高校學校檔案管理辦法精選(九篇)
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第1篇：高校學校檔案管理辦法范文
新理念
1 對高等學校的認識。《老辦法》對加強和促進高等學校檔案管理發(fā)揮了歷史性作用。然而，與20年前相比，我國的高等教育已經發(fā)生了極大變化，綜合性大學、高職高專、業(yè)余大學、成人高校等，數量增多，規(guī)模擴大，對此，《新辦法》把過去提的“普通高等學校”改為“高等學?！保@樣，不僅提高了對高等教育的認識，針對和適用范圍也從普通高等學校擴大至各類普通高等學校、成人高等學校等。
2 管理體制的確定。關于高等學校檔案工作領導體制， 《新辦法》第四條規(guī)定：“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內高校檔案工作?！?，增加了“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作”的內容，強調了教育行政主管部門對高校檔案工作的管理責任，明顯加強了對高等學校檔案工作的領導和管理。
3 突出領導的職責?！缎罗k法》忽略了檔案部門的職級形式，從淡化職級，轉為更強調職責?！缎罗k法》強調：“高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準學校檔案工作規(guī)章制度；(二)將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展；(三)建立健全與辦學規(guī)模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設備以及經費；(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。分管檔案工作的校領導協(xié)助校長負責檔案工作。”把高校檔案工作領導的職責法制化、具體化，這將有助于為促進高校檔案工作創(chuàng)造良好環(huán)境。
4 對學生群體的關注。《新辦法》更加重視學校教育的主體――學生，主要體現(xiàn)在：一是增加了高校檔案定義的內涵。高等學校檔案“是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！边@個定義首次把檔案與辦學主體“學生”聯(lián)系到一起；另一方面，按照學校工作規(guī)律，把高校招生活動納入檔案管理范疇，突出了高等學校對學生形成的檔案資料的保存和利用價值。二是強調了涉及學生的歸檔材料?！缎罗k法》在文件材料的歸檔范圍內首次增設了“學生類”。三是擴大了學生的利用權利。《新辦法》規(guī)定：學生個人為升學、就業(yè)、研究等需要，在表明目的和范圍并履行相關登記手續(xù)后，也可以利用已公布的檔案。
5 凸顯對人的關注。因工作需要，檔案人員在工作中有可能接觸到不利于健康的物質，《新辦法》第十三條指出：“應當按照法律法規(guī)的有關規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規(guī)定予以補助”，突出了以人為本的人文關懷。
新制度
《新辦法》規(guī)定的高校檔案工作新制度主要有：
1 檔案工作的檢查、考核與評估制度。通過科學的考核和評估可以引導高校檔案工作朝著規(guī)范化的目標發(fā)展。對高校而言，除了外部的考評外，在《新辦法》的指導下，還應結合個體檔案工作的實際，制定出各自內部的檢查、考核制度，以更好地調動校內各部門及廣大高校專兼職檔案人員的積極性。
2 單位、課題組立卷的歸檔制度?！独限k法》中關于文件材料的歸檔、移交和接收工作，曾提出“四同步”管理的規(guī)定，《新辦法》進行了改進，提出“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。”強化了學校各部門、課題組按照歸檔要求，把在工作和各項活動中形成的檔案資料及時、完整地收集起來，并整理立卷歸檔的責任。同時，為了減少扯皮和疏漏，明確由立卷人“對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。”這一制度對完整系統(tǒng)地保存高校各項活動所形成的檔案資料更有利。
3 檔案相關信息的統(tǒng)計年報制度。檔案統(tǒng)計是檔案管理的一項重要工作，過去往往將其列在檔案工作流程中，建立檔案統(tǒng)計年報制度，可以讓高校檔案部門克服被動應付現(xiàn)象，主動、負責地上報檔案統(tǒng)計數據，以保證檔案統(tǒng)計年報的時效性、完整性和科學性，為高校檔案工作的科學決策提供有價值的依據。
4 專業(yè)技術職務聘任制或職員職級制。目前檔案專業(yè)職務評聘在各高校已很普遍，而職員職級制度仍在試點階段。今后不論采取哪種人事制度，各高校人力資源部門都應把檔案人員隊伍建設列入人才發(fā)展目標，統(tǒng)籌規(guī)劃，使高校檔案人員隊伍朝著專業(yè)化、高素質、有梯隊的結構發(fā)展，不斷注入可持續(xù)發(fā)展的活力。
新要求
1 重視檔案工作現(xiàn)代化建設。體現(xiàn)在：一是關注電子檔案材料，要求“應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔?！倍且蟆案叩葘W校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行?！痹O立檔案專項經費的規(guī)定，無疑是對高校檔案工作最實在的肯定及援助，同時，也是要求高校檔案部門應該把檔案現(xiàn)代化、信息化建設作為檔案工作建設和發(fā)展的一項重要任務，認真加以研究和實施。
2 對加強檔案安全提出高要求。與過去相比，一方面強調了檔案的保護技術。第二十一條規(guī)定：“高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。”第二十五條規(guī)定：“高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患”；同時，首次對加強檔案庫房的技術管理工作提出要求：“應當建立、健全有關規(guī)章制度，由專人負責”；另一方面，強調檔案的保管環(huán)境。第三十七條要求：“存放檔案應當設有專門庫房。”另外，對聲像、電子等特殊載體檔案的保管，“應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施?！?/p>
3 做好檔案開放利用的服務工作?！缎罗k法》要求：“高校檔案開放應當設立專門的閱覽室?！痹谔峁n案利用服務時，除了開放檔案目錄、全宗指南外，還要提供“檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等”。還要求：“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；”“有條件的高校檔案機構，可以申請創(chuàng)設愛國主義教育基地?！?/p>
第2篇：高校學校檔案管理辦法范文
關鍵詞 高校 檔案工作 新模式
有教育部以及國家檔案局聯(lián)合簽署并頒發(fā)的，以教育部27號令的形式予以實施的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）對于高校檔案工作作出了新的要求，進一步深化了檔案工作的新內涵，要求檔案工作突破傳統(tǒng)工作模式的束縛予以積極有效的創(chuàng)新。高校檔案工作要體現(xiàn)以人為本，為人民服務的精神，積極發(fā)揮檔案工作新職能，不斷開拓檔案工作新領域，這是新時期高校檔案工作的行動方針與指南。筆者依據《高等學校檔案管理辦法》并有效結合檔案高校檔案工作的實際情況，分別從檔案工作模式的創(chuàng)新、發(fā)展、開放三個方面來探究高校檔案工作模式的轉變，為推動高校檔案工作提供一些可行性的意見和建議。
一、強化和諧創(chuàng)新精神，構建“發(fā)展”型檔案工作新模式
高校檔案工作新模式的構建：
（一）需要檔案工作者強化和諧創(chuàng)新精神
創(chuàng)新是一切工作不斷發(fā)展的動力，只有具備積極的創(chuàng)新精神才能夠激發(fā)自己的思維，創(chuàng)造出新的工作閃光點。高校檔案工作應該以創(chuàng)新精神為指導，積極構建起高校檔案信息資源的收集、存儲、整合、加工、開發(fā)、宣傳、交流、教育、開放、利用的協(xié)調發(fā)展模式。這首先需要構建起以高效檔案管理部門為主導的高校檔案信息系統(tǒng)組織，成立學校檔案管理工作委員會，建立起與學校整體發(fā)展相互適應的獨立的檔案管理機構，加強檔案網絡化建設，逐步實行“分級分層、定崗定責”的機制，高校檔案管理要能夠明確責任制，理順檔案管理機構與學校其他機構和部門之間的關系，制定出相應的檔案機構管理辦法。其次就是要做到資源共享和優(yōu)勢互補，各個檔案部門之間以及與其他部門之間相互融合，共同發(fā)展，形成具有特色的高校檔案管理系統(tǒng)。
（二）要實現(xiàn)“協(xié)調”發(fā)展
高校要進一步突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，賦予高校檔案以強大的生命力和活力，努力發(fā)揮高校檔案為高校的“教學、科研、社會服務”服務的功能。實現(xiàn)檔案管理工作與其他工作協(xié)調一致發(fā)展。這是當前高校檔案工作必然的要求，是實現(xiàn)檔案價值的主要途徑和手段。
二、加強統(tǒng)籌規(guī)劃，構建可持續(xù)發(fā)展的檔案管理模式
（一）按照相關的法律法規(guī)來管理檔案工作
檔案部門要制定全面、系統(tǒng)的檔案管理機制，對檔案事業(yè)進行綜合管理，做好監(jiān)督，檢查工作。對于檔案事業(yè)中違法犯罪的行為要依法進行查處。
（二）加強檔案制度以及業(yè)務基礎建設
對于二級院校的檔案工作要加強監(jiān)督力度、檢查的力度和指導的力度，制定綜合完善的檔案管理體制。要不斷提升檔案工作的標準化、規(guī)范化進程，科學合理地整合檔案資源。在信息技術的大背景下，要努力強化高校檔案管理的數字化和信息化進程，不斷加強檔案工作的網絡化建設，制定網絡檔案管理工作的章程。加大對校內檔案業(yè)務工作的指導，關注成人教育及二級學院檔案的管理與開發(fā)，解決分散管理的弊端，探索各類檔案統(tǒng)分結合的管理新模式。
（三）加強高校檔案管理工作的隊伍建設
高校檔案的管理工作關鍵在人才，高校可以在教職工當中挑選專業(yè)素質強、能力優(yōu)秀的教職工作為檔案工作人員，并且定時組織檔案管理工作培訓和學習，在更大程度上提升檔案管理工作人員的工作技能和專業(yè)素質。尤其是在信息化時代，更要加強對這些檔案工作人員的信息技能的培訓，而且還要不斷地增強這些專業(yè)人員的崗位意識、責任意識、創(chuàng)新意識以及業(yè)績意識，提升他們對于檔案工作的積極性和主動性。
三、增強改革開放意識，構建多功能的檔案工作服務模式
當前，國家處于改革發(fā)展的關鍵期，如何使得高校檔案工作符合改革開放發(fā)展的新形勢是檔案高校檔案工作的重要課題。
（一）進一步拓寬檔案工作的新領域
高校要大力開發(fā)檔案資源，挖掘檔案資源的增值價值，要明確檔案工作的性質和定位。檔案工作不僅僅要服務于高校師生、教學、科研，推動高校發(fā)展。同時也要不斷實現(xiàn)檔案利用的社會化服務，將檔案工作服務于改革開放和社會的發(fā)展。
（二）高校檔案館應該成為信息服務的中心
高校檔案館應及時一些有關黨政管理、教學科研、學校建設方面的信息。與此同時，檔案館還應該成為教育行政管理部門、本區(qū)域政府、教育信息、政務信息的宣傳中介部門，積極為黨和國家的大局以及教育事業(yè)作出貢獻和服務。
（三）多多舉辦與檔案事業(yè)相關的展覽、創(chuàng)建愛國主義教育基地，加強檔案事業(yè)的宣傳力度
檔案工作是高校的基礎性工作，高?？梢岳眠@一平臺去開展有關檔案信息交流、溝通、宣傳以及服務工作，進一步加深廣大民眾對檔案工作以及檔案價值的認識。引導廣大民眾尤其是在校大學生對于民族文化的自豪感、認同感和歸屬感。
（作者單位為長沙環(huán)境保護職業(yè)技術學院人事處檔案室）
參考文獻
[1] 彭志斌.高等學校檔案分級管理研究[J].檔案與建設，2009（11）：20-22.
[2] 吳文婧.高校檔案管理工作的信息化建設趨勢[J].人力資源管理，2012（9）：156.
[3] 高等學校檔案管理辦法（教育部、國家檔案局27號令）[S].
第3篇：高校學校檔案管理辦法范文
關鍵詞：高等合并院校 檔案管理 和諧統(tǒng)一
隨著知識經濟時代的到來，我國在科教興國戰(zhàn)略的實踐中將部分高等院校按照優(yōu)勢互補、強強合作的辦學思路進行了合并。根據《普通高等學校檔案管理辦法》，關于“對因學校分立或合并，其分設或合并前的檔案，應本著集中保管、方便利用的原則，經協(xié)議由一?；蚝喜⒑蟮膶W校檔案部門統(tǒng)一保存”的規(guī)定精神，如何加強與高校辦學改革、發(fā)展息息相關的檔案信息資源的收集、管理、利用等工作的協(xié)調統(tǒng)一，是當前高校檔案工作者值得深入研究的一個重要課題。
1. 高等合并院校檔案管理存在的問題
高等合并院校程度不同地存在著名義上的合并，在檔案管理體制上沒有完全理順關系，在運行機制上各自為政、自成體系，沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一，導致合并院校檔案管理存在一些問題。
1.1 檔案管理意識淡薄缺失
合并高校在并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的檔案材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。
1.2 檔案管理難以集中
高等合并院校的原組成院校大都處在不同的位置；合并后面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題；檔案工作因其效益滯后等特點此時不易擺上領導案頭；并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質不一等原因， 檔案管理難以集中。
1.3 檔案管理技術方法落后
部分高等合并院校的檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)的手工操作模式，檔案的整理、立卷、歸檔基本上都是通過手工操作來完成；有的高校檔案的收集整理玉石不分魚龍混雜，一些重要的檔案殘缺不全，查、借、閱極不便利；同一類型的檔案有時會因立卷人素質、觀念的差異而形成不同的歸檔形式，即使是同一人整理的檔案，也時常會出現(xiàn)細節(jié)上的偏差和組卷方式的異樣，導致檔案利用率低，檔案價值大打折扣；有的高校檔案管理依舊采用的是原分庫存放的辦法。
1.4 檔案人員素質亟待提高
高等合并院校的不少檔案工作者多為非專業(yè)人員，他們在檔案管理工作中思想認識不到位、業(yè)務不熟悉，接受新知識、掌握新技術困難，很多兼職檔案管理人員工作長期停留于整理歸檔的一般水平，很難談得上與用戶進行溝通和從事檔案信息重組等創(chuàng)新性的工作。
1.5 檔案管理信息共享不夠
合并高校大多由兩個或兩個以上規(guī)模相當、類別相近的院校并建而成。由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；這些問題嚴重制約著高等合并院校檔案的開發(fā)利用與信息化，難以實現(xiàn)信息共享。
2. 高等合并院校檔案管理不和諧統(tǒng)一的原因
2.1 學校合并總體格局的影響
學校的檔案管理部門是學校管理機構的一個組成部分，學校合并的深度決定了學校檔案管理的合并深度。在合校初期，校區(qū)意識的慣性、校區(qū)職工的利益格局、校區(qū)干部的任職安排等等方面，時常與合校的總體要求發(fā)生碰撞；經過一個階段的磨合之后，實質性融合的程度由淺入深，有一個發(fā)展過程，合并院校的檔案管理同樣如此。
2.2 館舍條件的限制
多校匯集于某一校區(qū)集中辦公，檔案館、室的館舍適應不了合并院校檔案管理的需要，容納不下多校區(qū)的檔案實體，滿足不了檔案管理人員集中辦公。
2.3 校區(qū)距離的制約
合并院校中，有的是鄰近數校的合并，有的是遠距離數校合并，有的是遠、近距離皆有的數校合并。
3. 加強高等合并院校檔案管理和諧統(tǒng)一的對策
通過對高等合并院校檔案管理存在的問題和原因分析，筆者主要從以下方面提出建設性意見來確實加強高等合并院校檔案管理的和諧統(tǒng)一。
3.1 重視檔案工作，增強檔案意識
同志指出：“檔案工作是一項基礎工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現(xiàn)在不重視這個問題，將來我們要負歷史責任?！币虼藢W校要重視檔案工作，建立健全檔案管理工作制度，有計劃地開展檔案宣傳工作，促使大家自覺地積累、利用、移交檔案。領導要重視檔案管理工作并納入到學校的議事日程，按照《普通高等學校檔案管理辦法》的規(guī)定逐步做到“三納入”、“四參加”和“四同步”，同時要加強對檔案工作的布置、檢查、總結和驗收，在人員、經費、庫房、設備等方面滿足檔案工作的需要，保證檔案工作的正常進行。
3.2 加強檔案隊伍建設、提高人員素質
建設一支忠誠事業(yè)、業(yè)務精良、結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。第一檔案工作隊伍在年齡結構、專業(yè)結構、業(yè)務水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應；第二發(fā)揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用，提高對檔案工作的認識，熱愛檔案工作，自覺學習和掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，嚴把質量關，確保檔案的真實性、完整性和實用性。
3.3 規(guī)范檔案管理，確定檔案工作目標
合校后采用任何一個校區(qū)的檔案管理辦法都不妥當，這就要出臺新的統(tǒng)一的檔案管理辦法和規(guī)范：第一，依法治檔，統(tǒng)一規(guī)章制度。例如《普通高等學校檔案管理辦法》、學校有效的管理辦法、規(guī)章制度。以合并院校名義印制出臺適合本校的檔案管理規(guī)章制度和辦法。第二，起點要高，統(tǒng)一管理規(guī)范。例如《高等學校檔案工作規(guī)范》、國家檔案局一系列檔案管理工作標準、學校現(xiàn)行檔案管理規(guī)范的合理因素。由于合并高校層次較前相對提高，并校后應根據變化了的新形勢，制定新的工作目標和發(fā)展戰(zhàn)略，使檔案工作圍繞新目標有的放矢地開展：第一可以根據總目標，不斷消除偏離目標的因素，又可以通過局部優(yōu)化，使日常具體工作的開展有利于促進總目標的實現(xiàn)；第二便于加強日常管理，有利于調動檔案工作人員的主動性，增強競爭性。
3.4 改善檔案管理設施，實現(xiàn)資源共享
改善檔案管理設施，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序有效的開發(fā)并進而實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。高校檔案工作必須早日實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，供學校領導及有關職能部門、教師查詢使用，充分發(fā)揮高校檔案信息的獨特優(yōu)勢，為新時期高校教育事業(yè)的發(fā)展服務。
參考文獻：
［1］吳建華.關于檔案高等教育改革與發(fā)展的幾點設想［J］.高校檔案信息，1999，(1).
第4篇：高校學校檔案管理辦法范文
【關鍵詞】 高校;會計電算化;檔案管理
會計檔案是重要的經濟檔案和歷史資料,具有不可再生的特點,它是檢查以前年度發(fā)生的經濟工作責任和進行績效評價的重要依據。高校領導在了解學校狀況、預測經費開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息,會計檔案是高校必不可少的經濟信息資源,具有極為重要的經濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時,不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個新課題,需要不斷深入地研究和總結。
一、高校會計電算化檔案管理存在的問題
(一)會計電算化檔案管理內容不夠完整
目前大部分高校雖已經實現(xiàn)了會計電算化,但由于對會計電算化檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,因此大多數高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案,而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級,而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔,隨著時間的推移,不同版本下的會計數據不能被調用,會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務方式已經制約了會計電算化檔案的利用,更無法適應會計電算化檔案的改革發(fā)展。
(二)會計電算化檔案自身存在的問題
1.機制記賬憑證內容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等,但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證,內容不完整,責任不明確。
2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計算機存儲,沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
3.硬件設施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準,建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質量優(yōu)良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,沒有實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。
(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員
會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業(yè)知識,又要懂檔案業(yè)務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進,對檔案的管理不夠重視, 有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時忙于應付, 檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財務部門的同志自己查閱會計檔案,有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱,既不符合會計檔案管理的要求,也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。
(四)會計電算化檔案管理制度有待完善
目前,國家關于會計電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規(guī)范》等幾個文件,僅對會計電算化檔案的基本要求而談,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及,會計檔案的內容增多了,對環(huán)境的要求提高了,而很多高校沒有認識到這些變化,認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化,沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度,沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責,也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環(huán)境等,會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應會計電算化檔案管理的要求。
二、加強高校會計電算化檔案管理的對策
(一)強化領導會計檔案的管理意識
各類檔案設備的購建,專職檔案管理員崗位的設置以及檔案
管理制度的出臺,都離不開單位領導的積極支持。因此,會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規(guī)和管理規(guī)章,增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面,積極主動地爭取領導的重視、關心和支持,強化領導的會計檔案管理意識,將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經費投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級軟件,確保會計檔案管理工作順利進行。
(二)提高會計檔案管理人員的業(yè)務素質
會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術性、政策性很強的工作,計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求,會計檔案管理人員業(yè)務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵,針對目前高等學校檔案管理機構中,缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才,不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況,高校領導應重視會計檔案管理人才培養(yǎng),進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設,不斷提高他們的政治素質和業(yè)務素質,使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術,不斷提高會計檔案管理水平。
(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系
國家制定系統(tǒng)的、細化的會計電算化檔案管理辦法,以法規(guī)制度的形式加以強制,在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作,是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為,目前高校可根據財政部的《會計基礎工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規(guī)章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系,保證會計電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:
1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質。一般準備三套軟盤循環(huán)使用,并設立備份登記簿,登記備份時間、數量、保管方式等備份細節(jié)信息。由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。需要備份的內容包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據,盡量少采用軟盤存儲會計檔案。
2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲介質的標簽上注明軟件的種類和版本號,同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數據輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出,并由記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等相關人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內容、件數、保管人和使用人的登記制度。
3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內,即對所有的會計數據進行雙備份,每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,并貼上寫保護,貼上封簽,存放在兩個不同的地點,并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質檔案,按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構負責人等的簽章才能存檔保管,以明確經濟責任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質檔案并存管理的體制下,可以在紙質檔案的卷內目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址,以相互對照利用。
4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調閱,必須有檔案管理人員在場監(jiān)督,根據調閱權限,在調閱登記簿中詳細登記調閱日期、調閱人員的姓名和部門單位、調閱理由、調閱內容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調閱或復制會計檔案,應經會計主管人員同意,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。外單位人員來調閱或復制會計檔案,必須持有單位正式介紹信,經學院領導、會計主管人員批準后,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下,使會計電算化檔案得以充分利用。
5.建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制
度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點,在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設別控制管理;要有加密的機內操作日志管理,監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數據存取權限限制,防止越權使用。對于普通數據,可較大范圍共享;涉及單位機密的數據,僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等,則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。
6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案,由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容,單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時,由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監(jiān)銷,并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業(yè)務的會計檔案,均不得銷毀。
7.建立會計電算化檔案的立卷制度。《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定,各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性,沒有國家政策的調整,一般不予變更。
8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內容包括:根據內部控制制度的要求設置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責任落實到個人。
9.建立會計電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負責制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具;強化系統(tǒng)的安全防護功能,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
10.建立會計電算化檔案移交制度。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。移交時,要按移交清冊逐項移交,接替人員要逐項核對點收,交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。
隨著高校會計電算化的不斷深入,高校應充分重視會計電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題?？梢岳脮嬰娝慊瘷n案的數據信息,設計和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng),以充分實現(xiàn)會計電算化檔案的再利用。良好的會計檔案管理是保證會計數據安全完整的關鍵環(huán)節(jié),也是會計信息得以充分利用,更好地為決策服務的保證。
【主要參考文獻】
[1] 財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法.1998.
[2] 財政部.會計基礎工作規(guī)范.1996.
第5篇：高校學校檔案管理辦法范文
關鍵詞：高校；學生檔案管理；對策
Abstract:Along with the social development and the higher education popularity time arrival, college students archives work to appear many new problems, and connecting with the working practice, we need to analyze research, establishing countermeasure. This paper from the university students' archives management present situation and the existing problems, cause analysis and countermeasures study, etc. The college students' archives management work expounds a series of problems.
Keywords:college;students’ archives management;countermeasures
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A文章編號：
近年來, 高校在招生規(guī)模、教學環(huán)節(jié)、教學規(guī)劃、管理機構和功能方面的改革, 帶來了學生學籍管理、獎懲辦法、就業(yè)分配制度等方面的一系列問題。學生檔案工作從內容、形式到范圍都相應發(fā)生了變化, 由此檔案管理工作也出現(xiàn)了不少新情況、新問題。因此, 必須探索出適應高校體制改革的學生檔案管理辦法, 為新型的辦學體制、教育教學提供便利而有效的服務。
一、高校學生檔案管理現(xiàn)狀及原因分析
1. 學生檔案材料不齊全完整，檔案管理運行機制不健全
隨著教育體制的改革, 高校已逐步向自主辦學過渡。在社會主義市場經濟條件下, 為實現(xiàn)科教興國目標而培養(yǎng)高素質的復合人才成為高校決策者們的共識。高校在專業(yè)課程設置、教師配置、學生素質教育、技能培養(yǎng)、心理素質訓練等方面都作了調整, 有的還進行了大膽的嘗試。與之相適應, 也就產生了一些新的檔案材料。如: 誠信度調查、心理測試成績、大學生英語四、六級證書、計算機等級證書、大學生能力、技能競賽證書、社會實踐活動材料等等。然而高校學生檔案的歸檔范圍仍舊是長年不變的老面孔, 諸如高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、獎懲文件、獎懲材料、入黨入團材料、報到證存根、體檢表。這些材料既不能涵蓋學生素質的全貌, 也不能滿足用人單位對畢業(yè)生的要求與需要, 也將當代大學生最富有時代精神的精華部分棄之一邊, 舍本求末。
2. 學生檔案內容失真，學生本身對自身檔案缺乏重視
學生檔案管理不規(guī)范, 管理中存在許多漏洞和缺陷。1999年高校擴大招生規(guī)模以來, 大學生就業(yè)壓力越來越大, 有的畢業(yè)生為了在激烈的競爭中取勝, 不惜采取涂改成績、辦假證明、假文憑等。新形式下, 也有個別高校為使自己的畢業(yè)生就業(yè)順利, 也為使學校博取生源素質好, 就業(yè)率高等社會聲譽, 便普遍提高畢業(yè)生成績, 擴大學生干部覆蓋面及獲獎比例, 降低考評標準, 撤消學生處分材料等等。由于檔案材料失真, 造假現(xiàn)象嚴重, 致使學生檔案的實證性受到質疑。
3.學生檔案管理隊伍建設薄弱，檔案管理人員缺乏專業(yè)素質與職業(yè)素養(yǎng)
目前，很多高校從事學生檔案管理工作的人員是兼職的，專職人員很少或幾乎沒有。他們大多沒有經過檔案業(yè)務培訓，缺乏檔案管理知識。管理人員檔案意識比較淡薄，責任心不強，重視不夠，認為學生檔案與自己關系不大，不屬于自己的職責范圍，因此，在歸整學生檔案材料時不積極主動，有的甚至不予理睬，造成檔案材料不完整，不規(guī)范，甚至丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。
4. 學生檔案管理方式陳舊落后，檔案管理機構不明確
現(xiàn)行的高校學生檔案管理方式有兩種: 一種是集中管理, 即學生工作部門、人事部門或招生就業(yè)部門專人統(tǒng)一管理；一種是分散管理，即學生所在系(院)辦公室管理或者是直接由班級輔導員管理。兩種方式大多都在大學生畢業(yè)離校時才能整理出完整的檔案。這種運作方式, 使得學生進校后檔案就束之高閣，學生在校期間產生的檔案材料也分散于各相關部門, 乃至個人手中, 等畢業(yè)離校時才能集中整理歸檔。這樣, 無序、雜亂的管理難免差錯百出。再加上高校學生檔案材料量大, 特別是其存放時間短、流動快、就業(yè)方向廣、投遞單位和時間集中等特點, 因此現(xiàn)有的管理方式和手段與現(xiàn)代化的高等教育的快速發(fā)展相比, 已經極不適應。
5. 高校學生檔案意識薄弱，學校管理難度加大
高校學生大多檔案意識淡漠，對自己的檔案不甚關心。有許多學生不關心自己的檔案，工作多年不知自己的檔案在何處，直至單位需要時才將關注的視線轉向母校檔案部門。當今的時代，人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式發(fā)生了很大的變化，外企、合資、私營企業(yè)比比皆是，許多學生畢業(yè)后直接進入到這些企業(yè)工作。而這些企業(yè)從管理角度上說，一不具有檔案人事權，二是對它而言只管聘任用人，不需個人檔案，因此出現(xiàn)了許多學生畢業(yè)后不要檔案的現(xiàn)象，形成人檔分離、無人問津的局面。久而久之，這些“棄檔”有增無減，漸漸地成為“死檔”。使學生檔案的利用價值大打折扣。
二、高校學生檔案管理工作存在問題的對策研究
加強和改進高校學生檔案管理工作必須要立足現(xiàn)實, 解決實際問題, 只有樹立全新的檔案工作理念, 切實改變工作作風, 理清工作思路, 制定切實可行的措施, 才能取得實際進展。
1. 樹立正確的檔案管理理念
正確的理念是做好檔案管理的思想基礎。首先要大力宣傳和貫徹檔案法普通高等學校檔案管理辦法, 增強檔案工作者和廣大師生的立檔意識。要在現(xiàn)實工作中, 逐步樹立高校學生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔以及合理開發(fā)利用是一個滾動發(fā)展、循序漸進的過程的意識, 掌握需要高校各個方面的共同支持和配合才能搞好的基本原則和方法。
2. 加強檔案管理隊伍建設
搞好高校學生檔案工作, 必須建立一支強有力的管理隊伍, 并不斷提高他們的業(yè)務水平, 以適應現(xiàn)代化檔案管理的需要。學校為加強檔案管理工作, 提高管理人員的業(yè)務能力和管理水平, 應采取以下措施: 第一, 設置專職人員對其進行管理, 且管理人員保持相對穩(wěn)定; 第二, 管理人員無論是專職的還是兼職的, 都不能過多地兼職其他工作; 第三, 加強業(yè)務培訓, 學校及上級有關部門積極為管理人員的業(yè)務培訓創(chuàng)造條件。還可以組織校內外學習交流, 相互取長補短, 達到共同提高的目的。第四, 學校綜合檔案室有責任對學生檔案管理工作進行指導和監(jiān)督, 以促使學生檔案管理人員不斷提高業(yè)務素質。
3. 建立健全檔案管理各項規(guī)章制度
建立完善的高校學生檔案管理規(guī)章制度是做好這項工作的前提和基礎。高校學生檔案從新生建檔、歸檔到轉遞, 經手的部門多, 工作量大, 如果歸檔制度不健全, 轉遞手續(xù)不嚴格, 各部門之間的工作不能很好的銜接, 就必然造成檔案管理工作的混亂。而且學生檔案材料的建檔過程具有連續(xù)性和周期性, 要保持學生檔案的系統(tǒng)性和完整性, 也必須建立一套完善的學生檔案管理制度。統(tǒng)一規(guī)范, 有章可循, 才能使學生檔案的管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化的軌道, 保證學生檔案真實、準確、全面、系統(tǒng)。鑒于當前的實際情況, 首先應該建立健全檔案接收、管理、收集、歸檔等方面的一系列規(guī)章?？梢愿鶕镀胀ǜ叩葘W校檔案管理辦法》、《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》、《人才流動管理暫行條例》的有關規(guī)定, 結合高校實際, 特制相應的學生檔案管理辦法, 從材料歸檔、檔案傳遞等各個環(huán)節(jié)規(guī)范操作行為。
4. 更新學生檔案管理工作手段
實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理手段是高校學生檔案管理的落腳點。隨著高校學生檔案數量的增多和網上招聘工作的發(fā)展, 對學生實行全過程的動態(tài)管理已成為學生檔案建設工作的客觀要求。倘若仍沿用傳統(tǒng)的手工操作為主的管理方式, 那不僅浪費大量人力物力, 也不適合大學生、用人單位和網上招聘的新的就業(yè)模式。因此, 必須采取有效措施, 加快推進以計算機和網絡技術為核心的高校學生檔案現(xiàn)代化工程的建設。為此, 高校要加強對大學生檔案建設基礎性的投入力度, 加快研制和開發(fā)適合高校自身特點的學生檔案數據錄用、查詢、修改、增減和打印的管理軟件, 使學校管理者能及時了解相關情況, 讓用人單位了解畢業(yè)生的相關信息及推薦信息。
三、結語
第6篇：高校學校檔案管理辦法范文
關鍵詞：高校，檔案工作，檔案管理，管理創(chuàng)新
1. 前言
中華人民共和國教育部2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》中規(guī)定：“高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責一是貫徹執(zhí)行國家關于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準學校檔案工作規(guī)章制度；二是將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展；三是建立健全與辦學規(guī)模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設備以及經費；四是研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題[1]”。 同時還強調“高校檔案工作是高等學校中的一項十分重要的基礎性工作，應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃”。，管理創(chuàng)新。普通高校尚應如此，而作為國家重點建設的示范性高職院校更應在檔案管理工作中有所創(chuàng)新，才能真正發(fā)揮這方面的示范作用。
2 高校檔案管理工作創(chuàng)新的主要策略
創(chuàng)新既是民族進步和國家興旺的動力，也是高職院校發(fā)展的支柱。高職院校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應和服務于社會，跟上當今和未來高等職業(yè)教育發(fā)展的步伐，才能適應社會主義市場體制的需要。高職院校檔案管理工作創(chuàng)新可從以下幾方面入手：
2.1 學習《高等學校檔案管理辦法》，創(chuàng)新檔案管理工作思路
要通過認真學習《高等學校檔案管理辦法》，強化創(chuàng)新意識，拓展檔案工作創(chuàng)新思路，上至主管檔案管理工作的校領導、下至管理工作人員，都要有堅定不移的創(chuàng)新觀念，確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑，以保證檔案管理創(chuàng)新得以成功。，管理創(chuàng)新。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，而應主要看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。
2.2 堅持科學發(fā)展觀，創(chuàng)新檔案管理工作模式
檔案工作管理模式的更新，是實現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高職院校檔案室雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，其職能主要是執(zhí)行而非決策。，管理創(chuàng)新。隨著示范性高職院校管理體制改革的深化，學校領導層已逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，部分院校在機構改革中，已將檔案室從校辦或其他部門分離出來，升格為學校的直屬機構，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，對促進高校檔案管理創(chuàng)新具有重要意義。，管理創(chuàng)新。，管理創(chuàng)新。隨著檔案工作的技術手段的創(chuàng)新和條件的優(yōu)化，大大地提高了檔案工作效率和服務工作質。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現(xiàn)出科學性、方便性、實用性和重要性。因此，學校檔案管理工作一定要堅持和實踐科學發(fā)展觀，加強檔案管理軟件的開發(fā)，將計算機作為方便管理的重要工具，實現(xiàn)高校檔案工作的超越，開創(chuàng)高職院校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
2.3 堅持“以人為本，服務至上”， 創(chuàng)新檔案管理工作機制
堅持“以人為本，服務至上”，就要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，創(chuàng)新檔案管理機制。長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個人都有危機感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，充分調動積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應的創(chuàng)新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進檔案管理工作的良性發(fā)展。
2.4 運用現(xiàn)代科技手段，開辟檔案資源管理新途徑
智能化管理系統(tǒng)的出現(xiàn)和廣泛運用為檔案資源管理與開發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強有力的支持，檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件，積極參與學校辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設。從認真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學校辦公自動化的銜接問題入手，進而研究解決文檔一體化問題，以告別手工操作運轉慢、效率低的狀況，積極運用網絡、數碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快。
2.5 注重人才資源創(chuàng)新，實現(xiàn)學校檔案工作的快速發(fā)展
從示范性院校的創(chuàng)建到發(fā)展，都要注重人才資源創(chuàng)新，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新的良好環(huán)境，造就一支素質高、業(yè)務精的檔案管理專業(yè)團隊。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習，加強多層次復合型專業(yè)人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。，管理創(chuàng)新。
總之，檔案部門無論是在業(yè)務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
3 結語
高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務知識和相應的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。歸檔的檔案材料應當質地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規(guī)范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894-2002)執(zhí)行。
參考文獻
[1]中華人民共和國教育部，《高等學校檔案管理辦法》[M]，2008.第27號令
[2]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[M].南京大學出版社,2002
第7篇：高校學校檔案管理辦法范文
關鍵詞 學籍檔案 管理 問題 對策
中圖分類號：G640 文獻標識碼：A
最近幾年，隨著社會的發(fā)展，高校學籍檔案越來越受到人們的重視。所以，高校學籍檔案管理應順應時展潮流，不斷提高自身管理水平，認真研究學籍檔案管理中存在的問題，積極籌措解決辦法，不但有利于高校檔案管理水平的提高，并且也可以提升高校辦學水平，促進高校教育改革的深入發(fā)展。
一、學籍檔案管理中存在的缺點
高校的學籍檔案管理工作在以前的發(fā)展中取得了很大的成績，體現(xiàn)了自身的價值與用途。但由于受到客觀條件的制約，也不可避免地存在一些缺點和不足。
（一）記錄范圍模糊。
當前，高校學籍檔案記錄的范圍沒有明確，關于檔案材料的收集不全面，檔案鑒定、材料整理、檔案管理和管理責任的制度不健全。高校的學籍檔案收集過程中，一些部門沒有認識到自身的職責，針對學生在校期間的一些表現(xiàn)沒有記錄在案，比如學生受到的獎勵、知識競賽獲獎、英語四六級考試、取得計算機等級證以及在校期間受到的懲罰等都沒有很好地整理，不能及時地收入檔案，甚至沒有記載，造成了學籍檔案的不完整性，失去了實用價值，嚴重阻礙了高校學籍檔案的發(fā)展，給今后學籍檔案的管理也帶來了很多困難。
（二）沒有認識到學籍檔案管理的重要性。
在高校學籍檔案管理中，有的學校沒有建立嚴格的檔案管理制度，沒有規(guī)范的工作流程，所以在學籍檔案管理方面較為混亂，不能很好地發(fā)揮人員與設備的作用。相當一部分工作人員依然運用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，管理手段及思想陳舊，沒有意識到高校學籍檔案管理工作的重要性，沒有充分應用計算機等先進檔案管理工具，因此使高校學籍檔案管理處于被動地位，失去了許多創(chuàng)新發(fā)展的機會，影響了工作效率，使學籍檔案管理工作在學校教學、教研中沒有發(fā)揮應有的作用。
（三）不能保證檔案建設的質量。
在進行學籍檔案填寫時，都是由各個班級的班主任組織領導填寫工作。有的班主任老師認為學籍檔案用途很小，所以思想上不重視，以致于學生在填寫過程中筆的使用不統(tǒng)一，存在任意涂改與書寫混亂現(xiàn)象，甚至檔案中有的欄目出現(xiàn)空白，造成學籍檔案殘缺、內容填寫欠真實等，從而使學籍檔案建設的質量得不到有效保證。
（四）沒有必要的監(jiān)督管理制度。
在高校的學籍檔案管理中，也要有嚴格的監(jiān)督管理制度，從而使檔案管理工作有章可循，這樣才能保證學籍檔案的真實性與實用性。比如在學籍表格的填寫方面，有的高校把表格發(fā)給學生后不進行解釋，讓學生自行填寫，不能對學生的填寫工作進行有效地管理與監(jiān)督。收回表格后不進行檢查即入檔，簡化了工作程序，因此失去了學籍檔案的應用價值。
二、提高高校學籍檔案管理水平措施分析
（一）明確管理責任，實行統(tǒng)一管理。
在高校學籍檔案管理工作中，要依據檔案建設的規(guī)律，制訂檔案建設的統(tǒng)一標準。在制度建設方面，要建立嚴格的檔案收集、檔案檢查、入檔整理、檔案轉移和責任分工制度，使檔案管理工作中每個工作崗位的人員都明確自身責任，照章辦事，規(guī)范操作。各個管理人員要嚴格按照檔案管理工作規(guī)定，完成學籍檔案的收集、整合、入檔、保密等各項工作，實行檔案標準化管理。與此同時，學校主管部門要統(tǒng)一協(xié)調，部署每個時期的檔案管理工作重點，從而使學籍檔案建設具有實用性與社會性。
（二）及時轉變工作思路，實行科學化管理。
第一，應該首先認識到，學籍檔案建設在高校的教學管理中具有非常重要的作用，學籍管理能夠給教學管理提供一定的參考材料。比如利用學籍檔案中有關學生成績的記錄，可以了解某一學科的教學情況，假如出現(xiàn)的教學問題較為嚴重，可以得到及時的解決，從而保證教學質量。第二，進行嚴格的學籍檔案管理，可以提高檔案的真實性與實用性。在學生畢業(yè)離開學校時，學生的學籍檔案也要隨著學生離開，學籍檔案轉變?yōu)槿耸聶n案，應用于學生以后各個階段的工作與學習當中，具有不可替代的作用。第三，可以促進學生管理水平的提高。學籍檔案的管理工作主要針對學生，做好學籍檔案管理工作是對學生的發(fā)展負責。
從事高校學籍檔案管理工作的人員，要根據當前社會發(fā)展特點，研究檔案管理工作的規(guī)律，明確學籍管理與學生管理、學校教學教研的關系，積極使用計算機等先進的管理工具，不斷創(chuàng)新現(xiàn)代學籍管理辦法，保證學籍檔案的健康發(fā)展。在學籍檔案管理工作的制度、人員、設備、作用、質量等多方面綜合考慮，實現(xiàn)檔案管理的全面發(fā)展，把學籍檔案管理工作看成是由多個因素組成的整體，實行統(tǒng)一管理，使學籍檔案資源得到充分利用，實現(xiàn)資源共享，保證檔案資料的齊全，增加其安全性，從而使學籍檔案建設適應學校的需要，得到健康穩(wěn)定的發(fā)展。
（三）切實提高學籍檔案質量。
只有使檔案資料具有實際應用的價值，才能得到人們的普遍認可。因此，在學籍檔案管理建設中，要保證資料的真實性與實用性，應做到下面幾項：（1）要認真對待檔案的填寫工作，保證填寫材料的齊全與真實，避免涂改與漏填；（2）統(tǒng)一使用黑色碳素筆填寫，為以后的檔案資料保存打下基礎；（3）依據年級和專業(yè)給檔案分類，做好檔案資料的保管工作；（4）做好檔案目錄索引的制作工作，方便以后檔案資料的使用。
（四）做好檔案管理的監(jiān)督工作，提高檔案管理人員的素質。
高校檔案管理人員要經常深入檔案建設的基層單位，把國家關于學籍檔案建設的方針政策及時傳達到每位工作人員，并且要做好學籍檔案的檢查與監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證檔案資料的真實性與完整性。與此同時，還要做好基層檔案建設人員的業(yè)務培訓工作，利用各種形式的業(yè)務進修與培訓，使這些人員的觀念跟上時代的要求，掌握必要的專業(yè)知識與技能，提高自身的實際操作能力，從而保證檔案管理工作的健康發(fā)展。
（作者單位：山東電子職業(yè)技術學院）
參考文獻：
[1]薛永存，盧萬杰.淺論新時期高校學生管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息.2010（27）
第8篇：高校學校檔案管理辦法范文
關鍵詞：高校；檔案管理；現(xiàn)狀；措施
2008年8月20日，教育部和國家檔案局聯(lián)合制定了《高等學校檔案管理辦法》，其中指出：高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。同時，《辦法》中還對高校檔案管理工作的機構設置、人員配備、管理內容和利用公布等方面進行了闡述，明確了高校檔案在高校發(fā)展中的基礎性作用。
黨和國家歷來重視檔案工作，始終把檔案工作看作是黨和政府的一項重要工作。同志曾經指出："檔案是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據。檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來。" 在21世紀的競爭與挑戰(zhàn)中，高等教育必將面臨著巨大的發(fā)展前景，伴隨著高等教育的發(fā)展，對檔案建設和管理工作提出了更高的要求，如何在新形勢下加強和改進高校檔案管理工作，是廣大檔案管理者共同關心的話題。
一、當前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）當前高校檔案管理主體的現(xiàn)狀即檔案管理人員的現(xiàn)狀
1、檔案工作人員的素質參差不齊，管理人員的隊伍不穩(wěn)
目前高校檔案管理人員隊伍的文化程度和專業(yè)素質還不適應新時期檔案管理工作的需要，檔案人員數量不足，檔案專業(yè)技術人員偏少，在高校從事檔案工作的人員中，檔案專業(yè)的很少，畢業(yè)于學校檔案專業(yè)的人員更是寥寥無幾。部門檔案管理人員多為兼職人員，且更換頻繁，造成了檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，素質參差不齊。同時，不少檔案人員既缺乏專業(yè)知識的理論功底，又缺乏學術研究、史料研究、計算機管理的基本能力，普遍存在知識面太窄、知識老化等現(xiàn)象。
2、檔案工作人員觀念落后，缺乏開拓意識
長期以來，由于各種原因，檔案工作主要為政治服務，高校同樣不例外，檔案管理方式主要以行政為主，根本沒有納入法制管理、 一個無足輕重的單位。認為檔案就是收集、整理、保管一些已經成為歷史的東西，是簡單的勞動，沒有什么意義。從庫藏資料現(xiàn)狀看，教學、科研和具有時代信息的科技含量高的檔案材料占得比例很小，行政方面的較多，還不能滿足當前高校發(fā)展的需要。
（二）當前高校檔案管理的客體即檔案管理本身的現(xiàn)狀
1、館藏門類不全，檔案收集工作受到限制
目前部分高校檔案管理不規(guī)范，檔案管理沒有納入法制管理、科學管理的軌道，檔案大多分散在學校各單位。由于基層單位缺乏歸檔意識，認為自己部門形成的檔案就歸自己部門所有，不能及時整理歸檔。隨著部門人員的不斷調整，甚至出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象。因此造成學校檔案館館藏門類不全的現(xiàn)狀，主要以黨政、財務、基建類檔案居多，其他方面的檔案數量有限，例如聲像檔案、實物檔案等嚴重匱乏，特色檔案更是屈指可數，不能滿足不同層次檔案利用主體的需求，從而使高校檔案的利用效率受到了影響。
2、檔案使用范圍和利用主體限制較多
長期以來，檔案利用主要為各級領導決策和機關各部門工作參考服務，而為教學科研服務相對較少。一些利用主體的正當利用要求無法得到充分滿足，或者需要辦理大量復雜繁瑣的手段才能得以實現(xiàn)，從而影響了檔案的利用效率。
（三）當前高校檔案管理方式的現(xiàn)狀
1、檔案載體形式單一，管理方式比較落后
目前各高校檔案館收集的主要是紙質檔案，保存的檔案也大多以紙質為主，光盤、錄音、縮微、照片等載體的檔案僅占小部分，不少檔案館聲像檔案還呈現(xiàn)空白。另外，檔案管理至今仍停留在傳統(tǒng)的手工管理方式，自動化程度不是很高，這不僅占用了大量的存儲空間，給檔案工作者帶來大量重復性的勞動，而且不能充分利用光盤、縮微等載體貯存信息方便和可以輸入計算機進行快速處理實聊檢索的優(yōu)勢，極大地限制了檔案處理和有效利用。
2、檔案開發(fā)利用受到限制
目前，多數高校檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，檔案管理信息化、網絡化程度不高，雖然檔案館已普遍配備了計算機，但使用范圍仍局限于文件目錄查詢。在高校檔案管理人員中，計算機操作能力相對較差，檔案信息編研能力不強。因此，檔案資源的服務功能沒有得到有效的發(fā)揮，嚴重影響了高校檔案的開發(fā)與利用。
3、檔案管理的信息化水平低
首先，數據庫建設落后。各檔案館建設缺乏整體性，數據庫大多數自建自用，建成的數據庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多數處于低水平的建設，數據無規(guī)范化限制。其次，信息化建設標準化水平低。由于歷史的原因，高校檔案館建設各走各的路。目前研制出的不少檔案管理信息系統(tǒng)應用軟件，功能單一、標準化水平低，數據不完整，共享性差。
二、加強和改進當前高校檔案管理工作的措施
1、加強人力資源建設，提高檔案工作人員素質
首先，要加強檔案人員的職業(yè)道德教育。檔案專業(yè)人員的職業(yè)道德是根據檔案工作職業(yè)特點而提出的生活準則和行為規(guī)范。塑造良好的職業(yè)道德素質是當前高校檔案工作的首要任務。高校檔案管理人員每天面對的是眾多檔案文件，所做的工作具體而繁瑣。檔案工作的服務性和條件性，決定了檔案專業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德，要牢固樹立為利用者提供優(yōu)質服務的宗旨，從而提高服務質量。其次，不斷加強業(yè)務培訓。要按照"提高素質、精通業(yè)務、規(guī)范管理、優(yōu)質服務"的要求，分階段、分層次、有計劃、有步驟地對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，不斷提高管理人員的整體素質。要組織基層檔案管理人員到學校檔案館(室)或地方檔案館進行實習操作；讓他們了解和掌握檔案材料的鑒別、整理、分類、編號、裁剪、裝訂等全過程；要提高檔案管理工作者現(xiàn)代化意識，更新觀念，強化信息技術觀念。作為檔案管理人員應充分認識檔案管理現(xiàn)代化的必要性，切實加強對現(xiàn)代化管理技術的學習和研究，了解和掌握最新的現(xiàn)代化管理手段，提高業(yè)務素質，使個人的知識結構及業(yè)務水平適應高校檔案信息化建設和發(fā)展的需要。
2、建立健全檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式
首先，建立健全各項規(guī)章制度。學校要以國家頒布的《中華人民共和國檔案法》和《中華民共和國檔案法實施辦法》為指導，根據《高等學校檔案管理辦法》的有關要求，并結合本校的實際情況，制定適合自身的檔案管理辦法和實施細則，這是做好學校檔案工作的基礎和保證，并根據形勢發(fā)展的需要不斷健全和完善。同時還應制定一套完整的檔案工作規(guī)章制度和相應的配套考核制度，把檔案工作任務分解落實到人。其次，創(chuàng)新檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應當前高校發(fā)展的需要，必須進行改革創(chuàng)新。如檔案工作管理環(huán)節(jié)和一些具體操作手段的創(chuàng)新，包括立卷改革，工作手段的改進，縮短立卷歸檔周期，推行部門立卷等等。如采用條形碼來代替檔案號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱、歸還檔案的速度。最大限度地發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢，提高檔案管理效率。
3、重視原始資料的收集整理，加大檔案信息資源開發(fā)
首先，應做到檔案接收齊全完整。實踐證明檔案利用是否滿足各方面的需求，首要的問題是檔案是否齊全完整，只有檔案收集齊全，才能為廣大利用者提供珍貴的檔案材料。為此，應推行立卷部門領導和檔案館共同把負責的責任制，確保當年檔案能收集齊全；在此基礎上為了保證信息的完整性，高校應對館藏中一些重要類別的檔案進行評估，如科研、基建等檔案；發(fā)現(xiàn)問題，采取各種措施進行補救。其次，加大檔案信息資源開發(fā)力度。檔案是最能生動形象地描述人類社會史實的信息載體，是人類社會精神財富積累的直接體現(xiàn)，具有很強的憑證性和法律效力。檔案這種信息載體最能集中體現(xiàn)信息共享的價值。為此，檔案業(yè)務人員對信息的概念要有深刻的理解，對信息化的意義要有充分的認識，對檔案的信息化工作有一個正確的把握。檔案的收集、整理和利用是檔案工作的三個主要環(huán)節(jié)。收集是主導，管理是手段，利用是目的。我們不能滿足于"坐堂會診"，要主動出擊。通過開發(fā)利用可發(fā)揮其巨大效用，如把經過開發(fā)加工的檔案信息及時傳遞給學校領導及有關職能部門，為領導者的科學決策提供依據；把檔案信息及時傳遞給教學科研人員可促進教學質量和科研水平的提高等。檔案編研是實現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的最有效措施。用編寫的參考資料和匯編的檔案史料提供利用，既可減少檔案原件的重復利用，又可為后代留下完備的文化財富。
4、加快信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
目前高校檔案大部分呈現(xiàn)的傳統(tǒng)的手工管理、內向管理、被動服務的模式，與信息時代的高等教育的發(fā)展不相適應，無法滿足學校各方面工作的需要。特別是高校評估工作，要求快捷地、有效地、準確地檢索、調取所需要的檔案信息。因此，在檔案工作中逐步推行信息化管理勢在必行。特別是教務、人事、 實驗、科研等部門。應積極建立比較完備的檔案信息數據庫。同時充分利用局域網環(huán)境，將檔案信息與辦公自動化融為一體，提高信息采集、傳輸和服務的效能，努力推動檔案管理現(xiàn)代化。
5、樹立優(yōu)質服務意識，拓展檔案服務職能
我們必須清楚高校檔案管理的目的--為利用者提供服務，明確了高校檔案管理工作的目的，就必須提高檔案工作的利用服務水平。首先，必須摸清檔案需求的動向，把握檔案用戶的需求。其次，要了解用戶的心態(tài)及對檔案利用效果和檔案工作的評價，這樣可以總結檔案利用的特點和規(guī)律，從而提高檔案的利用率。再次，要擺正檔案管理工作人員與檔案利用者的關系，明確檔案館員既是專業(yè)人員，又是服務人員，主動為檔案利用者提供服務。最后，高校檔案館員可以采取走出去的方式，主動同檔案使用部門聯(lián)系，有目的地提供不同形式、不同內容的服務，并利用電話、傳真、網絡等現(xiàn)代化手段，向需要服務的人群、部門提供及時準確的檔案信息。
三、結語
高校檔案工作是管理高校檔案和提供檔案信息為學校發(fā)展服務的基礎性工作之一，也是衡量學校教育質量及管理水平的一個重要標志。做好新形勢下的高校檔案工作，應以提高檔案管理人員素質和制定檔案管理制度、創(chuàng)新檔案管理模式為根本，加強檔案信息資源的開發(fā)和檔案管理的現(xiàn)代化建設為手段，向需要服務的人群、部門提供及時準確的檔案信息為目的，從而促進檔案管理在知識經濟時揮重要的作用。
參考文獻：
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第9篇：高校學校檔案管理辦法范文
【關鍵詞】 高校 會計檔案 管理
引言
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料，是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據。高校會計檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。本文就高校會計檔案的管理工作談幾點粗淺認識。
1. 高校會計檔案管理工作中存在的問題
1.1檔案保管不規(guī)范
按《會計檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。但是，在實際工作中，許多高校的財務部門，不能按要求將會計檔案及時移交檔案管理部門，原因主要有兩方面：一是財務部門人員不足，沒有專人負責會計檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財務部門為了自己使用方便，不愿意將會計憑證、工資冊等會計檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。
1.2管理程序不合理
會計檔案管理程序不合理，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要是檔案交接前沒有充分的準備工作；移交點收不規(guī)范；沒有專人監(jiān)督，或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責；交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序審批；檔案管理部門和財務部門未共同派人員監(jiān)銷。銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替。
1.3檔案資料不齊全
會計檔案包括會計憑證類、會計帳薄類、財務報告類和其他類。許多高校在收集會計資料時，往往將財務報表類中的上級有關文件、財務制度財務活動分析等仍然沒有歸檔，特別是電算化會計下的財務核算系統(tǒng)軟件、數據結構等磁介質重要資料，沒有按會計檔案的要求歸檔保存。高校普及會計電算化已有十年的歷史，對實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有制定相應的管理辦法，未將其納入會計檔案的管理范疇。不少學校只存放紙介質會計檔案，對會計電算化后的電子文件、程序文件、數據等沒有及時備份、拷貝和歸檔。由此導致了電算會計檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業(yè)對會計檔案的正常使用，例如，進行軟件的變更或升級時，如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息，將導致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取。
1.4管理制度不完善
除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的會計檔案管理細則。這使得高校會計檔案工作在本行業(yè)上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別。尤其，在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等會計檔案管理時缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據可依，無章可循。
2. 提升高校會計檔案管理工作的有效策略
2.1明確會計檔案歸檔范圍
對會計文件資料內容進行分析，屬于歸檔范圍的會計資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級核算單位的會計資料屬于會計檔案歸檔范圍，二級核算單位的會計資料、設備管理部門和房產管理部門建立的固定資產卡片，也屬于會計檔案歸檔范圍，應收集、整理、立卷，并按規(guī)定移交檔案管理部門歸檔保管。實行會計電算化的高校，從會計檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發(fā)，不僅要將打印紙質的會計憑證會計賬簿、財務報告等立卷歸案，也應將電算會計產生的會計信息電子數據、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進行備份，用光盤存儲保管，與紙質的會計檔案資料一并歸檔。
2.2嚴格執(zhí)行管理程序
按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行；檔案交接前做好充分的準備工作；移交時認真點收；專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執(zhí)行；造冊登記；未了事項另行立卷；檔案管理部門和財務部門共同派人員監(jiān)銷；銷毀徹底，防止泄密等。
2.3完善檔案管理制度
建立健全高校會計檔案管理的規(guī)章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的會計檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校會計檔案規(guī)范化，必須制定高校會計檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會計檔案保管制度》、《高校會計檔案保密制度》、《高校會計檔案移交與銷毀制度》、《高校會計檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。
參考文獻：
[1] 金桂英.淺談當前財務檔案管理凸現(xiàn)的問題及對策.經濟技術協(xié)作信息[J].2008.20.
