檔案管理的分類精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的分類范文

【關鍵詞】　電子檔案　分類　整理　保護

隨著醫(yī)療技術及信息技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案的形式及要求不斷發(fā)展，如何做好醫(yī)院電子檔案的分類、整理及保管工作已成為醫(yī)院檔案管理人員需要學習的新課題。

1 電子文件及電子檔案的定義

電子文件指能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。

電子檔案指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明［1］。

2 醫(yī)院電子檔案的分類

根據(jù)醫(yī)院的工作特點，醫(yī)院電子檔案主要劃分有以下幾類：

2.1電子文書　主要是指用字處理技術處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫(yī)療活動中形成的公文、報表等。主要包括醫(yī)院的內(nèi)部電子文件、外來電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。

2.2電子影像/圖像

指由圖紙掃描或其他方式產(chǎn)生的二維點陣圖文件。主要包括檢驗檢查科室在醫(yī)療活動過程中產(chǎn)生的醫(yī)學影像材料、醫(yī)學圖像資料及重要的監(jiān)視、視頻材料等。

2.3電子圖紙

指由計算機輔助設計形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產(chǎn)品設計、施工和維修方案等。

2.4配套紙質(zhì)文件

包括上述所有電子檔案形成過程中配套的紙質(zhì)文件及一些軟件開發(fā)任務書、系統(tǒng)分析報告、鑒定證書或驗收說明、軟件測試報告、修改記錄、說明等。

3 醫(yī)院電子檔案的整理

3.1電子文件的整理

3.1.1醫(yī)院的內(nèi)部和外部電子文件應由文件形成部門負責收集積累、整理、編輯，并按要求進行組盤，由檔案部門在接收文件時按照不同年度、來文形式、組織機構、保管期限進行歸檔。把同一部門的文件集中在組盤可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。

3.1.2醫(yī)院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對簡單，只需要按照年度、部門及保管期限進行歸檔即可。

3.1.3科技電子文件可按照醫(yī)學科研、學術交流、基建工程、設備購置等分類整理，再按相應的不同年度、組織機構、保管期限進行歸檔。

3.1.4產(chǎn)品研制或工程設計過程形成的電子文件要以產(chǎn)品型號、研究課題或建設項目為單元按類別進行歸檔。

3.1.5會計電子文件整理時應附有會計交接表，列明歸檔材料的詳細項目，如帳薄名稱、編號、頁數(shù)、啟用日期等、相關人員進行簽名確認，同時附存紙質(zhì)文件。

3.2電子影像/圖像文件的整理

由于網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，醫(yī)院每天產(chǎn)生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據(jù)衛(wèi)生部《醫(yī)療機構病歷管理規(guī)定》，在醫(yī)務人員在醫(yī)療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對與病人有關的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。

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由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺上產(chǎn)生，日常的保管工作應由信息中心（科）進行管理，但應每年對產(chǎn)生的上述電子文件資料進行存盤保管，在歸檔時應按不同年度（時間）、產(chǎn)生部門、保管期限等進行整理，并注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺等內(nèi)容。

3.3電子圖紙屬于建設項目的按設計、施工、結構、維護管理等順序進行排列，在整理時應注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、等內(nèi)容。方便跟蹤及使用。

3.4全部歸檔的電子文件應使用不可擦除型光盤。鑒于磁盤及移動硬盤的保存時限、抗干擾能力及結構穩(wěn)定性不及光盤，應盡量避免使用磁盤或移動硬盤存檔。在歸檔時應附有標簽、注明編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟硬件條件等。 轉(zhuǎn)貼于

3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對重要的電子文檔資料可復制第三套進行異地保存。

4 電子檔案的保護

電子檔案的保護是當前檔案管理的一項重要內(nèi)容，作為檔案管理部門應具備相應的電子檔案管理知識，配備相應的電子檔案管理設施及設備，如應配備相應的計算機設備、光盤刻錄儀及安全防護軟件等，同時需要建立一整套嚴格、規(guī)范、合理的電子檔案保護與利用制度。

4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準確、規(guī)范的映射關系，以便于對應和查找。

4.2光盤的保護

光盤在歸檔時應規(guī)范排放，不宜受壓，應直立旋轉(zhuǎn)。在日常的使用及保管過程中注意對光盤不得擦洗、劃刻、觸摸光盤裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤，以免造成損壞。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。光盤應避免接觸外來磁場，外來磁場可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低。保存紙質(zhì)檔案的標準溫度為14～24℃，相對溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。防止光盤沾染灰塵和污垢，灰塵對電子檔案也會造成危害，有可能會污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數(shù)據(jù)信息的丟失，因此應注意落實嚴格防塵措施。

4.3電子檔案使用條件的保護

由于電子文件是通過將信息與載體結合在一起而形成的，需要通過計算機及相應的工作軟件或平臺才能識讀，一旦出現(xiàn)技術過時或電子文件運行的條件和平臺出現(xiàn)了變化，都會影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護電子檔案的完整性與安全性方面應注意做好以下工作：

4.3.1電子檔案運行系統(tǒng)及檔案管理的應用軟件需進行及時升級，滿足軟、硬件環(huán)境及文件運行的需求。

4.3.2對電子檔案在使用及利用過程中的權限進行嚴格的分配與確認。不斷更新安全防護軟件，是電子檔案安全性的有效保障。

4.3.3鑒于電子載體壽命相對較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存［3］。

4.3.4對于出現(xiàn)破損的電子檔案，及時采取有效的修復技術進行修復。

隨著醫(yī)療科學技術及信息技術的不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。除了需要具備專業(yè)的檔案管理基礎理論知識外，還應具備計算機理論知識及應用技術，學習和了解醫(yī)學活動的規(guī)律、工作流程等多學科的知識，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗。努力成為掌握現(xiàn)代科學技術知識的新型檔案管理人員隊伍中的一員，為醫(yī)院的檔案管理工作做出自己應有的貢獻。

參 考 文 獻

[1]CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求.第一部分:電子文件歸檔與檔案管理[S].中華人民共和國國家標準，GB/T17678.1-1999.

第2篇：檔案管理的分類范文

檔案管理基礎工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規(guī)范程度和查找的準確度上都是不可或缺的，但在一些企業(yè)里檔案管理系統(tǒng)還存在一些問題。

1.1檔案管理人員對基礎工作不重視

檔案管理基礎工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應付了事。在一些企業(yè)里對檔案的認識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對企業(yè)是非常重要的，基礎工作做的不好導致檔案無法調(diào)取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。

1.2檔案的分類不合理

很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象，分類標準太過單一。有些檔案在分類時致使簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內(nèi)容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標注不全，使得檔案缺頁或者排序不當造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現(xiàn)各種問題。

1.3檔案的編號缺失或不準確

檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進行編號，使得許多新的內(nèi)容無法準確表達。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設計目錄，使得很多檔案無法被準確定義，丟失的部分無法確定，已經(jīng)存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。

1.4檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員

在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結構是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應用，無法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應用信息技術的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學習快，探索性強，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。

二、如何加強檔案管理基礎工作的有效性

檔案管理基礎工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規(guī)范性準確性及有效性都有積極的意義。為了實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對待檔案管理的基礎工作。切實的落實好每一步。

2.1提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識

在現(xiàn)實的工作中企業(yè)要加強對檔案管理基礎工作重要性的培訓，讓檔案管理人員清晰的認識到這份工作的重要，在觀念上強化基礎工作不容馬虎。在實際操作中也要做到準確規(guī)范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴格認真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求，在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業(yè)的正規(guī)程度。

2.2加強檔案管理的標準，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化

檔案管理中重要的就是對檔案進行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統(tǒng)一的標準，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細致，關鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準確性和便捷性。建立關聯(lián)數(shù)據(jù)庫，加速檔案檢索速度。一個完善系統(tǒng)的檔案基礎工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運行的保障。當然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進現(xiàn)代化的信息技術和管理手段建立一套全面的檔案管理標準才能規(guī)范檔案管理基礎工作。有了較高標準的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認真，有利于提高檔案管理的查準率。標準一旦設立就要嚴格執(zhí)行，否則就形同虛設。

2.3強化檔案管理信息系統(tǒng)

信息技術的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進行更新，保持與現(xiàn)代技術的同步性，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

2.4加大檔案管理的安全性

檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎工作做好了才能保證檔案管理準確嚴密。

三、結語

第3篇：檔案管理的分類范文

組成部分。實施檔案管理網(wǎng)絡化能夠規(guī)范檔案管理，實現(xiàn)網(wǎng)絡管理科學化管理，實現(xiàn)人力資源管理的專業(yè)化發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供良好的人才管理保障。

關鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡化；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施

0 引言

科技水平發(fā)展促進我國社會發(fā)展速率進一步提升，加強網(wǎng)絡應用廣泛程度，促進我國網(wǎng)絡應用程度進一步提升，提高檔案管理網(wǎng)絡化的應用程度。檔案管理網(wǎng)絡化發(fā)展能夠促進檔案管理數(shù)據(jù)分析管理更加科學化、明晰化發(fā)展，提高檔案管理的效率，實現(xiàn)檔案管理準確性。

1 現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理是我國人力資源管理應用的重要管理途徑，實施檔案管理網(wǎng)絡化發(fā)展是促進人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會科技水平的進步不斷深入發(fā)展，但現(xiàn)階段我國檔案管理中依舊存在一些問題，成為我國檔案管理發(fā)展中的障礙。

一方面表現(xiàn)為檔案管理的內(nèi)容科學化水平較低。目前我國大部分企業(yè)或單位對檔案管理依舊采用傳統(tǒng)人工管理辦法開展檔案管理，造成檔案管理的內(nèi)容不科學，資源劃分標準不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統(tǒng)檔案管理層面，檔案的內(nèi)容管理科學化程度較低；另一方面，我國檔案管理的管理人員和規(guī)范性較低[1]，網(wǎng)絡應用程度較低。檔案管理不能為企業(yè)發(fā)展提供直接經(jīng)濟收益，企業(yè)在發(fā)展過程中對企業(yè)檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規(guī)范性，導致企業(yè)檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創(chuàng)新能力低，影響企業(yè)檔案管理，同時檔案管理的管理人員的計算機水應用水平較低，是企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度較低，造成企業(yè)人才檔案管理與企業(yè)總體發(fā)展之間出現(xiàn)嚴重的管理脫節(jié)。

2 實施檔案管理網(wǎng)絡化的措施

2.1 實施檔案管理電子檔案與傳統(tǒng)檔案同步實施

實施檔案管理網(wǎng)絡化管理應當矜持傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理同步實施。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔桿管理主要是針對檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時間較長的休息資源進行傳統(tǒng)管理措施，保障了檔案管理的基礎信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應網(wǎng)絡化管理，進行檔案信息數(shù)據(jù)管理的準確性發(fā)展，促進檔案管理的效率性和準確性，促進檔案管理體系進一步完善健全。此外，這種傳統(tǒng)檔案管理與網(wǎng)絡管理相結合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。

2.2 應用網(wǎng)絡數(shù)據(jù)管理手段進行檔案管理

實施網(wǎng)絡詩句管理手段進行檔案管理。隨著社會科技水平的進一步提高，檔案管理數(shù)據(jù)化應用程度也進一步提升，實施檔案管理自動化軟件，結合OA辦公自動化和MIS信息管理相結合實施軟件管理檔案管理網(wǎng)絡化發(fā)展[3]，提高檔案管理自動化程度的進一步提高，提高了檔案應用、管理的專業(yè)化和信息準確程度，促進我國檔案管理程度的進一步發(fā)展。例如：我國某企業(yè)實施人力資源檔案管理網(wǎng)絡化發(fā)展，這種管理措施企業(yè)人力資源分配管理的合理程度進一步提高，間接地為企業(yè)人發(fā)展創(chuàng)造財富。此外，網(wǎng)絡化中云盤使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲存空間，不僅增強了檔案管理的效率，同時也避免了傳統(tǒng)檔案管理儲存空間的問題，節(jié)約了檔案管理的應用空間。

2.3 提高檔案管理人員計算機應用能力

提高檔案管理人員計算機應用能力是開展檔案管理網(wǎng)絡化程度的重要基礎保障。對檔案管理的工作人員進行定期培訓，提高檔案管理人員的計算機應用管理水平，促進檔案管理人員計算機應用能力，檔案管理自動化系統(tǒng)的應用程度進一步提升，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化人員的專業(yè)性。

3 檔案管理網(wǎng)絡化的優(yōu)勢

3.1 檔案信息管理可靠性增強

檔案管理網(wǎng)絡化是當今社會科技發(fā)展促進資源管理的重要體現(xiàn)，其優(yōu)勢其一檔案信息管理的可靠性增強[4]，檔案管理網(wǎng)絡化發(fā)展主要依托互聯(lián)網(wǎng)檔案自動化管理軟件和虛擬空間實現(xiàn)檔案管理，檔案管理系統(tǒng)的登錄需要相應賬號和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問題。

3.2 檔案管理的準確性提高

其二，檔案管理的準確性提高。檔案管理采用網(wǎng)絡化管理使檔案管理分類采用電子檔案自動分類管理，依據(jù)檔案分類標準進行檔案管理。自動化檔案管理能夠智能化對更新檔案進行分類管理，避免了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員對接不當影響檔案管理準確性問題。

3.3 檔案管理的工作效率提高

其三，檔案管理工作效率提高，網(wǎng)絡化管理措施使檔案管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理中解放出來，檔案管理水平和管理手段都逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡化發(fā)展，保障了檔案管理的準確性和可靠性，同時也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對培訓人員的檔案分配按照培訓人員工作管理性質(zhì)不同，運用電子檔案管理將人員檔案分發(fā)到不同管理部門，提高了單位檔案收發(fā)和應用的效率性[6]。

3.4 檔案管理科學化，規(guī)范化發(fā)展

其四，檔案管理實施網(wǎng)絡化使檔案管理科學性，規(guī)范化發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作量大，管理范圍復雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進行，造成檔案資源管理專業(yè)會程度較低，影響了檔案管理的質(zhì)量性；實施檔案管理網(wǎng)絡化采用電子管理措施實現(xiàn)了檔案管理，分配數(shù)字化管理，從而提高了檔案管理的準確性，實現(xiàn)檔案管理的科學化，規(guī)范化發(fā)展。

4 結論

檔案管理網(wǎng)絡化發(fā)展是現(xiàn)代化科技手段應用于社會資源管理發(fā)展中的體現(xiàn)，實現(xiàn)資源應用，管理，分發(fā)的專業(yè)化發(fā)展，提高了檔案管理的準確性和效率性，促進我國資源檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻：

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[2]倪代川，戚穎.檔案信息網(wǎng)絡傳播案例評析――以《檔案界》網(wǎng)站及《檔案界》電子雜志為例[J].檔案管理，2010，05：59-62.

[3]安小米.城市建設文件、檔案信息集成管理與集成服務的理論框架[J].檔案學通訊，2004，02：88-92.

第4篇：檔案管理的分類范文

檔案管理的基礎工作一般包括檔案資料的整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，工作內(nèi)容比較單一，但工作量非常大。檔案管理的基礎工作大多由人工完成，在進行檔案資料整理和分類等過程中會由于疏忽或其他因素的影響，造成檔案資料信息記錄不完整，甚至是檔案丟失，給檔案管理機構帶來不利的影響。因此，檔案管理機構和檔案管理工作人員必須重視檔案管理基礎工作，充分認識檔案管理基礎工作的重要性和作用。

1.促進檔案管理的規(guī)范化。

檔案管理基礎工作可以使檔案管理更加的規(guī)范化，檔案管理基礎工作主要是對檔案資料進行分類、整理、保管等一系列操作，認真、準確的完成檔案基礎工作可以簡化后續(xù)工作，加快提取有效的信息的速度和質(zhì)量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類和編號，方便進行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規(guī)范。

2.提高檔案資料的準確性。

檔案管理基礎工作是后續(xù)檔案管理工作的基礎和依據(jù)，提高檔案管理基礎工作的準確性會對后續(xù)工作的進行有很好的幫助。特別是隨著計算機網(wǎng)絡技術的普及，檔案管理信息化建設已經(jīng)成為必然的趨勢，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類等工作準確性就變的更加重要。

3.加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。

當代社會，檔案管理工作現(xiàn)代化建設已經(jīng)成為必然。檔案管理基礎工作與可檔案管理現(xiàn)代化建設是相輔相成的關系，在計算機網(wǎng)絡強大的引擎和運算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調(diào)取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎工作的準確性和規(guī)范性，也減小了檔案管理現(xiàn)代化建設的工作量，保障了資料錄入的準確性。

二、檔案管理基礎工作中常見的問題

檔案資料的數(shù)量龐大，在進行整理和分類時，檔案管理工作人員的工作強度非常大，往往忽視了對檔案資料的檢查，在加上檔案管理機構對于檔案管理基礎工作不重視，就使檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。

1.檔案管理基礎工作不受重視。

檔案管理基礎工作是對檔案資料進行整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，檔案管理的基礎工作往往工作強度很大，而且工作內(nèi)容單一，容易使檔案管理工作人員產(chǎn)生枯燥乏味的感覺，從而引起對工作的抵觸或者是應付了事。此外，許多檔案管理機構對檔案管理基礎工作的重要性認識不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問題頻發(fā)，嚴重影響了檔案管理工作的正常進行，給后續(xù)整理工作造成影響。

2.檔案的分類不合理。

檔案資料分類不合理也是檔案管理基礎工作中常出現(xiàn)的問題。由于檔案資料數(shù)量龐大，檔案管理機構管理不到位，使檔案資料分類不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機構沒有規(guī)范的分類標準，在進行檔案分類時往往是盲目的按時間分類，忽視了檔案資料的內(nèi)容，給檔案資料的查找?guī)砗艽蟮睦щy，增加了檔案管理人員的工作強度。

3.檔案的編號不準確。

檔案編號就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨一無二的，但是在檔案管理工作中常常會出現(xiàn)一個編號多份檔案或者是一份檔案多個編號的問題，嚴重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。

4.缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。

許多檔案管理機構不重視人才的培養(yǎng)，造成高素質(zhì)檔案管理人員嚴重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式工作，無法理解和應用信息化的檔案管理方法，對數(shù)字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展。

三、加強檔案管理基礎工作的方法

檔案管理基礎工作對于整個檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機構必須采取科學有效的措施來加強檔案管理基礎工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)的準確性和規(guī)范性，保障檔案管理工作的正常進行。

1.提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識。

在檔案管理工作中由于檔案管理機構的不重視或者是檔案資料基礎工作工作強度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎工作，工作狀態(tài)散漫，檔案資料管理不規(guī)范，影響了檔案管理工作的正常進行，因此，檔案管理機構必須要加強對工作人員的教育和培訓，要讓每一個工作人員認識到檔案管理基礎工作的重要性，在工作中規(guī)范自己的行為，保證檔案資料的準確和規(guī)范。

2.加強檔案管理的標準，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化。

檔案管理工作主要是對檔案進行分類、整理等一系列的工作過程，在對龐大的檔案資料進行整理時，往往會由于管理不到位而產(chǎn)生錯誤，影響了檔案管理的后續(xù)工作。此外，由于檔案管理機構的管理模式和規(guī)章制度各不相同，沒有統(tǒng)一的管理標準，在進行檔案資料的傳遞和共享時，會產(chǎn)生許多的問題。因此，必須要加強檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設。國家和各級政府要統(tǒng)一檔案管理制度，建立行業(yè)標準，各檔案管理機構要加強本單位的正規(guī)化建設，完善自身的管理體系，加強檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺性，在工作中嚴格遵守規(guī)章制度。

3.強化檔案管理信息系統(tǒng)。

信息技術的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進行更新，保持與現(xiàn)代技術的同步性，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

4.提高檔案管理的安全性。

確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎工作必不可少的一部分。檔案資料的數(shù)量龐大，在進行管理時會非常的困難，一些檔案管理工作人員會疏忽對檔案資料的檢查，無法及時的發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設，要定期的對檔案資料進行檢查和整理，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞和丟失要及時采取補救措施，對于有條件的管理機構，要在檔案室安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案資料的安全。

四、結語

第5篇：檔案管理的分類范文

【關鍵詞】學校；檔案工作；規(guī)范化；標準化

在學校的管理工作中，檔案管理是一項重要的內(nèi)容。從檔案管理的作用來看，一方面是檔案可以為學校的建設和發(fā)展提供有效的參考資料。另一方面是利用檔案資料，可以對學校的各項建設進行科學合理的評估?？傊?，檔案管理工作具有重要的價值，所以促進檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，對于提升檔案管理的質(zhì)量具有重要的意義。為了實現(xiàn)對學校檔案工作的規(guī)范化和標準化管理，分析管理中的問題并進行針對性地解決作用巨大。而本文所探討的，正是學校檔案管理工作中存在的問題以及規(guī)范化和標準化管理的策略。

一、學校檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不健全。在目前的學校檔案管理工作中，制度不健全是存在的一個主要問題。就管理現(xiàn)狀而言，制度不健全主要體現(xiàn)在兩個方面：第一是檔案管理的責任制度存在缺陷，在實際管理的過程中往往會發(fā)生責任遺漏的情況。檔案管理要想獲得較高的效果，必須要對檔案分門別類地進行處理，但是目前存在的分類混亂嚴重影響了責任的落實。第二是在管理檔案的時候，級別劃分存在問題。在一般管理中，根據(jù)檔案的價值會進行不同等級地劃分，而等級不同，采取的管理也會存在差異。目前，等級劃分的衡量標準缺陷嚴重，所以檔案價值的判斷有失標準。

（二）管理標準不統(tǒng)一。管理標準不統(tǒng)一也是目前學校檔案管理工作存在的主要問題。標準的不統(tǒng)一主要是因為檔案管理缺乏執(zhí)行統(tǒng)一標準的環(huán)境。就目前的管理現(xiàn)狀而言，檔案管理的流程和步驟劃分模糊不清，所以在具體的管理中很難利用統(tǒng)一的標準進行管理。再者，檔案管理的目標建設也缺乏先導性，所以在實際管理工作中缺乏統(tǒng)一的目標，目標缺失導致的管理混亂也是管理標準得不到統(tǒng)一的重要原因。簡而言之，目前學校檔案管理工作標準的不統(tǒng)一，基本來源于管理環(huán)境的混亂，所以要實現(xiàn)標準統(tǒng)一，需要從管理環(huán)境入手。

（三）管理人員隊伍素質(zhì)不高。管理人員隊伍的素質(zhì)不高，對于管理的標準化和規(guī)范化影響也非常巨大。由于管理人員素質(zhì)不高，所以對待檔案管理的態(tài)度存在著輕視，正是由于這種輕視使得檔案管理的價值沒有充分地發(fā)揮出來。再者，檔案管理人員在實際工作中缺乏科學的管理理念和管理方法，也會存在檔案分類或者分級的錯誤，更有甚者，會因為操作的問題造成檔案資料的毀壞，這種現(xiàn)象的存在使得檔案管理很難得到進一步的提高。

二、學校檔案管理工作標準化、規(guī)范化的管理策略

（一）強化管理制度，實現(xiàn)制度規(guī)范化。要實現(xiàn)學校檔案管理工作的標準化和規(guī)范化，必須建立規(guī)范化的制度，從目前的管理現(xiàn)狀來看，規(guī)范化的制度需要從兩方面來確立：第一，要建立健全管理責任制度。在管理中，要將工作進行分級和分類，然后根據(jù)工作人員的現(xiàn)狀進行設置或者是部門的劃分，通過這樣的方式，使得工作人員有明確的管理范圍，從而可以實現(xiàn)責任的全面落實。第二，要詳細檔案的分級制度。在管理實踐中發(fā)現(xiàn)，檔案的重要性存在著差別，所以在實際工作中要對檔案進行分級處理，通過級別的統(tǒng)一，然后采取統(tǒng)一的管理方式，進而實現(xiàn)管理的標準化和規(guī)范化。

（二）打造統(tǒng)一的管理標準。打造統(tǒng)一的管理標準對于檔案管理的標準化和規(guī)范化而言具有重要的作用。要實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一，需要做好兩項工作：第一是對檔案管理的流程和步驟進行明確地劃分。在不同的管理階段和管理層次，檔案管理會存在差異，所以對檔案管理的過程進行步驟劃分，更有利于在各個過程中實現(xiàn)標準化和規(guī)范化。第二是在檔案管理的過程中，要確定統(tǒng)一的管理目標。在管理目標確定的情況下，管理的標準更容易明確。簡而言之，要實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一，需要強化管理目標。

（三）培養(yǎng)和建設具有標準化和專業(yè)性的管理隊伍。要實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，專業(yè)的管理隊伍打造不可缺少。而專業(yè)化的檔案管理隊伍打造需要進行兩個方面的培養(yǎng)。第一是進行檔案管理理論的培養(yǎng)，使管理人員對檔案管理的重要意義和價值有更加深刻的認識，從而在工作中能夠重視檔案管理，認真對待管理工作。第二是對管理人員進行實際管理的培訓，包括對檔案資料的分級、分類、存儲以及具體的實施方法等。通過專業(yè)化的操作，可以盡可能地避免操作失誤帶來的分類分級錯誤或者是檔案資料損毀問題?？傊脤I(yè)化隊伍實施檔案管理，其標準性和規(guī)范性必然會得到提升，管理的效率和質(zhì)量也會得到提高。

三、結語

學校檔案管理是校園管理工作的一項重要內(nèi)容，通過提高檔案管理的效率和質(zhì)量，可以使得檔案資料的價值得到更大的發(fā)揮，而檔案價值發(fā)揮可以幫助學校進行更為合理的發(fā)展規(guī)劃和建設。所以說，深入地分析校園檔案管理工作存在的問題，然后進行標準化和規(guī)范化的策略研究，可以實現(xiàn)校園建設的科學化。

【參考文獻】

[1]張麗娟.探究檔案管理工作的規(guī)范化和標準化[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2015（A5）：215-216.

[2]黃潔.淺談中專學校檔案工作的規(guī)范化、標準化管理[J].辦公室業(yè)務，2016（03）：122.

第6篇：檔案管理的分類范文

關鍵詞：高校檔案 規(guī)范化 新途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0223-01

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成擁有一定保存價值的文字、聲音、影像資料。檔案工作是高校重要的基礎工作，從1987年國家教委下發(fā)的《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》，到2008年國家教育部下發(fā)的《高等學校檔案管理辦法》，都體現(xiàn)出國家對高等教育檔案管理工作的重視程度。從學校自身看，在知識經(jīng)濟和信息化時代，加強高校檔案規(guī)范化管理，對于夯實高?；A工作，體現(xiàn)核心競爭力都具有重要的意義。

1 新時期高校檔案管理工作規(guī)范化的意義

檔案的規(guī)范化管理是指注重檔案管理不同階段的相互關聯(lián)、配合，形成檔案管理合力，通過“合規(guī)”操作，體現(xiàn)出檔案在收集、分類、保管、利用等方面的層層銜接與遞進關系，以便于更好的提高高校檔案管理效率。一方面，實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可明確檔案管理的工作流程。檔案管理是一個系統(tǒng)工程，在“收集、分類、保管、利用”等每個環(huán)節(jié)都有特定的任務，只要某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了紕漏，就會影響到整個檔案系統(tǒng)的準確性。而規(guī)范化管理，通過明確每個環(huán)節(jié)的工作重點和工作任務，能夠從細節(jié)抓起，通過強制性的合規(guī)操作，實現(xiàn)“依法治檔”，促進整個檔案系統(tǒng)的科學性和完整性，推進高校檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和檔案利用知識化進程。另一方面，實施規(guī)范化管理，可以提高檔案管理人員工作的工作主動性。檔案的規(guī)范化管理，能夠明確每個部門、每個檔案管理人員的工作責任，通過明確某一環(huán)節(jié)的目標，使得每個部門、每位工作人員能夠各盡其職，工作職能上沒有沒有重疊和交叉，防止在檔案管理過程中的各部門間“推諉”、“扯皮”、“不作為”和“齊抓不共管”的現(xiàn)象發(fā)生。

2 高校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

高校檔案的規(guī)范化管理滲透到檔案的收集、分類、保存、應用等四大環(huán)節(jié)，只有做到每個環(huán)節(jié)既相互獨立又互相聯(lián)系，才能夠體現(xiàn)出規(guī)范化的集約與高效。

2.1 高校檔案的收集階段

收集階段是高校規(guī)范化檔案管理的第一步，在收集過程中，需要對高校在教學、學術研究、學生工作、招生就業(yè)等方面的工作內(nèi)容進行系統(tǒng)的分析與嚴格的把關鑒定，并能夠及時的收集有保存價值的資料。在實際工作中，首先要明確相關部門的職責，依法治檔、依法管檔、“應收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質(zhì)量保障。當前，高校普通在學生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過程中將重點放到教學與學術研究、教師檔案等方面。高校檔案必須以師生為本作為自己的發(fā)展方向，以“使用者至上，服務第一”的原則，收集、開發(fā)檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標，在檔案的收集中體現(xiàn)人文關懷，樹立“全納”和“大檔案”的服務理念，使檔案收集工作服務于學生。

2.2 高校檔案的分類整理階段

檔案的分類是高校檔案管理系統(tǒng)的第二階段工作，在這一環(huán)節(jié)中，要求高校檔案管理部門將收集的各類檔案按其形成的內(nèi)容、特點進行科學分類、系統(tǒng)編目，明確檔案層級及信息間的邏輯關系。在分類階段，做好過程控制與監(jiān)督檢查，實現(xiàn)程序化分類控制是關鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類前—分類中—分類后”的標準，做到事前有依據(jù)、計劃與布置，事中有檢查、監(jiān)督，事后有驗收、總結。要摒棄傳統(tǒng)的根據(jù)“歸檔時間”進行分類的方法，大力實施“復合型”分類法。

2.3 高校檔案的保管階段

檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)，高校要盡最大的努力實現(xiàn)檔案的“無破損”、“零丟失”管理，延長檔案保存的周期。對于數(shù)字化檔案，要引入穩(wěn)定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統(tǒng)，推進檔案數(shù)據(jù)庫資源的數(shù)字化、信息化進程，做好日常的數(shù)據(jù)庫更新與維護，高校要指定專人進行系統(tǒng)軟件硬件升級，建立相關的數(shù)據(jù)備份與保密制度，購置有效的防火墻，加強網(wǎng)絡安全，為數(shù)字檔案的管理與利用提供可靠的運行平臺。要進一步落實好檔案管理的相關“標準化”建設，根據(jù)學校自身實際，出臺《檔案標準化保管辦法》以及《檔案標準化管理實施細則》、《檔案標準化保管考核規(guī)定》等規(guī)章制度，推進檔案的“標準化”進程。

2.4 高校檔案的利用階段

“以人為本”是科學發(fā)展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現(xiàn)代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類、保管等前三個環(huán)節(jié)能夠確保檔案的“應保盡?！焙秃侠砭幣?、安全保存，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標。高校檔案管理部門要在合理設置密級，保證安全性的前提下，廣泛創(chuàng)新檔案利用手段，通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴大檔案利用的覆蓋面，增強檔案利用的服務效能。檔案管理部門可根據(jù)用戶的要求，為每個用戶建立“檔案數(shù)據(jù)包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務，主動建立與檔案使用者的聯(lián)絡紐帶，為其查詢和導航檔案資料，使檔案管理工作服務于學校的各個部門，為學術研究提供資源庫，為學生的成長與發(fā)展提供參照物，為學校領導的重大決策做好參謀。

總之，在知識經(jīng)濟和信息化時代，加強高校檔案規(guī)范化管理，對于夯實高?；A工作，體現(xiàn)核心競爭力都具有重要的意義。實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動性。在未來的發(fā)展中，檔案的收集階段，要明確部門的職責，做到“應收盡收”，進一步完善檔案管理結構；在檔案的分類階段，要實現(xiàn)程序化分類控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數(shù)據(jù)庫維護；在檔案的利用階段，要體現(xiàn)人本理念與個性人服務；最終才能夠更好的實現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化。

參考文獻

[1] 嚴小蕾.高校檔案工作規(guī)范化管理芻議[J].四川檔案，2012（4）.

第7篇：檔案管理的分類范文

現(xiàn)行的村鎮(zhèn)建設檔案真實記錄著村鎮(zhèn)各項工作以及重要的信息記錄，是村鎮(zhèn)運行發(fā)展的重要憑證。村鎮(zhèn)建設檔案也屬于國家檔案的一部分，在社會發(fā)展的過程中具有重要的記錄作用。村鎮(zhèn)相關的檔案管理人員要根據(jù)當前管理過程中存在的各類問題加以改革??新，從而促進我國當前村鎮(zhèn)檔案管理工作的全面發(fā)展，從而促進村鎮(zhèn)改革發(fā)展各項工作的有效運行。

一、現(xiàn)行村鎮(zhèn)建設檔案管理中存在的各項具體問題

1.檔案管理意識不強

就目前山東省濱州市沾化區(qū)村鎮(zhèn)建設檔案管理的現(xiàn)狀來看，許多管理部門的領導對管理工作還處于忽視的階段，只注重村鎮(zhèn)建設發(fā)展的過程，很少注重管理相關的具體活動。管理工作中受到過去傳統(tǒng)的思想觀念影響，沒有從根本上認識到檔案管理的重要性，檔案中所保存的諸多有效信息不能被合理妥善的保管與利用[1]。

2.檔案管理的范圍不明確

就目前村鎮(zhèn)相關部門針對檔案管理還沒有制定出一個完整有效的管理辦法，檔案管理的內(nèi)容也隨著社會的快速發(fā)展發(fā)生了相應的改變。當前村鎮(zhèn)建設檔案管理沒有先進的經(jīng)驗可以參考，只能在實踐的過程中加深對各項管理工作的理解。長期的發(fā)展下去，會導致大量有效的信息資料被忽視丟棄，這樣檔案管理就失去了該有的實效性，影響了檔案的完整性[2]。

3.檔案缺乏現(xiàn)代化的管理理念

現(xiàn)階段由于許多醫(yī)療機構用地資源緊張，在后續(xù)的各項工作中降低了檔案室的布置面積，將其作為其它空間使用。在科學技術高度發(fā)展的今天，仍有許多村鎮(zhèn)還采取人工錄入的方式進行信息的錄取和收集，導致檔案管理中的信息量受限，這在一定程度上限制了檔案資源的綜合利用。

二、解決村鎮(zhèn)建設檔案管理中存在問題的具體辦法

1.加強相關人員的檔案管理意識

山東省濱州市沾化區(qū)村鎮(zhèn)相關管理部門對于檔案管理的重視程度是進行管理工作的重要前提，村鎮(zhèn)的各個部門要將檔案管理的重要性進行全面的宣傳并執(zhí)行。通過各類研究討論會和參觀學習的方式為村鎮(zhèn)員工講解檔案管理的重要意義，更全面地提高醫(yī)務人員的管理意識。

2.建立檔案管理制度，完善規(guī)范化管理

山東省濱州市沾化區(qū)村鎮(zhèn)要加強檔案管理制度的建設，從根本上實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。首先對村鎮(zhèn)現(xiàn)有的資料進行相應的整理分類，對檔案管理中所執(zhí)行的各個步驟加強管理，讓每項措施活動都能有規(guī)定的制度指導。最后將所有的檔案作為一個整體進行管理，對每個有效的資源進行分類，擴大檔案管理的綜合全面性[3]。

3.加強檔案的現(xiàn)代化管理

在當前村鎮(zhèn)建設檔案管理過程中，要想全面實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，就要付諸一定量的資金投入。隨著社會的不斷發(fā)展，村鎮(zhèn)建設檔案所包括的內(nèi)容逐漸增多，憑借過去傳統(tǒng)的技術和管理方法很難進行有效的管理，所以必須引進更多先進的技術設備，促進管理方式的科學化。以現(xiàn)代計算機技術取代過去手工管理，實現(xiàn)智能化的管理。運用計算機對各類檔案進行分類編號，從而便于之后檔案資料的快速查找，不僅提高了管理的效率也增強了管理的科學化和有序性的提升，符合當今社會發(fā)展的趨勢。

4.加強檔案管理人員隊伍建設

當前村鎮(zhèn)建設檔案管理人員都沒有經(jīng)過嚴格的選取，而是由村鎮(zhèn)其他相關部門人員進行調(diào)動的。檔案管理人員在一定程度上缺乏專業(yè)的管理知識，都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓學習就上崗工作，使得專業(yè)管理技術不具備應有的科學性。所以企業(yè)要加強檔案管理人員的招聘活動，選取更多優(yōu)秀的管理人才。經(jīng)過嚴格的刪選培訓才能上崗，從根本上提升村鎮(zhèn)建設檔案管理人力資源的力量，從而進一步推動各項管理工作的有效開展。

三、村鎮(zhèn)建設檔案管理工作的創(chuàng)新

當今社會經(jīng)濟在告訴發(fā)展，社會主義市場經(jīng)濟改革進程加快。村鎮(zhèn)各項管理運行過程都應建立在改革發(fā)展的基礎上進行。相關管理機構要以現(xiàn)代化的科學方法對村鎮(zhèn)內(nèi)部管理設備進行有效的維護，從根本上減少檔案管理系統(tǒng)自身存在的危害，提高管理的實效性。制定科學合理的管理體系，完善檔案管理的各項流程，維護信息資源的穩(wěn)定和有效利用率。

從當前村鎮(zhèn)建設檔案管理發(fā)展的實際情況來看，要完成各類監(jiān)督運行的工作，就需要對系統(tǒng)整體的運行情況進行有效的把握，明確各項任務的流動情況，在一定程度上保障電子檔案的完整有效性。在檔案管理工作的創(chuàng)新中充分展示出檔案管理的相應職能，做好各類文件檔案的分類管理，將科學化的管理過程吸取到工作的環(huán)節(jié)中，從而提升檔案管理的整體效率。

第8篇：檔案管理的分類范文

關鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；現(xiàn)代化；管理對策

一、醫(yī)院文書管理的重要性

醫(yī)院的文書檔案客觀記錄了一個醫(yī)院各個時期的重要活動，重大事件及工程進展，不僅記載了醫(yī)院自身的發(fā)展歷程，還記載了醫(yī)院各項活動的廣度與深度，直接反應醫(yī)院的管理水平，為醫(yī)院更好的展開各項活動和工作提供了寶貴的資源和經(jīng)驗，是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中不可缺少的一部分[1]。隨著經(jīng)濟和科學技術的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化管理技術和手段不斷應用于工作和生活的各方各面，醫(yī)院文書檔案文件繁多，如何利用現(xiàn)代化技術將其進行分類及管理成為目前的重大課題。

二、醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院對文書檔案管理重視程度不夠

由于文書檔案管理不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，醫(yī)院對其管理意識薄弱，而多集中如何提高醫(yī)院的治療水平及外界口碑，從而直接提高其經(jīng)濟效益。同時，有人認為對醫(yī)院文書管理的工作簡單，不需要技術含量，對醫(yī)院的發(fā)展并沒有什么意義，沒有存在意義。長期存在的觀念抑制了在現(xiàn)代化背景下文書檔案管理的與時俱進，造成了醫(yī)院文書檔案資料缺失或分類不當，降低其的利用率。

（二）醫(yī)院文書檔案管理人員素質(zhì)不高

醫(yī)院的人才培養(yǎng)中多關注引進高端醫(yī)療技術人員，忽略了管理方面的人才引進；在人才培養(yǎng)方面，注重療效知識的教育培訓，卻忽略了對醫(yī)院文書檔案管理人員的管理能力的提升。在醫(yī)院從事文書檔案管理的人員大部分不是文書檔案管理專業(yè)的學生，來自計算機、護理等專業(yè)的人員通過自學相關知識，便開始文書檔案管理工作，由于缺少管理的專業(yè)背景，難以投入到文書檔案管理復雜的工作當中。此外，醫(yī)院的文書檔案管理人員不固定，存在較大的人員變動，為醫(yī)院的文書檔案管理也加大了難度。

（三）文書檔案管理制度存在缺陷

由于缺少與現(xiàn)代經(jīng)濟體制相適應的管理制度，多數(shù)醫(yī)院并沒有對文書檔案建立完善的管理制度，使得相關的資料收集、整理、儲存不當；各部門對醫(yī)院文書檔案適應分散管理，對其文書檔案的界定范圍不明確，也沒有建立完善的制度，管理質(zhì)量層次不齊，隨著現(xiàn)代化進程的加快，除了紙質(zhì)版的文書檔案，還存在電子版，不完善的制度造成文書檔案的重復保存或缺失；此外還存在部分文書工作和檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象。

（四）文書檔案管理硬件設備投入不夠

醫(yī)院對于先進的治療設備投入加大，但在文書檔案管理的相關硬件設備上投入較少，一些醫(yī)院對于單獨文書檔案室的設立，管理管理設備及消防設備達不到相關標準；此外一些醫(yī)院并沒有將計算機設備及相關的網(wǎng)絡引進文書檔案管理中，多數(shù)管理還集中于手工管理，自動化管理程度?。磺以谧詣踊瘷n案管理中，工作人員無法很好的應對電子檔案的存儲管理、信息安全以及防御計算機病毒、修復技術等，知識計算機技術在醫(yī)院文書檔案管理中的開發(fā)和利用與其他管理領域存在很大差距[2]。

三、提高醫(yī)院文書管理檔案的對策

（一）加強醫(yī)院管理人員對文書檔案管理工作的重視程度

通過對醫(yī)院各層人員培訓，提高其對檔案管理工作的認識程度，尤其要增強管理人員的重視意R。只有領導對檔案管理重視意識提高，才能提高管理在醫(yī)院地位的提高，才能增加對檔案管理的投入。此外還有不斷提高醫(yī)院醫(yī)療人員的業(yè)務能力，增加醫(yī)院的經(jīng)濟效益，為檔案管理提供必要的經(jīng)濟基礎。文書檔案管理工作不是分散的，而應作為統(tǒng)一管理的，因此要加強各部門的交流與溝通，推進檔案管理工作的順利開展。

（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接關系到檔案管理的水平，因此要從各方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。加大文書管理檔案高端管理人才的引進投資，招收具有檔案管理背景或有經(jīng)驗的工作人員；定期對檔案管理人員進行培訓，讓其接受更專業(yè)、更系統(tǒng)、更先進的知識體系，從而不斷提高自身的素質(zhì)；加強工作人員對計算技術、網(wǎng)絡技術等的應用能力；此外減少檔案管理崗位的流動性也有助于推進醫(yī)院檔案管理的進程。

（三）完善檔案管理的各項相關制度

建立健全文書檔案管理制度，對文書檔案的范圍準確定義，并明確檔案管理人員職責，對整個醫(yī)院不同部門的檔案實行統(tǒng)一管理；建立關于文書檔案管理的考核制度，定期對檔案管理人員進行考核，確保其業(yè)務水平，從而保證檔案管理工作的順利進行。對于業(yè)務能力較差的檔案管理人員，對其進行二次培訓，實行考核上崗等。此外還應對文書檔案的保密制度、保管制度、查閱制度以及檔案的鑒定、借閱、銷毀等制度予以完善，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度約束[3]。

（四）推進文書檔案信息管理的現(xiàn)代化建設

隨著我國人口的不斷增加，文書檔案資料也呈明顯的上升趨勢，單純通過手工完成對其記錄、分類及儲存以不能滿足人們的需求，因此必須引進先進的現(xiàn)代化技術，應將計算機技術、云技術等運用在檔案管理過程中。首先增加信息管理硬件設備的投入，完善資料室的相關基礎設施；其次重視紙質(zhì)化檔案數(shù)字化，并對檔案中重復的內(nèi)容進行整理，缺失的內(nèi)容予以標記，并對已有文書檔案進行分類，便于之后的檔案統(tǒng)計，有利于提高工作的自動化程度；此外要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡平臺的建設，將各類檔案信息納入其中，構建醫(yī)院信息中心，進行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為各醫(yī)院各部門提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務[4]。

四、結語

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理工作復雜，需要長期的投入，是衡量醫(yī)院現(xiàn)代化的重要指標之一。因此醫(yī)院各層必須對該工作予以重視，加大投資人才和設備，解決好目前存在的問題，發(fā)揮其在醫(yī)療工作、教學科研及醫(yī)院管理中的作用，從而為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。

參考文獻：

[1]紅.醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對策[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2013，12（02）：126.

[2]黃建華.探討醫(yī)院文書檔案管理工作中存在的問題及對策[J].北方藥學，2013，10（07）：151.

第9篇：檔案管理的分類范文

1信息挖掘技術

1.1數(shù)據(jù)挖掘技術概述

數(shù)據(jù)挖掘技術是一種基于統(tǒng)計學、人工智能等等技術基礎上，能夠自動分析原有數(shù)據(jù)，從而做出歸納整理，并對其潛在的模式進行挖掘的決策支持過程，簡單來說就是從一系列復雜的數(shù)據(jù)中提取人們需要的潛在性信息。

1.2數(shù)據(jù)挖掘技術的方法

二十世紀末，計算機挖掘技術產(chǎn)生。其一般用到的方法有：（1）孤立點分析。孤立點分析法主要用于對于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對象中，對其價值聯(lián)系進行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點的數(shù)據(jù)，對需要解讀的數(shù)據(jù)進行識別。（4）關聯(lián)性分析。關聯(lián)性分析方法是對指定數(shù)據(jù)中出現(xiàn)頻繁的數(shù)據(jù)進行挖掘。（5）序列分析。與關聯(lián)性分析法一樣，由數(shù)據(jù)之間內(nèi)在的聯(lián)系得出潛在的關聯(lián)。

1.3計算機挖掘技術的形式分析

計算機挖掘技術在使用過程中，收集到的數(shù)據(jù)不同，數(shù)據(jù)收集的方法也就不同。在對數(shù)據(jù)挖掘技術進行形式分析的時候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關規(guī)則形式。

2計算機數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案信息管理

系統(tǒng)中的應用計算機挖掘技術，能夠?qū)㈦[藏的信息挖掘出來并進行總結和利用，運用到檔案管理中來，在充分發(fā)揮挖掘技術作用的同時，極大的提高了檔案數(shù)據(jù)的利用價值。數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案管理系統(tǒng)中，一般用到的方法為：

2.1收集法

該方法在對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行分析的基礎上，建立對已知數(shù)據(jù)詳細描述的概念模型。然后將每個測試的樣本與此模型進行比較，若有一個模型在測試中被認可，就可以以此模型對管理的對象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進行問卷調(diào)查并將答案輸入到數(shù)據(jù)庫中。在該數(shù)據(jù)庫中，對客戶的回答進行具體屬性描述，當有新的回答內(nèi)容輸入的時候，系統(tǒng)會自動對該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時，提高了檔案管理的效率。

2.2保留法

該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過程。對于任何一個企業(yè)來說，發(fā)展一個新的客戶的成本要遠遠高于留住一個來客戶的成本。在客戶保留的過程中，對客戶檔案流失原因的分析至關重要，因此，采用挖掘技術對其進行分析是必要的。2.3分類法通過計算機挖掘技術對檔案進行分類，按照不同的性質(zhì)進行系統(tǒng)的劃分，將所有相似或相通的檔案進行整理，在人們需要的時候，能夠快速的被提取出來，提高了檢索的效率和分類的專業(yè)性。

3檔案管理引入計算機挖掘技術的必要性

計算機挖掘技術的應用，對檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現(xiàn)在：

3.1對檔案的保護更全面

一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時間不斷增加，其年代感加強，意義和價值增大。相應的，利用的頻率會隨著利用的價值增加，也更容易被損壞從而導致檔案信息壽命折損，此外，管理不當造成泄密，使檔案失去了原本的利用價值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術的運用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。

3.2提升檔案管理的質(zhì)量

在檔案信息管理系統(tǒng)中引入計算機挖掘技術，使得檔案信息管理打破了傳統(tǒng)的模式，通過挖掘技術，對管理的模式有了極大的創(chuàng)新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時間和精力更加豐富，在對檔案管理的細節(jié)方面也就更加注意，同時也加快了對檔案的數(shù)據(jù)信息進行處理的速度，提升檔案管理的整體質(zhì)量。

4結語

綜上所述，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術涉及的內(nèi)容很廣，對挖掘技術的運用，使得各行各業(yè)的發(fā)展水平得到了很大的提高，推動社會經(jīng)濟的發(fā)展，帶動社會發(fā)展模式的創(chuàng)新。在檔案管理中使用計算機挖掘技術，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時，也需要檔案信息管理人員在進行檔案信息管理的時候，能合理利用計算機信息挖掘技術，在提高工作效率的同時，促進管理模式的不斷創(chuàng)新，以適應時展的要求。

作者:莫德強 李曉輝 王林 單位:中國白城兵器試驗中心

參考文獻