財務(wù)檔案歸檔要求精選(九篇)

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第1篇：財務(wù)檔案歸檔要求范文

摘要：本文分析了目前高等學(xué)校會計檔案管理的現(xiàn)狀；最后，從觀念，技術(shù)，人才、制度等幾方面提出了加強高等學(xué)校會計檔案管理的對策。

關(guān)鍵詞 ：高等學(xué)校；會計檔案；管理；現(xiàn)狀；對策

隨著高校參與社會活動日益頻繁，財務(wù)部門業(yè)務(wù)量逐年加大，各種財務(wù)檔案快速增加，會計檔案工作的新情況、新問題不斷出現(xiàn)。如何通過現(xiàn)代化高科技管理手段科學(xué)、規(guī)范的管理財務(wù)檔案，將是當(dāng)前高校檔案工作人員面臨的新課題。

一、高等學(xué)校會計檔案管理現(xiàn)狀

（一）對會計檔案管理的認(rèn)識不足

長期以來，“重核算、輕管理”意識普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質(zhì)會計檔案的管理，認(rèn)為財務(wù)部門只要資金管好，報賬準(zhǔn)確，及時報送資料就行，而會計檔案只是會計核算的后續(xù)工作、內(nèi)務(wù)管理，沒有必要設(shè)置專人專崗進行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點關(guān)注的往往是傳統(tǒng)手工檔案，忽視對電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護方面較為復(fù)雜，操作人員在思想上容易產(chǎn)生畏難情緒，一些單位對電子檔案更是缺乏足夠認(rèn)識，在歸檔過程中不作任何篩選和分類處理，會計檔案常常出現(xiàn)遺漏和重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。若歸檔基礎(chǔ)工作不嚴(yán)謹(jǐn)、管理隨意，檔案利用人常常無法正常進行歷史數(shù)據(jù)的查詢、檢索其所需信息，這樣勢必影響高校檔案工作的整體質(zhì)量和服務(wù)水平。

（二）會計檔案管理制度不健全

高校的財務(wù)部門對資金預(yù)算、收入、支出等日常業(yè)務(wù)都制定相應(yīng)的管理辦法，嚴(yán)格的管理制度，但大多缺乏會計檔案管理制度。特別是已實施會計電算化后產(chǎn)生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會計檔案信息載體，沒有形成一整套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無序狀態(tài)，致使許多應(yīng)該歸檔的電子文件整理不規(guī)范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒有集中統(tǒng)一歸檔保存，正確維護，使之安全、可靠的處于一種可隨時被利用狀態(tài)。沒有相應(yīng)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔程序，勢必導(dǎo)致檔案歸檔驗收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個高校財務(wù)檔案的信息資源整合與數(shù)據(jù)共享。

（三）會計檔案管理信息化程度不高

目前，高校財務(wù)檔案管理還未全部實現(xiàn)利用計算機進行處理和存儲，傳統(tǒng)的儲存及歸檔方式很難適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。因此，加強電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質(zhì)的檔案通過信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，錄入到數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)庫，依托數(shù)字化校園平臺，經(jīng)過各個系統(tǒng)間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務(wù)及領(lǐng)用過程中都存在各種問題。具體表現(xiàn)：管理人員思想觀念保守、設(shè)備陳舊落后、實際操作和管理存在疏漏，不注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的挖掘、整理、加工，缺乏對檔案界最新動態(tài)的關(guān)注等。

（四）缺乏專職的會計檔案管理人員

目前高等學(xué)校的會計檔案管理工作大多由會計人員兼職。學(xué)校對檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學(xué)校對檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)整體不高。

二、加強高等學(xué)校會計檔案管理的對策

（一）提高對會計檔案管理的認(rèn)識

高校財務(wù)檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國家財金、稅務(wù)檢查的重要證據(jù)。只有觀念轉(zhuǎn)變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個新臺階。財務(wù)會計檔案工作是一項細致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，工作中不能有丁點閃失，半點馬虎。要實現(xiàn)高校會計檔案科學(xué)管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關(guān)于財務(wù)檔案管理工作的規(guī)定》的辦法實行財務(wù)檔案專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財務(wù)檔案工作。對會計電算化核算形成的電子檔案，要配置適當(dāng)規(guī)模的庫房和檔案專柜等專用設(shè)施，實行專人負(fù)責(zé)，做好紙質(zhì)檔案與電子檔案按時同步歸檔，并不斷充實和完善檔案內(nèi)容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實現(xiàn)高校檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

（二）建立健全會計檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)時代，電子文檔蘊藏著更豐富的信息資源，做好各類財務(wù)檔案的收集、整理、保護和利用顯得越加重要。高校財務(wù)電子檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理、利用，各應(yīng)用系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)信息共享，都是基于網(wǎng)絡(luò)傳輸信息而實現(xiàn)。要想系統(tǒng)得以安全運行，技術(shù)是保障，管理有方法。首先，要加強網(wǎng)絡(luò)信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識，強化高校會計電算化檔案工作人員的風(fēng)險識別、防范能力，完善保密措施，對涉密性較高的信息進行分級管理和保護。在財務(wù)軟件方面，應(yīng)注重系統(tǒng)自身功能建設(shè)，保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的真實性和完整性。面對客觀的數(shù)據(jù)相關(guān)人員不能隨意操作,篡改數(shù)據(jù)。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權(quán)限調(diào)用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來的各種財務(wù)隱患。

（三）提高對會計檔案管理的信息化程度

傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)為載體，財務(wù)檔案管理、財務(wù)查賬和財務(wù)審計煩瑣且費時費力，與會計信息化的迅速發(fā)展相比，高校檔案信息化發(fā)展則相對滯后。信息化條件下，要實現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理，必須依托現(xiàn)有檔案，逐步建立完善財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，將財務(wù)檔案資料無縫對接，通過轉(zhuǎn)換進入高校檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)公共目錄查詢、遠程檢索服務(wù)和對數(shù)據(jù)匯總分析、財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流、查找滿足指定條件的會計記錄等。海量的財務(wù)信息，通過運用計算機技術(shù)處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對檔案翻閱的工作量，實現(xiàn)檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。

（四）設(shè)置會計檔案管理專職崗位

高校檔案管理工作除了硬件設(shè)備和軟件設(shè)施齊頭并進外，還要堅持以人為本，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，建立一支與時俱進、素質(zhì)高、相對穩(wěn)定的檔案管理專業(yè)化隊伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問題。在信息技術(shù)和知識不斷更新的時代，定期對檔案工作人員進行檔案知識、財務(wù)知識和相關(guān)技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)或外出交流，幫助他們了解、掌握財務(wù)檔案工作的新變化、最新動向，開拓眼界，挖掘財務(wù)檔案的潛在用途和利用價值，使得高校財務(wù)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。

總之，高校財務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是提高高校財務(wù)管理工作水平的一項重要方面。加快高校檔案建設(shè)工作自身的創(chuàng)新發(fā)展，合理規(guī)避管理風(fēng)險，采取科學(xué)有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進一步完善和發(fā)展。

參考文獻：

[1]張?zhí)K彤.法務(wù)會計高級教程[M].北京，中國政法大學(xué)出版社，2007.

第2篇：財務(wù)檔案歸檔要求范文

我局在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍，主要有：

一）生產(chǎn)技術(shù)管理方面

1、上級下達的技術(shù)性指示、命令、決議和決定；

2、主要技術(shù)問題的請示和批復(fù)；

3、本單位近期電力規(guī)劃；

4、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)和安全方面的規(guī)程制度；

5、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)的年度計劃、工作總結(jié)和統(tǒng)計年報；

6、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)管理，技術(shù)引進和技術(shù)改造等管理形成的各種文件材料；

7、有關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、通報、自動化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料；

8、質(zhì)量管理、標(biāo)準(zhǔn)計量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。

二）計劃統(tǒng)計方面：有關(guān)各種計劃統(tǒng)計年報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動形成的各種文件材料。

三）勞動工資方面：有關(guān)定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種文件材料及名冊、年報表。

四）財務(wù)管理方面：有關(guān)財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

五）教育培訓(xùn)方面：有關(guān)干部、職工教育和技能培訓(xùn)的文件等。

六）黨、政、工、團工作方面：有關(guān)黨務(wù)工作以及組織，紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種文件材料等。

七）基本建設(shè)（工程）方面：是指工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

八）設(shè)備、儀器方面：有關(guān)設(shè)備供貨合同、設(shè)備廠試驗報告、合格證、說明書等出廠文件材料。

九）局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟合同、技術(shù)合同、購電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。

十）歸檔：文件材料主要包括紙張，光盤、磁帶、照片、膠片，物等各種載體形式。

二．歸檔時間

一）各項管理工作中形成的文件材料，應(yīng)在第二年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審查后，交辦公室歸檔。

二）基建項目文件在其項目鑒定，竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段，單項歸檔。

三）會計文件材

料在會計年度終了后由財務(wù)部門按歸檔要求負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔，保管一年后由財務(wù)部門編造清冊，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定后移交檔案部門保管。

四）重要會議（如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等）文件材料應(yīng)在會議結(jié)束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔，重要會議記錄應(yīng)在第二年的一月份交辦公室歸檔。

五）合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。

六）重要設(shè)備、儀器開箱時，有關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在檢查驗收設(shè)備出廠技術(shù)文件材料，在開箱驗收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

七）局員工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。

八）光盤、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的文件材料在工作結(jié)束后及時歸檔。

九）下列文件材料應(yīng)隨時歸檔

1、縣級供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關(guān)情況、文件、合同、會議紀(jì)要、議案、工作方案、實施細則等方面的文件材料。各職能部門專（兼）職資料員在文件材料形成后及時移交辦公室歸檔。

2、變更、修改、補充的文件材料。

3、內(nèi)容機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

4、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中的文件材料。

5、其他臨時性活動形成的文件材料。

三．文件材料的歸檔要求

一）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)在各項活動的真實內(nèi)容和歷史面目。

二）生產(chǎn)建設(shè)活動中形成的科技文件材料（含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等），由項目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理后交辦公室歸檔保管。

三）各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其生產(chǎn)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集整理后交辦公室歸檔。

四）歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。

五）歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)復(fù)制。

六）辦公室在接收歸檔材料時應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。

四．文件資料檔案的保密管理

一）對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只準(zhǔn)在檔案室查閱。

二）文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用，不得外借，如確因工作需要，須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

三）非財務(wù)部人員查閱會計檔案，須經(jīng)局財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

四）檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)擅自復(fù)印，經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得帶出局外，更不得劃道填字、涂改、損壞文件。

第3篇：財務(wù)檔案歸檔要求范文

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；會計檔案；問題；對策

中圖分類號：F23 文獻標(biāo)識碼：A

原標(biāo)題：淺談行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及對策

收錄日期：2013年11月6日

會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)主體經(jīng)濟活動的重要史料和證據(jù)，是國家檔案的重要組成部分，其收納范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。在實行會計電算化的情況下，除了打印輸出的證、賬、表以外，整個系統(tǒng)開發(fā)形成的全套文檔資料、存儲有會計數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)等都屬于會計檔案的范疇，也應(yīng)妥善保管。

行政事業(yè)單位會計檔案作為記錄單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料證據(jù)，在加強財政財務(wù)管理、開展資金績效評估、實施責(zé)任審計、提供宏觀決策信息等方面具有不可替代的作用。在具體工作中，盡管《中華人民共和國會計法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理作了明確具體的規(guī)定，但由于客觀條件的變化和主觀因素的影響，各行政事業(yè)單位的會計檔案管理還是存在許多問題，一定程度上成為了財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。加強和規(guī)范行政事業(yè)單位會計檔案管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，成為當(dāng)前迫切需要解決的問題之一。本文擬從存在的主要問題、原因分析和對策建議三個方面探討完善行政事業(yè)單位的會計檔案管理制度。

一、存在的主要問題

（一）相關(guān)人員對會計檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。從會計檔案的責(zé)任者、管理者、使用者分析，都存在對其重要性認(rèn)識不足的問題。從責(zé)任者的角度看，一方面很多財會人員明知會計檔案管理是財務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，但秉持“鐵路警察，各管一段”的錯誤理念，認(rèn)為僅是會計檔案管理人員的事，卻不知會計檔案的管理與其形成過程是緊密相關(guān)的；另一方面，會計檔案管理人員又認(rèn)為每一份會計檔案在其各個責(zé)任環(huán)節(jié)分別有經(jīng)辦人、審核人、歸檔人等責(zé)任主體，會計檔案的管理就是保管和銷毀。從管理者的角度看，單位領(lǐng)導(dǎo)甚至財務(wù)負(fù)責(zé)人對資金管理和會計核算一般都很重視，但對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作往往忽視。從使用者的角度看，在需要的時候會很重視會計檔案管理，但對會計檔案使用的相關(guān)手續(xù)辦理卻不很理解，甚至覺得繁瑣，對檔案管理人員不尊重。

（二）會計檔案管理制度不完善或執(zhí)行不嚴(yán)格。絕大多數(shù)行政事業(yè)單位沒有根據(jù)國家規(guī)定結(jié)合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務(wù)會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴(yán)格執(zhí)行。兩者共同的結(jié)果，往往是單位會計檔案管理職責(zé)不清、程序不嚴(yán)、要求不明、手續(xù)不全，久而久之，單位會計檔案管理就會錯漏叢生，問題不斷。

（三）會計檔案管理投入不足。一是硬件投入不足，表現(xiàn)在檔案存放場所過于簡陋、防盜防潮防火防蟲防光防溫防塵等設(shè)施不齊全、檔案陳列架、盒等存放設(shè)施不符合要求等，同時很多單位沒有電子檔案和圖片檔案管理設(shè)施；二是軟件方面，沒有配備必要的管理軟件、也沒有制定和嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的制度措施；三是部分單位沒有配備專（兼）職會計檔案保管人員，已配備的單位，往往也存在業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的問題。

（四）會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作不規(guī)范。在立卷和歸檔上，有些單位沒有建立預(yù)設(shè)案卷制度，導(dǎo)致分類、立卷和歸檔混亂。在保管上，沒有建立會計檔案定期歸檔、入庫驗收等制度，導(dǎo)致部分會計檔案得不到及時歸檔整理，同時一些裝訂不規(guī)范、簽章不齊全的會計檔案“蒙混過關(guān)”進入了保管庫房。在查閱和銷毀上，主要是手續(xù)不齊全、交接不清楚、程序不規(guī)范，造成查閱困難、銷毀不及時、積案過多、毀損嚴(yán)重等。

二、主要原因分析

（一）單位沒有建立會計檔案人員長效培訓(xùn)機制。會計檔案的整理歸檔一般都由會計人員完成，會計檔案案卷質(zhì)量的高低則取決于會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟練程度。但是，幾乎所有單位都沒有組織相關(guān)人員進行會計檔案管理知識培訓(xùn)，財政部門和檔案管理機構(gòu)也很少進行相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，絕大多數(shù)的會計檔案歸檔和技術(shù)處理主要靠本單位老會計人員的言傳身教。這樣的后果：一是造成相關(guān)會計檔案管理人員和責(zé)任對象沒有規(guī)范的檔案法制意識；二是沒有規(guī)范的檔案管理技術(shù)可供借鑒和參考，容易和檔案事業(yè)發(fā)展的技術(shù)脫節(jié)；三是對會計檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識，在工作中容易忽視管理細節(jié)，責(zé)任心不強。

（二）檔案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事業(yè)單位類別較多，情況龐雜，很多行政事業(yè)單位對業(yè)務(wù)工作檔案很重視，管理制度很規(guī)范、措施也得力，但對會計檔案管理，往往認(rèn)為僅是財務(wù)人員的事，沒有必要制定單獨的管理制度。特別是規(guī)模小、人員少的單位，由于財務(wù)工作業(yè)務(wù)量不大，單位會計有可能是外聘人員承擔(dān)，由于外聘人員流動性大，加之單位領(lǐng)導(dǎo)不熟悉財政財務(wù)管理工作，“費力不討好”的會計檔案管理很容易成為邊緣工作而無人過問，更別提制定和完善相應(yīng)的會計檔案管理制度了。

（三）經(jīng)費不足，工作條件有限。一方面會計檔案管理作為單位內(nèi)部管理的一部分，檔案主管部門和財政部門都沒有經(jīng)費投入的明確規(guī)定，其管理人員、管理場所、設(shè)施設(shè)備等經(jīng)費投入，一般是由單位領(lǐng)導(dǎo)臨時安排，沒有例行的經(jīng)費預(yù)算提供保障；另一方面很多單位領(lǐng)導(dǎo)和財會人員對會計檔案管理的重要性、專業(yè)性認(rèn)識不足，難以保證會計檔案存放在時間、空間、設(shè)施、環(huán)境等方面得到足夠的重視，認(rèn)為會計檔案只要不丟失就可以了，舍不得投入。

（四）會計檔案管理監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項會計業(yè)務(wù)檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規(guī)范化管理作為檢要事項的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務(wù)管理工作的全過程，作為單位財政財務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來對待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進的會計檔案監(jiān)管機制，影響了會計檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。

三、對策建議

（一）加強會計人員檔案知識培訓(xùn)，提高會計檔案管理意識和水平。首先，財政部門和各行政事業(yè)單位應(yīng)高度重視會計檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將會計檔案管理及操作技能培訓(xùn)納入會計人員崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)的重要內(nèi)容，努力使會計人員熟練掌握會計檔案整理的基本知識、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)與操作技能，從源頭上做好會計檔案管理的基礎(chǔ)工作；其次，檔案主管機關(guān)要從規(guī)范管理的角度，對行政事業(yè)單位開展會計檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進一步提高會計檔案管理的水平；最后，單位財務(wù)機構(gòu)內(nèi)部財務(wù)人員之間要做好“傳、幫、帶”工作，將好的意識、好的技術(shù)、好的經(jīng)驗認(rèn)真?zhèn)鞒小?/p>

（二）全面梳理檔案管理流程，完善檔案管理制度。要根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等法規(guī)的規(guī)定，認(rèn)真全面地梳理本單位會計檔案管理流程，結(jié)合自身實際，從“定崗位、定職責(zé)、定目標(biāo)、定措施”等方面著手，制定契合本單位要求的檔案管理制度，落實檔案管理人員的崗位責(zé)任制。

（三）加大經(jīng)費投入，理順會計檔案管理體制。一方面要在硬件上加大投入，確保會計檔案管理場所和相關(guān)設(shè)施符合要求；另一方面要理順會計檔案管理體制，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案保管的責(zé)任機構(gòu)，由財務(wù)部門將相關(guān)經(jīng)費列入本單位年度預(yù)算，保障檔案管理經(jīng)費有穩(wěn)定可靠的來源。此外，規(guī)模再小的單位，也要高度重視會計檔案管理問題，配備必要的場所，在人員更替時注重會計檔案的完整交接和保管，配備必要的保管設(shè)施并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度。

（四）規(guī)范會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作

1、規(guī)范會計檔案立卷、歸檔。要結(jié)合本單位會計業(yè)務(wù)的內(nèi)容、會計檔案的數(shù)量等實際，制定科學(xué)合理的立卷、歸檔方案，準(zhǔn)備好預(yù)設(shè)案卷；二是及時規(guī)范整理會計檔案。日常產(chǎn)生的會計憑證要及時整理裝訂，規(guī)范封粘、簽章。在檢查確認(rèn)憑證封面所列事項記載完整后進行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入檔案盒中，并逐項填寫檔案盒上的內(nèi)容；三是年度終了，若在手工記賬環(huán)境下，必須將活頁賬簿中的空白頁取出，并按賬頁編號順序填寫目錄，認(rèn)真填寫賬簿啟用表，活頁賬簿、目錄及賬簿啟用表一并裝訂完成后封粘，裝訂人員在封粘處簽章；若在電算化會計情況下，年終要將打印輸出的各類會計賬頁分類整理，按科目及時間順序用號碼機打印序號后編制目錄，按科目填寫賬簿啟用表，分類分科目裝訂后封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會計報表分月逐頁編制序號，并按序號編制目錄，最后按時間先后順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會計資料的裝訂同會計報表的裝訂。

2、規(guī)范會計檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后（便于財會部門查閱近期資料）按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財會部門要明確專（兼）職人員負(fù)責(zé)妥善保管會計檔案，會計人員交接時，要認(rèn)真辦理交接手續(xù)。

3、建立嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案的查閱、銷毀制度。一要嚴(yán)格會計檔案查閱利用手續(xù)，做到借出、送還、移交、銷毀各個環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責(zé)任明確、內(nèi)容完整、時間清楚；二要嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案查閱審批制度，未經(jīng)有權(quán)限人員批準(zhǔn)，任何人不得查閱會計檔案；三要嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案銷毀規(guī)定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規(guī)進行檔案銷毀。要嚴(yán)格按照會計檔案管理相關(guān)法規(guī)，對已到保管期限需要銷毀的會計檔案編制銷毀清冊，列明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，按規(guī)定不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷并在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明，保管到未了事項完結(jié)時為止。銷毀會計檔案時，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行由相關(guān)部門監(jiān)銷制度。

（五）加大會計檔案管理的監(jiān)管力度。財政、審計、稅務(wù)等部門在進行各項業(yè)務(wù)檢查時，應(yīng)將會計檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發(fā)揮會計檔案的重要利用價值。單位內(nèi)部應(yīng)將會計檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財政財務(wù)管理的相關(guān)制度之中，在日常管理中嚴(yán)格遵循，形成長效機制。

以上是筆者對會計檔案管理的一些粗淺認(rèn)識，若有不當(dāng)之處，敬請大家提出寶貴意見，共同探索，使會計檔案管理走上規(guī)范化的軌道。

主要參考文獻：

第4篇：財務(wù)檔案歸檔要求范文

一、歸檔范圍：凡是本單位在工作中直接形成的具有查考利用價值的各種文字材料、圖表、帳簿、聲像等均屬歸檔范圍，并嚴(yán)格按照“三合一”制度規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行。

二、歸檔時間：管理文件在第二年五月以前立卷歸檔，本單位專業(yè)文書在辦理完畢后立卷歸檔。基建工種全套材料在完工后及時歸檔，會計核算材料由財務(wù)人員按要求裝訂成冊，保管一年后交檔案室歸檔，形成的聲像材料、實物隨時歸檔。

三、歸檔要求：歸檔的文件材料必須齊全完整，檔案類別層次分明，保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件排列有序；案卷題名簡明確切。封面填寫工整；裝訂案卷牢固，檔案入庫案卷規(guī)范統(tǒng)一。

第5篇：財務(wù)檔案歸檔要求范文

一、加強醫(yī)院會計檔案管理的重要性

會計檔案作為醫(yī)院經(jīng)濟活動的信息載體，最重要的功能就是反映和監(jiān)督。這里的反映和監(jiān)督功能一方面是按照國家財經(jīng)制度及相關(guān)法律法規(guī)要求，對財務(wù)管理、會計核算活動中形成的資料進行歸類整理保管，使得會計檔案具有法律依據(jù)功能，另一方面是醫(yī)院加強自身內(nèi)部管理的需要，積累發(fā)展歷程中的重要數(shù)據(jù)，為當(dāng)前和未來管理決策提供參考和支持。真實、完整的會計檔案對醫(yī)院的經(jīng)營管理具有重要的支持、保證和促進作用，加強會計檔案管理對提高醫(yī)院管理水平有重要意義。

二、醫(yī)院會計檔案管理的現(xiàn)狀問題

《新辦法》對會計檔案定義別指出各種形式的會計資料，包括電子會計檔案。顯然會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類及其他類都屬于其范疇，其涵蓋收集、整理、保管和銷毀過程。其中行政事業(yè)會計檔案定期保管年限分為10年和30年，較之前有很大區(qū)別。

近年來醫(yī)院隨著業(yè)務(wù)工作量的增長和經(jīng)濟活動的增加，以及新的結(jié)算形式給會計檔案帶來的沖擊，使得會計檔案的數(shù)量增長過快。例：某大型三級甲等綜合醫(yī)院，單月全部原始記賬憑證為194冊，組成結(jié)構(gòu)為：門診收入原始憑證101冊，占全月總量的52.06%；住院收入原始憑證43冊，占全月總量的22.16%；全院報銷支出原始憑證50冊，占全月總量的25.78%，其中：總務(wù)、科研、教學(xué)等支出原始憑證44冊，占全月總量的22.68%；藥品報銷支出原始憑證6冊，占全月總量的3.1%，以上原始憑證中未含原始POS機小票約1.26萬張，此部分檔案單獨存檔。通過對上述檔案連續(xù)三年數(shù)據(jù)的測算，每年均以10%的速度進行增長。會計檔案涵蓋了所有與財務(wù)相關(guān)的信息，收集、整理、歸檔、儲存、查閱工作都比較繁雜，往往是周期長、流程多、專業(yè)性強，有的資料還涉及核心敏感信息，其管理工作需要專業(yè)的知識、規(guī)范的制度和敬業(yè)的精神。筆者工作實踐中覺得目前檔案管理還存在以下幾方面的問題。

1.未設(shè)置獨立的檔案部門及未對檔案進行分類管理

《新辦法》規(guī)定會計檔案在會計年度結(jié)束后可暫由會計機構(gòu)保管一年，最長不超過三年，期滿之后原則上移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。實際工作中大多數(shù)醫(yī)院均未設(shè)置專門檔案機構(gòu)，使得會計檔案的保管和銷毀工作缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督[2]。財務(wù)部門不僅要為日益增加的會計檔案尋求保存空間并負(fù)責(zé)妥善保管，還要承擔(dān)接待各部門甚至外界查閱會計檔案的服務(wù)工作。由于未對會計檔案進行科學(xué)合理的分類管理，導(dǎo)致查詢效率低，工作量大等問題的產(chǎn)生。

2.未將電子財務(wù)檔案完全納入管理范圍

《新辦法》規(guī)定內(nèi)部形成和外部接受且符合相關(guān)要求的會計資料可作為電子會計檔案保存。這是從制度上彌補了電子檔案歸檔、保存的空白，可以說是檔案管理里程碑式的進步。很長時間來財務(wù)活動中形成的電子資料打印成紙質(zhì)存檔，不僅耗用了審核崗位大量時間精力和實物資源（紙張和墨粉），同時也占用了大量檔案空間；同時會計專業(yè)軟件系統(tǒng)的安裝光盤、磁盤、用戶名稱密碼、用戶服務(wù)卡及使用手冊等資料也散落在各崗位手中，沒有做到統(tǒng)一歸檔入庫，不利于維護和查詢工作[3]。

3.未充分利用開發(fā)檔案的內(nèi)涵價值

會計檔案涵蓋醫(yī)院各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的財務(wù)信息，專業(yè)性很強，這就要求會計檔案的管理者要具備會計、檔案、醫(yī)學(xué)、信息等知識背景，才能更好地管理、利用會計檔案資源，發(fā)揮其應(yīng)有的價值。目前會計管理機構(gòu)和檔案部門沒有專門的管理會計檔案的人才，沒有充分開發(fā)利用檔案資料的信息資源?；跁嫏n案資料的豐富內(nèi)涵，如果不能對其充分開發(fā)利用，不僅無法有效體現(xiàn)檔案的價值，也直接影響管理者和使用者對會計檔案管理工作重要性的認(rèn)識。

4.未按規(guī)定及時銷毀

《新辦法》對會計檔案的銷毀流程做出明確規(guī)定。而一直以來，作為會計檔案管理重要環(huán)節(jié)的銷毀工作在實際工作中卻并不重要，呈現(xiàn)無人來銷、無人敢毀的局面。這里面原因很復(fù)雜，既有主觀上耗時耗力、怕有疏忽承擔(dān)責(zé)任的顧慮，也有客觀上缺乏專門管理機構(gòu)、明確操作制度和可行操作流程，使得會計檔案越積越多，占用大量庫房空間，一旦需要轉(zhuǎn)移就是浩大的搬遷工程，耗費人力、物力和財力。

三、新形勢下加強醫(yī)院會計檔案管理的思考和建議

1.設(shè)置獨立的檔案部門并對檔案進行分類管理

設(shè)置獨立檔案部門既是貫徹相關(guān)法律法規(guī)要求，也是加強和規(guī)范檔案管理工作的組織保。這樣可以一方面逐步實現(xiàn)檔案的歸口管理，提升會計檔案的服務(wù)功能，另一方面也可以對檔案的收集、歸檔進行指導(dǎo)和監(jiān)督，在不違反國家有關(guān)規(guī)定的前提下對會計檔案進行瘦身。會計檔案分類整理是檔案管理的重要組成部分，如：對合同、POS機刷卡憑證等原始資料進行分類整理保管后，可隨時根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進行定期銷毀，這樣可以達到提高檔案的查詢效率及工作質(zhì)量，節(jié)約有效的空間，提升服務(wù)品質(zhì)的目的。

2.加快會計電子檔案管理，通過信息化手段全方位提升檔案管理的水平

根據(jù)《新辦法》要求加快電子檔案的歸檔、保存，一方面對于電子數(shù)據(jù)易被修改的特點，采取嚴(yán)格授權(quán)審批、權(quán)限管理、電子簽名和及時備份等方式加強相關(guān)數(shù)據(jù)的安全保密措施；另一方面電子檔案也要分類歸檔、安全存儲，從而方便整理和查閱，提升會計檔案的利用效率及價值。

3.切實轉(zhuǎn)變觀念提升檔案的利用功能

會計檔案管理不僅僅是對資料的整理保管以備查閱，還有對資料的開發(fā)、利用，從而最大程度實現(xiàn)檔案的作用和價值。因此，在對會計檔案的整理、歸檔和保管中要做到合理規(guī)范，建立嚴(yán)格的查閱制度，保護檔案完整、安全的前提下，為相關(guān)部門和個人提供查閱服務(wù)，同時檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)實踐經(jīng)驗和反饋信息做好效果分析，積極主動采取措施，借助各種信息化手段，方便管理者和研究者使用檔案資料，在加強檔案管理的同時提升人們對檔案管理認(rèn)識。

4.做好保管期限屆滿會計檔案的鑒定銷毀工作

第6篇：財務(wù)檔案歸檔要求范文

關(guān)鍵詞： 會計；檔案；管理

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計工作，隨著當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的改革任務(wù)的深入進行，它的財務(wù)管理任務(wù)越來越繁重，財務(wù)管理在衛(wèi)生監(jiān)督和管理工作中的地位和作用越來越重要。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案（會計憑證、會計賬簿和會計報表及其他會計核算專業(yè)材料等），它記錄著衛(wèi)生監(jiān)督資金運動的重要史料的證據(jù)。因此全面加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案管理，切實提高衛(wèi)生監(jiān)督財務(wù)管理水平，為促進和保障衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的健康發(fā)展做出了積極的貢獻。

1 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計資料的歸檔

1.1 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計憑證的歸檔 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計憑證是記錄衛(wèi)生監(jiān)督資金運動、明確經(jīng)濟責(zé)任的書面證明，是辦理衛(wèi)生監(jiān)督各項費用的征收和登記的依據(jù)。它是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計核算的基礎(chǔ)、是處理賬務(wù)的依據(jù)、是事后查考的依據(jù)。它的記賬憑證根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的資金運動及衛(wèi)生監(jiān)督各項收費原始憑證編制而成，會計憑證的歸檔應(yīng)按日期順序、會計記賬憑證及時裝訂，裝訂的順序以憑證排列先后次序為準(zhǔn)進行歸檔。

1.2 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計賬簿的歸檔 賬簿是由賬頁組成的簿籍。它全面、理想、系統(tǒng)、綜合記錄著衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的資金運動的發(fā)生。它是將衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計事項一方面要記入有關(guān)的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計賬簿與會計記賬憑證應(yīng)同時歸檔。

1.3 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表的歸檔 會計人員都必須全面熟練地操作衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表處理方法。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表應(yīng)按月、季、年上報及時歸檔。

1.4 其他相關(guān)會計資料的歸檔 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計人員調(diào)動的交接手續(xù)、會計檔案向本單位或上級部門的檔案室移交歸檔的會計檔案的移交手續(xù)等，這都是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計資料歸檔中不可缺少的。

2 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案的業(yè)務(wù)安全性

2.1 衛(wèi)生監(jiān)督資金運動資料數(shù)據(jù)的收集和錄入數(shù)據(jù)的安全性 衛(wèi)生監(jiān)督資金運動資料數(shù)據(jù)的正確收集與數(shù)據(jù)的正確錄入是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計資料歸檔安全性的依據(jù)，它體現(xiàn)了衛(wèi)生監(jiān)督資金運動的真實性和可靠性。也是司法訴訟取證的重要依據(jù)。

2.2 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案的安全存儲與備份 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案可按檔案劃分的種類、保管的期限、保管的要求，對會計檔案用科學(xué)的原則和方法進行紙類檔案存儲管理。還要把紙類檔案的內(nèi)容用計算機進行安全備份管理，便于檔案保存和查找。雙重的存儲與備份的安全性可使會計檔案不能損壞或丟失。

2.3 會計的電算化運用到衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計核算中，必須考慮其系統(tǒng)的安全性 為了確保系統(tǒng)安全、可靠地運行，應(yīng)防止對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案數(shù)據(jù)庫的各種破壞，因此必須重視系統(tǒng)安全性設(shè)計。系統(tǒng)是由相應(yīng)的管理人員來實施和維護的，無關(guān)人員無權(quán)進入系統(tǒng)，同樣沒有數(shù)據(jù)修改權(quán)限的財務(wù)人員只能瀏覽衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案，不能修改會計檔案數(shù)據(jù)。會計電算化應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案進行安全備份管理。

2.4 會計檔案期滿銷毀的安全性 本單位檔案部門提出銷毀意見，必須同會計部門共同鑒定；嚴(yán)格審查，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會計銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，清點所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報告本單位負(fù)責(zé)人，另一份歸檔備查。保管期滿的會計檔案但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證會計檔案銷毀清冊，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止［1］。

3 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案的管理安全性

3.1 對一些記錄著有關(guān)繳費個人及單位的含保密信息的資料要進行特別管理 對有特殊繳費的個人及單位的資料要絕對保密，有特殊原因的也不能透露。

3.2 檔案書寫 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計紙類檔案的書寫必須字跡工整、清楚，不得有筆誤（如有必須按財務(wù)有關(guān)規(guī)定辦理），不得涂改，必須減少安全隱患的存在。

3.3 加強檔案管理工作人員的安全意識和保密意識 確保檔案的完整與安全是檔案工作的重要方面，檔案管理工作人員要始終牢記使命，把安全和保密工作放在首位，要做到警鐘長鳴。加強檔案工作人員的安全教育與培訓(xùn)，使安全意識深入人心，要制定檔案安全管理工作預(yù)案。同時加大檔案保管力度，在內(nèi)部明確庫管責(zé)任，理順管理關(guān)系，切實做好檔案的防火、防盜、防蟲、防塵、防霉、防光、防潮、防有害氣體的“八防”工作，必要時對檔案庫房的防火、防盜改造，提高安全防范能力［2］。

3.4 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案的利用能為最高領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供準(zhǔn)確的資金運動數(shù)據(jù) 把好衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案在工作中利用的安全關(guān)，增強安全利用意識，完善檔案利用手續(xù)，制定會計檔案的借閱制度，建立檔案利用安全責(zé)任制，確保會計檔案不丟失、不泄密。綜上所述，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案是衛(wèi)生監(jiān)督部門依法開展業(yè)務(wù)的憑證，是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)執(zhí)法過程的質(zhì)量記錄，同時也是體現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的管理水平的一個重要方面。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理中最重要的組成部分，它的安全性可以保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的順利進行，它的安全性可以避免司法訴訟，它的安全性關(guān)系到衛(wèi)生監(jiān)督工作的開展。加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案管理工作人員的安全意識也是保證衛(wèi)生監(jiān)督工作正常開展的重要因素。

參考文獻

1 汪翠萍.如何近一步規(guī)范事業(yè)單位會計檔案管理.湖北檔案，2006；增刊：113.

第7篇：財務(wù)檔案歸檔要求范文

辦公室

辦公室是宿管會中組織協(xié)調(diào)其他各部的關(guān)鍵部門，以配合主席團、協(xié)調(diào)各部門工作為主要職責(zé)。其職能可分為日常工作、財務(wù)管理、檔案管理三大塊。為將辦公室建設(shè)成為一個有特色﹑高效率的部門，更好地修訂與落實各項規(guī)定，抓緊、抓實地開展各項工作?，F(xiàn)將各塊工作安排如下：

一、日常工作版塊

保證日常工作的有序開展和各項職能的扎實落實，是辦公室工作的基點，也是辦公室工作的主要責(zé)任。

1、起草下學(xué)期即將成立的宿管會的計劃、總結(jié)和各項規(guī)范。

2、負(fù)責(zé)主席團例會和全體會議例會的點到及會議進程記錄工作；作好各種會議的通知工作。

3、負(fù)責(zé)學(xué)工辦二報刊的收發(fā)及增訂工作；整理布置學(xué)辦，購置辦公用品，發(fā)送比賽請柬，制作席簽等日常事務(wù)。

4、負(fù)責(zé)學(xué)工辦二的值班安排以及抽查工作，并監(jiān)督各部做好學(xué)工辦二的財物保管及保潔工作，為大家營造一個良好的工作環(huán)境。

二、檔案管理版塊

由于檔案管理具有長期性，且各部活動較多較雜，有些活動檔案往往很難收齊。因此，辦公室將及時明確各部門專門負(fù)責(zé)檔案管理的人員，每次活動后，及時聯(lián)系相關(guān)人員，收齊相關(guān)檔案，做到一個活動有一個檔案，并及時進行歸檔、存檔。對各類檔案的管理，實行具體問題具體分析，對特殊檔案實行特殊歸檔法。

1、保留三年內(nèi)具有使用價值的舊檔案，其余作廢。

2、將當(dāng)前各部所有活動的方案、總結(jié)自成一檔，檔案統(tǒng)一用a4紙打印，一式四份，分別由學(xué)工辦﹑主席團﹑辦公室﹑本部各保留一份。

3、為了使各部的各項活動及各種評比結(jié)果能夠有檔可查，確保檔案管理不流于形式。辦公室將及時做好對各部的學(xué)期工作計劃、工作總結(jié)以及學(xué)期末干事考核結(jié)果的歸檔工作。

4、特殊檔案管理，在繼續(xù)沿用原檔案管理細則的基礎(chǔ)上作了適當(dāng)調(diào)整，尤其是對基礎(chǔ)部各項檢查評比結(jié)果的歸檔上作了如下規(guī)定，以確保檔案管理的嚴(yán)肅性：

①各項檢查評比結(jié)果在下月初10號前匯總后交辦公室歸檔。

②歸檔前如發(fā)現(xiàn)檢查結(jié)果有誤，基礎(chǔ)部可自行更正，并注明理由及負(fù)責(zé)人簽名，歸檔后原則上一律不得修改。

③歸檔后如確需修改，到學(xué)工辦辦理申請手續(xù)后方可改動。

三、財務(wù)管理版塊

為了規(guī)范即將成立的宿管會的財務(wù)收支狀況，使各部在經(jīng)費使用上擁有自和支配權(quán)，同時使財務(wù)管理更具規(guī)范性，將制定新的《人文學(xué)院宿管會財務(wù)細則》和《人文學(xué)院學(xué)生活動經(jīng)費報銷手續(xù)》。此措施的出臺將使各部經(jīng)費的使用更具目的性和規(guī)范性。根據(jù)各部的工作計劃，做好財務(wù)預(yù)算工作。平時，對宿管會財務(wù)進行宏觀調(diào)控，統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)，規(guī)范活動經(jīng)費的申請手續(xù)及經(jīng)費的報銷手續(xù)，對拉贊助所得收入也及時進行保管和記錄工作，既保證各部使用經(jīng)費的自主性，又確保經(jīng)費使用有的放矢，避免浪費。在學(xué)期末，及時清算帳目，做好財務(wù)總結(jié)工作。具體程序如下：

1、 活動經(jīng)費申請：

①申請部門領(lǐng)取活動經(jīng)費申請表，并按要求填寫。

②院領(lǐng)導(dǎo)﹑主席團﹑辦公室財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取資金。

③活動結(jié)束后上交活動清單和發(fā)票，由辦公室記錄，申請報銷。

④每月30日歸還所申請的經(jīng)費。

2、 贊助收入：

宿管會由外宣部負(fù)責(zé)拉贊助，各部也可自行去拉，贊助收入交辦公室保管并記錄，各部需活動經(jīng)費則向辦公室申請，發(fā)揮辦公室“財務(wù)管理中樞”的作用。

3、經(jīng)費報銷：

申請者備好收據(jù)﹑財務(wù)章﹑必備簽字，統(tǒng)一轉(zhuǎn)帳。（詳見《人文學(xué)院學(xué)生活動經(jīng)費報銷手續(xù)》）

總之，辦公室的工作是瑣碎的繁雜的，但卻是不可或缺的。在今后的工作中，我們將強化辦公室的職能，有序開展各項工作，不斷完善自身建設(shè)，積極開拓創(chuàng)新，努力協(xié)助宿管會做好各項工作。

基礎(chǔ)組

基礎(chǔ)組是為同學(xué)們服務(wù)的部門,工作都屬常規(guī)工作，既瑣碎又繁雜。大致分為三個方面：即寢室內(nèi)務(wù)、查夜以及小家電維修。上學(xué)期，我們迎來了基礎(chǔ)組有史以來的最大的改組和職能轉(zhuǎn)換擴充，我們已成立“學(xué)生宿舍管理委員會”。管理寢室方面的各項事務(wù)。

第8篇：財務(wù)檔案歸檔要求范文

摘 要 目前我國煤炭企業(yè)正步入轉(zhuǎn)型發(fā)展、資源整合的重大時期，加強會計檔案管理工作對于煤炭企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)來講具有十分重要的意義。本文結(jié)合信息化時代背景，對煤炭企業(yè)的會計檔案管理工作做了一些有利的探討，指出了目前煤炭企業(yè)會計檔案管理工作存在的不足，提出了會計檔案管理的思路和對策，以期推動煤炭企業(yè)會計檔案管理水平進一步提高。

關(guān)鍵詞 煤炭企業(yè) 會計檔案 管理

隨著我國煤炭企業(yè)步入轉(zhuǎn)型發(fā)展和資源整合的重大時期，煤炭企業(yè)會計檔案管理迫切需要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。在過去礦務(wù)局的基礎(chǔ)上改制后組建的國有企業(yè)通過近幾年的跨越式大發(fā)展，走多元化一體化道路逐步形成了具有煤炭開采、煤化工、火力發(fā)電、房地產(chǎn)等多個產(chǎn)業(yè)的大型煤炭企業(yè)集團。由于受傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制和舊的手工賬下的會計檔案管理辦法的雙重影響，煤炭企業(yè)會計檔案管理逐步地與財務(wù)管理信息化的要求不相適應(yīng)。會計信息化發(fā)展提高了會計核算、資產(chǎn)資金管理的準(zhǔn)確性，進一步規(guī)范了操作流程，提升了財務(wù)人員的工作效率，降低了他們的勞動強度，使他們從繁重而繁瑣的核算工作中解脫出來，更好地參與到企業(yè)的經(jīng)營管理決策中來。加強會計檔案管理工作既是當(dāng)前企業(yè)財務(wù)管理信息化發(fā)展的客觀需要，也是時展的必然訴求。管好用好會計檔案是企業(yè)每一個財務(wù)工作者的重要責(zé)任，也是會計工作向高水平方向發(fā)展的重要前提。

一、會計檔案管理工作中存在的問題

1.對會計檔案管理工作的重視度不夠。不少企業(yè)重會計業(yè)務(wù)工作，忽視會計檔案管理工作，未設(shè)置專職的會計檔案管理員，在制度設(shè)計上缺少檔案保管項目，監(jiān)督管理缺乏。這種作法導(dǎo)致會計業(yè)務(wù)工作于檔案保管工作差距日益拉大，不利于企業(yè)的管理水平的提升。會計檔案的鑒定、銷毀工作遲延拖沓，不少單位的會計憑證、會計賬簿多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，認(rèn)為地將會計檔案的鑒定銷毀工作一拖再拖，導(dǎo)致新的憑證檔案不能順利歸檔，會計部門暫行保管的憑證超出一年的情況甚至成為普遍現(xiàn)象，這甚至影響到后續(xù)會計業(yè)務(wù)的開展，從而影響了財務(wù)管理工作的質(zhì)量和效果。

2.會計檔案制度缺乏具體操作規(guī)程，責(zé)任不明確。目前國家會計培訓(xùn)教材往往偏重于規(guī)范會計業(yè)務(wù)操作，屬于會計檔案管理內(nèi)容，主要是規(guī)范了保存年限等內(nèi)容，對于具體的裝訂等方面沒有做具體要求。具體檔案保管操作規(guī)范需要企業(yè)在本企業(yè)會計制度中自行規(guī)范。會計檔案是會計信息的載體，對于檔案要求不明確，會計人員執(zhí)行主觀性偏大造成會計檔案達不到管理要求。對于合同類會計檔案，財務(wù)部門往往錯誤認(rèn)為合同屬于煤礦企業(yè)管理科管理，自己就無須整理了，這樣不僅導(dǎo)致了會計檔案不全，還造成了財務(wù)付款缺乏依據(jù)，不能按照合同進度進行付款，甚至出現(xiàn)超付，給企業(yè)帶來了一定的財務(wù)風(fēng)險。

3.會計檔案整理工作不夠規(guī)范，未能實行分類別管理。往往在整理歸檔時側(cè)重于會計憑證、會計賬簿、會計報表資料的打印、裝訂歸檔，但是與會計業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料并沒有進行整理，如財務(wù)決算批復(fù)、審計意見等資料未能及時附到憑證后面。部分煤礦財務(wù)由于出料單多裝訂到憑證后面較厚，出于省事而未作為憑證附件單獨裝訂。對于資料的輕重緩急區(qū)分不夠，遺漏重要會計文件的存檔工作，給未來查閱帶來了不必要的麻煩。會計檔案在銷毀時未能及時將土地使用權(quán)等涉及資產(chǎn)購置的憑證、未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證及時抽出，導(dǎo)致對未來會計期間會計工作產(chǎn)生重大影響。

4.會計檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)不高，責(zé)任心不強。從業(yè)人員由于缺乏檔案管理經(jīng)驗，對檔案的基本操作規(guī)程、財務(wù)檔案的歸檔范圍等標(biāo)準(zhǔn)不清楚。有的單位甚至存在財務(wù)人員利用會計檔案管理的職權(quán)違反會計法規(guī)，私自偽造、篡改、變換原始憑證、記賬憑證，為個人謀取私利。有的單位為完成虛假收入指標(biāo)，在沒有實際經(jīng)營業(yè)務(wù)的情況下違反國家稅收征管和發(fā)票管理規(guī)定，為他人虛開、為自己虛開、讓他人為自己虛開、介紹他人虛開增值稅專用發(fā)票，玩企業(yè)的考核辦法于股掌之間，欺騙上級監(jiān)管部門。有的則為了完成項目部經(jīng)營指標(biāo)而人為調(diào)劑原煤與項目部利潤。建假賬、建賬外賬、虛列成本設(shè)置“小金庫”行為造成會計核算工作的很不規(guī)范，會計信息失真，進而影響了企業(yè)集團的戰(zhàn)略決策。

5.財務(wù)檔案管理重書面資料，輕視電子檔案的保管。隨著計算機普及和網(wǎng)絡(luò)信息化的迅猛發(fā)展，企業(yè)逐步地考慮到將紙質(zhì)文檔以電子文本的形式保存下來，但是由于保存措施不當(dāng)，未能進行防火、防水、防潮、防盜等工作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。由于沒有及時辦理借閱手續(xù)，導(dǎo)致不知所蹤難以找回。由于網(wǎng)絡(luò)傳播的普遍性和及時性，不經(jīng)意間透露的企業(yè)的某些會計檔案信息有可能會被人利用，泄露企業(yè)的商業(yè)機密，給企業(yè)造成不必要的損失，加強電子數(shù)據(jù)安全性成為當(dāng)務(wù)之急。

二、完善會計檔案管理工作的對策

1.提高認(rèn)識，切實加強對會計檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。我國會計法律體系的基本法《會計法》第二十三條規(guī)定：“各單位對會計憑證、會計帳簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定?！眴挝回?fù)責(zé)人負(fù)有依法辦理本單位會計工作移交和保管會計檔案資料的責(zé)任。單位負(fù)責(zé)人作為會計工作的主要責(zé)任人，要進一步提高對檔案工作的認(rèn)識，樹立“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的理念，從維護企業(yè)真實面貌的高度，切實加強對本單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入議事日程，納入本單位發(fā)展規(guī)劃，及時解決會計檔案管理工作中的實際困難和問題。本單位的財務(wù)機構(gòu)負(fù)責(zé)人要把會計檔案工作列入本部門年度崗位目標(biāo)責(zé)任制考核，落實會計檔案工作人員職責(zé)，有效地開展工作，為會計檔案工作創(chuàng)造有利條件，確保會計檔案完整有效。

2.加強會計從業(yè)人員的檔案管理知識的考核培訓(xùn)，提高管理人員的知識技能和職業(yè)道德素養(yǎng)。作為會計檔案整理的直接責(zé)任人，專職（或兼管）會計檔案管理人員對會計檔案規(guī)范化整理的認(rèn)知和熟練度，直接決定了會計檔案工作質(zhì)量。會計檔案工作是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，會計檔案管理人員除了具有較強的專業(yè)技能以外還要求具有一定的檔案管理能力，培養(yǎng)知識技能全面的會計檔案管理人員是做好新形勢下財務(wù)管理工作的保證。要從政治上、工作上和生活上關(guān)心愛護會計檔案工作人員，為他們排憂解難，選派會計人員參加檔案部門舉辦的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，充分調(diào)動和發(fā)揮好會計檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，不斷提高企業(yè)財務(wù)部門會計檔案管理水平。

3.建立健全本單位會計檔案工作機構(gòu)，明確工作職責(zé)。為落實會計檔案管理責(zé)任制，加強會計檔案工作，做到管理到位、責(zé)任到人，各單位要建立健全會計檔案室，明確財務(wù)機構(gòu)負(fù)責(zé)人和專（兼）職會計檔案員，會計檔案管理員要保持相對穩(wěn)定，若要更換則要做好交接手續(xù)。會計檔案室主要履行以下職責(zé)：貫徹執(zhí)行會計檔案法律法規(guī)，建立健全會計檔案工作規(guī)章制度；對本部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門會計文件材料的歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督；統(tǒng)一保管財務(wù)部門的各種會計檔案，并按規(guī)定向本單位檔案室移交；負(fù)責(zé)所保管會計檔案的提供和利用；協(xié)助稅務(wù)、財政機關(guān)查閱會計檔案；完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)。建立健全會計檔案收集整理、立卷歸檔、安全保密、開發(fā)利用、鑒定銷毀、檔案人員崗位責(zé)任制等制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。因管理不善或給檔案造成嚴(yán)重?fù)p失的，依法追究有關(guān)負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人的責(zé)任。財務(wù)工作實行定期輪崗制度，會計檔案管理人員也不例外，通過檔案管理工作定期輪崗有利于提高財務(wù)檔案管理工作水平。

4.會計檔案管理內(nèi)容按照會計檔案管理辦法，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理的實際情況以及事務(wù)特點，將會計檔案分類進行管理以提高會計檔案利用率。會計檔案可以按照來源不同分為內(nèi)部會計檔案和外部會計檔案。外部會計檔案是按照會計檔案管理規(guī)定要定期移送到檔案管理部門的資料，如年度財務(wù)報告、會計憑證、會計賬簿等，而內(nèi)部會計檔案是財務(wù)部門自行保存的會計檔案，如預(yù)算管理類報告、工程管理類、稅政管理類、資產(chǎn)資金管理類、合同管理類等等。在整理檔案時要根據(jù)檔案的連續(xù)性、系統(tǒng)性加以篩選保存，制定統(tǒng)一格式，實行標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于查詢利用。

5.建立健全會計檔案安全機制，維護企業(yè)商業(yè)機密。安全是會計檔案工作的頭等大事，必須高度重視，警鐘長鳴。信息技術(shù)的發(fā)展給我們的工作帶來巨大的變化，電子文檔在信息存儲上相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔具有空間小而容量大的特點。這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但并不意味著紙質(zhì)檔案不重要。我們要在保留一份紙質(zhì)會計檔案的同時，保留一份電子檔案，實現(xiàn)雙備份，雙保險。在保存上對電子信息要定期刻制光盤加以保存。要定期檢查檔案保管情況，制定檔案安全應(yīng)急方案，確保檔案絕對安全。在信息化時代，會計信息作為一種資源在企業(yè)經(jīng)營管理工作中的地位越來越顯得重要，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強信息資源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企業(yè)設(shè)置了財務(wù)信息專網(wǎng)，要設(shè)置權(quán)限限制非本企業(yè)財務(wù)人員登錄訪問，及時修改登錄密碼，防止財務(wù)信息泄露。對于財務(wù)部門以外人員要求提供財務(wù)報告、審計報告等會計信息要建立健全責(zé)任追究制度，未經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)不得對外提供企業(yè)的財務(wù)信息，否則要承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟法律責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的還要加以辭退。

6.深化ERP系統(tǒng)應(yīng)用，實現(xiàn)記賬憑證與原始憑證電子檔案聯(lián)查功能。會計核算軟件中不能僅僅是賬務(wù)處理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)深化會計檔案功能的應(yīng)用，實現(xiàn)記賬憑證與相關(guān)原始憑證和支持文件的聯(lián)查功能。目前個別國產(chǎn)軟件如用友的NC系統(tǒng)實現(xiàn)了該功能，即在編制憑證分錄的同時，能夠在對應(yīng)的憑證分錄上實現(xiàn)相關(guān)文件資料的上傳和查閱功能，但不足的是對于上傳附件的大小不能限定，造成了資源的極大浪費。因此應(yīng)當(dāng)在滿足電子查閱功能的同時，最大限度提升系統(tǒng)空間的使用效率，加強憑證附件上傳的監(jiān)督管理工作，防止無效文件上傳，并定期做好數(shù)據(jù)備份工作。

總之，會計檔案工作應(yīng)當(dāng)要緊密聯(lián)系會計信息化發(fā)展的時代要求，在遵守現(xiàn)有的檔案管理法律法規(guī)的基礎(chǔ)上積極采取有效措施，探索創(chuàng)新會計檔案管理模式，促進煤炭企業(yè)財務(wù)管理工作更上一個新臺階。

參考文獻：

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[3]苗巍.如何做好電算化會計檔案管理工作.現(xiàn)代商業(yè).2008（14）.

第9篇：財務(wù)檔案歸檔要求范文

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案；學(xué)校

隨著以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學(xué)校運用計算機技術(shù)解決管理問題的迫切需要，將使得學(xué)校利用計算機技術(shù)輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學(xué)校都是采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來管理本校的各類信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進一步加強學(xué)習(xí)和探討，如何對這些電子文件進行整理、歸檔和保護？我將在本文中談?wù)勛约旱囊恍┙?jīng)驗和看法。

一、電子文件的整理

1、基建、設(shè)備等電子文件的事理?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設(shè)備檔案的管理，在引進設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

2、財務(wù)電子文件的整理

（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接的憑證。

（2）賬簿。學(xué)校會計賬簿內(nèi)容一般已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

3、學(xué)校其它電子文件的整理。現(xiàn)在的學(xué)校一般都建有計算機信息管理系統(tǒng)，如行政信息管理系統(tǒng)，包括教學(xué)、科研、人事管理等內(nèi)容；教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、課表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。對這些電子文件該如何進行整理呢？計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，應(yīng)進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

（一）借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后檔案人員根據(jù)檔案的密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，錄入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。

（二）選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，各院校都設(shè)立了計算機與信息管理中心，由他們利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校信息管理系統(tǒng)。計算機與信息管理中心成為了電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤。

三、完善電子文件歸檔制度

1、電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

2、“兩套制”歸檔的必要性。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì) 與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

四、電子檔案的保護。由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件是用光盤保存，因此，對當(dāng)前歸檔電子文件載體要制定保護措施。 1、規(guī)范排放和使用。 2、保持良好的溫度、濕度環(huán)境。 3、注意避光。

總之，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，我們的著眼點要高，立足點要實，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度，這樣才能順應(yīng)時代的發(fā)展，既節(jié)約了資源，也提升我們的檔案管理層次和效率。

參考文獻：