電子檔案管理辦法精選(九篇)
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第1篇：電子檔案管理辦法范文
一、會計檔案和會計檔案管理
會計檔案是會計工作勞動成果的載體，是既往的經(jīng)濟活動和經(jīng)濟事實的記錄和反映。通常，會計檔案包括記賬憑證（含原始憑證）、會計賬簿、財務會計報告以及其他資料等會計核算資料。規(guī)范和強化會計檔案的管理，可以發(fā)揮如下作用：
（一）再現(xiàn)經(jīng)濟活動
會計檔案是經(jīng)濟活動的載體，經(jīng)濟業(yè)務通過原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、財務報表的順序記錄和流轉(zhuǎn)，使得經(jīng)濟活動在會計檔案中得以展現(xiàn)。通過查閱會計檔案，有經(jīng)驗的專業(yè)人士能夠清楚了解經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈。
（二）檢查守法情況
任何一項經(jīng)濟業(yè)務都應當在《會計法》、相應會計準則和會計制度的框架內(nèi)完成處理，會計檔案就是會計主體處理過去業(yè)務的載體。通過查閱會計檔案，能夠發(fā)現(xiàn)會計主體是否遵紀守法、是否弄虛作假。
（三）提供經(jīng)濟參考
財務保告和會計賬簿等會計檔案含有大量的歷史財務信息，通過查閱會計檔案，不僅可以評價過去經(jīng)濟活動的效率和效果，更可以為下年度乃至未來的經(jīng)濟預測和財務決策提供翔實的數(shù)字依據(jù)和參考。
二、會計檔案管理辦法
1984年，《會計檔案管理辦法》頒布。1998年，第一次修訂（下文簡稱舊辦法）。2014年，第二次修訂。最終2015年12月11日頒布了最新修訂稿（下文簡稱新辦法），并自2016年1月1日起正式施行。新辦法有以下亮點：
（一）增加電子檔案，擴大會計檔案的范圍
新辦法第三條重新定義了會計檔案，寬泛的界定會計檔案的范圍，在會計檔案的范圍中加入了電子會計檔案，通過電子設備形成、傳輸和存儲的檔案都可以成為會計檔案。這次的范圍不僅包括原有的紙版會計檔案，還新增了電子會計檔案。新辦法規(guī)定可以利用電腦、網(wǎng)絡等現(xiàn)代信息手段去管理會計檔案，也對加強會計檔案的管理做出明確要求。明確電子會計檔案的管理是新辦法的重點內(nèi)容，是為更好服務企業(yè)、服務日益蓬勃的互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟提供的政策支持。與舊辦法相比，新辦法對會計檔案的定義更為寬泛。
（二）簡化銷毀程序，弱化會計檔案的出境管理
新辦法第十八條規(guī)定：經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案應當按照程序銷毀。保管期限屆滿的會計檔案在銷毀時，需要相關部門共同負責，除了單位負責人在銷毀清冊上簽字外，會計管理機構負責人和經(jīng)辦人、檔案管理機構負責人和經(jīng)辦人也需要在銷毀清冊上簽字。此外，新辦法中還刪除財政部門和審計部門派員監(jiān)銷的程序。
會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，而監(jiān)銷又是其中重要的制度安排。新辦法不再將銷毀的責任集中于單位負責人，規(guī)定經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案經(jīng)相關人員簽署意見后可以銷毀。此外，新辦法明確會計檔案銷毀屬于單位內(nèi)部事務，只需單位內(nèi)部檔案管理、會計部門以及信息部門監(jiān)銷即可，無需外部機構參與。
（三）統(tǒng)一保管期限，充分發(fā)揮使用價值
新辦法第十四條規(guī)定，會計檔案仍舊包括永久和定期兩類保管期限，但是將其中的定期保管期限從原來的3年、5年、10年、15年和25年五種統(tǒng)一調(diào)整為10年和30年兩種，同時臨時保管期限也從一年變更為三年。
在此之前，國家檔案局已經(jīng)將企業(yè)的管理類檔案和機關的文書類檔案的定期保管期限調(diào)整為10年和30年。一般民事訴訟的最長時效為20年，作為重要證據(jù)的會計檔案如果保管期限短于10年或20年，就會失去意義。因此，為充分發(fā)揮會計檔案的使用價值，同時方便企業(yè)管理會計檔案，新辦法調(diào)整會計檔案的保管期限為10年和30年。
三、應對會計檔案管理新規(guī)的思路
會計檔案不僅反映既往的經(jīng)濟業(yè)務，更能為企業(yè)未來的經(jīng)營提供預測和決策參考。但很多企業(yè)負責人認為會計檔案只是過去會計工作的結(jié)果，從而忽略、輕視會計檔案的重要作用，制度完善、管理規(guī)范以及人員配備等方面認識不足、投入不足，導致會計檔案管理處于非常尷尬的地位。2016年，新的會計檔案管理辦法正式實施，第一次明確電子會計檔案的合法地位，這給企業(yè)的會計檔案管理帶來更高的要求。
為應對會計檔案的管理新規(guī)，提高會計檔案的使用效果，發(fā)揮會計檔案的積極作用，企業(yè)可以從以下方面入手：
（一）提高認識，領導重視
首先企業(yè)負責人、財務部門和檔案管理部門負責人要統(tǒng)一思想，充分認識會計檔案，尤其是電子會計檔案的重要性，只有做到這一點，后續(xù)的政策支持、人員配備、日常管理等才有完善的可能和進步的空間。其次，選調(diào)具備職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力、熱愛檔案保管工作的會計檔案保管人員，定期整理會計檔案，為會計檔案的保管和使用提供技術保障。
（二）各方出面，共同培訓
新辦法界定了電子會計檔案的地位，這不僅增加了會計檔案的范圍，更為電子會計檔案的存在提供法規(guī)保障，為電子會計檔案的迅猛發(fā)展提供廣闊空間。財會部門、檔案管理部門、信息部門及其他相關部門要共同參與，學習《會計檔案管理辦法》，深刻體會電子會計檔案的重要地位和作用；其次，信息部門可以給財會部門、檔案管理部門經(jīng)常內(nèi)訓，培訓經(jīng)辦人員處理、保存、管理電子會計檔案的規(guī)范性和嚴格性，以確保電子會計檔案的安全管理。
（三）定期更新，維護安全
電子會計檔案不僅包括以光盤、磁盤以及其他形式存在的會計檔案備份文件，還包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案，比如財務軟件的備份文件等。這對計算機的硬件存儲空間、財務軟件的維護升級、網(wǎng)絡環(huán)境的安全等提出更高的要求，企業(yè)應該優(yōu)先保障電子會計檔案管理的需求，配備專業(yè)技術人員，定期檢查、維護系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全。
參考文獻：
[1]《中華人民共和國檔案法》1996年
[2]《會計檔案管理辦法》1998年、2016年
第2篇：電子檔案管理辦法范文
1 對城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章特征的分析
1.1 立法時間分析。通過對華東地區(qū)9個較大的市以及上海市（直轄市）等10個城市（以下簡稱華東地區(qū)10個城市）的調(diào)查，共獲得地方性行政法規(guī)2部，地方性行政規(guī)章10部。12部規(guī)范性法文件展示了近30年10個城市城建檔案管理立法工作的基本成就。華東地區(qū)10個城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)和規(guī)章及其生效時間，見表1。
表1 華東地區(qū)10個城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章及其生效時間[2] ～ [13]
調(diào)查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、寧波等8個城市先后頒布了相關法規(guī)和規(guī)章，開始依法管理城建檔案工作的進程。為適應經(jīng)濟、社會發(fā)展和城建檔案管理工作的需要，自2000年以來，華東地區(qū)10個城市相繼出臺了新的地方性法規(guī)和規(guī)章用于規(guī)范和指導本市城建檔案管理工作。例如，徐州市2004年出臺了新的規(guī)范性法文件對原有規(guī)定進行更新，2011年又出臺新的規(guī)章對2004年的規(guī)定進一步進行了補充和完善，這是距今最新的城建檔案管理規(guī)章之一，在體現(xiàn)地域特色和時間特色方面具有代表性。
1.2 立法地域分析。統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，各地城建檔案管理立法規(guī)模不一，法規(guī)規(guī)章頒布與修改時間差異較大，非發(fā)達城市和內(nèi)陸城市立法步伐更快，這與各個城市經(jīng)濟、社會的發(fā)展水平和城市規(guī)模并非完全一致，它更多體現(xiàn)的是區(qū)域差異，尤其是當?shù)卣?、人大重視程度的不同所帶來的影響。例如，淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和《淄博市城市建設檔案管理辦法》和《合肥市城市建設檔案管理辦法》之后不久，又以市政府的名義制定和了《淄博市城市建設檔案管理實施辦法》、《〈合肥市城市建設檔案管理辦法〉實施細則》，進一步提高了規(guī)章的可操作性。
1.3 立法技術分析
1.3.1 整體架構分析。華東地區(qū)10個城市的12部城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，其整體框架主要有兩種：分章節(jié)論述和按條款列舉。其中，7部為分章節(jié)論述，5部為按條款列舉。分章節(jié)進行論述的文件均分為總則、附則兩部分，內(nèi)容主要包括城建檔案的管理與利用、歸檔范圍、移送與接收及法律責任等模塊?？梢姡鱾€城市城建檔案管理立法的重點主要集中在城建文件的歸檔、城建檔案的管理與利用以及法律責任等幾個方面。
1.3.2 立法目的、立法依據(jù)分析。12部地方性法規(guī)和規(guī)章均在總則的第一、第二條對城建檔案管理立法的目的做了相似的描述，即“為了加強對城建檔案的管理，規(guī)范城建檔案的收集、整理和保管工作，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設、管理中的作用，制定《管理辦法》或《實施細則》”。
各地城建檔案管理立法多以《中華人民共和國檔案法》、國務院《建設工程質(zhì)量管理條例》及省級城建檔案管理辦法為依據(jù)，制定市級城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，踐行了統(tǒng)一領導、分級管理的原則，體現(xiàn)了一定的地方特色。
1.3.3 立法內(nèi)容分析。（1） 共性。第一，各市法規(guī)和規(guī)章對城建檔案的定義差異不大，均是指在城市規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。第二，各市的城建檔案由相應地區(qū)市級城建檔案館接收保管，城建檔案管理工作的主管單位均為城市規(guī)劃或建設行政主管部門，業(yè)務上受同級檔案行政管理部門指導。第三，對建設工程的竣工圖都有極為嚴格的要求，必須有完善的竣工圖，不完整或缺失的都要根據(jù)相關規(guī)定由相應部門補繪并歸檔。第四，文件的實施范圍描述方式分為兩種：“在本市行政區(qū)域內(nèi)形成、管理、利用城建檔案的單位和個人”或“本市行政區(qū)域內(nèi)城市建設檔案形成、收集、整理、保管、利用等管理活動”。（2）特色。特色之一，實行兩套制歸檔?！赌暇┦谐鞘薪ㄔO檔案管理辦法》第十七條、《〈合肥市城市建設檔案管理辦法〉實施細則》等法律條文中均涉及“建設工程檔案不得少于兩套，城建檔案館（室）、建設單位各保存一套”，該規(guī)定在一定程度上為城建檔案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建檔案利用逐漸受到重視。如《蘇州市城市建設檔案管理辦法》第七條規(guī)定“城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現(xiàn)信息化管理”，第三十二條規(guī)定“城建檔案館應定期公布開放檔案目錄，并簡化利用手續(xù)，為利用者提供方便。我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的城建檔案”，體現(xiàn)出文件制定者先進的服務思想和立法理念。特色之三，建立城建檔案管理網(wǎng)絡。《合肥市城市建設檔案管理辦法》第四條規(guī)定“建立以市、縣城建檔案館（室）為中心，以城建檔案形成單位的檔案館（室）為基礎的城建檔案管理網(wǎng)絡”，先由形成單位予以歸檔管理，然后根據(jù)相關規(guī)定，將檔案移交給城建檔案館（室），二者有機銜接，這將從根源上避免城建檔案外流和管理不善等問題的發(fā)生。特色之四，城建檔案業(yè)務工作與行政管理活動緊密結(jié)合。《徐州市城市建設檔案管理辦法》在第五條、第九至第十一條規(guī)定檔案業(yè)務機構隸屬于規(guī)劃（建設）行政主管部門，詳細闡述了城建檔案工作者參加城市建設工程的竣工驗收、審核和城建檔案館（室）接收長期、永久保存的城市建設竣工檔案等內(nèi)容。
2 對城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章中存在問題的分析
2.1 罰款數(shù)額差異大，裁量階次少。有些法規(guī)和規(guī)章對于法律責任和獎懲的內(nèi)容存在表述含糊、標準不夠明確的情況。如涉及處罰金額，有的規(guī)定1萬至10萬元，有的規(guī)定2000元，還有的規(guī)定執(zhí)法部門可以采取自主裁量。法規(guī)和規(guī)章確定的罰款數(shù)額的巨大差別、罰款裁量階次的過少和不加約束的行政裁量權限的授予，無疑增加了執(zhí)法的隨意性，當國有單位、國有組織和國有企業(yè)以及黨政機關出現(xiàn)問題時，懲罰措施往往不易落到實處。
2.2 城建檔案管理立法工作跟不上城市建設發(fā)展的步伐。具體體現(xiàn)在：一是地方性法規(guī)規(guī)章多，全國統(tǒng)一的法規(guī)規(guī)章少。隨著《行政許可法》的出臺和完善，地方性法規(guī)和規(guī)章的規(guī)范力度變得越來越弱。二是地方性規(guī)章多，由人大通過的地方性法規(guī)少。從選樣調(diào)查的對象看，地方性法規(guī)有2部，只占總量的17%，明顯偏低。三是一些城市法規(guī)和規(guī)章的修改周期過長，修法工作進展緩慢。從10個城市的現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章看，最早的修訂于2001年，最晚的修訂于2011年，之間相差10年。還有幾部修訂于2002年，距今也有12年之久。四是城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間存在一些矛盾之處，且缺乏有效的協(xié)調(diào)機制，影響了城建檔案工作的順利開展。
2.3 對電子文件歸檔和電子檔案管理的要求有所缺失。信息時代的到來使得電子文件激增，文檔一體化催生城建檔案館對電子文件歸檔和電子檔案管理的需求。在華東地區(qū)的10個城市中，只有徐州市在2011年出臺的《徐州市城市建設檔案管理辦法》中對電子文件歸檔有所涉及。該《辦法》第八條“要求建設工程項目應當同時報送紙質(zhì)和電子竣工檔案，檔案必須符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T20328―2001）和《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法規(guī)和規(guī)章對此均無相關的規(guī)定和要求。
2.4 法規(guī)和規(guī)章的地方特色不夠十分突出。12部地方性法規(guī)和規(guī)章，普遍存在結(jié)構相似、內(nèi)容相近甚至雷同的現(xiàn)象，未能突出體現(xiàn)各個城市的地方特色?？v觀華東地區(qū)10個城市，有的以交通建設為主，有的以歷史建筑出名，各地產(chǎn)業(yè)結(jié)構各不相同，城市建設規(guī)模不一，經(jīng)濟、社會發(fā)展水平具有一定的差別，立法內(nèi)容至少應當在部分條款中用于展示自己獨特的風貌和建設實際。
3 完善城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章的建議
城建檔案管理立法工作要實事求是，以城市建設的基本需要和社會發(fā)展的最新需求為出發(fā)點，加快相關法規(guī)和規(guī)章的廢、改、立進程，確立城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間的協(xié)調(diào)機制，及時化解二者存在的矛盾和沖突。在立法的過程中，應當充分調(diào)動相關領域?qū)I(yè)人員和專家學者的積極性，充分汲取他們的建設性意見和建議，以彌補現(xiàn)有法規(guī)和規(guī)章中存在的不足，從而更好地發(fā)揮地方性法規(guī)和規(guī)章應有的作用。
第3篇：電子檔案管理辦法范文
【關鍵詞】 高校;會計電算化;檔案管理
會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案和歷史資料,具有不可再生的特點,它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟工作責任和進行績效評價的重要依據(jù)。高校領導在了解學校狀況、預測經(jīng)費開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息,會計檔案是高校必不可少的經(jīng)濟信息資源,具有極為重要的經(jīng)濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時,不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個新課題,需要不斷深入地研究和總結(jié)。
一、高校會計電算化檔案管理存在的問題
(一)會計電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整
目前大部分高校雖已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化,但由于對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗,因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會計檔案,而沒有移交存儲會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級,而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔,隨著時間的推移,不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務方式已經(jīng)制約了會計電算化檔案的利用,更無法適應會計電算化檔案的改革發(fā)展。
(二)會計電算化檔案自身存在的問題
1.機制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等,但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證,內(nèi)容不完整,責任不明確。
2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計算機存儲,沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
3.硬件設施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準,建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,沒有實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員
會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業(yè)知識,又要懂檔案業(yè)務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進,對檔案的管理不夠重視, 有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時忙于應付, 檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財務部門的同志自己查閱會計檔案,有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱,既不符合會計檔案管理的要求,也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。
(四)會計電算化檔案管理制度有待完善
目前,國家關于會計電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規(guī)范》等幾個文件,僅對會計電算化檔案的基本要求而談,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及,會計檔案的內(nèi)容增多了,對環(huán)境的要求提高了,而很多高校沒有認識到這些變化,認為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化,沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度,沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責,也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環(huán)境等,會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應會計電算化檔案管理的要求。
二、加強高校會計電算化檔案管理的對策
(一)強化領導會計檔案的管理意識
各類檔案設備的購建,專職檔案管理員崗位的設置以及檔案
管理制度的出臺,都離不開單位領導的積極支持。因此,會計人員一方面要大力宣傳國家的財經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面,積極主動地爭取領導的重視、關心和支持,強化領導的會計檔案管理意識,將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經(jīng)費投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級軟件,確保會計檔案管理工作順利進行。
(二)提高會計檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)
會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術性、政策性很強的工作,計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求,會計檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)和能力是管好用好會計檔案的關鍵,針對目前高等學校檔案管理機構中,缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才,不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況,高校領導應重視會計檔案管理人才培養(yǎng),進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設,不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì),使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術,不斷提高會計檔案管理水平。
(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系
國家制定系統(tǒng)的、細化的會計電算化檔案管理辦法,以法規(guī)制度的形式加以強制,在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作,是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為,目前高?？筛鶕?jù)財政部的《會計基礎工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規(guī)章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系,保證會計電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:
1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質(zhì)。一般準備三套軟盤循環(huán)使用,并設立備份登記簿,登記備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù),盡量少采用軟盤存儲會計檔案。
2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲介質(zhì)的標簽上注明軟件的種類和版本號,同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數(shù)據(jù)輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出,并由記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等相關人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。
3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內(nèi),即對所有的會計數(shù)據(jù)進行雙備份,每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,并貼上寫保護,貼上封簽,存放在兩個不同的地點,并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質(zhì)檔案,按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構負責人等的簽章才能存檔保管,以明確經(jīng)濟責任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下,可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址,以相互對照利用。
4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調(diào)閱,必須有檔案管理人員在場監(jiān)督,根據(jù)調(diào)閱權限,在調(diào)閱登記簿中詳細登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調(diào)閱或復制會計檔案,應經(jīng)會計主管人員同意,由本單位財會人員調(diào)閱、復制后再處理。外單位人員來調(diào)閱或復制會計檔案,必須持有單位正式介紹信,經(jīng)學院領導、會計主管人員批準后,由本單位財會人員調(diào)閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下,使會計電算化檔案得以充分利用。
5.建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權限調(diào)用制
度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點,在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設別控制管理;要有加密的機內(nèi)操作日志管理,監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權限限制,防止越權使用。對于普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構文件等,則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。
6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案,由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數(shù)量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容,單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時,由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監(jiān)銷,并將實際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業(yè)務的會計檔案,均不得銷毀。
7.建立會計電算化檔案的立卷制度?！稌嫏n案管理辦法》第六條規(guī)定,各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性,沒有國家政策的調(diào)整,一般不予變更。
8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內(nèi)容包括:根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責任落實到個人。
9.建立會計電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負責制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具;強化系統(tǒng)的安全防護功能,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網(wǎng)絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
10.建立會計電算化檔案移交制度。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。移交時,要按移交清冊逐項移交,接替人員要逐項核對點收,交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。
隨著高校會計電算化的不斷深入,高校應充分重視會計電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題?？梢岳脮嬰娝慊瘷n案的數(shù)據(jù)信息,設計和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng),以充分實現(xiàn)會計電算化檔案的再利用。良好的會計檔案管理是保證會計數(shù)據(jù)安全完整的關鍵環(huán)節(jié),也是會計信息得以充分利用,更好地為決策服務的保證。
【主要參考文獻】
[1] 財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法.1998.
[2] 財政部.會計基礎工作規(guī)范.1996.
第4篇：電子檔案管理辦法范文
關鍵詞:高等學校檔案管理;27號令;專項經(jīng)費
中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:1009-2374(2009)21-0173-02
一、權威辦法,責權分明
2008年9月1日,教育部和國家檔案局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》,并作為中華人民共和國教育部第27號令正式下達公布(以下簡稱“27號令”)?！?7號令”是在反復醞釀、廣泛征求各方面意見基礎上形成的高校檔案管理辦法。與1989年10月10日施行的《普通高等學校檔案管理辦法》(國家教育委員會第6號令,以下簡稱“6號令”)相比,“27號令”更加完善全面,并具有很強的時效性。
“27號令”第一章為總則共5條,重點闡釋了“27號令”制定出臺的目的、范圍、要求、權限和職責。具體來講,制定實施“27號令”的目的是“規(guī)范高等學校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案”;范圍主要包括高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄?！?7號令”同時要求,“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作,學校應當加強管理,將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃”。“27號令”對于權限的規(guī)定是“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”。各有關部門的主要職責分為四條:一是貫徹執(zhí)行國家的有關法律法規(guī)和方針政策,批準學校關于檔案工作的規(guī)章制度;二是促進檔案信息化建設,促進檔案工作與學校其他工作同步發(fā)展;三是建立健全相關檔案機構,落實人員編制、檔案庫房、設備及經(jīng)費等;四是研究決定高校檔案工作中的問題,等等。
由此可見,5條總則,可以說是徹底地解決了教育行政部門和檔案業(yè)務部門長期以來存在的管理職責不明確的問題,不僅邁出了我國高等院校檔案管理體制改革的重要一步,而且翻開了高校檔案工作快速發(fā)展的嶄新一頁。
二、重在機構設置,力在待遇保障
“27號令”與“6號令”不同的是,將“6號令”的第二章“領導體制”和第三章“高校檔案工作人員”合并,即“27號令”的第二章“機構設置與人員配備”,共分8條,主要強調(diào)機構設置的條件職責和編制待遇。在“機構設置的條件職責”中,重點闡釋了高校檔案機構設置的條件和職責,明確了機構的性質(zhì)和要求。如第六條檔案館設置的條件要同時符合三點,其一,建校歷史必須是在50年以上;其二,學校全日制在校生規(guī)模要達到1萬人以上;其三,已集中保管的檔案和資料應當不少于3萬卷(長度300延長米)。未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。第七條高校檔案機構是“保存和提供利用學校檔案的專門機構,應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施”。第八條將“任務”改換為“職責”,同時增加了這樣兩條職責:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”和“有條件的高校檔案機構,可以申請創(chuàng)設愛國主義教育基地”。這是“27號令”的與時俱進的重要體現(xiàn),也是學校檔案館發(fā)展的必由之路,更是檔案工作逐步得到重視的信號。在“編制待遇”中,主要強調(diào)專職檔案工作人員的配備和待遇問題,這是對“6號令”的進一步完善,摒棄了“6號令”中的含糊和缺陷。如第十二條明確規(guī)定,高校檔案專職工作人員,實行專業(yè)技術職務聘任制或者職員職級制,享受與學校教學、科研和管理人員得同等待遇。第十三條則規(guī)定了在特殊情況下,檔案工作人員的應有的待遇和保障,支出,應當對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員采取有效的防護措施,防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生,保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇,并可以按照有關規(guī)定予以補助。這是“27號令”充分體現(xiàn)“以人為本”思想的關鍵之處,也是我國檔案事業(yè)逐步向國際檔案接軌的標志。
三、求全求新,旨在完善
“27號令”將“6號令”中的第五章文件材料的歸檔、移交和接收工作與第六章檔案管理合并為“檔案管理”一章,分為13條,而且把“6號令”中第五章第十八條重新整合定義列為第一條,明確要求“高等學校應當建立、健全檢查、考核與及評估制度,定期對檔案工作進行布置、檢查、總結(jié)、驗收,明確崗位職責,強化責任意識,等等?？梢砸姵觥?7號令”制定的初衷和力度,這是“6號令”不能相比的。
在第二十五條中明確了“歸檔范圍”,強調(diào)“高等學校應當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”。其意義有二:一是拉開了檔案信息化建設的序幕;二是本著對歷史負責的原則,將“紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料”視為同等重要的程度,彌補了“6號令”只重紙質(zhì)材料,不重電子材料的弊端。其次是將“6號令”中的9類,細化為11類。在把“6號令”中第一類黨政管理類分列為黨群類和行政類兩類,同時增加了學生類。究其意義有二:一是黨政分列有利于檔案的收集與整理,并能體現(xiàn)兩者同等重要的意義;二是將學生類單獨列類,延伸了檔案歸檔的深度和廣度,不僅可以豐富發(fā)展學校檔案,而且可以凸顯學生檔案的歷史價值,這是對歷史、對人負責的重大改革;第三是第七章附則,第四十一條則規(guī)定了本辦法適用范圍是:各類普通高等學校和成人高等學校,說明具有很強的針對性、科學性和可操作性。
在第十七條中,“27號令”延承“6號令”第二十二條歸檔材料應當“質(zhì)地優(yōu)良,書繪工整,聲像清晰,符合有關規(guī)范和標準的要求”的基礎上,增加了“電子文件的歸檔要按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行” ,可見其要求的嚴厲性、執(zhí)行的強制性。
第三章中的另一個特色是第二十條“關于檔案材料的保管期限“,“27號令”闡釋道:“高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》確定檔案材料的保管期限?！边@樣規(guī)定的好處是,排除了異議、統(tǒng)一了標準,使高校的檔案保管有了明確的依據(jù)。
由此可見,作為第三章的“檔案管理”,“27號令”給我們明確了一個理念,那就是檔案管理按照“旨在完善,重在建設”的發(fā)展思路,必須做到求全求新。
四、擴大利用范圍,增強服務功能
在“檔案的利用與公布”上,“27號令”的“公布”與“6號令”的“開放”存在者明顯差異,看上去是詞匯的更換,實際是服務范圍和服務功能的轉(zhuǎn)變?！?7號令”在第三十條和第三十二條闡釋道:“高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案,一般不提供原件。如有特殊需要,應當經(jīng)檔案機構負責人批準。加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件,與原件具有同等效力”。“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。高校檔案機構應當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件,用于公益目的,不得收取費用;用于個人或者商業(yè)目的的,可以按照有關規(guī)定合理收取費用。社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案,高校檔案機構應當無償和優(yōu)先提供”。
概括起來,意義有四:一是強調(diào)了“加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件,與原件具有同等效力”,“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”;二是明確提出“高校檔案機構應當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件,用于公益目的的不得收取費用;用于個人或者商業(yè)目的的,可以按照有關規(guī)定合理收取費用”;三是要求高校檔案機構應充分挖掘檔案資源,“采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網(wǎng)站等),積極開展檔案宣傳工作”,以豐富大學文化和大學精神文明建設的內(nèi)涵?！坝袟l件的高校檔案機構,可以申請創(chuàng)設愛國主義教育基地”,更好地為高校教學、科研及師生和社會服務。這些規(guī)定,對于拓展高校檔案工作服務的嶄新領域和強化檔案工作的服務功能有著重要的作用和意義。
五、設立專項經(jīng)費,走檔案管理信息化之路
第五章“條件保障”,盡管“27號令”僅有3條,但是標準很高。其特點體現(xiàn)在兩個方面:一是引入《檔案館建設標準》(建標103-2008),對不符合檔案事業(yè)發(fā)展需要或不符合檔案保管要求的館庫,要按照這一標準及時進行改擴建或者新建;二是要求高等學?！皩⒏咝n案工作所需經(jīng)費列入學校預算,保證檔案工作的需求”,“設立專項經(jīng)費,為檔案機構配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數(shù)字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行?！币粋€要求、一個標準,簡明扼要地道出了高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必由之路,即設立專項經(jīng)費、走檔案管理信息化之路。只有這樣高校檔案事業(yè)才能優(yōu)質(zhì)、高效地發(fā)展,才能真正提高檔案工作服務于學校和社會的能力。
綜上所述,“27號令”作為最新的高等學校檔案管理辦法,不僅體現(xiàn)了一定的法律法規(guī)效應,而且具有超前的指導性。我們有理由相信,隨著檔案研發(fā)利用力度的日益加強和政策法規(guī)的逐步完善,高校檔案改革發(fā)展定會取得前所未有的重大突破,折射出特殊的價值和意義。
參考文獻
[1]教育部國家檔案局第27號令.高等學校檔案管理辦法.2008-08-21.
第5篇：電子檔案管理辦法范文
［摘 要］我國中小企業(yè)發(fā)展迅速,在國民經(jīng)濟中起著重要作用,許多中小企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了會計信息化,會計檔案的產(chǎn)生與保管發(fā)生了根本性變化,但是檔案管理卻仍然滯后。中小企業(yè)需要結(jié)合自身特點,改變思想觀念,完善檔案管理制度以及硬件設施建設,提高檔案管理水平,讓會計檔案更好地為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展服務。
［關鍵詞］ERP；中小企業(yè)；會計檔案；管理
［中圖分類號］F230［文獻標識碼］A［文章編號］1005-6432（2011）39-0071-02
隨著會計信息化在我國的不斷普及、推廣,現(xiàn)在很多企業(yè)包括中小型企業(yè)都已不同程度地運用了企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resource Planning,ERP)系統(tǒng),利用信息技術對資源合理調(diào)配，改善業(yè)務流程,不斷提高企業(yè)競爭力。隨著現(xiàn)代技術的廣泛應用,會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,但由于對會計檔案的重要性缺乏正確的認識,以及人才的匱乏等原因,一些已實施了ERP系統(tǒng)的中小型企業(yè)仍然沿用原來的手工會計方式的會計檔案管理制度,這必然造成原有的管理制度不能適應會計信息化管理的需要,同時也制約了中小企業(yè)會計信息化作用與效率的發(fā)揮。
1 ERP環(huán)境下會計檔案的特點
ERP系統(tǒng)的實施,使企業(yè)會計工作的方式、流程等發(fā)生了一系列的變化,由此產(chǎn)生的會計檔案也有了一些新的特點。
1.1 會計檔案的范圍更廣
根據(jù)財政部、國家檔案局財會字(1998)32號文件,1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定,采用電子計算機進行會計核算的單位,不僅要有電子會計數(shù)據(jù),而且應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體,既包括傳統(tǒng)意義上的會計檔案,還包括電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其存儲在計算機硬盤中、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的全套文檔資料,擴大了會計電算化檔案存儲的范圍和領域。
1.2 會計檔案的處理效率更高
電子會計檔案的載體是磁盤和光盤等磁性介質(zhì),具有占用空間小、調(diào)用速度快、查閱方便等優(yōu)點；另外對會計檔案進行預測、核算和分析等數(shù)據(jù)深加工處理時,可直接利用電子檔案、利用計算機的功能完成信息加工程序,縮短了檔案編研利用的加工時間,提高了利用效率,還可以保證數(shù)據(jù)的真實性、準確性,節(jié)省人力、物力、時間。
1.3 會計檔案的技術要求更高
會計檔案的保管不僅有作為會計資料信息載體的紙張,而且包含磁性介質(zhì)或光盤,磁性介質(zhì)對環(huán)境依賴性較強,既要防水、防火、防潮、防磁，還要防止被人惡意篡改。電子檔案被修改后不易留下痕跡,難以使數(shù)據(jù)恢復原狀,這樣就使會計數(shù)據(jù)失真。因此要加強數(shù)據(jù)安全管理,否則可能會造成很大的損失。
2 中小企業(yè)會計檔案管理的現(xiàn)狀
中小企業(yè)在國民經(jīng)濟中占有十分重要的地位。目前,全國工商注冊登記的中小企業(yè)占全部注冊企業(yè)總數(shù)的99%。中小企業(yè)工業(yè)總產(chǎn)值、銷售收入、實現(xiàn)利稅分別占總量的60%、57%和40%。特別是當前,中小企業(yè)在確保國民經(jīng)濟適度增長、緩解就業(yè)壓力、實現(xiàn)科教興國、優(yōu)化經(jīng)濟結(jié)構等方面,均發(fā)揮著越來越重要的作用。
在全球信息化時代,利用現(xiàn)代信息技術管理企業(yè),提升競爭力是中小企業(yè)的必然選擇。但是在信息化推進的過程中,很多企業(yè)卻不注重會計檔案管理的現(xiàn)代化,使得會計檔案對于經(jīng)濟發(fā)展的推動作用不能得以發(fā)揮。
2.1 單位領導對會計檔案的認識不足
從我國當前實際看,中小企業(yè)以私營、個體居多,企業(yè)的投資者同時就是經(jīng)營者,企業(yè)領導集權現(xiàn)象嚴重，所以領導對于一個問題的看法往往成為事情成敗的決定因素。而很多中小企業(yè)管理者由于文化水平、見解的限制,僅僅將電算化看成記賬、算賬、報賬的工具,而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能,從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。認為電算化會計檔案工作單一、管理簡單,無須為此投入人力、物力,造成會計檔案管理不規(guī)范，更難于保證電子會計檔案的安全。
2.2 會計檔案管理制度滯后
目前,我國會計檔案管理方面的法律法規(guī)僅有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容及不具備法律效應的《會計檔案管理辦法》，管理對象也僅限于傳統(tǒng)手工會計產(chǎn)生會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案資料,而對單位實施會計信息化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的磁介質(zhì)的會計檔案沒有相應的管理辦法,各企業(yè)往往根據(jù)自己的情況來制定相應的檔案管理辦法,但也造成了目前很多中小企業(yè)無法可依、無章可循、管理混亂或者無管理狀態(tài)。
2.3 硬件設施條件落后
其一,《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會計檔案。但多數(shù)中小企業(yè)沒有配備激光打印機或噴墨打印機,會計憑證多由針式打印機打印,色帶的墨汁濃度不夠,易褪色,打印出的紙質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的至少15年的保存期限。
其二,按照國家檔案局規(guī)定庫房的溫度應保持在15℃～25℃、相對濕度保持在45%～60%為宜,否則容易損壞電子檔案,但多數(shù)中小企業(yè)無法達到這個要求。
其三,未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,或者進行了備份,但備用盤與存儲盤未分開保管,一旦出現(xiàn)被盜、泄密、損害等情況,無法補救。
2.4 檔案管理人員欠缺專業(yè)知識
中小型企業(yè)經(jīng)營活動單一,經(jīng)營規(guī)模小,人員配置往往一人身兼兩職甚至身兼數(shù)職,檔案管理往往沒有專人負責,而兼職的檔案管理人員往往缺乏會計檔案管理知識,電子檔案管理意識薄弱,導致不能及時按規(guī)定將財務系統(tǒng)中的會計資料備份到外存儲器中保存,或不能正確進行電子文檔的備份和檢查,造成會計資料的假備份,出現(xiàn)磁盤上的標簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
3 加強中小企業(yè)會計檔案管理的措施
對于中小企業(yè)的檔案管理,我們不能要求它們像大公司那樣建立完善的管理制度和控制程序,要根據(jù)中小企業(yè)自身的特點,針對企業(yè)的薄弱環(huán)節(jié),區(qū)分輕重緩急,逐步建立和完善會計檔案管理制度。
3.1 思想上要重視
思想決定行動。領導重視是搞好電算化會計檔案管理工作的重要前提和關鍵；會計人員的職業(yè)道德和勝任能力決定了會計檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化的進程。所以一方面要加強中小企業(yè)管理階層對會計檔案重要性的認識,提高他們規(guī)范、利用會計檔案的意識；另一方面必須做好人員選拔和業(yè)務培訓工作,提高檔案管理人員的素質(zhì),逐步推動會計電算化檔案管理由簡單型向智能型轉(zhuǎn)變,由單一管理型向多效用型轉(zhuǎn)變。
3.2 制度上要適用
(1)備份制度。電算化會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設立備查登記簿,提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。同時,由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。
(2)歸檔制度。會計信息化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出,并按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關賬簿、報表。
(3)保管制度。根據(jù)國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。對磁性介質(zhì)會計檔案應以只讀形式保管,做雙份備份,并且分兩個地點存放。防止磁盤損壞、丟失數(shù)據(jù),防止人為因素破壞。
3.3 硬件上要安全
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光打印機或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具；對磁性介質(zhì)或光盤檔案而言,最重要的是在選用存儲介質(zhì)時,要選用質(zhì)量好、可靠性高的存儲介質(zhì),絕不能選用價廉質(zhì)次的不良介質(zhì),以免因小失大造成不可挽回的檔案損失；鑒于會計信息化檔案載體的物理特性,應采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)備份,備份應存放在兩個不同的地點,以防止因火災等意外情況發(fā)生引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅；對采用磁性介質(zhì)或光盤保存檔案的,尤其是存放往年會計檔案的,還應定期進行檢查、復制,防止由于介質(zhì)的損壞而造成無法挽救的損失。
3.4 運用上要有效
由于檔案管理需要發(fā)生一定的費用,中小企業(yè)因規(guī)模大小不同,在檔案管理上所能承擔的費用也不一樣。只有當檔案管理帶來的收益大于它所發(fā)生的費用成本時,才是企業(yè)管理者所能接受的。
好的會計檔案管理,能夠利用歷年的數(shù)據(jù)對比分析,為單位制訂中長期發(fā)展規(guī)劃及領導決策提供可靠依據(jù)。好的會計檔案記載的會計數(shù)據(jù)更具準確性、可靠性和誠實性,使得財務報告披露的內(nèi)容在深度和廣度上得到了極大擴充,提升企業(yè)的社會信用,從而具有更高的利用價值,為中小企業(yè)帶來更多的機遇。
參考文獻:
［1］馮俊彥.中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及解決措施［J］.中國集體經(jīng)濟,2010(7):61-62.
第6篇：電子檔案管理辦法范文
1.以科學發(fā)展觀制訂我省航道建設項目檔案管理制度
1996年交通部頒布《內(nèi)河航運建設項目（工程）竣工驗收辦法》的通知（交基發(fā)[1996]911號），曾對內(nèi)河航運建設項目竣工驗收時的檔案管理起過指導性的作用。但對項目檔案的歸檔范圍、編制要求、組卷原則沒有提及，特別是對航道工程的檔案管理及檔案驗收仍未有一個標準化、規(guī)范化的文件出臺，操作起來較難把握，且沒有制訂一個統(tǒng)一的可操作性強的航道建設項目檔案分類辦法。針對這些情況，廣東省航道局、交通廳、檔案局經(jīng)過一系列的調(diào)查研究，同時召開了有關專家的研討會，廣泛征求航道部門的意見，一致認為檔案工作不能囿于傳統(tǒng)的工作模式，也不能只是在社會發(fā)展中被動地“跟”，而應主動融入，同步發(fā)展。2001年，根據(jù)我省航道建設項目的特點和實際情況，省航道局印發(fā)了《廣東省航道建設項目竣工資料歸檔辦法》（粵航道[2001]40號），供全省航道系統(tǒng)遵照執(zhí)行，使航道建設項目檔案符合了科技檔案構成的一般要求。2003年，省交通廳與省檔案局聯(lián)合印發(fā)了《廣東省水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（粵交辦[2003]842號），省航道局根據(jù)文件的精神于2005年印發(fā)了《廣東省航道建設項目檔案管理辦法〈暫行〉》（粵航道[2005]237號），使我省的航道建設項目檔案管理納入了規(guī)范化管理的軌道。
2006年省檔案局與省發(fā)展和改革委員會聯(lián)合轉(zhuǎn)發(fā)《國家檔案局國家發(fā)展和改革委員會關于印發(fā)〈重大建設項目檔案驗收辦法〉的通知》（檔發(fā)[2006]32號）。2008年交通部頒布了《航道工程竣工驗收管理辦法》（交通部令2008年第1號），2009年頒發(fā)了《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)[2009]225號）。2010年省交通運輸廳印發(fā)了《廣東省交通運輸廳關于交通運輸部〈水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法〉的實施細則》（粵交辦[2010]783號）。省航道局又根據(jù)新的管理辦法與發(fā)展需要，于2011年制定了《廣東省航道局基本建設項目檔案管理規(guī)定》，規(guī)范了我省航道建設項目檔案資料管理，明確了各參建單位的職責，規(guī)定了檔案整理的操作規(guī)程、分類方案、竣工文件編制以及驗收方法等，我省航道建設項目檔案管理制度不斷得到深化和完善提高，使項目檔案工作更加適應我省交通發(fā)展和現(xiàn)代化管理的需要。與此同時從多方面、多角度編制檢索工具，及時、系統(tǒng)、準確地提供檔案，以滿足各項工作的需要，進一步對不同航道建設項目檔案的內(nèi)容深入研究，根據(jù)不同特點編研和匯編文字數(shù)據(jù)資料，提高了檔案的利用效果。
2.以科學發(fā)展觀加強我省航道建設項目檔案的管理工作
近年來我們加大了航道建設項目檔案工作的管理力度，強調(diào)各單位部門的相互配合，共同做好航道建設項目檔案管理工作，促進了項目檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展，確保了項目建設與項目檔案工作同步進行。在項目建設同時嚴抓管理，完善各項制度，項目檔案管理工作指導檢查到位，盡早介入，并做到事先控制、中間檢查、最后驗收。經(jīng)常深入工程現(xiàn)場檢查各參建單位的檔案收集形成情況，對工程檔案存在的問題及時進行充分討論，共同促進檔案工作水平，發(fā)現(xiàn)問題及時給予了指導，督促整改，以達到做法統(tǒng)一、規(guī)范，取得了明顯的成效。
2005年到2011年期間，我省航道建設項目主要完成了項目檔案專項驗收有12項，項目分別為：橫門出海航道整治工程、北江清遠至三水河口航道整治工程、小欖水道航道整治工程、珠江三角洲潭江航道整治工程、蓮沙容水道航道整治工程、西江下游肇慶至虎跳門航道整治工程、陳村水道航道整治工程、綏江牛岐船閘復航工程、東江下游惠州至東江口航道整治工程、崖門5000噸級出海航道整治工程、勞龍虎水道航道整治工程、順德水道和甘竹溪水道航道整治工程等，整治里程749公里，工程概算總投資約25.89億元。其中珠江三角洲潭江航道和崖門5000噸級出海航道整治工程被省檔案局評為2005～2008年全省重大建設項目檔案工作質(zhì)量優(yōu)秀項目。省航道局被省檔案局評為為2005～2008年全省重大建設項目檔案工作質(zhì)量優(yōu)秀單位，2011年被省檔案局授予了“廣東省省直檔案行業(yè)管理示范單位”的稱號。
3.以科學發(fā)展觀加強我省航道建設項目檔案的培訓工作
航道建設項目檔案工作水平的不斷提高，離不開檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，堅持以人為本，是科學發(fā)展觀的本質(zhì)和核心。近年來，我們針對航道建設項目檔案管理辦法、制度的不斷出臺，及加強各參建單位的相互配合，提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，共同做好航道建設項目檔案工作，舉辦了多次航道建設項目檔案管理培訓班，聘請省檔案局、省交通運輸廳的專家授課，全省航道系統(tǒng)的16個航道局，負責建設項目檔案工作的領導及參加航道建設的管理、設計、施工、監(jiān)理單位的負責人及檔案人員參加了培訓，使檔案工作人員掌握了理論知識，又能熟悉行業(yè)專業(yè)知識，提高了檔案管理人員的知識結(jié)構和整體水平。同時提高了單位領導對項目檔案工作重要意義的認識，使單位領導注重對項目檔案利用工作與再培訓和再教育，只要有學習機會，都會安排相關同志前去參加學習培訓，不斷更新知識，保證了項目檔案人員與時俱進，促進了航道建設項目檔案工作得到協(xié)調(diào)發(fā)展。
4.以科學發(fā)展觀加快我省航道建設項目檔案數(shù)字化建設
隨著科學技術發(fā)展，檔案載體面臨著一個更新?lián)Q代的重要歷史時刻，大量電子文件、電子簽名、電子檔案的確已經(jīng)對檔案工作產(chǎn)生巨大影響，檔案管理，保管保護，利用的理念，體制和工作方式都在經(jīng)歷著重大的變革。傳統(tǒng)的管理模式已不再適用，新型管理模式已經(jīng)以意想不到的速度和規(guī)模進入了項目檔案領域。航道建設項目檔案數(shù)字化可以使檔案利用更為高效。省航道局十分重視運用現(xiàn)代化手段管理檔案工作，要求工程項目檔案管理同步進行，目前已應用了珠海泰坦軟件有限公司2003超越版軟件進行文件檔案資料綜合管理，檔案歸檔、檢索、查詢利用效果方便快捷。要求航道建設項目通過竣工驗收后將移交全套項目檔案紙質(zhì)與電子目錄，電子聲像檔案、電子竣工圖以及已數(shù)字化的綜合文件進行信息化管理。目前已實現(xiàn)了現(xiàn)有項目檔案目錄的數(shù)字化，對部分重要依據(jù)性的綜合文件提供電子文檔查閱。
此外，為了較早地完成對新檔案的數(shù)字化工作，加快檔案信息化建設的進程，2009年省航道局委托了科研單位對原有的航道測圖采用數(shù)字化方法，將無電子版的航道測圖進行掃描、數(shù)字化，建立航道測圖數(shù)據(jù)庫，開發(fā)航道圖地理信息系統(tǒng)軟件。原測圖多為紙圖或膠圖，由于多次使用，紙圖容易損壞，而膠片圖則大部分有老化現(xiàn)象，如果不及時進行處理，這些圖很可能無法使用或消失，通過軟件將航道測圖進行了數(shù)字化，形成了航道測圖數(shù)據(jù)庫，更好地得到了保存與利用，航道測圖是航道管理、維護及研究最基礎的資料，也是非常寶貴的資源，可以將不同年代航道測圖的對比進行河床演變的分析研究，從而為航道整治工程的設計提供了科學依據(jù)，更是多個部門管理需要利用的寶貴資源。
第7篇：電子檔案管理辦法范文
［關鍵詞］稅務；電子檔案；管理；信息化
1 稅務電子檔案管理的特點及意義
電子檔案管理是指利用數(shù)字信息化的形式進行電子文件的記 錄。它相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，具有連續(xù)不斷復制的特性。電 子檔案管理操作較為方便，電子文件在形成檔案之前，可以被任意 修改、增刪，并且不會留下任何痕跡，從而保證了檔案頁面始終保持 良好的整潔度和標準性。電子檔案是依托于計算機系統(tǒng)完成的，它 可以利用計算機系統(tǒng)進行快速的多方位組合。電子檔案克服了紙 質(zhì)文件需要分類整理的弊端，它根據(jù)用戶的不同需求進行自由組合 分類，并且突破了紙質(zhì)檔案的時空限制，檢索查詢也更加方便快捷。 此外，電子檔案占據(jù)的空間很少，解決了無限增長的紙質(zhì)檔案文件 與有限空間之間的矛盾，提高了檔案管理工作的效率。 把電子檔案管理方法應用到稅務檔案管理工作中，有效減輕 了稅務檔案管理人員的勞動強度，促進了稅務檔案信息的流通與共 享，使稅務檔案的收集、整理、建檔、服務一體化，同時也解決了征 納雙方信息不對稱的問題。稅務部門還能及時掌握稅源動態(tài)，為稅 收計劃的制訂提供可靠依據(jù)，提高納稅人的滿意度和稅法遵從度， 降低了國家稅收流失和征納成本，從而使稅收檔案資源充分發(fā)揮出 了其應有的價值。
2 稅務電子檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
雖然近幾年來電子檔案已廣泛應用于我國各級稅務機關之 中，但是其效果并不理想。具體工作過程中出現(xiàn)的許多問題也阻礙 了電子檔案在稅務部門中的應用效率。因此，必須總結(jié)稅務電子檔 案管理的經(jīng)驗教訓，并進行認真分析、探討，找出相應的對策和方 法，切實讓稅務檔案在稅收工作中發(fā)揮應有的作用。 2.1稅務電子檔案管理設施尚不完善 稅務機關要想有效管理電子檔案就必須有過硬的硬件配置和 良好的軟件系統(tǒng)支持。但是由于經(jīng)費和技術的限制，我國多數(shù)基層 稅務部門稅務檔案設施還比較落后。電子檔案管理所需的相關設 備和檔案管理軟件不足，現(xiàn)有的電腦、掃描儀等設備落后陳舊、功能 不能滿足目前電子檔案管理的需求。這些都使稅務檔案數(shù)字化與 稅收征管信息化建設脫節(jié)，嚴重影響了稅務檔案管理的性能。 2.2稅務電子檔案的安全措施不到位 在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)代社會，做好網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全保密措 施是第一位的。在稅務電子檔案管理工作中，保證電子檔案的信息 安全和保密性，是提升稅務電子檔案管理有效性及科學性的重要保 證。當前稅務電子檔案的數(shù)字化建設還不夠完善，網(wǎng)絡安全措施還 不到位。稅務電子檔案管理系統(tǒng)有被黑客攻擊和病毒侵襲的隱患。 我國許多稅務部門電子檔案的使用尚在初級階段，電子檔案的數(shù)據(jù) 系統(tǒng)滯后，如果受到黑客攻擊和病毒感染，檔案信息和數(shù)據(jù)就會丟 失，并給稅收征管工作帶來重大損失。因此，必須盡快完善電子檔 案網(wǎng)絡系統(tǒng)，做好安全保密工作。
3 稅務電子檔案管理改進對策
3.1加強辦公自動化系統(tǒng)建設，加強信息化技術研究 當前總局的“金稅三期”工程已經(jīng)在全國各級稅務部門試點 推行，這進一步完善了稅收征管數(shù)字化管理信息系統(tǒng)的建設，有助 于對系統(tǒng)的流暢性和安全性進一步改進、提升。此外，在對稅務檔 案的六大系統(tǒng)模塊管理、應用的基礎上，要把每個模塊功能加以細 化，加強高拍儀采集、高速掃描、本地上傳等功能建設，使納稅人的 業(yè)務辦理更加快捷方便。為了讓電子檔案的資源價值得以充分利 用，稅務部門還要拓展檔案應用模塊，把稅務電子書、檔案統(tǒng)計查 詢、電子文件展示等納入檔案應用模塊中，做到檔案資源共享，為需 求者提供咨詢、查閱服務。另外，稅務部門要提高稅務檔案工作人 員對計算機的應用水平，努力使稅務檔案管理人員做到既懂計算機 又精通稅收知識，成為稅務電子檔案管理的復合型人才。稅務部門 還要對計算機專業(yè)人才加強稅收專業(yè)知識的培訓，使其能夠更好地 從事計算機的開發(fā)管理工作。要加強對稅收干部進行計算機知識 培訓，強化信息數(shù)字化技術在稅務檔案管理工作中的應用。要協(xié)同 相關技術部門加強信息化技術的相關研究，解決稅務檔案管理工作 中存在的存儲與壓縮以及保密性、長期保存等技術問題，切實做好 稅務電子檔案管理工作。 3.2規(guī)范稅務電子檔案管理，建立有效的稅務檔案管理模式 國家稅務總局應該制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、切實可行的辦公自動化流程，并根據(jù)當前各稅務部門的工作軟件實際情況，開發(fā)出能 夠綜合各項稅務工作的應用程序，使稅務電子檔案管理工作更加規(guī) 范，提高稅務信息系統(tǒng)的應用效率。稅務部門要在規(guī)范和統(tǒng)一的征 管流程下，依照數(shù)據(jù)一致、一次錄入、平臺統(tǒng)一、信息共享的原則， 在保證行政管理信息和稅收業(yè)務積累不受影響的情況下，在同一省 內(nèi)努力實現(xiàn)稅務系統(tǒng)軟件開發(fā)的規(guī)范性、系統(tǒng)性、兼容性與全面性。 另外，稅務部門要依照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和 國稅收征收管理法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》以及 各省的稅收征管及檔案管理辦法，構建稅務部門的電子檔案管理模 式，制定出適合稅務部門自身實際情況的稅務電子檔案管理辦法。 此外，稅務部門應該完善稅務電子檔案管理的考核制度，讓稅 務電子檔案管理有法可依、有章可循，規(guī)范稅務檔案管理人員的工 作行為，提升檔案管理人員的工作積極性。要確立電子檔案管理負 責人，由其負責電子檔案校驗、監(jiān)督工作，并對工作中出現(xiàn)的問題及 時處理。同時，要完善電子檔案管理的考核制度，結(jié)合稅務系統(tǒng)的 績效考核模式，明確檔案管理責任制，對電子檔案的采集、整理、歸 檔、開發(fā)有明確的獎懲考核指標，激勵檔案管理工作者不斷提高工 作積極性，提升自身綜合素質(zhì)。 3.3完善稅務檔案安全系統(tǒng)，重視電子檔案信息的保密工作 在電子檔案管理過程中，檔案信息與載體是可以分開的，這就 造成電子檔案文件信息隨時都可能被更改、盜取，甚至有被毀壞的 危險。因此，保護電子檔案資源信息的安全，是電子檔案管理人員 的重要工作。當前能夠保護電子檔案資源信息數(shù)據(jù)安全的主要是 防火墻和病毒查殺系統(tǒng)。它采用了數(shù)據(jù)加密法和存取權限控制法， 以及數(shù)字時間印章法、數(shù)字水印法等安全保障措施。其中數(shù)字水印 法是利用特殊技術把作者自己設置的花紋、印鑒等標志隱藏到電子 檔案文件中，在檔案數(shù)據(jù)被復制、拷貝時，這些標志無法復制，這就 保證了文件信息的唯一性。數(shù)字加密法是按照一定的加密變換規(guī) 律，對沒有加密的文件數(shù)據(jù)進行加密處理，讓它成為無法識別的難 讀數(shù)據(jù)，以此來保護電子檔案不被竊取。數(shù)字時間印章保證了電子 檔案信息的原始性和真實性不會受到破壞。如果已經(jīng)歸檔的文件 信息被刪除或修改，該文件在網(wǎng)上登記或生成的時間不可改變。 然而一切安全保護措施都是相對而言的，當前的電子文件保密 技術和解密技術都在不斷地升級和發(fā)展。所以，電子檔案管理的保 密工作，是一項長期而艱巨的任務，任何時間都不能有半點松懈。另 外，一些脫機方式保存的光盤對歸檔電子文件的長期保存條件要求 較高。在保存光盤過程中，需要注意控制溫度和濕度，以防光盤氧化。
4 結(jié)語
電子檔案大大方便了群眾的生活，提高了稅務部門的工作效 率。然而，稅務電子檔案管理存在著稅務電子檔案管理設施尚不完 善，稅務電子檔案的安全措施不到位等問題，需要稅務部門加強辦 公自動化系統(tǒng)建設，規(guī)范稅務電子檔案管理，建立有效的稅務檔案 管理模式，完善稅務檔案安全系統(tǒng)，從而使稅務電子檔案真正發(fā)揮 其應有的作用。
主要參考文獻
［1］亓海燕 . 淺談稅務檔案電子化管理［J］. 檔案與建設 ,2016(1).
［2］侯春花 . 淺談檔案電子化管理和保存［J］. 科技資訊 ,2015(23).
［3］王雪琴 . 淺談檔案電子化管理的幾點認識［J］. 檔案天地 ,2010(8).
第8篇：電子檔案管理辦法范文
【關鍵詞】高校合并;檔案管理;信息化
一、高校合并后檔案管理中存在的問題
（一）檔案重組、管理重新理順、管理機制健全是合并高校檔案工作中亟待解決的問題。
①院校合并后首先檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后多個全宗。合并后的檔案管理體制、管理方法、類目設置、分類方法、檔號編排等均差異很大，檢索手段和檢索工具優(yōu)劣迥異。有的校區(qū)實行檔案集中管理，有的是分散管理，有的采用計算機檢索，有的是簡單的手工檢索。 ②合并高校檔案管理機制不健全。受物理條件所限，合并高校大多不能得到實質(zhì)性融合，實行分校區(qū)辦公，比較分散。有的校區(qū)設有綜合檔案室，制定過相應的規(guī)章制度，有的只有簡單的資料室而已，甚至校區(qū)檔案工作由其它部門人員代管，檔案管理規(guī)章制度也無從談及。
（二）檔案的集中統(tǒng)一管理成為一大難題
①分散辦公是檔案難以集中統(tǒng)一管理的主要原因之一。實行分校區(qū)管理模式，為了方便繼續(xù)在各校區(qū)辦學、辦公單位利用，仍將檔案存放在原校區(qū)，因此檔案的集中統(tǒng)一管理，無疑受到極大影響。②各組成院校合并前案卷質(zhì)量良莠不齊，制約著檔案的集中統(tǒng)一管理。有的院校嚴格按照高校檔案管理規(guī)定、檔案分類法、檔案立卷辦法進行檔案材料的收集、鑒定、立卷。而有的院校則內(nèi)容雜亂，材料短缺，立卷不規(guī)范。
（三）檔案管理方法、管理水平和人員素質(zhì)存在一定差異。高校合并后各部門人事關系調(diào)整，原有的檔案從業(yè)人員大量流失，一些缺乏檔案專業(yè)知識的人員充實到檔案工作崗位，其自身不具備較高的專業(yè)理論修養(yǎng)和嫻熟的業(yè)務技能，不能馬上投入到檔案工作中去，特別是在檔案信息化、數(shù)字化管理的背景下，難以勝任，諸多因素都成為合并高校檔案管理實質(zhì)性融合的障礙。
二、合并高校加快檔案管理工作的措施
為了使高校檔案更好的發(fā)揮作用，為學校發(fā)展提供有利參考，盡快解決存在問題刻不容緩。
（一）強化檔案意識，建立健全管理機制，規(guī)范檔案管理工作
①強化各級領導及相關人員的檔案意識，充分認識檔案工作的重要性，把檔案工作納入領導及學校工作的議事日程，成立以校長牽頭、主管副校長負責，檔案責任部門負責人和相關技術人員為成員的校檔案信息化領導小組，作為學校檔案工作的最高行政機構，領導全校檔案工作。②健全和完善檔案管理制度，依據(jù)《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》以及有關檔案管理條例、辦法等，制定一套科學、完善的檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理者在工作中有法可依，有章可循，依法治檔。③按照《檔案法》、《檔案管理條例》有關規(guī)定，按照檔案自動化、科學化要求，結(jié)合本校的實際情況創(chuàng)建科學的管理模式，制訂統(tǒng)一的檔案管理辦法、管理手段、分類方法等，對合并前的檔案進行重組，進一步達到科學化、規(guī)范化。
（二）加強檔案隊伍建設，提高管理人員綜合素質(zhì)和管理水平
①首先，要建設一支具有政治道德修養(yǎng)，忠誠檔案事業(yè)，在專業(yè)結(jié)構、業(yè)務水平等方面比較合理的專職檔案隊伍。②提高專職檔案工作人員的綜合素質(zhì)。第一，要對檔案工作有高度的責任感和榮譽感，嚴守安全保密制度，業(yè)務上精益求精，工作上兢兢業(yè)業(yè)。第二，要通過各種渠道，采用各種形式，創(chuàng)造各種條件，為檔案管理者提供學習和繼續(xù)教育的機會。第三，加強能力素質(zhì)培養(yǎng)。高校檔案部門要有計劃的組織和引導檔案管理人員熟練使用現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡傳輸工具，真正成為既熟悉檔案業(yè)務又掌握計算機技術的復合型人才。
（三）加強檔案管理現(xiàn)代信息建設。
第9篇：電子檔案管理辦法范文
摘要：本文分析了目前高等學校會計檔案管理的現(xiàn)狀；最后，從觀念，技術，人才、制度等幾方面提出了加強高等學校會計檔案管理的對策。
關鍵詞 ：高等學校；會計檔案；管理；現(xiàn)狀；對策
隨著高校參與社會活動日益頻繁，財務部門業(yè)務量逐年加大，各種財務檔案快速增加，會計檔案工作的新情況、新問題不斷出現(xiàn)。如何通過現(xiàn)代化高科技管理手段科學、規(guī)范的管理財務檔案，將是當前高校檔案工作人員面臨的新課題。
一、高等學校會計檔案管理現(xiàn)狀
（一）對會計檔案管理的認識不足
長期以來，“重核算、輕管理”意識普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質(zhì)會計檔案的管理，認為財務部門只要資金管好，報賬準確，及時報送資料就行，而會計檔案只是會計核算的后續(xù)工作、內(nèi)務管理，沒有必要設置專人專崗進行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點關注的往往是傳統(tǒng)手工檔案，忽視對電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護方面較為復雜，操作人員在思想上容易產(chǎn)生畏難情緒，一些單位對電子檔案更是缺乏足夠認識，在歸檔過程中不作任何篩選和分類處理，會計檔案常常出現(xiàn)遺漏和重復歸檔的現(xiàn)象。若歸檔基礎工作不嚴謹、管理隨意，檔案利用人常常無法正常進行歷史數(shù)據(jù)的查詢、檢索其所需信息，這樣勢必影響高校檔案工作的整體質(zhì)量和服務水平。
（二）會計檔案管理制度不健全
高校的財務部門對資金預算、收入、支出等日常業(yè)務都制定相應的管理辦法，嚴格的管理制度，但大多缺乏會計檔案管理制度。特別是已實施會計電算化后產(chǎn)生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會計檔案信息載體，沒有形成一整套業(yè)務標準和技術規(guī)范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無序狀態(tài)，致使許多應該歸檔的電子文件整理不規(guī)范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒有集中統(tǒng)一歸檔保存，正確維護，使之安全、可靠的處于一種可隨時被利用狀態(tài)。沒有相應的檔案管理制度和標準化的歸檔程序，勢必導致檔案歸檔驗收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個高校財務檔案的信息資源整合與數(shù)據(jù)共享。
（三）會計檔案管理信息化程度不高
目前，高校財務檔案管理還未全部實現(xiàn)利用計算機進行處理和存儲，傳統(tǒng)的儲存及歸檔方式很難適應現(xiàn)代化檔案管理要求。因此，加強電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質(zhì)的檔案通過信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，錄入到數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)庫，依托數(shù)字化校園平臺，經(jīng)過各個系統(tǒng)間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務及領用過程中都存在各種問題。具體表現(xiàn)：管理人員思想觀念保守、設備陳舊落后、實際操作和管理存在疏漏，不注重基礎數(shù)據(jù)的挖掘、整理、加工，缺乏對檔案界最新動態(tài)的關注等。
（四）缺乏專職的會計檔案管理人員
目前高等學校的會計檔案管理工作大多由會計人員兼職。學校對檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學校對檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導致檔案管理人員的素質(zhì)整體不高。
二、加強高等學校會計檔案管理的對策
（一）提高對會計檔案管理的認識
高校財務檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國家財金、稅務檢查的重要證據(jù)。只有觀念轉(zhuǎn)變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個新臺階。財務會計檔案工作是一項細致嚴謹?shù)墓ぷ?，工作中不能有丁點閃失，半點馬虎。要實現(xiàn)高校會計檔案科學管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關于財務檔案管理工作的規(guī)定》的辦法實行財務檔案專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財務檔案工作。對會計電算化核算形成的電子檔案，要配置適當規(guī)模的庫房和檔案專柜等專用設施，實行專人負責，做好紙質(zhì)檔案與電子檔案按時同步歸檔，并不斷充實和完善檔案內(nèi)容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實現(xiàn)高校檔案保管的標準化和現(xiàn)代化。
（二）建立健全會計檔案管理制度
在大數(shù)據(jù)時代，電子文檔蘊藏著更豐富的信息資源，做好各類財務檔案的收集、整理、保護和利用顯得越加重要。高校財務電子檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理、利用，各應用系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)信息共享，都是基于網(wǎng)絡傳輸信息而實現(xiàn)。要想系統(tǒng)得以安全運行，技術是保障，管理有方法。首先，要加強網(wǎng)絡信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識，強化高校會計電算化檔案工作人員的風險識別、防范能力，完善保密措施，對涉密性較高的信息進行分級管理和保護。在財務軟件方面，應注重系統(tǒng)自身功能建設，保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的真實性和完整性。面對客觀的數(shù)據(jù)相關人員不能隨意操作,篡改數(shù)據(jù)。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權限調(diào)用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來的各種財務隱患。
（三）提高對會計檔案管理的信息化程度
傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)為載體，財務檔案管理、財務查賬和財務審計煩瑣且費時費力，與會計信息化的迅速發(fā)展相比，高校檔案信息化發(fā)展則相對滯后。信息化條件下，要實現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理，必須依托現(xiàn)有檔案，逐步建立完善財務檔案數(shù)據(jù)庫，將財務檔案資料無縫對接，通過轉(zhuǎn)換進入高校檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)公共目錄查詢、遠程檢索服務和對數(shù)據(jù)匯總分析、財務檔案信息網(wǎng)絡交流、查找滿足指定條件的會計記錄等。海量的財務信息，通過運用計算機技術處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對檔案翻閱的工作量，實現(xiàn)檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。
（四）設置會計檔案管理專職崗位
高校檔案管理工作除了硬件設備和軟件設施齊頭并進外，還要堅持以人為本，以科學發(fā)展觀為指導思想，建立一支與時俱進、素質(zhì)高、相對穩(wěn)定的檔案管理專業(yè)化隊伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問題。在信息技術和知識不斷更新的時代，定期對檔案工作人員進行檔案知識、財務知識和相關技能的學習培訓或外出交流，幫助他們了解、掌握財務檔案工作的新變化、最新動向，開拓眼界，挖掘財務檔案的潛在用途和利用價值，使得高校財務檔案管理科學化、規(guī)范化。
總之，高校財務檔案是學校檔案的重要組成部分，也是提高高校財務管理工作水平的一項重要方面。加快高校檔案建設工作自身的創(chuàng)新發(fā)展，合理規(guī)避管理風險，采取科學有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進一步完善和發(fā)展。
參考文獻：
[1]張?zhí)K彤.法務會計高級教程[M].北京，中國政法大學出版社，2007.
