工程檔案管理體系精選(九篇)
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第1篇：工程檔案管理體系范文
關(guān)鍵詞：檔案信息化檔案管理方向
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
前言:檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息社會化，實現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。
1、檔案信息化建設(shè)的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內(nèi)容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
檔案信息化建設(shè)，需要科學高效的檔案管理為前提，如何切實改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級檔案管理工作人員應當著力思考和著手解決的問題。
2.1 拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強調(diào)維護檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進檔案室的大門。
近些年來，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應的專業(yè)理論知識和專業(yè)技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應該順應時代所需，從現(xiàn)實出發(fā)，從長遠考慮，實現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導或領(lǐng)導機關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會大眾提供檔案服務上來。
2.2 提高檔案信息管理水平
隨著先進信息技術(shù)的廣泛應用和電子檔案的加快推進，計算機管理軟件為實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻，網(wǎng)絡建設(shè)和計算機管理在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用管理過程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但可為社會經(jīng)濟效益服務，產(chǎn)生潛在的社會經(jīng)濟效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現(xiàn)實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發(fā)和利用是開展檔案信息化建設(shè)一項重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發(fā)利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達到科學、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。
2.3 加強工程檔案信息管理
工程建設(shè)的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。
工程檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計算機管理系統(tǒng)的優(yōu)勢和成敗的關(guān)鍵，要嚴把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項數(shù)據(jù)的全面和準確。利用計算機對工程檔案管理，也應著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進行校對。
充分利用計算機功能，提高工程檔案管理效率。計算機應用的普及和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網(wǎng)絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務。
3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
3.1 加強工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
3.2 建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。
3.3 檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。
3.4 數(shù)據(jù)質(zhì)量是計算機管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進行認真校對。
4、結(jié)語
計算機應用的普及和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網(wǎng)絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務。
參考文獻：
第2篇：工程檔案管理體系范文
一、要弄明白是先有“雞”，還是先有“蛋”
科技是在不斷創(chuàng)新的，給我們的工作和生活帶來了越來越多的驚喜。紙質(zhì)與電子工程檔案，是檔案發(fā)展的歷史長河中，不同時期存儲檔案信息的兩種方式，隨著檔案技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，電子工程檔案必然會成為今后的主要存儲方式。
對于存量檔案，紙質(zhì)工程檔案是“雞”，通過數(shù)字化掃描生成的電子工程檔案是“蛋”，讓“雞”變成“蛋”的目的，是讓其“縮小”并電子化（查閱時無需調(diào)用原本，避免損壞或遺失），更便于通過網(wǎng)絡傳輸（跨地域）和查閱（無需翻閱索引卡片）。
對于增量檔案，由于啟用了工程項目管理系統(tǒng)、協(xié)同系統(tǒng)，電子工程檔案可以通過系統(tǒng)流程、電子表單、自動提交等自動歸集到檔案系統(tǒng)，此時它是“雞”，紙質(zhì)工程檔案是“蛋”。有了“雞”，通過新型帶印章打印功能的設(shè)備，可以按需生產(chǎn)出“蛋”。
對于外來文件，由于外單位不一定啟動了全電子化的業(yè)務流程，因此主要還是采取對紙質(zhì)文件進行掃描、生成電子文件的采集方式。此時，又回到了與存量檔案同樣的情形。此類信息被采集的實時性是關(guān)鍵，因此必須要有嚴格的、能長期正常實施的操作流程。例如，將企業(yè)印務部門設(shè)置到企業(yè)辦公樓的一樓，當設(shè)計人員、項目負責人等拿到外來文件的時候，就直接將紙質(zhì)文件提交過去，印務部門設(shè)置專人對外來紙質(zhì)文件進行掃描，并按系統(tǒng)提供的序號給紙質(zhì)文件做標記（實現(xiàn)紙質(zhì)與電子文件的對應），再提交給檔案部門。設(shè)計人員、項目負責人則直接登陸系統(tǒng)調(diào)用電子版的外來文件來查閱（更方便，也不易遺失）。
二、“雞”和“蛋”必須完全一致么
大家都明白一個道理：雞可以生蛋，蛋也可以孵出雞。既然“雞”或“蛋”都是作為檔案信息的一種載體、一種介質(zhì)，那么我們無論是養(yǎng)好“雞”，或者是保管好“蛋”，或者兩者兼而有之，其效果都應是相同的。
因此，對于存量檔案、大多數(shù)的外來文件，由于紙質(zhì)文件是“雞”，電子文件是“蛋”，因此在管理好“蛋”的同時，還必須養(yǎng)好“雞”，管理好兩者的對應關(guān)系；對于增量檔案，電子文件是“雞”，紙質(zhì)文件是“蛋”，我們只需要養(yǎng)好“雞”即可。
三、如何保證“雞”能正常地生出“蛋”
紙質(zhì)檔案通過鑒定，可以判斷其真?zhèn)?，通過這只“雞”生出的“蛋”是可以放心使用的；而電子檔案，由于其可復制、易修改的特性，用它來生“蛋”，往往會讓人覺得不放心。
因此，當電子文件是“雞”的時候，我們需要引進數(shù)字簽名、數(shù)字印章、數(shù)字水印和加密等技術(shù)手段，在每只“雞”的身體上打上一個無法被輕易修改、抹除的標記，如此才能讓大家安心地使用其生下的“蛋”。
加密技術(shù)，這里我們不做詳談，但需要注意一點，就是加密本身就是一個雙刃劍。數(shù)據(jù)進行加密后，需要解密了才能正常使用，因此必須讓加解密功能保證能24×7的運作，一旦出現(xiàn)問題，可能就會導致整個企業(yè)的“宕機”。
數(shù)字水印，屬于一種被動的安全技術(shù)，主要是在頁面的某處加上文件歸屬企業(yè)的身份信息（一般不可見），且此信息無法被篡改、抹除，在需要的時候，可作為鑒定依據(jù)。
數(shù)字簽名、數(shù)字印章，這個目前大體有2種解決方案。一種是通過第三方CA認證機構(gòu)，為企業(yè)所有參與項目的員工，制作個人專屬的簽名、企業(yè)專屬的印章，當項目完成時加上去；一種是企業(yè)自己內(nèi)部制定一套數(shù)字簽名使用機制，記錄授權(quán)過程，然后企業(yè)自己僅需為自己制作一套專屬的數(shù)字印章即可。
以上幾種技術(shù)，大家可根據(jù)實際情況按需選用。
四、“雞”和“蛋”的安全性考慮
通過前面的分析，我們可以了解到，要做好紙質(zhì)與電子工程檔案共存期的管理，就需要養(yǎng)好“雞”、保管好“蛋”。那么如何來做呢？
τ謚街實蛋福如果未同步做數(shù)字化掃描，那么在收集后，建議采取“無損式”裝訂，使用定制的文件盒和文件夾來實現(xiàn)。雖然檔案管理中要求檔案的裝訂應該使用“三孔一線”的方式，但這種帶孔裝訂的方式，會對紙質(zhì)文件的邊緣造成破壞。后期，如果再對這些紙質(zhì)文件做數(shù)字化掃描的時候，可能就會造成掃描設(shè)備卡紙（嚴重的可能會造成原件破損）。因此，強烈建議先進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描，再做裝訂。但在進行數(shù)字化掃描過程中，應制定規(guī)范化的操作流程，對紙質(zhì)檔案的出和入嚴格把關(guān)，避免遺失，如發(fā)生破損，應及時補救。
第3篇：工程檔案管理體系范文
[關(guān)鍵詞]城建檔案 管理 問題
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）07-0048-01
伴隨著社會的快速發(fā)展，城市化進程的不斷加快，城市建設(shè)腳步的加快也給我們從事城建檔案管理的工作人員帶來了一些思考。如今，城建檔案管理工作中的問題日漸凸顯，我們在關(guān)注城建工作發(fā)展的同時也關(guān)注一下城建檔案管理工作，因為城建檔案管理工作是一個城市規(guī)劃和建設(shè)的歷史記錄，是以后進行城市建設(shè)和規(guī)劃的重要依據(jù)。
本文主要從以下幾個方面總結(jié)了城建檔案管理的主要問題，分別為城建檔案管理工作的重要性有待提高；專業(yè)人員的缺失；人們的城建檔案法律意識還比較薄弱；檔案安全保障還需提高。
一、對城建檔案管理工作的重視程度有待提高
城建檔案管理是一種全局性工作，其檔案形成于城市的規(guī)劃、建設(shè)過程以及管理當中。這些檔案不僅局限在文字方面，還包括了圖表的使用和聲像的展示。城建檔案是一座座城市曾經(jīng)的歷史寫照，是一本沒有結(jié)局、精彩絕倫的書。而這本書無時無刻不在訴說著城建檔案管理工作的重要性與神圣性。但即使城建檔案管理十分重要，一些建筑單位對其認識還是停留在淺顯層次。其實城建檔案管理的過程是非常復雜的，首先是檔案的收集與整理，其次則是鑒定統(tǒng)計，最后再進行保管利用。這些步驟中有著許許多多的細節(jié)。大多數(shù)的單位往往更加重視建筑工作而輕視了城建檔案管理，這些無形的輕視直接造成了城建檔案管理過程中的多重屏障，導致檔案缺漏或失去了真實性。因此對城建檔案管理工作的重視程度有待提高。
二、專業(yè)人員的缺失
城建檔案管理工作的開展離不開專業(yè)人員。一些單位總是由于資金或態(tài)度上的輕視而聘請非專業(yè)人員。很多負責施工的人員往往還身兼檔案管理的資料員一職，這都是因為這些單位為了節(jié)省資金，并且認為檔案管理工作輕松簡單。而這種狀況也引起了一系列的惡性循環(huán)。由于不專業(yè)導致了態(tài)度以及工作水平的不專業(yè)，最終造成整理出來的檔案也不專業(yè)，難免缺胳膊少腿或者直接丟失。長此以往這些檔案多數(shù)都會成為殘次品，無法查閱。
三、人們的城建檔案法律意識還比較薄弱
有一部分人不懂得城建檔案管理的法律原則，甚至認為檔案管理是一件很輕松的事情。其實不然，常見的城建檔案違法行為主要有以下幾個方面，第一種也是最常見的一種違法行為，就是不建檔，這種違法行為比較常見，并且有的人認為這不屬于違法行為。第二種就是應付建檔，建檔行為不規(guī)范，甚至是不真實的，這都是違法的。三是不歸檔?？傊@些都屬于城建檔案管理過程中應該杜絕的問題，希望可以引起廣大城建檔案管理工作者的注意，以下進行詳細介紹。
一是不建檔。不建檔的違法行為十分普遍。許多建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程建設(shè)過程中既沒有專門的資料員，也沒有開展工程檔案的編制工作，工程竣工后也沒有進行檔案預驗收和檔案竣工驗收。不建檔違法行為一般出在那些嚴重缺乏檔案意識、片面追求工程效益的單位。二是應付建檔。有的單位在工程檔案資料編制過程中，不按規(guī)定加蓋竣工圖章，不按規(guī)定標注各種數(shù)據(jù)和設(shè)計變更，以復印件代替原件；有的甚至突擊編寫“檔案”；有的為了節(jié)省費用，不按規(guī)定做各種器材試驗，不報、虛報試驗資料，導致工程檔案中有效的少，無效的多，殘缺不全，嚴重地破壞了工程檔案的完整性和真實性。三是不歸檔。在工作實踐中有些建設(shè)單位雖然建了檔，但不向城建檔案館報送工程竣工檔案的現(xiàn)象在各城市都大量存在。這種違法行為產(chǎn)生的原因一是建設(shè)單位檔案意識不強，認為到城建檔案館歸檔與在本單位歸檔一個樣，而且放在本單位查閱起來還比較方便；二是因工程檔案編制嚴重不合要求，于是干脆不交；三是城建檔案執(zhí)法體制還不完善，城建檔案的執(zhí)法工作不能落到實處。
四、檔案安全保障還需提高
城建檔案管理非常重要，而檔案本身的完好存在則為管理工作開展的前提。如果檔案出現(xiàn)種種意外，歸根究底無非就是四個字“天災人禍”。開展檔案管理工作一般都有檔案館的存在，各地檔案館選址不同，有的單位建館前事先不注意，一場雨過后，很多檔案都會發(fā)生潮濕現(xiàn)象，造成字跡的模糊。強光和雨水這些自然因素都會對檔案產(chǎn)生一些影響。另外檔案的安全得不到保障在很大程度上都是人為的因素。一方面可能因為檔案館設(shè)施比較陳舊，容易造成漏電現(xiàn)象引起火災。另一方面則是因為檔案不僅僅存在于檔案館，隨著時代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也應用在檔案管理中。因此互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所面臨的一些問題也會作用在檔案管理工作中，如黑客入侵造成檔案的丟失、銷毀。所以檔案安全保障問題非常關(guān)鍵，不可小視。
【參考文獻】
第4篇：工程檔案管理體系范文
關(guān)鍵詞：檔案管理；工作；存在問題；相應對策；分析
在我國的檔案管理工作過程中，需要各方面的權(quán)利配合和幫助。在管理過程中需要每個環(huán)節(jié)的相關(guān)管理部門對于檔案管理工作的重要性充分認識。在檔案管理的日常工作過程重要不斷的強化檔案管理的工作力度，充分研究檔案管理過程中出現(xiàn)的主要問題，面對問題要在各個方面給予大力支持。作為信息資源的重要載體，檔案對于企業(yè)以及事業(yè)單位來講都非常的重要，因此我國相關(guān)部門或者相關(guān)企業(yè)要對檔案管理工作給予重視，將檔案管理工作切實的落實好，這樣對于信息資源的利用以及在開發(fā)有著非常深遠的影響。但是在我國目前的檔案管理工作過程中，由于我國檔案管理工作的起步較晚，難免會存在很多不足之處。出現(xiàn)問題我們要及時給予分析和改正。我國現(xiàn)在的管理已經(jīng)是系統(tǒng)管理，科學管理以及民主管理三位一體，這樣就要求我國的檔案管理工作更加的細致以及到位，檔案管理工作的好壞直接影響著單位或者企業(yè)的發(fā)展以及運行，因此我國在檔案管理工作過程中要充分重視。文章主要闡述檔案管理工作過程中出現(xiàn)的主要問題，通過闡述來找出相應的處理辦法，進一步完善我國的檔案管理工作。
1 我國檔案管理工作過程中出現(xiàn)的主要問題
關(guān)于我國檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題，文章主要從三個角度來具體分析。第一個是在檔案管理工作過程中對于檔案沒有足夠程度的重視。第二個是在檔案管理工作過程中相關(guān)的管理力量較為薄弱。第三個是在檔案管理工作過程中存在檔案室環(huán)境設(shè)施以及硬件不全的問題。下面進行詳細的分析和闡述。
1.1 在檔案管理工作過程中對于檔案沒有足夠程度的重視
在我國檔案管理工作過程中，有相當大的一部分管理工作人員以及相關(guān)領(lǐng)導沒有充分的認識到檔案管理工作的重要性，認識存在一定的誤區(qū)。檔案管理工作并不是抄抄寫寫或者單純的進行檔案的保管。很多單位沒有認識到檔案管理工作的重要性，同時也沒有意識到檔案管理工作能夠直接的到來客觀的經(jīng)濟效益，因此很多的單位要求檔案管理不要丟失檔案，不要將檔案資料外泄，能夠應付上級相關(guān)部門的檢查即可。這樣的態(tài)度主要的原因就是對于檔案管理工作沒有充分的認識，對工作重要性沒有深刻的了解，忽視了檔案管理工作對于企業(yè)管理以及發(fā)展的作用。
1.2 在檔案管理工作過程中相關(guān)的管理力量較為薄弱
現(xiàn)階段我國很多的檔案管理工作人員并沒有專業(yè)的檔案管理知識儲備，管理的方法過于落后。很多的工作人員對于檔案管理工作的工作流程沒有詳細的了解和認識，檔案管理工作的要求很多時候滿足不了。管理工作的業(yè)務不熟練是一個問題，對于檔案資料信息的有效收集力度不足也是一個問題。在很多的企事業(yè)單位中，并沒有專門的檔案管理工作人員，兼職人員占了大多數(shù)，這樣就導致了工作人員的工作投入力度不足。很多的檔案管理就是將檔案信息放置到固定的位置，并沒有對檔案信息進行及時的整理和歸類，這樣就嚴重的影響了檔案管理的工作水平提升。需要注意的是很多檔案的信息正確與否工作人員并沒有嚴格的落實和求證。
1.3 在檔案管理工作過程中存在檔案室環(huán)境設(shè)施以及硬件不全的問題
我國的檔案管理工作需要一定的工作配置來輔助檔案的管理工作順利進行。但是我國很多企事業(yè)單位并沒有很好的對檔案管理工作的環(huán)境設(shè)施以及硬件設(shè)施進行落實。很多的單位并沒有專門的檔案室來進行檔案信息的保管。同時即使單位專門設(shè)立的檔案室，檔案室的環(huán)境也沒有達到相應的標準，由于檔案管理工作的特殊性，六防設(shè)備一定的配置齊全，這樣才能夠有效的保障檔案不發(fā)生霉變或者蟲蛀。但是很多單位并沒有嚴格的落實六防設(shè)備，這樣就嚴重的影響了檔案管理工作的美觀度以及完整度。硬件設(shè)施以及辦公環(huán)境的不具備，會直接影響檔案管理工作的順利進行。
2 改善我國檔案管理工作過程中出現(xiàn)問題的相應對策
2.1 在檔案管理的過程中要不斷的提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)
在檔案管理工作過程中，我們要有意識的強化管理工作的梯隊建設(shè)，在管理人員的選擇過程重要優(yōu)先選擇政治可靠，責任心較強，作風較正的人員來進行檔案管理工作，在日常的工作過程中，要不斷的進行相關(guān)的業(yè)務培訓，強化檔案管理工作人員的工作素質(zhì)。同時還要對工作人員的生活以及工作給予關(guān)系，這樣才能夠讓檔案管理工作人員全身心的投入到檔案管理工作中來，提升檔案管理的工作效率。
2.2 在檔案管理的過程中要不斷的建立健全檔案管理的規(guī)章制度
管理工作必須有一套管理規(guī)章制度，檔案管理工作也是一樣，要不斷的建立健全相應的管理制度和規(guī)章。但是需要指出的是規(guī)章的建立要遵循四個原則。第一個是要保障規(guī)章制度的科學性以及合理性。第二個是保障規(guī)章制度的簡明實用，有現(xiàn)實可操作性；第三個是要保障規(guī)章制度的雙向約束性；第四個是要保障規(guī)章制度在領(lǐng)導層面以及工作人員層面有嚴格的落實和執(zhí)行。
2.3 在檔案管理的過程中要不斷的完善并且改進檔案的實際功能
檔案管理工作的最終目的是要充分的發(fā)揮檔案的實際功能，為企事業(yè)單位爭取利益。在檔案管理過程中要進行全面，動態(tài)以及客觀的檔案記錄，對檔案管理的實際功能重新定位，對于需要保留的優(yōu)質(zhì)功能要進一步的發(fā)揮；對于檔案的功能要不斷的進行延伸和豐富，讓檔案管理滿足企事業(yè)單位不斷發(fā)展的需求。
2.4 在檔案管理的過程中要對檔案工作的服務服務意識以及服務水平進行針對性提升
檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質(zhì)量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。
2.5 在檔案管理的過程中要不斷提升信息化的管理水平
信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。
總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)。
參考文獻
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[2]李春雨，王偉杰.淺議如何做好檔案管理工作[J].中外企業(yè)家，2009（22）.
[3]段士鴻.淺析如何做好檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2009（1）.
第5篇：工程檔案管理體系范文
【Keywords】 nuclear power construction； file management； system building
【中圖分類號】F462；G462 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）12-0007-02
1 引言
檔案指的是社會中的組織和個人在社會中形成并保存的各種形式的數(shù)據(jù)。檔案管理就是對企業(yè)以及各職能部門中的檔案進行管理，最主要的就是檔案的收集、整理、移交和保管等。對于核電建設(shè)來說，做好檔案管理工作，對未來核電項目的改進和發(fā)展都有著重要的參考作用。
2 檔案管理的重要性
檔案作為企業(yè)職能活動的重要文件，不僅是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，還是企業(yè)進行?Q策、計劃等活動的重要參考。對于核電建設(shè)來說，檔案能夠在工程驗收過程中發(fā)揮至關(guān)重要的作用，還能對核電站建設(shè)成果進行相關(guān)的記錄。在核電建設(shè)過程中對檔案采取必要的管理措施，能夠確保核電建設(shè)的管理工作順利實施[1]。另一方面，將相關(guān)核電建設(shè)的文件進行分類處理，建立不同類型的檔案。不僅能夠真實、完整地記錄工程進行的整個過程，還能夠在核電工程竣工投入使用以后出現(xiàn)故障時提供重要的維修參考。
3 核電建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀
對于核電建設(shè)來講，檔案管理工作的現(xiàn)狀主要表現(xiàn)如下：首先，事業(yè)部門雖根據(jù)自身的需求制定了一系列的檔案管理操作流程，但仍然還有大部分工作在開展過程中沒有規(guī)范的流程，最主要的就是合同檔案、工程的項目檔案等[2]。其次，檔案管理工作人員的配置問題，事業(yè)部檔案管理配有一名專職的管理人員。有些項目部的檔案資料甚至沒有專門的管理人員，而是由其他部門的工作人員或者施工隊的勞務人員進行兼職。進而，導致檔案管理工作混亂，相關(guān)管理工作無法順利實施。
4 檔案管理體系的構(gòu)建
4.1 檔案管理機構(gòu)建設(shè)
檔案管理機構(gòu)的建設(shè)需要根據(jù)核電建設(shè)項目的實際情況，對相關(guān)事宜在統(tǒng)一指導的情況下進行。自上而下地建立檔案管理機構(gòu)，在各核電建設(shè)的項目部門以及本部都需要建設(shè)檔案管理部門，最終建立一個符合實際情況的檔案管理機構(gòu)。以此為基礎(chǔ)對整個核電建設(shè)工程的檔案進行管理，同時對整個核電建設(shè)項目的計劃制定、實施和反饋等相關(guān)內(nèi)容進行跟蹤。實際的檔案管理機構(gòu)如圖1所示。
4.2 檔案管理體系的內(nèi)容
核電工程檔案管理主要是指在統(tǒng)一領(lǐng)導的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同核電項目的實際情況建立有自身特色的檔案管理體系。同時，要兼顧分級管理的原則，事業(yè)部搭建統(tǒng)一的檔案管理模式，明確不同部門、不同級別檔案管理等工作人員的職責。并對檔案管理工作的操作流程進行規(guī)范，確保檔案管理工作的順利進行。按照事業(yè)部的要求，可以將檔案管理體系分為兩個層次：
①管理程序。是根據(jù)體系文件的編制要求，對檔案管理工作作出規(guī)范，著重對檔案的分類、收集、整理、驗收等方面。
②標準操作流程。檔案管理的操作流程要嚴格遵守檔案管理的相關(guān)準則，并根據(jù)核電建設(shè)的實際情況，對檔案進行科學、合理的劃分。常見的類別有工程類檔案管理、文書類檔案管理和財務類檔案管理等。
5 從體系上解決檔案與文件的轉(zhuǎn)換問題
就現(xiàn)階段我國的核電建設(shè)檔案管理情況而言，大多數(shù)管理模式都是將文件與檔案對立開來。文件管理與檔案管理之間缺乏應有的關(guān)聯(lián)，并且檔案的整理鞏固節(jié)奏并不是隨著工程的進行而來的。所以，大多數(shù)核電建設(shè)工程的文件轉(zhuǎn)化為檔案的工作都是在工程竣工后進行的，不僅檔案的完整得不到保證，還會造成時間和精力的大量浪費。核電工程的檔案管理工作，必須確保時效性和完整性，在工程進行過程中，將文件檔案化。這是現(xiàn)階段我國核電工程檔案管理工作面對的首要問題。因此，必須結(jié)合文件與檔案的共同點，將文件管理工作融入檔案管理工作中。主要應該從以下幾個方面著手：
5.1 確定歸檔的范圍
文件管理工作融入檔案管理工作中，首先要確定文件是否能夠歸入檔案范圍。歸檔范圍應該涵蓋所有能夠反映企業(yè)職能和業(yè)務活動的內(nèi)容，檔案管理體系的設(shè)計要以此為原則。并結(jié)合核電建設(shè)過程中的實際情況，對檔案的類別進行科學的劃分，可以分為以下七個類別：人事檔案、合同檔案、會計檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、工程檔案以及文書檔案。
5.2 確定歸檔的流程
要達到檔案管理工作細化的目的，需要對歸檔的流程進行適當?shù)氖崂砗痛_定。根據(jù)不同部門采取具體化的措施，建立適合自身的歸檔流程。從而，順利完成對文件材料管理的相關(guān)歸檔流程，確保文件材料的歸檔完整性。同時，在處理不同類型的文件和材料時，需要對文件材料進行充分的了解，按照文件的先后順序進行歸檔，并對歸檔流程中的要求進行明確，保證具體步驟的實施。
5.3 定期歸檔制度
歸檔時間是歸檔工作中最重要的參考標準。在考慮定制時間時，要考慮的問題很多，既要保證運行時間內(nèi)各材料可以充分發(fā)揮效率，又要保證歸檔工作的完整性和真實性。另一方面，核電工程不同階段的歸檔時間應該與相關(guān)部門提前溝通，制定合理的歸檔時間。歸檔時間的確定，需要參考文件的種類、實際施工流程、工作責權(quán)以及具體時間這幾個角度。實現(xiàn)文件積累到檔案化的過程，是定期歸檔制度確定的重要保證。從根本上降低后期檔案收集和整理的時間成本，也避免了由于檔案存留過多以及存留時間過長導致的文件丟失現(xiàn)象，保證在核電項目中檔案的完整，最終實現(xiàn)文件向檔案的方向轉(zhuǎn)化的目的。
第6篇：工程檔案管理體系范文
關(guān)鍵詞：高校檔案；管理體系；績效管理；應用策略
高校檔案管理一直以來都是高校管理工作中重要組成部分。當前我國高校檔案管理體系存在一些不足和弊端，無法適應信息社會的發(fā)展需求。應用匯總績效管理理論，有利于構(gòu)建更加合理的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，促進檔案管理人才隊伍的建設(shè)。
一、匯總績效管理理論
匯總績效管理即PerformanceManagement（PM），是一種以提升個人及團隊組織的管理績效為根本目的，實現(xiàn)組織單位的管理戰(zhàn)略及目標的實用性極強的科學管理模式。這是以提升單位組織成員的工作效率及相關(guān)業(yè)績?yōu)橹苯庸芾砟繕?，以此開發(fā)個人和單位組織的工作潛能。實質(zhì)上匯總績效管理是一個系統(tǒng)性管理流程，其具備極強的邏輯性和目標控制性等特點。匯總績效管理理論應用的實踐過程包括多方面內(nèi)容，首先是績效管理計劃的和管理目標的制定，在此基礎(chǔ)上確定績效匯總管理的具體實施步驟和詳實過程，在相關(guān)績效考核信息已集中匯總之后，進入科學化標準評估階段，同時在績效評估結(jié)果完成之后進行有效的反饋，將績效評估結(jié)果應用至單位組織的團隊建設(shè)之中，以此總結(jié)工作實效方面的弊端和不足，為組織經(jīng)營目標的優(yōu)化提供重要參考依據(jù)。在整個匯總績效管理過程中，需要注意的是，在績效管理考核之前要明確考核的意義，針對考核指標、考核要素以及評分標準等關(guān)鍵點進行科學設(shè)置，保障績效管理的科學合理性和客觀公正性。這樣才能真正保證績效匯總考核的實效價值，同時也能提高系統(tǒng)單位的運行效率。
二、當前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀
針對高校系統(tǒng)的綜合管理能力評估方面，高校檔案管理的效率和水平一直以來都是重要的評估部分。高校檔案是指高校系統(tǒng)在教學科學、運行管理工作過程中形成的具備一定憑證參考價值的文字、圖表、實物以及影像等多類型歷史信息記錄，能真實反映高校在長期教學實踐中形成的經(jīng)驗總結(jié)，記錄了高校教育事業(yè)發(fā)展信息，為高校未來的教學工作和管理運行提供了重要參考依據(jù)，能促進高校整體管理工作的科學發(fā)展。經(jīng)歷了幾十年以來的漫長發(fā)展歷程，我國的高校檔案管理工作取得了相當程度的進展，規(guī)范管理檔案的相關(guān)基本機制已經(jīng)建立，針對檔案管理的硬件設(shè)施和軟件建設(shè)都已相應的改善和發(fā)展，但就當前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀而言，還是存在一定不足，同時也具備很大的優(yōu)化空間。
（一）高校檔案管理專業(yè)意識不強
高校檔案管理往往集中于科研成果信息資料的收集部分，對于高校系統(tǒng)的檔案管理范圍和管理工作意義缺乏全面的認識。傳統(tǒng)檔案管理觀念單純集中于針對紙質(zhì)檔案的收集和整理分類的簡單功能，因此對于檔案管理工作的人力物力支持相對比較匱乏。同時高校檔案管理工作重保管輕使用，偏重于檔案的保密性管理，缺乏現(xiàn)代化的服務理念，這從長遠來說不利于檔案工作科學系統(tǒng)的發(fā)展。
（二）高校檔案工作績效管理缺乏科學性
當前我國高校檔案管理工作中的績效管理主要注重績效評估職能，其評估標準遵從于上級部門所涉及的相應考核表，一般情況下是從德能勤績等方面入手，根據(jù)打分情況區(qū)分優(yōu)秀、合格和不合格等方面，將評估結(jié)果匯總至人事部門。這樣單純注重績效評估的績效管理模式往往會流于表面，忽視了績效管理工作的多方面系統(tǒng)層次內(nèi)容。高校系統(tǒng)中績效管理應包括三個層次：高校層面績效管理目標、檔案管理部門績效目標、檔案管理人員績效目標。績效管理的目標計劃設(shè)置應遵循自上而下的原則，結(jié)合工作實際，以發(fā)揮檔案管理工作人員的自主能動性為主要目標，提高高校檔案管理工作的實效性。
（三）高校檔案管理方式缺乏創(chuàng)新
當前高校檔案管理過程中，對于檔案管理工作意義的認識不夠清晰，認為檔案管理工作僅僅是針對紙質(zhì)資料的收集、裝訂和整理保存，忽視了高校檔案對于高校本身運行管理、教學改革、科研創(chuàng)新等方面的積極促進作用，因此對于高校檔案工作的投入支持較少。高校檔案管理方式依舊停留于傳統(tǒng)管理模式上。隨著信息時代的不斷發(fā)展，檔案信息化管理進程的發(fā)展也是必然趨勢。在當前高校檔案管理工作中，相應的數(shù)字化目錄檢索系統(tǒng)已得到初步建立，但當前高校檔案管理的信息化應用程度并不高。
三、應用匯總績效管理理論的建設(shè)目標
我國高校檔案管理體系在建設(shè)過程中，因傳統(tǒng)管理模式的不足，很難適應現(xiàn)代化信息社會的發(fā)展，因此應用科學的匯總績效管理理論，有利于促進檔案管理工作的效率提升，更好發(fā)揮檔案管理工作的職能同時，確保檔案管理體系的科學性和合理性。績效管理理論作為學科管理模式，應用至檔案管理體系中，其建設(shè)目標為改善檔案管理工作人員的業(yè)績表現(xiàn)，優(yōu)化開發(fā)工作人員與單位組織的雙向潛能，從而實現(xiàn)高校組織的管理戰(zhàn)略目標。應用匯總績效管理理論，構(gòu)建科學化的檔案管理體系，需要注重檔案工作的系統(tǒng)性，同時還需要堅持公正客觀的管理原則，選擇量化的統(tǒng)一績效管理指標，定量與定性原則有效結(jié)合，讓高校檔案為高校運行管理和科研創(chuàng)新進行服務的同時，高校檔案管理工作也能成為高校建設(shè)過程中的重要組成部分。
四、匯總績效管理理論在高校檔案管理體系中的應用策略
（一）高校檔案績效管理目標的科學化設(shè)置
就高校檔案管理體系構(gòu)建而言，應用匯總績效管理理論需要從管理目標的科學化設(shè)置角度出發(fā)，根據(jù)高校層面的績效管理整體目標，檔案管理部門的管理目標和檔案工作人員的績效目標等不同層面，自上而下進行相應設(shè)置。高校檔案管理工作的績效管理目標應包括管理體制建設(shè)目標、基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)目標、檔案管理人才建設(shè)目標、檔案服務利用效率建設(shè)目標等。在這些基礎(chǔ)績效目標設(shè)置基礎(chǔ)之上，還要考慮高校檔案管理職能的深層次拓展目標，只有應用匯總績效管理理論，對于高校檔案管理工作進行科學化的目標設(shè)置，才能明確管理工作的發(fā)展方向，為管理模式的建設(shè)指明相應指導性方向。
（二）高校檔案績效管理指標的明確制定
如果說高校檔案績效管理目標是宏觀調(diào)控范疇，高校檔案績效管理指標則是更為詳實的考核標準構(gòu)建?？冃е笜说闹贫ㄒ紤]管理工作的層級性，首先是一級績效管理指標的制定，這包括組織管理、檔案保管、基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)、檔案開發(fā)利用這四個層面的指標設(shè)置。在此基礎(chǔ)上是二級績效管理指標的制定，這包括更加具體的管理機制、人才建設(shè)、檔案管理硬件和軟件設(shè)施的構(gòu)建、檔案開發(fā)和利用相關(guān)制度的完善等多方面內(nèi)容。需要注意的是，隨著信息時代的不斷發(fā)展，檔案管理的硬件和軟件設(shè)施構(gòu)建要適應新形勢的發(fā)展需求，完善硬件設(shè)施，同時優(yōu)化軟件條件的儲備。
（三）高校檔案績效管理的激勵目標設(shè)置應用
匯總績效管理理論至高校檔案管理體系之中，可極大發(fā)揮績效管理的激勵職能。這同樣需要設(shè)置科學化的激勵目標。例如在績效管理與薪酬管理進行有效結(jié)合的過程中，可以適當設(shè)置相應的激勵空間，給予檔案管理工作人員相應的自主能動發(fā)揮空間。當前我國檔案管理人員的薪酬組成體系中，基本薪酬采用全國統(tǒng)一標準，但績效部分的薪酬管理體系則可以根據(jù)績效評估結(jié)果來進行相應的激勵和獎懲，這與檔案管理工作人員的晉升和降級直接相關(guān)，堅持優(yōu)勞優(yōu)酬的績效管理原則。這樣的應用策略不僅能夠激發(fā)檔案工作人員的工作熱情，促進其工作的效率提升，還有利于整體檔案管理人才隊伍的科學建設(shè)。
（四）應用匯總績效管理促進高校檔案管理信息化進程
隨著社會信息化程度的不斷加深，檔案利用的信息化進程也亟待得到相應的重視。我國當前高校檔案管理工作中，信息化應用程度并不完善，主要應用于信息化檢索等方面，在檔案開發(fā)和利用服務等方面的信息化開發(fā)程度并不高。在新形勢下，檔案管理工作的核心不再是傳統(tǒng)的注重保管及收藏職能，檔案管理將更加注重開發(fā)和服務功能。這就需要建立更加科學的檔案利用信息平臺，應用現(xiàn)代化管理理念，提高檔案檢索、檔案利用以及檔案開發(fā)的效率，利用現(xiàn)代化信息工具更好地進行查檔工作，增強檔案績效管理的功能發(fā)揮，以能更加滿足廣大師生的檔案利用需求，實現(xiàn)推送式檔案服務的創(chuàng)新職能。
五、結(jié)束語
高校檔案管理是高校事務管理工作中的重要組成部分，同時也是一個實效性極強的系統(tǒng)工程。高校檔案管理的水平對高校管理起著極大的影響作用。應用匯總績效管理理論有利于提升高校檔案管理的工作效率，促進檔案工作向更加科學化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展，從而促進高校管理工作的順利進行。在應用績效匯總理論的過程中，需要注重管理目標及相應指標的科學設(shè)置，同時有效地將績效管理與薪酬管理進行科學結(jié)合，為檔案管理人才隊伍的建設(shè)提供相應的激勵和競爭機制，另外還能促進檔案信息化進程的科學發(fā)展。
參考文獻：
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第7篇：工程檔案管理體系范文
1.1對于技術(shù)檔案管理重視程度不夠
企業(yè)作為生產(chǎn)型企業(yè)，追求經(jīng)濟效益和社會價值最大化，重視經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理是正常情況，但技術(shù)管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對于企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動有著積極的正面作用，同樣不應該被忽視。技術(shù)檔案管理作為技術(shù)管理的一個重要組成部分，工作內(nèi)容繁瑣、投入精力大、耗時長、短期回報不明顯，這些特點給生產(chǎn)管理人員帶來了很大的困擾，特別是對于生產(chǎn)任務重、人力資源有限的企業(yè)，同時由于技術(shù)檔案管理可能出現(xiàn)的前人栽樹、后人乘涼的工作效應，造成企業(yè)管理者對該項工作有意無意的回避。
1.2技術(shù)檔案管理不規(guī)范
技術(shù)檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產(chǎn)管理和專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗，而具備這樣經(jīng)驗的人員往往又是企業(yè)生產(chǎn)骨干，不可能投入過多精力在技術(shù)檔案管理工作中，這就造成了技術(shù)檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經(jīng)驗不足技術(shù)檔案管理不夠規(guī)范，技術(shù)檔案內(nèi)容缺失或者關(guān)鍵參數(shù)不準確。另外，即使是生產(chǎn)技術(shù)管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應的技術(shù)支持和對于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術(shù)檔案規(guī)范性的重要誘因。
1.3技術(shù)檔案管理缺乏連續(xù)性
技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)的設(shè)計、建設(shè)、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)到后期檢修、技術(shù)改造各個階段，很難保證原有技術(shù)檔案管理人員工作崗位和工作職責不發(fā)生變動，崗位變動就意味著該人員不再承擔技術(shù)檔案管理的主要責任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規(guī)范與全面，也會因為前任與繼任管理人員理念、能力和對該項工作投入度不同等各種原因造成該項工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費。同時，由于企業(yè)生產(chǎn)活動中各個階段的工作任務的不同，對于技術(shù)檔案管理來說，如果缺乏有效的指導或者規(guī)劃也會造成技術(shù)檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現(xiàn)。
2對于技術(shù)檔案管理中存在問題的應對措施
針對技術(shù)檔案管理中主要存在的問題，應該進行有針對性的整改，強化管理意識和制度建設(shè)，形成符合企業(yè)自身特色的技術(shù)檔案管理體系。
2.1加強技術(shù)檔案管理意識
首先需要肯定技術(shù)檔案在企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動中具有不可或缺的作用，技術(shù)檔案具有原始性和憑證性的特點，一旦技術(shù)檔案管理不到位造成資料缺失或者技術(shù)檔案管理工作中斷將對企業(yè)造成不可預測的損失。其次，將技術(shù)檔案管理作為生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一項重要內(nèi)容，定期進行評估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強化技術(shù)檔案管理重要性宣貫，使得生產(chǎn)人員自覺加入到技術(shù)檔案管理體系中來，高質(zhì)量完成技術(shù)檔案建設(shè)、管理工作。
2.2規(guī)范技術(shù)檔案管理體系
技術(shù)檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術(shù)檔案管理人員的職責和工作流程，保證技術(shù)檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產(chǎn)管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，明確技術(shù)檔案內(nèi)容、格式、檢索關(guān)鍵條目等內(nèi)容，保證技術(shù)檔案更新的時效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動或者企業(yè)經(jīng)營氛圍改變造成技術(shù)檔案內(nèi)容的疏漏以及質(zhì)量下降。
2.3實現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理
考慮到技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)全過程，建立并形成技術(shù)檔案跟蹤管理制度就顯得至關(guān)重要了，建立以節(jié)點性工作為考核點，技術(shù)檔案管理目標和任務完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術(shù)檔案管理銜接不到位、企業(yè)經(jīng)營情況發(fā)生變化影響技術(shù)檔案管理工作開展等不利情況發(fā)生的可能。同時，對技術(shù)檔案管理人員工作開展情況進行有效監(jiān)督和指導，也是推動技術(shù)檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。
3全方位打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)
要實現(xiàn)技術(shù)檔案的全過程高效管理，就要求生產(chǎn)管理人員必須在項目前期對于技術(shù)檔案管理工作開展有明確的思路和計劃，并在技術(shù)檔案建立初期甚至更早就明確檔案內(nèi)容、格式、檔案變更程序以及如何實現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理的管理辦法。
3.1技術(shù)檔案的格式
技術(shù)檔案的格式主要用于規(guī)范技術(shù)檔案的建立和定點存放以及檢索關(guān)鍵條目，應類別區(qū)分、裝訂形式、名稱與時間排序、文本格式（檔案名稱、標識、頁碼等有效統(tǒng)一）等相關(guān)內(nèi)容。通過規(guī)范技術(shù)檔案的格式，可以讓技術(shù)檔案管理人員在整理技術(shù)檔案時可以保證技術(shù)檔案的完成質(zhì)量和更完整、更有效地存放技術(shù)檔案以及實現(xiàn)對于技術(shù)檔案檢索效率。
3.2技術(shù)檔案的變更程序
技術(shù)檔案變更程序是在技術(shù)檔案內(nèi)容或者格式發(fā)生變化，由技術(shù)檔案管理人員完成的對技術(shù)檔案的更改手續(xù)。為保證技術(shù)檔案的一貫性，除非技術(shù)檔案存在重大缺陷或者生產(chǎn)業(yè)務需求進行較大變動的情況下不對技術(shù)檔案格式進行調(diào)整，而對內(nèi)容的修改也應在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。
3.3技術(shù)檔案的跟蹤管理
針對企業(yè)生產(chǎn)各個階段的實際情況，制定技術(shù)檔案的跟蹤管理制度。例如在設(shè)計階段完成項目科研報告、審批文件、設(shè)計資料等技術(shù)資料的收集以及對于技術(shù)檔案管理架構(gòu)和流程的實現(xiàn)，在建設(shè)與安裝階段完成設(shè)計資料變更、合同與技術(shù)協(xié)議、到貨清單和設(shè)備廠家提供的設(shè)備說明書等技術(shù)資料的收集，調(diào)試階段完成調(diào)試報告、設(shè)計變更資料的收集以及項目竣工資料整理，生產(chǎn)階段完成機組性能參數(shù)、試驗記錄、工藝記錄、生產(chǎn)過程控制系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)和日常運維相關(guān)資料收集以及對現(xiàn)有技術(shù)檔案調(diào)整工作，檢修和技術(shù)改造階段完成檢修記錄、設(shè)備變更記錄、項目技術(shù)方案、技術(shù)措施等相關(guān)資料收集以及對于技術(shù)檔案的補充工作。保證各階段工作任務的有效落實，是技術(shù)檔案跟蹤管理的核心和根本。
3.4技術(shù)檔案管理工作的貫穿
要打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵是抓好貫穿整個技術(shù)檔案管理的管理人員。首先，應強化技術(shù)檔案管理人員的責任意識，讓他們充分認識技術(shù)檔案在生產(chǎn)建設(shè)、工程設(shè)計和技術(shù)改造工作中的重要作用，明確自己的責任和義務，才能更好地完成技術(shù)檔案管理工作任務。其次，賦予技術(shù)檔案管理人員足夠的權(quán)利，可以調(diào)動技術(shù)檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術(shù)檔案管理工作順利開展。最后，設(shè)立技術(shù)檔案管理督管和獎懲機制，讓技術(shù)檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進度和完成質(zhì)量。
4結(jié)語
第8篇：工程檔案管理體系范文
關(guān)鍵詞：建筑工程檔案；重要性；管理Abstract: With the rapid development of China's economy, the construction industry development more and more quickly, the management of the construction project work is being paid more and more attention. Archives management of construction engineering is an important part of the construction project management. But on the current situation of our country, construction engineering archives management in our country still exist many problems. This paper analyses the difficulties of construction engineering archives management and the importance of construction engineering archives management, and puts forward the solution to the problem.
Keywords: construction project ；archives； management; importance;
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：
一、建筑工程檔案管理的重要性
經(jīng)濟與社會的快速健康發(fā)展推動著建筑業(yè)的快速發(fā)展，這有利于社會的發(fā)展，人民生活水平與質(zhì)量的提高，對和諧穩(wěn)定社會的建設(shè)和發(fā)展同樣意義重大。因此建筑工程檔案管理的重要性首先必須得到充分認識。建筑工程檔案是城市救災及災后重建的依據(jù)，還可以防災和減少損失。建筑工程檔案真實客觀的記錄整個建筑過程并反映建筑施工過程各個環(huán)節(jié)的本質(zhì)、規(guī)律與聯(lián)系，對日后的檢測與維修、改建擴建甚至拆除等相關(guān)活動具有指導借鑒作用，同時也能加快建筑以及檔案管理的學術(shù)研究的進程。建筑工程檔案的活力和價值主要還體現(xiàn)在以下兩個方面：
1、建筑工程檔案與工程使用管理息息相關(guān)，工程的使用管理永遠離不開檔案管理的支持與引導；
2、建筑工程檔案不僅被自身工程所利用，而且被其他同類甚至不同類的工程設(shè)計建設(shè)參考與借鑒，甚至被反復地利用，它引導著建筑科學技術(shù)研究的發(fā)展。
建筑工程檔案如此重要，因此建筑工程檔案管理的重要性也是顯而易見的。
二、建筑工程檔案管理的難點問題
1、檔案收集難。檔案收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ)和核心內(nèi)容之一，如果在工程建設(shè)過程中沒有及時做好檔案的收集工作，工程檔案歸檔的系統(tǒng)、完整和準確便無從談起。建筑工程的規(guī)模大、建設(shè)周期長，建筑工程的環(huán)節(jié)多，工程檔案多而分散。整理工程檔案是一項需要仔細認真對待和花費時間的工作。很多建筑工程管理人員只重視工程進度管理和資金管理，反而輕視了最基本的工程檔案管理。
2、對分包單位檔案工作的指導和監(jiān)督難?，F(xiàn)在一般工程單位都有幾個分包單位，一個完整的工程被分成若干個小工程分別承包給幾個單位。這樣就給工程檔案記錄和管理造成一定難度。由于分包單位多，檔案的收集和管理工作不好進行，加上很多分包單位不重視建筑工程檔案的管理，這就給工程檔案管理工作又增加了一定難度。
3、檔案信息失真。由于建筑工程檔案管理工作難度大，過程復雜，所以在檔案的填寫中很容易出錯。我國目前很多建筑工程單位并沒有建立完整的檔案管理體系。很多單位的檔案管理只是表面工作，信息填寫混亂，不真實。有的建筑工程單位甚至在工程快完工時集中填寫所有檔案信息，這些信息與工程實際進度情況是不相符的，所以不能真實準確的反應工程的狀況。
4、竣工時檔案移交不及時。工程后期大部分的技術(shù)人員已經(jīng)離開現(xiàn)場，很多施工單位在工程施工中又沒有進行檔案整理，這時工程檔案便不能及時移交，還有些工程單位在工程施工中對內(nèi)部部門或人員進行過調(diào)整，導致檔案材料分散、缺失甚至丟失，不完整不準確的檔案信息會對檔案移交造成一定影響。
三、解決上述難點問題的措施分析
1、健全檔案管理體系，落實崗位責任制
合理完善的檔案管理體系能夠有序的指導建筑工程檔案管理工作的順利進行，是建筑工程檔案管理工作開展的依據(jù)。所以在工程項目開展的同時，建筑單位一定要建立一個合理科學的檔案管理體系。其次，實行檔案管理崗位責任制，把檔案管理工作落實到建筑工程的每個部門甚至每個負責人的身上，檔案管理工作也可以與個人業(yè)績掛鉤，讓他們認識到自己有責任有義務進行檔案管理。這樣不僅可以調(diào)動大家實施檔案管理工作，還可以督促負責人認真貫徹檔案管理工作。
2、制定切實可行的檔案管理辦法
建設(shè)、總包、監(jiān)理單位要依據(jù)《東莞市城市建設(shè)檔案管理辦法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建筑工程資料管理規(guī)程》等規(guī)章和規(guī)范，建立健全合理科學的建筑工程檔案管理方法。規(guī)范檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，包括檔案的形成、檔案資料的收集、對收集的資料進行整理歸類、把整理好的檔案資料進行歸檔等。除此之外，還應明確檔案資料的收集范圍、資料收集以及編制組卷的方法、歸檔的內(nèi)容及流程等。這樣檔案管理者的工作就有章可循，而且內(nèi)容標準一樣，可以提高工作效率和檔案管理的準確性。
3、科學組織檔案交底工作項目
開工前系統(tǒng)和全面的檔案交底是保障檔案收集、整理、歸檔工作規(guī)范有序開展的重要手段。特別是建筑工程，建設(shè)單位更要抓好這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，組織施工、監(jiān)理、設(shè)計等相關(guān)單位的檔案工作主管領(lǐng)導、各專業(yè)技術(shù)負責人、技術(shù)員、檔案員等共同參與交底大會，并就交底會的內(nèi)容形成會議紀要。
4、強化過程監(jiān)督檢查和指導
建筑工程的檔案管理工作很容易被忽視，要認真落實建筑工程的檔案管理工作，強化檔案管理過程的監(jiān)督檢查和指導很有必要。針對建筑工程檔案收集與工程進度不一致的局面，建設(shè)工程單位應該發(fā)揮主動性，與監(jiān)理單位建立密切的合作關(guān)系，共同對建筑工程的檔案管理工作進行嚴格的監(jiān)督和檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時指出，及時解決，做到不影響工程的進度和質(zhì)量。在對建筑工程進行監(jiān)督檢查時應該注意以下兩個方面：
（1）時間選擇要恰當。從始至終對建筑工程檔案管理工作實行嚴格的監(jiān)督檢查不是一件簡單的工作，我們可以在監(jiān)督檢查的時間選擇上稍有側(cè)重，例如：選擇工程開工期、工程施工中的重要時期以及竣工時期等建筑工程檔案收集的薄弱環(huán)節(jié)。
（2）監(jiān)督檢查的內(nèi)容也可以有所側(cè)重，例如：檔案收集是否與工程季度同期、難收集的檔案一定要更加注意監(jiān)督檢查（外來物資合格證和檢測報告以及各種實驗報告等）。
5、加強和細化對分包單位的指導與檢查
分包單位的建筑工程檔案管理是不可忽視的重要部分。針對分包單位的建筑工程檔案管理薄弱的情況，建筑工程單位應該加強與分包單位的聯(lián)系，細化分包單位的建筑工程檔案管理工作，做好嚴格的監(jiān)督檢查工作。做好分包單位的建筑工程檔案管理工作有以下三點：
（1）要準確掌握項目各分包單位的信息。掌握分包單位的開工時間、竣工時間、施工內(nèi)容、檔案管理人員的聯(lián)系方法等。
（2）提高分包單位建筑工程檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，組織他們參加業(yè)務培訓和觀摩學習，定期對分包單位建筑工程檔案管理人員進行技術(shù)指導。
（3）加強對分包單位退場前的指導與檢查。分包單位的施工隊伍流動性大，一旦他們離開施工現(xiàn)場，再進行建筑工程的檔案監(jiān)督很難。所以在分包單位的施工隊伍離開施工現(xiàn)場前，總包單位務必要做好各分包單位的建筑工程檔案監(jiān)督檢查工作。以便發(fā)現(xiàn)問題可以及時分析和解決。
6、建立并推行檔案管理的激勵與考核機制
有了良好的監(jiān)督機制可以促進建筑工程的檔案管理工作，那么建立一套合理的激勵與考核制度就可以提高員工的積極性，更主動的做好建筑工程的檔案管理工作。定期對員工進行考核，實行獎優(yōu)罰劣的制度；對建筑工程檔案管理工作表現(xiàn)突出的集體或者個人進行表彰獎勵。通過這樣的方式激勵員工投入極大的熱情參與到建筑工程的檔案管理中來。
結(jié)束語
綜上所述，建筑工程檔案管理對城市建設(shè)和管理意義重大，檔案管理也面臨很多難點問題，做好工程檔案的管理工作關(guān)鍵在于：檔案管理機構(gòu)要嚴格執(zhí)行標準化，科學化，現(xiàn)代化的管理體系，只有在標準管理的基礎(chǔ)上才能不斷的提高檔案管理水平，才能更好的為工程檔案事業(yè)服務。檔案管理工作者應該不斷地朝著標準化的方向努力，進步。
參考文獻
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第9篇：工程檔案管理體系范文
關(guān)鍵詞：電力工程；檔案管理；質(zhì)量控制；措施
引言
隨著國內(nèi)經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會對電力的需求越來越旺盛，電力項目建設(shè)得到深入發(fā)展。為保障電力項目的建設(shè)管理高效化，有關(guān)電力工程檔案管理也應該逐步完善，其相應的法律規(guī)劃及管理標準也理所應當與國際慣例實現(xiàn)接軌。加強對電力工程檔案管理，特別是做好電力工程文件資料的收集、整理、歸檔、移交等工作既是實現(xiàn)電力工程檔案的高效化管理，也是確保電力工程項目的順利完工的重要保障。
1 電力工程檔案質(zhì)量控制管理的必要性
在電力工程建設(shè)過程中，把可能造成檔案質(zhì)量問題的因素加以控制和消除，確保工程檔案齊全、完整、準確、規(guī)范。齊全是指根據(jù)項目檔案歸檔范圍所確定的內(nèi)容，結(jié)合項目建設(shè)實際情況，將建設(shè)項目全過程中應該歸檔的文件材料全部歸檔； 完整是指文件材料之間相互支撐，形成閉環(huán)；準確是指歸檔文件材料的內(nèi)容真實反映建設(shè)項目實際情況和建設(shè)過程，原件歸檔，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準確可靠，簽字、蓋章手續(xù)完備，文件材料的形成日期與工程建設(shè)同步； 規(guī)范是指歸檔文件材料編制和整理符合現(xiàn)行技術(shù)標準、規(guī)程、規(guī)范和歸檔整編要求。電力工程檔案質(zhì)量控制包括齊全完整、內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確、編制規(guī)范、分類科學、組卷合理和檢索方便。歸檔文件的完整、準確、真實、規(guī)范是影響工程檔案內(nèi)在質(zhì)量的主要因素，而歸檔文件記錄的內(nèi)容、形式、書寫材料、制成材料和案卷整理的規(guī)范性則是影響工程檔案外在質(zhì)量的重要因素。因此，從歸檔文件材料形成的源頭上進行有效控制，強化電力建設(shè)過程工程檔案質(zhì)量管理是提高工程檔案質(zhì)量的必然要求。
2 建立健全電力工程檔案質(zhì)量控制管理體系
電力工程檔案產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程，其形成、積累和整理應列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)人員的工作標準中。為確保工程檔案編制、整理質(zhì)量，必須建立工程檔案質(zhì)量管理體系，嚴格按照電力工程建設(shè)相關(guān)技術(shù)標準、規(guī)程、規(guī)范和檔案管理有關(guān)規(guī)定編制形成工程檔案，為日后檔案信息利用提供保障。
1） 建立以建設(shè)管理單位為基礎(chǔ)，檔案管理部門為核心，各參建單位工程管理人員、專兼職檔案資料管理人員為骨干的檔案組織保障體系，將電力工程檔案管理納入建設(shè)管理程序、工作計劃、合同管理和崗位責任制中。在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理等合同、協(xié)議時，應設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交工程檔案的責任。
2） 電力建設(shè)項目法人、建設(shè)管理單位、設(shè)計、監(jiān)理、施工、調(diào)試、采購（ 含招標） 、物資供應及運行單位均應建立工程檔案管理機構(gòu)，明確管理職責，將工程檔案管理納入有關(guān)領(lǐng)導、相關(guān)部門及工作人員職責范圍、工作標準中，做好項目檔案的形成、積累、整理和歸檔，確保工程檔案完整、準確、系統(tǒng)。
3 電力工程檔案質(zhì)量管理控制
電力工程檔案是工程竣工驗收的重要依據(jù)，也是檢驗工程質(zhì)量的法律憑證。工程檔案質(zhì)量如何，反映了建設(shè)管理、施工、監(jiān)理等單位的質(zhì)量意識和管理水平。工程檔案質(zhì)量控制是一個系統(tǒng)管理過程，是對工程檔案形成全過程的質(zhì)量管理，必須多管齊下。
3. 1 建設(shè)管理單位是電力工程檔案質(zhì)量控制管理的主體
電力工程檔案是工程建設(shè)活動的真實記錄，是對工程質(zhì)量正確評價及日后運行、維護、改擴建等工作的重要依據(jù)。建設(shè)管理單位受項目法人委托全權(quán)負責檔案管理工作，是工程檔案管理的責任主體，負責收集、積累和整理項目前期、質(zhì)量監(jiān)督和竣工驗收等歸檔紙質(zhì)、聲像、電子等不同載體的文件材料。按照工程進度，適時開展工程檔案日常檢查、指導工作； 組織各參建單位對所有應歸檔項目文件材料按檔案管理要求進行整理、組卷、編目。
1） 工程之初，建設(shè)管理單位應明確參建各方對檔案編制形成質(zhì)量的管理要求，對于歸檔文件材料規(guī)格、書寫材料的耐久性及竣工圖編制等都應做出明確規(guī)定，并在工程合同條款中加以明確，確保各參建單位對工程檔案質(zhì)量管理，職責明確，做到心中有數(shù)。
2） 項目實施過程中，應分別對工程準備、施工和竣工驗收等階段加強工程檔案編制質(zhì)量控制管理。準備階段雖然大多歸檔文件尚未形成，但卻是控制工程檔案質(zhì)量的關(guān)鍵時期。事實上，很多工程檔案質(zhì)量問題都是由于事前重視不夠或缺乏基本知識造成的。所以，從工程立項開始，檔案管理人員就應提前介入，對工程檔案的質(zhì)量進行預控。首先，要加強對工程管理部門分管領(lǐng)導（項目經(jīng)理） 檔案意識的宣傳，如果分管領(lǐng)導對檔案工作不重視，工程檔案質(zhì)量就無從談起，也不可能建立起有效的質(zhì)量保證體系，質(zhì)量保證措施就難以落實到位； 其次，要加強對現(xiàn)場技術(shù)人員檔案知識培訓和檔案法律法規(guī)的宣傳，現(xiàn)場技術(shù)管理人員對工程檔案的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用，只有工程參建人員按照相關(guān)規(guī)程規(guī)范和檔案管理要求各負其責，才能有效實現(xiàn)工程檔案的質(zhì)量控制，不斷提高工程檔案編制質(zhì)量。
