業(yè)務(wù)指導(dǎo)帶有明顯的強(qiáng)制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認(rèn)為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執(zhí)行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進(jìn)行，帶有一定的強(qiáng)制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當(dāng)中，在計劃經(jīng)濟(jì)時期全部行政機(jī)關(guān)都帶有這樣的特點。
我國實行改革開放已經(jīng)30多年了，當(dāng)前已經(jīng)發(fā)展為社會主義市場經(jīng)濟(jì)時期，政府式的行政管理已與當(dāng)前發(fā)展的時代不相適應(yīng)。因此，依法行政得到了人們的認(rèn)可。在這種變化當(dāng)中，首當(dāng)其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進(jìn)一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務(wù)。當(dāng)前人們也高度重視依法行政的實施，重新認(rèn)識到檔案行政管理職能，計劃經(jīng)濟(jì)時期的指令性業(yè)務(wù)指導(dǎo)已與當(dāng)前時展不相適應(yīng)，因此務(wù)必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔(dān)著業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)的制訂工作。但由于受到傳統(tǒng)意識的影響，人們的日常行動還沒有體現(xiàn)這種認(rèn)識，特別是在當(dāng)前的基層，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)依然占有較為重要的成分。
一、法定的檔案行政管理職能簡釋
依據(jù)《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負(fù)責(zé)管理本地的檔案事業(yè)，同時具有指導(dǎo)與監(jiān)督當(dāng)?shù)貦C(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的責(zé)任?！睆闹锌梢悦鞔_，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務(wù)，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當(dāng)中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負(fù)責(zé)與檔案工作有關(guān)的工作和事。而管理不重視結(jié)果，重點關(guān)注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導(dǎo)一個系統(tǒng)一個單位的檔案管理工作，主要是提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學(xué)管理內(nèi)部檔案實體。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務(wù)工作，但卻得不到相關(guān)部門的認(rèn)可。
二、 如何才能做好檔案行政管理工作
(一)檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當(dāng)中的依法包括《檔案法》，但還包括關(guān)系到檔案事務(wù)的一切法律法規(guī)?！稒n案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內(nèi)容和要求原則化嚴(yán)重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應(yīng)用一切關(guān)系到檔案事務(wù)的法律法規(guī)，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統(tǒng)計數(shù)字顯示，在河南省與“檔案”有關(guān)的法律法規(guī)就有17部之多。這些與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發(fā)揮這些涉及到檔案事務(wù)法律法規(guī)的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現(xiàn)的“不到位”問題。
(二)檔案行政管理必須遵循分級管理的原則。依據(jù)《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權(quán)限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據(jù)法律規(guī)定去落實，不然就有可能出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。如在實際工作過程中，在業(yè)務(wù)考核指標(biāo)中把村級建檔工作下發(fā)到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導(dǎo)與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規(guī)定，沒有遵守自身行政管理職能的規(guī)定，屬于管理中的“越位”。而應(yīng)該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎(chǔ)，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、民政部門的檔案機(jī)構(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。也可以這樣認(rèn)為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據(jù)，同時結(jié)合與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)開展規(guī)范性管理。真正做到分級管理，實現(xiàn)對檔案管理部門的指導(dǎo)與監(jiān)督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。
在當(dāng)前的檔案行政管理部門當(dāng)中，都設(shè)置有業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)科，要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門不適宜再沿用當(dāng)前名稱，可以改為檔案管理指導(dǎo)處與檔案指導(dǎo)處，主要工作就是在檔案管理工作中進(jìn)行指導(dǎo)、獎勵、培訓(xùn)、宣傳、教育等，不再帶有強(qiáng)制性特點。法規(guī)處的主要職責(zé)是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執(zhí)法監(jiān)督等，制訂檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策等文件，還具有一定的強(qiáng)制性特點。
(三)增加機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。要想實現(xiàn)依法行政的目的，首先要做好內(nèi)部監(jiān)督工作。在一定條件下，可以設(shè)置檔案執(zhí)法處，也可以稱為“檔案執(zhí)法隊”，主要負(fù)責(zé)強(qiáng)制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規(guī)處的主要職責(zé)就是檔案行政監(jiān)督、審核執(zhí)法隊處理一些案件的情況、制訂業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，負(fù)責(zé)監(jiān)督同級檔案館的工作、監(jiān)督下一級檔案部門的工作、進(jìn)行行政監(jiān)督等。檔案管理指導(dǎo)處的主要任務(wù)就是執(zhí)行一些非強(qiáng)制性指導(dǎo)命令。
第9篇：檔案整理案例范文
關(guān)鍵詞：公證文書 檔案管理
公證檔案體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和各項方針政策的執(zhí)行情況，公證檔案對公證工作的總結(jié)、研究也起著非常重要的作用，它體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)的基本職能，體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)的證明效力。如今隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人們法律意識的提高，大家的公證觀念也明顯增強(qiáng)，因此對公證檔案的管理水平的要求也越來越高。
一、對檔案管理人員的要求
公證檔案管理人員應(yīng)由具有一定專業(yè)知識的人員擔(dān)任。公證檔案管理人員應(yīng)堅持四項基本原則，能夠認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針、政策，忠于職守、嚴(yán)守法紀(jì)，熱愛公證檔案工作。
二、檔案的立卷歸檔、接收和整理
公證事項辦結(jié)后，首先應(yīng)當(dāng)對公證文書進(jìn)行整理。公證檔案立卷的原則是按年度一證一卷、一卷一號。對于同一當(dāng)事人為同一目的而辦的多項公證可以合并成一卷，辦證人員應(yīng)當(dāng)在三個月內(nèi)將公證文書整理完畢并移交給檔案室，并辦理好必要的交接手續(xù)。
檔案管理人員在接收檔案時，應(yīng)按照《公證文書立卷歸檔辦法》的各項要求，嚴(yán)格檢查案卷質(zhì)量，對于符合要求的進(jìn)行接收，辦理好檔案移交手續(xù)。公證檔案分為國內(nèi)民事、涉外民事、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)、涉外經(jīng)濟(jì)四類，并按公證檔案的類別、年度、保管期限等編寫歸檔順序號，并逐一錄入微機(jī)進(jìn)行歸檔。對以密卷保存的檔案，應(yīng)當(dāng)單獨編號進(jìn)行歸檔。
三、檔案的借調(diào)與查閱、保管和防護(hù)
在借閱檔案時必須履行一定的審批和登記手續(xù)，并限制一定的借閱期限，在限期內(nèi)因某些特殊情況不能按期歸還公證檔案的，在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理延期借閱手續(xù)。對于需要借出的公證檔案，借出時要辦理好交接手續(xù)及借據(jù)，并在規(guī)定的期限內(nèi)按期歸還檔案。還回時如發(fā)現(xiàn)文件材料有缺損、案卷被拆封、涂改、增刪等情況，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并及時進(jìn)行追查。
對公證檔案的管理應(yīng)當(dāng)做到防潮、防火、防蟲、防污染、防高溫、防盜、防光，檔案室內(nèi)要保持清潔、整齊，并經(jīng)常通風(fēng)。檔案室應(yīng)由公證機(jī)關(guān)專門設(shè)立使用，不應(yīng)存放與公證檔案無關(guān)的其他物品，禁止在檔案室及周圍存放易燃物。檔案管理人員應(yīng)定期對公證檔案進(jìn)行檢查和清點，對出現(xiàn)破損、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時采取有效措施，如采取修補(bǔ)和復(fù)制等補(bǔ)救措施，盡可能地減少損失。
四、檔案的保管期限
公證檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保存的公證檔案，一般是與變更人身權(quán)利、義務(wù)關(guān)系方面及涉及不動產(chǎn)所有權(quán)轉(zhuǎn)移方面有關(guān)系的公證檔案，如收養(yǎng)、繼承、出生遺囑等需要長時間利用的公證檔案；長期保管的檔案一般是涉及一些關(guān)于履行期取限在十六年以上的合同、協(xié)議等屬于在相當(dāng)長時期內(nèi)需要查考、利用的公證檔案，保管期限為六十年；短期保管的檔案一般是履行期限在十六年以下的合同、健康證明等在較短的時間內(nèi)需要查考、利用的公證檔案，保管期限為二十年。在對公證檔案劃分保管期限時應(yīng)嚴(yán)格按照《公證管理辦法》進(jìn)行，以免造成不必要的損失。
總而言之，公證文書檔案是公證活動中形成的、對整個公證活動進(jìn)行的真實記錄，因此它對當(dāng)事人合法權(quán)益的維護(hù)、公證效力的保障發(fā)揮著不可替代的作用，同時它對公證工作的發(fā)展，對公證活動的實施、監(jiān)督具有重要的查考和利用價值。對公證檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作都是為了日后更好地利用，因此在公證檔案的管理過程中，應(yīng)強(qiáng)化法律意識和檔案意識，牢固樹立依法管理檔案的觀念，實現(xiàn)公證檔案的規(guī)范化管理，在公證檔案管理的每一環(huán)節(jié)都要本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，管理好公證檔案，利用好公證檔案，使公證檔案的價值得以充分實現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
