電子文件論文精選(九篇)
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第1篇：電子文件論文范文
一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個(gè)方面
1、思想認(rèn)識(shí)問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)椋绻麘?yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩?duì)于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。
5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
參考文獻(xiàn)：
第2篇：電子文件論文范文
與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；筆者認(rèn)為，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹碓阶⒅匦畔⒐ぷ鞯南到y(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡化合一的可能性
由于印章和
簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。
第3篇：電子文件論文范文
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹碓阶⒅匦畔⒐ぷ鞯南到y(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡化合一的可能性
由于印章和
簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。
第4篇：電子文件論文范文
在對(duì)電子文件管理不斷探索的道路上，結(jié)合目前管理所面臨的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設(shè)目標(biāo)，從而為公司打造一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的電子文檔管理體系。
2工程電子文件管理體系
2.1電子文件的特點(diǎn)
電子文件在其形式上來講主要是在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檢索，并通過系統(tǒng)內(nèi)部的計(jì)算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對(duì)公司內(nèi)部的一些文件進(jìn)行儲(chǔ)存和保管，從而利用這些信息來為公司未來的發(fā)展提供資源上的幫助。電子文件的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計(jì)算機(jī)中的數(shù)字信息，眾所周知，數(shù)字信息具有本身流動(dòng)性的特點(diǎn)，因此，在保存方面無法進(jìn)行更好的存儲(chǔ)。電子文件就是要對(duì)這些數(shù)字信息進(jìn)行整理、儲(chǔ)存，并通過一系列的方法將之自動(dòng)生成體系的一種管理辦法。
2.2工程圖紙的數(shù)字化管理體系
工程圖紙的數(shù)字化管理體系主要表現(xiàn)在三方面：雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng)、光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)、電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)。第一，雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng)：所謂雙機(jī)系統(tǒng)即是指檔案管理和設(shè)計(jì)相結(jié)合的一種小型實(shí)用系統(tǒng)，這種系統(tǒng)根據(jù)其功能和軟件設(shè)計(jì)的不同將工作站中的管理過程自動(dòng)生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎(chǔ)辦公應(yīng)用軟件，并通過這些自帶應(yīng)用軟件進(jìn)行無圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲(chǔ)的過程。服務(wù)器中不同的系統(tǒng)伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應(yīng)用程序和配置較高的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準(zhǔn)確性。在某種程度上，這種計(jì)算機(jī)多機(jī)系統(tǒng)也是一種局域網(wǎng)系統(tǒng)，在系統(tǒng)應(yīng)用方面，主要適用于較大的設(shè)計(jì)單位。通過對(duì)客戶機(jī)和服務(wù)器進(jìn)行綜合管理，使圖庫全部集中在服務(wù)器上，以達(dá)到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對(duì)電子文件進(jìn)行有效的控制，從而實(shí)現(xiàn)資源上的共享。第二，光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)：即主要是通過利用光盤的鏡像服務(wù)和企業(yè)間的局域網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶的數(shù)據(jù)庫訪問。其體現(xiàn)在以交換機(jī)為主題，連接WWW服務(wù)器，再通過與多個(gè)客戶機(jī)相連接，再通過WWW服務(wù)器與光盤鏡像服務(wù)器相連接的方式，從而實(shí)現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)的整個(gè)過程。第三，電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)：利用該管理系統(tǒng)普遍應(yīng)用于以設(shè)計(jì)為主題的相關(guān)工程類公司，其系統(tǒng)主要應(yīng)用為局域網(wǎng)。工程項(xiàng)目所形成的文件一定要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式來向各個(gè)部門進(jìn)行傳達(dá)，且各個(gè)部門所需要的電子文檔和相關(guān)信息都要集中在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上。建立相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其主要包括：
（1）歸檔子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)主要用于圖書的標(biāo)準(zhǔn)管理和期刊管理，在工程方面，還進(jìn)行相應(yīng)的入庫管理，訂購管理、電子文檔的借閱管理、統(tǒng)計(jì)管理等等。除此之外，想要更好的應(yīng)用該系統(tǒng)，并使系統(tǒng)呈現(xiàn)完美狀態(tài)，則一定要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)，從而確保工作的正常運(yùn)行。
（2）查詢檢索子系統(tǒng)：用戶想要讀取電子文檔，則一定要對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行檢索，這種查詢檢索子系統(tǒng)，可以有效保證人們可以在第一時(shí)間內(nèi)查找出自己想要的文件。該系統(tǒng)主要查詢內(nèi)容包括：圖書、標(biāo)準(zhǔn)、圖紙及相關(guān)的管理信息等等。
（3）圖紙下載審批子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)具有高度的保密性，可以對(duì)項(xiàng)目中的工程圖紙進(jìn)行嚴(yán)格的保密，而在借閱圖紙方面必須要經(jīng)過相關(guān)人員的審批才可以得到閱讀權(quán)限。
（4）工作周卡填寫和統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)：在看工程項(xiàng)目管理中，從工作程序的數(shù)據(jù)顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分為：項(xiàng)目啟動(dòng)階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這三個(gè)階段的管理，可以有效保證整體系統(tǒng)的完整性和流暢性，從而確保工作的順利完成。
3工程電子文件的保管方式
從項(xiàng)目工程的管理方面來看，對(duì)工程中所形成的電子文檔一定要做相應(yīng)的儲(chǔ)存和保管。對(duì)于文件的保管方式又分為以下幾種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時(shí)，有效利用相應(yīng)的保管方法還可以為未來的工程項(xiàng)目提供借鑒的作用。
3.1輸出紙拷貝
對(duì)于紙質(zhì)文件的系統(tǒng)管理而言，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在價(jià)格上，紙質(zhì)文件價(jià)格低廉，且所需的專業(yè)性技術(shù)不多。缺點(diǎn)則表現(xiàn)在有些電子文件無法利用普通的打印方法將其打印出來，從而造成文件的關(guān)鍵性缺失，相應(yīng)的也在一定程度上破壞了文件原有的完整性。對(duì)整個(gè)工程而言，在需要時(shí)無法提供文件支持，則會(huì)對(duì)整個(gè)工程造成不可預(yù)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。
3.2脫機(jī)保存電子文件的拷貝
對(duì)電子文件進(jìn)行保管時(shí)，可以通過脫機(jī)保存的方式有效將電子文檔進(jìn)行拷貝，從而減少系統(tǒng)文件的流失。例如：磁盤備份、軟盤保存等方法。這種保存?zhèn)浞莘椒?，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)打印方式相比，其具有完整性和便利性等優(yōu)點(diǎn)。通過完整保存的方式，來確保電子文件的有效存儲(chǔ)。
3.3利用雙重備份方式管理電子文檔
在對(duì)工程文件進(jìn)行保存時(shí)，可以通過電子文檔與紙質(zhì)保存雙重方法進(jìn)行備份，并進(jìn)行歸類整理，利用兩種不同的介質(zhì)，保存兩套內(nèi)容完全相同的檔案。利用這種雙重保險(xiǎn)的方式，可以保證電子文檔的有效性，通過紙質(zhì)文檔對(duì)電子文檔的監(jiān)護(hù)作用，從而達(dá)到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式相比，其更具準(zhǔn)確性，與此同時(shí)，在保存后還可以對(duì)其進(jìn)行快速提檔，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的幫助下，通過檢索、傳輸?shù)确绞?，來有效保證工程的順利進(jìn)行。
3.4利用電子方式對(duì)電子文檔進(jìn)行保存
利用這種儲(chǔ)存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統(tǒng)當(dāng)中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將電子文檔拷貝到磁盤上，在二次利用時(shí)可以及時(shí)將其在計(jì)算機(jī)中讀取，還可以節(jié)省檢索信息的時(shí)間，并保存了文件的完整性。目前，我國對(duì)這種保存文件的方式應(yīng)用程度還很低，其主要原因在于，利用這種方式對(duì)文檔進(jìn)行管理，需要大量的人力物力，需要及時(shí)的對(duì)磁盤進(jìn)行維護(hù)修理，以保證資料的完整，但在技術(shù)程度上，我國還處于發(fā)展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無法逃離傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存法。
4工程電子文件的鑒定及歸檔
4.1電子文件的鑒定
在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對(duì)所形成的電子文檔進(jìn)行分類保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，以保證在存儲(chǔ)前，文件的準(zhǔn)確性。關(guān)于參與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術(shù)人員，該類人員對(duì)工程項(xiàng)目具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，可以有效對(duì)文件進(jìn)行審查。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員應(yīng)對(duì)文件的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別，并在信息采集過程中提出審查修改意見。對(duì)于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性。
4.2工程電子文件的歸檔
電子文件經(jīng)過審核處理后，要對(duì)其進(jìn)行歸檔整理，其主要?dú)w檔要求主要表現(xiàn)在以下幾方面：
（1）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的移交：公司內(nèi)部需要建立局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)，公司可以將電子文件通過集合的方式同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)送給公司的各個(gè)部門，從而實(shí)現(xiàn)檔案的移交過程。各部門在接收電子檔案之后，要對(duì)文件信息進(jìn)行審查，并對(duì)處理后的信息進(jìn)行歸檔、保存。
（2）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)移交的具體要求第一，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行管理時(shí)，要學(xué)會(huì)借助相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，從而完成電子文件的網(wǎng)絡(luò)傳遞。第二，各部門就要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔，其主要方法則表現(xiàn)在選擇電子信息解集點(diǎn)上，通過這種方法，可以有效保證電子信息在歸檔后的準(zhǔn)確性。同時(shí)，也為二次提檔打好基礎(chǔ)。第三，各部門在整理、處理好公司所發(fā)來的數(shù)據(jù)文件之后，需要對(duì)其進(jìn)行集中處理，再通過匯總的方法，與其他部門進(jìn)行共享。
（3）各部門要對(duì)所形成的電子文件進(jìn)行制定管理，其主要表現(xiàn)在：對(duì)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理；嚴(yán)格遵守電子文件的歸檔過程；在對(duì)某一項(xiàng)目進(jìn)行歸檔整理時(shí)，一定要將項(xiàng)目管理理念融入其中，使之與檔案的自動(dòng)檢索功能相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)其方便、準(zhǔn)確、高效的作用。
5工程電子檔案的管理
5.1檔案管理
第一，在各部門將電子文件進(jìn)行整理歸檔之后，其文件要統(tǒng)一由檔案編輯室負(fù)責(zé)人做備份管理，并將其放入專用檔案袋中，還要安排特定人員對(duì)其進(jìn)行定期檢查、維護(hù)。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也逐漸走向興盛。因此，在電子文件管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進(jìn)行電子錄入，并分為兩份（電子、紙質(zhì)文檔）進(jìn)行管理，從而保證資料的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。第二，對(duì)于歸檔后的電子版文檔，為了保護(hù)其系統(tǒng)的安全，必須將電子檔歸檔系統(tǒng)與實(shí)用系統(tǒng)相區(qū)別。實(shí)用系統(tǒng)，即指在實(shí)際工作中所使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。電子檔歸檔系統(tǒng)，即指利用再生系統(tǒng)與并行系統(tǒng)相結(jié)合的方法對(duì)電子文件進(jìn)行歸類整理。對(duì)于公司而言，任何一個(gè)敏感文件都是機(jī)密的，都應(yīng)對(duì)其進(jìn)行保密處理，從而使之得到應(yīng)有的保護(hù)，防止不良人員非法竊取，對(duì)公司造成損害。第三，歸檔后為了方便檢查，要對(duì)電子檔案進(jìn)行時(shí)間標(biāo)記整理，以保證在審查時(shí)更加方便快捷。時(shí)間標(biāo)記方法有很多，而對(duì)工程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對(duì)其進(jìn)行時(shí)間標(biāo)記整理。除此之外，有些公司還會(huì)對(duì)早期所形成的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，其主要包括人工系統(tǒng)文件，這種文件必須要保證其擁有最原始的采集數(shù)據(jù)信息日期，從而對(duì)日后的工作整理提供方便。
5.2模數(shù)轉(zhuǎn)換
所謂模數(shù)轉(zhuǎn)換，即指模擬、數(shù)字的轉(zhuǎn)換。是將連續(xù)的模擬量通過某種方法轉(zhuǎn)換成數(shù)字量的過程。對(duì)工程電子文件而言，檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換主要表現(xiàn)在：掃描質(zhì)量，檔案處置狀況和光盤的備份制作。其中重點(diǎn)要說明的是光盤制作方面，在完成一項(xiàng)工程之后，要對(duì)工程的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，還要對(duì)其進(jìn)行備份處理。作為一項(xiàng)刻錄管理，首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)子目錄，再通過目錄中的相關(guān)文件設(shè)計(jì)方案，最后建立一個(gè)二級(jí)子目錄。在二級(jí)子目錄中，其主要作用是將在工程中所用的經(jīng)費(fèi)、報(bào)告、合同等內(nèi)容詳細(xì)記錄其中，從而進(jìn)行統(tǒng)一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤的過程。
6結(jié)論
第5篇：電子文件論文范文
[論文關(guān)鍵詞]文件管理；電子化；低碳；發(fā)展
長期以來，企業(yè)文件管理一直以紙質(zhì)文件管理為主，但隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，文件管理的電子化發(fā)展迅速崛起，無紙化辦公成為全世界辦公室的共同追求，在文件管理電子化的同時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方式受到很大挑戰(zhàn)，面臨創(chuàng)新和調(diào)整。我們認(rèn)為企業(yè)文件電子化將是大勢所趨，但電子文件和紙質(zhì)文件共存的局面也將長期存在。
一、文件管理的“二元狀態(tài)”
電子文件出現(xiàn)后，一直與紙質(zhì)文件共同存在，原因復(fù)雜多樣，總體上可以歸結(jié)為以下兩種類型。
一是工作中用電腦直接生成電子文件，但出于文件閱讀和實(shí)際需要，又將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。這種轉(zhuǎn)換有兩種形式：一種是在電腦中完成文件制作，或由網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募邮蘸?，以紙質(zhì)文件形式輸出，比如中國石化的OA辦公系統(tǒng)，各部門和企業(yè)在接收文件后，一般都要自行打印后存閱和歸檔；另一種是在歸檔環(huán)節(jié)為電子文件制作紙質(zhì)拷貝。二是先有紙質(zhì)版本后來根據(jù)需要形成電子版本，也就是紙質(zhì)文件的數(shù)字化過程。這也有兩種形式：一種是單位收到外來文件后立即數(shù)字化；另一種是對(duì)已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化。
基于文件管理的兩種類型，我們可以把紙質(zhì)文件與電子文件共存的狀態(tài)稱之為“二元狀態(tài)”。所謂“二元狀態(tài)”，是指文件管理的兩種狀態(tài)，可以對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝，也可以對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。實(shí)行“二元狀態(tài)”文件管理的企業(yè)，是在文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，現(xiàn)實(shí)工作中，大部分企業(yè)對(duì)大部分文件的管理都是采取了這種“二元狀態(tài)”法。
二、“二元狀態(tài)”之間的相互關(guān)系
在文件管理的“二元狀態(tài)”下，必然要對(duì)這兩種文件分別加以管理，這就形成了兩種管理系統(tǒng)的共存。這兩種文件管理系統(tǒng)既相對(duì)獨(dú)立，各自發(fā)展，又互相依存，互相影響。
（一）文件管理電子化是紙質(zhì)化的變革和提升
自從文件管理實(shí)行電腦輔助管理以來，紙質(zhì)文件管理就開始發(fā)生變化，電子文件的管理對(duì)紙質(zhì)文件的管理影響深遠(yuǎn)，引發(fā)了更多變化。這種變化主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
一是文件管理更加簡單快捷。過去整理紙質(zhì)文件需要通過實(shí)體系統(tǒng)固定文件之間的有機(jī)聯(lián)系，建立檔案實(shí)體的科學(xué)秩序，并支持檔案檢索的有效實(shí)現(xiàn)。電子文件管理之所以導(dǎo)致紙質(zhì)文件整理簡化，一方面是因?yàn)榭焖俣?、多途徑的全文檢索功能，以及隨時(shí)隨處的網(wǎng)上利用，多用戶同時(shí)利用的便利，讓用戶更加樂于利用電子文件；另一方面，電子文件管理可以根據(jù)需要建立文件之間的相互聯(lián)系，只要在檢索軟件中標(biāo)明紙質(zhì)文件存放位置，便可以方便查找到對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件。這樣就降低了對(duì)紙質(zhì)文件實(shí)體秩序的要求，只要排列有序，位置明確，就可以借助電子文件檢索功能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件快捷查詢。立卷的簡化又帶動(dòng)了相關(guān)工作的簡化，如排架方法、檔案統(tǒng)計(jì)、手工檢索工具編制等，檔案部門可以從繁重的整理業(yè)務(wù)中解脫出來，更多地關(guān)注檔案信息資源建設(shè)、開發(fā)與服務(wù)。
二是文件管理更加一體化。由于體制機(jī)制等方面原因，文檔一體化程度一直不高。電子文件管理使為建立統(tǒng)一電子文件管理系統(tǒng)的企業(yè)，在文件生成初期完成的工作盡量提前，使紙質(zhì)文件的歸檔提前，通過電子文件推動(dòng)文檔一體化進(jìn)入新階段。紙質(zhì)文件的歸檔提前是一個(gè)具有關(guān)鍵意義的變革。提前歸檔使檔案部門控制企業(yè)文件信息資源的起點(diǎn)明顯前移。由于文件在辦文部門幾乎沒有停留，歸檔之時(shí)不少文件還與現(xiàn)行事務(wù)具有密切關(guān)聯(lián)，企業(yè)內(nèi)部查閱還比較頻繁。因此，業(yè)務(wù)部門需要更多地與檔案部門打交道，檔案部門需要更清楚地了解文件的現(xiàn)行價(jià)值以及運(yùn)轉(zhuǎn)過程。這就使得檔案部門的介入時(shí)間超前于歸檔，自然而然向文件生命周期的起點(diǎn)延伸。
與歸檔提前發(fā)生的還有鑒定、著錄等工作。按道理，同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本應(yīng)該具有相同保管期限，對(duì)共同需要的著錄項(xiàng)也應(yīng)該形成相同著錄內(nèi)容，因此，有些企業(yè)開始探索兩套文件鑒定和著錄等工作的并軌，必然選擇向電子文件靠攏。這就導(dǎo)致鑒定和著錄等工作提前以及自動(dòng)化檔案學(xué)研究程度提高。在文件生成時(shí)進(jìn)行的鑒定和著錄會(huì)有不確定、不完整等問題，需要隨文件流轉(zhuǎn)而補(bǔ)充和確認(rèn)，從而使這些工作從一次完成變成分段完成。為了保證分段實(shí)施中的順暢銜接，必須以文件到檔案全程為一體進(jìn)行管理。
（二）文件管理紙質(zhì)化是電子化的基礎(chǔ)和補(bǔ)充。
與紙質(zhì)文件管理相比，我們管理電子文件的經(jīng)驗(yàn)要少得多。盡管電子文件與紙質(zhì)文件有許多不同之處，但都是社會(huì)活動(dòng)的記錄，管理目標(biāo)基本一致，在管理內(nèi)容和方法上也有很多共同之處。電子文件管理最大的挑戰(zhàn)是如何建立公眾信任，主要有兩條：技術(shù)和管理。
來源原則是電子文件管理從紙質(zhì)文件管理中獲取的最有價(jià)值生命之核。在電腦進(jìn)入檔案管理之初，一些技術(shù)專家和業(yè)內(nèi)人士曾認(rèn)為電腦構(gòu)成的強(qiáng)大邏輯力量可以取代來源的作用，但經(jīng)過一段時(shí)間理論與實(shí)踐的互動(dòng)，檔案工作者再次就來源原則的重要地位達(dá)成共識(shí)。大家認(rèn)識(shí)到，電子文件來源原則仍然最為重要，區(qū)別僅僅在于從主要指導(dǎo)檔案實(shí)體單元的組織，變?yōu)橹笇?dǎo)電子文件生成背景的理解、揭示和維護(hù)，用來源的真實(shí)性證實(shí)電子文件內(nèi)容的真實(shí)性。
從技術(shù)層面來講，對(duì)紙質(zhì)文件的偽造、篡改也并非不可實(shí)現(xiàn)。實(shí)際上，人們對(duì)紙質(zhì)文件、檔案的信任更多來自對(duì)其整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)、保管過程安全性的默認(rèn)。這個(gè)過程
建立在文件形成與保管規(guī)律的基礎(chǔ)上，經(jīng)過長期的運(yùn)行和各種復(fù)雜情況的檢驗(yàn)而日漸嚴(yán)謹(jǐn)與完善，其中蘊(yùn)涵的科學(xué)性對(duì)于電子文件也具有應(yīng)用或借鑒價(jià)值。
可見，電子文件與紙質(zhì)文件的共存并不是消極被動(dòng)的，二者互為條件、互補(bǔ)長短。在這些相互影響和作用中，各自經(jīng)歷著改造與被改造、同化與被同化以及調(diào)整定位的過程，兩種管理方法在合理疊加、混合、功能替代中動(dòng)態(tài)確定著共存狀態(tài)，并逐漸融合為一套綜合管理企業(yè)各類文件的管理方法。
三、文件管理向低碳方向發(fā)展
可以預(yù)計(jì)，電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會(huì)持續(xù)相當(dāng)長時(shí)間，“無紙化”必然經(jīng)歷一個(gè)漸進(jìn)過程。只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，人們就需要以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行備份和保存。但是，共存的態(tài)勢將持續(xù)處于變化之中，大的趨向是紙質(zhì)文件與電子文件此消彼長，從以紙質(zhì)文件為主到以電子文件為主。
一是電腦和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，使電子文件逐步成為文件生成的最初形態(tài)。電子文件流程與信息化平臺(tái)上業(yè)務(wù)流程的契合使之成為辦公、設(shè)計(jì)、貿(mào)易、交往的必要工具；信息形態(tài)的多樣性、極強(qiáng)的可操作性和傳遞的高速便捷，使企業(yè)和員工更愿意生成和使用電子文件；電子政務(wù)、電子商務(wù)的普及使越來越多的文件必須通過網(wǎng)絡(luò)傳遞；數(shù)字簽名、用戶認(rèn)證、信息認(rèn)證、防范攻擊等技術(shù)的進(jìn)步，使人們?cè)鰪?qiáng)了對(duì)電子文件的信任；管理的改善使人們可以方便地檢索利用。這些因素都給電子文件的增長和功能的提高提供了條件。
第6篇：電子文件論文范文
1.1實(shí)踐教學(xué)考核項(xiàng)目欠科學(xué)。目前實(shí)踐課成績?cè)u(píng)定主要參考以下幾個(gè)方面：學(xué)生的出勤率、在規(guī)定課時(shí)內(nèi)完成實(shí)踐項(xiàng)目的情況、實(shí)踐教學(xué)設(shè)備是否完好、實(shí)踐報(bào)告的撰寫提交情況。然而，對(duì)于學(xué)生發(fā)現(xiàn)問題的能力、針對(duì)所發(fā)現(xiàn)問題解決的能力等反映學(xué)生創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新素質(zhì)的考核項(xiàng)目卻未能體現(xiàn)?？己隧?xiàng)目的不科學(xué)致使學(xué)生在參與實(shí)踐課時(shí)存在很大惰性。針對(duì)鶴壁汽車工程職業(yè)學(xué)院高職汽車電子（以下簡稱汽車電子）專業(yè)2013-2014學(xué)年第二學(xué)期開設(shè)的《汽車電控系統(tǒng)實(shí)習(xí)》課程，從實(shí)踐教學(xué)目的、實(shí)踐操作、實(shí)踐環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題及解決方案的設(shè)計(jì)四個(gè)方面就實(shí)習(xí)學(xué)生學(xué)習(xí)目的性進(jìn)行調(diào)查。從隨機(jī)抽取的汽車電子1206班部分學(xué)生調(diào)查結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)：超過半數(shù)的學(xué)生對(duì)實(shí)踐學(xué)習(xí)的目標(biāo)較為明確，能夠認(rèn)識(shí)到參與實(shí)踐課學(xué)習(xí)之前需要掌握哪些理論知識(shí)、通過實(shí)踐驗(yàn)證了哪部分理論知識(shí)，并能夠按照教師要求較好完成實(shí)踐步驟。但是，也存在實(shí)踐目的性不明確、盲目參與實(shí)踐的學(xué)生，統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)這部分學(xué)生約占學(xué)生總?cè)藬?shù)的20%左右。
1.2實(shí)踐考核內(nèi)容有待優(yōu)化。當(dāng)前高職實(shí)踐課程教學(xué)內(nèi)容大多由理論課程內(nèi)容演變而來，兩者密切相關(guān)，實(shí)踐課程的輔主要體現(xiàn)在：
1.2.1考核方式相對(duì)獨(dú)立。由于實(shí)踐課課時(shí)相對(duì)于理論課偏少，且通常采取單獨(dú)考核方式，因此考核結(jié)果難免有失偏頗。
1.2.2考核內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性。在實(shí)踐課時(shí)有限的前提條件下，驗(yàn)證性考核內(nèi)容占據(jù)了實(shí)踐考核的半壁江山，而真正能夠培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)新思維、創(chuàng)新素質(zhì)的設(shè)計(jì)和綜合性實(shí)踐占比卻很小。這種考核方式勢必導(dǎo)致學(xué)生的思維定勢，不利于其創(chuàng)造性的發(fā)揮。
1.2.3考核對(duì)象被動(dòng)性。學(xué)生依據(jù)教師講解的原理、操作步驟、設(shè)備使用方法按部就班地進(jìn)行實(shí)踐，幾乎沒有主動(dòng)思考的機(jī)會(huì)，處于被動(dòng)實(shí)踐的地位。對(duì)于在實(shí)踐環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，學(xué)生解決的情況如何、是否有助于培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新能力、是否有利于發(fā)揮對(duì)后續(xù)課程的指導(dǎo)作用在實(shí)踐考核中均未得到體現(xiàn)，嚴(yán)重制約著學(xué)生綜合能力的發(fā)展和培養(yǎng)。
2實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容新特點(diǎn)
2.1獨(dú)立性與系統(tǒng)性相結(jié)合。實(shí)踐教學(xué)在汽車電子專業(yè)中占有極其重要的地位，因此，應(yīng)對(duì)教學(xué)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，整合專業(yè)理論課和實(shí)踐課的學(xué)時(shí)分配，改變以往實(shí)踐課作為理論課的依附，處于從屬地位的狀態(tài)，對(duì)實(shí)踐課進(jìn)行單獨(dú)設(shè)課，使之成為獨(dú)立的課程體系。此外，要加強(qiáng)實(shí)踐課對(duì)于后續(xù)課程的指導(dǎo)地位，前后實(shí)踐項(xiàng)目應(yīng)形成完整的課程體系。
2.2驗(yàn)證性與設(shè)計(jì)性相結(jié)合。實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容的設(shè)計(jì)應(yīng)本著“以學(xué)生就業(yè)為導(dǎo)向、以培養(yǎng)復(fù)合型高技能人才為目標(biāo)、以綜合能力培養(yǎng)為本位”的原則，一方面要有利于學(xué)生對(duì)教材理論知識(shí)的鞏固消化；另一方面應(yīng)增加設(shè)計(jì)性、綜合性實(shí)踐項(xiàng)目，強(qiáng)化對(duì)學(xué)生基本能力基礎(chǔ)之上的專項(xiàng)能力、綜合能力、崗位能力的培養(yǎng)，提升其就業(yè)能力。
2.3知識(shí)性與能力性相結(jié)合。傳統(tǒng)的以反映實(shí)驗(yàn)原理、實(shí)驗(yàn)?zāi)康臑橹攸c(diǎn)的單純知識(shí)性實(shí)踐內(nèi)容被逐漸淡化，取而代之的是反映學(xué)生學(xué)習(xí)能力的實(shí)踐預(yù)習(xí)、實(shí)踐操作、實(shí)踐數(shù)據(jù)處理分析、實(shí)踐報(bào)告撰寫等方面相結(jié)合的實(shí)踐內(nèi)容。
2.4專業(yè)性與職業(yè)性相結(jié)合。實(shí)踐考核的內(nèi)容除了要體現(xiàn)學(xué)科專業(yè)特點(diǎn)，更應(yīng)注重對(duì)學(xué)生職業(yè)綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提倡按照職業(yè)實(shí)際的工作任務(wù)、工作情景組織實(shí)踐課程，形成圍繞工作過程的“綜合性”實(shí)踐內(nèi)容體系。
3開放式實(shí)踐考核模式
3.1考核模式的依據(jù)。實(shí)踐考核應(yīng)著重肯定“實(shí)踐教學(xué)的整體性、學(xué)生群體的差異性、師生交互的雙向性及學(xué)生實(shí)踐的主體性”，以上述思想為依據(jù)，采取“統(tǒng)一要求”與“差異區(qū)分”相結(jié)合的考核模式。為了克服傳統(tǒng)實(shí)踐教學(xué)中教師“填鴨式”講解操作、學(xué)生“機(jī)械式”被動(dòng)模仿的弊端。“開放式”的實(shí)踐教學(xué)要針對(duì)高職實(shí)踐教學(xué)的新特點(diǎn)。在教學(xué)過程中，教師應(yīng)扮演好導(dǎo)師的角色，只為學(xué)生提供完成實(shí)踐任務(wù)必須的實(shí)踐材料并提出實(shí)踐要求，具體的實(shí)踐方案的制定、時(shí)間步驟的安排、實(shí)踐操作的完成均應(yīng)由學(xué)生自己承擔(dān)。學(xué)生成為實(shí)踐學(xué)習(xí)的主體，教師只是起到了積極引導(dǎo)的作用。這一素質(zhì)教育和創(chuàng)新教育思想的確立，使得學(xué)生在實(shí)踐過程中不再過分依賴于教師的“指導(dǎo)”，而是被給予了更多“獨(dú)立思考”的機(jī)會(huì)，從而有效地培養(yǎng)了學(xué)生的創(chuàng)新能力和創(chuàng)新素質(zhì)。
3.2考核模式的實(shí)施。開放式實(shí)踐考核模式在具體實(shí)施過程中應(yīng)本著“統(tǒng)一要求”與“差異區(qū)分”相結(jié)合的原則，著眼大眾，突出個(gè)體，具體實(shí)施模式如下：首先，針對(duì)所有參與實(shí)踐課的學(xué)生采取統(tǒng)一考核方式，在實(shí)踐課程結(jié)束之后安排學(xué)生參加與理論考試同等效力的實(shí)踐操作考試和筆試，全面考查學(xué)生實(shí)際動(dòng)手能力和創(chuàng)新素質(zhì)，以檢驗(yàn)所有參與實(shí)踐課程學(xué)生完成教學(xué)目標(biāo)的情況?！敖y(tǒng)一要求”的考核模式采用“微觀專業(yè)考核”+“宏觀能力測試”考核辦法?！拔⒂^專業(yè)考核”具體包括實(shí)踐目標(biāo)、實(shí)踐操作、實(shí)踐過程中出現(xiàn)問題的分析及問題解決方案的設(shè)計(jì)四個(gè)方面的學(xué)習(xí)情況測試，通過對(duì)2013-2014學(xué)年第二學(xué)期汽車電子專業(yè)1206班的《汽車電控系統(tǒng)實(shí)習(xí)》考核測試，發(fā)現(xiàn)：90%以上的學(xué)生理解實(shí)踐前應(yīng)具備的理論知識(shí)，實(shí)踐驗(yàn)證了教材中哪部分理論；能夠按照教師的要求較好完成整個(gè)實(shí)踐過程操作。對(duì)于“宏觀能力測試”，則是在學(xué)生具備了扎實(shí)的理論基礎(chǔ)后，考查學(xué)生組織管理能力、解決實(shí)際問題能力的測驗(yàn)。在已完成實(shí)踐任務(wù)的學(xué)生中抽選數(shù)名作為輔導(dǎo)教師指導(dǎo)其他班級(jí)實(shí)踐課的學(xué)習(xí)，通過指導(dǎo)其他同學(xué)，這些具備輔導(dǎo)教師身份的學(xué)生專業(yè)理論更扎實(shí)，技能操作更熟練，組織管理能力得到了相應(yīng)提升。其次，由于學(xué)生之間存在個(gè)體差異，每個(gè)學(xué)生的知識(shí)接受能力和思維反應(yīng)能力有差別，完成實(shí)踐任務(wù)所需的時(shí)間不同，在規(guī)定的課時(shí)內(nèi)對(duì)實(shí)踐內(nèi)容的掌握程度必然存在差異。高職教育倡導(dǎo)大眾化與高等化相結(jié)合，所以“差異區(qū)分”的考核對(duì)象應(yīng)回歸到實(shí)踐知識(shí)掌握牢固、實(shí)踐動(dòng)手能力強(qiáng)的學(xué)生之中。針對(duì)學(xué)生在實(shí)踐過程中發(fā)現(xiàn)的問題，教師應(yīng)從專業(yè)角度給出問題解決的方向，通過教師的指導(dǎo)，學(xué)生能夠更深入地理解知識(shí)應(yīng)用背景，并將知識(shí)點(diǎn)重新整合，并提出更有價(jià)值的觀點(diǎn)。通過將“開放式”實(shí)踐考核模式應(yīng)用于汽車電子專業(yè)，發(fā)現(xiàn)“差異區(qū)分”的考核模式提升了學(xué)生學(xué)習(xí)的主動(dòng)性，這可以由學(xué)生參加汽車維修工資格考試的人數(shù)及考試通過率得到驗(yàn)證。此外，該考核模式培養(yǎng)了學(xué)生的創(chuàng)新素質(zhì)和創(chuàng)新能力，該校汽車電子專業(yè)學(xué)生參加2012年河南省職業(yè)技能大賽汽車檢測與維修項(xiàng)目比賽獲得了第三名的好成績，這與實(shí)踐教學(xué)考核模式的改革息息相關(guān)。
4結(jié)語
第7篇：電子文件論文范文
關(guān)鍵詞：電子政務(wù)，政府門戶網(wǎng)站，行政服務(wù)中心
一、基本情況
從1999年開始，一些地方政府開始設(shè)立行政服務(wù)中心，其初衷是為了方便外商投資企業(yè)的注冊(cè)登記、項(xiàng)目審批、相關(guān)證照辦理和稅費(fèi)繳納等業(yè)務(wù)，而將部分或所有的政府職能部門的辦事窗口都搬到一個(gè)大樓內(nèi)集中辦理；后來，越來越多的與經(jīng)濟(jì)發(fā)展、公共管理和人民群眾日常生活、工作密切相關(guān)的行政管理與公用事業(yè)部門、單位的相關(guān)辦事窗口也都集中到行政服務(wù)中心，形成一個(gè)所謂的“政務(wù)超市”（這些機(jī)構(gòu)雖然在組織管理、業(yè)務(wù)功能等方面相似，但是其名稱卻各種各樣，如辦證中心、市民中心、政務(wù)服務(wù)中心、行政審批服務(wù)中心、經(jīng)濟(jì)服務(wù)中心，等等。為了論述方便，以下將這些類似機(jī)構(gòu)統(tǒng)稱為行政服務(wù)中心。）。到2004年，我國絕大多數(shù)的地（市）和縣（區(qū)）政府都建立了類似機(jī)構(gòu)（吳愛民、孫垂江：“我國公共行政管理服務(wù)中心的困境與發(fā)展”，《中國行政管理》2004年第9期。）。
但是，行政服務(wù)中心在建立之初，普遍沒有考慮到電子政務(wù)發(fā)展的需要，兩者是單獨(dú)發(fā)展的：行政服務(wù)中心主要是各部門辦事窗口的簡單的物理集中，業(yè)務(wù)流程并沒有發(fā)生實(shí)質(zhì)性的改變和調(diào)整。這時(shí)的前臺(tái)-后臺(tái)關(guān)系非常簡單，僅僅是受理-辦理的關(guān)系，很多業(yè)務(wù)還必須由行政服務(wù)中心的工作人員交到本部門去辦理。與此同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用也不多，即使是采用了信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，也仍然只是為了滿足某個(gè)部門的內(nèi)部信息管理的需要或是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行簡單的信息，其中并沒有多少互動(dòng)的業(yè)務(wù)內(nèi)容。
近年來，隨著政府職能轉(zhuǎn)換和建立服務(wù)型政府的需要，電子政務(wù)的作用日益凸現(xiàn)。但是，電子政務(wù)的綜合性及其流程化特點(diǎn)卻一直與現(xiàn)實(shí)的政府職能分工的體制存在著明顯的有時(shí)甚至是尖銳的沖突，因此電子政務(wù)要發(fā)揮其業(yè)務(wù)協(xié)同、系統(tǒng)整合的功效，就必須對(duì)現(xiàn)有的政府管理體制進(jìn)行改革以突破政府部門單獨(dú)上網(wǎng)的弊端。在這種情況下，行政服務(wù)中心所具有的集中性、規(guī)模性、流程化與公開透明的優(yōu)勢也就明顯地體現(xiàn)出來了。從某種程度上來講，如果能夠?qū)π姓?wù)中心進(jìn)行相應(yīng)的完善和調(diào)整，它完全可以作為虛擬世界的電子政務(wù)在現(xiàn)實(shí)世界的對(duì)應(yīng)，相互之間形成一種有機(jī)的前臺(tái)-后臺(tái)關(guān)系，使電子政務(wù)得以充分地發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給政府行政管理帶來的巨大優(yōu)勢。
二、衡水市政府政務(wù)服務(wù)中心的經(jīng)驗(yàn)（以下有關(guān)衡水的資料來自衡水市人民政府向聯(lián)合調(diào)研組所作的關(guān)于其信息化工作的匯報(bào)材料。）
2006年3月21日至24日，筆者隨國務(wù)院信息化工作辦公室和農(nóng)業(yè)部組織的聯(lián)合調(diào)研組前往河北考察其農(nóng)村信息化發(fā)展情況，詳細(xì)地考察了衡水市信息化和電子政務(wù)的發(fā)展情況。筆者發(fā)現(xiàn)，在耦合行政服務(wù)中心與電子政務(wù)之間的相互關(guān)系方面，衡水市政務(wù)服務(wù)中心的做法非常具有代表性。目前，衡水市政務(wù)服務(wù)中心已經(jīng)成為其一站式政務(wù)大廳、一線式電話聯(lián)動(dòng)中心和一站式政府門戶網(wǎng)站的物理集中中心（如圖1所示）：
一站式政務(wù)大廳依托市數(shù)據(jù)中心，將分散的審批與服務(wù)項(xiàng)目全部納入其中，對(duì)行政審批和服務(wù)實(shí)行流程化管理，實(shí)現(xiàn)部分窗口的網(wǎng)上虛擬辦公。目前，全市市直機(jī)關(guān)共有47個(gè)部門進(jìn)入大廳，窗口工作人員達(dá)到119人，在各級(jí)中心辦理的服務(wù)審批事項(xiàng)達(dá)到401項(xiàng)?，F(xiàn)在，群眾辦事不再到各個(gè)政府部門分別地跑腿了，只須到市政務(wù)服務(wù)中心即可辦理各種事項(xiàng)。
一線式電話聯(lián)動(dòng)中心集事務(wù)咨詢、辦事查詢、建議征集、接受投訴為一體，從與群眾關(guān)系密切的12個(gè)部門抽調(diào)懂技術(shù)、懂業(yè)務(wù)的人員，經(jīng)過崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)后到政務(wù)服務(wù)中心工作，為群眾進(jìn)行電話服務(wù)。
一網(wǎng)式政府門戶網(wǎng)站則集中了各級(jí)政府機(jī)關(guān)網(wǎng)站的信息資源，對(duì)外一網(wǎng)式展示政府公務(wù)信息，增強(qiáng)政民互動(dòng)，進(jìn)行在線咨詢、下載表格，將政務(wù)大廳的審批服務(wù)事項(xiàng)全部上網(wǎng)。
圖1衡水市電子政務(wù)前臺(tái)-后臺(tái)服務(wù)體系
衡水市“一站式、一網(wǎng)式、一線式”電子政務(wù)綜合服務(wù)平臺(tái)初步實(shí)現(xiàn)了政府部門與行政服務(wù)中心的信息交換和審批事項(xiàng)的網(wǎng)上審批，促進(jìn)了政府信息資源的整合、有效利用和政府效能的大幅度提升：2005年，衡水市行政服務(wù)中心完成了行政服務(wù)和審批事項(xiàng)約17萬件，完成事業(yè)性收費(fèi)7000多萬元，收到群眾自發(fā)送來的錦旗125面，表揚(yáng)信和電話280多件；另外，基于政務(wù)服務(wù)中心進(jìn)行系統(tǒng)整合的電子政務(wù)綜合服務(wù)平臺(tái)的建立也為市政府每年節(jié)約近600萬元的鏈路費(fèi)。
雖然受制于體制的因素，衡水市政務(wù)服務(wù)中心仍然沒有做到盡善盡美，但是卻已經(jīng)為地級(jí)市電子政務(wù)建設(shè)以及服務(wù)型政府的建立闖出了一條切實(shí)可行、行之有效的電子政務(wù)發(fā)展之路，對(duì)各地級(jí)市政府的政府行政管理體制改革和電子政務(wù)建設(shè)具有參考作用（衡水市電子政務(wù)建設(shè)模式之所以具有推廣價(jià)值，是因?yàn)楹馑惺莻€(gè)經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后的、以農(nóng)業(yè)為主的地級(jí)市，轄一區(qū)兩市八縣，全市人口中農(nóng)業(yè)人口占80%，農(nóng)業(yè)產(chǎn)值占其GDP的17%。這種結(jié)構(gòu)在我國的地級(jí)市中比較普遍，有相當(dāng)?shù)拇硇?。）?/p>
三、政策建議
未來的電子政務(wù)應(yīng)該是一個(gè)系統(tǒng)化的規(guī)范模式，本身是現(xiàn)有的各種職能機(jī)構(gòu)及其服務(wù)設(shè)施與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、政府行政管理理念的緊密結(jié)合與綜合體現(xiàn)，而行政服務(wù)中心則是這種結(jié)合和體現(xiàn)的有形載體，是虛擬網(wǎng)絡(luò)世界與現(xiàn)實(shí)世界的匯聚場所。因此，各級(jí)政府在電子政務(wù)建設(shè)過程中，應(yīng)該特別地注意發(fā)揮行政服務(wù)中心在電子政務(wù)建設(shè)中的這種樞紐作用。具體地來說，各級(jí)政府在建設(shè)行政服務(wù)中心、深化電子政務(wù)發(fā)展的過程中，應(yīng)該采取以下政策和措施：
首先，應(yīng)該將行政服務(wù)中心明確地納入地方電子政務(wù)發(fā)展規(guī)劃，將兩者統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一實(shí)施，克服以前行政服務(wù)中心和電子政務(wù)各自單獨(dú)發(fā)展的狀況。這一點(diǎn)是行政服務(wù)中心納入政府管理體制創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)效益的基本要求?？梢韵胂?，無論是仍然按照傳統(tǒng)思維建設(shè)行政服務(wù)中心還是仍然獨(dú)立地實(shí)施電子政務(wù)計(jì)劃，都是對(duì)社會(huì)資源的一種浪費(fèi)，不可能實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的效益。
實(shí)際上，之所以說行政服務(wù)中心在地方電子政務(wù)和政府門戶網(wǎng)站發(fā)展中具有重要的作用，除了因?yàn)槠浜笈_(tái)業(yè)務(wù)處理平臺(tái)作用外，還與以下的兩個(gè)問題密切相關(guān)：一是政務(wù)處理的數(shù)字化及其網(wǎng)絡(luò)化的程度。一個(gè)政務(wù)流程，并不是所有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都可以數(shù)字化并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，總是有很多的環(huán)節(jié)必須要以物理內(nèi)容或過程作依據(jù)和保障的，為此必須要有個(gè)相應(yīng)的實(shí)體來實(shí)施；二是當(dāng)前的“數(shù)字鴻溝”問題。在今后相當(dāng)長的歷史
時(shí)期內(nèi)，“數(shù)字鴻溝”將一直存在，大多數(shù)群眾要適應(yīng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的政務(wù)環(huán)境，還必須經(jīng)歷一個(gè)比較緩慢的過程，因此，電子政務(wù)的制度設(shè)計(jì)必須充分地考慮到這種現(xiàn)實(shí)的需要。
為了進(jìn)一步規(guī)范行政服務(wù)中心，突出其作為行使行政管理與服務(wù)的一種政府機(jī)構(gòu)的嚴(yán)肅性與權(quán)威性，有必要結(jié)束當(dāng)前在機(jī)構(gòu)名稱上的混亂局面，將辦證中心、市民中心、政務(wù)服務(wù)中心、行政審批服務(wù)中心、經(jīng)濟(jì)服務(wù)中心等諸多說法統(tǒng)一為行政服務(wù)中心。
關(guān)于行政服務(wù)中心在電子政務(wù)建設(shè)中的作用，還存在著一種錯(cuò)誤的傾向，那就是凡事都要設(shè)立“中心”，“中心”存在過多過濫的趨勢。這種現(xiàn)象在一些發(fā)達(dá)地區(qū)或城市的城區(qū)政府當(dāng)中非常普遍。實(shí)際上，這種“中心”已經(jīng)不是這里所強(qiáng)調(diào)的行政服務(wù)中心了，它根本就起不到集中辦理群眾事務(wù)、方便群眾的作用，因?yàn)槊總€(gè)中心所能整合的政務(wù)事項(xiàng)很有限，群眾為辦理一件審批事項(xiàng)，還是必須在各個(gè)中心之間跑來跑去。其結(jié)果是，公文由原先的在政府部門之間的流轉(zhuǎn)變成在各中心之間的流轉(zhuǎn)，電子政務(wù)的整合作用根本發(fā)揮不出來。
其次，是應(yīng)該明確未來地方電子政務(wù)建設(shè)的規(guī)劃目標(biāo)是建立電子政務(wù)前臺(tái)-后臺(tái)服務(wù)體系。我們可以從下圖來理解和認(rèn)識(shí)這種服務(wù)體系。
圖2電子政務(wù)前臺(tái)-后臺(tái)服務(wù)體系
電子政務(wù)前臺(tái)-后臺(tái)服務(wù)體系的基本內(nèi)容可以概括為四個(gè)流程主體、三項(xiàng)業(yè)務(wù)要求（李廣乾：“電子政務(wù)前臺(tái)-后臺(tái)服務(wù)體系與地方電子政務(wù)頂層設(shè)計(jì)”，國務(wù)院發(fā)展研究中心《調(diào)研報(bào)告》，2005年第223號(hào)。）。四個(gè)流程主體為各政府部門（以及由其業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)所構(gòu)成的內(nèi)部網(wǎng)）、行政服務(wù)中心、政府門戶網(wǎng)站、公眾（及其服務(wù)界面）；三種基本業(yè)務(wù)要求為集中、整合以及互動(dòng)。從圖2中可以看出，該模型本身就是一個(gè)系統(tǒng)流程，電子政務(wù)建設(shè)的幾乎全部內(nèi)容均能涵蓋其中，而行政服務(wù)中心在其中發(fā)揮著關(guān)鍵的作用。實(shí)際上，衡水市電子政務(wù)實(shí)現(xiàn)模式與電子政務(wù)前臺(tái)-后臺(tái)服務(wù)體系就存在著邏輯上的一致性。這表明，電子政務(wù)前臺(tái)-后臺(tái)服務(wù)體系不僅理論上科學(xué)合理，而且實(shí)踐中切實(shí)可行，完全可以作為地方電子政務(wù)的規(guī)劃目標(biāo)。
第三，行政服務(wù)中心的“機(jī)構(gòu)集中”一定要與政府門戶網(wǎng)站的“業(yè)務(wù)整合”有機(jī)地結(jié)合起來（嚴(yán)格地來說，“集中”和“整合”在意義上存在著較大的區(qū)別?！罢稀笔窃凇凹小钡幕A(chǔ)之上，根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)要求以及業(yè)務(wù)流程需要而對(duì)原有的業(yè)務(wù)和機(jī)構(gòu)進(jìn)行重組和調(diào)整。）。我們可以將這兩者看作是政府行政管理方式在現(xiàn)實(shí)世界與虛擬世界的對(duì)應(yīng)，相互之間不能偏廢、不能缺失。我們也可將這種對(duì)應(yīng)關(guān)系稱為電子政務(wù)前臺(tái)-后臺(tái)關(guān)系，它是電子政務(wù)前臺(tái)-后臺(tái)服務(wù)體系的重要組成部分，甚至是其關(guān)鍵部分?？梢哉f，這種關(guān)系越緊密，電子政務(wù)的效益也就越明顯。
在構(gòu)建這種前臺(tái)-后臺(tái)關(guān)系時(shí)，一定要考慮到兩種具體情況：一種情況是行政服務(wù)中心的“機(jī)構(gòu)集中”過程與程度。就很多地級(jí)市政府而言，要像衡水市那樣將幾乎所有的具有對(duì)外辦事職能的機(jī)構(gòu)都集中到行政服務(wù)中心當(dāng)然最好，但是卻不太容易做到。這就有個(gè)逐步集中的過程、以及選擇哪些機(jī)構(gòu)和哪些業(yè)務(wù)先行集中的問題。在這個(gè)過程中，一定不要將行政服務(wù)中心看作是一個(gè)與其他政府部門等同的部門，一定要給其賦予更多的職責(zé)、更大的整合權(quán)力；不然的話，行政服務(wù)中心就難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用，也不利于今后的發(fā)展。
另一種情況是政府門戶網(wǎng)站的門戶整合程度。一方面，能夠整合的業(yè)務(wù)越多越好；另一方面，這種整合最好與行政服務(wù)中心的機(jī)構(gòu)集中程度相對(duì)應(yīng)。為實(shí)現(xiàn)這種關(guān)系的耦合，各級(jí)政府應(yīng)該就此制訂相應(yīng)的實(shí)施計(jì)劃與步驟，保持其整體作用的協(xié)調(diào)一致。
我們通常說，要實(shí)現(xiàn)真正的電子政務(wù)，必須進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)的重組與業(yè)務(wù)關(guān)系的整合。其實(shí)，從發(fā)展程度上講，無論是行政服務(wù)中心還是政府門戶網(wǎng)站，都存在兩種不同意義上的機(jī)構(gòu)重組和業(yè)務(wù)整合。就行政服務(wù)中心而言，一方面，其本身就是對(duì)原有的組織機(jī)構(gòu)的一種重組，只是這種重組還僅僅是各部門窗口的簡單的物理集中；另一方面，未來的發(fā)展也要求對(duì)各部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行歸并與調(diào)整，合并重復(fù)的內(nèi)容、剔除不必要的業(yè)務(wù)，按照業(yè)務(wù)線進(jìn)行流程整合。在傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)環(huán)境下，能夠做到這一點(diǎn)也就足夠了。就政府門戶網(wǎng)站而言，一方面，各政府部門如果能夠通過該門戶網(wǎng)站統(tǒng)一提供業(yè)務(wù)內(nèi)容就已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了其最基本的“門戶”的內(nèi)涵了；另一方面，也應(yīng)該根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特征對(duì)這些業(yè)務(wù)進(jìn)行歸并和整合，突出業(yè)務(wù)流程，淡化部門概念。綜合來看，就理想情況而言，行政服務(wù)中心的歸并和整合與門戶網(wǎng)站的歸并和整合應(yīng)該相應(yīng)地進(jìn)行，特別是要以電子政務(wù)發(fā)展要求、以政府門戶網(wǎng)站的本質(zhì)特征來指導(dǎo)行政服務(wù)中心的歸并和整合。只有這樣，我們才能真正地建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的服務(wù)型政府。
第8篇：電子文件論文范文
1．投資業(yè)務(wù)管控能力亟待加強(qiáng)。一是投資制度有待健全，大多電建企業(yè)偏重決策管理，忽視了對(duì)過程的控制和項(xiàng)目的實(shí)施，缺乏一套從立項(xiàng)、決策到實(shí)施、運(yùn)營、后評(píng)價(jià)的全過程、全方位的制度體系。二是部門職責(zé)有待厘清，總部部門之間投資職責(zé)分工有待細(xì)化，管理邊界存在交叉，一些職能部門在投資管理中的作用沒有充分發(fā)揮出來。三是投資管理環(huán)節(jié)存在脫節(jié)，總部部門之間、總部與所屬企業(yè)之間交流不夠，存在“各管各的事、各干各的活”，缺乏有效的上下聯(lián)動(dòng)機(jī)制。
2．投資項(xiàng)目實(shí)施過程亟待加強(qiáng)。一是投資項(xiàng)目的責(zé)任部門長期缺位，企業(yè)也沒有建立科學(xué)的工作流程，對(duì)投資實(shí)施過程的監(jiān)管在總部層面仍是空白。二是需要加大成本控制，企業(yè)的投資概算管理不到位，部分人員擅自擴(kuò)大建設(shè)規(guī)模、提高建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、隨意超概算、任意追加投資。三是投資招、投標(biāo)管理不規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的項(xiàng)目招標(biāo)與物資設(shè)備采購平臺(tái)，企業(yè)難以選擇到最優(yōu)秀的設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工隊(duì)伍。四是投資項(xiàng)目建設(shè)存在較多問題，如安全事故、工期滯后、質(zhì)量不符合設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任制度不落實(shí)、不嚴(yán)格執(zhí)行合同、工程變更隨意等情況。
3．投資考核與責(zé)任追究亟待加強(qiáng)。一是考核不到位，企業(yè)既未建立科學(xué)的投資績效考核體系，也未嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制予以考核，企業(yè)員工缺乏應(yīng)有的行政和經(jīng)濟(jì)約束。二是投資項(xiàng)目的竣工審計(jì)、決算、驗(yàn)收及后評(píng)價(jià)等一些與投資效果評(píng)價(jià)有關(guān)的制度還沒有真正建立起來，在很大程度上影響了投資決策和管理水平的提升。三是對(duì)投資違紀(jì)違規(guī)的追究不嚴(yán)，一些電建企業(yè)存在“處罰過輕、獎(jiǎng)懲不明”的情況。
二、電建企業(yè)加強(qiáng)投資管理的主要措施
1．堅(jiān)持“四嚴(yán)”要求，切實(shí)加強(qiáng)決策管理。一是嚴(yán)密論證，做好投資可行性分析與論證，對(duì)市場發(fā)展前景、投資環(huán)境、面臨的風(fēng)險(xiǎn)與問題進(jìn)行全面細(xì)致調(diào)查評(píng)估，不經(jīng)過充分論證的項(xiàng)目不得上會(huì)決策。二是嚴(yán)把投向，遵守“三不投”原則，即“不符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的不投、投資回報(bào)率低的不投、風(fēng)險(xiǎn)難以掌控的不投”，確?！昂娩撚迷诘度猩稀?。三是嚴(yán)格權(quán)限，按照集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合原則，把投融資重大事項(xiàng)的決策權(quán)集中在電建企業(yè)總部，由總部總攬全局，扭轉(zhuǎn)“亂投資、亂融資”現(xiàn)象。四是嚴(yán)守程序，所有投資項(xiàng)目的報(bào)批必須遵守內(nèi)部決策程序，不得越級(jí)上報(bào)、審批，以確保投資決策的科學(xué)性。
2．再造管理流程，優(yōu)化管理體制和運(yùn)行機(jī)制。一是管理機(jī)制再造，總部各部門應(yīng)明確自身職能，擔(dān)負(fù)起投資的決策、實(shí)施和運(yùn)營等不同階段的管理職責(zé)，改變以前部門間相互推諉扯皮的狀況。二是業(yè)務(wù)流程再造，按照不相容職務(wù)相分離的要求，嚴(yán)格推行投資的決策與執(zhí)行、概算編制與審查、項(xiàng)目實(shí)施與資金支付、竣工決算與竣工審計(jì)等不相容崗位的分離管理。三是管理機(jī)構(gòu)再造，按照精減、高效的要求組建項(xiàng)目公司，不斷優(yōu)化項(xiàng)目公司的運(yùn)行機(jī)制，細(xì)化項(xiàng)目公司的職責(zé)權(quán)限，硬化項(xiàng)目公司的考核內(nèi)容，規(guī)范項(xiàng)目公司的運(yùn)作。四是管理制度再造，構(gòu)建涵蓋投資業(yè)務(wù)全過程、全周期的管理制度體系，強(qiáng)化制度的約束力，做到有章可循、有據(jù)可依。
3．把好五道“關(guān)口”，主動(dòng)掌控過程控制。一是工程設(shè)計(jì)關(guān)，精心挑選設(shè)計(jì)單位，并使其嚴(yán)格遵守技術(shù)規(guī)范，必要時(shí)可采取限額設(shè)計(jì)。二是概算審查關(guān)，通過對(duì)投資概算或修正概算進(jìn)行專家評(píng)審，以此作為投資考核的依據(jù)，改變“邊設(shè)計(jì)、邊施工、邊修改”的狀況。三是招標(biāo)投標(biāo)關(guān)，所有投資項(xiàng)目都必須按照流程進(jìn)行招投標(biāo)，未經(jīng)審批不得擅自招標(biāo)。四是項(xiàng)目資金關(guān)，優(yōu)化項(xiàng)目融資方式，切實(shí)降低融資成本和費(fèi)用，同時(shí)項(xiàng)目資金要實(shí)行專戶管理，?？顚Ｓ?，嚴(yán)禁私設(shè)賬外賬和“小金庫”。支付工程價(jià)款時(shí)要嚴(yán)格審核合同、支付申請(qǐng)書等相關(guān)憑證。五是變更索賠關(guān)，凡需要增加投資的生產(chǎn)性變更和非生產(chǎn)性變更以及由此而引起的索賠，須報(bào)上級(jí)審核，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，嚴(yán)禁擅自進(jìn)行變更。
第9篇：電子文件論文范文
關(guān)鍵詞電子商務(wù)企業(yè)企業(yè)電子商務(wù)虛擬企業(yè)組織形態(tài)演進(jìn)
1電子商務(wù)組織形態(tài)
從企業(yè)組織形態(tài)的發(fā)展歷史來看，它主要經(jīng)歷了家庭手工勞動(dòng)作坊、工廠作坊、簡單的工廠制度、合股公司、企業(yè)集團(tuán)、虛擬企業(yè)等多個(gè)階段。自從電子商務(wù)產(chǎn)生以來，就以其獨(dú)特的競爭優(yōu)勢帶來了企業(yè)組織形態(tài)的巨大變革，使得傳統(tǒng)的實(shí)體企業(yè)為適應(yīng)競爭的需要不得不向電子商務(wù)組織演變，電子商務(wù)組織形態(tài)為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，也不斷地在發(fā)生變化和自我完善。至今，電子商務(wù)組織形態(tài)有三種：電子商務(wù)企業(yè)、企業(yè)電子商務(wù)和虛擬企業(yè)。
1.1企業(yè)電子商務(wù)
企業(yè)電子商務(wù)是一種介于實(shí)體企業(yè)和虛擬企業(yè)之間，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐平臺(tái)，將傳統(tǒng)的生產(chǎn)、營銷等數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的組織形式。企業(yè)電子商務(wù)的組織要素包括活動(dòng)、資源、制度以及目標(biāo)。企業(yè)電子商務(wù)的活動(dòng)要素指企業(yè)的電子商務(wù)活動(dòng)，它具有虛擬性、實(shí)時(shí)性、公平性、全球性、低成本性及高效率性。資源要素始終占據(jù)著企業(yè)最重要的組成部分，可分為物質(zhì)資源、信息資源或知識(shí)資源。在傳統(tǒng)的實(shí)體企業(yè)中，物質(zhì)資源是企業(yè)最重要的資源，而在企業(yè)電子商務(wù)中，信息資源特別是知識(shí)資源已獨(dú)占鰲頭，成為企業(yè)的核心資源。因此，企業(yè)電子商務(wù)要想真正發(fā)揮信息資源的價(jià)值，必須有效地開發(fā)、組織與利用信息資源。制度要素是管理體制的反映，也是管理體制的重要組成部分，它是企業(yè)電子商務(wù)系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)、實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)目標(biāo)、完成電子商務(wù)計(jì)劃的重要保障，由于企業(yè)電子商務(wù)活動(dòng)的虛擬性和組織的分散性，使得制度規(guī)范顯得更加重要。目標(biāo)是企業(yè)電子商務(wù)存在并繼續(xù)發(fā)揮價(jià)值的動(dòng)因，企業(yè)電子商務(wù)的目標(biāo)可分為短期目標(biāo)和長期目標(biāo)，短期目標(biāo)是為了完成特定的任務(wù)，因此又稱為任務(wù)型目標(biāo)，長期目標(biāo)是企業(yè)戰(zhàn)略計(jì)劃的反映，因此又可稱為戰(zhàn)略型目標(biāo)。
1.2電子商務(wù)企業(yè)
電子商務(wù)企業(yè)是提供公共交易信息服務(wù)、公共交易平臺(tái)服務(wù)和公共應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)的帶有中介性質(zhì)的組織。電子商務(wù)企業(yè)的收入來源主要有：交易服務(wù)費(fèi)、廣告費(fèi)、社區(qū)會(huì)員費(fèi)、深層次的信息服務(wù)費(fèi)、應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)租賃費(fèi)、應(yīng)用系統(tǒng)租賃費(fèi)、應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施咨詢費(fèi)等。電子商務(wù)企業(yè)的模式主要有：經(jīng)紀(jì)模式（brokeragemodel）、廣告模式（advertisingmodel）、信息媒介模式（infomediarymodel）、銷售商模式（merchantmodel）、制造商模式(manufacturermodel)、合作模式(affiliatemodel)、社區(qū)模式(communitymodel)、訂閱模式(subscriptionmodel)、效用模式(utilitymodel)。從這九種模式可以看出，電子商務(wù)企業(yè)的主要特征有：中介特征、虛擬特征、公平特征、有償服務(wù)特征、知識(shí)性和情報(bào)性等。
1.3虛擬企業(yè)
虛擬企業(yè)是指一些企業(yè)、顧客甚至同行業(yè)的競爭對(duì)手，以商業(yè)機(jī)遇中的項(xiàng)目、產(chǎn)品或服務(wù)為中心，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)組合各方的核心資源和技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)、利潤共享和風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)的網(wǎng)絡(luò)化組織，又稱為動(dòng)態(tài)聯(lián)盟。虛擬企業(yè)的特征主要表現(xiàn)在：①虛擬性。虛擬企業(yè)沒有正式的企業(yè)名稱，不具有獨(dú)立的法人資格、沒有固定的生產(chǎn)廠房、沒有正式的企業(yè)員工，其成員企業(yè)分布于世界各地，他們是通過信息技術(shù)進(jìn)行溝通和聯(lián)系，以合同或契約規(guī)范日常的經(jīng)濟(jì)行為；②實(shí)時(shí)反應(yīng)性。虛擬企業(yè)超越了時(shí)間的限制，面對(duì)急劇變化的市場環(huán)境，以商機(jī)為中心，迅速成立動(dòng)態(tài)合作組織，并且其組織結(jié)構(gòu)是扁平化的，使決策層貼近執(zhí)行層，從而可以對(duì)環(huán)境做出快速響應(yīng)；③并行作業(yè)。虛擬企業(yè)超越了空間的限制，也不受生產(chǎn)鏈條的約束，并聯(lián)作業(yè)，實(shí)現(xiàn)了最高形式的專業(yè)化分工；④“明星組合”。虛擬企業(yè)的各成員企業(yè)都擁有獨(dú)特的核心競爭力，并且只提供自己最專長的功能，從而形成優(yōu)勢互補(bǔ)的統(tǒng)一體，實(shí)現(xiàn)了強(qiáng)大的“明星組合”；⑤組織結(jié)構(gòu)扁平化。虛擬企業(yè)的成員是平等互補(bǔ)的，沒有上下級(jí)的關(guān)系，因而其組織機(jī)構(gòu)是高度扁平化的，呈現(xiàn)出“橄欖型”或“啞鈴型”，所以虛擬企業(yè)對(duì)快速變化的市場環(huán)境，能迅速調(diào)整戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)決策，從而其適應(yīng)能力很強(qiáng)；⑥合作不持久。虛擬企業(yè)是一種動(dòng)態(tài)的聯(lián)盟關(guān)系，是基于商業(yè)機(jī)遇中的項(xiàng)目、產(chǎn)品或服務(wù)組合而成的，因而項(xiàng)目結(jié)束也標(biāo)志著合作關(guān)系的停止，這也使得虛擬企業(yè)具有很強(qiáng)的靈活性。
2電子商務(wù)組織形態(tài)的演進(jìn)過程
電子商務(wù)組織形態(tài)的演進(jìn)過程是：實(shí)體企業(yè)企業(yè)電子商務(wù)電子商務(wù)企業(yè)虛擬企業(yè)。本文是從形成時(shí)間和發(fā)展趨勢兩個(gè)角度來加以分析論證的。
2.1從形成時(shí)間
EDI（電子數(shù)據(jù)交換）是電子商務(wù)的早期形式，是在20世紀(jì)70年代誕生于美國，它通過傳遞標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)流，可以避免人為的失誤、大大縮短交易的時(shí)間，從而在很大程度上提高了貿(mào)易的效率。在20世紀(jì)80年代，由于EDI的廣泛應(yīng)用，引起了全球范圍“無紙貿(mào)易”的熱潮，企業(yè)某些傳統(tǒng)的經(jīng)營活動(dòng)可以通過電子商務(wù)進(jìn)行，如采購、營銷等。企業(yè)電子商務(wù)就是在這種環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生，當(dāng)然這只是企業(yè)電子商務(wù)的早期形式，由于技術(shù)、政治、法律等多方面的限制，還不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)所有商務(wù)活動(dòng)都電子化，和現(xiàn)在的企業(yè)電子商務(wù)有很大的距離，其實(shí)我國現(xiàn)在廣大中小企業(yè)的電子商務(wù)也基本上處于發(fā)達(dá)國家的企業(yè)電子商務(wù)的初級(jí)形式上。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)商務(wù)電子化的同時(shí)，商業(yè)主體之間的交易效率得到了空前提高，交易成本也大大下降。交易主體之間“多對(duì)多”的交易關(guān)系推動(dòng)了全球網(wǎng)絡(luò)化供應(yīng)鏈的形成，交易主體在選擇合適的交易對(duì)象時(shí)，由于選擇范圍很廣而影響了交易的效率。在這種情況下出現(xiàn)的，在交易主體之間按商品類別建立網(wǎng)上“公共交易社區(qū)”或“網(wǎng)上超市”有效地提高了交易的效率，從而衍生出純粹的電子商務(wù)企業(yè)，為交易雙方提供公共的交易信息服務(wù)和交易平臺(tái)服務(wù)。因此企業(yè)電子商務(wù)電子商務(wù)企業(yè)，這個(gè)過程只需要較短的時(shí)間?，F(xiàn)在電子商務(wù)企業(yè)得到了很大的擴(kuò)展，出現(xiàn)了很多形式的電子商務(wù)企業(yè)，如ASP、ICP、ISP等。虛擬企業(yè)即動(dòng)態(tài)聯(lián)盟，是在20世紀(jì)90年代，由美國里海大學(xué)牽頭，在向美國國會(huì)提交的《關(guān)于美國制造業(yè)21世紀(jì)的發(fā)展戰(zhàn)略》的研究報(bào)告中首次被提出的，顯然它的產(chǎn)生時(shí)間晚于電子商務(wù)企業(yè)。所以，從產(chǎn)生時(shí)間來看，電子商務(wù)組織形態(tài)的演進(jìn)過程是：實(shí)體企業(yè)企業(yè)電子商務(wù)電子商務(wù)企業(yè)虛擬企業(yè)。
2.2從發(fā)展趨勢
企業(yè)電子商務(wù)一般是由傳統(tǒng)的大型實(shí)體企業(yè)如石油、化工、汽車等行業(yè)中的企業(yè)轉(zhuǎn)化而來，這類企業(yè)由于其資金雄厚、采用先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)、擁有強(qiáng)大的科研隊(duì)伍等使得單位產(chǎn)品的生產(chǎn)成本低于同行其他企業(yè)，再加上實(shí)施電子商務(wù)戰(zhàn)略，企業(yè)的管理、科研、生產(chǎn)、營銷等成本大幅度下降。但有兩個(gè)問題使大型企業(yè)面臨很大的挑戰(zhàn)：①隨著企業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大，其靈活性不斷地減弱，并且規(guī)模越大，其靈活性就越差，而當(dāng)今市場環(huán)境變化迅速，使得企業(yè)需要不斷地調(diào)整戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)決策，這使得企業(yè)受到很大的壓力；②由于人們生活水平的提高，消費(fèi)者的消費(fèi)越來越追求產(chǎn)品的個(gè)性化，同時(shí)，產(chǎn)品的壽命周期日益縮短，產(chǎn)品更新?lián)Q代加快，使企業(yè)只有采取小批量、多樣化的經(jīng)營方式才能滿足市場需求，原有規(guī)模經(jīng)濟(jì)的大批量的成本優(yōu)勢被產(chǎn)品的單一所弱化，很難適應(yīng)市場發(fā)展的需要。這兩大問題是企業(yè)電子商務(wù)自身所無法克服的，隨著經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，企業(yè)電子商務(wù)逐漸失去優(yōu)勢而被市場淘汰，但這需要很長的過程。
電子商務(wù)企業(yè)是為了提高供應(yīng)鏈的運(yùn)作效率，以中介人的身份出現(xiàn)的，只不過這種中介人是虛擬的，為廣大企業(yè)和消費(fèi)者提供公共交易信息服務(wù)、交易平臺(tái)服務(wù)和公共應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)?！疤煜聸]有免費(fèi)的午餐”，中介人所提供的服務(wù)是有償性的，其報(bào)酬來源是以犧牲企業(yè)和消費(fèi)者的利潤為代價(jià)的，從而增加了企業(yè)和消費(fèi)者的成本，本質(zhì)上也就增加了市場的交易成本。按照科斯的觀點(diǎn)，如果的費(fèi)用超過了企業(yè)與消費(fèi)者或企業(yè)與企業(yè)直接交易的費(fèi)用，中介就失去了存在的價(jià)值。從電子商務(wù)的發(fā)展趨勢來看，供應(yīng)鏈的上下游將更多的直接進(jìn)行交易，而不需要中介人，這也是B2B、B2C、C2C、B2G等的本質(zhì)。因此中介人的作用將越來越小，以至消失。當(dāng)然，從目前全世界電子商務(wù)的發(fā)展現(xiàn)狀來看，中介人正發(fā)揮著不可缺少的作用，并繼續(xù)扮演重要的角色，因此，電子商務(wù)企業(yè)被市場淘汰需要很長的階段。
自從亞當(dāng)·斯密的分工理論提出后，世界范圍內(nèi)各行業(yè)的專業(yè)化分工與協(xié)作得到了空前的發(fā)展和應(yīng)用。正如當(dāng)今已很難再找到像馬克思、富蘭克林等類型的全才，只有像比爾·蓋茨等類型的專才一樣，盡管富可敵國的跨國公司的經(jīng)營戰(zhàn)略是多元化的，但其已不可能在每一種產(chǎn)品的經(jīng)營上都是最強(qiáng)的，至多只有一項(xiàng)，甚至許多產(chǎn)品需要多個(gè)大型企業(yè)合作生產(chǎn)才能獲得最佳的經(jīng)濟(jì)效益。虛擬企業(yè)就是在市場需求多樣化、個(gè)性化、快速變化，而傳統(tǒng)實(shí)體企業(yè)和電子商務(wù)企業(yè)很難應(yīng)對(duì)的形勢下產(chǎn)生的，它超越了時(shí)間、空間和生產(chǎn)鏈的限制，并聯(lián)的作業(yè)；它的靈活性極強(qiáng)，能很好地響應(yīng)急劇變化的市場環(huán)境；它是最好的“明星組合”，成員企業(yè)只提供自己最專長的功能，從而可以達(dá)到優(yōu)勢互補(bǔ)、利潤共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)的目標(biāo)；它有強(qiáng)大的學(xué)習(xí)機(jī)制，作為一個(gè)動(dòng)態(tài)的開放式系統(tǒng)，成員企業(yè)能學(xué)習(xí)各方最擅長的優(yōu)勢，不受時(shí)間和空間的約束?？傊?，虛擬企業(yè)具有最強(qiáng)的競爭優(yōu)勢和適應(yīng)能力，代表著未來知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)業(yè)發(fā)展方向，電子商務(wù)組織形態(tài)的最高形式也必定是虛擬企業(yè)。所以，從發(fā)展趨勢來看，電子商務(wù)組織形態(tài)的演進(jìn)過程是：實(shí)體企業(yè)企業(yè)電子商務(wù)電子商務(wù)企業(yè)虛擬企業(yè)。
3結(jié)語
本文從產(chǎn)生時(shí)間和發(fā)展趨勢兩個(gè)角度論證了電子商務(wù)組織形態(tài)的演進(jìn)過程是：實(shí)體企業(yè)企業(yè)電子商務(wù)電子商務(wù)企業(yè)虛擬企業(yè)。然而由于許多原因，目前這三種組織形態(tài)并存在社會(huì)經(jīng)濟(jì)形態(tài)中，相互影響，共同發(fā)展，并且這種狀況會(huì)持續(xù)很長的時(shí)間。同時(shí)也應(yīng)看到，虛擬企業(yè)作為當(dāng)今一種重要的電子商務(wù)組織形態(tài)，符合當(dāng)代市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，為我國廣大中小企業(yè)提供了新的發(fā)展戰(zhàn)略。我國中小企業(yè)“小而全”的發(fā)展模式已很難應(yīng)對(duì)強(qiáng)大的國際競爭，但“船小好掉頭”，盡管我國中小企業(yè)的實(shí)力較弱，但靈活性很強(qiáng)，采用虛擬企業(yè)的組織模式，和其他企業(yè)合作，改“小而全”為“小而精”、“小而?！?，同樣可以和大型企業(yè)同臺(tái)競爭，爭奪市場份額，以獲得更多生存和發(fā)展的空間。
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