檔案歸檔管理方案精選(九篇)

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第1篇：檔案歸檔管理方案范文

【關(guān)鍵詞】 房產(chǎn)檔案 規(guī)范化管理 服務(wù)質(zhì)量

1. 房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)

1.1專業(yè)性

房產(chǎn)地檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門，是房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理中形成的歷史記錄，而房地產(chǎn)權(quán)屬登記治理是依法進(jìn)行的，是其它任何部門都不能代替的工作，房地產(chǎn)權(quán)屬登記治理工作面廣量大，政策性強(qiáng)，形成的檔案材料專業(yè)性強(qiáng)，在內(nèi)容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別，在內(nèi)容上，反映了房地產(chǎn)權(quán)屬狀況和房地產(chǎn)位置和面積大小，文件名稱多采用房地產(chǎn)專業(yè)術(shù)語，在形式上，結(jié)構(gòu)規(guī)范，多為表格式，填寫式。

1.2動態(tài)性

房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)權(quán)屬和房地產(chǎn)情況并不是固定不變的，隨著產(chǎn)權(quán)人的變化，房屋的損壞折舊，城市建設(shè)的發(fā)展，房地產(chǎn)市場的買賣，交換，繼續(xù)，贈與等交易行為的發(fā)生使房地產(chǎn)所有權(quán)不斷發(fā)生變化，房屋的拆遷，翻建，滅失，土地分割與合并等房地變更不可避免。因而，房產(chǎn)檔案處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動態(tài)性，房產(chǎn)檔案作為房屋變化中的原始記錄，必須隨著房屋及房屋所有權(quán)人的變化而變化，房產(chǎn)檔案只有全面真實(shí)地反映房屋變化的全貌，才具有其利用的價值。

1.3城區(qū)壟斷性

房地產(chǎn)管理的基本原則是屬地管理，因此，房地產(chǎn)管理部門在進(jìn)行房地產(chǎn)管理過程中處于對本地區(qū)對本地區(qū)房地產(chǎn)檔案的獨(dú)占和壟斷地位，如果開發(fā)利用工作不到位，將直接導(dǎo)致本地區(qū)房地產(chǎn)市場的混亂，產(chǎn)權(quán)管理的無序和房地產(chǎn)信息的匱乏。

2. 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理應(yīng)采取的有效措施

2.1切實(shí)做好房產(chǎn)檔案的收集工作

收集工作是確保檔案完整齊全的關(guān)鍵。房產(chǎn)檔案來源分散，這就要求房產(chǎn)檔案管理部門切實(shí)做好房產(chǎn)檔案材料的收集工作。首先，要制定房產(chǎn)文件材料歸檔范圍及分類方案、各類房產(chǎn)檔案歸檔制度及各類專兼職檔案員的崗位目標(biāo)責(zé)任制。其次，要選派業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的工作人員深入相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 幫助收集整理房產(chǎn)資料，并協(xié)商有關(guān)房產(chǎn)檔案的移交問題。其三，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。認(rèn)真檢查檔案移交目錄、歸檔卷數(shù)及案卷質(zhì)量。對于房產(chǎn)地址不清、材料不全、字跡不規(guī)范的要求重新整理，以保證歸檔材料齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范。

2.2認(rèn)真做好房產(chǎn)檔案的整理工作

房產(chǎn)檔案的整理工作是將收集來的房產(chǎn)材料進(jìn)一步條理化、系統(tǒng)化，進(jìn)行分類、排列，形成有序體系的過程。首先，房產(chǎn)檔案管理部門必須對所收集的文件資料進(jìn)行篩選整理，嚴(yán)格把關(guān)，并對重要的材料進(jìn)行妥善保管。其次，房產(chǎn)檔案種類多，必須嚴(yán)格按檔案管理規(guī)則，對所收集的文件資料科學(xué)分類，合理排列，整齊裝訂。另外，為了把房屋狀況在房產(chǎn)檔案中更真實(shí)、更直觀地表現(xiàn)出來。房產(chǎn)檔案中最好附加房屋照片，與房產(chǎn)材料放在一起保存。

2.3加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的動態(tài)管理

房屋產(chǎn)權(quán)檔案編目是房產(chǎn)檔案科學(xué)管理的重要步驟。編且是否科學(xué)，直接關(guān)系到檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用。為了適應(yīng)房產(chǎn)檔案動態(tài)管理的需要，首先應(yīng)解決的是房產(chǎn)檔案編目科學(xué)、管理動而不亂的問題，建設(shè)部明確指出“檔案排列應(yīng)以房屋坐落的地方為序”，這是有利于房產(chǎn)檔案動態(tài)管理的科學(xué)方法。因?yàn)樵谕坏靥柕漠a(chǎn)權(quán)檔案在不斷增加或減少的情況下。其變化后的檔案始終是依次排列在同一地號內(nèi)。但是各地也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)編目管理。可按照街道、辦事處、路、巷門牌號進(jìn)行檢索，以檢索目錄的形式進(jìn)行登記，如遇產(chǎn)權(quán)變更時，檔號不變，把變更的產(chǎn)權(quán)人寫在原產(chǎn)權(quán)人的后面或備注欄，與原始檔案存放在一起，并將封面上改為新產(chǎn)權(quán)人的姓名，使原始登記與變更登記合二為一。

2.4加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

選擇一個比較通用的且能熟練掌握的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，作為房產(chǎn)檔案信息化管理的軟件平臺，對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的存儲、分析及運(yùn)算。同時，要正確處理好檔案原件及檔案數(shù)據(jù)的關(guān)系。檔案原件作為房產(chǎn)檔案的原始資料有著不可替代的作用，它是檔案數(shù)據(jù)的來源及房產(chǎn)身份的唯一合法證明，不能因?yàn)橛?jì)算機(jī)的普及應(yīng)用就忽視對原始檔案的管理。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用只是為檔案的查閱利用提供一種方便快捷的手段。而不能最終替代原始檔案的地位。因此，筆者認(rèn)為，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，一要建立產(chǎn)權(quán)交易信息管理系統(tǒng)和內(nèi)部局域網(wǎng)，設(shè)有產(chǎn)權(quán)初始登記、變更登記、換證登記、抵押登記和交易管理等模塊， 徹底改變傳統(tǒng)的手工模式，實(shí)現(xiàn)由登記收件、初審、復(fù)審、繕證、發(fā)證、歸檔等各個工作環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理， 實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息資源共享，同時設(shè)立抵押庫和查封庫。有效地避免重復(fù)抵押和查封房產(chǎn)的登記、交易、抵押等違法行為的發(fā)生。二要研發(fā)銀行抵押貸款風(fēng)險防范系統(tǒng)。通過城市金融網(wǎng)，與市各級商業(yè)銀行局域網(wǎng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)抵押數(shù)據(jù)共享。該系統(tǒng)的應(yīng)用不僅提高了銀行辦理抵押貸款業(yè)務(wù)的工作效率。提升了客戶的滿意度。還進(jìn)一步加強(qiáng)了抵押貸款風(fēng)險的防范，杜絕了各種騙貸行為的發(fā)生，同時也減輕了檔案工作人員的壓力，縮短了工作時間，提高了房產(chǎn)檔案利用工作質(zhì)量和效率。

2.5創(chuàng)新房產(chǎn)檔案的利用方式

逐步實(shí)現(xiàn)開發(fā)利用方式從被動到主動。形式從單一到多樣的轉(zhuǎn)變。房產(chǎn)檔案的開發(fā)利用不應(yīng)停留在為產(chǎn)權(quán)服務(wù)一個層面上。要突破“產(chǎn)權(quán)管理——房產(chǎn)檔案——產(chǎn)權(quán)管理”這一簡單的線狀輪回結(jié)構(gòu)，房產(chǎn)檔案信息應(yīng)從“產(chǎn)權(quán)管理——材料匯報——咨詢服務(wù)——政策依據(jù)——市場預(yù)測”等方面進(jìn)行開發(fā)整合。以便更好地為房產(chǎn)管理提供依據(jù)。

2.6建立房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)模式

房產(chǎn)檔案的服務(wù)不單純是某一項(xiàng)的服務(wù)，而應(yīng)是所有信息的全部披露．是一種全方位、多元化的服務(wù)模式。房產(chǎn)檔案網(wǎng)站是實(shí)現(xiàn)多元化服務(wù)的有效手段。房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是將檔案信息及其相關(guān)資料數(shù)字化、圖像化，通過互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)過相應(yīng)的身份確認(rèn)查看信息。一方面，可將房產(chǎn)檔案中的建筑面積、房屋坐落、平面圖等公布在網(wǎng)上， 對于有條件利用資料的各級用戶可根據(jù)自身的用戶級別查詢相關(guān)的房產(chǎn)檔案；另一方面，利用者也可將自身的相關(guān)問題留在網(wǎng)頁上。檔案管理人員可及時了解使用者的需求，解答問題，實(shí)現(xiàn)管理者與使用者的互動互惠。

結(jié)束語

總之，城市房產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)業(yè)務(wù)活動的真實(shí)記錄，是城市面貌和發(fā)展的歷史見證，是研究城市的發(fā)展歷史、研究房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展歷史及其規(guī)律的重要參考依據(jù)。因此，重視房產(chǎn)檔案工作的管理和發(fā)展，不只是房產(chǎn)管理部門的重要工作，而且是現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中應(yīng)有內(nèi)容。在檔案管理工作中，不僅要真實(shí)地記錄和留取材料，保證檔案的真實(shí)性和可靠性，還要積極地開發(fā)和利用檔案資源，為改革、發(fā)展提供必要且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]柳葉.《房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理方式與目標(biāo)》.檔案管理技術(shù).2010.9.

第2篇：檔案歸檔管理方案范文

[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)；企業(yè)工程；檔案管理

中華人民共和國原建設(shè)部的《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》從2002年5月1日起施行，其編號為GB／T50328－2001。近幾年，我在檔案整理過程中，依據(jù)檔案法律法規(guī)，重點(diǎn)對房地產(chǎn)企業(yè)的工程類文件檔案的管理歸檔工作進(jìn)行了一些探索和研究。

一、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵、管理現(xiàn)狀和存在風(fēng)險

（一）房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵

指與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，并依據(jù)國家對建設(shè)工程歸檔的一系列要求，歸檔形成的實(shí)體檔案。

（二）當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的管理現(xiàn)狀

沒有專門的檔案進(jìn)行專業(yè)化的管理。出現(xiàn)此類問題一是大部分房地產(chǎn)企業(yè)的管理層或決策者對檔案不夠重視。為了節(jié)約成本，都是讓工程內(nèi)業(yè)崗位或行政人員兼任。二是檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生從事私營（民營）企業(yè)檔案管理工作的非常少。一些大學(xué)檔案專業(yè)的學(xué)生在大三左右就已經(jīng)基本上被國有大中型企業(yè)相中了，所以真正進(jìn)入人才市場進(jìn)行流通的檔案學(xué)人才就微乎其微了。檔案實(shí)體管理混亂,查找利用率低。大部分房地產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)生的大量檔案沒有進(jìn)行鑒定、分類、歸檔、組卷、編目，沒有形成整套的檔案管理流程，都是堆放或亂放。沒有編制檔案檢索目錄或借助于管理載體(專業(yè)的檔案管理軟件)，導(dǎo)致檔案的查找率非常低，存在查找麻煩，利用困難的問題。檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高。當(dāng)前,大部分房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理還停留在“一個盒子、一個柜子、一把鎖子、一個房子”的階段，即用案卷盒裝好，放在文件柜中，然后放在辦公室內(nèi)鎖起來，檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高，同時也是一個很漫長的過程。檔案管理的經(jīng)費(fèi)得不到保障，檔案管理工作沒有列入年度工作計(jì)劃當(dāng)中。在企業(yè)的運(yùn)營中，老板可以為聚一次餐或請一次客花去上萬元的經(jīng)費(fèi)，但是對于檔案管理的經(jīng)費(fèi)（購買檔案軟件、改善硬件設(shè)施、人員在職培訓(xùn)等）卻是一省再省，一壓再壓，總是以經(jīng)費(fèi)緊張或沒有預(yù)算等借口，減少檔案管理經(jīng)費(fèi)，有的甚至在年度的工作計(jì)劃和經(jīng)費(fèi)開支中就根本沒有檔案業(yè)務(wù)費(fèi)用這一欄，導(dǎo)致大部分企業(yè)的檔案管理工作一直處于很低的水平，發(fā)揮不了所存檔案的作用。

（三）當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀存在的風(fēng)險

檔案信息的不安全性。沒有一個系統(tǒng)的檔案管理框架、沒有一個檔案專業(yè)人員、沒有一個檔案管理的整體思路，那么在檔案的保管過程中出現(xiàn)信息失泄密就不可避免；同時，一些關(guān)乎企業(yè)生死存亡的重要檔案信息也是岌岌可危。在法律糾紛中走麥城。法律一直是講究以事實(shí)說話，以證據(jù)定論的。由于我們在日常的企業(yè)經(jīng)營中沒有認(rèn)識到檔案的作用，那么在關(guān)鍵時刻也只能是無據(jù)可爭，敗走麥城了，這方面的實(shí)例真是舉不勝舉。在遭遇重大自然災(zāi)害時，檔案資料損毀不可避免。中國是世界上自然災(zāi)害頻發(fā)的國家之一，如何在重大或特大的自然災(zāi)害過程中更好地?fù)尵群捅Ｗo(hù)檔案信息載體，維護(hù)檔案信息的安全性和完整性，是每個企業(yè)管理者都應(yīng)該考慮的問題。此次5.12大地震,其檔案資料的損失是毀滅性的，也是無法用金錢來衡量的。

二、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案管理要點(diǎn)

（一）工程類檔案的歸檔范圍

根據(jù)GB／T50328－2001《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》和各地區(qū)關(guān)于建設(shè)工程檔案的整理規(guī)范,其歸檔范圍如下:綜合性文件。包括項(xiàng)目建議書批復(fù)及項(xiàng)目建議書(立項(xiàng)報告)、建設(shè)用地系列材料、征地拆遷安置、用地申請報告、國有土地使用權(quán)出讓合同等有關(guān)協(xié)議、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報告等等。土建、安裝質(zhì)量保證資料。包括開工報告、竣工工程申請驗(yàn)收報告、鋼材質(zhì)量證明單、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收報告、安裝材料、設(shè)備合格證、試驗(yàn)單匯總表等等。土建工程竣工文字材料。包括圖紙會審記錄、工程定位測量資料、地基處理記錄、鋼材、水泥等材料的出廠證明文件及檢測報告、土壤各種試驗(yàn)報告、商品混凝土出廠合格證、隱蔽工程檢查記錄等等。給排水、電氣（強(qiáng)、弱電）、消防、通風(fēng)、空調(diào)、電梯、裝修（裝飾、幕墻）工程文字材料。包括開工報告、竣工工程申請驗(yàn)收報告、設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、各專業(yè)隱蔽工程檢查記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等等?？⒐D。包括綜合圖(建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等平面布置)、各專業(yè)（建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣[強(qiáng)、弱電]、消防、通風(fēng)、裝修[裝飾、幕墻]）竣工圖。建設(shè)工程聲像檔案。包括照片、電子文檔、光盤等特殊載體的檔案資料。

（二）工程類檔案的歸檔質(zhì)量要求

一是歸檔的工程檔案應(yīng)為原件；二是工程檔案的內(nèi)容及其濃度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；三是工程檔案的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合；四是工程檔案應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；五是工程檔案的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件；六是工程檔案中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmX210mm）。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。七是工程檔案應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。八是所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

（三）工程檔案整理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)

重點(diǎn)環(huán)節(jié)為工程圖紙的疊存，其具體疊法依據(jù)GB10609.3-89的《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》進(jìn)行，統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。

（四）工程檔案的立卷原則、方法及遵循要求

一是立卷原則。應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。二是立卷方法。工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分。工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷。監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷?？⒐D可按單位工程、專業(yè)等組卷?？⒐を?yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。

（五）立卷過程中宜遵循的要求

案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)檔案的排列順序：文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列；同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

（六）案卷編目的要求

編目的要求為:每卷單獨(dú)編號,依流水號，不得有重號、空號等情況出現(xiàn)。

三、工程類檔案分析

檔案分析，有點(diǎn)類似于檔案統(tǒng)計(jì)和檔案年報工作,是對所屬檔案整體情況的一個分析。

（一）檔案分析的作用

就是通過對所存檔案進(jìn)行系統(tǒng)分析，掌握檔案數(shù)質(zhì)量情況（館藏情況、利用情況等），為決策者和利用者提供第一手的資料。對于建設(shè)工程類來講，檔案分析工作尤為重要。它可以全面了解一項(xiàng)工程運(yùn)營的全部情況，通過比對，規(guī)避項(xiàng)目中重復(fù)出現(xiàn)的一些問題，更好地節(jié)約開支，優(yōu)化工作進(jìn)程。

（二）檔案分析的種類

一是文字式。主要以文字總結(jié)的形式對所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況進(jìn)行全面總結(jié)分析。如：檔案情況匯報提綱、檔案利用情況匯總等等。二是列表式。主要以列表的形式全面直觀地表述所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況。如：檔案情況分析表等。三是文字——列表式。將以上兩種方式合為一起，既有文字又有列表，詳細(xì)、直觀、全面、系統(tǒng)。

四、結(jié)語

第3篇：檔案歸檔管理方案范文

【關(guān)鍵詞】電子學(xué)籍檔案管理；管理風(fēng)險；優(yōu)點(diǎn)；缺陷；規(guī)避措施

一、學(xué)校學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

首先，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式是完全依靠人力，學(xué)籍檔案管理人員要負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的抄寫、分類、統(tǒng)計(jì)、存儲等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個都需要耗費(fèi)大量的人力物力，最終導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會給工作造成巨大的損失。而采用電子學(xué)籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問題。電子學(xué)籍檔案管理模式是通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)快速而又高效地完成學(xué)籍檔案的收集、分類、存儲、統(tǒng)計(jì)以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理全程的自動化，這相對于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學(xué)籍檔案管理是通過文檔的形式來對學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行存儲。當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案存儲方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產(chǎn)品，這些存儲器不僅存儲量大、存儲時間長，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲器沒有受到損害，其文檔的存儲期遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)學(xué)籍檔案的存儲。因?yàn)榧堎|(zhì)學(xué)籍檔案在存儲過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時也容易被人為地?fù)p害，而電子學(xué)籍檔案就能很好地規(guī)避這些問題。最后，電子學(xué)籍檔案管理模式可以通過加密、授權(quán)限制等各種科學(xué)手段來保證學(xué)籍檔案的安全性，而這些是紙質(zhì)學(xué)籍檔案無法做到的。所以，電子學(xué)籍檔案在方便學(xué)校學(xué)生及管理人員檢索和查詢學(xué)籍檔案的同時也可以通過信息技術(shù)的利用來為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學(xué)生學(xué)籍檔案信息被惡意篡改，給學(xué)生和學(xué)籍檔案管理工作造成損失。

二、當(dāng)前學(xué)校電子學(xué)籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學(xué)校學(xué)生數(shù)量越來越龐大，就業(yè)競爭越來越激烈，以及社會文化的多元化，越來越多的學(xué)校對學(xué)生學(xué)籍檔案管理更加重視，在這個過程中電子學(xué)籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來看，電子學(xué)籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學(xué)籍檔案相比，具有更大的風(fēng)險性。電子學(xué)籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子學(xué)籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子學(xué)籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致學(xué)生的數(shù)據(jù)錯誤或被盜，所以，在使用電子學(xué)籍檔案時一定要注意信息的準(zhǔn)確性及安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

三、學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理風(fēng)險的規(guī)避措施

首先，針對于學(xué)生電子學(xué)籍檔案存儲的不安全性，管理人員應(yīng)該采取相應(yīng)的措施來提高存儲設(shè)備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達(dá)到這一目的，管理人員可以通過實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案存儲設(shè)備的專機(jī)專用來保護(hù)相關(guān)文件數(shù)據(jù)不被損害。同時，管理人員應(yīng)該定期對電子學(xué)籍檔案的存儲設(shè)備進(jìn)行更新升級以及對電腦系統(tǒng)存在的漏洞進(jìn)行定期修復(fù)，以此來提高電子學(xué)籍檔案管理的安全性。而針對電子學(xué)籍檔案存儲數(shù)據(jù)的不完整性和存儲設(shè)備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規(guī)范自己的操作、增強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)來杜絕因人為因素造成的損失。同時可以通過對重要學(xué)籍檔案進(jìn)行備份來減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長存儲設(shè)備的使用壽命，管理人員可以通過存儲設(shè)備的更新?lián)Q代以及對其使用后進(jìn)行及時修復(fù)等措施來實(shí)現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)高端技術(shù)來有效地規(guī)避電子學(xué)籍檔案管理過程中存在的種種風(fēng)險。學(xué)校學(xué)籍管理部門主要是管理學(xué)生的學(xué)籍檔案，所以，技術(shù)人員可以利用信息技術(shù)對學(xué)生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴(yán)格加密的雙加密模式，公開加密用于學(xué)籍文件的發(fā)送，而嚴(yán)格加密才用于學(xué)籍內(nèi)容的接收，這樣就可以保證電子學(xué)籍檔案內(nèi)容的高度安全，維護(hù)學(xué)生的利益。除此之外，技術(shù)人員還可以對學(xué)生電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)設(shè)定身份驗(yàn)證，以此來控制學(xué)生電子學(xué)籍檔案的訪問權(quán)限。這也是規(guī)避風(fēng)險的措施之一。

最后，管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)建，以此來降低電子學(xué)籍檔案管理過程中存在的風(fēng)險。電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用目前流行的客戶機(jī)服務(wù)器和Web服務(wù)器等方式來優(yōu)化系統(tǒng)的構(gòu)建，以此保證系統(tǒng)的實(shí)用性、穩(wěn)定性和可兼容性，同時通過設(shè)立高效的通信機(jī)制彩曾強(qiáng)系統(tǒng)的安全險，只有這樣，才能從系統(tǒng)本身優(yōu)化電子學(xué)籍檔案的管理。除此之外，以防萬一，學(xué)校還應(yīng)該實(shí)行學(xué)生電子學(xué)籍檔案與紙質(zhì)學(xué)籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補(bǔ)電子學(xué)籍檔案管理的不足。

第4篇：檔案歸檔管理方案范文

一、新常態(tài)下干部保健檔案管理存在的不足

提高管理工作水平，實(shí)現(xiàn)干部保健檔案管理規(guī)范化具有重要作用。但一些檔案管理工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有嚴(yán)格遵循規(guī)范要求，制約管理水平提升，存在的不足表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）認(rèn)識不足，管理規(guī)范化水平低。一些單位將工作重心放在其他方面，忽視干部保健檔案管理工作，思想認(rèn)識存在不足，未能全面采取有效措施提高檔案管理水平。又如，檔案管理人員缺乏全面培訓(xùn)，制約工作水平提升，未能掌握檔案管理的綜合技能?；蛘邔n案資料收集不全面，忽視加強(qiáng)整理和歸檔，也沒有嚴(yán)格按要求進(jìn)行編號，影響服務(wù)水平提升。再加上管理過程中對規(guī)章制度的執(zhí)行力度不夠，檔案管理人員沒有嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任心，管理水平偏低，難以有效提升檔案管理規(guī)范化水平。

（二）干部保健檔案材料制作不健全。提升干部保健檔案管理規(guī)范化水平，離不開資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，但在新常態(tài)下，很多單位對該問題不重視，對管理工作中所需要的資金、硬件和軟件設(shè)施的投入存在不足，忽視信息技術(shù)、掃描儀的利用，制約檔案管理信息化水平的提高。再加上一些檔案管理人員不注重對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，未能掌握數(shù)據(jù)庫建設(shè)和使用技術(shù)，影響檔案材料制作技能提高，導(dǎo)致不能有效適應(yīng)干部保健檔案管理新情況和新趨勢的需要，難以有效提升檔案管理水平。

（三）干部保健檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善。新常態(tài)下，信息技術(shù)逐步被廣泛應(yīng)用到干部保健檔案管理活動當(dāng)中。但目前該項(xiàng)工作存在缺陷，一些單位在這方面的資金投入不足，相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施投入較少。再加上檔案數(shù)字化管理技能缺乏，基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，不利于提升檔案管理工作效率。

二、新常態(tài)下干部保健檔案管理規(guī)范化的路徑和方法

為彌補(bǔ)實(shí)際工作的不足，促進(jìn)檔案管理水平提高，推動管理工作的規(guī)范化進(jìn)程，可以采取以下改進(jìn)措施：

（一）革新思想觀念，推動干部保健檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。干部保健檔案管理人員應(yīng)該革新思想觀念，創(chuàng)新檔案管理理念，根據(jù)新常態(tài)和新需要，創(chuàng)新管理方式，有效提升檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。同時還要革新管理理念，全面收集檔案管理信息資料，做好編號工作，及時進(jìn)行歸檔和整理，嚴(yán)格遵循和落實(shí)檔案管理規(guī)章制度，提升檔案管理規(guī)范化水平，為各項(xiàng)活動有效開展創(chuàng)造條件。

（二）嚴(yán)格按規(guī)范要求制作干部保健檔案材料。以提升管理規(guī)范化水平為目標(biāo)，注重信息技術(shù)應(yīng)用，做好檔案資料掃描工作，推動檔案數(shù)字化進(jìn)程。在資料整理和歸檔中，應(yīng)該創(chuàng)新思想觀念，嚴(yán)格遵循技術(shù)規(guī)范要求，推動管理方式創(chuàng)新發(fā)展。做好整理和編號工作，及時歸檔和管理，方便檔案信息資料查詢，為有效適應(yīng)干部保健檔案創(chuàng)造便利。注重加大資金投入，重視掃描儀和信息技術(shù)利用，有效提升檔案管理工作效率。

（三）構(gòu)建健全完善的干部保健檔案管理制度。以提升檔案管理規(guī)范化水平為目標(biāo)，健全完善管理制度，推動管理工作制度化和規(guī)范化進(jìn)程。例如，落實(shí)管理責(zé)任制，明確檔案管理人員職責(zé)，讓他們嚴(yán)格遵循技術(shù)規(guī)范要求創(chuàng)新管理方式，提升管理工作效率。建立獎懲激勵機(jī)制，激發(fā)工作人員熱情，讓他們嚴(yán)格遵循要求提升管理工作水平，有效提升管理工作技能，增強(qiáng)工作主動性。此外，管理制度還要落實(shí)于干部保健檔案管理全過程，激發(fā)管理人員熱情，對管理活動的每個流程都進(jìn)行有效管理，推動管理工作規(guī)范化和制度化。

（四）加強(qiáng)干部保健檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。結(jié)合管理規(guī)范化和干部保健檔案利用的實(shí)際需要，增加資金投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推動管理活動有效進(jìn)行。要健全完善管理制度措施，根據(jù)檔案管理需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從而為各項(xiàng)活動開展創(chuàng)造便利。引進(jìn)和更新掃描儀、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，構(gòu)建并注重?cái)?shù)據(jù)庫的管理與維護(hù)，注重檔案信息編號工作，方便檔案資料查詢，也為有效使用檔案資料創(chuàng)造便利。

（五）提升干部保健檔案管理人員素質(zhì)。引進(jìn)專業(yè)技能強(qiáng)，基礎(chǔ)扎實(shí)，責(zé)任心強(qiáng)的干部保健檔案管理人員，不斷充實(shí)管理隊(duì)伍。構(gòu)建完善的管理培訓(xùn)制度，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，促進(jìn)他們綜合技能的提升，讓檔案管理人員更好適應(yīng)管理工作需要，努力提升干部保健檔案管理規(guī)范化水平。

第5篇：檔案歸檔管理方案范文

延長油礦是中國四個具有獨(dú)立勘探開采石油天然氣資質(zhì)的單位之一，具有悠久的歷史。中國陸上第一口油井于1905年在延長縣七里村完鉆，距今已有106年。檔案部門主要負(fù)責(zé)油田各類檔案資料的接收、征集、整理、立卷、歸檔工作。由于油田歷史悠久，所以各類檔案資料較為繁多，檔案工作量較大。

檔案部門從1985年成立至今，共形成和保管文書類、科技類、會計(jì)類、基建類、設(shè)備類、專門類等檔案3萬余卷。自2000年起用西安創(chuàng)怡科技有限責(zé)任公司與檔案事業(yè)部聯(lián)合研發(fā)的《世紀(jì)科怡》檔案管理軟件。

自2001年以來局域網(wǎng)的建成和OA系統(tǒng)的開發(fā)使用，逐步形成積累了一批電子文件。對于電子文件如何收集歸檔？歸檔后如何管理？如何保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性？如何開發(fā)利用？如何在紙質(zhì)實(shí)體文件和電子文件并列運(yùn)行的過渡時期內(nèi)進(jìn)行綜合管理？等等都迫切需要我們提出科學(xué)、合理的意見和辦法。

二、檔案管理軟件實(shí)施情況

目前檔案管理軟件能實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理，由7個功能模塊構(gòu)成，即文件接收、歸檔管理、檔案管理、檔案利用、檢索終端、利用終端、系統(tǒng)維護(hù)等。

1、文件接收

（1）電子文件接收――提供對本單位辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的歸檔電子文件的接收；

（2）非電子文件接收――提供其他單位來文的紙質(zhì)文件及本單位產(chǎn)生的紙質(zhì)文件的接收；

（3）老檔案的接收――提供檔案室以前年度產(chǎn)生的未進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的老檔案的錄入及接收功能。

2、文件歸檔組卷（件）

歸檔方案設(shè)置：

（1）歸檔方案表――根據(jù)本檔案館藏檔案的結(jié)構(gòu)建立無卷歸檔的方案；

（2）合并同類――提供系統(tǒng)自動組合卷（件）功能；

（3）自動歸檔――根據(jù)分類方案自動提供對歸檔文件歸檔時，賦文件檔號、轉(zhuǎn)庫功能；

（4）臨時歸檔――提供對歸檔文件的隨時接收、隨時歸檔、賦文件檔號、轉(zhuǎn)庫功能。

3、檔案管理

（1）檔案檢索

綜合檢索――提供檔案庫全部著錄項(xiàng)目的邏輯組合檢索；分類檢索――提供實(shí)體分類中各分類字段的分類查錄、自動排序檢索功能；清晰檢索――提供檔案庫著錄項(xiàng)目中各字段則清晰檢索。簡易檢索――按檢索者日常習(xí)慣簡單點(diǎn)擊就能進(jìn)行查找檢索。

（2）檔案鑒定

保管期限表――根據(jù)國家規(guī)定的檔案保管期限表設(shè)定每卷（件）檔案的保管期限。

（3）檔案退庫：在已歸檔庫內(nèi)對不符合要求的檔案，作退庫處理，或轉(zhuǎn)檔案處理庫重新處理，符合要求后再入庫。

（4）檔案接收進(jìn)庫

歸檔檔案接收―接收每年度的新檔案并轉(zhuǎn)入進(jìn)庫；各檔案的接收一接收以前年度老檔案并轉(zhuǎn)入總進(jìn)庫；備份檔案的接收―接收從備份庫轉(zhuǎn)入進(jìn)庫的檔案。

（5）檔案的統(tǒng)計(jì)

保管期限統(tǒng)計(jì)――統(tǒng)計(jì)不同保管期限檔案的數(shù)量；文件類型的統(tǒng)計(jì)――分別統(tǒng)計(jì)不同分類檔案的數(shù)量；組織機(jī)構(gòu)檔案統(tǒng)計(jì)――分別統(tǒng)計(jì)各處室每年形成檔案的數(shù)量；歸檔年份統(tǒng)計(jì)――分別統(tǒng)計(jì)不同年度的檔案數(shù)量。

（6）檔案編目

按保管期限編目；按信息類型編目；按各種專題編目。

4、檔案利用

（1）檔案登記

（2）檔案借閱管理

（3）借閱檔案管理

（4）檔案利用統(tǒng)計(jì)

5、系統(tǒng)維護(hù)

（1）系統(tǒng)設(shè)置表管理――系統(tǒng)全部數(shù)據(jù)庫的用戶管理模式；

（2）系統(tǒng)用戶管理――系統(tǒng)用戶的建立、修改、刪除及用戶權(quán)限的設(shè)定；

（3）系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份――提供系統(tǒng)全部數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)。

三、探索與思考

1、首先一定要真正做到無紙化辦公、網(wǎng)絡(luò)上辦公，讓自動化各流轉(zhuǎn)系統(tǒng)真正運(yùn)轉(zhuǎn)，這樣才能實(shí)現(xiàn)電子文件的真實(shí)性。我們要以建立數(shù)字化油田為契機(jī)，從設(shè)備、人員培訓(xùn)到工作制度、思想意識等各個方面向這個目標(biāo)不斷努力和靠攏，這樣就一定能實(shí)現(xiàn)檔案工作一體化管理。

第6篇：檔案歸檔管理方案范文

一、工作目標(biāo)

2021年2月28日前，全鎮(zhèn)完成精準(zhǔn)扶貧檔案收集、整理、歸檔、數(shù)字化處理及移交工作，建立精準(zhǔn)扶貧檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理，全面真實(shí)記錄脫貧攻堅(jiān)工作歷程、成果體現(xiàn)。

二、工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

（一）工作內(nèi)容

脫貧攻堅(jiān)以來，在開展各項(xiàng)工作過程中，形成的對國家、社會有保存價值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。鎮(zhèn)、村在對精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行規(guī)范化管理基礎(chǔ)上，同步進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進(jìn)館檔案紙質(zhì)檔案和數(shù)字化處理的電子檔案同時移交）。

（二）基本原則

規(guī)范管理、分級負(fù)責(zé)、刪繁去重。

（三）工作標(biāo)準(zhǔn)

1.整理標(biāo)準(zhǔn)

（1）文書檔案統(tǒng)一按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/TA22-2015）進(jìn)行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒和排架。

（2）項(xiàng)目檔案按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發(fā)項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》進(jìn)行整理，國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)符合《建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設(shè)項(xiàng)目按照相關(guān)行業(yè)規(guī)定進(jìn)行整理。項(xiàng)目規(guī)模較小的，可以簡化整理，根據(jù)具體情況只能一卷或數(shù)卷。

（3）資金檔案按《會計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理。

（4）照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）進(jìn)行整理。

（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）進(jìn)行整理。

（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。

2.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

精準(zhǔn)扶貧檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31-2017)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并完全匹配，方便查閱利用。

3.檔案裝具

按需到區(qū)檔案館統(tǒng)一領(lǐng)取符合規(guī)范的檔案裝具。

三、工作步驟

（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮(zhèn)精準(zhǔn)扶貧檔案建設(shè)工作方案》并送區(qū)脫貧辦備案。

（二）規(guī)范整理。2021年2月28日前，鎮(zhèn)、村完成2014—2020年精準(zhǔn)扶貧檔案收集和規(guī)范整理工作，并同步完成精準(zhǔn)扶貧檔案的數(shù)字化處理工作。

（三）分級驗(yàn)收。一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)初驗(yàn)，在2021年3月10日前完成27個行政村精準(zhǔn)扶貧紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作，并向區(qū)脫貧辦報告完成情況；二是區(qū)級抽驗(yàn)，由區(qū)脫貧辦牽頭，組織區(qū)檔案局、區(qū)檔案館、區(qū)扶貧開發(fā)局在2021年3月31日前完成紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作；三是根據(jù)抽驗(yàn)情況開展整改提升。

（四）歸檔裝訂。精準(zhǔn)扶貧檔案歸檔裝訂待數(shù)字化處理后啟動，于3月底前完成歸檔裝訂。

（五）及時移交。在2021年4月底前，按國家有關(guān)規(guī)定，將精準(zhǔn)扶貧檔案移交至區(qū)檔案館。

四、工作要求

（一）高度重視，明確職責(zé)。主要領(lǐng)導(dǎo)親自部署，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，掛片領(lǐng)導(dǎo)督促落實(shí)，確保歸檔工作專人專責(zé)。貧困村第一書記為第一責(zé)任人，駐村工作隊(duì)全程參與，及時查漏補(bǔ)缺。

第7篇：檔案歸檔管理方案范文

關(guān)鍵詞:電子檔案;檔案管理;紙質(zhì)檔案

一、電子檔案及其特點(diǎn)

檔案工作向電子化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展,這是一個劃時代的變化。它帶給我們的不僅是一種挑戰(zhàn),也是一次提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案信息效用的機(jī)遇。電子檔案是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。它與紙質(zhì)檔案有很大的不同,產(chǎn)生了巨大的變化。

1.電子檔案呈數(shù)字化信息形態(tài)

在計(jì)算機(jī)內(nèi)部,無論是生成、存儲還是傳輸?shù)忍幚?電子檔案均是以數(shù)字編碼的形式存在。現(xiàn)在一個檔案館的全部紙質(zhì)檔案在電子時代變成了一張小小的光盤。從一張紙幾百個字到一張光盤3.4億字,變化是驚人的。

2.電子檔案信息的獨(dú)立性

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容與載體是不可分離的整體。電子檔案則不同,其內(nèi)容存儲的位置不固定,甚至可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體,其內(nèi)容信息卻不發(fā)生變化,還可通過網(wǎng)絡(luò)脫離原載體進(jìn)行傳輸。

二、電子檔案的管理原則

為了確保電子檔案的質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)信息化戰(zhàn)略的既定目標(biāo),電子檔案的管理工作必須遵循一定的原則。

1.規(guī)范性原則

規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則,也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性原則的要求是:所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,并盡可能采用國際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此,對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣做,不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi),提高信息存儲傳輸?shù)男?而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

2.效率原則

檔案信息的電子化工作面廣量大,耗時耗財(cái),必須十分講究工作的效率與效益。首先,應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案,包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術(shù)模式(信息存儲格式、信息組織模式)和最適宜、先進(jìn)、高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定,是整個電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵;而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng),則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統(tǒng)的建設(shè)配置可能需要較大的投入,但它具有一次性投入而長期受益的特點(diǎn)。構(gòu)建良好的檔案信息電子化加工系統(tǒng),將極大地提高檔案信息電子化加工的速度,加快電子化的發(fā)展進(jìn)程。

三、電子文件的歸檔

電子文件以共新穎性及與傳統(tǒng)管理方法和手段的不一致性,給檔案工作帶來管理方法上的根本性改變。電子文件與紙質(zhì)文件有著本質(zhì)不同的歸檔方式和特殊歸檔現(xiàn)象。

1.歸檔要求

歸檔電子文件的質(zhì)量關(guān)系到以后電子文件的保管與利用,因此檔案部門應(yīng)采取措施,保證電子文件歸檔的質(zhì)量要求。

2.歸檔范圍

由于電子文件產(chǎn)生與利用的環(huán)境的特殊性,其歸檔范圍與其它介質(zhì)檔案相比有不同的特點(diǎn)。電子文件歸檔范圍不僅包括文件本身,而且對產(chǎn)生電子文件的支持文件、數(shù)據(jù)文件及其它有關(guān)文件一并歸檔。

3.歸檔時間

電子文件亦需要文件形成部門經(jīng)過一段時間的積累并加以鑒定和整理,因此電子文件的歸檔時間可與紙質(zhì)文件相同,即管理文件在次年年初歸檔,技術(shù)文件在項(xiàng)目完成后歸檔。

4.電子檔案管理體系

電子檔案作為檔案管理的一種重要形式,應(yīng)納入我國現(xiàn)行的檔案管理體系,由檔案部門集中管理。對于電子檔案進(jìn)行管理的初期需要注意下列問題。

五、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

1.操作方便

形成檔案之前的電子文件,其增、刪、改都很方便,而且改后不留任何痕跡,保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案/具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性,使之對電子檔案的檢索更架方便。

2.復(fù)制時不容易丟失信息

紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝時經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題,而電子檔案的復(fù)制,由于電子化的信息處理,幾乎不存在這些問題。所以復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別等。

參考文獻(xiàn):

第8篇：檔案歸檔管理方案范文

一．領(lǐng)導(dǎo)的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開展。

自從教育中心成立以來，原單位的職能擴(kuò)大，職能處室增多，需要?dú)w檔的材料猛增。中心領(lǐng)導(dǎo)及時調(diào)配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機(jī)構(gòu)。并積極鼓勵、支持檔案人員參加區(qū)檔案局組織的各項(xiàng)專業(yè)培訓(xùn)。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓(xùn)且取得了上崗資格證書。對于合并后的檔案工作，中心分管領(lǐng)導(dǎo)多次與區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實(shí)施方案》、《教育中心20*年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會議。組織檔案人員學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》，分析了當(dāng)前中心檔案工作的形勢，布置了《20*年檔案工作的計(jì)劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對檔案工作使用設(shè)備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進(jìn)中心檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，中心領(lǐng)導(dǎo)還專門為檔案室配備了兩臺專用電腦、一臺復(fù)印機(jī)、一臺激光打印機(jī)；考慮到現(xiàn)在中心兩院辦公的不便，還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。

二．加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識水平。

中心成立以后，新成立的檔案工作機(jī)構(gòu)中，有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發(fā)展，檔案工作又出臺了一系列新的法規(guī)、制度及實(shí)施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢，不斷學(xué)習(xí)，不斷更新自己的專業(yè)知識，提高自己的專業(yè)技能。為此，我單位堅(jiān)持從兩個渠道對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是積極組織檔案人員參加區(qū)檔案局組織的所有培訓(xùn)，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息，不斷更新自己的觀念。二是結(jié)合本單位的實(shí)際，制定我單位的學(xué)習(xí)計(jì)劃，定期組織檔案人員學(xué)習(xí)。先后學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》、《文書檔案保管期限表》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《20*年檔案工作要點(diǎn)》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號方案》等等材料，同時還對所有檔案人員進(jìn)行了使用《今易》軟件的培訓(xùn)。通過這些培訓(xùn)，提高了所有檔案人員的專業(yè)知識水平。從而保證了入庫檔案的質(zhì)量，為檔案的開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第9篇：檔案歸檔管理方案范文

1.我國建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔中的難題

1.1相關(guān)收集和歸檔人員的檔案意識淡薄

雖然我國的城市化進(jìn)程加快，建筑行業(yè)發(fā)展迅猛，但是，我國的建筑施工企業(yè)科技檔案意識相對薄弱，與之有關(guān)的機(jī)構(gòu)部門，以及與之相關(guān)的管理人員的檔案觀念薄弱，歸檔意識很低。我們知道建筑施工企業(yè)科技檔案直接反映在我國建筑中的工程活動以及工程建筑項(xiàng)目的全部技術(shù)含量。相關(guān)的收集和歸檔人員的檔案意識薄弱，使我國的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及工程技術(shù)人員不能對工程的技術(shù)、質(zhì)量、進(jìn)度以及所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益都及其重視，但是因?yàn)閷こ讨挟a(chǎn)生的資料、檔案的不重視，使其散失，不能做到及時的整理改正。這樣就可能造成技術(shù)壟斷，一些先進(jìn)的技術(shù)就不能得到推廣，使我國的建筑施工技術(shù)不能得到更快的發(fā)展。

1.2我國缺少高質(zhì)量的檔案人員

由于我國對建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔不重視等客觀環(huán)境的局限，我國對檔案人員的培訓(xùn)力度不夠，致使我國缺少高質(zhì)量的檔案人員。而且就我國的建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔的工作繁瑣，并且對其不重視，一般情況下不會特定的設(shè)定檔案的管理人員對其進(jìn)行收集與整理，而是讓一些缺乏管理檔案經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)的工程人員兼職完成，這樣就使其整理出來的檔案不夠全面，不夠詳細(xì)，使其檔案中的建筑機(jī)構(gòu)的經(jīng)貿(mào)活動、工程建筑項(xiàng)目的技術(shù)含量不能詳細(xì)的體現(xiàn)，失去了根據(jù)檔案改進(jìn)建筑方案，推廣建筑方案的價值。

1.3我國的建筑施工企業(yè)科技檔案管理制度不健全

我國沒有制定健全的對建筑施工企業(yè)科技檔案的管理制度，我國檔案管理缺少對建筑施工企業(yè)科技檔案的管理方法，只能通過一些網(wǎng)絡(luò)、電話、短信對其施工單位進(jìn)行索要整理，進(jìn)而進(jìn)行歸檔，這樣不能高效的對建筑機(jī)構(gòu)的經(jīng)貿(mào)活動、工程建筑項(xiàng)目的技術(shù)問題整理記錄，這樣時間間斷的記錄，使其不能體現(xiàn)檔案記錄的連續(xù)性。而且，由于沒有建立與完善建筑施工企業(yè)科技檔案管理制度，缺少收集和歸檔方法，使檔案的收集與歸檔無章可循，使其檔案的收集、整理、歸檔工作難以展開。

2.應(yīng)該如何做好建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔的工作

2.1加強(qiáng)對檔案收集與歸檔重要性的宣傳

要想做好建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔工作，就必須要強(qiáng)化各個員工對于這方面的意識。也就是說，要在企業(yè)中加強(qiáng)對檔案收集與歸檔重要性的宣傳。在企業(yè)中，應(yīng)該設(shè)立相關(guān)的部門，對于如何宣傳檔案收集與歸檔做好詳細(xì)的計(jì)劃，系統(tǒng)、明確地向企業(yè)員工展示檔案收集與歸檔的重要性。這樣做可以加強(qiáng)員工對于自身的約束，更好的配合公司做好檔案的收集工作，在借出檔案后做到及時地歸還。宣傳力度對于一項(xiàng)工作的成功與否有著很大的影響，所以建筑施工企業(yè)一定不能忽視宣傳的重要性，要把檔案的收集與歸檔的重要性及時的對員工做好宣傳。

2.2確定相應(yīng)的檔案管理人員并且進(jìn)行定期培訓(xùn)提高其專業(yè)素質(zhì)

建筑施工企業(yè)的檔案完整性對于整個公司資料的安全和公司的利益相當(dāng)?shù)闹匾?。所以建筑施工企業(yè)要對于檔案的收集與歸檔工作引起做夠的重視。檔案管理部門管理著整個企業(yè)員工的檔案，對于員工信息安全起著決定性的作用。因此，企業(yè)要加強(qiáng)對于檔案管理部門的監(jiān)管力度，保證該部門嚴(yán)格的按照制度做好檔案的收集與歸檔工作。同時，企業(yè)要加強(qiáng)對于檔案管理者專業(yè)素質(zhì)的考察，并定期對檔案管理部門的員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使每一個員工都起到應(yīng)有的作用。有了高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員和專門的檔案管理部門，就可以在很大程度上做好建筑施工企業(yè)科技的收集和歸檔工作。

2.3健全我國的建筑施工企業(yè)科技檔案管理制度

針對于我國建筑施工企業(yè)科技檔案收集與歸檔工作的現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)大部分的企業(yè)在這項(xiàng)工作上存在著很多漏洞，而這些漏洞的存在主要源于我國的建筑施工企業(yè)科技檔案管理制度不夠合理。所以要想從根本上做好科技檔案的收集與歸檔工作，就要改良我國現(xiàn)有的檔案管理制度。因此，我們要吸取其他國家的經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的管理制度，在他們的基礎(chǔ)上加以改良，從而找到最適合我國國情的檔案管理制度。各個建筑施工公司都應(yīng)該主動摒棄原有的不良管理制度，引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理制度，來使企業(yè)得到更好的發(fā)展。

3.做好建筑施工企業(yè)科技檔案收集與歸檔的重要意義