文檔信息化管理精選(九篇)

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第1篇：文檔信息化管理范文

（1）檔案管理制度不完善。目前，部分灌區(qū)對水利工程檔案在工程建設和管理的重要性還認識不夠，單位檔案管理制度不夠完善，檔案日常管理松懈，檔案收集過程中，制度形同虛設。加之有的檔案在立卷過程中沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現(xiàn)象比較普遍。由于只注重工程建設，沒有相應的制度來管控工程檔案的同步管理，因而造成工程檔案缺失，對建設和運行過程中出現(xiàn)的問題無法提供有效的、科學的數(shù)據(jù)資料等，直接影響到工程建設和運行維護管理。

（2）檔案現(xiàn)代化管理意識薄弱。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，各種智能和應用APP已經(jīng)普及到日常工作和生活之中。但是，不容忽視的是，大部分灌區(qū)的水利工程檔案資料還封閉在各自的檔案資料室里，檔案管理的現(xiàn)代化意識還很薄弱，導致配備的檔案管理設備和管理軟件沒有起到相應的作用。因此，如何利用互聯(lián)網(wǎng)、云計算和大數(shù)據(jù)時代，做好檔案數(shù)字化和現(xiàn)代化管理工作，是灌區(qū)水利工程檔案管理快速發(fā)展面臨的一個現(xiàn)實問題。

（3）檔案管理與提供利用難以適應檔案網(wǎng)絡化的發(fā)展需要。這一點主要體現(xiàn)在，灌區(qū)水利工程檔案數(shù)字化的程度很低，跟不上日益增長的檔案利用需求。檔案管理人員操作不熟練，配備的檔案管理設備和管理軟件沒有起到相應的作用，雖有計算機和檔案管理軟件，但紙質檔案沒有實現(xiàn)數(shù)字化和進入數(shù)據(jù)庫，還按手工方式在進行查找和查閱。

（4）檔案管理專業(yè)人員匱乏。目前，部分灌區(qū)為了節(jié)約成本，檔案管理人員一般均為兼職人員，很少配備具有專業(yè)檔案管理知識的專職檔案管理人員。由于檔案管理的專業(yè)性較強，若是單靠沒有接受過專業(yè)培訓的人員來完成此項工作，失誤和錯誤就難以避免，這樣的檔案也就不足以為水利工程建設提供可靠的、科學的、完整的依據(jù)，必然為水利工程建設和管理帶來影響。部分灌區(qū)對水利工程檔案管理工作并沒有嚴格按照“四同步”的要求展開工作。加之，由于工程建設期間的管理和環(huán)境因素等影響，使得水利工程檔案的管理無法與工程建設和運行管理同步進行，因此造成檔案質量偏低，可參考性和可依據(jù)性較差。

2加強灌區(qū)水利工程檔案信息化管理的對策措施

（1）提高認識，增強做好灌區(qū)水利工程檔案管理工作的責任感。關鍵要從三個方面提高認識：一是加強灌區(qū)水利工程檔案信息化管理和利用，可以實現(xiàn)灌區(qū)水利工程檔案信息資源的合理配置、科學管理，為灌區(qū)建設提供必要的服務。二是完整、可靠的檔案信息可以為灌區(qū)的綜合分析、決策提供有力支持。三是灌區(qū)水利工程檔案信息化可以實現(xiàn)網(wǎng)絡化服務，做到資源共享，提高灌區(qū)檔案信息利用的效率。

（2）落實相關法規(guī)，建立灌區(qū)水利工程檔案信息化管理標準。一是要熟悉檔案管理的相關法規(guī)和標準，不僅要重視硬件投入，更要重視符合標準化檔案管理軟件的投入，使得檔案信息化的流程符合國家和地方對于檔案管理的標準和要求。二是現(xiàn)有紙質檔案的數(shù)字化程度高低，決定了灌區(qū)檔案信息化建設的規(guī)模與水平，也是灌區(qū)下一步建設數(shù)字化檔案館的基礎。三是采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，是檔案數(shù)據(jù)庫的基礎，是有效管理檔案系統(tǒng)的基石，是高效調用數(shù)字化檔案的保障。

（3）加大資金投入，加強硬件設施建設。根據(jù)我省灌區(qū)的實際建設情況，首先應當配備檔案信息化需要的相關基礎設施設備，例如，津科JI-110檔案管理系統(tǒng)、SQL2000數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、大容量存儲系統(tǒng)、高速掃描儀、管理計算機和打印機等設備，為做好檔案信息化管理提高技術支持。同時，應對灌區(qū)的檔案管理人員進行辦公自動化和信息化應用技能培訓。通過上述措施，可實現(xiàn)灌區(qū)水利檔案管理的部分數(shù)字化和局域網(wǎng)網(wǎng)絡化管理，大大降低檔案管理人員的工作強度，同時數(shù)字化加工后的檔案資料信息能得到更好的保存，保證了灌區(qū)水利工程資料的安全性和完整性。

（4）加強環(huán)節(jié)管理，健全檔案資料收集和整理工作。檔案管理人員要從項目開始立項時，搞清楚項目的隸屬關系、完成方式以及項目將要形成哪些文檔資料，初步確立收集文檔資料的內容，做到確保關鍵性材料的有效控制。接收資料時，參照水利行業(yè)工程技術檔案的要求，建立檔案目錄，根據(jù)目錄來收集，最后檢查收集的材料是否符合歸檔要求。在灌區(qū)水利工程建設中，可適當采用合同約定的方式，預留一定比例的工程合同價款，作為工程檔案的保證金。工程參加單位應按照要求收集、整理、歸檔工程各環(huán)節(jié)的文檔資料，在工程竣工時，經(jīng)建設單位簽發(fā)資料交接單后，才支付這筆尾留款項。

（5）完善檔案管理制度，樹立檔案現(xiàn)代化管理意識。建立健全檔案管理制度，按照“統(tǒng)一領導，分級管理”的原則，將水利工程檔案的收集、立卷、歸檔任務層層分解，具體落實到各部門，納入相關的管理程序和職責范圍。做到有組織領導，有專業(yè)檔案管理員，有合適的檔案管理制度。管理觀念現(xiàn)代化是檔案現(xiàn)代化管理的靈魂，通過使檔案管理人員現(xiàn)代化意識的提高，可使檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變?yōu)殚_放式服務，使水利工程檔案更好的服務于灌區(qū)經(jīng)濟的發(fā)展。

（6）積極爭取資金，提高檔案數(shù)字化水平。各灌區(qū)可利用續(xù)建配套與節(jié)水改造項目的信息化資金，加大對灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化加工范圍，開展灌區(qū)水利工程檔案的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份等工作，提高灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化程度。同時，利用計算機和軟件技術，使用國家規(guī)定的檔案管理軟件，實現(xiàn)對檔案的收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、以及系統(tǒng)自身維護等功能。另外，可依據(jù)灌區(qū)自身需求和使用環(huán)境，建立檔案網(wǎng)絡版，實現(xiàn)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上檔案的授權共享和調用。

（7）加強業(yè)務技能培訓，提高檔案管理人員的素質和能力。一是要提高服務意識、樹立服務思想，變被動服務為主動服務。二是定期讓檔案管理人員參加檔案管理方面的培訓和學習活動，促進業(yè)務交流。三是加強基層檔案管理人員在計算機、網(wǎng)絡、信息化等相關專業(yè)知識領域的學習，為下一步檔案數(shù)字化建設，檔案信息化管理打下扎實的基礎。四是檔案管理人員對使用的檔案管理軟件能進行熟練的操作和使用，通過一定的專業(yè)培訓提升管理人員的業(yè)務能力和水平。

3結語

第2篇：文檔信息化管理范文

（一）血站檔案信息化管理人員缺乏

當前，我國大部分地區(qū)血站檔案信息化基礎條件相對薄弱，相關部門的工作人員對血站檔案信息化建設認識不足，缺乏重視。除此之外，造成血站信息化建設程度較低的另一個原因就是相關人員素質較低。血站檔案信息化管理人才缺乏，即便加大資金投入進行信息化建設，也不能保證正常的運行。

（二）缺乏統(tǒng)一檔案信息管理系統(tǒng)

血站管理是一個生僻的行業(yè)，信息化管理也是一種新型管理模式，其技術和軟件方面均未成熟，因而部分檔案管理部門未將檔案管理信息化納入議事日程。此外，目前我國血站檔案管理缺乏統(tǒng)一專業(yè)的信息管理軟件，由于地域性差異，各地軟件運用在一致性上還存在很大問題。

（三）血站檔案信息管理與其他管理

缺乏有效銜接“文檔一體化”是血站檔案信息網(wǎng)絡化管理的必然趨勢，其可有效連接檔案管理工作與生產活動、文書處理，進而提高信息處理能力，實現(xiàn)檔案信息的無縫連接和有效管理。目前，我國血站檔案信息化程度較低，管理機制上存在很多障礙，因而檔案工作很難與各生產、管理環(huán)節(jié)之間實現(xiàn)有效對接，因而，“文檔一體化”實現(xiàn)較為困難。

二、加強檔案信息化管理的主要措施

（一）加強軟件和硬件的配套管理

加強檔案信息化建設的過程中，首先應加強軟件和硬件的配套，建立穩(wěn)定的管理體系，加大資金投入，保障檔案信息化建設軟、硬件設施俱全。在檔案信息化建設的同時，確保同步建設血站的網(wǎng)絡化，將所有信息建立在同一管理平臺上，在任何一臺計算機上都可以查看有關資料，實現(xiàn)檔案信息資源共享，確保檔案信息化建設的各項工作科學化、規(guī)范化。

（二）加強對檔案管理人員進行業(yè)務培訓

對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，組織檔案人員一邊學習一邊實踐，不斷提高工作人員的檔案信息化管理水平。檔案管理人員應掌握計算機理論知識和應用技能，可熟練使用各種現(xiàn)代化信息工具，以便更好地開發(fā)檔案信息。此外，檔案管理人員應該通過各種渠道了解對檔案信息的需求，從而做到有目標的對檔案進行開發(fā)和管理，增強檔案管理的實效性。檔案管理者應熟練業(yè)務，收集檔案的過程中應做到真實、全面，認真整理所收集資料，仔細分類、鑒別，篩選與工作緊密相關的資料，分類整理。整理好編號，嚴格區(qū)分保存期限，將其輸入檢索程序，使之易于查找、方便使用。除此之外，檔案管理者還應保證檔案信息的質量，隨機檢查，定期移交，確保檔案信息書寫規(guī)范，由本人簽字。

（三）制定并完善血站檔案信息化標準規(guī)范

制定血站檔案信息化標準規(guī)范，加強檔案信息資源建設。著力解決需要構建和遵循的檔案信息化建設的標準規(guī)范，其中包括電子檔案管理、電子文件歸檔及檔案信息標識、描述、存儲、查詢和使用等方面，形成檔案信息化標準管理體系。

（四）提高檔案信息的安全性與保密性

檔案管理者應堅守崗位，忠于職責，確保桉案的完整性、安全性、保密性。首先應配備防盜、防火設施，在檔案室內放置溫度計，作好避光、隔熱處理，以防發(fā)生火災；其次應做好防潮、防蛀工作，定期施藥通風，以防檔案受損、受潮發(fā)生霉變；此外，檔案管理人員應細心檢查利用過的檔案，做好檔案保密工作，不得隨意借閱、翻閱，以防檔案被抽拆或篡改，確保檔案的完整性和真實性，體檢、化驗、血源管理等直接接觸供血者檔案的人員，不得泄露獻血者檔案信息，對獻血者隱私保密。

三、新經(jīng)濟形勢下加強血站檔案信息化管理的必要性

第3篇：文檔信息化管理范文

一、養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設的重要性

養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設，就是將檔案實體以數(shù)字化信息的形式為社會提供服務。它的優(yōu)勢體現(xiàn)在信息處理快速、節(jié)約存儲空間、調閱檔案便捷以及利于保護檔案原件等諸多方面，這就使得事業(yè)單位檔案管理向著全面信息化時代邁進，也意味著事業(yè)單位檔案管理正在朝著各環(huán)節(jié)自動化、管理方式網(wǎng)絡化、決策智能化和檔案信息利用電子化的方向發(fā)展。養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設的重要性體現(xiàn)在很多方面。

1.可以方便檔案的檢索和使用

養(yǎng)老保險檔案管理信息化，使用者只要輸入關鍵詞，計算機上就會快速呈現(xiàn)出所要查詢的相關資料信息，大大提高了信息檢索效率。同時還可以采用電子加密技術對檔案進行機密處理，這也在很大程度上提高了養(yǎng)老保險檔案信息的安全性。

2.可以實現(xiàn)檔案信息資源的科學管理

養(yǎng)老保險檔案管理信息化可以使檔案管理部門的工作走向開放化，使新型的信息采集、管理和服務職能取代傳統(tǒng)的檔案保管和利用職能，這不僅體現(xiàn)了時代的發(fā)展和社會的進步，更提高和優(yōu)化了養(yǎng)老社會服務。

3.可以支持養(yǎng)老保險決策和管理的及時正確運行

養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設，可以加強檔案信息的完整可靠程度、加速信息化管理的綜合分析能力，這在很大程度上保證了養(yǎng)老保險決策和管理的及時正確運行。

4.可以提供智能化服務，提高檔案信息利用的時效性

養(yǎng)老保險檔案管理信息化，可以使檔案信息通過遠程服務實現(xiàn)資源共享，提高了使用的便捷性，大大縮短了檔案的編著時間。要實現(xiàn)檔案管理信息化工作的順利運行，就要使廣大的工作人員改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，加強學習，不斷提高自身的信息化管理意識，將文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、照片檔案和實物檔案統(tǒng)統(tǒng)納入管理范疇，努力將復雜工作簡單化，簡單工作規(guī)范化。與此同時，還要加快庫藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，以滿足檔案信息共享、快速檢索利用的需要。

二、養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設過程中存在的問題

1.檔案管理人員對信息化工作問題認識不足

部分檔案管理人員受知識水平和思想觀念的制約，對于信息化管理的理解還相當片面，認為只要把檔案資料輸入到電腦中就是信息化管理了，認識不到檔案優(yōu)化管理工作的重要性，導致檔案管理的信息資源開發(fā)嚴重不足，減緩了信息化建設的進程。很多工作人員的辦公思維模式還停留在傳統(tǒng)的檔案管理方法上，對于用計算機管理檔案的工作模式非常陌生，甚至對該新工作模式產生不良的抵觸心理，使養(yǎng)老保險檔案的信息化管理進程受到嚴重阻礙。

2.檔案管理信息化工作自身的不足

養(yǎng)老保險檔案管理信息化過程中，無論是檔案的起草、修改，還是檔案的印發(fā)都是由工作人員在電腦上完成的，以電子文檔的形式保存在計算機數(shù)據(jù)庫里，這樣雖然便于復制和修改，卻也使檔案的原始記錄性不復存在，導致電子文檔是否可以作為檔案、是否具有法律效益等一系列問題的出現(xiàn)，給工作人員帶來很多麻煩。

3.制度法規(guī)與規(guī)范的不足

養(yǎng)老保險檔案管理信息化過程中的規(guī)范化、標準化是非常重要的。但是現(xiàn)在的計算機軟件普遍存在機器和配件型號不一致、質量差異大、開發(fā)語言不統(tǒng)一等一系列問題，這就阻礙了養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設的步伐。

4.檔案信息管理人才培養(yǎng)的不足

當今養(yǎng)老保險管理部門既熟知檔案管理知識，又具備信息化技術的人才可謂是鳳毛麟角，政府還沒有把培養(yǎng)信息化檔案管理人才納入到主要的工作任務進程當中，這也是導致檔案信息管理人才嚴重缺乏的重要原因之一。

5.當前信息技術發(fā)展的不足

養(yǎng)老保險檔案管理信息化需要以電子文檔的形式保存檔案，這樣雖然便于復制和修改，卻也給不法分子竊取和偽造檔案信息提供了便利。與此同時，檔案需要長期保存的性質要求計算機的軟硬件壽命都非常高，需要應用的計算機質量要有保證。

三、養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設策略

1.加大對養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設的投入

我們要想讓養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設工作順利進行，就必須加大對相關人力、物理和財力等方面的大力投入。比如為單位購買配置優(yōu)良的用于存儲養(yǎng)老保險人員檔案的計算機等信息化設備、聘請具備計算機信息化應用能力的人才等等。這些優(yōu)質的工作資源不僅能夠顯著的提高工作效率，還能使檔案的查找、閱讀和保存變得更加便利，為檔案存儲的區(qū)域設置加密保護，增強養(yǎng)老保險檔案工作的保密程度。

2.完善養(yǎng)老保險檔案管理信息化工作的服務方式

我們要想讓養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設工作順利進行，就必須采用可以開發(fā)養(yǎng)老保險信息資源和創(chuàng)新服務方式的先進技術。例如：已經(jīng)在檔案管理部門初步實現(xiàn)的計算機信息管理服務，可以設立相應的制度和標準，這樣可以大大避免資源的重復開發(fā)和過度浪費；還有可以采用縮微技術服務，用這種技術來存儲和保護一些珍貴的檔案，可以收到非常顯著的成效；也可以啟用相應的公共網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，利用電話、計算機網(wǎng)絡等公共網(wǎng)絡為養(yǎng)老保險檔案信息化提供更加優(yōu)質的服務。

3.注重的養(yǎng)老保險檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

養(yǎng)老保險檔案管理部門應該加大對于信息化檔案管理人才的培養(yǎng)力度。相關領導應該認真制定信息化檔案管理人才的培養(yǎng)戰(zhàn)略，力爭達到科學、合理、高效。掌握這方面的各項內容，做好培訓前的充分準備工作，然后再根據(jù)設定的培養(yǎng)策略對其進行培訓，從而收到最好的培訓效果。與此同時，可以讓培訓人員根據(jù)制定好的學習計劃進行自學，讓他們之間多溝通交流，增加對于養(yǎng)老保險檔案管理信息化技術的探討，強化這方面的知識，從而達到使養(yǎng)老保險檔案管理信息化高效實施的目的。

4.建立規(guī)范標準的養(yǎng)老保險檔案管理信息化機制

要想建立起規(guī)范標準化的養(yǎng)老保險檔案管理信息化機制，就一定要確保檔案管理網(wǎng)絡的安全性，這就要求檔案管理機制必須規(guī)范化。我們可以努力從這兩方面做好：創(chuàng)新檔案管理制度，完善檔案管理工作的各項機制，逐步統(tǒng)一各項工作標準，細化各項工作，制定各項安全措施；統(tǒng)一檔案管理標準，這樣能夠保證檔案資源庫的正常建立，使整個檔案信息網(wǎng)絡工作保持暢通，順利實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案的資源共享。

5.提高技術支撐，實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案信息化管理

第4篇：文檔信息化管理范文

新形勢下，隨著數(shù)字化信息化社會進程的不斷加速，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化水平不斷提升，有效的發(fā)揮了數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理特點：一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理不但可以有效的促進檔案管理工作成本費用的降低，而且對于其工作效率的提升具有積極作用；另一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理工作的開展，有利于與其他相關部門溝通與交流，在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理工作質量與效率。事業(yè)單位檔案管理信息化指的是在事業(yè)單位檔案管理中，在建立信息技術與現(xiàn)代網(wǎng)絡技術平臺基礎上，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案虛擬化、數(shù)字化及信息化處理，從而促進其服務職能的履行更加深入高效。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性：首先，隨著以物聯(lián)網(wǎng)、云計算等為典型代表的現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術的不斷完善與優(yōu)化，其被廣泛的應用于各個行業(yè)領域之中，尤其是在解決檔案管理工作難題方面。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應時代社會技術發(fā)展的必然要求。其次，當前，事業(yè)單位體制改革正處于關鍵時期，其中一個改革關鍵點即為現(xiàn)代事業(yè)單位制度的改革，其改革過程中離不開信息化平臺與系統(tǒng)的創(chuàng)建，這為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化建設創(chuàng)造了有利條件。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應事業(yè)單位改革的必然選擇；第三，傳統(tǒng)檔案管理存在著程序復雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問題，尤其是在對歷史信息或資料查詢時，常常遇到信息不全及資料缺失等問題。而事業(yè)單位檔案管理信息化建設，可有效的解決這一問題。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展趨勢需要。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化改革內容

事業(yè)單位檔案管理工作應遵循一定的制度建設原則，即明確職責、強化靈活化與規(guī)范化建設、注重動態(tài)與靜態(tài)相結合等。而事業(yè)單位檔案管理信息化改革內容則主要包括以下幾方面，具體有：

（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設。當前，具有較為典型的數(shù)字化技術包含數(shù)字加密技術、數(shù)據(jù)庫技術、掃描技術、身份認證技術等，而檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術轉換為數(shù)字化檔案信息可以有效的實現(xiàn)信息資料的更新、整合及補充等。作為事業(yè)單位的一個重要無形資產，檔案數(shù)字化建設可以有效的為單位社會效益的實現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

（二）自動化檔案管理模式的建設。檔案管理工作的自動化實現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項重要組成。典型的自動化技術代表包含數(shù)碼掃描識別、電子標簽以及OCR識別等。以自動化技術為基礎，檔案管理自動化包含信息數(shù)據(jù)的自動收集、自動篩選、自動檢索以及關鍵詞的自動提取等。自動化檔案管理模式可有效的實現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動處理功能。

（三）體系化檔案管理模式的建設。事業(yè)單位檔案管理信息化建設是一個體系化過程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化、內部流程一體化等。以數(shù)據(jù)集成技術、數(shù)據(jù)庫機械、數(shù)據(jù)融合技術等為基礎，有效的增強了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。

（四）互動化檔案管理模式的建設。傳統(tǒng)檔案管理中，各個檔案信息僅對應一份信息，缺乏互動性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動性，對于提升服務質量和增強系統(tǒng)優(yōu)化等具有積極作用。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革措施

面對當前信息化社會發(fā)展需求與事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題，應加強事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革，可通過以下幾方面開展，具體有：

（一）加強檔案管理人員業(yè)務素質能力培訓，強化檔案管理人員對檔案管理工作的責任意識。檔案管理人員業(yè)務素質能力關系到檔案管理工作質量與效率，對檔案管理工作開展具有重要基礎性作用。檔案管理人員對檔案管理工作責任意識的提升，對檔案工作科學化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。

（二）加檔案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理制度。不斷提升檔案管理工作人員檔案管理服務水平，增強服務意識和樹立檔案創(chuàng)新管理，從而提升檔案管理質量與效率。

（三）通過對事業(yè)單位檔案管理業(yè)務流程進行優(yōu)化和業(yè)務標準進行制度化。實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務流程的重構；通過不斷的拓展事業(yè)單位檔案管理服務功能范圍和服務內容形式等，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務能力的拓展；通過不斷加強事業(yè)單位檔案管理軟硬件建設和各類信息資源的整合，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺的建設；通過強化事業(yè)單位檔案管理信息化安全保障措施和引入具有先進性和活力的新生力量，促進事業(yè)單位檔案管理組織架構的重組。此外，針對事業(yè)單位流動人員檔案管理，應針對指定信息統(tǒng)計，進行適應性創(chuàng)新。一方面加大優(yōu)秀流動性人才信息檔案的保留工作；另一方面簡化單位流動人員管理模式，制定與單位相適應流動人員檔案管理方案，以促進流動人員檔案管理質量與效率。

四、小結

第5篇：文檔信息化管理范文

關鍵詞：MIS；文書檔案；管理；建設

中圖分類號：TP391文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2007)16-31155-01

Simple Discussion about Building A Information System of Files Management

XIE Ju-rong1,LU Li-bing2,AI Jing-song2

(1.Institute of Hubei Province Country Resource Profession,Jingzhou 434020,China;2.Jingzhou Meteorologycal Bureau,Jingzhou 434020,China)

Abstract:Trad file management mode by enregistering and querying manually cause large number of problem，it is diffcult that files is enregistered、queryed、performed and stored．Aim at these abuse,from the point of view of management information system.，to discuss about how to build a information system of files management．

Key words:MIS;files;management;build

1 傳統(tǒng)的文書檔案管理狀態(tài)

一個單位日常工作常涉及到業(yè)務、財務、人事、教育等多種大量的文書檔案，各類文書檔案需要有效執(zhí)行和科學管理。然而當前大多數(shù)部門的文書檔案管理仍是傳統(tǒng)的手工登記、人工查詢、人工分發(fā)、人工統(tǒng)計的文書檔案管理模式，這種傳統(tǒng)的手工登記、人工查詢的文書檔案管理模式暴露出很多問題：一是查詢費時費力；二是登記整理煩瑣；三是執(zhí)行效率低；四是保管不易，同時也增加了檔案管理員的勞動強度，與提倡的自動化辦公相悖，在信息化高度發(fā)展的今天，急需實現(xiàn)文書檔案的信息化管理。

2 文書檔案信息化系統(tǒng)的組成和功能

文書檔案信息化系統(tǒng)應由軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)組成。軟件系統(tǒng)包括操作系統(tǒng)、Microsoft Word、文書檔案信息化應用系統(tǒng)等，其中文書檔案信息化應用系統(tǒng)包括主執(zhí)行程序、數(shù)據(jù)庫（用戶庫、卷內文件目錄庫（按案卷+順序號建立索引）、單位庫、保管期限庫、保管者、存放處、注備等）、各功能程序、文檔模板等；硬件系統(tǒng)包括計算機、打印機、復印機、掃描儀、數(shù)碼相機等。

文書檔案信息化系統(tǒng)應具有對檔案庫的建立、維護、打印、查閱、歸檔管理、查詢、分類統(tǒng)計、輸出等功能，還應具有檔案工作任務計劃、日常工作提示、重要事務安排警示等功能。

此外還特別要求系統(tǒng)具有完美的打印及預覽功能，所有打印的文書，用戶可以任意的修改其格式，自行添加數(shù)據(jù)內容、文字、圖形、標志，修改打印的字體、字體大小，滿足任何套打的需要。這個功能可以自行編碼設計完成，也可在文書檔案信息化系統(tǒng)中集約現(xiàn)行優(yōu)秀的文書處理軟件（如Microsoft Word）的相關功能組件，并與之有機地結合起來形成一個整體。

由于文書檔案信息具有不同性質（有人事、財務、法制、行政、業(yè)務等）和不同的密性，有的甚至關系到國家安全和社會穩(wěn)定，所以要具有一定的加密功能，在設計過程中除了對文書檔案信息庫進行文件級的加密外，還應加強使用用戶的授權管理。

此外文書檔案信息化系統(tǒng)還應集成政府、部門頒布的各類檔案管理法規(guī)、政策，如國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》的行業(yè)標準等信息，以便發(fā)揮綜合文書檔案管理功能。

3 文書檔案信息化系統(tǒng)用戶界面設計

文書檔案信息化系統(tǒng)應有良好的用戶界面，用戶界面又稱人機交互接口，良好的用戶界面可以提高系統(tǒng)各項功能的操作效率。具體來說，良好的用戶界面設計主要有六個方面的要求：

3.1對話設計要求

文書檔案信息化系統(tǒng)用戶界面的對話設計應符合簡明、自然、友好的要求，盡量使用用戶熟悉的詞、短語、句子和圖形表示，一般不要使用計算機系統(tǒng)的專業(yè)術語；對話過程中要給用戶保留控制的權限，便于用戶隨時退出或脫離操作；操作任務完成后應有信息提示，確保操作正常。

3.2反饋設計要求

反饋是指用戶從計算機系統(tǒng)一方得到信息，表示計算機系統(tǒng)對用戶的操作所做出的反應。文書檔案信息化系統(tǒng)用戶界面的反饋設計要求是：用戶操作命令的每一個操作，計算機系統(tǒng)應有明確簡單的反饋信息，如“保存成功”、“打印結束”等等。

3.3捷徑設計要求

文書檔案信息化系統(tǒng)用戶界面的捷徑是為有經(jīng)驗的用戶設計的，其基本要求是：能為有經(jīng)驗的用戶提供更直接更快捷的操作方式，使其不需要頻繁調用菜單或窗口，如快捷鍵、熱鍵功能的設計。

3.4容錯設計要求

文書檔案信息化系統(tǒng)用戶界面的防錯設計要求應是：計算機系統(tǒng)能提供預防問題發(fā)生的措施，對可能出現(xiàn)的錯誤進行檢測和處理；可根據(jù)信息的類型對輸入信息進行類型格式控制，如歸檔日期按日期類型格式來控制，檔案編號則按整數(shù)類型格式來控制等等。

3.5標準化設計要求

所謂標準化設計要求，是指文書檔案信息化系統(tǒng)用戶界面的設計要符合《人、計算機界面設計指南》、《圖形用戶界面設計指南》、《窗口開發(fā)指南》等標準的有關規(guī)定和要求。

4 文書檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)

4.1開發(fā)平臺及工具的選擇

文書檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)及運行平臺可選用Microsoft Windows 操作系統(tǒng)，它具有應用廣泛、安裝維護方便等特點。其開發(fā)工具可選可視化設計和真正面向對象的集成開發(fā)系統(tǒng)，如Borland公司優(yōu)秀的DELPHI 或C++Builder等集成開發(fā)系統(tǒng)。其中DELPHI 是當今世界上最優(yōu)秀的Windows、數(shù)據(jù)庫應用程序開發(fā)工具。

4.2開發(fā)方法

文書檔案信息化系統(tǒng)可采用目前流行的面向對象（OO, Object Oriented）的系統(tǒng)開發(fā)方法，面向對象的開發(fā)方法作為一種常用的管理信息系統(tǒng)開發(fā)方法，它具有開發(fā)效率高、開發(fā)周期短等優(yōu)點，是近年來受到廣泛關注的一種系統(tǒng)開發(fā)方法。目前提供面向對象的開發(fā)平臺也很優(yōu)秀，如Borland公司優(yōu)秀的DELPHI 和C++Builder 等集成開發(fā)系統(tǒng)。

4.3開發(fā)過程

文書檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)是一個復雜的過程，它一般包括開發(fā)準備、系統(tǒng)調查、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實現(xiàn)與轉換、系統(tǒng)運行與維護、系統(tǒng)評價等步驟。根據(jù)實際情況，文書檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)更要注重系統(tǒng)調查、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實現(xiàn)與轉換四個步驟。開發(fā)過程要嚴格質量管理和進度控制。

5 文書檔案信息化系統(tǒng)應用前景分析

文書檔案信息化系統(tǒng)可為檔案管理人員輸入、修改、登記、打印、交換、統(tǒng)計、歸檔等管理工作提供了完善的服務。通過使用可提高文書檔案信息執(zhí)行效率和安全性，也推進了政務進一步公開。同時解決了文書檔案處理的連續(xù)性和全面性，實現(xiàn)了對文書檔案自動處理和科學管理的全過程，可徹底改變傳統(tǒng)的文書檔案管理的低效和弊端，大幅度地提高了文書檔案管理工作的效率，使文書檔案管理工作步入了系統(tǒng)化、現(xiàn)代化和科學化的軌道。為進一步推動辦公的全面自動化奠定基礎。

參考文獻：

第6篇：文檔信息化管理范文

摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院里一個重要的信息源，它直接記錄醫(yī)院活動大事，擔負著存儲管理醫(yī)院黨務政務信息系統(tǒng)以及數(shù)字化醫(yī)院產生的電子文件、檔案信息的職能。隨著社會的發(fā)展，人類的進步，作為信息資源的醫(yī)院檔案工作地位日趨重要，但突出的矛盾也日趨明顯，針對這些問題，本文首先闡述了醫(yī)院檔案管理中存在的一些突出問題，同時給出了一些具體的應對對策和發(fā)展前景。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；問題；信息化

0引言

檔案是重要的本源性信息源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分[1]。因此，要加快檔案信息資源的數(shù)字化進程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進檔案信息化建設，滿足信息社會對檔案信息資源的需求，對于檔案工作更有效的服務于政務信息公開和物質文明、政治文明和精神文明建設具有重要的意義。

醫(yī)院檔案信息化建設是醫(yī)院建設的重要組成部分[2]，擔負著存儲、管理并提供利用醫(yī)院黨務、政務信息系統(tǒng)及數(shù)字化醫(yī)院產生的電子文件、檔案信息的職能。它是醫(yī)院發(fā)展歷程的真實記錄，是醫(yī)院生命的年輪，它鐫刻著醫(yī)院成長的每一個足跡。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量醫(yī)院管理水平高低的重要標志之一[3]。近幾年來，全國醫(yī)院加快了改革步伐，檔案管理工作得到了一定的加強。但是隨著人類社會發(fā)展的日趨現(xiàn)代化、科學化和知識經(jīng)濟時代的不斷發(fā)展，作為信息資源的醫(yī)院檔案顯得更加重要，由此顯現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作在許多方面還需要進一步的提高和改善來適應發(fā)展。本文主要論述了目前醫(yī)院檔案管理中存在的若干問題，同時針對這些問題給出了具體的應對對策。

1醫(yī)院檔案管理存在的若干問題探討

隨著各醫(yī)院各種管理制度的出臺，醫(yī)院檔案管理工作開始逐步進入規(guī)范化管理的軌道。但從整體情況看，由于部分管理者對檔案管理的重視度不高，加上相關的規(guī)章制度很少，對于信息化的管理制度不是很嚴，由此衍生出的檔案電子化工作效率不高。

1.1 配套的硬件配置并不齊全一般檔案利用主要是為各級領導決策、為機關各部門工作參考服務，個體之類的很少能接觸到這些檔案，受到某些陳舊的思想觀念影響，與之不完善的檔案制度的規(guī)定對于其硬件設置之類的配置很少重視，因而有些設備還是很陳舊的，計算機系統(tǒng)配置不高，使用的程序版本很低，所涉及的功能很少，對于實時及時更新速度很慢。

1.2 檔案管理工作者慣用手工過去檔案的收集、整理、歸類、編目、查閱等工作全部完全依靠手工，有致在推行信息化的今天，由于時間的累積，檔案工作者慣性的去使用手工，即使書寫速度很慢，但目前仍舊有多數(shù)醫(yī)院檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進的信息技術之外。

1.3 檔案工作無法完全脫離手工很多的檔案工作者即使配備了計算機，但使用范圍仍局限于文檔目錄著入，檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡化程度并不高，效果差強人意。即使在強烈要求電子化辦公的今天，但是我們經(jīng)常能見到這樣一個現(xiàn)象，就是計算機在那邊卻是一個硬件，一個配件，并沒有真正落實在實處。檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。

1.4 信息化的安全措施低，防范意識不強隨著網(wǎng)絡化的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可見性等問題會日益突出。網(wǎng)絡的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當網(wǎng)絡用戶數(shù)量按算術級數(shù)增加時，網(wǎng)絡的效益和網(wǎng)絡的危險性均以幾何級數(shù)增加。對計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全造成威脅主要有：①黑客入侵、計算機病毒的侵入、來自內部的攻擊、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡的關鍵數(shù)據(jù)等；②內部人員的故意泄密，進出口看管不嚴等。

2醫(yī)院檔案管理對策分析

2.1 做好檔案信息化建設的宣傳工作 就想當今社會流行的一種現(xiàn)象，想要打響一個企業(yè)或者一個品牌的知名度，首先就是做廣告，廣而告之，讓大家有個具體的認識。相信檔案信息化也應該從這一步做起，主動做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作。醫(yī)院檔案館還要深入到各科室進行電子文件形成與歸檔情況調研工作，廣泛聽取各科室對這項工作的意見和建議，取其精華去其糟粕，讓大家一起參與到這項工作中來。

2.2 加快數(shù)字化檔案館與電子文檔中心建設檔案信息化建設應當是當前和今后一段時期全校檔案部門的重點工作。各級領導都要充分認識檔案信息化建設在電子政務建設中的重要地位和作用，要把醫(yī)院文檔數(shù)據(jù)中心和數(shù)字檔案館建設資金以及日常運行、維護所需費用納入醫(yī)院信息資源庫的運行、維護經(jīng)費之中[4]，統(tǒng)一安排，專項管理，加強領導、統(tǒng)一規(guī)劃，穩(wěn)步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協(xié)調發(fā)展，把檔案信息化工作與黨委、行政的辦公自動化結合起來，即將檔案計算機管理系統(tǒng)納入到醫(yī)院網(wǎng)絡環(huán)境下運行的集OA[5]于一體的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)中，使之成為其中的一個子系統(tǒng)。建立室藏檔案信息化的規(guī)范化管理和利用平臺，把原本手工的檔案管理工作全部由電腦來實現(xiàn)，全面真的實現(xiàn)“無紙化”[6]。

2.3 落實各科室電子文件及檔案管理人員，加強人員培訓首先檔案館信息化建設中應有一批專業(yè)人才，是既懂管理又懂計算機應用技術的復合型人才，來具體負責各科室歸檔的電子文件的收集整理、統(tǒng)計、備份、數(shù)據(jù)庫維護和信息咨詢服務工作。同時各科室、各科室要指定一名責任心強、有一定計算機管理水平的工作人員，具體負責各科室電子文件及檔案管理工作。

2.4 加強對檔案信息化建設工作指導、檢查與督促工作醫(yī)院檔案館要在醫(yī)院成立監(jiān)督小組以便更好的開展負責檔案信息化建設工作?？梢韵衩磕曛付ㄒ欢ǖ闹笜?。加強與各個科室電子文件管理員的信息交流與溝通，及時將各科室電子文件歸檔情況向有關領導及工作人員通報，讓大家做到胸中有數(shù)。同時，要將各科室歸檔的紙質文件及電子文件目錄信息上網(wǎng)公布，以便大家及時了解本科室形成的紙質文件和電子文件歸檔齊全、完整情況。對尚未歸檔的要及時督促補充歸檔齊全。

2.5 做好檔案工作的安全保障檔案館和各科室檔案室要加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案館內部的存儲數(shù)據(jù)庫和電子文件的局域網(wǎng)要切實與一切外網(wǎng)實行物理隔離，加強身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩?。檔案館在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡系統(tǒng)建設工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網(wǎng)；在因特網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢服務的，要認真采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統(tǒng)安全。

3檔案管理的發(fā)展前景

根據(jù)國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》要求，檔案信息化建設的總體目標是：以檔案信息資源建設為核心，以電子信息管理為重點，確保具有保存價值的電子文件信息，真實、完整、安全地保存在檔案管理部門，并為醫(yī)院黨政領導、廣大醫(yī)務工作者和社會提供方便、快捷的利用服務。進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

繼續(xù)推進運用計算機管理檔案，提高檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，提高檔案檢索利用服務質量，各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄。積極建設相關的全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢。最終能實現(xiàn)檔案信息處理計算機化，信息存儲數(shù)字化，信息采集實時化，信息服務利用網(wǎng)絡化。

4結論

在以“信息時代”和“知識經(jīng)濟”為特征的21世紀，我國檔案現(xiàn)代化工作有很好的外部環(huán)境和內部環(huán)境，面臨一次發(fā)展的大好機遇，與機遇同在的是更新的挑戰(zhàn)，我們必須不斷地學習和吸收新技術，要在建立網(wǎng)絡化管理、信息化管理、現(xiàn)行文件管理上開辟一條新路子來達到“質”和“量”的共同飛躍使檔案現(xiàn)代化不斷邁上新的臺階。

參考文獻：

[1]陳小紅.信息化視野下的醫(yī)院人事檔案管理對策[J].北京檔案,2010,10.

[2]李麗，周丹.信息化背景下醫(yī)院檔案工作的思考[J].考試周刊,2009，32.

[3]賈敏從.醫(yī)院檔案信息化建設相關問題的思考[J].管理觀察，2009，9.

[4]王樂,張浩.略論人事檔案管理信用化改革[J].檔案學研究，2010，3.

第7篇：文檔信息化管理范文

資源的收集、管理和開發(fā)利用等問題進行了初步探討。

【關鍵詞】工程建設；檔案管理；信息化；數(shù)字檔案

0 前言

在各行各業(yè)“十一五”信息化發(fā)展規(guī)劃綱要的推動下，各行業(yè)、各單位不斷加大信息化建設力度和投入，整體水平得到了一定提升。作為信息化建設重要組成部分的檔案信息化工作，雖有一定發(fā)展，但總體水平仍然滯后，越來越不能適應行業(yè)與時展的需求。所謂檔案信息化，是指在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行接收采集、處置、妥善保存和提供利用，其最終目的就是要實現(xiàn)對檔案信息資源真實、完整地采集和保管，安全與合理地使用，以滿足用戶對檔案信息的迫切需要[1]。隨著信息技術特別是計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息安全技術的發(fā)展，工程建設檔案管理將不可逆轉地向電子化和數(shù)字化方向發(fā)展。喬布斯說過，“并不是我們一定要過河才能到達彼岸，而是彼岸世界正向我們走來。”因此，面對日益緊迫的壓力，工程建設檔案管理工作亟待轉變、創(chuàng)新和發(fā)展，以跟上時代的步伐。

1 目前工程檔案管理中存在的問題

藍圖的使用已經(jīng)有很長的歷史，在實際使用中存在以下問題：一是，不利于環(huán)境保護和職業(yè)健康。藍圖在生產過程中，需加入氨水進行熏制，熏制的過程會揮發(fā)氨氣、三氯乙烯等有害氣體污染環(huán)境和影響員工的身體健康，生產出來的藍圖，表面還會不斷揮發(fā)有害氣體，造成二次污染，給接觸藍圖的工程技術人員、檔案管理人員等造成影響。二是，效率低下。曬圖、底圖歸檔、底圖入庫后調配加曬等工作全是手工操作，速度慢，容易出錯。同時檔案室需要大量的庫房進行底圖和藍圖的保存。三是，歸檔電子文件的真實有效性得不到保障。傳統(tǒng)的藍曬模式造成最終只有底圖才能保證和提交藍圖是一致的，雖然現(xiàn)在也要求工程技術人員對電子文件歸檔，但電子文件與紙質文件的一致性無法得到保證，造成技術人員只能以檔案庫房中的底圖作為正確的版本使用，收集的電子文件只能作為參考使用，電文文件的優(yōu)勢沒有充分發(fā)揮。

2 工程檔案信息化建設需求分析

2.1 工程檔案的傳統(tǒng)管理方式落后，庫存壓力與紙張資源消耗大

隨著時間的推移，紙質檔案越積越多，一方面消耗了大量紙張，另一方面檔案庫房不堪重負，但庫房面積不可能無限擴大，采用數(shù)字檔案是時代的要求，也是解決現(xiàn)實問題的有效途徑，可節(jié)省70%以上的庫房面積與紙張資源。

2.2 檔案資源利用方式落后，不能適應現(xiàn)代企業(yè)生產、工程管理對檔案資源的快速利用需求

就拿一個大型項目來說，從前期準備，到勘察、設計，再到施工與運營管理，各階段產生的檔案都很多，而且聯(lián)系緊密，具有時間、檔案產生地點的不一致性，通過電子文檔可很方便的實現(xiàn)傳遞、查閱與利用，電子文件的高速流動性，實現(xiàn)了檔案快速、遠程的利用價值。

2.3 目前全國工程建設行業(yè)設計單位已經(jīng)熟練掌握了CAD技術，實現(xiàn)了設計過程由手工制圖向數(shù)字化技術應用的轉型

面對當前大量產生的電子文件，一些行業(yè)、單位沒有有效的收集管理方法，無法保證電子文件的收集準確率與完好性。

2.4 技術檔案凝聚著工程技術人員的智慧和心血，是一筆寶貴的財富，對推動工程技術工作的發(fā)展，提高工程技術人員的水平和效率，維護單位和個人的合法權益，服務國家經(jīng)濟建設有著重要作用

2.5 工程檔案管理是為利用服務的，讓管理出效益、向管理要效益是我們所追求的最終目標

作為檔案管理，無論是實物檔案還是數(shù)字化檔案，都是為了更好地發(fā)揮其作用，追求最大工作效益和經(jīng)濟效益。當前網(wǎng)絡化、信息化技術已全面普及，原有的檔案管理方式在一定程度上對檔案管理效益最大化形成了制約。

2.6 環(huán)保和職業(yè)健康的需要

采用白圖替代藍圖，辦公區(qū)可以減少一個直接污染源，有利于改善環(huán)境，對業(yè)主、施工及廣大工程技術人員、檔案管理人員來說，也將逐步減少二次污染，有利于環(huán)境保持和員工身體健康。

3 工程檔案信息化管理工作探討

3.1 改變傳統(tǒng)檔案管理觀念和工作方式

為適應工程檔案信息化的發(fā)展要求，檔案管理必須化被動為主動，對傳統(tǒng)的管理理念和工作方式進行轉變和創(chuàng)新。一是，以手工管理為主向計算機管理為主轉變，不僅包括電子文件的管理，還包括檔案的登記、統(tǒng)計等各項工作；二是，從以管理檔案實體為主向管理檔案信息為主轉變；三是，從重管理為主向網(wǎng)絡化利用服務為主轉變，在確保安全的前提下，以滿足生產和管理應用為第一目的，充分發(fā)揮檔案信息資源在促進企業(yè)發(fā)展、生產經(jīng)營和工程管理過程中的作用，全面提升利用檔案信息資源水平。

3.2 根據(jù)各行業(yè)、各單位自身特點，研究建立工程檔案信息化管理模式

針對各單位實際管理和利用需求，將傳統(tǒng)的保管、借閱工作重點轉化為根據(jù)用戶需求，提供快速電子數(shù)據(jù)加工處理服務和檔案利用、查詢技術咨詢服務的新型工作模式，采用技術手段有效解決電子文件歸檔準確率與完好性難題。在充分考慮各種需要，滿足現(xiàn)階段有關規(guī)定、規(guī)范要求的情況下，采用管理瀏覽、保存和利用三種電子文檔類型（快速瀏覽功能采用Zcc格式，保存采用TIFF和JPEG格式，利用采用DWG、DOC、XLS格式）的應用系統(tǒng)設計[2]。

3.3 通過技術創(chuàng)新解決檔案快速查詢和利用需求問題

針對工程建設勘察、設計檔案資源單個電子文件（CAD圖紙）容量大，一般在網(wǎng)絡環(huán)境下瀏覽、顯示慢的問題，通過技術創(chuàng)新，研發(fā)符合自身使用需求的檔案信息管理平臺，以實現(xiàn)網(wǎng)絡數(shù)字檔案服務利用的快速傳輸、瀏覽、下載利用。例如，采用高保真、高倍率壓縮和還原技術及全文檢索技術實現(xiàn)快速、準確的檢索和安全瀏覽、下載檔案資源；針對檔案管理人員需要重復錄入大量信息問題，采用圖像解析和OCR識別技術，實現(xiàn)圖紙相關信息自動添加到檔案信息管理系統(tǒng)中。

3.4 將檔案信息化工作貫穿到工程管理全過程的控制中

首先，檔案管理人員應積極參與工程技術管理和設計、生產過程管理控制，使信息形成、管理到歸檔環(huán)節(jié)能夠平滑、無縫聯(lián)接；其次，要求技術人員積極參與檔案信息化建設，引導他們利用新的知識傳播手段，通過網(wǎng)絡終端快速獲取檔案資源，提高管理、利用效率。

3.5 建立相應的規(guī)章制度

制定數(shù)字檔案管理人員相關職責、工作內容、范圍以及責任和義務；制定數(shù)字檔案使用規(guī)定，明確使用、查閱數(shù)字檔案資料人員權利、責任和義務；制定數(shù)字檔案維護管理制度、數(shù)字檔案資源安全管理辦法等規(guī)章制度，實現(xiàn)數(shù)字檔案的有效管理。

結合工程建設檔案工作現(xiàn)狀，為建立高性能網(wǎng)絡數(shù)字檔案服務體系，要充分借鑒國內外檔案信息化建設的技術理念和成熟經(jīng)驗，以檔案數(shù)字化為手段，通過一系列創(chuàng)新研究，解決企業(yè)在檔案信息化建設方面應面對的各種問題，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，并在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下提供開放式檔案信息快速利用服務。

4 工程檔案信息化建設中值得重視的問題

4.1 檔案信息管理標準化和規(guī)范化問題

由于檔案信息化建設起步不久，在信息管理標準方面相對于實體管理而言，比較薄弱，這在一定程度上阻礙了檔案信息化的發(fā)展，大力加強檔案信息管理標準化的研究和制定，是當前檔案信息化工作的首要任務[3]。

4.2 電子檔案的原始性和法律效力問題

電子文件具有可塑性、易更改性和信息與載體的可分離性。作為檔案的電子文件，怎樣體現(xiàn)檔案最基本的屬性，怎樣認識并保證電子文件的原始性等問題，值得我們積極地研究與探索。我國的檔案法規(guī)已有了一定基礎，但相關法規(guī)體系還不夠完善，電子文件的法律地位問題還在解決過程之中。

4.3 電子檔案信息的安全問題

要實現(xiàn)工程檔案的信息化，就必須依賴于計算機技術與網(wǎng)絡技術。與紙質檔案的利用相比，數(shù)字檔案的安全保密更加難以控制。一般的解決方法是將計算機系統(tǒng)的多種安全防護技術與管理措施結合使用，以堵塞管理方面的漏洞，提高計算機系統(tǒng)的安全性[3]。

4.4 電子文件的質量問題

一是，電子文件的準確性問題，由于設計人員習慣于對圖紙的刮改，有時電子文件沒有與紙質文件一起同步修改，造成最終紙質成品與電子文件的不一致；二是，電子文件的完整性問題，由于有時電子文件與紙質文件歸檔不同步、技術人員責任心等原因，造成電子文件歸檔不完整，另外電子文件本身沒有帶簽名而不完整；三是，電子文件的規(guī)范化問題，工程技術人員作圖隨意使用字體、線型等，作圖不規(guī)范造成電子文件利用的困難。

4.5 檔案信息數(shù)據(jù)不能共享問題

目前，信息化技術的應用大部分還處于一種單一化狀態(tài)，大部分單位還局限于專業(yè)軟件的使用，數(shù)據(jù)不能共享，數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象比較普遍。因此，在未來若干年內，工程建設行業(yè)中的工具軟件將進一步得到廣泛應用。

4.6 信息保存技術的過時問題

由于計算機技術與軟件升級換代很快，一旦軟硬件技術過時，依賴于計算機技術而保存檔案信息，也面臨著嚴重的問題。比如由于技術過時，導致數(shù)字信息不能被讀出，那么它就失去了保存的價值。現(xiàn)在，一般是通過數(shù)據(jù)遷移來保存發(fā)展信息。

5 結語

隨著現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展，知識經(jīng)濟正在悄然興起。檔案工作也在知識經(jīng)濟大潮的沖擊下，面臨著新的挑戰(zhàn)。作為一種知識來源，工程檔案在知識經(jīng)濟時代對科技創(chuàng)新和社會生產力的發(fā)展將發(fā)揮更大的作用。認識和思考當前工程建設檔案管理及檔案信息化建設過程中的問題，將有利于檔案信息化建設進程的推進，有利于在提高生產力、節(jié)約資源、保護環(huán)境方面做出貢獻。

【參考文獻】

[1]靖廣華.試論檔案信息化和數(shù)字化建設[J].經(jīng)濟師，2010（1）.

第8篇：文檔信息化管理范文

關鍵詞：醫(yī)院檔案 信息化管理 重要性 措施

中圖分類號：R19 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）03（a）-0187-01

1 簡述醫(yī)院信息化管理

1.1 檔案信息化管理工作的含義

所謂檔案信息化管理主要包含以下兩方面：（1）通過信息技術的應用將檔案信息進行系統(tǒng)化管理，通過信息技術應用便于對檔案信息進行收集、編目、排序、保存、檢索等，從而提高了醫(yī)院檔案信息的管理效率；（2）利用網(wǎng)絡信息進行對檔案的管理，打破了紙質化檔案管理的弊端，有助于檔案信息管理工作的創(chuàng)新。

1.2 檔案信息化管理工作的主要方面

（1）數(shù)據(jù)資料信息化。打破原有的紙質信息模式，通過計算機輸入、電子掃描將資料信息轉化為電子信息模式存入計算機網(wǎng)盤內，以備查用。

（2）工作流程信息化。計算機信息管理簡化了復雜的人為操作步驟，通過應用專業(yè)軟件實現(xiàn)了檔案管理的分類、編目、檢索等的自動化操作，對于統(tǒng)一醫(yī)院辦公系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)的一致性具有積極的影響。

（3）檔案檢索信息化。檔案資料信息化的管理，使得內容種類龐雜的文檔資料、文獻、原始記錄等信息，通過利用醫(yī)院內部的局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)信息檢索系統(tǒng)得以便捷化的操作。

1.3 檔案信息化管理工作的實施條件

第一，將開放式的電腦信息檢索系統(tǒng)配置其中，有利于提高利用檔案信息的便捷性。

第二，加快建立健全醫(yī)院局域網(wǎng)系統(tǒng)的速度。

第三，完善檔案用戶信息庫的建立，為提高檔案信息的利用率，應對用戶檔案的實際需求情況進行及時分析，從而提高檔案信息系統(tǒng)編輯的科學性和針對性。

第四，以醫(yī)院工作為核心，開展多層面、多角度、多形式的宣傳活動。

2 檔案信息化在醫(yī)院管理工作中的價值

（1）在醫(yī)院管理工作中，檔案信息能夠為其工作的開展提供科學、準確、全面的參考依據(jù)，提高管理工作決策的正確性，對提高醫(yī)護工作質量和效率具有積極的作用。

（2）通過對檔案信息的研究分析，有助于對醫(yī)院各科室的各項技術指標進行合理化調整，從而促進醫(yī)院醫(yī)護技術及管理水平的快速發(fā)展。

（3）以檔案信息資料為基準，可有效實施對醫(yī)療設備的有序管理。為提高醫(yī)療設備的使用和管理效率，可通過對設備資料中有關設備性能等信息的分析研究，以達到降低設備事故的發(fā)生率的目的，從而減少因維修、改造等對設備的損耗。

（4）對推廣應用醫(yī)院研究成果和技術具有積極影響，為順利開展醫(yī)學研討等活動奠定了堅實的基礎。

（5）為醫(yī)院制定科學、系統(tǒng)的管理決策提供了有力的依據(jù)。只有以客觀、全面、準確的信息資料做基礎，才能使醫(yī)院管理決策更符合合理化的要求，更好的滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的發(fā)展需求。通過醫(yī)院管理者對原有檔案資料的收集、分析研究和提煉，以便于管理者在進行管理決策時能夠從全局出發(fā)，對每一項工作今后的發(fā)展情況形成科學的預見性。

3 檔案信息化在醫(yī)院管理中的重要意義

（1）實施檔案信息化管理符合醫(yī)院發(fā)展的時代要求?，F(xiàn)如今，信息化已成為人們生產生活中所不可或缺的一項技術支撐，伴隨著人們對時效性強、價值性高的信息的需求度逐步加大，計算機信息化管理已成為當今時展的一項必然趨勢。在這種形式之下，醫(yī)院檔案信息化管理模式是現(xiàn)代醫(yī)院體制改革與發(fā)展的一個必然選擇。作為現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的一個重要組成部分，實施信息化、自動化檔案信息管理工作，對提升醫(yī)院管理工作水平、功過效率及信息資料的利用率具有劃時代的意義。

（2）現(xiàn)代醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展要求實施信息化的檔案管理模式。信息化檔案管理模式有利于醫(yī)院對人才的深入發(fā)掘和培養(yǎng)，為醫(yī)院進行人才的儲備與發(fā)展提供了正確方向；此外，縮短工作時間，提高工作效率是現(xiàn)代檔案信息化管理的一大優(yōu)勢，符合現(xiàn)代醫(yī)院長久穩(wěn)步發(fā)展的現(xiàn)實要求。

（3）信息化醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)學科研、臨床醫(yī)療等發(fā)展的必然要求。醫(yī)院檔案資料不僅是患者就醫(yī)的病歷記錄的第一手原始資料，也是臨床醫(yī)療科研、教學等的重要參考依據(jù)，為醫(yī)學研究與教學的發(fā)展創(chuàng)新具有重要的價值。病歷檔案資料的完整性、準確性一方面是醫(yī)生作出正確醫(yī)療診斷的依據(jù)；另一方也是醫(yī)療技術水平發(fā)展歷程的一個動態(tài)展現(xiàn)?？茖W、合理的對醫(yī)院檔案資料進行信息化的操作管理，可以在最大程度上發(fā)揮出醫(yī)院檔案資料的作用價值，為現(xiàn)代醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供有利依據(jù)。

（4）信息化醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院檔案管理水平提升的重要表現(xiàn)。信息化管理是評判一項工作管理水平的重要指標，隨著信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理已不能較好的服務于現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的實際需求，只有采取信息化的檔案管理模式，才能與現(xiàn)代自動化醫(yī)院管理系統(tǒng)保持整體上的一致性。因此，醫(yī)院檔案管理人員應切實提高自身的信息化管理意識及技能，以更好的滿足于現(xiàn)代醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展要求。

4 目前醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問題及改進措施

4.1 醫(yī)院檔案信息化所存在的問題

（1）基礎設施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設還有待完善，有的辦公自動化系統(tǒng)尚未實施，形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系，檔案信息化管理也由此受到制約。

（2）技術保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術措施還有待于相關法律、法規(guī)、規(guī)章和標準的引導，電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準。

（3）相關體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標準規(guī)范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

總之，醫(yī)院檔案，是醫(yī)院歷史的記錄，全面、客觀地反映了醫(yī)院在不同的歷史時期、不同的發(fā)展階段的工作情況。作為醫(yī)院歷史的真實見證，醫(yī)院檔案對醫(yī)院各項工作的開展及未來發(fā)展規(guī)劃有著非常重要的意義。特別是，在醫(yī)院日常工作中產生的大量的醫(yī)療文件，對于醫(yī)學科研及發(fā)展都是非常寶貴的資料。因此，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作不可或缺的重要組成部分，它是醫(yī)院領導的決策支持，是醫(yī)療、科研和教學的參考依據(jù)，是醫(yī)療資源配置和醫(yī)院基本建設的信息資料和基本依據(jù)，在實際的生活中一定要引起足夠的重視。

參考文獻

[1] 房桂存，黃林燕，張必佳，等.檔案管理升級對醫(yī)院檔案人員知識結構的要求[J].湖北檔案，1997（4）.

[2] 王英秀.醫(yī)院檔案信息自動化若干問題的思考[J].中國新技術新產品，2011（13）.

第9篇：文檔信息化管理范文

一、現(xiàn)狀分析

1.領導重視程度不夠。就目前中小學檔案管理現(xiàn)狀看，大部分學校領導對于檔案管理信息化建設工作缺乏應有的重視和長遠的發(fā)展規(guī)劃，始終無法從戰(zhàn)略高度去認識檔案管理信息化建設的重要意義和作用。一些學校領導片面地把精力和眼光投入到學校教學管理上，對學校檔案管理工作關心甚少，支持不夠，從而導致了大部分中小學檔案管理工作出現(xiàn)政策上缺少傾斜、經(jīng)費上缺少支持的尷尬局面。

2.檔案信息化建設認識不足。從學校領導到教職工沒有正確認識檔案信息化建設的內涵，錯誤地認為信息化即單純的數(shù)字化，甚至一些學校的檔案管理工作人員認為只要有計算機進行目錄管理就是實現(xiàn)了檔案管理信息化，對檔案管理信息化建設到底要解決什么問題、怎么解決問題卻未加了解和研究，以至于得不到領導的理解和支持。

3.檔案信息化基礎業(yè)務建設薄弱。主要表現(xiàn)在：（1）重紙質文件的收集整理，輕電子文件的收集整理，致使許多有價值的電子文件丟失。（2）大多數(shù)學校只是停留在維持檔案日常的簡單管理上，沒有使用專用檔案管理系統(tǒng)軟件。（3）目錄數(shù)據(jù)庫不健全，不少學校只有單一的文書檔案目錄數(shù)據(jù)。（4）檔案數(shù)字化工作滯后，多數(shù)學校未建立室藏檔案數(shù)據(jù)庫，查找利用手段落后，不能適應學?，F(xiàn)代化教育管理的需要。（5）未充分利用校園網(wǎng)來提高檔案信息的管理效率。

4.檔案管理信息化人員素質有待提高。檔案管理信息化飛速發(fā)展，必然對檔案工作人員提出更高的要求。然而目前大部分學校在檔案管理信息化人才隊伍的建設上力度不夠。在人才結構上，既具備專業(yè)的檔案管理知識，又能夠熟練掌握計算機應用基礎知識、網(wǎng)絡技術知識、現(xiàn)代管理技術的綜合型人才所占比例偏低。在檔案管理人員配置上，沒有規(guī)范的章程和標準，缺少專門的檔案管理人員，大部分是由從事其他工作的教職工兼管。

二、幾點對策思考

1.加強重視和領導，理順管理體制。學校領導應把檔案信息化建設納入學?，F(xiàn)代化建設的整體規(guī)劃中，加大對檔案信息化建設的投入，盡可能地創(chuàng)造條件，推進檔案信息化建設的發(fā)展。健全領導體制，從組織上保證檔案工作順利開展。明確專兼職檔案人員，定期聽取檔案工作匯報，幫助解決實際問題。同時應將檔案人員的培訓以及系統(tǒng)的維護費用列入到相應項目的預算中，使得檔案信息化建設正常運轉。還應建立相應的考核制度，把檔案信息化工作納入到相關人員的考核中。

2.提高認識，轉變觀念。新時期的學校檔案管理人員必須樹立“業(yè)務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現(xiàn)實”的理念，積極參加檔案業(yè)務培訓，努力提高自己的業(yè)務能力，了解和把握信息化發(fā)展對檔案事業(yè)的影響和要求，充分認識檔案信息化在學?，F(xiàn)代化教育管理中的地位和作用，拓展檔案信息資源開發(fā)利用和管理的工作思路，提升檔案工作能力和服務水平。同時，檔案人員也要加強宣傳，爭取領導支持和提高社會對檔案信息化工作的認識。

3.加強檔案信息化基礎業(yè)務建設。具體措施為：（1）制定規(guī)章制度和操作規(guī)范。應建立一個完善的規(guī)章制度體系，對文件的產生到永久保存（或銷毀）的整個過程都要進行全程管理，制定系統(tǒng)運行安全管理和電子文件管理制度，規(guī)范重要場所(如機房、庫房等)的出入規(guī)則等。（2）加強電子檔案管理。電子檔案的收集整理，首先應面對學校工作實際，拓寬收集內容，嚴格執(zhí)行歸檔制度和操作規(guī)程，從業(yè)務流程上加以梳理。其次應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程監(jiān)督指導。（3）加強辦公自動化建設，提高檔案管理工作的質量。利用計算機進行檔案管理，其優(yōu)點是：以“件”為單位的立卷方法便于文書檔案的立卷、接收、鑒定；在檔案的保管期限進行調整時，可以利用計算機進行檢索工具的調整、刪改；具有遺漏文件的補漏增缺、保持文件的歷史原貌和利用檔案資料檢索簡便、準確率高、文檔貯存保密等優(yōu)點。（4）結合實際，做好檔案信息資源建設。信息資源是檔案信息化建設的物質基礎，因此，檔案工作人員不但要加大檔案編研力度，滿足社會對檔案信息的需求，同時要深化檔案信息化的建設，豐富室藏資源。