科技檔案管理全文(5篇)

摘要：科技檔案是記錄科技發(fā)展進(jìn)步的重要文獻(xiàn)資料，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科技檔案已成為我國(guó)科學(xué)文化知識(shí)傳播的重要方式，尤其是對(duì)于茶葉科技檔案來說，其管理工作對(duì)茶葉科技的發(fā)展起著重要的指導(dǎo)作用。而當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)茶葉科技檔案管理工作過程中還存一系列的問題，在很大程度上制約著茶葉科技的發(fā)展。對(duì)此，可以從轉(zhuǎn)變管理理念、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、健全管理機(jī)制、完善權(quán)益保護(hù)機(jī)制幾方面入手，切實(shí)提高茶葉科技檔案管理工作的質(zhì)量，為茶葉的發(fā)展提供有益的借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：茶葉；科技檔案管理；實(shí)踐策略

茶葉科技檔案是在茶葉生產(chǎn)研發(fā)過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等數(shù)據(jù)內(nèi)容，是茶葉科技發(fā)展的真實(shí)記錄和歷史憑證，是推進(jìn)茶葉生產(chǎn)活動(dòng)有序展開的重要保證。因而，茶葉科技檔案管理工作的質(zhì)量對(duì)茶葉科技的創(chuàng)新能力以及可持續(xù)發(fā)展起著關(guān)鍵性作用。

1當(dāng)前茶葉科技檔案管理工作中存在的問題

1.1管理意識(shí)有待加強(qiáng)

首先，大多數(shù)茶產(chǎn)業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者未正確看待茶葉的科技檔案管理，片面地認(rèn)為其只是對(duì)茶葉發(fā)展的簡(jiǎn)單文獻(xiàn)記錄，對(duì)茶葉科技的發(fā)展來說可有可無，因而，其對(duì)茶葉科技管理的工作大多是純粹應(yīng)付國(guó)家檔案管理的相關(guān)檢查。此外，盡管部分領(lǐng)導(dǎo)者已經(jīng)認(rèn)識(shí)到茶葉科技檔案管理的重要價(jià)值，但仍未將其思想理念應(yīng)用于實(shí)際工作，以致于出現(xiàn)了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。其次，管理觀念滯后。茶葉科技檔案管理的最終目的在于服務(wù)茶葉生產(chǎn)科技的發(fā)展，因而在實(shí)際管理工作中應(yīng)當(dāng)將工作的重心放在檔案的開發(fā)利用上面。而當(dāng)前，大多數(shù)茶葉科技檔案管理工作的重心仍放在對(duì)茶葉科技的信息的收集與儲(chǔ)藏上面，使得茶葉“科技檔案和科研人員是隔離開的”，故而難以發(fā)揮其對(duì)茶葉生產(chǎn)科技發(fā)展的服務(wù)功效。與此同時(shí)，大多數(shù)茶葉科技檔案管理思想深受“檔案憑證觀”的影響，在實(shí)際工作中過分重視對(duì)茶葉科技生產(chǎn)、管理中具有依據(jù)性文件和結(jié)果性文件的收集歸檔，而忽視了對(duì)茶葉在科學(xué)研究過程中信息的收集記錄，使得一些包含了科研步驟、思路、方法等極具科研價(jià)值的過程性信息資源被大量浪費(fèi)。此外，工作者對(duì)電子檔案過度輕視。隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，電子智能管理已逐漸普及，而茶葉科技檔案管理還有相當(dāng)多的工作者仍然堅(jiān)守“紙質(zhì)檔案觀”，以紙質(zhì)檔案的收集歸檔為工作的主要內(nèi)容，即使只收集到了電子信息，也要將電子信息進(jìn)行紙質(zhì)打印，在無形中加重了其工作任務(wù)，甚至還會(huì)因打印而出現(xiàn)信息收集錯(cuò)誤的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了茶葉科技檔案管理工作的質(zhì)量。

1.2管理體系有待健全

【摘要】當(dāng)今時(shí)代飛速進(jìn)步，信息化水平不斷提高。社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域也不斷向信息、高效、自動(dòng)的方向發(fā)展?，F(xiàn)如今，我國(guó)已經(jīng)或即將要啟動(dòng)的科研項(xiàng)目種類繁多，所需要的科學(xué)技術(shù)力量以及科研人員逐漸增多，因此對(duì)科技檔案的管理工作也越來越引起社會(huì)各方面的關(guān)注。同時(shí)伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，科技檔案管理的工作也在逐步向信息化拓展?？萍紮n案管理工作若要取得長(zhǎng)足的進(jìn)展，追隨信息化的發(fā)展腳步是一項(xiàng)良好的選擇。本文不僅分析了科技檔案信息化的重要意義，也重點(diǎn)提出了一些科技檔案管理的創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】信息化時(shí)代；科技檔案管理；創(chuàng)新研究

1引言

隨著信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)水平不斷提升，科技檔案也產(chǎn)生了一定程度的發(fā)展態(tài)勢(shì)。對(duì)其管理工作進(jìn)行創(chuàng)新研究的同時(shí)，獲得了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一系列信息化技術(shù)的有力支持，有效解決了在管理工作中遇到的難題，進(jìn)而提高了管理效率，保障了管理水平的提升。

2科技檔案向信息化發(fā)展的重要意義

信息化時(shí)代的到來，使得信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)行業(yè)中取得了廣泛而長(zhǎng)足的應(yīng)用，為人們的日常生活、工作和學(xué)習(xí)帶來了巨大的變革和改善。另一方面，會(huì)計(jì)檔案往往并不只包括簡(jiǎn)單意義上的機(jī)械化文件搜集及整理工作，在其管理的過程中，它還代表了相關(guān)檔案管理人員勞動(dòng)與智慧的結(jié)晶。將信息技術(shù)大規(guī)模的應(yīng)用在科技檔案管理工作中，不僅可以有效提升科技檔案管理工作的效率和水平，還可以減少工作人員的工作量，將勞動(dòng)力解放出來，從而取得經(jīng)濟(jì)效益上的進(jìn)步。同時(shí)采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)科技檔案進(jìn)行文件收集和整理等管理工作，還可以避免重復(fù)勞動(dòng)，造成人力浪費(fèi)；可以節(jié)約物資成本，將成本降到最低，還能保證科技檔案管理工作的質(zhì)量。此外，在對(duì)科技檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的同時(shí)，還有可能產(chǎn)生新產(chǎn)品的靈感，有利于新產(chǎn)品的研發(fā)，從而獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

3科技檔案管理的創(chuàng)新策略

林業(yè)科技檔案是在項(xiàng)目的實(shí)施過程中產(chǎn)生的資料。項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目實(shí)施過程中各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是國(guó)家和本省重要的林業(yè)科技信息資源，應(yīng)按照集中統(tǒng)一管理的原則做好項(xiàng)目檔案工作，確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。為了有效保護(hù)和利用國(guó)家科技信息資源，要做好林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的管理工作。

一、現(xiàn)狀及問題

近幾年建甌林業(yè)技術(shù)推廣中心先后承擔(dān)了大量的林業(yè)科技研究和推廣項(xiàng)目?？偟膩碚f在項(xiàng)目推廣和研究方面取得了很大成績(jī)，項(xiàng)目運(yùn)行正常、科技項(xiàng)目檔案相對(duì)正常，科技項(xiàng)目示范作用彰顯。但有些還存在項(xiàng)目檔案建設(shè)滯后的問題。歸納起來主要存在以下問題：

（一）重業(yè)務(wù)輕檔案，檔案意識(shí)薄弱。

有些林業(yè)科技人員對(duì)不夠重視檔案工作，林業(yè)科技部門多少都存在著重業(yè)務(wù)輕檔案記錄的現(xiàn)象，沒有把林業(yè)科技檔案工作看作是林業(yè)項(xiàng)目建設(shè)中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，沒有把收集林業(yè)科技檔案作為自己的重要職責(zé)，而看作可有可無，說起來重要，忙起來不要。沒有意識(shí)到林業(yè)科技檔案是項(xiàng)目驗(yàn)收的重要組成部分，是項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，是項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目監(jiān)測(cè)、效益評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，常常是到了要檢查驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)報(bào)佛腳，加班加點(diǎn)東拼西湊閉門造車，使檔案的真實(shí)性準(zhǔn)確性完整性大打折扣。

（二）保障不足。

有的無人分管或只分工不真管，沒有領(lǐng)導(dǎo)保障；有的不給足夠的設(shè)備經(jīng)費(fèi)、業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，沒有經(jīng)費(fèi)保障；有的不按規(guī)定設(shè)機(jī)構(gòu)、給編制、定職能、配人員，沒有行政保障等等。林業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理員大多是兼職的、沒有專職管理員、單位沒有給予培訓(xùn)學(xué)習(xí)的經(jīng)費(fèi)和機(jī)會(huì)，檔案員沒有更新知識(shí)的機(jī)會(huì)，直接影響到科技檔案的收集、歸檔從而影響到林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的形成的質(zhì)量。

林業(yè)科技檔案承載著林業(yè)科研和林業(yè)工作的發(fā)展歷程，貯藏著豐富的林業(yè)科技信息資源，鐫刻著林種、苗木、花卉生長(zhǎng)軌跡和進(jìn)化演變過程，是林業(yè)科研工作的寶貴財(cái)富，是推動(dòng)綠色崛起的技術(shù)支撐，是國(guó)家生態(tài)文明建設(shè)的重要組成部分，收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定林業(yè)科技檔案對(duì)推動(dòng)林業(yè)科技發(fā)展至關(guān)重要。

一、正視林業(yè)科技檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問題

當(dāng)前，林業(yè)科技檔案管理存在五個(gè)方面突出問題。一是設(shè)施落后。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多單位只是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單地把檔案信息要素錄入計(jì)算機(jī)，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴(yán)重影響科技檔案管理水平。二是科技人員存檔意識(shí)淡薄。部分科技人員對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔意識(shí)淡薄,上交檔案的積極性不高，不能夠主動(dòng)配合檔案管理人員工作，致使檔案管理難以順利開展。三是管理者專業(yè)技能低。隨著人事制度改革、機(jī)構(gòu)調(diào)整、競(jìng)爭(zhēng)上崗等因素的影響，很多工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)科技檔案管理工作程序不了解，導(dǎo)致管理人員對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，影響了林業(yè)科技檔案管理質(zhì)量。四是規(guī)范化程度不高。有的林業(yè)部門對(duì)林業(yè)科技檔案管理認(rèn)識(shí)不足，對(duì)科技檔案資源運(yùn)用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設(shè)投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。五是管理體系不完善。盡管很多林業(yè)單位設(shè)立了專職或兼職管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。

二、切實(shí)遵循林業(yè)科技檔案管理基本規(guī)范

林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，其基本規(guī)范體現(xiàn)在四個(gè)方面。一是歸檔范圍。按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段組織收集資料歸檔。二是歸檔形式。林業(yè)科技檔案的歸檔形式主要有文字文件、圖紙文件、圖形文件、圖像文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)庫文件、光盤、磁盤、磁帶、聲像資料、審定證書、品種審定文書、轉(zhuǎn)基因安全評(píng)價(jià)證書、獲獎(jiǎng)證書、專利、規(guī)程等16種。三是分類方法。對(duì)林業(yè)科技檔案的分類分六步走，即：工程項(xiàng)目分類法、產(chǎn)品設(shè)備型號(hào)分類法、課題分類法、專業(yè)分類法、時(shí)間分類法、地域分類法。這六種分類方法雖然各有不同，但遵循的原則是一致的，就是便于查詢利用。四是日常管理。按照《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案管理?xiàng)l例》，建立健全檔案人員崗位責(zé)任制、檔案復(fù)制制度、檔案查借閱制度、檔案庫房管理制度、檔案立卷歸檔制度、檔案史料編研制度、文書材料歸檔制度、檔案移交制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案利用制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度，以嚴(yán)格的制度管人管事。

三、強(qiáng)化林業(yè)科技檔案管理的對(duì)策措施

一要強(qiáng)化認(rèn)識(shí)。作為林業(yè)工作部門要充分認(rèn)識(shí)到林業(yè)科技檔案管理工作是林業(yè)工作的重要組成部分，是推動(dòng)林業(yè)科技進(jìn)步的必要資源，要求林業(yè)科研人員及時(shí)將科研資料、文件歸檔。二要完善制度。作為檔案管理部門要根據(jù)林業(yè)科技檔案管理規(guī)范和社會(huì)發(fā)展需要，建立健全相關(guān)制度，從根本上提高林業(yè)科技檔案管理正規(guī)化建設(shè)水平。三要加強(qiáng)應(yīng)用。檔案管理的意義在于提高檔案信息資源的利用率，提高檔案管理科學(xué)化程度，提高工作效率。林業(yè)部門各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要帶頭查閱科技檔案，林業(yè)科研人員要善于借鑒運(yùn)用已有的科研成果，林業(yè)工作人員要利用林業(yè)科技成果指導(dǎo)實(shí)踐、推動(dòng)工作，檔案管理人員要不厭其煩，發(fā)揮好服務(wù)保障作用。四要運(yùn)用信息技術(shù)手段。緊跟社會(huì)發(fā)展潮流，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用到林業(yè)科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)實(shí)施一體化管理。五要建設(shè)相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍。林業(yè)科技檔案管理需要有相對(duì)固定的人員管理，以保證檔案管理工作的延續(xù)性，管理人員應(yīng)具有一定的科研實(shí)踐知識(shí)和管理編研水平，只有這樣，檔案管理者才會(huì)對(duì)科技檔案的歸類與整理做到科學(xué)規(guī)范，便于檔案的開發(fā)利用。六要加強(qiáng)檔案科技信息的安全保護(hù)。新技術(shù)、新品種、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和種質(zhì)資源都具有非常高的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值，作為存儲(chǔ)這些信息的載體———科技檔案的管理就顯得更為關(guān)鍵，要加強(qiáng)對(duì)科技人員和科技檔案工作人員保密教育，確保林業(yè)科技檔案與科技資源的安全。

一、引進(jìn)檔案信息化系統(tǒng)的成果

企業(yè)檔案信息化是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，企業(yè)憑借信息技術(shù)，不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)企業(yè)的文件、檔案的存取、傳輸和應(yīng)用實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)檔案信息收集管理和提供利用服務(wù)的過程。通過幾年的探索與努力，檔案信息化取得了很好成果：1.統(tǒng)一了單位的檔案管理平臺(tái)，單位統(tǒng)一使用信息化平臺(tái)中的檔案信息資源管理系統(tǒng)。2.建成集中存儲(chǔ)的電子文件目錄數(shù)據(jù)庫、電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了資料提取、項(xiàng)目立項(xiàng)、辦公自動(dòng)化管理、檔案管理的無縫連接，使電子文件歸檔的及時(shí)性，可控性，準(zhǔn)確率大大提高。3.實(shí)現(xiàn)了檔案收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化、數(shù)字化管理，既方便了利用者，又大大減輕了檔案人員的工作量。4.建成了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目的檢索、查詢、利用，大大提高了圖紙的查全、查準(zhǔn)率。

二、目前檔案信息化過程中的問題

（一）功能有待改進(jìn)

1.同一項(xiàng)目中，若項(xiàng)目號(hào)不同，不同項(xiàng)目的圖紙歸檔在同一項(xiàng)目中，使同一個(gè)項(xiàng)目下有不同的項(xiàng)目號(hào)共存。可能導(dǎo)致A項(xiàng)目的圖紙歸檔在B項(xiàng)目的圖紙中，系統(tǒng)不能自動(dòng)識(shí)別，要靠工作人員在掃描歸檔過程中自己識(shí)別。

2.同一項(xiàng)目中，若專業(yè)建立重復(fù)，不可自動(dòng)識(shí)別?？赡軐?dǎo)致同一項(xiàng)目下創(chuàng)建兩個(gè)同樣的專業(yè)。如：同一項(xiàng)目中應(yīng)包括給排水、暖通、動(dòng)力、電器、建筑、結(jié)構(gòu)等多鐘專業(yè)，系統(tǒng)不能自動(dòng)識(shí)別專業(yè)的重復(fù)建立，可能出現(xiàn)兩個(gè)建筑專業(yè)，圖紙的輸入也會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤。當(dāng)設(shè)計(jì)人員利用信息化平臺(tái)查詢圖紙時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)不同項(xiàng)目的圖紙歸檔在同一項(xiàng)目下，或者同一項(xiàng)目中有兩個(gè)相同的專業(yè)，一方面不利于檔案部門的形象，另一方面浪費(fèi)了不必要的人力和物力，降低了工作效率。

（二）識(shí)別功能有待改進(jìn)