檔案管理痛點精選(九篇)
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第1篇：檔案管理痛點范文
紙質(zhì)檔案管理
長久以來，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過檢索手段就可查詢相應(yīng)信息資料，無需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠?qū)崿F(xiàn)長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫，能夠為單位部門提供區(qū)域內(nèi)各類地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質(zhì)資源檔案這類涉及信息門類復(fù)雜的檔案來說，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質(zhì)檔案管理者來說，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來看，當單位對某個區(qū)域的地質(zhì)資料進行重新調(diào)研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質(zhì)檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當不可抗力和意外事件發(fā)生時，對紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。
電子檔案管理
電子檔案特點依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質(zhì)信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業(yè)的評價，這對獲取地質(zhì)信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術(shù)通過對信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫的安全。盡管存儲電子檔案的數(shù)據(jù)庫多是由專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫安全問題，及時對存儲檔案數(shù)據(jù)庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。
紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較
對紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風險意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進行檔案信息化工作。存儲形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進行比較，能夠更加清楚地認識到兩者之間的差異。從風險視角來看，紙質(zhì)檔案的存儲是以實物空間實現(xiàn)的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風險。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風險，其內(nèi)部的存儲元器件對所處環(huán)境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風險，這是兩者在面臨風險時的相似之處。而兩者所面臨風險的不同則較為直觀，相對來說，紙質(zhì)檔案對物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達到長久保存效果的物理場地進行持續(xù)的人為干預(yù)，即便采用某些設(shè)備進行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預(yù)。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風險概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來看，紙質(zhì)檔案對管理環(huán)境的要求更為嚴苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對紙張造成的影響是長時間的，不會瞬間導(dǎo)致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問題是可以修復(fù)的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復(fù)。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計算機進行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進而獲得所查詢的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內(nèi)定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當然，電子檔案的這種高效、精準查詢信息的優(yōu)勢也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢方式。這主要是因為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢依靠人工實現(xiàn)，而人類具有機器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計算機所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。
檔案管理信息化對策
通過對紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當前事業(yè)單位進行檔案管理信息化而言，要進行高效的檔案信息化建設(shè)工作，不是簡單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎(chǔ)上，同時考慮到當前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對策。強化檔案管理信息化建設(shè)目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過程中存在一定風險，因而各事業(yè)單位需要強化檔案管理信息化建設(shè)力度。通過對比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應(yīng)當在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時，加強對電子檔案管理的深刻認識，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當前檔案管理信息化建設(shè)的重點?；谶@種觀點，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)強化工作不僅是對單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質(zhì)資源檔案進行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢比較費時費力的內(nèi)容，同時，對于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應(yīng)以安全性為第一要務(wù)。另一方面，事業(yè)單位強化檔案管理信息化建設(shè)。在加強紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實現(xiàn)有效對接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環(huán)節(jié)實現(xiàn)銜接，通過信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。
強化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性
在事業(yè)單位檔案管理信息化過程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來的風險，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過程中，對極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時，要對部分檔案進行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當作新增備份，同時電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案側(cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復(fù)雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢，實現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。強化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風險。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對此，研究認為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進過程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊伍中挑選出業(yè)務(wù)精通、學習能力強、善于鉆研的人員進行信息化管理培養(yǎng)。研究通過對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當下事業(yè)單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風險的基礎(chǔ)上，對兩者進行直觀對比，能夠相對客觀地認識到這一過程中的重點工作，并最大程度地規(guī)避工作開展過程中的不利因素。基于這一觀點，當前事業(yè)單位在實際檔案管理信息化工作推進中，應(yīng)兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實際情況進行調(diào)整。
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第2篇：檔案管理痛點范文
關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案 程序化
Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.
Key words: power system, files, program
中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：
1 前言
管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營歷程的存儲與總結(jié),同時又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對企業(yè)的生產(chǎn)運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應(yīng)新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。
2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義
檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關(guān)系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動。
3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措
電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用四個環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。
3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)
收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進行系統(tǒng)、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產(chǎn)活動和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機制,檔案管理部門要常規(guī)性的對各部門進行檔案成果的收集。
3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點進行科學分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級的檔案分類數(shù)據(jù)庫。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時間段運營情況的縱向分類。
3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標與規(guī)范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動員工的力量進行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴格按照規(guī)范和標準操作。在管理人員調(diào)動或離任前,必須對其所承擔的保管任務(wù)進行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動和離任手續(xù),最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯(lián)系。
3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實的基礎(chǔ),對電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運營服務(wù)才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進企業(yè)的技術(shù)改進與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機制,樹立服務(wù)意識,最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時,要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。
4 結(jié)束語
總之,在新形勢下,強化電力企業(yè)的檔案管理,對于企業(yè)的運營與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用等四個環(huán)節(jié),使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。
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第3篇：檔案管理痛點范文
【關(guān)鍵詞】電子檔案；傳統(tǒng)檔案；信息技術(shù)
隨著我國信息化時代的到來，信息技術(shù)被應(yīng)用到社會的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理工作帶來了便利的同時，也給其帶來了巨大的挑戰(zhàn)。通過對電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別和共性問題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關(guān)系，進一步提升信息時代下電子檔案管理的能力和水平。
一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。相對于傳統(tǒng)檔案歸檔時的手工作業(yè)，電子檔案在進行歸檔時主要依托信息技術(shù)，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進行歸檔。電子檔案在編輯的過程中，可實現(xiàn)無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時，由于是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn)，進而使得電子檔案的真實性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進行檔案信息的編輯過程中，應(yīng)特別注意數(shù)字簽名和信息認證，切實做好相應(yīng)的加密保護工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。
（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管存在著很多的風險，如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且，紙質(zhì)檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間，耗費大量的人力、財力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問題，它以一種虛擬的存在形式進行保管，通過對信息的數(shù)字編制和存儲，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且?guī)缀跏懿坏轿锢硇該p害，極大的降低了電子檔案保管的風險。當然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優(yōu)勢在另一角度上看很可能演變成一項劣勢。由于當前信息技術(shù)的快速發(fā)展，流媒體和存儲介質(zhì)日新月異，檔案存儲的載體會隨著技術(shù)革新而出現(xiàn)老化，給電子檔案的可讀性產(chǎn)生了嚴重的影響。鑒于此，檔案管理人員應(yīng)在電子檔案信息編制的同時，打印一份紙質(zhì)檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風險。同時，計算機信息技術(shù)部門應(yīng)與文件信息生成部門加強溝通，統(tǒng)一文件信息格式，增強文件信息的可讀性。
（三）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同。傳統(tǒng)的檔案信息查詢時需要人工查找，該項工作費時費力查詢難度較大。而且，由于是對原件信息內(nèi)容的查詢很可能影響相關(guān)的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題，由于事先對檔案信息進行了編輯、注冊、登記等工作，在對具體信息的查詢過程中只需要錄入時，生成一個固定的編碼或解碼便可使用，極大的節(jié)約了檔案查詢工作的人力和財力。而且，電子檔案的查詢在實現(xiàn)錄用后與原載體不產(chǎn)生任何關(guān)系，不會造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強，不會因為一方對檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。
二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性
（一）檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，對檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統(tǒng)檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動生成的，它是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息為基礎(chǔ)的，只不過是將信息載體由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為虛擬網(wǎng)絡(luò)，其內(nèi)容在轉(zhuǎn)換的過程中并未發(fā)生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質(zhì)檔案進行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時，還應(yīng)注重傳統(tǒng)檔案管理工作開展。做好館藏紙質(zhì)檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應(yīng)充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)和保障功能。
（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理數(shù)字化、虛擬化，而其中所蘊含的管理理論仍未發(fā)生變化。如《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則”、“維護檔案完整與安全原則”和“便于社會各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中被嚴格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的精神內(nèi)核并未發(fā)生變質(zhì)，所改變的只不過是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。
（三）電子檔案是對傳統(tǒng)檔案信息資源的擴充與發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，相伴而來的是信息資源的爆炸式增長，這一變化同樣沖擊著檔案管理工作。依照傳統(tǒng)的檔案管理水平難以應(yīng)付檔案信息的急劇增長，因此必須依靠先進的計算機信息技術(shù)開展檔案管理工作。電子檔案的產(chǎn)生是時展的要求，更是檔案管理工作進一步提升和深化的內(nèi)在要求。電子檔案管理工作依托先進的科學技術(shù)，突破了紙質(zhì)媒介信息載體的束縛，最大限度的擴充了檔案信息資源。而且，電子檔案管理在擴充檔案信息資源的同時，依靠互聯(lián)網(wǎng)的便捷、高效，使得檔案信息的獲取更加便捷、輕松。電子檔案與傳統(tǒng)檔案通過相互之間的優(yōu)勢互補，共同推動了我國檔案管理工作水平的不斷提升。
第4篇：檔案管理痛點范文
關(guān)鍵詞：檔案信息化；數(shù)字檔案管理系統(tǒng)
1. 項目建設(shè)背景
隨著檔案門類的日益增多，檔案信息化進程的加快，企業(yè)檔案數(shù)字化越來越成為提升現(xiàn)代化管理水平必要手段。大唐南京發(fā)電廠檔案室自2008年新廠搬遷重建以來，不僅接收保存了大量工程項目的科技檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案，還包括自1934年以來的文書檔案和1960年起始的會計檔案，截止目前室藏檔案已達到17萬余萬件。如果運用傳統(tǒng)的手工管理模式，不僅檔案信息利用率低，且查準率、查全率也不高，極大浪費了企業(yè)的寶貴資源，難以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求。因此通過信息化手段開發(fā)好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實意義。
2. 項目建設(shè)的總體目標
大唐南京電廠檔案信息化建設(shè)按照統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施的原則，建設(shè)總體需求是實現(xiàn)大唐南京電廠的檔案管理的電子化，實現(xiàn)各種門類檔案的收集、整理、歸檔、利用等全業(yè)務(wù)流程的管理，將老數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到新檔案管理型中，實現(xiàn)與OA系統(tǒng)的集成，搭建符合軟件系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境，以及制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范體系，具體概括起來包括如下幾點：
（一）檔案系統(tǒng)建設(shè)
建設(shè)大唐南京發(fā)電廠的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、利用等全檔案業(yè)務(wù)的管理。
（二）接口開發(fā)
實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA中待歸檔文件的自動歸檔，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與認證系統(tǒng)的單點登錄。
（三）軟硬件環(huán)境建設(shè)
主要是搭建檔案系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境，針對不同階段的部署方案來搭建相應(yīng)的硬件環(huán)境，軟件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫、中間件等，硬件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、文件服務(wù)器，并備有磁盤陣列和備份磁帶庫等。
（四）檔案規(guī)范體系建設(shè)
在大唐南京發(fā)電廠內(nèi)制定并建立與檔案系統(tǒng)相適應(yīng)的數(shù)據(jù)采集、檔案信息管理和應(yīng)用等一系列配套的規(guī)章制度及操作規(guī)范。
布署示意圖如下：
3. 產(chǎn)品選型
企業(yè)以自身的需求為選型的基礎(chǔ)，對軟件公司與軟件產(chǎn)品的功能及信息技術(shù)，軟件售后服務(wù)的物質(zhì)及涵蓋地區(qū)等進行了解與比對，另外再考慮企業(yè)e化的預(yù)算及可承受的費用，以選出最符合本身需求的企業(yè)信息化整體解決方案。
為了保證項目軟件的使用率和可操作性，我廠進行軟件選型時，依照下列的方式和順序來考慮：
選公司：選擇商譽卓著，經(jīng)營績效良好，經(jīng)驗豐富的公司。軟件業(yè)進入門檻很低，但是軟件公司要能長期經(jīng)營的障礙卻很高。軟件及服務(wù)都是無形商品，應(yīng)該選一家經(jīng)營績效良好，經(jīng)驗豐富的公司。
選產(chǎn)品：選擇的產(chǎn)品能滿足企業(yè)長期發(fā)展成長的需求，又滿足未來多樣化的需求，質(zhì)量要穩(wěn)定，維護要容易。
看服務(wù)：選擇的公司擁有完善的售后服務(wù)機制，可提供滿足其各種及各地需求的服務(wù)。
看案例：選擇的公司，擁有廣大的滿意客戶群，最好有其同行案例客戶。
比速度：企業(yè)希望在最短的時間內(nèi)使用系統(tǒng)。速度是現(xiàn)代企業(yè)適應(yīng)競爭環(huán)境必須掌握的重要因素，速度越快，成本越低，風險也越小。
比價錢：在各方面的條件都一致時，應(yīng)該選擇成本較低廉的解決方案。
結(jié)合本企業(yè)實際情況，我們最終確定選用紫光軟件系統(tǒng)有限公司的紫光電子檔案管理系統(tǒng)軟件[簡稱：UNIS-AMS]V8.0。
四、項目建設(shè)思路及內(nèi)容
（一）檔案信息化建設(shè)的理論依據(jù)
依據(jù)大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的具體要求，檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用群體分為檔案管理工作人員和檔案利用人員，兩部分用戶的需求差別較大。前者以日常管理類操作為主，專業(yè)性要求較強；后者主要是檢索和利用類操作。由于各部門和所屬單位辦公地點分散，各自通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，故整個系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，總體的技術(shù)路線是以C/S模式和B/S模式相結(jié)合，實現(xiàn)不同的功能。
客戶端/服務(wù)器（C/S）方式，主要滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、歸檔、輔助實體管理、檔案統(tǒng)計、鑒定銷毀等；瀏覽器/服務(wù)器（B/S）方式，主要是滿足廣大利用人員，實現(xiàn)檔案的檢索、利用、檔案借閱、審批等。
本方案以關(guān)系型數(shù)據(jù)庫為檔案信息存儲平臺、數(shù)據(jù)加工流程控制和管理平臺；以專業(yè)的全文多媒體數(shù)據(jù)庫內(nèi)容管理為數(shù)據(jù)平臺；以XML作為檔案交換的標準；采用成熟的主流技術(shù)和產(chǎn)品來建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，這些技術(shù)包括：檔案管理平臺技術(shù)，瀏覽器技術(shù)，視圖技術(shù)，數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)，XML技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)等。
本項目的開發(fā)采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；開發(fā)工具C/S端采用Delphi開發(fā)、B/S端采用Eclipse開發(fā)；系統(tǒng)的負載測試采用采取企業(yè)標準級負載測試工具LoadRunner；系統(tǒng)功能的測試采用黑盒法和白盒法相結(jié)合的方法進行測試。
（二）設(shè)計原則及特點
按照統(tǒng)一規(guī)劃、資源共享、確保安全的原則，立足資源服務(wù)和業(yè)務(wù)管理的宗旨，即按各類檔案的管理規(guī)則，運用計算機技術(shù)方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源；簡便、高效、穩(wěn)定查閱利用檔案資源；提供快速、準確、強大的檔案行政監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作管理工具。
1、先進性原則
采用目前主流的技術(shù)和架構(gòu)（（C+B）/S架構(gòu)），所提供的技術(shù)具有一定的先進性，采用先進的、符合工業(yè)標準的系統(tǒng)平臺、體系結(jié)構(gòu)和開發(fā)技術(shù)，系統(tǒng)可以快速的進行應(yīng)用擴展。
2、靈活性原則
業(yè)務(wù)和功能模塊能夠自由增加、刪減和移動，能夠根據(jù)用戶的要求，用戶自己可以添加、減少項目、字段。查詢信息方便、靈活。
3、開放兼容性原則
系統(tǒng)設(shè)備、軟件必須具有良好的開放性，所有硬、軟件都應(yīng)遵循業(yè)界相關(guān)標準，支持開放的標準接口，支持跨平臺。使整個系統(tǒng)成為一個統(tǒng)一的整體，而不致產(chǎn)生運行上的“孤島”。
4、安全性原則
系統(tǒng)須具有良好的安全管理功能，數(shù)據(jù)存儲、檢索、提取、和管理等各個層面和角度都須具有相應(yīng)的安全機制。
在系統(tǒng)設(shè)計中，采用良好的安全機制；在數(shù)據(jù)傳輸中，選用當前成熟的數(shù)據(jù)加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)安全；在網(wǎng)絡(luò)上，選用多層結(jié)構(gòu)技術(shù)。同時，利用大型數(shù)據(jù)庫的安全性能確保存儲數(shù)據(jù)的安全。
系統(tǒng)建有完善的用戶管理和授權(quán)機制，對用戶在系統(tǒng)中的各種操作進行全面的管理和控制?？捎行Х乐狗欠ㄓ脩羧肭趾妥畲笙薅鹊叵拗菩畔⑿姑埽幌到y(tǒng)具有監(jiān)控功能和日志功能，對在線用戶進行有效的監(jiān)控，記錄下用戶的任何操作，確保不可抵賴性。
5、易用性原則
提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機界面、系統(tǒng)維護界面， 系統(tǒng)在使用界面上遵循檔案及資源管理人員的工作習慣， 界面友好易于操作，方便用戶的使用。系統(tǒng)采用客戶端/服務(wù)器（C/S）方式，滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求。對檔案信息的檢索和利用、各部門檔案人員信息采集，系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器（B/S）架構(gòu)解決方案，后臺數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)結(jié)構(gòu)清晰，數(shù)據(jù)字典公開，系統(tǒng)布署方便快捷。
操作簡單，查詢方便，可以通過樹形結(jié)構(gòu)分層查詢，也可以按任意給定的條件（簡單查詢、綜合查詢和模糊查詢）進行查詢。
6、智能性原則
具有良好的統(tǒng)計分析功能，提高工作效率。同時系統(tǒng)應(yīng)該有強大的圖表功能，可以制作各種類型的報表、客戶信息登記表等，制表方便、快捷，還能根據(jù)需要生成統(tǒng)計圖表（如餅圖、矩形圖），報表可輸出到Excel電子表格、Word文檔以及其他特定要求的文本文件。
7、標準性原則
系統(tǒng)采用的規(guī)范和標準應(yīng)符合相關(guān)國家、行業(yè)的規(guī)范和檔案標準要求；電子文件元數(shù)據(jù)符合最近將頒布的《電子文檔元數(shù)據(jù)規(guī)范》要求。
8、可靠性原則
系統(tǒng)運行具有極高的可靠性和良好的容錯性能?？煽康男畔鬏斒侄?、存儲方式、運行環(huán)境和安全保證是系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。在整體設(shè)計中，根據(jù)實際情況采用完善的備份方式和災(zāi)難恢復(fù)計劃，確保系統(tǒng)的可靠性。提供7天*24小時不間斷服務(wù)。
9、擴展性原則
隨著數(shù)據(jù)量的增加和運行節(jié)點的擴展，系統(tǒng)對硬件軟件的要求會不斷提高，系統(tǒng)所有硬件、軟件的選型和應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計必須考慮可擴展性的要求。
在軟件系統(tǒng)的設(shè)計中，所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都應(yīng)充分考慮到整個系統(tǒng)的可擴展性。系統(tǒng)將滿足隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展而隨時增加用戶及軟硬件產(chǎn)品的需求。
為滿足數(shù)字化檔案建設(shè)不斷深入的要求，在設(shè)計時，充分考慮了系統(tǒng)擴充問題，系統(tǒng)具有良好的可擴充性。在程序結(jié)構(gòu)設(shè)計和數(shù)據(jù)接口設(shè)計時，預(yù)留了各種接口（比如程序開發(fā)接口，數(shù)據(jù)移植接口），能在需要時與各種應(yīng)用系統(tǒng)進行一體化聯(lián)接，采用XML技術(shù)描述數(shù)據(jù)接口技術(shù)并提供數(shù)據(jù)接口程序。遵循XML 數(shù)據(jù)規(guī)范，具有自描述、結(jié)構(gòu)化、交換性、擴展性特點。進行數(shù)據(jù)交互和關(guān)聯(lián)操作。當需要進行系統(tǒng)性升級時，能保證數(shù)據(jù)的平穩(wěn)遷移，能方便地調(diào)整。易于擴充升級，既滿足當前的業(yè)務(wù)需求，又為今后的擴充留有空間，用戶可自行進行功能擴展。
10、成熟性原則
文檔的獲取、采集、存儲、管理、檢索、統(tǒng)計和等各個環(huán)節(jié)集成在一個統(tǒng)一的體系結(jié)構(gòu)之中，形成一個閉環(huán)的管理。
11、可維護性原則
在系統(tǒng)的設(shè)計中，充分考慮了因機構(gòu)設(shè)置及業(yè)務(wù)流程的不斷變動而帶來的靈活性要求。所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都充分考慮到整體系統(tǒng)的靈活性，滿足隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展而不斷增加數(shù)據(jù)量、用戶、軟硬件產(chǎn)品的需求。能通過自擴展的方式適應(yīng)新類型的文件、檔案和資料；系統(tǒng)中所有的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、操作界面、打印格式及統(tǒng)計要求等都是可靈活定義的，以滿足業(yè)務(wù)變化的需要；業(yè)務(wù)處理功能在一定程度內(nèi)的增加或變更等需求不會影響系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，并能在最短的時間內(nèi)實現(xiàn)新的需求。
考慮到工程實施完成后系統(tǒng)的操作與維護，因此，該系統(tǒng)具備較強的可管理性和易操作性，便于系統(tǒng)管理人員能夠盡快熟練地掌握該系統(tǒng)的操作和管理技術(shù)，以保證系統(tǒng)能安全可靠地運行。應(yīng)用軟件的開發(fā)選用了流行的可視化開發(fā)工具。在保證用戶基本操作的前提下，給管理員有更多的自主管理功能。
（三）信息資源庫建設(shè)
1、目錄庫建設(shè)
大唐南京電廠檔案管理系統(tǒng)建立在基于WEB服務(wù)基礎(chǔ)上，實現(xiàn)現(xiàn)有管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化的需要，并具有開放性，能夠與企業(yè)各管理系統(tǒng)集成，接收、管理各系統(tǒng)形成的歸檔電子文件，提供安全授權(quán)下檢索利用。
系統(tǒng)主要分為四大功能模塊：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、系統(tǒng)設(shè)置與維護。
檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)具體功能設(shè)計如下：
（1）檔案收集
檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責任和流程，通過應(yīng)用系統(tǒng)提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵部份。
上圖為歸檔數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔的總體流程圖。如圖所示，整個流程包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、移交接收和數(shù)據(jù)歸檔四個步驟，首先由全宗單位內(nèi)各部門的兼職檔案員通過幾種方式進行待歸檔數(shù)據(jù)的收集，之后由兼職檔案員對收集到的數(shù)據(jù)進行整理使其符合歸檔規(guī)范，然后由兼職檔案員對整理好的數(shù)據(jù)進行移交，由全宗單位內(nèi)的檔案管理員對移交的數(shù)據(jù)進行接收，最后由檔案管理員對所有接收到的數(shù)據(jù)進行檢查、編目并歸檔。歸檔后的檔案元數(shù)據(jù)進入元數(shù)據(jù)庫，電子原文件進入系統(tǒng)電子原文數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)將對照元數(shù)據(jù)庫與電子原文數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)自動創(chuàng)建索引庫用于全文檢索功能。下面將詳細介紹這四個步驟的內(nèi)容：
①信息收集
數(shù)據(jù)收集分為以下幾種：OA接口收集；在線收集；離線收集；數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等手段。
OA接口收集方案
系統(tǒng)實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)（OA）等系統(tǒng)無縫連接，接口部份主要
設(shè)計方案如下：
圖 OA 接口收集原理圖
OA系統(tǒng)接口是保證文件自動歸檔的關(guān)鍵。通過接口，系統(tǒng)可以以自動或手動兩種方式轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)當中去，文件及其屬性信息歸檔到檔案管理系統(tǒng)的收集整編庫中，同時將收文單、發(fā)文單、正文內(nèi)容、附件內(nèi)容的電子文件轉(zhuǎn)入文件服務(wù)器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應(yīng)關(guān)系。
在線收集
在線收集是提供各業(yè)務(wù)部門人員對重要文件進行收集的模塊，不僅可以提供簡單、快捷的檔案錄入功能，方便檔案形成單位的歸檔人員進行歸檔錄入，而且可以對歸檔范圍外的重要文件進行收集錄入，可以將個人的隱性知識顯性化。
檔案管理人員可以根據(jù)實體文件直接在檔案系統(tǒng)中進行著錄。檔案系統(tǒng)提供友好的著錄界面輔助用戶進行信息的填寫。
著錄部分提供的功能包括：
1.必填項標識功能。在界面中會對必填字段與可空字段進行明顯的標識區(qū)分，方便用戶進行識別。
2.著錄字段可設(shè)定默認值。所有字段均可設(shè)置默認初始值，或可通過事件定義，自動跟據(jù)規(guī)則從其他著錄字段提取。也可根據(jù)一定業(yè)務(wù)規(guī)則，從相關(guān)信息中自動提取初始值，如可自動提取題名、文號、發(fā)文時間和保管期限等等。
3.著錄內(nèi)容提交時自動驗證功能。驗證的范圍包括：是否可空、極值范圍、輸入值類型（自然數(shù)、整型、日期等）、特殊類型（身份證、郵箱、手機號碼等）。對不符合規(guī)范的輸入，給出友好提示。
4.多種形式的輸入控件。檔案系統(tǒng)提供的多種輸入控件有：文本框、日期輸入框、多行文本輸入框、下拉選擇輸入控件、樹形信息輸入控件、多選或單選控件以及可編輯的下拉控件等多種，方便用戶的使用。
5.界面事件自定義功能。可預(yù)先定義在著錄時要進行響應(yīng)的事件，即某些著錄項的內(nèi)容可在其他著錄項著錄完成時，根據(jù)規(guī)則進行自動填寫。如自動對A、B兩字段值進行求和填寫進C字段，或?qū)、B兩字段進行截取或拼接后填入C字段。
6.著錄信息自動繼承。在連續(xù)錄入數(shù)據(jù)時，可自動繼承前一條所錄數(shù)據(jù)的各個字段信息，并可根據(jù)需要進行選擇性繼承。在著錄時還可根據(jù)一條已有數(shù)據(jù)，進行著錄，系統(tǒng)會自動將所選數(shù)據(jù)的信息作為新記錄的默認值。
7.支持TAB鍵及光標鍵的焦點跳轉(zhuǎn)。在著錄時，可方便的通過TAB鍵或光標鍵實現(xiàn)輸入焦點在不同控件上的切換，無需點擊鼠標，極大的方便了錄入工作。
8.著錄同時即可進行電子原文的掛接。著錄時即可掛接電子原文，避免了在條目形成后再掛接的不便。
離線收集
9.離線收集是提供建設(shè)項目和流動性企業(yè)提供配套的離線客戶端，作為離線狀態(tài)下的檔案收集工具。
10與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換為：
11.離線錄入端配置文件：由檔案管理系統(tǒng)生成離線錄入端配置文件，為XML格式文件，各建設(shè)項目和流動性企業(yè)使用離線客戶端導(dǎo)入配置文件后才能初始化系統(tǒng)，進行使用。
12.離線錄入端數(shù)據(jù)：離線錄入端產(chǎn)生的歸檔文件數(shù)據(jù)由各單位匯總到檔案館檔案管理員離線錄入端機器上，檔案館檔案管理員離線錄入端機器與檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，因此可由檔案管理員上傳離線錄入端數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換
數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換可實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入功能，批量導(dǎo)入分為兩部份：元數(shù)據(jù)和電子文件，其中由于歷史數(shù)據(jù)所使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)都不相同，因此我們這里主要支持：DBF、XML和EXCEL三種格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，需要各原檔案系統(tǒng)開發(fā)商將需導(dǎo)入的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成上述標準格式，最終實現(xiàn)批量轉(zhuǎn)換。
系統(tǒng)可為歷史檔案單獨設(shè)置一些類別和數(shù)字化流程。針對歷史數(shù)據(jù)和目前檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存在不同的問題，系統(tǒng)會提供字段對應(yīng)關(guān)系定義界面，是的用戶可先定義好字段對應(yīng)關(guān)系，然后再進行轉(zhuǎn)換。
至于電子文件，則可通過內(nèi)容管理平臺中提供的電子文件轉(zhuǎn)換功能形成規(guī)范化電子文件格式存入系統(tǒng)，電子文件與元數(shù)據(jù)可自動通過元數(shù)據(jù)中的關(guān)聯(lián)關(guān)系實現(xiàn)自動對應(yīng)。
②數(shù)據(jù)整理
數(shù)據(jù)整理部分面向全宗單位的部門兼職檔案員或檔案管理員提供對于進入系統(tǒng)的待歸檔數(shù)據(jù)的整理功能，通過整理使之成為符合檔案規(guī)范的數(shù)據(jù)。此部分系統(tǒng)主要提供以下功能：
自動分組（分類）
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進行分組（分類）。
自動排序
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進行排序。
立卷（裝盒）
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)進行組卷（裝盒）操作，并自動生成相關(guān)案卷級/盒級字段信息。此功能分為以下兩種方式：
自動組卷（裝盒）
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對某檔案類型的全部數(shù)據(jù)進行自動組卷（裝盒）操作。
手工組卷
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對某檔案類型用戶所選擇的數(shù)據(jù)進行手工組卷操作。
手工調(diào)整
對于已組好卷的數(shù)據(jù)提供由用戶手工調(diào)整的功能，包含以下功能點：
增加
提供對歸檔案卷/文件條目信息的增加功能，并提供電子文件的掛接。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于錄入需要歸檔的案卷/文件條目信息，同時掛接電子原文。
刪除
提供對歸檔案卷/文件條目信息的刪除功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，刪除文件條目信息的同時也刪除該條目下掛接的電子原文。
修改
提供對歸檔案卷/文件條目信息的修改功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于修改并保存案卷/文件條目信息的修改結(jié)果。
檢索
提供對于案卷/文件條目中各字段的組合檢索、模糊檢索功能，最大程度確保數(shù)據(jù)的查全率和查準率。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
數(shù)據(jù)排序
主要是對于進入收集整編子系統(tǒng)的案卷/文件條目信息按相應(yīng)排序規(guī)則默認排序，排序后便于檔案整理人員對于數(shù)據(jù)的瀏覽和整理工作，此處的排序規(guī)則已在系統(tǒng)“檔案業(yè)務(wù)管理設(shè)置”子系統(tǒng)中預(yù)先定義完畢，除預(yù)先定義的規(guī)則外還可以進行任意兩條數(shù)據(jù)的位置對調(diào)和連續(xù)多條數(shù)據(jù)的順序調(diào)整。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
數(shù)據(jù)移出
將當前檔案類型的文件級數(shù)據(jù)移入到其它的檔案類型的整編庫，如某個工程的申請文件在文書檔案中，需要移入到科技檔案中。不同檔案類型的數(shù)據(jù)可以相互轉(zhuǎn)化，且轉(zhuǎn)化完成后可以保留不同檔案類型間共有字段中的信息。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
案卷打散
將已組好的案卷或盒內(nèi)的文件打散，重新進行組卷/盒。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
卷內(nèi)文件抽出
將已經(jīng)組好的案卷內(nèi)的文件抽出，使其成為不屬于任何案卷的零散文件。
加入案卷
將用戶選定的零散文件加入某個已組好的案卷中，使其成為此案卷的卷內(nèi)文件。
③數(shù)據(jù)歸檔
此部分主要是由檔案管理員對已接收的數(shù)據(jù)進行檢查歸檔的操作，包含以下功能：
數(shù)據(jù)檢驗：由檔案管理員詳細檢查所接收的移交數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)編目：由檔案管理員操作系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)的相關(guān)目錄信息，以備歸檔。
數(shù)據(jù)歸檔：由檔案管理員操作將數(shù)據(jù)歸檔進入檔案庫。
2、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)
全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)一方面是對室藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，即利用高速掃描儀等設(shè)備對存量檔案數(shù)字化。電子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等圖像格式，掃描時采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質(zhì)檔案，宜采用彩色圖像掃描。因電力企業(yè)室藏檔案圖紙多，掃描儀還須具備消藍功能，在掃描過程中不能只追求清晰度，將分辯設(shè)置過高，導(dǎo)致圖像太大影響傳輸和存貯。在檔案清晰度滿足要求情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi。另一方面利用OA系統(tǒng)接口將歸檔文件及其屬性目錄信息轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中，同時將收文單、發(fā)文單、正文內(nèi)容、附件內(nèi)容的電子文件轉(zhuǎn)入檔案服務(wù)器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)文檔一體化數(shù)據(jù)共享。
2010年項目實施時，大唐南京發(fā)電廠檔案室人員對室藏檔案全部進行了數(shù)字化掃描、加工，共建成17萬余條檔案條目數(shù)據(jù)庫、約154萬頁原文數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)條目與原文100%掛接。
（四）檔案信息安全保障體系建設(shè)
1、制度建設(shè)
為了規(guī)范文件材料的歸檔工作，完善、系統(tǒng)保存本企業(yè)檔案，進一步提高檔案信息管理水平，保障電子檔案的安全、完整和有效利用工作得到落實，我們陸續(xù)制訂和印發(fā)了《電子文件歸檔管理制度》等規(guī)章制度，涵蓋了電子文件歸檔、電子檔案的移交、利用、鑒定、檔案數(shù)據(jù)的管理維護、保管、備份、安全保密等制度。
自工程建設(shè)以來，加強檔案管理“三納入”、“四參加”工作。例如：（1）重要檔案工作事項，納入廠辦公會領(lǐng)導(dǎo)議事日程，列入廠年度、月度計劃一同安排；（2）檔案信息化工作明確納入單位規(guī)章制度及工作流程；（3）檔案信息化工作納入辦公室與各部門年度工作考核制度及崗位職責；（4）基建期間所有設(shè)備開箱、項目驗收、資料交接等，都要求檔案人員參加，并作文字、圖片記錄等。
2、系統(tǒng)操作安全保障
本部分安全設(shè)計方案主要是從應(yīng)用系統(tǒng)安全設(shè)計、安全認證、數(shù)據(jù)加密方面，應(yīng)用軟件安全主要是從軟件的角度考慮，主要從數(shù)據(jù)傳輸安全、系統(tǒng)操作安全、數(shù)據(jù)訪問安全三個方面來考慮。
數(shù)據(jù)傳輸安全
①采用VIEW服務(wù)方式，每個客戶端無需安裝瀏覽軟件，為系統(tǒng)維護帶來極大方便，無需客戶端。
②電子文件以流數(shù)據(jù)的方式進行傳輸，在客戶機內(nèi)存中顯示，而不會形成本地的臨時文件，排除了安全問題。
③流數(shù)據(jù)的傳輸方式解決了傳輸過程中存在的安全隱患。
系統(tǒng)操作安全
登錄（和其它應(yīng)用系統(tǒng)集成的安全訪問控制）
①登錄的安全控制任務(wù)
平臺對外部系統(tǒng)提供相關(guān)的接口和服務(wù)，需要保證沒有權(quán)限的人不能獲取對應(yīng)的服務(wù)，或者不信任的系統(tǒng)不能訪問對應(yīng)的接口。
平臺登錄的安全控制建立在用戶信息平臺上的統(tǒng)一用戶認證系統(tǒng)之上。在用戶登錄后將持有相關(guān)的統(tǒng)一令牌，用戶只需持有統(tǒng)一用戶認證系統(tǒng)頒發(fā)的用戶令牌，就可訪問相關(guān)的接口和服務(wù)。用戶進行統(tǒng)一認證時，進行如下的令牌獲取操作：
從外部系統(tǒng)訪問平臺提供的接口和服務(wù)之前，先要獲取相關(guān)的系統(tǒng)
訪問令牌；持有令牌的客戶端，訪問相關(guān)的平臺提供的接口和服務(wù)；平臺驗證令牌是否有效，如果有效，將在檔案信息管理系統(tǒng)中構(gòu)造相關(guān)的用戶信息，并且訪問相關(guān)的接口和服務(wù)。
②操作權(quán)限
操作權(quán)限主要分為子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級。主要根據(jù)角色來控制，系統(tǒng)默認的角色有系統(tǒng)管理員、高級檔案管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶（利用者）五個角色。
定義角色的時候可以定義到子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級權(quán)限，其中對應(yīng)的收集整編、檔案管理、借閱管理等的添加、編輯、刪除、組卷、批量修改、批量刪除等模塊按鈕功能需要涉及到檔案類型，必須根據(jù)檔案類型來分別設(shè)置權(quán)限。
判斷的時候首先要根據(jù)用戶的ID取得對應(yīng)的角色ID，根據(jù)角色ID信息來判斷是否在該角色中存在權(quán)限信息，如果已經(jīng)存在則為有權(quán)，如涉及到檔案類型需要判斷對應(yīng)的檔案類型權(quán)限。
③操作日志
系統(tǒng)通過記錄用戶操作日志來加強系統(tǒng)的安全性，以便管理員可以對惡意破壞數(shù)據(jù)過程進行審計。在本系統(tǒng)中，提供有登錄日志、操作日志和數(shù)據(jù)訪問日志三類日志。
用來記錄用戶成功登錄（退出）檔案系統(tǒng)的事件。用戶登錄指用戶由檔案系統(tǒng)外成功登錄進檔案系統(tǒng)。其形式可以有多種，例如：由門戶系統(tǒng)登錄到檔案系統(tǒng)；在其它系統(tǒng)中，訪問集成的檔案查詢模塊；直接登錄檔案系統(tǒng)等。
主要日志信息包括：用戶帳號（ID）、所屬全宗、登錄日期（時間）、登錄時客戶機IP地址、退出時間，登錄方式（門戶、集成模塊、直接登錄）等。
用來記錄用戶在檔案系統(tǒng)中所進行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部門管理、服務(wù)器配置管理、檔案類型管理等。主要日志信息包括：操作者（用戶ID）、操作日期（時間）、所屬全宗、用戶操作等。
用來記錄用戶對檔案數(shù)據(jù)本身的訪問。例如，對檔案數(shù)據(jù)條目的刪除。對電子文件的瀏覽、下載等。主要日志信息包括：用戶ID、操作日期（時間）、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)的ID、檔案數(shù)據(jù)的標題（電子文件的標題）、操作方式（刪除、瀏覽、下載、銷毀）等。
數(shù)據(jù)訪問安全
數(shù)據(jù)訪問需要控制用戶訪問的條目和電子文件信息，并可以靈活設(shè)置權(quán)限。目前大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限根據(jù)權(quán)限類型分為條目權(quán)限和電子文件權(quán)限，根據(jù)設(shè)置方式分為臨時權(quán)限、規(guī)則權(quán)限、默認權(quán)限。
規(guī)則權(quán)限針對網(wǎng)上利用者和普通用戶設(shè)置，針對條目權(quán)限和原文權(quán)限進行判斷，可以設(shè)定對應(yīng)的查詢規(guī)則來批量設(shè)置權(quán)限。可以針對檔案庫進行設(shè)置。可以內(nèi)置一些固定規(guī)則，如全部數(shù)據(jù)、歸檔前數(shù)據(jù)、歸檔后數(shù)據(jù)、職務(wù)對應(yīng)密級等。可以選擇組或組下面的人進行設(shè)置權(quán)限，如果設(shè)置了組的權(quán)限，下面的人自動繼承組的權(quán)限，判斷順序為人優(yōu)先于組。規(guī)則權(quán)限判斷流程為：
默認權(quán)限主要針對網(wǎng)上利用者和兼職檔案員，可以根據(jù)檔案類型來設(shè)置，主要權(quán)限類型為條目瀏覽、電子文件瀏覽、電子文件下載等。
條目權(quán)限根據(jù)默認權(quán)限和規(guī)則權(quán)限組合得到對應(yīng)的用戶的權(quán)限。
電子文件的一般使用流程
電子文件一般的使用流程如下圖所示：
上述流程主要包括了電子文件的提交、存儲和利用三個環(huán)節(jié)，利用時可以對電子文件進行瀏覽、下載、打印、導(dǎo)出光盤等。以上應(yīng)用模式中存在以下幾個問題：
①電子文件格式不統(tǒng)一，給各種電子文件的安全控制及利用造成很多困難；
②電子文件容易被篡改，篡改不易被發(fā)現(xiàn)；
③電子文件一旦提供用戶瀏覽，則電子文件已無法控制，用戶可進行拷貝、另存等，存在重要文檔被轉(zhuǎn)給其它人員的隱患。
電子文件訪問安全控制的主要任務(wù)：
①能有效控制電子文件的閱讀、下載、另存、打印、打印份數(shù)、修改、拷貝/粘貼、使用有效期限等。
②保證重要文檔不轉(zhuǎn)給其它人員。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能閱讀采用本系統(tǒng)加密的文檔，未經(jīng)授權(quán)的用戶，即使拿到其他人的授權(quán)文件，仍無法閱讀加密的文檔。
（五）檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)施的建設(shè)
1、機架式服務(wù)器一臺
存儲設(shè)備一臺
2、建立檔案原文數(shù)據(jù)庫所需要的A0、A3平板掃描儀，高速掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備。
五、“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”的特點及主要功能
大唐南京發(fā)電廠的檔案部門擔負著各類檔案的最高管理職能，在檔案管理系統(tǒng)中，管理職能具體定位如下：
完成大唐南京發(fā)電廠各檔案所屬各部門日常檔案管理工作，指導(dǎo)和管理各部門的檔案歸檔工作，完成檔案資料的收集、整編、錄入和管理工作；同時，將與之對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)和文件系統(tǒng)中歸檔的檔案數(shù)據(jù)歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。另外，大唐南京發(fā)電廠各類檔案需要對各部門的年報進行接收和匯總工作，生成符合國家檔案局要求的年報。
1.全文檢索系統(tǒng)信息服務(wù)功能
系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的智能搜索產(chǎn)品，實現(xiàn)對附件的全文檢索，并能對常用檢索途徑進行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；提供自然語言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持對自動搜索到的全部信息進行智能分類，并可對設(shè)定的主題，將全部相關(guān)信息進行聚類；系統(tǒng)的自動分類和聚類功能可以以圖形化展示，方便用戶定位到關(guān)心的信息以及了解信息分類之間的關(guān)系。
針對上述各類搜索方式，都會受到系統(tǒng)權(quán)限的控制，保障檔案數(shù)據(jù)的檢索安全。
目前支持電子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等圖像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字處理格式。
技術(shù)特點：索引權(quán)限和系統(tǒng)權(quán)限完全融合；索引庫、目錄庫、電子文件庫三位一體；系統(tǒng)數(shù)據(jù)和索引庫數(shù)據(jù)同步。
全文檢索示意圖
2.主動式檢索服務(wù)應(yīng)用
檔案推送是檔案信息資源提供利用的一種主動服務(wù)方式，突破了傳統(tǒng)的檔案被動利用模式，通過管理員對檔案信息資源打包并直接推送給利用人的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時有效的發(fā)揮了檔案信息資源的價值；
檔案打包推送一般分為主動推送和請求推送兩種應(yīng)用方式：主動推送是指檔案管理員將組織好的檔案數(shù)據(jù)包設(shè)定有效期后直接推送給用戶進行利用，檔案數(shù)據(jù)包可以是編研成果、事件專題等內(nèi)容；請求推送是指利用者通過網(wǎng)絡(luò)向檔案管理員發(fā)出檔案利用請求信息，檔案管理員根據(jù)請求內(nèi)容組織所需要的檔案信息，設(shè)定有效期限后直接推送給利用者。
檔案推送具有時效性，過期后將失效不能再訪問既方便了利用又保證了安全。
（三）OCR技術(shù)的應(yīng)用
與圖像處理技術(shù)一樣，紫光的OCR（漢字識別）技術(shù)也已嵌入到系統(tǒng)當中，在系統(tǒng)的所需要的操作中，可以隨時調(diào)動OCR功能，實現(xiàn)圖像漢字的識別。OCR技術(shù)主要應(yīng)用與以下幾方面：
紫光的OCR漢字識別技術(shù)在文書檔案的數(shù)字化和再利用方面可以發(fā)揮重要的作用。
首先，在掃描電子文檔的識別中，通過其獨有的版面分析功能，不僅可以快速實現(xiàn)文檔的掃描識別，同時還可以自動提取當中的檔案關(guān)鍵信息，自動識別后填入檔案的目錄信息當中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。
其次，快速OCR技術(shù)將掃描文件自動識別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對圖像文件自動建立索引的功能。
再次，在用戶檢索查詢當中可以選定所需文件內(nèi)容，自動對其進行識別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。
對于中英文混排、表格等特殊格式可以比較好的識別還原。
檔案人員在利用檔案的時候常常需要瀏覽檔案原文，對于比較感興趣的內(nèi)容可以利用在線OCR功能將圖片格式的原文，識別成可編輯的文本信息，以便于下一步的利用。
利用的時候用戶在檔案原文上選擇需要的區(qū)域，系統(tǒng)自動將區(qū)域內(nèi)的信息傳到檔案服務(wù)器進行識別，然后傳到用戶的窗口顯示出來。
原文瀏覽的時候選擇要識別的區(qū)域
識別后的文本文件
在線OCR支持網(wǎng)絡(luò)上所有有權(quán)限的用戶應(yīng)用，同時允許多個用戶并行使用。
（四）可擴展支持多種安全技術(shù)
系統(tǒng)設(shè)計方案中充分考慮了大唐南京發(fā)電廠對信息安全性方面的考慮，除了系統(tǒng)本身的用戶權(quán)限控制系統(tǒng)和日志管理外，還可以支持與用戶身份認證系統(tǒng)的集成、實現(xiàn)電子印章、數(shù)字水印、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、流技術(shù)瀏覽等信息安全技術(shù)。
（五）檔案數(shù)字化加工模塊中圖像處理技術(shù)
檔案數(shù)字化加工子系統(tǒng)由利用流媒體采集工作站、高速掃描儀、數(shù)碼專用設(shè)備作為信息入口，將紙張、影像、音像的信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像文檔，并將數(shù)字化信息的圖文數(shù)據(jù)庫存儲到海量存儲載體中，采用OCR技術(shù)，實現(xiàn)掃描結(jié)果的文本轉(zhuǎn)化。對文檔、圖片及其他檔案類型數(shù)據(jù)進行加工處理及標引。
圖像處理技術(shù)的應(yīng)用
系統(tǒng)中內(nèi)嵌了紫光圖像處理技術(shù)，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。
在收集整編、檔案管理子系統(tǒng)中，都可以在數(shù)據(jù)錄入和維護時自動打開圖像處理模塊，完成紙介質(zhì)文件的掃描錄入或?qū)呙栉募膱D像處理功能，利用系統(tǒng)中的圖像掛接功能來實現(xiàn)圖像文件與檔案目錄的自動對應(yīng)。
圖像處理模塊最大的特點就是除了可以滿足招標文件需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實現(xiàn)批量的圖像掃描和自動處理的功能，是一個功能強大的圖像掃描和處理模塊。
圖像處理功能介紹
該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、圖像幅面調(diào)整、圖像分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉(zhuǎn)換、消藍、去污、糾斜、合并等。
圖像處理窗口
掃描的參數(shù)設(shè)定，在掃描的同時用戶可以設(shè)定自動執(zhí)行糾斜、去黑邊、清除噪聲等功能，掃描后也可以手動進行上述操作。下圖是圖像處理的幾個功能操作界面。
掃描后的文件
去黑邊處理后的文件
糾偏、去污點處理后的文件
掃描后的文件
圖像拼接前
圖像拼接后的效果（合并的時候可以選擇上下合并或左右合并）
六、推廣和應(yīng)用
第5篇：檔案管理痛點范文
（一）電子檔案裁體的壽命
紙質(zhì)檔案單位面積上存儲的信息量很少，當今的信息存儲技術(shù)，可以將一幅詳細地圖中的成千上萬個信息存儲在小小的一張光盤上，這無疑是技術(shù)上的一大進步。但是，當存儲載體的記錄信息能力高速增長時，存儲信息的新型載體的壽命卻不如紙質(zhì)。手工紙的手稿可保存上千年，而電子檔案載體的壽命非常短。磁帶最多只有十多年，而光盤生產(chǎn)廠商的承諾至多也沒有超過100年。另外，紙張的損壞很易被發(fā)現(xiàn)，電子檔案載體的損壞只能由設(shè)備來檢驗。影響電子檔案保存壽命的另一個重要因素是將來的設(shè)備可能無法讀出今天記錄在載體上的信息內(nèi)容。
（二）電子計算機的技術(shù)更新
除載體的自然損壞外，影響信息存取的還有設(shè)備和軟件問題。在數(shù)字世界里，技術(shù)設(shè)備與存儲載體緊密聯(lián)系在一起，高密度的信息存儲必須依賴于復(fù)雜的電子設(shè)備和有關(guān)的軟件，而這些設(shè)備及軟件總是在隨著技術(shù)的進步而不斷地更新，一旦硬件或軟件被淘汰，其記錄在存儲載體上的信息將無法讀取。例如，CD光盤的壽命比其他新型數(shù)字存儲載體壽命都長，然而最初給它記錄信息的電子計算機系統(tǒng)，可能早已更新?lián)Q代多少次了，這就使得CD盤上的信息可能無法讀取。
檔案館主要是保存永久檔案，有的幾十年后才能對外開放。幾十年后不但載體可能自然損壞，其讀取設(shè)備可能早就更新?lián)Q代多次了。環(huán)境技術(shù)的生命周期對于電子檔案的保存提出了嚴重的挑戰(zhàn)，數(shù)字技術(shù)的軟硬件一旦過時，廠家就可能不再提供該產(chǎn)品，沒有相應(yīng)的軟硬件平臺信息就無法讀取。這是電子檔案管理人員必須面對的現(xiàn)實。
（三）信息的真實性
電子檔案存儲載體存在的另一個嚴峻問題，是數(shù)字信息可以不留痕跡地被修改。檔案館提供給用戶的電子檔案信息是否準確可靠，也是對電子檔案管理提出的另一挑戰(zhàn)。
二、電子計算機軟硬件技術(shù)過時的對策
電子檔案管理在技術(shù)上有三個大問題：存儲載體不耐久；讀寫信息的電子計算機軟硬件技術(shù)過時，電子信息內(nèi)容的真實性。
電子檔案存儲載體的壽命一般都超過了讀寫它的電子計算機軟硬件技術(shù)生命周期，使得載體壽命相對于軟硬件技術(shù)過時而言，顯得并不十分重要。世界上幾乎沒有一個廠家可以保證，它生產(chǎn)的電子計算機硬件和軟件不會過時。技術(shù)過時使得各種信息的壽命受到威脅，幾乎都不安全。下面列舉幾種對策方法也只能作為參考。
（一） 再生性技術(shù)保護
這里所說的再生性技術(shù)保護，是指將技術(shù)過時的存儲載體上的信息適時地轉(zhuǎn)移到紙張或縮微品上，不再使用電子計算機軟硬件讀取。這種方法為長期保存信息提供方便并避免軟硬件技術(shù)過時帶來的任何麻煩，對于電子計算機技術(shù)人員來說，這可能是最希望采取的方法。但卻存在幾個現(xiàn)實問題：一是有些信息無法轉(zhuǎn)移到紙張或縮微膠片上，如聲音信息、超文本信息、多媒體信息等；二是上述信息即使可以轉(zhuǎn)換，也必將失去它原有的風格和能力，如將電子檔案的文本格式信息轉(zhuǎn)移到穩(wěn)定長久載體上，使之具有壽命長、人的眼睛可直接閱讀，不受軟硬件技術(shù)過時的限制等優(yōu)點，但卻失去了數(shù)字化的傳遞與使用的靈活性。因此，這種方法適用于利用率很低的電子檔案。
（二）建立電子計算機技術(shù)檔案館
建立一個過時的電子計算機技術(shù)檔案館，收集技術(shù)過時的電子計算機軟件、硬件，提供利用，讀取那些過時技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容。例如，收集過時的磁帶驅(qū)動器和過時的操作系統(tǒng)。這種方法要廣泛收集保管過時技術(shù)的全套硬件與軟件，還必須保持操作這些過時技術(shù)的某些技能。由于設(shè)備的老化，原生產(chǎn)廠家不再生產(chǎn)這些設(shè)備的備件，存儲載體在不斷損壞等原因，使得代價十分昂貴，不是檔案部門自己力所能及的可以采取的措施。
（三）拷貝和遷移
拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下定時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲載體理化性能變化引起的信息丟失。這應(yīng)該成為檔案館管理電子檔案的一種基本方法。這只是常規(guī)的管理工作，而不能解決電子檔案由于軟硬件技術(shù)過時引起的長期保管問題，解決這個問題的可供考慮的方案是遷移。
將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)環(huán)境上的復(fù)制稱為遷移。遷移是隨技術(shù)變化適時改變數(shù)字信息格式的一種處理過程，這個過程使得信息在將來也可以被存取。遷移意謂著基于字符的數(shù)據(jù)，可以從一個存取載體轉(zhuǎn)移到另一個存取載體上，以進行數(shù)字信息的保護，
即便是純文本的電子文件也是如此。
三、信息真實性的對策
檔案館保管電子檔案，可能經(jīng)常要進行數(shù)字信息的大量存取。用戶要求被存取的信息是真實的。存儲載體損壞的復(fù)制與軟硬件技術(shù)過時的遷移，不能只保證信息存取的實現(xiàn)，而更要保證被存取信息的原始性、真實性。保證被存取的信息是原始的、真實的，是對電子檔案管理的又一個挑戰(zhàn)。
第6篇：檔案管理痛點范文
電子檔案管理的方式需要借助多項電子設(shè)備，還需要應(yīng)用先進的電子技術(shù)，其是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，也是衡量電子檔案管理水平高低的重要指標。電子檔案管理系統(tǒng)想要更好的發(fā)展，必須做好規(guī)劃，要保證檔案管理細節(jié)的合理性，還要在不同的管理環(huán)節(jié)應(yīng)用不同的設(shè)備與技術(shù)，提高檔案管理的效率。隨著社會的發(fā)展，檔案資料的數(shù)量越來越多，內(nèi)容越來越豐富，涉及的范圍也越來越廣，使用電子檔案管理的方法，可以更好對檔案進行分類，也可以實現(xiàn)對檔案的長期保存，相關(guān)技術(shù)人員要不斷的優(yōu)化管理方式，保證電子檔案存儲的完整性與安全性。現(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，對管理方法也進行了優(yōu)化，由于該系統(tǒng)主要依托于現(xiàn)代化的電子設(shè)備，所以，傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，管理人員一定要具有創(chuàng)新的精神、開放的心態(tài)，引進專業(yè)的技術(shù)與理論，完善管理機制，使管理制度不斷的推陳出新，探索出新的管理之路。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是電子檔案管理現(xiàn)代化的一個重要標志，計算機的應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展是信息時代檔案管理標志?，F(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，提高了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平，逐步建設(shè)和完善了檔案部門內(nèi)部的局域網(wǎng)，還構(gòu)建了區(qū)域性的、全國性的檔案工作信息網(wǎng)。
2我國電子檔案管理的現(xiàn)狀
目前在我國，檔案管理工作已經(jīng)開始廣泛應(yīng)用電子信息技術(shù)，再加上電子檔案與文件越來越多，更的促使了電子檔案管理工作的快速發(fā)展。從整體來看，我國的電子檔案管理著三個特點。即過于依賴計算機，存儲系統(tǒng)存在分離性以及電子檔案管理的不穩(wěn)定性等。首先，過于依賴計算機在指目前我國的電子檔案信息資源大都是以計算機為主要的存儲介質(zhì)與管理手段，也就是說電子檔案是要借助于計算機才能實現(xiàn)有效管理的，而并非用傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)進行管理使用。若沒有計算機，電子信息就無法保存、管理以及應(yīng)用。為此，當前我國的電子檔案管理工作是必須要依靠計算機才能進行的。其次，電子檔案在保存的過程中是以某些有規(guī)律的數(shù)字編碼來實現(xiàn)的，當要使用電子檔案時，還必須要借助計算機來進行檔案信息的還原與顯示。這樣以來，就使電子檔案管理系統(tǒng)與結(jié)構(gòu)是存在分離現(xiàn)象的。第三，電子檔案是借助于計算機才實現(xiàn)有效管理的，并通過網(wǎng)絡(luò)來傳遞信息，實現(xiàn)資源共享。而由于計算機與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身的不穩(wěn)定性，使得電子檔案在生成、存儲、共享的過程中，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，或者因為計算機自身硬件問題導(dǎo)致信息丟失。這些都給電子檔案管理系統(tǒng)帶來了很大的不穩(wěn)定性。除此之外，目前我國的電子檔案管理系統(tǒng)在運行中還存在著一定的問題，例如對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的摒棄，只是大力發(fā)展電子檔案，而忽視了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的重要性與必要性。再者，電子檔案管理的安全性問題沒有得到很好的解決，在拷貝或存儲電子檔案時不能做到有效安全防范，對于一些重要的資料文件來講，這是非常不安全的。因此我們要不斷的改進，促使其更好的實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。
3實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)
現(xiàn)代化發(fā)展的措施我國對電子檔案管理系統(tǒng)的研究時間并不長，由于起步較晚，所以管理制度還不夠完善，而且管理工作中存在著較多的問題，為了實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化發(fā)展，必須采取有效的措施，對工作中的問題進行改善以及妥善的解決。下面筆者結(jié)合自身經(jīng)驗，提出了一些改進的措施，具體內(nèi)容如下：
3.1加強電子檔案的分類管理
隨著社會發(fā)展進程的加快，電子檔案信息的數(shù)量越來越多，內(nèi)容也越來越廣泛，為了使檔案資料發(fā)揮出最大的價值，必須做好檔案分類工作，分類必須按照一定的要求，還要制定出統(tǒng)一規(guī)章制度，要以提高使用者方便性為原則，還要保證電子檔案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加強管理與約束，防止信息泄露問題的發(fā)生。另外，管理人員還要對特別重要的檔案文件進行備份處理，以免其丟失而造成較大損失。
3.2提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性
電子檔案管理系統(tǒng)不但借助了多項電子設(shè)備，還利用了網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)傳播的速度比較快，實現(xiàn)了電子檔案的共享，但是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性并不高，檔案管理部門一定要做好權(quán)限管理工作，還要健全監(jiān)督機制，避免不法分子竊取保密檔案現(xiàn)象的發(fā)生。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者要加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，極大資金的投入，還要引進安全防盜技術(shù)，定期對計算機殺毒軟件進行更新與維護，防止病毒的侵入。另外，管理人員還要建立完善的制度，加大內(nèi)部監(jiān)管力度，加強對員工的管理，做好內(nèi)部控制工作。
3.3加強電子檔案管理人才的培養(yǎng)
第7篇：檔案管理痛點范文
1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關(guān)特征
結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠。同時，由于實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當前發(fā)展形勢的影響，自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對而言，電子檔案由于受到計算機網(wǎng)絡(luò)及各類信息技術(shù)的支持，實際的應(yīng)用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。
2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別
2.1 歸檔方式方面有所差異
結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實際的應(yīng)用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù)，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應(yīng)注重數(shù)字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術(shù)措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡單。通過相關(guān)部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求并不高。
2.2 歸檔時間不同
當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內(nèi)進行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計算機網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數(shù)碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門進行統(tǒng)一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。
2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響，需要在計算機網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對紙制品材料進行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴格控制存儲環(huán)境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應(yīng)的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現(xiàn)人為錯誤。
3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系
電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：（1）二者本質(zhì)上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息；（2）電子檔案是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繼承，相比紙質(zhì)檔案管理工作效率更高， 某些業(yè)務(wù)中也需要交叉使用電子檔案與紙質(zhì)檔案；（3）電子檔案的發(fā)展與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案密切相關(guān)，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。
第8篇：檔案管理痛點范文
關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng)；檔案管理；問題；措施
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
隨著我國改革的不斷深入，電力系統(tǒng)各項建設(shè)也取得了令人矚目的優(yōu)異成績。檔案是電力系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展過程中的重要組成部分，能否對檔案進行現(xiàn)代化管理，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是當前電力企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。
一、電力系統(tǒng)檔案管理中存在的主要問題
1、行業(yè)標準較籠統(tǒng)
電力系統(tǒng)檔案管理是一項巨大的工作，涉及面較廣，對相關(guān)技術(shù)標準和規(guī)范要求嚴格。在電力系統(tǒng)檔案管理領(lǐng)域，盡管國家頒布了一系列的技術(shù)規(guī)范和標準依據(jù)，入《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T5032228-2001）、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）。雖然這些技術(shù)規(guī)范和標準依據(jù)在一定程度上能夠指導(dǎo)電力系統(tǒng)檔案管理工作，但規(guī)定仍較籠統(tǒng)，依據(jù)不全面，未能在有關(guān)具體操作上進行詳細規(guī)定，這也導(dǎo)致了檔案管理缺乏操作性等。
2、缺乏具有規(guī)范性、科學性的管理制度體系
由于電力建設(shè)項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣，存在各施工單位歸檔工作的要求和做法不一致現(xiàn)象。在工程建設(shè)的前期階段，在開工建設(shè)前設(shè)計單位已開始產(chǎn)生檔案，但由于設(shè)計工期緊，設(shè)計單位經(jīng)常出現(xiàn)未按要求進行工程檔案的管理。設(shè)計方案不規(guī)范變更，為檔案管理和利用埋下了隱患。工程施工階段由于施工單位對檔案管理工作的輕視，導(dǎo)致基建檔案的施工記錄不夠詳細、完整。對于升版、后補圖紙，無專人進行管理，即使有管理人員，也會存在因臨時更改文件的突發(fā)性和不確定性導(dǎo)致圖紙文件得不到更改，最終使得失效文件繼續(xù)流轉(zhuǎn)下去。工程驗收檔案交接階段，驗收交接檔案蜂擁而至，面對大量的工程檔案，驗收時間緊，任務(wù)重，最終導(dǎo)致檔案人員不追求工程檔案的價值性，對于檔案的正確性沒有時間核查，甚至對于重要資料沒有存檔的現(xiàn)象。
3、管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平不高。
隨著國家電網(wǎng)建設(shè)網(wǎng)架的不斷擴大和加強，電壓等級的不斷升高，輸送電力能源的任務(wù)不斷加重，檔案服務(wù)的范圍也在不斷擴大，檔案工作的手段也更加現(xiàn)代化。但在實際中，許多檔案管理人員缺乏對檔案的編制與管理能力，僅僅局限于收集、整理、分類、保存、利用等，使得原本珍貴的信息尚未發(fā)揮作用。檔案資源效應(yīng)形同虛設(shè)。檔案相關(guān)的政策、規(guī)定、專業(yè)業(yè)務(wù)知識的及時學習，缺乏積極主動地開展工程檔案收集工作。檔案管理不夠?qū)I(yè)化，缺乏在每一項建設(shè)工程開工與結(jié)束之間，與工程項目管理、施工等部門溝通現(xiàn)象，更很少介入工程建設(shè)活動中去實時了解工程建設(shè)動態(tài)，參與工程建設(shè)項目的單項工程驗收、評審活動。
4、對檔案管理的創(chuàng)新意識不夠。在信息化迅猛發(fā)展的今天，很多電力企業(yè)還沒有使用數(shù)字化檔案管理，導(dǎo)致電力系統(tǒng)的檔案不能得到有效和長久的保存，造成重要的檔案遺失，無法查找，造成很大的損失。
二、解決電力系統(tǒng)檔案管理問題的措施
1、建立健全管理的制度體系
為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統(tǒng)一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進行。根據(jù)電力系統(tǒng)項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立電力系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。做好電力系統(tǒng)檔案管理工作，建立電力系統(tǒng)檔案管理機制。根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關(guān)管理制度，做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力系統(tǒng)的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現(xiàn)場指導(dǎo)的方式加強學習與溝通。
2、將電力工程檔案管理工作納入電力工程項目管理
電力工程檔案工作與工程建設(shè)進程同步，建設(shè)項目申請立項時，即開始電力工程檔案文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的電力工程檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時問和質(zhì)量要求等事項，并規(guī)定工程款的百分之五作為電力工程檔案歸檔的準備金，不提交齊全完整的電力工程檔案不予付款，有效的控制、監(jiān)督、檢查電力工程檔案的質(zhì)量。采取電力工程檔案工作納入基建工程計劃中，納入工程規(guī)章制度中，納入崗位責任制中;電力工程檔案工作與工程立項同步，與工程建設(shè)進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步。
3、提高專業(yè)檔案人員素質(zhì)
隨著電力系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務(wù)的范圍擴大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計等專業(yè)技術(shù)人員以及其他相關(guān)專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識，使檔案管理工作高效進行。這就要求檔案人員必須加強業(yè)務(wù)培訓，，在完善本專業(yè)能力基礎(chǔ)上，積極提高電力系統(tǒng)檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。因此，在電力系統(tǒng)建設(shè)檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學習工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面檔案管理人員還要經(jīng)常走進工程施工現(xiàn)場，把握工程建設(shè)進程，主動參與到工程建設(shè)驗收與評審活動中。要根據(jù)工程建設(shè)的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設(shè)的變更動態(tài)，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力系統(tǒng)檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開展起來。同時，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強企業(yè)員工檔案意識，要將檔案管理工作切實歸入企業(yè)管理工作中，主動更新知識結(jié)構(gòu)，使檔案資料發(fā)揮對企業(yè)的發(fā)展的服務(wù)作用。相關(guān)的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實現(xiàn)檔案信息資源對企業(yè)的經(jīng)濟效益的服務(wù)。
4、進一步加強電力建設(shè)工程檔案信息化管理
當前，很多企業(yè)已經(jīng)完成了檔案工作的數(shù)字化管理，也就是在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)紙質(zhì)載體向數(shù)字栽體的轉(zhuǎn)化，并能夠在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，完成檔案的信息化建設(shè)與管理。但是在實施檔案工作數(shù)字化的同時，應(yīng)該對檔案進行好類別規(guī)整，進一步完善檔案數(shù)字化管理中的各類體系索引，使檔案的數(shù)字化實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。
三、結(jié)束語
電力系統(tǒng)檔案管理是電力企業(yè)管理的重要組成部分之一，關(guān)系到我國電力經(jīng)濟的發(fā)展，在新形勢下，應(yīng)當不斷提高電力系統(tǒng)檔案管理的信息匯集，不斷地提高檔案管理的水平，才能有效地減低管理的風險，促進電力工程建設(shè)穩(wěn)步的發(fā)展，為我國經(jīng)濟建設(shè)的健康發(fā)展保駕護航。
參考文獻
[1]陳加芳.對電力工程檔案管理問題的思考[J].安徽電氣工程職業(yè)技術(shù)學院學報,2011（01）.
第9篇：檔案管理痛點范文
【關(guān)鍵詞】 交通事業(yè)單位 改制 企業(yè) 檔案管理
改革開放三十多年來，我國的經(jīng)濟和社會生活發(fā)生了翻天覆地的變化。正如馬斯諾的需要層次理論所提到的，衣食住行是人們生活的必需，是第一層次的需要即生理需要。交通事業(yè)在近些年蒸蒸日上，對百姓的生活帶來了許多方便。社會主義經(jīng)濟經(jīng)濟體制的建立，也對各行各業(yè)的管理活動進行了大改革，許多國有企業(yè)和股份制企業(yè)紛紛進行改制，以適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。毫不例外，部分交通事業(yè)單位也在積極地轉(zhuǎn)型，加入全面競爭的行列。但是這里有一個問題，交通事業(yè)檔案改制以后所形成的檔案性質(zhì)不一樣了，那么對這些檔案的管理應(yīng)當如何進行呢？下面我們就來試著分析一下。
1 交通事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀
交通事業(yè)單位檔案是交通檔案的一部分，不包括交通行政系統(tǒng)或個人的檔案，而是交通事業(yè)單位在交通活動中直接形成的對經(jīng)濟和社會有價值的歷史記錄，是交通行業(yè)發(fā)展的重要信息資源。當今時代，交通事業(yè)在科學發(fā)展觀的指導(dǎo)下，進入了全面持續(xù)快速發(fā)展的新時期。交通事業(yè)單位具有明確的內(nèi)容和鮮明的特點。
1.1 交通事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容
交通事業(yè)檔案主要包括各業(yè)務(wù)方面檔案和行政文書檔案，而業(yè)務(wù)檔案包括各個部門活動所形成的檔案如行政執(zhí)法檔案、公路航道建設(shè)（改善）檔案、運輸管理檔案等，業(yè)務(wù)檔案在交通檔案中占較大的比重。
交通事業(yè)單位一般有公路、運管、航道、海事等部門， 其業(yè)務(wù)各自獨立，所以主管部門檔案人員要經(jīng)常深入基層進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，每月組織檔案業(yè)務(wù)學習， 對歸檔立卷的標準要求嚴格，定期收集與整理業(yè)務(wù)檔案。
檔案管理活動包括收集工作、整理工作、鑒定工作、保管工作、編研工作和利用工作等各個環(huán)節(jié)。2007年以來，交通部和省各級檔案行政主管部門陸續(xù)下達了如何進一步加強建設(shè)項目檔案管理以及貫徹重大建設(shè)項目檔案驗收辦法等管理性文件。在具體工作中，各檔案機構(gòu)把好工程前期所形成文件材料的質(zhì)量關(guān)，開展經(jīng)常性的自查活動，對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，以保證項目檔案的準確、完整，保證檔案工作與工程建設(shè)同計劃、同施工、同驗收。[1]
1.2 交通事業(yè)檔案管理特點
1.2.1 集中統(tǒng)一管理檔案
根據(jù)2005年《交通檔案管理辦法》規(guī)定，各單位形成的檔案應(yīng)由各單位檔案部門實行集中統(tǒng)一管理并由檔案部門對本單位的歸檔工作進行指導(dǎo)。
1.2.2 設(shè)立專門的檔案部門
由于交通事業(yè)單位發(fā)展比較成熟，一般都會專門設(shè)立檔案管理部門，或錄用專職檔案工作人員。檔案室對本單位各部門或各環(huán)節(jié)的歸檔工作進行指導(dǎo)。檔案室會同本單位有關(guān)業(yè)務(wù)部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定?？傊?，檔案室有自己的一套管理方案，能夠保證檔案活動的順利開展。
1.2.3 交通事業(yè)單位檔案定期向同級檔案館移交
檔案館的檔案主要包括機關(guān)、企事業(yè)單位檔案和部分個人檔案或家族檔案。各類檔案館所收藏檔案的內(nèi)容各不相同。各交通事業(yè)單位在完成了文書處理程序，把有保存價值和經(jīng)過有序整理的檔案向各事業(yè)單位檔案室移交，再由檔案室定期向檔案館移交。
2 企業(yè)檔案管理特點
企業(yè)檔案是企業(yè)生存與發(fā)展的記憶庫，借助企業(yè)檔案，我們能夠了解企業(yè)的過去，現(xiàn)在和預(yù)測其未來。企業(yè)檔案主要包括企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等一系列活動中形成的資料文件。企業(yè)檔案由企業(yè)自身單獨保管，但是受到各地市檔案館的監(jiān)督和指導(dǎo)，各破產(chǎn)企業(yè)的檔案在一般情況下交由檔案館來保藏。[2]
3 交通事業(yè)單位轉(zhuǎn)制改企后的檔案管理應(yīng)注意幾個問題
事業(yè)單位改革是手段，最根本目的是要發(fā)展由這些事業(yè)單位所提供的各種公益服務(wù)，使其成為中國經(jīng)濟社會發(fā)展的新動力。在事業(yè)單位改制后，根據(jù)事業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的不同特點，我們發(fā)現(xiàn)，對其所形成檔案的管理活動要進行重新思考。
3.1 在會計檔案管理方面
如今，交通事業(yè)單位體制改革正在如火如荼進行，在會計檔案管理方面企事業(yè)單位的管理方式不同，主要體現(xiàn)在兩個方面，一是，企業(yè)對應(yīng)收帳款質(zhì)量的控制是提取壞帳準備，而交通工程事業(yè)單位的應(yīng)收帳款雖越來越多，但在這方面沒有做出任何規(guī)定，因此，交通事業(yè)單位應(yīng)該參考企業(yè)的做法對應(yīng)收帳款提取壞帳準備，并對壞帳準備的提取方法和提取比例做出明確的規(guī)定；二是，交通事業(yè)單位固定資產(chǎn)不計提折舊，固定資產(chǎn)的損耗不在成本核算中體現(xiàn)出來，而企業(yè)是通過計提折舊的方法計入成本。這些方面的不同要求事業(yè)單位能夠進行認真地反省和借鑒。
3.2 在人事檔案管理方面
在交通事業(yè)單位中，人員的變動比較小，整個組織結(jié)構(gòu)模式相對比較穩(wěn)定，而競爭因素在企業(yè)體現(xiàn)地越明顯，導(dǎo)致人事檔案在企業(yè)中相對比較復(fù)雜，需要檔案管理者足夠重視此方面的內(nèi)容。人事檔案的管理依據(jù)也需要從《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《交通管理處干部檔案管理制度》等規(guī)定轉(zhuǎn)變成企業(yè)人事檔案管理規(guī)定，由干部向普通人轉(zhuǎn)變。
3.3 移交單位的變化方面
一般來說，交通事業(yè)單位檔案向檔案館移交，除此之后，沒有其他的地方。但是事業(yè)單位改制成企業(yè)后，可以適用企業(yè)檔案管理的辦法，由檔案寄存中心進行寄存管理，引入市場化因素。寄存管理服務(wù)項目是為企業(yè)檔案提供檔案寄存的一種有償服務(wù)，為配備檔案保管條件代價太大，或者不具備保管條件的企業(yè)提供了檔案保管歸宿。
4 結(jié)語
總之，交通事業(yè)單位的改制勢在必行，基于檔案管理方式的不同，對交通事業(yè)單位轉(zhuǎn)企業(yè)后應(yīng)注意的某些方面需要更加重視，比如在會計檔案、人事檔案和服務(wù)理念上，在工作重心和移交單位的變化上，是檔案管理一個方面，不容小覷。企業(yè)檔案工作當然也需要轉(zhuǎn)換其管理方式，以期能夠為交通事業(yè)單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)。由于我國是實行集中制的國家，在檔案管理方面，一致遵行在組織的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，分散地管理檔案。在集中統(tǒng)一原則下，取其事業(yè)單位和企業(yè)檔案管理的精華，共同為交通行業(yè)的檔案管理工作謀福利。
參考文獻：
