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關(guān)鍵詞:重大項(xiàng)目管理;組織協(xié)調(diào);應(yīng)用分析;云南;防震減災(zāi)
中圖分類號(hào):C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1673-291X(2012)11-0177-03
一、云南省防震減災(zāi)“十五”重大項(xiàng)目管理簡(jiǎn)介
“十五”期間實(shí)施的 “云南省數(shù)字地震觀測(cè)網(wǎng)絡(luò)”項(xiàng)目[1],由中國(guó)地震局和云南省政府共同投資,投資規(guī)模超過1億元,成為云南省地震局有史以來投資規(guī)模最大的項(xiàng)目,統(tǒng)稱“十五”重點(diǎn)項(xiàng)目[2]。下設(shè)11個(gè)一級(jí)項(xiàng)目,47個(gè)二級(jí)項(xiàng)目及若干個(gè)三、四級(jí)等項(xiàng)目。根據(jù)國(guó)家規(guī)范的基本建設(shè)管理程序,在局黨組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,構(gòu)建起項(xiàng)目行政管理、技術(shù)管理、實(shí)施及監(jiān)督保障四大體系管理架構(gòu)。見圖1。
圖1 項(xiàng)目組織管理架構(gòu)圖
資料來源:云南省“中國(guó)數(shù)字地震觀測(cè)網(wǎng)絡(luò)”單位項(xiàng)目驗(yàn)收總報(bào)告,2008,2
二、組織協(xié)調(diào)理論綜述
項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)管理是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的軟科學(xué),項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)管理有專門的理論體系。雖然項(xiàng)目管理引進(jìn)國(guó)內(nèi)已有幾十年,但對(duì)于組織協(xié)調(diào)在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用的研究還處于起步階段。我國(guó)傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理對(duì)項(xiàng)目的組織協(xié)調(diào)管理很少專門提出要求。從20世紀(jì)70年代開始,項(xiàng)目管理研究從早期的控制手段和工程技術(shù)方法逐步轉(zhuǎn)向項(xiàng)目的協(xié)調(diào)管理。
組織協(xié)調(diào)包括人際關(guān)系、組織關(guān)系、供求關(guān)系、協(xié)作配合關(guān)系和約束關(guān)系的協(xié)調(diào)。人際關(guān)系的協(xié)調(diào)包括組織內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)和組織與關(guān)聯(lián)單位的人際關(guān)系協(xié)調(diào);組織關(guān)系協(xié)調(diào)包括項(xiàng)目經(jīng)理部與其企業(yè)管理層及勞務(wù)作業(yè)層之間關(guān)系的協(xié)調(diào);供求關(guān)系協(xié)調(diào)包括企業(yè)物資供應(yīng)部門與項(xiàng)目經(jīng)理部關(guān)系的協(xié)調(diào)、生產(chǎn)要素供需單位之間的關(guān)系的協(xié)調(diào);協(xié)作配合關(guān)系協(xié)調(diào)包括近外層單位的協(xié)作配合和內(nèi)部各部門、上下級(jí)、管理層與作業(yè)層之間關(guān)系的協(xié)調(diào);約束關(guān)系協(xié)調(diào)包括法律、法規(guī)的約束關(guān)系的協(xié)調(diào)和合同約束關(guān)系的協(xié)調(diào)。
三、組織協(xié)調(diào)應(yīng)用分析
云南省防震減災(zāi)“十五”重大項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大、專業(yè)性強(qiáng)、覆蓋面廣,需要調(diào)動(dòng)云南省、州(市)、縣三級(jí)地震部門的力量進(jìn)行聯(lián)動(dòng)實(shí)施,同時(shí)也需要調(diào)動(dòng)地震系統(tǒng)以外的設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理公司、建筑企業(yè)、供貨商等社會(huì)力量參與實(shí)施,才能保證項(xiàng)目順利組織實(shí)施。因此,處理和調(diào)整好眾多復(fù)雜的人際、組織、供求、配合、約束等關(guān)系,成為項(xiàng)目得以成功實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。下面從內(nèi)部項(xiàng)目關(guān)系人、近外層項(xiàng)目關(guān)系人、遠(yuǎn)外層項(xiàng)目關(guān)系人三個(gè)層次,具體分析組織協(xié)調(diào)在云南省防震減災(zāi)“十五”重大項(xiàng)目中的運(yùn)用實(shí)踐。
(一)內(nèi)部項(xiàng)目關(guān)系人的組織協(xié)調(diào)
所謂內(nèi)部項(xiàng)目關(guān)系人,是指云南省地震局內(nèi)部從事項(xiàng)目管理、實(shí)施、監(jiān)督、咨詢活動(dòng)的項(xiàng)目的有關(guān)人員,即項(xiàng)目關(guān)系人。內(nèi)部項(xiàng)目關(guān)系人是項(xiàng)目得以順利實(shí)施并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的核心力量,組織協(xié)調(diào)好內(nèi)部關(guān)系至關(guān)重要。
管理部門由局領(lǐng)導(dǎo)、組織部門、主持部門組成,承擔(dān)“十五”重點(diǎn)項(xiàng)目重大事項(xiàng)的決策、審批,項(xiàng)目管理制度的制定,計(jì)劃任務(wù)的制定下達(dá),實(shí)施方案的組織編制與審核,項(xiàng)目?jī)?nèi)部驗(yàn)收的組織等管理職責(zé)。實(shí)施部門由分項(xiàng)目承擔(dān)單位和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人共同組成,負(fù)責(zé)項(xiàng)目計(jì)劃的編制、實(shí)施,接受管理部門的監(jiān)督、檢查,項(xiàng)目報(bào)告的編寫,驗(yàn)收準(zhǔn)備,技術(shù)資料的歸檔等工作。監(jiān)督部門是由省局紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)部門、質(zhì)量保障領(lǐng)導(dǎo)小組、監(jiān)理組形成監(jiān)督保障體系,行使監(jiān)督部門職責(zé),進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤,負(fù)責(zé)在立項(xiàng)論證、工程實(shí)施、竣工結(jié)算時(shí)實(shí)行專項(xiàng)審計(jì)。業(yè)務(wù)咨詢部門是“十五”重點(diǎn)項(xiàng)目協(xié)調(diào)辦公室組織的專家組,負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施方案、合同書的技術(shù)審查、年度報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收等的技術(shù)把關(guān)。
項(xiàng)目往往是綜合性的工作,涉及多種專業(yè),需要各種專業(yè)人才、專業(yè)技術(shù)和專業(yè)物資。一般來說,項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)不可能擁有所需的全部人才、技術(shù)和服務(wù),也不可能親自完成項(xiàng)目的所有任務(wù),或多或少需要借助外部力量和資源,即下文即將闡述的近外層項(xiàng)目關(guān)系人和遠(yuǎn)外層項(xiàng)目關(guān)系人。只有借助他們的力量,才能確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。
(二)近外層項(xiàng)目關(guān)系人的協(xié)調(diào)
防震減災(zāi)“十五”重大項(xiàng)目涉及大量的土建施工、設(shè)備采購和安裝調(diào)試、技術(shù)協(xié)作等內(nèi)容,這就不可避免地需要借助社會(huì)上有相應(yīng)資質(zhì)證書的建筑企業(yè)、設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)、科研院所等單位,來提供符合“十五”重大項(xiàng)目技術(shù)、質(zhì)量要求的產(chǎn)品和服務(wù),因而在項(xiàng)目運(yùn)作過程中,產(chǎn)生了項(xiàng)目法人即云南省地震局與社會(huì)相關(guān)企業(yè)、單位相互協(xié)作的關(guān)系。這種采購、技術(shù)服務(wù)的協(xié)作關(guān)系通常都是以合同方式表現(xiàn)出來的。
這種和云南省防震減災(zāi)“十五”重大項(xiàng)目有著直接合同關(guān)系的乙方協(xié)作單位,比如監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、建筑公司、儀器供貨商、科研院所等項(xiàng)目干系人,就稱之為近外層項(xiàng)目關(guān)系人。近外層關(guān)系的協(xié)調(diào)成為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的重要途徑。
以云南省防震減災(zāi)“十五”重大項(xiàng)目測(cè)震臺(tái)和信息節(jié)點(diǎn)機(jī)房的建設(shè)為例,騰沖、洱源、楚雄、永勝、通海、麗江、個(gè)舊等數(shù)字測(cè)震臺(tái)和信息節(jié)點(diǎn)機(jī)房建設(shè)就采用了近外層單位的協(xié)作配合。云南省地震局通過與州(市)地震機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào),簽訂了合作協(xié)議,規(guī)定了明確的建設(shè)內(nèi)容和技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo);省局負(fù)責(zé)提供標(biāo)準(zhǔn)化的施工設(shè)計(jì)方案,對(duì)各臺(tái)點(diǎn)具體情況提出指導(dǎo)性意見;州(市)局在標(biāo)準(zhǔn)化版本基礎(chǔ)上,因地制宜地編制切合實(shí)際的施工方案,經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核通過后,州(市)局負(fù)責(zé)實(shí)施;州(市)局選擇有資質(zhì)的業(yè)務(wù)過硬的施工隊(duì)伍,負(fù)責(zé)施工全過程,并派專人監(jiān)督以保證質(zhì)量;工程竣工后,項(xiàng)目組及組織部門、主持部門、監(jiān)督部門組成的驗(yàn)收組對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收,通過后任務(wù)即全部完成。
(三)遠(yuǎn)外層項(xiàng)目關(guān)系人的協(xié)調(diào)
遠(yuǎn)外層關(guān)系就是指與項(xiàng)目雖無直接合同關(guān)系,但卻有著法律法規(guī)和社會(huì)公德等約束關(guān)系,比如與規(guī)劃、土地、交通、公安等部門的關(guān)系。
以云南省防震減災(zāi)“十五”重大項(xiàng)目的數(shù)字強(qiáng)震動(dòng)臺(tái)網(wǎng)建設(shè)為例,就采用了遠(yuǎn)外層單位的協(xié)作配合。由于強(qiáng)震動(dòng)臺(tái)網(wǎng)的建設(shè)是為了獲取不同的建筑在強(qiáng)震來臨時(shí)的震動(dòng)記錄,臺(tái)站會(huì)選擇建在市中心、城郊和鄉(xiāng)村等不同地區(qū),如在昆明架設(shè)的幾十個(gè)烈度臺(tái)分別散布在政府部門、學(xué)校、醫(yī)院、公園、賓館、居民小區(qū)、廣場(chǎng)、公共道路、水庫、鄉(xiāng)村等地方,因此,需要與規(guī)劃、土地、交通、公安、教育、衛(wèi)生、園林、水利、村委會(huì)等進(jìn)行協(xié)調(diào)。
又以云南省防震減災(zāi)“十五”重大項(xiàng)目之一的“地震應(yīng)急指揮技術(shù)系統(tǒng)建設(shè)”項(xiàng)目為例,其分項(xiàng)目中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)專題項(xiàng)目,需要完成基礎(chǔ)地理數(shù)據(jù)、地震行業(yè)數(shù)據(jù)、社會(huì)經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、人口數(shù)據(jù)等9大類、42個(gè)子類的相關(guān)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展數(shù)據(jù)的采集工作。云南省地震局管理部門積極協(xié)調(diào),獲得各州市政府的大力支持,并以政府發(fā)文的方式得到當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門的配合,并投入人力資源全面展開全省社會(huì)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的采集工作,順利實(shí)現(xiàn)該專題項(xiàng)目目標(biāo)。
結(jié)合云南省防震減災(zāi)“十五”重大項(xiàng)目管理實(shí)踐,可以下圖概括出三個(gè)層次之間的關(guān)系,見圖2。
圖2 “十五”重大項(xiàng)目關(guān)系人總圖
(四)項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)機(jī)制組織協(xié)調(diào)運(yùn)行模式構(gòu)建分析
項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)機(jī)制是指項(xiàng)目?jī)?nèi)、外環(huán)境中各種相關(guān)因素相互影響、相互作用的運(yùn)作機(jī)制,主要包括[3]決策機(jī)制、合作機(jī)制、溝通機(jī)制、激勵(lì)與約束機(jī)制等。
下面將從決策層、執(zhí)行層、協(xié)調(diào)層和技術(shù)支持平臺(tái)等幾個(gè)方面來探討組織協(xié)調(diào)運(yùn)行模式[4]。
1.決策層
決策層是指管理目標(biāo)與計(jì)劃的制定者階層,包括決策機(jī)制,著重制定項(xiàng)目目標(biāo)和任務(wù)分解,處理項(xiàng)目?jī)?nèi)外部之間的有關(guān)事務(wù)。為組織實(shí)施好云南省防震減災(zāi)重大項(xiàng)目,云南省地震局專門成立項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu),建章立制,構(gòu)建了完善的重大項(xiàng)目管理體制,為項(xiàng)目的順利實(shí)施奠定了很好的組織保障。該項(xiàng)目組織實(shí)施的最高決策層是局黨組,決策層相互關(guān)系見圖1。
2.執(zhí)行層
執(zhí)行層是指直接調(diào)動(dòng)和安排項(xiàng)目活動(dòng)、組織落實(shí)項(xiàng)目計(jì)劃的階層。執(zhí)行層是項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理最關(guān)鍵的部分,也是最復(fù)雜的部分,由項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理委員會(huì)通過相應(yīng)的機(jī)制去執(zhí)行具體的協(xié)調(diào)管理活動(dòng),如各參與方的實(shí)施進(jìn)度協(xié)調(diào)、材料設(shè)備供應(yīng)協(xié)調(diào)、合同的具體實(shí)施協(xié)調(diào)等。采用的形式可多種多樣,可進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào),也可采用會(huì)議協(xié)調(diào);可由事務(wù)雙方協(xié)調(diào),也可通過第三方進(jìn)行協(xié)調(diào)。云南省防震減災(zāi)重大項(xiàng)目以項(xiàng)目承擔(dān)單位和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為實(shí)施層,執(zhí)行和承擔(dān)各分項(xiàng)的實(shí)施工作。
3.協(xié)調(diào)層
協(xié)調(diào)層是決策層和執(zhí)行層實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ),對(duì)相繼的和同時(shí)的互依活動(dòng)進(jìn)行調(diào)和,為項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理提供各種數(shù)據(jù)和信息支持,完成相關(guān)信息和資源的集成與優(yōu)化調(diào)度,更加利于各種協(xié)調(diào)管理機(jī)制的貫徹實(shí)施,同時(shí)也將協(xié)調(diào)管理機(jī)制產(chǎn)生的效用進(jìn)行反饋,便于管理者判斷機(jī)制是否適宜以及有無改進(jìn)完善之處。云南省防震減災(zāi)重大項(xiàng)目的協(xié)調(diào)層是重點(diǎn)項(xiàng)目協(xié)調(diào)辦公室,重點(diǎn)項(xiàng)目協(xié)調(diào)辦公室匯集各方的信息的收集、匯總和傳達(dá)。
4.技術(shù)支持平臺(tái)
項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制是基于并行工程環(huán)境的分布式協(xié)調(diào)管理模式,由各參與方按某種方式組成協(xié)調(diào)管理機(jī)構(gòu),通過計(jì)算機(jī)協(xié)同工作環(huán)境、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供基本的協(xié)調(diào)管理功能。由于這些技術(shù)支持的保障,項(xiàng)目可實(shí)現(xiàn)各參與方之間、人員之間的一對(duì)一、一對(duì)多、多對(duì)一、多對(duì)多等多種協(xié)調(diào)管理方式。電話、傳真、遠(yuǎn)程文件傳輸、網(wǎng)頁瀏覽公告版、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議可分別實(shí)現(xiàn)這幾種不同的功能,而且網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)也為各參與方之間的協(xié)調(diào)管理提供安全保障。
結(jié)語
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,國(guó)家越來越重視公共安全項(xiàng)目的投資,防震減災(zāi)項(xiàng)目正從單純的科學(xué)工程向大型化、綜合化、復(fù)雜化的科學(xué)與社會(huì)相結(jié)合的方向發(fā)展,項(xiàng)目管理將變得非常復(fù)雜,組織協(xié)調(diào)的優(yōu)劣會(huì)直接影響到項(xiàng)目實(shí)施的成敗。探索更好、更符合防震減災(zāi)行業(yè)特點(diǎn)的管理思路和方法,為正在實(shí)施和準(zhǔn)備實(shí)施的項(xiàng)目在管理上提供借鑒和幫助,已經(jīng)成為亟待研究的課題。
基于項(xiàng)目的獨(dú)特性及復(fù)雜性,還無法更深入、全面的獲取項(xiàng)目數(shù)據(jù),本文僅構(gòu)建項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)管理理論框架。以項(xiàng)目管理的理論為指導(dǎo),分析防震減災(zāi)項(xiàng)目管理中不同項(xiàng)目關(guān)系人的需求、期望和可能的影響程度,對(duì)不同項(xiàng)目關(guān)系人進(jìn)行組織協(xié)調(diào)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)、應(yīng)該遵循的過程等進(jìn)行研究分析,也是一個(gè)值得探討的話題。
組織協(xié)調(diào)在防震減災(zāi)重大項(xiàng)目管理中是一個(gè)全新的課題,其管理模式還在探索和研究中,需要我們的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員攜起手來,取長(zhǎng)補(bǔ)短,共同創(chuàng)造一個(gè)高效、有序、和諧的運(yùn)作環(huán)境,為更加科學(xué)地進(jìn)行防震減災(zāi)項(xiàng)目管理貢獻(xiàn)自己的力量。
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Analysis of the organizeing and coordinating application in the major project management
——Taking Yunnan province earthquake prevention and disaster reduction of the tenth five-year plan major project as an example
ZHOU Gui-hua,SHI Jing-fang
(Earthquake bureau, Yunnan province;Kunming 650224,China)
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