電子檔案管理基礎(chǔ)精選(九篇)
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第1篇：電子檔案管理基礎(chǔ)范文
一、電子病歷檔案中存在的安全性風(fēng)險(xiǎn)因素
（一）外部環(huán)境
在電子病歷檔案管理環(huán)境中，各種因素下產(chǎn)生的自然災(zāi)害、磁場(chǎng)干擾以及溫度變化都會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)備載體性能造成影響，從而使計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)發(fā)生變質(zhì)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及圖像失真。因醫(yī)院電子病歷檔案中包含的內(nèi)容較多，每天的信息流動(dòng)量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲(chǔ)備電腦一直處在擾的狀態(tài)下，若是沒(méi)有對(duì)其采取有效手段進(jìn)行防護(hù)，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。
（二）電子技術(shù)
這里所說(shuō)的電子技術(shù)，并不是人為控制下的電子技術(shù)因素，雖然醫(yī)院在實(shí)施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術(shù)本身存在較多缺陷以及漏洞，會(huì)使醫(yī)院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險(xiǎn)。電子病歷檔案主要是依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所存在的，另一方面，因電子信息技術(shù)發(fā)展速度較快，唯有不斷對(duì)計(jì)算機(jī)硬件以及軟件進(jìn)行更新，且運(yùn)用高級(jí)程序?qū)ζ溥M(jìn)行保護(hù)，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護(hù)。
（三）管理手段
管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應(yīng)操作人員對(duì)病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發(fā)生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規(guī)范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進(jìn)而通過(guò)一些非法手段對(duì)電子病歷載體以及系統(tǒng)進(jìn)行的惡意破壞。
二、針對(duì)電子病歷檔案的安全防范手段
（一）優(yōu)化外部環(huán)境
首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現(xiàn)代化的管理理念，在對(duì)前端控制管理有效實(shí)施后，可以快速提升管理效率，優(yōu)化功能配置。同時(shí)前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過(guò)程為在對(duì)電子檔案實(shí)施管理時(shí)，結(jié)合具體要求或是目標(biāo)對(duì)管理手段進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過(guò)前端管理手段實(shí)現(xiàn)，還要將各個(gè)環(huán)節(jié)下的不同業(yè)務(wù)需要實(shí)施重復(fù)性操作，使其能夠提前實(shí)施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業(yè)以及重復(fù)作業(yè)量，還能有效提升工作效率。
第二，實(shí)施支出以及風(fēng)險(xiǎn)平衡式管理在對(duì)電子病歷檔案管理過(guò)程中，本身就會(huì)存在較多的風(fēng)險(xiǎn)性因素，但是我們要明確一點(diǎn)，無(wú)論我們?cè)鯓咏档惋L(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率，風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)存在，也就是說(shuō)，我們?nèi)粝雽L(fēng)險(xiǎn)性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中，要充分保障支出以及風(fēng)險(xiǎn)因素之間的平衡性，其中主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制過(guò)程中，是需要消耗一定成本的，維護(hù)成本消耗有時(shí)比電子病歷檔案管理受到損壞的費(fèi)用更大，此時(shí)說(shuō)明電子檔案管理是非常不恰當(dāng)?shù)?；第二，因絕對(duì)保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實(shí)現(xiàn)的，因而要有選擇性地對(duì)電子病歷檔案實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制，并將剩余風(fēng)險(xiǎn)控制在合理范圍之內(nèi)。在對(duì)電子病歷檔案承受風(fēng)險(xiǎn)性進(jìn)行考量的過(guò)程中，首先要對(duì)其成本預(yù)期進(jìn)行控制，若是風(fēng)險(xiǎn)控制成本比損傷成本大的話，可以適當(dāng)考慮接受風(fēng)險(xiǎn)。
（二）提升電子技術(shù)水平
在對(duì)電子技術(shù)水平提升過(guò)程中，要采取靜態(tài)保護(hù)以及動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合的方式。對(duì)系統(tǒng)管理理念進(jìn)行明確，并重視電子檔案周期中各項(xiàng)活動(dòng)之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結(jié)合在一起。其中電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理主要包括靜態(tài)以及動(dòng)態(tài)兩種風(fēng)險(xiǎn)管理方式。靜態(tài)風(fēng)險(xiǎn)管理是指對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施的安全維護(hù)工作，具體指的是在對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施安全維護(hù)的過(guò)程中，強(qiáng)化對(duì)電子檔案載體的管理以及庫(kù)房管理工作；動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)管理是指將電子病歷檔案從檔案庫(kù)中逐步延伸到庫(kù)房之外，因此更加重視對(duì)電子病歷檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理工作。
（三）管理手段控制
電子檔案管理人員可以對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行更改，同時(shí)具有不同權(quán)限的管理人員也能對(duì)病歷實(shí)施調(diào)取和更改，但是因人為操作具有不可避免性，因而這就需要我們要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí)以及抵御外來(lái)誘惑的能力，防止出現(xiàn)違反職業(yè)道德行為的出現(xiàn)，第一我們要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，多學(xué)習(xí)一些相關(guān)專業(yè)知識(shí)以及法律文獻(xiàn)，有效提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及道德水平；第二，加強(qiáng)各個(gè)醫(yī)院間的人員交流，培養(yǎng)復(fù)合型人才。
第2篇：電子檔案管理基礎(chǔ)范文
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，以及電子檔案的不斷增多，其帶給檔案管理工作更極大的挑戰(zhàn)。在新的時(shí)代背景下，檔案管理工作者已經(jīng)逐步認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)與電子檔案管理之間的互補(bǔ)性，意識(shí)到只有實(shí)現(xiàn)兩者的共同進(jìn)步才能應(yīng)對(duì)時(shí)展帶來(lái)的挑戰(zhàn)，并有效提高檔案管理工作的有效性。
基于此，本文在此淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的紙質(zhì)與電子檔案管理，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)人士提供有益參考與借鑒，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展與建設(shè)。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)與電子檔案管理存在的問(wèn)題
（一）電子存檔的滯后
雖然電子檔案具有其自身無(wú)與倫比的巨大優(yōu)勢(shì)，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因?yàn)榉蓱{證效用的限制，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案仍舊存在其必要性。這種現(xiàn)狀已經(jīng)決定了在檔案存檔工作中，紙質(zhì)管理始終是電子檔案存在的基礎(chǔ)。
但從實(shí)踐調(diào)查的結(jié)果顯示，在部分行業(yè)中，因?yàn)闄n案數(shù)量過(guò)多以及員工工作量巨大等原因，導(dǎo)致電子存檔的工作相對(duì)滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質(zhì)檔案中進(jìn)行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)。
電子存檔的滯后還容易造成紙質(zhì)檔案的遺失，進(jìn)一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。
（二）兩種檔案的內(nèi)容不相符
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲(chǔ)和輸送方式給檔案管理工作帶來(lái)了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。
在這種背景下，部分檔案管理工作者經(jīng)常在檔案管理工作中失誤，造成紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容不相符。具體的說(shuō)，在檔案內(nèi)容修訂時(shí)，部分工作者僅僅是在電子檔案中進(jìn)行了修改，卻因?yàn)槠渌虑檫z忘了對(duì)紙質(zhì)檔案的修改。這就導(dǎo)致兩份檔案的內(nèi)容不一致，導(dǎo)致在最終的對(duì)證中需要花費(fèi)更多時(shí)間和精力。
三、如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的互補(bǔ)
（一）及時(shí)做好歸檔整理工作
眾多檔案管理者要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高工作的效率，并且實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互補(bǔ)，其首要的任務(wù)是轉(zhuǎn)變自身的意識(shí)，必須要明確兩者具有的特殊性。
首先，紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，只有紙質(zhì)檔案才具有法律的真實(shí)效力，只有確保紙質(zhì)檔案無(wú)損壞、無(wú)遺失，才能利用電子檔案的巨大優(yōu)勢(shì)提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對(duì)電子檔案進(jìn)行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損，保證檔案的真實(shí)有效。
明確這一認(rèn)識(shí)，檔案管理工作者才會(huì)督促自己正確對(duì)待兩種不同的檔案，才能在紙質(zhì)檔案建立以后進(jìn)行及時(shí)的歸檔和整理工作，才能及時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行科學(xué)的保存。
（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質(zhì)
與此同時(shí)，只有不斷提高檔案管理工作者的素質(zhì)與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質(zhì)與電子檔案的管理工作。具體地說(shuō)，隨著管理者能力與素質(zhì)的提升，其才會(huì)在檔案修訂時(shí)及時(shí)找出和修訂紙質(zhì)檔案，并以此為基礎(chǔ)對(duì)電子檔案進(jìn)行更新。
此外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會(huì)在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)共存。這就要求檔案管理者對(duì)兩種不同類型的檔案進(jìn)行單獨(dú)的管理工作，不可將其混合管理，從而導(dǎo)致兩種檔案的管理質(zhì)量下降。
這就對(duì)檔案管理工作者的要求進(jìn)一步提高，只有不斷提高其能力與素質(zhì)，檔案管理者才能夠根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的特性優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。
這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)，針對(duì)其業(yè)務(wù)能力以及基本的素質(zhì)進(jìn)行有效的培訓(xùn)，使其能夠應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理工作，同時(shí)建設(shè)優(yōu)秀的管理隊(duì)伍。
（三）加強(qiáng)監(jiān)督與核查工作
最后，管理者要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的有效性就應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督與核查工作。
一方面，管理者應(yīng)該安排人員對(duì)日常的檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督。首先要監(jiān)督紙質(zhì)檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監(jiān)督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發(fā)生單方面的變換，監(jiān)督者必須要追溯其根源，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。
另一方面，管理者需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的核查工作。這就需要技術(shù)能力較強(qiáng)的員工擔(dān)當(dāng)此工作，要根據(jù)軟件和系統(tǒng)的痕跡對(duì)電子檔案進(jìn)行定時(shí)的核查，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相一致，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
第3篇：電子檔案管理基礎(chǔ)范文
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；問(wèn)題；解決對(duì)策
中圖分類號(hào)：G642文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2851（2011）07-0-01
一、電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題
1.電子檔案管理中的接收格式不一致，導(dǎo)致電子檔案難于統(tǒng)一化管理。由于各單位形成檔案和處理檔案的方法格式不一致，且各地區(qū)之間、單位之間使用不統(tǒng)一的軟件，所以同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式也就不一樣，這樣增加了電子檔案統(tǒng)一化管理的難度。
2.電子檔案的管理存在缺乏原始性、真實(shí)性和完整性。電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，內(nèi)容沒(méi)有固定形式并且變化大，檔案管理部門(mén)對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難判斷電子檔案的原始性、真實(shí)性和完整性。這樣使得電子檔案信息內(nèi)容的錯(cuò)誤率遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案容易被復(fù)制，甚至被篡改后不留任何痕跡。電子文件是處于流動(dòng)狀態(tài)，儲(chǔ)存方式多樣，所以容易造成信息的缺損，導(dǎo)致電子檔案的不完整。
3.檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理，制約了電子檔案文件的整理與歸檔。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)全系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)，但是各單位、各地區(qū)沒(méi)有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來(lái)檔案電子化的影響，制定了不同的實(shí)施方法，使得檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。并且很多電子檔案的管理人員沒(méi)有受過(guò)關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，不能熟練的使用電子檔案軟件，所以不能充分發(fā)揮電子檔案管理的便利作用，從而制約了電子檔案文件的整理和歸檔。
4.電子檔案信息安全問(wèn)題亟待解決。由于我國(guó)已經(jīng)步入了全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，換句話說(shuō)就是我們使用了全球性、開(kāi)放性、共享性、動(dòng)態(tài)性發(fā)展因特網(wǎng)，電子政務(wù)系統(tǒng)的政府公文通過(guò)因特網(wǎng)和流轉(zhuǎn)，所以電子檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送時(shí)容易被竊聽(tīng)、泄密、篡改和偽造，甚至電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)會(huì)面臨病毒的入侵，對(duì)黑客高手防不勝防，使電子檔案信息的安全存在嚴(yán)重的威脅。
二、針對(duì)電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題提出解決對(duì)策
1.建立電子檔案管理中統(tǒng)一的接收數(shù)據(jù)格式，推廣使用相同的電子檔案管理軟件。建立統(tǒng)一的電子檔案模板，采用通用、統(tǒng)一的文件格式，形成統(tǒng)一的接收數(shù)據(jù)格式，并推廣應(yīng)用到各個(gè)單位和各個(gè)地區(qū)，從而保證電子檔案管理建立的統(tǒng)一性，減小電子檔案統(tǒng)一化管理的難度，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀。
2.采用有關(guān)的技術(shù)措施，保證電子檔案管理的原始性、真實(shí)性和完整性，提高電子檔案的可信度。具體可以采取的措施有：使用背景信息和元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案管理的原始性、真實(shí)性和完整性的依據(jù)；使用簽署技術(shù)，如光筆簽名、數(shù)字簽名；實(shí)行消息認(rèn)證和身份驗(yàn)證，存儲(chǔ)該用戶的相關(guān)資料，在使用時(shí)必須進(jìn)行認(rèn)證；推行一種訪問(wèn)控制技術(shù)――防火墻技術(shù)，在本機(jī)構(gòu)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止非法訪問(wèn)，盜竊機(jī)要信息和專利信息；使用加密技術(shù)和檔案?jìng)浞?。這些措施的采用有利于保持電子檔案文件的原始性、真實(shí)性和完整性，增加人們對(duì)于電子檔案的信任，使其能夠?yàn)楦嗟娜?、更多的單位有效利用，并且放心使用?/p>
3.加快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理的專業(yè)人才，并且重視和加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)從事電子檔案管理工作人員的培訓(xùn)。培養(yǎng)人才時(shí)，加強(qiáng)他們對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、電子檔案管理專業(yè)知識(shí)和思想素質(zhì)的學(xué)習(xí)，使他們精通計(jì)算機(jī)技術(shù)、熟悉檔案管理專業(yè)知識(shí)、熱愛(ài)檔案事業(yè)、素質(zhì)高、責(zé)任性強(qiáng)，為電子檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。對(duì)現(xiàn)從事電子檔案的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的檔案管理專業(yè)知識(shí)，提高他們的素質(zhì)，同時(shí)讓他們與時(shí)俱進(jìn)，熟悉和使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理操作，做到檔案管理現(xiàn)代化。
4.建立健全維護(hù)電子檔案文件真實(shí)和安全的法律法規(guī)，制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使各單位、各地區(qū)統(tǒng)一使用，推進(jìn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。在電子文件的形成、處理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有可能被更改或者丟失，所以通過(guò)法律形式將電子檔案管理和利用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定，使人們能夠自覺(jué)地遵守這些規(guī)定，建立健全相關(guān)的法律法規(guī)和管理制度，者有利于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全性。同時(shí)在各地區(qū)、各單位，電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、分類、排列、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來(lái)，使電子檔案得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，為電子檔案的統(tǒng)一化管理奠定基礎(chǔ)。
三、結(jié)語(yǔ)
我國(guó)處于這個(gè)信息時(shí)代，為了適應(yīng)社會(huì)的需求，促進(jìn)檔案管理的有效管理，提高檔案管理的效率，檔案管理面臨一個(gè)重大的轉(zhuǎn)變――由紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變。這對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，他們要轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾砟Ｊ胶退季S模式，對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用；這也對(duì)我國(guó)研究檔案管理的人員提出了挑戰(zhàn)，他們需要不斷地研究、探索電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，并且要及時(shí)給出措施，改進(jìn)電子技術(shù)，解決這些問(wèn)題，保證電子檔案文件的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性和有效性，使檔案資源得到安全可靠的保護(hù)，并且能夠準(zhǔn)確地、快速地向社會(huì)提供有用的信息資源，為電子檔案管理的發(fā)展成熟奠定技術(shù)基礎(chǔ)，從而促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]朱匯川.論元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中的應(yīng)用[J].安徽科技,2008,(10).
[2]席美珍.論高校檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用[J].才智,2011,(7).
第4篇：電子檔案管理基礎(chǔ)范文
統(tǒng)一身份驗(yàn)證和統(tǒng)一權(quán)限管理的電子政務(wù)公共平臺(tái)的成功建設(shè)，使得上海徐匯區(qū)電子政務(wù)建設(shè)走在了全國(guó)前列。徐匯區(qū)內(nèi)各委辦局的電子政務(wù)系統(tǒng)在提高政府機(jī)構(gòu)行政效率的同時(shí)，產(chǎn)生大量的電子文件和過(guò)程文檔。對(duì)于電子政務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件和過(guò)程文檔，根據(jù)國(guó)家和地方檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)的要求，必須加以及時(shí)歸檔，并進(jìn)行相應(yīng)的后續(xù)檔案管理。因此，如何建設(shè)基于電子政務(wù)系統(tǒng)的一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)，成為徐匯區(qū)電子政務(wù)建設(shè)所面臨的迫切問(wèn)題。
區(qū)縣一體化檔案管理
綜合服務(wù)平臺(tái)需要解決的核心問(wèn)題
建設(shè)區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)，需解決的核心問(wèn)題概括起來(lái)，主要包括：
1. 一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)內(nèi)部各系統(tǒng)之間的關(guān)系
區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)由若干子系統(tǒng)（區(qū)縣檔案局門(mén)戶網(wǎng)站、文檔一體化系統(tǒng)、電子文件子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)以及公務(wù)員檔案綜合信息服務(wù)平臺(tái)）組成。這些子系統(tǒng)共同構(gòu)成區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)，它們彼此之間在數(shù)據(jù)、檔案內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程上都有橫向或縱向的聯(lián)系。因此，如何處理子系統(tǒng)之間的關(guān)系，是建設(shè)區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)必須解決的首要問(wèn)題。
2. 按卷整理向按件整理的轉(zhuǎn)換與過(guò)渡
根據(jù)國(guó)家規(guī)定，文書(shū)檔案的整理包含按卷整理和按件整理兩種方式，各單位可根據(jù)現(xiàn)有檔案整理基礎(chǔ)或文件材料形成規(guī)律，任意選擇其中一種方式，但兩種方式不能混淆和同時(shí)使用。上海徐匯區(qū)檔案局在過(guò)去的工作中，以按卷整理的方式對(duì)檔案進(jìn)行歸類整理。但在政府機(jī)構(gòu)逐步采用信息化手段進(jìn)行工作后，為了便于對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類電子文件（檔案）進(jìn)行管理，按件整理的方式顯然更適合。因此，基于電子政務(wù)的區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，一方面要保證從按卷向按件轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，“卷”、“件”兩個(gè)階段的良好銜接；另一方面也要保證對(duì)以往按卷處理的檔案的有效利用。
3. 現(xiàn)行文件和檔案文件的管理
根據(jù)文件生命周期理論，文件從形成直至最后銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程，在這個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程中，文件先后表現(xiàn)出三種明顯不同的價(jià)值形態(tài)，文件生命周期也因此而劃分為文件的現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期三個(gè)階段。在區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)中，系統(tǒng)將政務(wù)文件定義為文件、現(xiàn)行文件和檔案文件三種類型。對(duì)于現(xiàn)行文件和檔案文件，由于文件實(shí)體的存放位置不同，其管理方式也存在著差異，因此，一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)應(yīng)針對(duì)現(xiàn)行文件和檔案文件的不同特征，提供不同的管理模式。
4. 系統(tǒng)整合
在區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)的規(guī)劃和建設(shè)中，需要考慮檔案服務(wù)平臺(tái)與以下幾個(gè)系統(tǒng)的整合：與區(qū)縣一體化電子政務(wù)公共平臺(tái)的整合、與區(qū)縣各委辦局電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的整合、與市級(jí)檔案局管理系統(tǒng)的整合。
5. 信息與資源的共享
區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，必然涉及用戶、權(quán)限、日志管理、模塊管理等基礎(chǔ)功能。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)與區(qū)縣一體化電子政務(wù)公共平臺(tái)的完全整合，同時(shí)，也為了使檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)成為區(qū)縣一體化電子政務(wù)公共平臺(tái)的有機(jī)組成部分，區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)的規(guī)劃和建設(shè)，應(yīng)遵守區(qū)縣一體化電子政務(wù)公共平臺(tái)的建設(shè)要求與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在區(qū)縣一體化電子政務(wù)公共平臺(tái)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理。
6. 信息公開(kāi)
區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)的設(shè)計(jì)，應(yīng)遵循國(guó)家和地方政府的相關(guān)法律、法規(guī)的要求，為政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位和公眾提供安全的信息公開(kāi)服務(wù)。
7. 數(shù)據(jù)交換
區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)涉及的數(shù)據(jù)交換，主要包括區(qū)縣檔案局信息網(wǎng)站的“數(shù)字檔案館”與檔案管理系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換、各委辦局檔案室與區(qū)縣檔案局之間的數(shù)據(jù)交換。
區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)的總體架構(gòu)模型
以上所述核心問(wèn)題為基本目標(biāo)，在頂層設(shè)計(jì)思想的統(tǒng)一指導(dǎo)下，以徐匯區(qū)為例，規(guī)劃區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)的總體架構(gòu)。徐匯區(qū)一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)，由“五橫二縱”的體系結(jié)構(gòu)組成?！拔鍣M”是指從面向用戶逐漸深入系統(tǒng)核心應(yīng)用，系統(tǒng)分為五個(gè)層次，包括服務(wù)渠道層、應(yīng)用服務(wù)層、服務(wù)支撐層、檔案信息資源層和基礎(chǔ)設(shè)施層?！岸v”是指徐匯區(qū)一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)建設(shè)中，貫徹始終的管理保障體系，由管理機(jī)制、績(jī)效體系、標(biāo)準(zhǔn)體系和法規(guī)體系組成。
服務(wù)渠道層由檔案局門(mén)戶網(wǎng)站和檔案綜合服務(wù)系統(tǒng)組成。通過(guò)服務(wù)渠道層，實(shí)現(xiàn)了徐匯區(qū)檔案局面向公眾、企事業(yè)單位、政府公務(wù)員的服務(wù)前端、業(yè)務(wù)渠道和客戶端的整合。區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)的主要應(yīng)用系統(tǒng)集中在應(yīng)用服務(wù)層，由檔案局管理系統(tǒng)、電子文件數(shù)據(jù)中心、文檔一體化系統(tǒng)等三大系統(tǒng)組成。
服務(wù)支撐層的主要作用是通過(guò)實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)所共有的、與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的技術(shù)需求，為應(yīng)用服務(wù)層提供基礎(chǔ)服務(wù)。服務(wù)支撐體系由四大技術(shù)平臺(tái)組成，即門(mén)戶支撐、認(rèn)證授權(quán)、信息交換、基礎(chǔ)服務(wù)。
應(yīng)用支撐層的設(shè)計(jì)和構(gòu)建，突破了傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)思路，使電子政務(wù)建設(shè)，從以各部門(mén)自建自用為特征的分散建設(shè)模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐惑w化、集約化為特征的整體建設(shè)模式，從根本上提高了檔案管理信息化建設(shè)的水平和質(zhì)量。
檔案信息資源層的主要目標(biāo)是建立政務(wù)檔案信息資源體系，加強(qiáng)政務(wù)檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)和利用，保證信息資源的共享和整合，支持信息資源的交換。檔案信息資源系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行政務(wù)信息資源的采集、更新和共享，建立若干個(gè)與檔案管理相關(guān)的政務(wù)信息資源庫(kù)，形成統(tǒng)一的信息資源目錄體系，為政府各部門(mén)、企業(yè)和社會(huì)公眾提供信息服務(wù)。
基礎(chǔ)設(shè)施層主要包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、硬件及系統(tǒng)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施。
為了保障區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)的順利實(shí)施，需要從管理機(jī)制、績(jī)效體系、標(biāo)準(zhǔn)體系、法規(guī)體系等方面，建立相應(yīng)的機(jī)制。
基于政務(wù)文件生命周期的檔案應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)功能模型
根據(jù)區(qū)縣檔案局的工作特點(diǎn)，同時(shí)結(jié)合電子政務(wù)環(huán)境下政府公文的產(chǎn)生特點(diǎn)，針對(duì)政務(wù)文件的文件、現(xiàn)行文件、檔案等三種方式，區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)的應(yīng)用服務(wù)層由三大系統(tǒng)組成：文檔一體化系統(tǒng)、電子文件數(shù)據(jù)中心、檔案管理系統(tǒng)。
區(qū)縣檔案管理的一體化管理的流程，主要體現(xiàn)在區(qū)縣各委辦局檔案室利用文檔一體化子系統(tǒng)收集、歸檔、整理、編目、利用、統(tǒng)計(jì)、上報(bào)、移交檔案；移交的檔案上報(bào)至區(qū)檔案局電子文件子系統(tǒng)中，這部分檔案為現(xiàn)行文件，檔案局對(duì)這部分文件進(jìn)行目錄及全文信息的接收、進(jìn)館整理、編目、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定；根據(jù)檔案法規(guī)定，對(duì)電子文件系統(tǒng)中的經(jīng)過(guò)一定年限的檔案，在進(jìn)行實(shí)體進(jìn)館的同時(shí)，把相關(guān)檔案提交至檔案管理子系統(tǒng)中進(jìn)行管理，同時(shí)建設(shè)的區(qū)縣檔案局（館）信息網(wǎng)站和公務(wù)員檔案綜合信息服務(wù)平臺(tái)中的數(shù)據(jù)，由電子文件子系統(tǒng)和檔案管理子系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)構(gòu)成。
電子文件數(shù)據(jù)中心子系統(tǒng)和檔案管理子系統(tǒng)在功能上沒(méi)有明顯區(qū)別，系統(tǒng)設(shè)計(jì)的主要目的是為了符合國(guó)家對(duì)于在檔案實(shí)體未進(jìn)館之前需要在檔案局備案的規(guī)定。電子文件數(shù)據(jù)中心子系統(tǒng)的管理對(duì)象是區(qū)縣各委辦局在檔案實(shí)體未進(jìn)館之前的電子文件，檔案管理子系統(tǒng)的對(duì)象是檔案實(shí)體進(jìn)館之后的歸檔管理。
1. 文檔一體化系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔
文檔一體化系統(tǒng)的主要作用是完成區(qū)縣一體化電子政務(wù)公共平臺(tái)中各委辦局的電子政務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件的在線歸檔。
由于不同的委辦局電子政務(wù)應(yīng)用情況的差異，文檔一體化的處理方式也各不相同，主要包括以下幾種情況：
（1）各委辦局有各自的電子政務(wù)系統(tǒng)，且開(kāi)發(fā)商提供開(kāi)發(fā)接口。
（2）各委辦局有各自的電子政務(wù)系統(tǒng)，且原開(kāi)發(fā)商開(kāi)放數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。
（3）各委辦局有各自的電子政務(wù)系統(tǒng)，原開(kāi)發(fā)商不開(kāi)放數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。
（4）各委辦局沒(méi)有自己的電子政務(wù)系統(tǒng)。
2.電子文件數(shù)據(jù)中心：實(shí)現(xiàn)歸檔后電子文件的統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)
電子文件數(shù)據(jù)中心與文檔一體化系統(tǒng)緊密關(guān)聯(lián)。文檔一體化完成電子文件的在線歸檔后，電子文件數(shù)據(jù)中心對(duì)歸檔后的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。
根據(jù)電子檔案的不同狀態(tài)，電子文件數(shù)據(jù)中心由以下主要功能模塊組成：電子檔案在線歸檔、電子檔案管理、電子檔案使用。
數(shù)據(jù)交換是電子文件數(shù)據(jù)中心的核心功能，包含數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換接口、數(shù)據(jù)傳輸。電子文件數(shù)據(jù)交換的結(jié)構(gòu)，如圖所示。
數(shù)據(jù)交換需要基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)。根據(jù)制定的交換標(biāo)準(zhǔn)，各委辦局業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)被封裝后，通過(guò)加密傳輸?shù)綌?shù)據(jù)交換平臺(tái)，由數(shù)據(jù)交換平臺(tái)根據(jù)需要進(jìn)行數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，再通過(guò)消息機(jī)制、消息路由，將數(shù)據(jù)發(fā)送到檔案局內(nèi)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換前置機(jī)上，由數(shù)據(jù)交換前置機(jī)確認(rèn)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，然后對(duì)數(shù)據(jù)解封裝，發(fā)送到電子文件數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行保存。
在以后的電子檔案使用過(guò)程中，電子檔案的申請(qǐng)請(qǐng)求和電子檔案的反饋傳輸也都通過(guò)同樣的方式進(jìn)行傳輸交換。
3. 檔案管理系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)歸檔后電子文件的綜合管理
電子檔案管理系統(tǒng)是對(duì)在線歸檔后的檔案數(shù)據(jù)做統(tǒng)一的管理，包含電子檔案目錄管理、電子檔案數(shù)據(jù)管理、授權(quán)管理、系統(tǒng)操作日志、檔案使用日志等。
電子檔案目錄管理能夠?qū)﹄娮訖n案的目錄進(jìn)行管理，可以增刪、修改、調(diào)整目錄，能夠整理目錄下的歸檔檔案，建立索引，方便對(duì)檔案的全文檢索。電子檔案數(shù)據(jù)管理能夠?qū)﹄娮訖n案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理，并完成檔案清理、檔案導(dǎo)入／導(dǎo)出、數(shù)據(jù)庫(kù)備份等操作。授權(quán)管理則對(duì)歸檔后的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一的權(quán)限管理，再根據(jù)申請(qǐng)使用檔案的情況，進(jìn)行二次授權(quán)。二次授權(quán)的權(quán)限屬于臨時(shí)授權(quán)，只在一定的時(shí)限和范圍內(nèi)有效。系統(tǒng)操作日志對(duì)電子文件服務(wù)中心的重要操作做出詳細(xì)記錄，記錄操作人、操作情況、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、設(shè)計(jì)檔案編號(hào)。檔案使用日志的管理對(duì)象是電子檔案服務(wù)的日志記錄，包含檔案歸檔日志、檔案的調(diào)用申請(qǐng)日志、檔案的二次授權(quán)日志、檔案的調(diào)用日志等。
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第5篇：電子檔案管理基礎(chǔ)范文
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案
引言
檔案作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，對(duì)于單位未來(lái)的建設(shè)發(fā)展有著不可取代的作用，檔案管理的主要職能就是整理和規(guī)范檔案資料，并且做好這些檔案的管理，為單位制定下一步工作計(jì)劃提供支持和參考。在社會(huì)信息化的背景下，電子檔案也逐漸開(kāi)始普及，在引入電子檔案之后，單位的檔案管理效率得到了明顯提升，并為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展奠定了良好基礎(chǔ)。
一、事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問(wèn)題
雖然目前大部分的事業(yè)單位都認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息化的重要性，也開(kāi)始普及電子檔案，但是由于電子檔案在我國(guó)發(fā)展時(shí)間很短，因此電子檔案管理中依舊存在很多問(wèn)題，下面針對(duì)這寫(xiě)問(wèn)題進(jìn)行具體分析：
1.電子檔案安全問(wèn)題。
電子檔案主要借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案信息的搜集、傳輸以及歸檔，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在信息獲取、整理以及保存等方面效率都更高。但是在安全性方面，電子檔案卻存在很多隱患，電子檔案在發(fā)送、接收過(guò)程中，很容易遭受到外部因素的影響，一旦病毒入侵，檔案信息就有可能被竊取和篡改，進(jìn)而造成十分嚴(yán)重的損失。
2.檔案管理人員素質(zhì)不高。
電子檔案對(duì)事業(yè)單位檔案管理者的要求更高，管理人員在具備了良好的專業(yè)素質(zhì)之后，還需要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，能夠自我約束，并且對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)操作技巧和流程十分熟悉，這樣才能夠充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，從目前事業(yè)單位的檔案管理情況來(lái)看，檔案管理的工作量過(guò)大，內(nèi)容繁雜，檔案管理人員本身素質(zhì)不高，無(wú)法將全部精力都投入到電子檔案工作的研究上，另外，流動(dòng)性是人力資源的顯著特征，由于崗位人員流動(dòng)比較嚴(yán)重，頻繁的更換人手，也在很大程度上影響了電子檔案管理工作的落實(shí)和發(fā)展。
3.電子檔案管理不規(guī)范。
從目前事業(yè)單位的電子檔案管理的情況來(lái)看，電子檔案管理的不規(guī)范性比較普遍。檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案比較重視，并且長(zhǎng)久以來(lái)單位檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)載體，在引入電子檔案之后，很難在短時(shí)間內(nèi)徹底轉(zhuǎn)變工作思路，也沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到U盤(pán)以及光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等電子檔案載體的重要性與使用方法，這些載體與紙質(zhì)載體相比，具有一定的不穩(wěn)定性，但是目前管理人員沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范性的管理，電子檔案?jìng)浞菀矝](méi)有及時(shí)進(jìn)行，電子檔案防范措施有些不規(guī)范，導(dǎo)致電子檔案管理中存在很多漏洞。
二、事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理
在分析了事業(yè)單位電子檔案管理中存在問(wèn)題之后，單位領(lǐng)導(dǎo)就必須要認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化電子檔案管理力度的重要性，下面針對(duì)電子檔案管理的措施進(jìn)行分析：
1.保證電子檔案在利用中的安全。
事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理的過(guò)程中，最重要的就是要確保電子檔案的安全性，事業(yè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全管理意識(shí)，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身存在很多不穩(wěn)定因素和不安全因素，因此必須要全面做好硬件、斷電以及病毒入侵等方面的防御，并且電子檔案管理者要全面掌握這些防范措施，減少這些不安全因素對(duì)電子檔案安全管理的威脅。另外，檔案立卷人員在檔案存檔過(guò)程中，必選秉持安全性原則，檔案管理部門(mén)的辦公設(shè)備與軟件要及時(shí)更新、完善、升級(jí)，定期對(duì)電腦硬件進(jìn)行檢測(cè)和維修，做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為安全防護(hù)工作，最大限度的提升電子安全管理的安全性。
2.完善相關(guān)法律法規(guī)。
法律法規(guī)的完善與健全是電子檔案管理能夠穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵，也是人們行為與思想得以約束的保障。針對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理的情況來(lái)看，健全電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)是非常必要的。只有這樣才能夠加快電子檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化的速度。具體來(lái)說(shuō)，電子檔案管理制度要從文件的制作、審核以及搜集等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，同時(shí)每個(gè)單位根據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行完善和補(bǔ)充，最終達(dá)到提升本單位電子檔案質(zhì)量與效率的目的，使電子檔案管理有法可依，有章可循。
3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
在強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的過(guò)程中，必須要強(qiáng)化檔案管理者的信息化管理理念，要幫助這些工作人員徹底掌握操作的規(guī)范與技巧，首先單位應(yīng)該制定人才培訓(xùn)制度，定期開(kāi)展人才培訓(xùn)活動(dòng)，及時(shí)更新財(cái)務(wù)管理者的知識(shí)體系，強(qiáng)化其職業(yè)技能，另外，加大網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的宣傳與普及力度，實(shí)現(xiàn)各種信息數(shù)據(jù)的分類與整合，這樣才能夠充分發(fā)揮出電子信息檔案的優(yōu)勢(shì)，真正提升單位的檔案管理效力。
4.完善電子檔案管理的軟、硬件設(shè)施。
既然是電子檔案，那么必然需要借助各種計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)，在這個(gè)基礎(chǔ)上，單位必須要配置成熟的技術(shù)以及性能穩(wěn)定的軟件系統(tǒng)，不能使用盜版軟件以及未知軟件，單位要定期對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行查毒，定期進(jìn)行防火墻升級(jí)和殺毒軟件升級(jí)。
結(jié)束語(yǔ)
我國(guó)事業(yè)單位在落實(shí)電子檔案管理的過(guò)程中，必須要積極借助先進(jìn)的管理技術(shù)與理念，同時(shí)以國(guó)家整體市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)為背景，確保電子檔案的安全性與完善性，單位應(yīng)該積極培養(yǎng)新型檔案管理人才，建立完善的檔案管理制度與規(guī)則，這樣才能夠更加符合當(dāng)前國(guó)家檔案電子化建設(shè)的要求。
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第6篇：電子檔案管理基礎(chǔ)范文
【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案 電子檔案 信息化管理
一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級(jí)管理的方式，隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來(lái)以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統(tǒng)檔案管理對(duì)象是紙質(zhì)的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無(wú)紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無(wú)法進(jìn)行有效管理。
（二）檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務(wù)水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應(yīng)用信息化管理技術(shù)之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時(shí)間內(nèi)提升業(yè)務(wù)管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)之后，會(huì)出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開(kāi)展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進(jìn)行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢(shì)下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個(gè)方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺(tái)的建立
根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基本要求，檔案信息化資源平臺(tái)的建立，需要開(kāi)發(fā)資源計(jì)劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動(dòng)化、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺(tái)規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺(tái)的建立，必須在開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件整理標(biāo)準(zhǔn)，再行信息資源的整合，該平臺(tái)的建立必須開(kāi)發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫(kù)：首先是文件級(jí)和案卷級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，主要包括文書(shū)檔案和科技檔案，通過(guò)掃描的方式，轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過(guò)檢索獲取；再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤(pán)資料。通過(guò)以上數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲(chǔ)存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時(shí)能夠有效確保檔案信息的及時(shí)性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開(kāi)發(fā)
房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過(guò)便捷查詢利用手段的開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案的利用管理流程進(jìn)行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類編號(hào)，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對(duì)之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過(guò)條件檢索的方式，迅速在目錄清單當(dāng)中找到目標(biāo)檔案，然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)位置，或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進(jìn)一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關(guān)的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個(gè)字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個(gè)關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)過(guò)濾之后，彈出所需相關(guān)檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務(wù)器1臺(tái)，序列號(hào)347904-AA1；HP MSA500磁盤(pán)陣列1臺(tái)，支持14硬盤(pán)接口；HP原裝SCSI硬盤(pán)7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個(gè)；Evolution Pro工程掃描儀2臺(tái)；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺(tái)；HP Colorlaserjet 3700激光打印機(jī)1臺(tái)；聯(lián)想開(kāi)天M400PC機(jī)4臺(tái)；筆記本電腦4臺(tái)；不間斷電源1個(gè)；數(shù)碼攝像機(jī)1臺(tái)；數(shù)碼相機(jī)1臺(tái)，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標(biāo)準(zhǔn)版10用戶操作系統(tǒng)；Oracle 9i標(biāo)準(zhǔn)版10用戶數(shù)據(jù)庫(kù)軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設(shè)、全文檢索、OCR應(yīng)用軟件升級(jí)。
（四）應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)
首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過(guò)對(duì)檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過(guò)軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計(jì)、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設(shè)置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構(gòu)，為適應(yīng)用戶的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時(shí)，面臨越來(lái)越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時(shí)候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關(guān)的管理要求，在日常管理當(dāng)中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習(xí)慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，因此很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，影響檔案管理工作的有效開(kāi)展。為此，筆者認(rèn)為房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過(guò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，方可為檔案管理工作的開(kāi)展，創(chuàng)造有利的條件。
參考文獻(xiàn)：
[1]張瑩.創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2013，（8）：107.
第7篇：電子檔案管理基礎(chǔ)范文
【關(guān)鍵詞】城建;信息化;電子管理
隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案電子信息化管理模式逐漸引起了人們的關(guān)注，因而在此背景下當(dāng)代城建部門(mén)在發(fā)展的過(guò)程中應(yīng)注重將其落實(shí)到實(shí)踐管理中，完善檔案信息管理形式，凸顯信息時(shí)代檔案管理優(yōu)勢(shì)，提升電子檔案信息安全。以下就是對(duì)城建電子信息化管理的詳細(xì)闡述，望其能為當(dāng)代城建部門(mén)的健康穩(wěn)定發(fā)展提供有利的文字參考，并帶動(dòng)其在發(fā)展過(guò)程中能培養(yǎng)更多專業(yè)化檔案管理人員。
一、城建檔案管理中存在的問(wèn)題
就當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，城建檔案管理中存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，城建檔案管理建設(shè)重視度不足，即領(lǐng)導(dǎo)階層在實(shí)施管理工作的過(guò)程中未意識(shí)到檔案管理的重要性，繼而導(dǎo)致城建檔案管理在實(shí)施的過(guò)程中逐漸凸顯出投入不足及制度不完善等問(wèn)題，最終影響到了檔案管理工作的服務(wù)水平;第二，管理水平較為落后也是城建檔案管理中凸顯出的主要問(wèn)題，而此問(wèn)題發(fā)生的原因主要?dú)w咎于技術(shù)層面的落后，從而致使信息查詢及歸納等環(huán)節(jié)受到一定限制，無(wú)法有效發(fā)揮其功效。
二、城建檔案電子信息化管理對(duì)策
（一）建設(shè)信息查詢系統(tǒng)。在城建檔案電子信息化管理中建設(shè)信息查詢系統(tǒng)是非常必要的，對(duì)于此，首先要求城建部門(mén)在發(fā)展的過(guò)程中應(yīng)通過(guò)信息整合的方式總結(jié)出檔案管理中存在的問(wèn)題，繼而在此基礎(chǔ)上構(gòu)建相應(yīng)的操作平臺(tái)，并確保操作平臺(tái)能與資料庫(kù)形成一定聯(lián)系，繼而便于用戶在對(duì)信息查詢系統(tǒng)進(jìn)行操控的過(guò)程中可及時(shí)獲取自身所需信息。其次，由于信息查詢系統(tǒng)的構(gòu)建對(duì)城建部門(mén)軟件開(kāi)發(fā)水平提出了更高的要求，因而在此背景下為了提升軟件開(kāi)發(fā)質(zhì)量，要求城建部門(mén)應(yīng)注重與專業(yè)軟件開(kāi)發(fā)公司間的合作，同時(shí)依據(jù)本單位檔案電子信息化管理現(xiàn)狀引進(jìn)相應(yīng)的成熟軟件，最終滿足檔案信息查詢需求。此外，在信息查詢系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上保障系統(tǒng)信息的動(dòng)態(tài)更新也是非常必要的，為此，應(yīng)提高對(duì)其的重視度。
（二）提升管理人員綜合素質(zhì)。管理人員綜合素質(zhì)在一定程度上決定著城建檔案電子信息化管理工作的實(shí)施成效，因而在此背景下各單位在發(fā)展的過(guò)程中應(yīng)注重對(duì)專業(yè)化人才的培養(yǎng)，且應(yīng)以高薪招聘的方式引進(jìn)個(gè)人素質(zhì)高且責(zé)任心強(qiáng)的管理人員，繼而為電子信息化管理工作的開(kāi)展提供有利的基礎(chǔ)條件。此外，定期安排管理人員參加專業(yè)化的培訓(xùn)項(xiàng)目也是非常必要的，有助于管理人員在培訓(xùn)過(guò)程中掌握到現(xiàn)代科技知識(shí)及電子技術(shù)，并將其應(yīng)用于實(shí)踐工作環(huán)節(jié)中，提升整體檔案電子信息化管理水平。另外，由于檔案電子信息化管理工作的實(shí)施對(duì)管理人員知識(shí)掌握水平提出了更高的要求，為此，管理人員在原有知識(shí)的基礎(chǔ)上應(yīng)注重及時(shí)更新自身對(duì)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，達(dá)到良好的檔案信息管理狀態(tài)。
（三）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理體系。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理體系是城建檔案電子信息化管理工作實(shí)施的有效途徑之一，對(duì)于此，要求城建單位在發(fā)展過(guò)程中應(yīng)結(jié)合管理權(quán)限，并基于逐層逐級(jí)的基礎(chǔ)上構(gòu)建城建檔案局域網(wǎng)，繼而由此緩解城建管理權(quán)劃分中存在的問(wèn)題。此外，在檔案局域網(wǎng)構(gòu)建的基礎(chǔ)上應(yīng)確保局域網(wǎng)間的有效連接，繼而形成網(wǎng)絡(luò)化管理模式，最終保障檔案信息管理工作的有序開(kāi)展。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化管理體系的構(gòu)建亦有助于用戶透過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)隨時(shí)查閱自身所需的檔案資料，為此，城建單位在發(fā)展的過(guò)程中應(yīng)提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理體系的重視程度，且將其納入到創(chuàng)新計(jì)劃中，提升檔案信息的整體利用效率。另外，在網(wǎng)絡(luò)管理體系構(gòu)建的基礎(chǔ)上倡導(dǎo)市館、縣館、部門(mén)檔案室三級(jí)聯(lián)網(wǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)也是至關(guān)重要的，有利于檔案信息價(jià)值的發(fā)揮，因而應(yīng)將其落實(shí)到實(shí)踐管理中。
三、結(jié)論
綜上可知，部分城建單位在檔案信息管理過(guò)程中仍然存在著技術(shù)水平較低等問(wèn)題，因而在此背景下，要求城建部門(mén)在實(shí)施檔案信息管理工作的過(guò)程中，應(yīng)注重對(duì)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的引入，且從構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理體系、提升管理人員綜合素質(zhì)、建設(shè)信息查詢系統(tǒng)等途徑入手，營(yíng)造一個(gè)良好的檔案信息管理環(huán)境，提升檔案信息的整體利用效率，推動(dòng)城建部門(mén)管理工作朝著更為健康穩(wěn)定的方向發(fā)展。
第8篇：電子檔案管理基礎(chǔ)范文
1新時(shí)期電子商務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀
正如同志所說(shuō)：“檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，電子商務(wù)檔案管理智能化事業(yè)是一項(xiàng)典型的功在當(dāng)代利在千秋的可持續(xù)性發(fā)展的事業(yè)”。目前電子商務(wù)檔案管理朝著智能化發(fā)展的過(guò)程中存在著或多或少的問(wèn)題，這會(huì)直接導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展受到阻礙。由此可見(jiàn)可見(jiàn)，在新形勢(shì)下加強(qiáng)電子商務(wù)檔案管理工作十分重要，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子商務(wù)檔案管理工作也需要逐步的完善，因此加強(qiáng)電子商務(wù)檔案智能化管理工作是我們當(dāng)前所面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。
2目前電子商務(wù)檔案智能化管理的特征
首先，與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，電子商務(wù)檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀看見(jiàn)的，都是以光盤(pán)、U盤(pán)、硬盤(pán)等方法進(jìn)行存儲(chǔ)的，因此其網(wǎng)絡(luò)性、虛擬性程度較高，電子商務(wù)的活動(dòng)中信息存儲(chǔ)和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網(wǎng)銀、淘寶等廣泛應(yīng)用，都不需要開(kāi)出具體的紙質(zhì)的票據(jù)。換言之，電子商務(wù)中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務(wù)檔案管理并不能夠通過(guò)肉眼來(lái)定位，也不需要管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理和抄寫(xiě)，都是通過(guò)人工計(jì)算機(jī)智能模式來(lái)完成的，因此其存儲(chǔ)形式、信息數(shù)字化程度都不同，這就導(dǎo)致了電子商務(wù)檔案管理具有繁瑣性、復(fù)雜性。最后，電子商務(wù)檔案管理具有集體性、系統(tǒng)性。電子商務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)信息不僅集中于一種文字或者數(shù)字上，而是能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的信息儲(chǔ)存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。
3提高電子商務(wù)檔案管理智能化水平的有效策略
一方面，電子商務(wù)檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家下發(fā)的相關(guān)文件進(jìn)行合理有效的歸檔，電子商務(wù)行業(yè)必須重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務(wù)檔案管理工作作為行業(yè)發(fā)展重中之重，這樣不但能提高電子商務(wù)檔案管理工作水平，同時(shí)還能確保其朝著智能化趨勢(shì)發(fā)展。因此在企業(yè)進(jìn)行電子商務(wù)的過(guò)程中，電子商務(wù)行業(yè)要為企業(yè)與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業(yè)通過(guò)智能化管理方法，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化。另一方面，當(dāng)前改革開(kāi)放政策不斷深入，這就要求電子商務(wù)檔案管理也要與時(shí)代接軌，改變過(guò)去單一老化的檔案管理模式，做到與時(shí)俱進(jìn)。在實(shí)踐的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上實(shí)踐，朝著智能化趨勢(shì)發(fā)展。電子行業(yè)必須及時(shí)變革電子商務(wù)檔案管理方式，轉(zhuǎn)變管理模式建立完善科學(xué)有效的管理體系，促進(jìn)電子商務(wù)檔案管理的建設(shè)。運(yùn)用智能化存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，滿足不同的客戶要求，將電子商務(wù)檔案所帶來(lái)的社會(huì)效益和潛在的經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮到最大化，從根本上完善電子商務(wù)檔案管理制度。在新時(shí)期下電子商務(wù)檔案管理工作是電子商務(wù)行業(yè)重要組成部分，它對(duì)今后企業(yè)和行業(yè)發(fā)展具有十分深遠(yuǎn)的影響。因此電子商務(wù)行業(yè)要加快進(jìn)行電子商務(wù)檔案管理工作的改革、重視提高電子商務(wù)檔案管理工作的水平和效率、提升工作人員的計(jì)算機(jī)水平和整體服務(wù)素質(zhì)，使電子商務(wù)檔案管理工作，真正發(fā)揮積極作用。
4結(jié)束語(yǔ)
第9篇：電子檔案管理基礎(chǔ)范文
數(shù)字化病歷檔案室的建設(shè)要以病歷檔案使用需求為原則，以最大限度服務(wù)病歷檔案使用者為導(dǎo)向，建立一種多功能的數(shù)字化病歷檔案智能平臺(tái)。數(shù)字化病歷檔案室主要由兩部分組成：
（一）病歷檔案信息資料的數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案存在的基礎(chǔ)
病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎(chǔ)工作。將病歷檔案信息資料數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案室存在的基礎(chǔ)。數(shù)字化病歷檔案是傳統(tǒng)病歷檔案管理通過(guò)“應(yīng)用數(shù)字技術(shù)處理和存儲(chǔ)病歷檔案”的方式來(lái)管理病歷檔案信息資料。它們的區(qū)別不只是處理和存儲(chǔ)病歷檔案的方式上，同時(shí)也是在病歷檔案室發(fā)展階段的不同上的區(qū)別。在電子病歷后時(shí)代，數(shù)字化病歷檔案室是傳統(tǒng)病歷檔案室發(fā)展的一個(gè)全新階段。病歷檔案信息資料的數(shù)字化來(lái)源包括：
1.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng):主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷檔案進(jìn)行影像化處理，然后以文檔和數(shù)據(jù)庫(kù)的方式存儲(chǔ)并配以加工、管理、應(yīng)用的體系。目前我國(guó)紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化技術(shù)主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結(jié)合三種方案。數(shù)字化影像處理系統(tǒng)將紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化后，存儲(chǔ)成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲(chǔ)存，也易于閱讀和展現(xiàn)。一般醫(yī)院都采用PDF格式存儲(chǔ)。
2．電子病歷系統(tǒng)：這是未來(lái)數(shù)字化病歷檔案室數(shù)據(jù)來(lái)源的主要形式。電子病歷是指醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程中，使用醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)生成的文字、符號(hào)、圖表、圖形、數(shù)據(jù)、影像等數(shù)字化信息，并能實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、管理、傳輸和重現(xiàn)的醫(yī)療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統(tǒng)則是采集、存儲(chǔ)、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應(yīng)用程序。在電子病歷系統(tǒng)中，電子病歷存儲(chǔ)的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當(dāng)前處理結(jié)構(gòu)化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數(shù)字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫(yī)院都采用PDF來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案的歸檔和存儲(chǔ)。PDF是數(shù)字化病歷檔案的較理想存儲(chǔ)格式。
3.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷系統(tǒng)相結(jié)合形成一份完整的電子化病歷。根據(jù)衛(wèi)生部電子病歷基本規(guī)范：對(duì)目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書(shū)等醫(yī)療信息資料，可以采取措施使之信息數(shù)字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時(shí)代，電子病歷所無(wú)法包含的知情同意書(shū)等也必須通過(guò)數(shù)字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數(shù)字化病歷檔案管理系統(tǒng)包括了數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷這兩種存儲(chǔ)方式。
（二）數(shù)字化病歷檔案的管理與服務(wù)參照傳統(tǒng)病歷檔案管理及三級(jí)醫(yī)院評(píng)審要求，數(shù)字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務(wù)的應(yīng)用應(yīng)包括如下幾系統(tǒng)：
1.病歷檔案管理系統(tǒng)：對(duì)病歷檔案資料、病歷檔案服務(wù)及對(duì)象進(jìn)行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報(bào)表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。
2．病歷檔案資料提供與服務(wù)系統(tǒng)：提供病歷檔案復(fù)印、復(fù)制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲(chǔ)、復(fù)印的病歷檔案資料項(xiàng)目登記及服務(wù)收費(fèi)登記等。
3.智能數(shù)據(jù)平臺(tái)。這是數(shù)字化病歷檔案室的終極目標(biāo)。它是一個(gè)使用方便、界面友好的通用數(shù)字化病歷檔案智能信息服務(wù)平臺(tái)。是基于電子化病歷檔案信息系統(tǒng)、電子醫(yī)學(xué)圖書(shū)館、電子醫(yī)學(xué)期刊及相關(guān)醫(yī)療信息及醫(yī)療法律法規(guī)等有關(guān)電子病歷檔案系列知識(shí)的一個(gè)綜合性平臺(tái)。主要是對(duì)病歷檔案信息進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，包括針對(duì)科學(xué)研究及統(tǒng)計(jì)分析建立的智能專題病歷檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。其功能包括：數(shù)據(jù)檢索權(quán)限管理、智能數(shù)據(jù)應(yīng)用導(dǎo)航、專題病歷檔案數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)、自定義數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)及智能知識(shí)庫(kù)檢索系統(tǒng)等。當(dāng)然，在醫(yī)院數(shù)字化病歷檔案室的基礎(chǔ)上，未來(lái)，還可建立區(qū)域數(shù)字化病歷檔案室。
（三）數(shù)據(jù)化病歷檔案室的實(shí)踐
我院電子病歷于2007年6月4日開(kāi)始實(shí)施，至今其電子病歷檔案管理?yè)碛械男畔⒓杉皯?yīng)用系統(tǒng)有：
1.電子病歷檔案管理系統(tǒng)集成了如下幾子系統(tǒng)：電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)囑子系統(tǒng)、手術(shù)麻醉子系統(tǒng)、檢驗(yàn)系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、護(hù)理系統(tǒng)、臨床路徑、日間手術(shù)等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導(dǎo)入功能：對(duì)不能電子化的紙質(zhì)病歷檔案案如知情同意書(shū)等進(jìn)行掃描或拍攝導(dǎo)入電子病歷系統(tǒng)，以保證病歷檔案的完整性。
2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個(gè)模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復(fù)印管理；電子病歷檔案封存管理；
3.數(shù)據(jù)化病歷檔案應(yīng)用系統(tǒng)目前只有病歷檔案首頁(yè)管理模塊及綜合查詢模塊。
（四）體會(huì)
數(shù)字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務(wù)能力，它是數(shù)字化醫(yī)院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。
1.年輕化、專業(yè)化的人力資源隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案室的基礎(chǔ)。我院是一所新發(fā)展起來(lái)的?？啤叭住眿D幼保健醫(yī)院，其病歷檔案室成員的專業(yè)化與年輕化是它的主要特點(diǎn)；和其它醫(yī)院相比，它少了老醫(yī)院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創(chuàng)新及病歷檔案信息新技術(shù)和主動(dòng)服務(wù)技巧；同時(shí)，科室文化倡導(dǎo)積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)與參與意識(shí)，積極參與醫(yī)院的各種有關(guān)病歷檔案建設(shè)；同時(shí)，努力按照PDCA管理模式精細(xì)化管理病歷檔案，力爭(zhēng)打造一個(gè)服務(wù)型、學(xué)術(shù)型病歷檔案管理隊(duì)伍。
2.專業(yè)素養(yǎng)的建立。病歷檔案管理是一門(mén)邊緣學(xué)科，其管理人員除了具有病歷檔案管理及醫(yī)學(xué)知識(shí)外，還必須具有計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、法律法規(guī)等多方面知識(shí)的一種全新的復(fù)合型人才。
