文檔管理解決方案精選(九篇)

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第1篇：文檔管理解決方案范文

目前，檔案管理部門仍然存在著“為保管百保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益”的舊觀念，還存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”的做法。

1 檔案管理存在的一些問題

1.1 檔案管理工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員對(duì)檔案工作的重要性的認(rèn)識(shí)不足，檔案管理工作缺乏應(yīng)用的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則，造成了檔案管理工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃；有任務(wù)、無落實(shí)；有形式、無效果的不良后果。

1.2 檔案管理方法滯后

由于領(lǐng)導(dǎo)干部缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)務(wù)投入少，一般檔案管理者都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求；雖然購(gòu)買了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員技術(shù)水平低、操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到應(yīng)用的作用，致使檔案管理與提供利用遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，檔案管理工作滯后。

1.3 檔案管理缺乏制度化的管理程序

檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：檔案收集、整理、利用不規(guī)范，檔案綜合管理力度不高。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確，主管領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

1.4 檔案存儲(chǔ)成本高

由于檔案儲(chǔ)存數(shù)字化工作才剛剛開始，紙質(zhì)檔案較多。由于紙質(zhì)檔案極易受到外界環(huán)境的損壞，難以永久保存和備份，占用空間大，倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用和管理成本高。

1.5 檔案管理模式簡(jiǎn)單

現(xiàn)階段檔案管理模式主要采用計(jì)算機(jī)輔助管理的手動(dòng)模式，包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研等，都以手工為主的，工作效率低，檔案資源不能得到充分利用。

1.6 檔案查詢困難

在手工查詢檔案信息的檢索過程中，紙質(zhì)檔案給檢索調(diào)閱帶來了諸多困難，存在著查詢途徑不夠全、查全率低，查準(zhǔn)率低的現(xiàn)狀，容易出現(xiàn)檔案丟失、損壞或無法找到所需的檔案不能充分的利用檔案資源，難以提供優(yōu)良的服務(wù)。

1.7 實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，及至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則就是“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則。實(shí)現(xiàn)檔案立卷歸檔。

2 檔案管理科學(xué)化是關(guān)鍵

隨著社會(huì)的日趨進(jìn)步，我國(guó)的檔案事業(yè)也隨之發(fā)展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不公繁冗、復(fù)雜，浪費(fèi)了很多的人力物力以及存儲(chǔ)空間，而且不可避免的是紙質(zhì)的檔案不能長(zhǎng)期完好的被保存下來。新技術(shù)革命的到來，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使檔案領(lǐng)域進(jìn)入電子時(shí)代。檔案科學(xué)化建設(shè)正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設(shè)注入了新的活力，加快檔案進(jìn)入科學(xué)化管理的腳步。要求人員素質(zhì)越來越高、設(shè)備更新快、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完備。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，電子檔案的使用越來越廣泛。電子檔案為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了機(jī)遇，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理深刻的變革。為保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，需要按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行文件格式的轉(zhuǎn)換、傳輸；電子誰的歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門很難完成；電子 檔案歸檔的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理和維護(hù)水平需要不斷提高。新技術(shù)的應(yīng)用、人為破壞、自然、管理低效等導(dǎo)致檔案面臨著日益嚴(yán)峻的安全威脅。檔案安全保障體系構(gòu)建的基本方針是預(yù)防、綜合防范，在政策引導(dǎo)下建立一種完善長(zhǎng)效的機(jī)制。

3 檔案管理科學(xué)化的解決方法

檔案是歷史的真實(shí)啟示，檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響檔案發(fā)揮最大效益，檔案科學(xué)化管理意義重大。雖然全國(guó)各地對(duì)檔案管理都給予足夠的重視，各部門也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。但是，由于檔案管理工作繁瑣枯燥，致使其存在著諸多問題迫切需要解決。為了使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，筆者建議采取以下措施：

3.1 建立健全檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，要實(shí)行科學(xué)管理，就必須建立健全管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，加強(qiáng)硬件的建設(shè)、建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對(duì)保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔，專門庫(kù)戶、專柜存放檔案，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，做到科學(xué)管理，排列整齊，以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，防止分散流失。

3.2 做好公文的制發(fā)和文書處理工作

檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的，公文制發(fā)決定檔案的質(zhì)量；文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，因此，公文的制發(fā)要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，排版形式符合要求，履行簽發(fā)、審批手續(xù)；各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等公文及文書字跡要牢固清晰，有利于長(zhǎng)久保管利用；使用文種合理、格式規(guī)范、行文標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

第2篇：文檔管理解決方案范文

【關(guān)鍵詞】 企業(yè);檔案管理;電子化;問題;方法

一、企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀以及存在的問題

1.大多數(shù)企業(yè)雖然使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件處理和會(huì)議通知等日常事務(wù)性工作,真正使用計(jì)算機(jī)管理檔案的在整個(gè)檔案管理部門占的比例很少。

2.即使使用計(jì)算機(jī)管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態(tài),檔案管理電子化處于有名無實(shí)狀態(tài)。

3.部分檔案管理人員對(duì)檔案管理電子化缺乏正確認(rèn)識(shí),認(rèn)為只要擁有和裝備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等,就是實(shí)行了檔案管理電子化。

4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)知識(shí),操作技術(shù)不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不能很好結(jié)合,影響了企業(yè)檔案電子化管理的進(jìn)程。

二、出現(xiàn)以上問題的原因

1.宣傳力度不夠。企業(yè)對(duì)檔案管理電子化的發(fā)展趨勢(shì)沒有迫切的認(rèn)識(shí)。不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去。企業(yè)檔案管理仍停留在管好紙質(zhì)檔案上面,不想推進(jìn)檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設(shè)備。長(zhǎng)期以來,企業(yè)的電子設(shè)備大都配備在辦公、生產(chǎn)、技術(shù)部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統(tǒng),即使有關(guān)部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲(chǔ)存、保管,難以實(shí)現(xiàn)電子化管理。

3.國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案電子化缺少有效的政策和指導(dǎo)。如企業(yè)在實(shí)施檔案電子化過程中的投入允許進(jìn)入生產(chǎn)成本政策;國(guó)家檔案建立合同網(wǎng)絡(luò),聯(lián)網(wǎng)利用;鼓勵(lì)企業(yè)檔案電子化利用;開發(fā)適合企業(yè)檔案管理電子化的軟件等。

4.要普及提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),提升檔案管理人員電子化管理水平。

三、企業(yè)檔案電子化管理的作用

1.有利于企業(yè)檔案的保存、保管、保護(hù)。檔案實(shí)行電子化后,簡(jiǎn)單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫(kù)的全部?jī)?nèi)容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復(fù)制,有利于長(zhǎng)久存檔。

2.有利于企業(yè)對(duì)檔案的利用和技術(shù)開發(fā)。企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)電子化后,對(duì)需查閱檔案的管理、技術(shù)人員實(shí)行分級(jí)授權(quán),在網(wǎng)上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術(shù)人員到檔案庫(kù)房查閱、摘抄、復(fù)制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術(shù)開發(fā)工作。

3.便于各相關(guān)部門的技術(shù)交流。過去,各相關(guān)部門間的數(shù)據(jù)交流,技術(shù)人員要帶上大包小包的技術(shù)資料,攜帶難度較大。實(shí)現(xiàn)檔案電子化后,技術(shù)人員只需帶上事先下載好的數(shù)據(jù)資料,用什么資料就從電腦里調(diào)取什么資料。

四、如何促進(jìn)企業(yè)檔案電子化管理

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員要重視電子化管理。

2.配備知識(shí)化的檔案管理人員。企業(yè)要改變過去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實(shí)一些既懂檔案管理,又具備電子知識(shí)、數(shù)碼知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的年輕人員。有了具備現(xiàn)代化、知識(shí)化、高素質(zhì)的員工,才能真正有效地推進(jìn)檔案電子化的開展。

3.配備必要的電子、數(shù)碼設(shè)備硬件。企業(yè)要投入資金為檔案管理配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描、照像設(shè)備等電子、數(shù)碼硬件,建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)施內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò),結(jié)合內(nèi)部的系統(tǒng)資源,為儲(chǔ)存、保護(hù)、利用、歸集、開發(fā)企業(yè)的檔案創(chuàng)造有利的硬件條件。

第3篇：文檔管理解決方案范文

關(guān)鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用

前言

近年來，我國(guó)高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展，合并升格的高職院校達(dá)1100多所，進(jìn)一步完善了國(guó)家的高等教育結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著許多問題。

一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題

許多合并高職院校是由一些不同學(xué)科、不同層次的學(xué)校（如中等職業(yè)學(xué)校）合并而來，原來的學(xué)校對(duì)干部人事檔案沒有自主管理權(quán)，長(zhǎng)期以來不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問題。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏

合并的高職院校，干部檔案管理實(shí)現(xiàn)了由被動(dòng)式管理向主動(dòng)式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊(duì)伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫(kù)房，沒有設(shè)立單獨(dú)的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項(xiàng)工作，這樣勢(shì)必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對(duì)管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。

（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

（三）信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。

（四）升級(jí)達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重

很多學(xué)校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對(duì)干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學(xué)校檔案工作起步不同，有的學(xué)校已經(jīng)經(jīng)過了上級(jí)部門的檢查驗(yàn)收，達(dá)到干部檔案管理目標(biāo)一級(jí)，二級(jí)或三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，有的規(guī)模甚至都沒有按新標(biāo)準(zhǔn)整理過，為了達(dá)到同一個(gè)等級(jí)或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，檔案管理人員僅技術(shù)加工就有相當(dāng)大的工作量。

二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑

（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)

干部人事檔案是記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識(shí)，合并高職院校應(yīng)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費(fèi)上落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽?jī)或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表揚(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績(jī)效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項(xiàng)工作的重要依據(jù)。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對(duì)在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對(duì)高校干部人事檔案管理的新要求。

（二）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

（三）建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存和資源共享。當(dāng)前，人事檔案管理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)信息軟件已在大多數(shù)高校使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術(shù)的人才和從事檔案信息管理構(gòu)件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊(duì)伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。

（四）充實(shí)干部檔案管理隊(duì)伍

為切實(shí)做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)干部檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，組織人事部門應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定配備適當(dāng)數(shù)量的專職干部從事此項(xiàng)工作，適當(dāng)時(shí)間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強(qiáng)的同志協(xié)助從事那些耗費(fèi)時(shí)多、工作量大、技術(shù)性強(qiáng)的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)干部人事檔案管理上水平。

【參考文獻(xiàn)】

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第4篇：文檔管理解決方案范文

在信息高速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，科技檔案管理工作更應(yīng)該緊緊跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，因此這也對(duì)科技檔案管理人員的工作提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。在此背景中，要求工作人員政治素質(zhì)和個(gè)人能力要達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)專業(yè)水平更應(yīng)該緊緊跟上新時(shí)期的發(fā)展要求。所以在這個(gè)前提下，科技檔案工作人員只有不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升自我技能，才能更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)科技檔案管理工作的要求。在進(jìn)行科技檔案管理的過程中，信息化管理已然成為其發(fā)展的主要趨勢(shì)，不僅能提升檔案管理的工作效率效率，同時(shí)還有助于推進(jìn)檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展，為我國(guó)社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更多服務(wù)。但經(jīng)過實(shí)際研究發(fā)現(xiàn)，這項(xiàng)工作中仍然存在很多問題，下文筆者就將對(duì)這一工作展開研究，并提出相應(yīng)的解決方式。

一、進(jìn)行科技檔案管理信息化的必要性

1.對(duì)科技檔案的社會(huì)性進(jìn)行強(qiáng)化

現(xiàn)階段我國(guó)正處于經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的重要時(shí)期，因此存在多種不同的經(jīng)濟(jì)組織形式，在這種背景下企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式也存在明顯差別。正是這種原因使得社會(huì)化傾向和轉(zhuǎn)化的效率得到了更為明顯的提升，在今后也將對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的改變和完善。由于科技成果和科技檔案管理過程中存在的十分密切的關(guān)聯(lián)，因此科技檔案管理工作就要具備更為明顯的社會(huì)化的性質(zhì)。也就是更為積極的順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代變化，進(jìn)一步強(qiáng)化科技檔案管理工作的社會(huì)性，所以信息化對(duì)于科技檔案管理工作來說是一項(xiàng)十分必要的工作。

2.保持原有脈絡(luò)的瀏覽功能

雖然現(xiàn)代信息化檔案的系統(tǒng)功能十分強(qiáng)大，但是其基礎(chǔ)還是建立在對(duì)資料的保存和管理上。企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行使用的過程中，大部分都在尋找企業(yè)的歷史發(fā)展信息，并且使用者在對(duì)歷史信息進(jìn)行掌握以后，更注重的是信息資料的完整和正確性。針?φ庵智榭觶?單從資料的應(yīng)用過程上來說，信息化不僅能保持檔案的原始功能，還能在使用者展開自身觀點(diǎn)的同時(shí)，將資料回歸到初始狀態(tài)，利于掌握檔案的時(shí)間、機(jī)構(gòu)等重要信息，這對(duì)于保持科技檔案原有脈絡(luò)的瀏覽功能將起到十分明顯的促進(jìn)作用。其在改善以后，工作方式也發(fā)生了相應(yīng)轉(zhuǎn)變：

3.科技檔案的需求逐漸向著多樣化發(fā)展

隨著當(dāng)前科技發(fā)展能力的提升，越來越多的企業(yè)和國(guó)家機(jī)關(guān)單位都對(duì)科技檔案有了更大的需求，因此多元化的科技檔案也使得檔案在使用的過程中決定了科技檔案的多元化需求。針對(duì)這種情況，科技檔案的使用范圍行業(yè)也會(huì)從企業(yè)逐漸擴(kuò)大到每一個(gè)工作人員。很多科技檔案都和企業(yè)存在緊密的聯(lián)系，所以不同機(jī)構(gòu)中的工作人員也可以對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行查閱，在這種前提下就需要對(duì)科技檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。

二、科技檔案管理信息化工作中存在的主要問題

1.科技檔案管理人員素質(zhì)尚待提高

科技檔案管理人員作為檔案管理工作中的主體，其專業(yè)知識(shí)水平、管理技能、職業(yè)素質(zhì)、管理觀念等方面均會(huì)影響檔案管理效果。所以，為了保證檔案管理質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建優(yōu)秀的檔案管理人員隊(duì)伍。但是，目前大多數(shù)企事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不扎實(shí)、管理技能不強(qiáng)、綜合素不高。究其原因，主要是檔案管理人員再上崗之前并沒有對(duì)其進(jìn)行專業(yè)訓(xùn)練、技能培訓(xùn)、素質(zhì)不強(qiáng)，致使其管理水平不高。另外，某些管理人員是因裙帶關(guān)系直接上崗任職的，致使檔案管理人員整體水平參差不齊。

2.科技檔案管理觀念尚需轉(zhuǎn)變

造成檔案管理工作不規(guī)范還與企事業(yè)單位沒有樹立科學(xué)的檔案管理觀念有很大關(guān)系。的確，我國(guó)絕大多數(shù)企事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)施了檔案管理，甚至部分已經(jīng)企業(yè)實(shí)施多年。但這不代表企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及管理者充分認(rèn)識(shí)檔案管理及其規(guī)范實(shí)施重要性，一些企事業(yè)單位之中領(lǐng)導(dǎo)及管理者并沒有正確認(rèn)識(shí)檔案管理，更加不知道檔案管理規(guī)范化實(shí)施的重要性，那么何談樹立科學(xué)的檔案管理觀念。所以，很多企事業(yè)單位之中依舊遵循傳統(tǒng)的檔案管理觀念。

三、在信息化背景下將科技檔案管理效率進(jìn)行提升的策略

在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展過程中，科技檔案管理模式在計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)上也產(chǎn)生了十分明顯的變化。在這種背景下，我們更需要積極的對(duì)科技檔案作用進(jìn)行發(fā)揮，也就是采用以下方式：

1.加強(qiáng)科技檔案管理功能的意識(shí)

作為單位的科研活動(dòng)中主要產(chǎn)物，科技檔案對(duì)其發(fā)展有著十分重要的意義。同時(shí)其也為單位的科研生產(chǎn)提供更多完善的數(shù)據(jù)資料和信息等，通過將單位科技檔案和本單位管理的有效結(jié)合，將起到十分有效的互相推動(dòng)作用。同時(shí)應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到科技檔案管理不僅是檔案管理部門的主要工作，同時(shí)也是單位領(lǐng)導(dǎo)日常應(yīng)該應(yīng)該引起重視的一項(xiàng)工作，將其當(dāng)做一項(xiàng)重要的工作進(jìn)行落實(shí)，通過各部門之間的配合進(jìn)一步將工作進(jìn)行順利開展。因此在科技檔案的管理和運(yùn)行上來說，其順利開展對(duì)單位的生存和工作的完善都有著十分重要的積極影響，因此在這個(gè)前提下，必須保證各部門領(lǐng)導(dǎo)和人員加強(qiáng)對(duì)科技檔案工作的重視，并給予充分支持，使得這項(xiàng)工作能在最好的環(huán)境中得到進(jìn)步和完善。

2.積極引進(jìn)現(xiàn)代化科技檔案管理設(shè)備

科技檔案的信息化和數(shù)字化基礎(chǔ)是現(xiàn)代化的科技檔案管理設(shè)備。因此企業(yè)在實(shí)際發(fā)展中更需要對(duì)檔案管理工作中進(jìn)行相應(yīng)的資金投入，從而幫助檔案管理體系得到進(jìn)一步的發(fā)展和完善，促進(jìn)其對(duì)企業(yè)的幫助。在進(jìn)行檔案管理工作上，特別是進(jìn)行科技檔案管理，系統(tǒng)對(duì)于硬件的需求更是比較嚴(yán)格，所以科技檔案管理工作更應(yīng)該保證資金的有效投入。在這個(gè)過程中，更需要對(duì)現(xiàn)代科技進(jìn)行利用，幫助文件利用率得到充分提升。將科技檔案?jìng)鬏數(shù)娇萍紮n案信息化管理平臺(tái)上，還能充分實(shí)現(xiàn)科技檔案的檢測(cè)與查詢。企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程中也可以利用局域網(wǎng)進(jìn)行查詢，從而更好的實(shí)現(xiàn)科技檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，為科技檔案工作的進(jìn)步奠定良好基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升工作人員的素質(zhì)

強(qiáng)化重視，提升認(rèn)識(shí)是做好科技檔案管理工作，促進(jìn)管理規(guī)范化的基礎(chǔ)與前提，故在優(yōu)化調(diào)整科技檔案管理過程中，需要企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)積極學(xué)習(xí)科技檔案管理知識(shí)，深入的了解科技檔案管理工作，從而正確認(rèn)識(shí)檔案管理。在此基礎(chǔ)上，要注重和管理者的溝通，全面關(guān)注科技檔案管理。在信息時(shí)代的發(fā)展背景下，科技檔案管理人員不論是在政治素質(zhì)還是在能力上都有了更高的要求。因此在這個(gè)背景下，為了幫助其更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，科技檔案管理人員就應(yīng)該進(jìn)一步提升對(duì)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和完善，通過這種方式不斷提升自身素質(zhì)，為順利完成科技檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。

4.強(qiáng)化對(duì)檔案信息的安全保護(hù)工作

在當(dāng)前信息化背景中，雖然為檔案管理和服務(wù)工作提供了極大的便利，但是在安全性上存在的問題仍然不能忽視。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，黑客、病毒都給檔案管理工作產(chǎn)生了影響，因此一旦出現(xiàn)問題，很難對(duì)損失進(jìn)行彌補(bǔ)。為了將這種問題進(jìn)行改變，企業(yè)更應(yīng)該建立起相應(yīng)檔案管理制度，使得這項(xiàng)工作在開展的過程中做到有規(guī)律可循，防止這項(xiàng)工作出現(xiàn)問題。

第5篇：文檔管理解決方案范文

2011年4月，柯尼卡美能達(dá)辦公系統(tǒng)（中國(guó)）有限公司迎來新帥，多年來一直在美國(guó)工作的仲川追虺晌該公司新一任董事總經(jīng)理，他此番來華的目的，就是要全面推進(jìn)該公司在中國(guó)市場(chǎng)上實(shí)現(xiàn)由硬件生產(chǎn)商到“增值”服務(wù)商的轉(zhuǎn)型。

多年前在香港任職期間，他曾負(fù)責(zé)美能達(dá)在中國(guó)內(nèi)地和香港的銷售渠道開發(fā)；多年后來到久違的中國(guó)，這里的巨變讓他感受到了意料之外的蓬勃活力。在履新半年內(nèi)，仲川追蛞丫走訪了中國(guó)的多座城市。

日前，在位于上海淮海中路金鐘廣場(chǎng)18樓的柯尼卡美能達(dá)辦公系統(tǒng)（中國(guó)）有限公司總部，仲川追蚪郵芰恕IT時(shí)代周刊》的專訪。他比照在全球其他區(qū)域市場(chǎng)的所見所感，向本刊記者著重剖析了當(dāng)前中國(guó)企業(yè)的難題和中國(guó)市場(chǎng)的機(jī)遇，并透露了柯尼卡美能達(dá)在全球?qū)用嬷贫ǖ娜聭?zhàn)略。

發(fā)掘中國(guó)市場(chǎng)潛力

《IT時(shí)代周刊》：您覺得中美兩國(guó)的辦公設(shè)備市場(chǎng)有何差異？

仲川追潁河朊攔成熟的辦公設(shè)備市場(chǎng)相比，中國(guó)市場(chǎng)起步較晚，但作為全球第二大經(jīng)濟(jì)體，中國(guó)市場(chǎng)的巨大發(fā)展?jié)摿Σ蝗莺鲆暋?/p>

美國(guó)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較發(fā)達(dá)，90%的MFP（以下稱“復(fù)合機(jī)”）是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中工作的。但在中國(guó)，由于網(wǎng)絡(luò)還不夠普及，中國(guó)的復(fù)合機(jī)很多時(shí)候只是作為單機(jī)來使用。同時(shí)，中國(guó)的網(wǎng)絡(luò)傳輸速度比較慢，這也制約了國(guó)內(nèi)辦公設(shè)備市場(chǎng)的發(fā)展速度。

其次，美國(guó)市場(chǎng)以高速?gòu)?fù)合機(jī)為主流機(jī)型，中國(guó)市場(chǎng)則以中低速?gòu)?fù)合機(jī)為主流，這也從側(cè)面體現(xiàn)了兩國(guó)企業(yè)發(fā)展成熟度的差異。

另外，從彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)在整個(gè)市場(chǎng)的占比情況來看，中國(guó)的比例是10%以下，美國(guó)卻達(dá)到30%以上，日本及歐洲等地可以達(dá)到50%以上。由此看出，中國(guó)在辦公設(shè)備市場(chǎng)，尤其是彩色輸出設(shè)備市場(chǎng)還存在著很大潛力。

《IT時(shí)代周刊》：從全球行業(yè)來看，辦公設(shè)備經(jīng)過了哪些變化？

仲川追潁核孀龐沒需求的不斷提升，辦公產(chǎn)品也經(jīng)歷了從最初單一功能的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀，到集多種功能于一身的一體機(jī)、復(fù)合機(jī)的進(jìn)化。現(xiàn)在，打印行業(yè)正逐步延伸到涵蓋硬件和軟件功能的各種解決方案。從全球的趨勢(shì)來看，企業(yè)用戶出于對(duì)成本和效率的考慮，正不斷減少印刷輸出量，推行無紙化辦公。因此，推行辦公設(shè)備印刷量管理系統(tǒng)的服務(wù)模式在歐美市場(chǎng)被廣泛推廣。

《IT時(shí)代周刊》：中國(guó)企業(yè)目前在辦公設(shè)備方面面臨哪些問題？

仲川追潁合紙錐蔚鬧泄，尤其是在金融危機(jī)之后，本土企業(yè)在國(guó)家政策的扶持下取得快速成長(zhǎng)，但是局限于企業(yè)規(guī)模，在采購(gòu)辦公設(shè)備時(shí)，往往只考慮眼前需求而大量采購(gòu)單一功能的低速產(chǎn)品。然而，由于企業(yè)發(fā)展迅速，這些設(shè)備很多時(shí)候是在超負(fù)荷工作，使用一段時(shí)間后就會(huì)出現(xiàn)故障，不能高效率地為企業(yè)服務(wù)。我們認(rèn)為，這種因設(shè)備采購(gòu)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、打印管理效率低下是導(dǎo)致中國(guó)企業(yè)辦公成本居高不下的主要原因。這一問題也是發(fā)達(dá)國(guó)家的企業(yè)曾普遍遭遇的。

轉(zhuǎn)向IT管理服務(wù)

《IT時(shí)代周刊》：在與客戶接觸的過程中，柯尼卡美能達(dá)如何打造深受客戶歡迎的文檔管理解決方案？

仲川追潁何頤竊謨肟突Ч低ㄖ杏腥個(gè)關(guān)鍵詞：OPS（Optimized Print Service）綜合提案服務(wù)、信息安全和節(jié)能環(huán)保。

OPS綜合提案服務(wù)是對(duì)客戶的文檔輸出量進(jìn)行綜合管理和診斷，在保證客戶工作效率的前提下，減少辦公設(shè)備數(shù)量，同時(shí)降低紙張輸出量，這樣，企業(yè)打印客戶端的使用成本自然會(huì)得到有效的控制。信息安全也是現(xiàn)階段客戶普遍非常重視的一環(huán)。為此，我們推出了一些信息安全解決方案，例如：刷卡使用設(shè)備，后臺(tái)管理人員可以根據(jù)刷卡數(shù)據(jù)了解員工平時(shí)的數(shù)據(jù)輸出情況，這種方式還能很好地保證文檔輸出的保密性。我們還注意到，中國(guó)一些能源相對(duì)缺乏的地區(qū)非常提倡節(jié)電節(jié)能，柯尼卡美能達(dá)的解決方案能夠有針對(duì)性地達(dá)到節(jié)約能源的效果，不管是對(duì)企業(yè)還是對(duì)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)都是有益的。

《IT時(shí)代周刊》：每家專業(yè)的文檔管理服務(wù)商都會(huì)向市場(chǎng)傳遞一個(gè)理念，柯尼卡美能達(dá)向市場(chǎng)傳遞的理念是什么？如何在競(jìng)爭(zhēng)中體現(xiàn)差異性？

仲川追潁耗殼埃我們主推的理念是降低客戶端的輸出成本、提高工作效率及信息安全性，倡導(dǎo)節(jié)能環(huán)保等。我們不凸顯某一個(gè)方面，而是強(qiáng)調(diào)要為客戶提供綜合、全面優(yōu)化的解決方案。

在差異化競(jìng)爭(zhēng)方面，柯尼卡美能達(dá)已經(jīng)是一家專業(yè)的文檔管理解決方案服務(wù)商，接下來，我們要轉(zhuǎn)變?yōu)橐患襂T管理服務(wù)商。IT管理服務(wù)涉及的范疇更加廣泛，而不僅僅是鎖定在文檔管理輸出這個(gè)小范疇里。

《IT時(shí)代周刊》：從文檔管理到IT管理服務(wù)的轉(zhuǎn)變體現(xiàn)了一種持續(xù)發(fā)展的理念，在柯尼卡美能達(dá)看來，怎樣才能成為一家可持續(xù)發(fā)展的全球企業(yè)？

第6篇：文檔管理解決方案范文

AAA公司信息化的愿景是：公司工作流的電子化；固化工作流、整合公司知識(shí)管理體系。通過采用成熟的、科學(xué)的實(shí)施方法，實(shí)施一個(gè)正規(guī)的管理軟件，使AAA公司在最短的時(shí)間里建立起一個(gè)運(yùn)作有序的商務(wù)自動(dòng)化系統(tǒng)，提升內(nèi)部管理效率和核心競(jìng)爭(zhēng)能力。

根據(jù)對(duì)AAA公司的業(yè)務(wù)情況以及需求的分析，確定本項(xiàng)目的項(xiàng)目范圍是：以企業(yè)核心的項(xiàng)目管理為主線，集成和容納客戶關(guān)系管理、人力資源管理、物品和采購(gòu)管理、文檔知識(shí)管理、軟件產(chǎn)品開發(fā)管理以及財(cái)務(wù)核算等管理領(lǐng)域，通過科學(xué)的方法，實(shí)施一套成熟的、高效的、完全可以配置和集成的管理信息系統(tǒng)。

e-Synergy是一個(gè)基于業(yè)務(wù)流程管理理念設(shè)計(jì)的、高度集成和高度可配置的軟件系統(tǒng)，其可配置性主要體現(xiàn)在，系統(tǒng)采用了模塊化的設(shè)計(jì)思路，主要模塊充分反映了對(duì)企業(yè)主要資源的管理要求，如人力資源（人力資源管理模塊）、客戶資源（客戶關(guān)系管理）、信息資源（知識(shí)文檔管理模塊）、硬件資源（物品和設(shè)施管理）以及社會(huì)資源（門戶管理）等等，這些資源依靠工作流模塊被完全的集成在一起，協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理目標(biāo)。由于工作流提供了完全可以自定義的引擎平臺(tái)，因此企業(yè)可以通過對(duì)工作流的定義來配置不同的核心解決方案，如產(chǎn)品管理解決方案（PLM）、項(xiàng)目管理解決方案（PM）、以客戶服務(wù)為導(dǎo)向的專業(yè)服務(wù)解決方案（PSA）和以知識(shí)管理為核心的知識(shí)管理解決方案（KM）等等，從而滿足自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的不同要求。

所以，AAA公司管理系統(tǒng)的構(gòu)架應(yīng)是以企業(yè)核心的項(xiàng)目管理為主線，容納客戶關(guān)系管理、人力資源管理、物品和采購(gòu)管理、文檔知識(shí)管理、軟件產(chǎn)品及開發(fā)管理、以及財(cái)務(wù)核算管理等管理領(lǐng)域，統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)各部門高效運(yùn)轉(zhuǎn)的集成系統(tǒng)。該系統(tǒng)的總體規(guī)劃如圖所示。

傳統(tǒng)觀點(diǎn)認(rèn)為，項(xiàng)目管理的工作就是單純地完成既定的任務(wù)?，F(xiàn)代觀點(diǎn)認(rèn)為項(xiàng)目工作是根據(jù)特定的規(guī)范、在預(yù)算范圍內(nèi)、按時(shí)完成任務(wù)，也就是說，項(xiàng)目管理是利用有限的資源（人員、資金、資產(chǎn)、信息、輔助工具等），在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，為完成一個(gè)或多個(gè)特定目標(biāo)而實(shí)行的一種計(jì)劃管理方法。項(xiàng)目管理的過程一般從確定需求開始，到項(xiàng)目的選擇、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、評(píng)價(jià)和結(jié)束。項(xiàng)目管理所涉及的要素隨項(xiàng)目而定，如時(shí)間、人力、規(guī)模、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等等。

目前，由于項(xiàng)目的復(fù)雜性增大，項(xiàng)目中有越來越多的信息和數(shù)據(jù)需要?jiǎng)討B(tài)管理，項(xiàng)目管理軟件便隨著信息技術(shù)的發(fā)展和對(duì)先進(jìn)管理工具的迫切需求應(yīng)運(yùn)而生了。通過使用項(xiàng)目管理軟件，可以完成手工作業(yè)無法實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目任務(wù)制定、項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤、資源管理、成本預(yù)算等高難度工作，大大提高了管理的效率。易科的項(xiàng)目管理系統(tǒng)（e-Project）正是被設(shè)計(jì)來滿足這樣的項(xiàng)目管理要求。

第7篇：文檔管理解決方案范文

從理解開始

國(guó)藥控股股份有限公司（簡(jiǎn)稱國(guó)藥控股）信息技術(shù)管理部高級(jí)經(jīng)理羅繼偉介紹，國(guó)藥控股股份有限公司是中國(guó)醫(yī)藥集團(tuán)總公司所屬核心企業(yè)。成立十年來，公司的經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量不斷提高，盈利能力持續(xù)增長(zhǎng)，已發(fā)展為中國(guó)最大的藥品、醫(yī)療保健產(chǎn)品分銷商及領(lǐng)先的供應(yīng)鏈服務(wù)提供商，擁有并經(jīng)營(yíng)中國(guó)最大的藥品分銷及配送網(wǎng)絡(luò)，形成了藥品分銷、物流配送、零售連鎖、藥品制造、化學(xué)試劑、醫(yī)療器械、醫(yī)療健康產(chǎn)業(yè)等相關(guān)業(yè)態(tài)協(xié)同發(fā)展的一體化產(chǎn)業(yè)鏈。

目前正在逐步完成由國(guó)內(nèi)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)為主向跨國(guó)經(jīng)營(yíng)的轉(zhuǎn)變，差異化的市場(chǎng)需求為企業(yè)帶來了新的挑戰(zhàn)，同時(shí)借助兩化融合的新要求，公司在全國(guó)范圍內(nèi)建立了完整的醫(yī)藥銷售網(wǎng)絡(luò)，并實(shí)現(xiàn)了分銷、零售、物流一條龍服務(wù)。對(duì)于兩化融合的理解，不同企業(yè)有著不同的思考。國(guó)藥控股將實(shí)現(xiàn)兩化融合與企業(yè)信息化建設(shè)的結(jié)合整合為四個(gè)步驟：信息化的規(guī)劃、信息化管控體系建設(shè)、信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)以及關(guān)鍵信息化項(xiàng)目的實(shí)施，并對(duì)不同步驟提出了契合企業(yè)實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)。

在信息化規(guī)劃層面，著重提升信息化戰(zhàn)略管理。從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略到信息化戰(zhàn)略的映射、落地，以加強(qiáng)信息化戰(zhàn)略管理。圍繞企業(yè)戰(zhàn)略的需要，培育企業(yè)的管控能力和整合相應(yīng)的資源優(yōu)勢(shì)，才能實(shí)現(xiàn)和創(chuàng)造企業(yè)新的盈利模式、價(jià)值網(wǎng)絡(luò)。這是戰(zhàn)略層面融合。

在建設(shè)IT管控體系時(shí)，要提升企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)力和執(zhí)行力。通過開展企業(yè)的IT治理，逐步形成一個(gè)完整的IT管控體系，從企業(yè)的IT組織、職能、崗位、職責(zé)以及績(jī)效的落實(shí)，來進(jìn)一步提升信息化領(lǐng)導(dǎo)力和執(zhí)行力。而在建立集團(tuán)信息化標(biāo)準(zhǔn)框架體系階段，則要打好業(yè)務(wù)協(xié)同、數(shù)據(jù)集成、共享的基礎(chǔ)。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享以及一體化運(yùn)營(yíng)，信息標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)也是重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。注重建設(shè)企業(yè)信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系能夠?yàn)樾畔⒐蚕砗蜆I(yè)務(wù)協(xié)同打好基礎(chǔ)，企業(yè)通過持續(xù)的標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，形成統(tǒng)一的信息平臺(tái)、統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、統(tǒng)一的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)范。這樣企業(yè)財(cái)務(wù)的整合、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)一、一體化運(yùn)營(yíng)、消滅信息孤島才成為可能。

最后要做好關(guān)鍵信息化項(xiàng)目建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管控、應(yīng)用集成的創(chuàng)新。在上述三個(gè)方面循序漸進(jìn)地建設(shè)過程當(dāng)中，要把握一些關(guān)鍵信息化項(xiàng)目建設(shè)，以及項(xiàng)目管理，做好企業(yè)的集成創(chuàng)新。通過建設(shè)好綜合管理、商業(yè)智能，以及主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)建設(shè)等企業(yè)的關(guān)鍵信息化項(xiàng)目來帶動(dòng)其它信息化項(xiàng)目的建設(shè)。

融合話未來

國(guó)藥控股擁有較強(qiáng)的物流配送能力，采用供應(yīng)鏈管理及倉(cāng)庫(kù)管理解決方案系統(tǒng)，向客戶及供應(yīng)商提供全面的物流及增值服務(wù)。先進(jìn)的物流系統(tǒng)可提高存貨控制系統(tǒng)的精確度并更有利于物流資源規(guī)劃，通過與物流系統(tǒng)相統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，可以與客戶及供應(yīng)商分享銷售及市場(chǎng)營(yíng)銷的綜合數(shù)據(jù)，在醫(yī)藥商業(yè)領(lǐng)域具有較強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。兩化融合給了企業(yè)更深刻了解自己的機(jī)會(huì)。未來，國(guó)藥控股還將借助于區(qū)域性市場(chǎng)的并購(gòu)機(jī)會(huì)和分銷網(wǎng)絡(luò)下沉的戰(zhàn)略實(shí)施進(jìn)一步拓展市場(chǎng)份額，增加產(chǎn)品種類，繼續(xù)鞏固全國(guó)醫(yī)藥流通市場(chǎng)龍頭地位。

國(guó)藥控股之所以能夠通過對(duì)物流系統(tǒng)的把控贏得效益，源于企業(yè)協(xié)同化的平臺(tái)。羅繼偉介紹，國(guó)藥控股采用Oracle WebCenter Content、Oracle WebCenter Portal、業(yè)務(wù)流程管理套件等技術(shù)產(chǎn)品成功構(gòu)建了開放式知識(shí)門戶平臺(tái)。通過該平臺(tái)的建立，用以提高國(guó)藥控股的知識(shí)沉淀和知識(shí)分享能力，為企業(yè)的各部門、各子公司及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)服務(wù)。國(guó)藥控股實(shí)現(xiàn)了企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的全面整合及集中存儲(chǔ)和管理，同時(shí)顯著降低了IT硬件成本，累計(jì)節(jié)約費(fèi)用超過500萬元。該平臺(tái)已于2011年12月31日正式上線，目前運(yùn)行良好。

具體來說，新搭建的企業(yè)知識(shí)門戶平臺(tái)基于門戶框架結(jié)構(gòu)，提供了文檔管理、格式轉(zhuǎn)換、文檔安全保護(hù)、企業(yè)級(jí)搜索、知識(shí)門戶、Web2.0等全方位系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)了與現(xiàn)有IT架構(gòu)的高度融合，為用戶提供了知識(shí)積累、分享與交流的有效途徑。該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了國(guó)藥控股文檔的統(tǒng)一存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理和統(tǒng)一檢索，可根據(jù)編碼體系、多維屬性和知識(shí)地圖等方式查詢已入庫(kù)的全部文檔，從而使查找藥品信息等資料的平均耗時(shí)減少了36倍。同時(shí)，利用知識(shí)門戶所整合的管理知識(shí)，將供應(yīng)鏈執(zhí)行、需求驅(qū)動(dòng)分析及藥品定價(jià)等規(guī)劃的制定周期由原來的7～8天縮短至2～3天。

第8篇：文檔管理解決方案范文

目前工程項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)域的文件管理相當(dāng)程度上局限于常規(guī)化的紙質(zhì)文件管理，海量的紙質(zhì)文檔信息不便于查詢和利用，需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。本文旨在闡述工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)原則及開發(fā)思路。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目，信息管理， 文檔信息，文件管理

1.引言

工程信息是指工程實(shí)施至項(xiàng)目結(jié)束，所涉及的投資方、開發(fā)方、承包方、供應(yīng)商等為保證項(xiàng)目設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建造、安裝、調(diào)試等階段順利實(shí)施，創(chuàng)建和維護(hù)的典型階段版本及最終版本的文件和數(shù)據(jù)。

我國(guó)工程項(xiàng)目的信息化建設(shè)步伐相對(duì)緩慢，至今多數(shù)業(yè)主和施工方的信息管理水平還相當(dāng)落后，主要表現(xiàn)在尚未正確理解信息管理的內(nèi)涵和意義，以及現(xiàn)行的信息管理組織、方法和手段還基本停留在傳統(tǒng)的方式和模式上。隨著互聯(lián)網(wǎng)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)及電子商務(wù)等以計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息管理科技的發(fā)展，為項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)和實(shí)施提供了全新的信息管理理念、技術(shù)支撐平臺(tái)和全面解決方案，由此導(dǎo)致各工程單位由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理逐步提升到電子化文檔管理。本文將通過對(duì)工程項(xiàng)目信息化所存在的問題分析，來討論工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)原則及開發(fā)思路。

2. 工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)開發(fā)問題分析及建設(shè)原則

近年來，工程項(xiàng)目呈現(xiàn)出規(guī)模越來越大，工期越來越緊，參與方越來越多的趨勢(shì)，工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理信息表現(xiàn)出信息量大、信息系統(tǒng)性強(qiáng)、制約性強(qiáng)、信息產(chǎn)生滯后的特點(diǎn)?；谶@一特點(diǎn)分析，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前各工程單位廣泛采用的電子化文檔管理方式，雖然達(dá)到了工程文檔信息的網(wǎng)絡(luò)化、無紙化，但電子化的查詢方式還是基于每個(gè)文件作為一個(gè)孤立的對(duì)象進(jìn)行管理和查詢的，文件之間不能通過相關(guān)聯(lián)的技術(shù)信息自動(dòng)建立鏈接關(guān)系，容易造成“信息孤島”，同時(shí)導(dǎo)致與其它信息平臺(tái)不能交互作用。為解決這些問題，應(yīng)在電子化信息間建立快速鏈接，并且使信息具備兼容性、適應(yīng)性。但如果對(duì)海量信息間均建立鏈接，工作量過大，系統(tǒng)也會(huì)非常復(fù)雜，不利于操作和建設(shè)。

因此，工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)把握以下基本原則：

1. 工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的信息采集階段劃分

2. 工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)與其它數(shù)據(jù)庫(kù)及信息平臺(tái)的適應(yīng)性

工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，應(yīng)圍繞項(xiàng)目費(fèi)用、工期、質(zhì)量等目標(biāo)，運(yùn)用系統(tǒng)工程的觀點(diǎn)及信息化技術(shù)的原理和方法，建立工程項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫(kù)，通過對(duì)項(xiàng)目信息的標(biāo)準(zhǔn)化、定量化、規(guī)范化、系統(tǒng)化處理，將項(xiàng)目全生命周期的各環(huán)節(jié)集成。

項(xiàng)目的全生命周期包括可行性研究、ODP、基本設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、建造/安裝/調(diào)試階段、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、廢棄共7個(gè)階段，相對(duì)而言，可研、ODP階段及基本設(shè)計(jì)階段一般不涉及3D建模，可以考慮為靜態(tài)數(shù)據(jù)。這樣工程項(xiàng)目信息系統(tǒng)的來源就可以聚焦在工程實(shí)施階段，即主要關(guān)注詳細(xì)設(shè)計(jì)/加工設(shè)計(jì)、設(shè)備/材料采辦與實(shí)際建造完成的工程建設(shè)相對(duì)應(yīng)的3D建模階段。通過關(guān)鍵信息的鏈接，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的高效管理。

確定了工程項(xiàng)目信息的采集階段問題后，還要關(guān)注工程項(xiàng)目信息系統(tǒng)和其他其它數(shù)據(jù)庫(kù)及信息平臺(tái)的適應(yīng)性，目前，各工程單位廣泛使用有關(guān)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)：SAP，ERP等進(jìn)行項(xiàng)目財(cái)務(wù)和物料等管理，那么工程數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)必須要解決與這些系統(tǒng)的適應(yīng)性。

3. 工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息化管理系統(tǒng)開發(fā)思路

應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施階段信息進(jìn)行管理，以項(xiàng)目信息流指導(dǎo)項(xiàng)目物流、資金流、時(shí)間流，從宏觀上對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行控制。而項(xiàng)目工期、費(fèi)用、質(zhì)量目標(biāo)是確定的，而且是單向的，為了能夠全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)叵蝽?xiàng)目參與人員提供準(zhǔn)確的信息，保證項(xiàng)目信息流順暢，對(duì)于將要發(fā)生或正在進(jìn)行的工作任務(wù)，讓每一個(gè)參與者對(duì)其關(guān)鍵內(nèi)容、風(fēng)險(xiǎn)因素、實(shí)施計(jì)劃、費(fèi)用指標(biāo)、質(zhì)量要求等充分理解并達(dá)成共識(shí)，應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾方面的工作。

1） 建立項(xiàng)目協(xié)同工作模塊

協(xié)同工作模塊的意義在于建立信息共享平臺(tái)，主要解決的是將點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的信息溝通方式，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔㈤T戶形式：工程項(xiàng)目具有跨地域、參與單位多、單件生產(chǎn)和生產(chǎn)過程組織復(fù)雜等特性，建立項(xiàng)目信息門戶，實(shí)現(xiàn)計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源、通信、軟件、信息、知識(shí)的全面共享，促進(jìn)項(xiàng)目各參與方的協(xié)同工作。

2） 建立信息管理規(guī)范

(1) 工程信息采集的質(zhì)量：工程信息主要分為工程文件、工程模型、工程數(shù)據(jù)。工程信

息采集過程中，使用文件屬性來保證采集的準(zhǔn)確性和完整性。文件屬性需描述文件名、文件標(biāo)題、文件類別、版次、相關(guān)位號(hào)等文件屬性信息。

（2）信息管理工作流程：流暢的信息管理流程是工程項(xiàng)目信息系統(tǒng)得以高效運(yùn)行的基

礎(chǔ)。包括信息收集、錄入、審核、加工、傳輸和的工作流程，工程檔案管理的工作流程，信息修訂工作流程。保證工程項(xiàng)目管理工作的規(guī)范化、程序化和科學(xué)化，充分利用項(xiàng)目信息資源。

（3）信息編碼規(guī)則：工程信息編碼規(guī)則主要規(guī)范地理信息碼、設(shè)計(jì)圖紙編碼、設(shè)備編碼、

材料編碼等。必須遵循如下原則：

 唯一性：保證所有編碼的唯一性，避免沖突與混亂。

 實(shí)用性：編碼結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，便于使用，適于檢索。

 擴(kuò)展性：編碼便于擴(kuò)展，且擴(kuò)展后不引起體系混亂。

 高效性：適宜計(jì)算機(jī)處理，能夠快速錄入、辨識(shí)、歸檔。

3） 建立自動(dòng)化信息體系

將項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)相關(guān)聯(lián), 將項(xiàng)目相關(guān)參與人員的工作窗口與項(xiàng)目信息平臺(tái)關(guān)聯(lián)，包括：電子郵件系統(tǒng)、項(xiàng)目計(jì)劃管理系統(tǒng),項(xiàng)目物料管理系統(tǒng)等項(xiàng)目相關(guān)管理辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各相關(guān)部門間的快速信息交換和項(xiàng)目信息及時(shí)、快速處理，保證信息的時(shí)效性、針對(duì)性、適用性，滿足項(xiàng)目動(dòng)態(tài)管理要求。

4. 結(jié)論

工程項(xiàng)目的信息化管理系統(tǒng)應(yīng)關(guān)注以下幾點(diǎn)：①在項(xiàng)目管理之初，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目信息管理進(jìn)行全面的策劃；②充分利用信息平臺(tái)，動(dòng)態(tài)管理項(xiàng)目信息；③建立信息編制規(guī)范并將相關(guān)信息鏈接；④建立信息平臺(tái)與其他辦公系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)。

第9篇：文檔管理解決方案范文

[關(guān)鍵詞] 團(tuán)隊(duì) 溝通 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái) sharepoint

一、引言

伴隨著經(jīng)濟(jì)全球化的到來、信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及各種組織之間相互協(xié)作的日益增多，團(tuán)隊(duì)成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最為有效的組織形式。盡管團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)出先天性優(yōu)于傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)，但同時(shí)也對(duì)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部各類信息的交流、傳遞與共享提出了更高的要求，團(tuán)隊(duì)的溝通渠道是否完善，直接影響到團(tuán)隊(duì)的溝通效率與效果，并在很大程度上決定了團(tuán)隊(duì)的工作成果。

Sharepoint Services是Microsoft公司提供的集文檔管理、文檔索引/檢索和協(xié)同工作功能于一身的企業(yè)門戶解決方案。作為一種協(xié)作工具，sharepoint可以便捷地構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，無縫地把員工、團(tuán)隊(duì)和知識(shí)連接起來，協(xié)同團(tuán)隊(duì)工作。

二、團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作的優(yōu)勢(shì)

在需要多種領(lǐng)域的知識(shí)、多種經(jīng)驗(yàn)技能的工作任務(wù)中，團(tuán)隊(duì)的組織形式能更好地平衡員工的工作，實(shí)現(xiàn)人力、信息、技術(shù)等各項(xiàng)資源的整合與優(yōu)化配置，從而發(fā)揮其最大的價(jià)值。在快速變化的外部環(huán)境下，團(tuán)隊(duì)的組織形式具有更好的靈活性與適應(yīng)性，能夠快速調(diào)整并適應(yīng)新的形勢(shì)與環(huán)境，使得環(huán)境變化對(duì)任務(wù)的影響程度降到最低。而對(duì)于那些牽涉到跨組織、跨地區(qū)，甚至跨國(guó)界合作的任務(wù)而言，團(tuán)隊(duì)的組織形式更是以其良好的延展性和它所具有的人才優(yōu)勢(shì)、成本優(yōu)勢(shì)而受到世界上大部分組織的親睞。

三、團(tuán)隊(duì)溝通平臺(tái)的主要作用

團(tuán)隊(duì)的溝通效率取決于信息的傳遞渠道、傳遞效率以及信息的及時(shí)更新。同時(shí)，信息的組織結(jié)構(gòu)是否清晰也會(huì)影響到團(tuán)隊(duì)成員對(duì)信息的理解和使用。因此，一個(gè)高效的團(tuán)隊(duì)溝通網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)必須具備以下功能：

1.提供團(tuán)隊(duì)內(nèi)部信息資源集中與整合的平臺(tái)：團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部信息紛繁龐雜，文檔、表單、圖片、幻燈片等各類形式都有，因此團(tuán)隊(duì)溝通平臺(tái)必須能夠?qū)⑺行畔⑦M(jìn)行結(jié)構(gòu)化、條理化的分類與整合，形成一個(gè)科學(xué)的信息系統(tǒng)，管理并各類信息供團(tuán)隊(duì)成員和共享。

2.互相交流：團(tuán)隊(duì)成員借助溝通平臺(tái)，了解團(tuán)隊(duì)運(yùn)作的方方面面，并在需要的時(shí)候能夠與其他團(tuán)隊(duì)成員及時(shí)交流。同時(shí)平臺(tái)也將梳理各類信息，為成員提供個(gè)性化的信息服務(wù)，從而為全體團(tuán)隊(duì)成員構(gòu)造一個(gè)高效的協(xié)作環(huán)境。

3.平臺(tái)應(yīng)具有統(tǒng)一的用戶管理功能，對(duì)不同用戶設(shè)定不同權(quán)限，更好地維護(hù)信息的安全與保密。

四、Sharepoint搭建團(tuán)隊(duì)溝通網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)

1.成本低廉。Sharepiont是微軟公司免費(fèi)提供的, 只要團(tuán)隊(duì)平臺(tái)的服務(wù)器運(yùn)行有Windows 2003 Sever 就可以下載安裝使用，不會(huì)額外增加成本。

2.提高溝通效率。雖然團(tuán)隊(duì)成員可以借助電子郵件、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等先進(jìn)的交流工具工作，但是sharepoint可以讓團(tuán)隊(duì)的工作更為高效。工作安排，信息的上傳、維護(hù)等都可以在平臺(tái)上直接完成，并為所有成員共享。這樣無疑大大降低了工作的重復(fù)度，提高了團(tuán)隊(duì)溝通的效率。

3.創(chuàng)建和管理試圖。Sharepiont的視圖管理提供了查看庫(kù)中最重要或最適合某種用途的項(xiàng)目。用戶可以根據(jù)工作需要對(duì)信息進(jìn)行篩選，體現(xiàn)共享與個(gè)性化的組合。

4.使用共享日歷、警報(bào)和通知協(xié)調(diào)工作。借助Sharepoint出色的日歷功能，團(tuán)隊(duì)可以很好地規(guī)劃任務(wù)的進(jìn)程，制定完善的計(jì)劃，并將項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)或者重要事件的截至日期清晰地標(biāo)識(shí)。有了日歷和各種通知、報(bào)警功能，團(tuán)隊(duì)成員可以在第一時(shí)間得知任務(wù)的進(jìn)展情況，調(diào)整當(dāng)前任務(wù)，從而提高團(tuán)隊(duì)的協(xié)同工作效率。

5.優(yōu)化信息的組織形式。大量的團(tuán)隊(duì)協(xié)作信息必須經(jīng)過整理與分類才能交付團(tuán)隊(duì)成員使用，否則會(huì)導(dǎo)致信息的雜亂無章以及成員的錯(cuò)誤決策。Sharepoint門戶包含了多種內(nèi)容組件，包括列表、文檔等各種信息載體，擁有集成文檔管理功能；同時(shí)也擁有用來組織信息以及可以協(xié)助成員順利查找信息組織組件。這些組件使得團(tuán)隊(duì)能夠從各種角度來組織信息，允許將各種信息資源組織成為多種視圖，方便信息的查找和共享。

6.在線討論。討論是團(tuán)隊(duì)協(xié)作中不可缺少的一部分，sharepoint為團(tuán)隊(duì)成員提供了在線討論的功能。團(tuán)隊(duì)成員可以發(fā)表個(gè)人的不同意見，集思廣益，作出正確的決策。團(tuán)隊(duì)成員甚至可以創(chuàng)建自己的調(diào)查，輪詢其他成員對(duì)某個(gè)問題的看法，通過工作組投票來做決策。

五、結(jié)語

借助Sharepoint構(gòu)建的團(tuán)隊(duì)溝通網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通交流提供良好的環(huán)境，為團(tuán)隊(duì)的信息管理以及整合提供了高效的手段，是完善團(tuán)隊(duì)溝通渠道、提高團(tuán)隊(duì)溝通效率的理想工具和手段。

參考文獻(xiàn):