某科研院所知識管理實施改進策略
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摘要：知識管理已經成為企業(yè)管理的重要手段，對推動企業(yè)的發(fā)展，促進企業(yè)形成核心競爭力發(fā)揮著至關重要的作用。本文以某國有大型科研機構為研究對象，通過分析其知識管理建設中存在的問題，結合國內外知名企業(yè)的知識管理建設的典型特征，提出研究所知識管理的改進思路和方案。
關鍵詞：知識管理知識共享知識管理體系知識管理實施
0引言
知識管理自產生以來，對它的理論和應用研究就始終受到重視。用知識管理的思想和理論指導企業(yè)的建設和發(fā)展，這對于知識管理和企業(yè)將是雙贏的局面。目前，雖然很多企業(yè)開展了知識管理的建設工作，但基本上都是各自為戰(zhàn)，這些個案成功的范例是少之又少，即使鮮有取得了一定效果，也并不具有代表性，難以作為成功的經驗進行推廣。可以說，知識管理在企業(yè)的應用仍處在摸索、嘗試階段，而知識管理能夠在企業(yè)戰(zhàn)略決策等過程環(huán)節(jié)中發(fā)揮重要作用，其應用研究和實踐仍任重道遠。
1國內外研究現狀
1.1國外研究現狀
美國生產力和質量中心（AmericanProductivityandQualityCenter）把知識管理定義為組織的一種戰(zhàn)略，它的宗旨和思想就是人和知識在合理的時間、特定的地點的匹配程度，通過知識和人的交互，指導實踐并助推組織成功。微軟公司比爾•蓋茨曾指出，知識管理把企業(yè)變得更加智能化，其核心或主要方向是提高智商。所謂企業(yè)智商，可以理解為企業(yè)內部部門、員工的“知商”，個體的“知商”，更容易表現為整個企業(yè)或者組織的智商，也可以理解為知識的分享和吸收程度。21世紀初的調查統計表明，國外企業(yè)已從知識管理理念認同的同時，開始實施知識管理，68%的企業(yè)已經應用或正在建立知識管理，約13%的企業(yè)在開展需求分析，知識管理項目的投入逐年增加，如惠普、微軟、麥肯錫等都是知識管理實施成功的典范。另據調查報告顯示，支持知識管理系統建設的文檔管理、數據庫挖掘及群件技術已得到很好應用，知識在人工智能方面的應用還需進一步的發(fā)展和研究。
1.2國內研究現狀
國內知識管理的研究雖然起步較晚，但發(fā)展較快，各種思想和理論如雨后春筍般地萌生。邱均平教授指出，知識管理的研究不僅涵蓋理論研究，在社會實踐和企業(yè)管理中，更注重其應用研究；理論研究促進其體系更加完備，應用研究更具有現實價值。在這些研究的基礎上，知識管理已經在國內的企業(yè)中應用。根據2012年中國知識管理中心（KMcenter）和中國人民大學的問卷和實地調研表明，在受訪的65家企業(yè)中，民營企業(yè)和中小企業(yè)的知識管理需求更為旺盛，但仍由68%的企業(yè)尚未進行知識管理規(guī)劃，文檔如何保存仍是企業(yè)的首要關注，而如何對它們進行有效利用卻思考甚少，知識管理系統未與實踐結合仍是普遍問題，同時，知識管理專業(yè)人員相當欠缺。
2.1某科研院所知識管理的實施內容
某科研院所成立了由信息技術部門牽頭，檔案部門參與的知識管理實施小組，對知識管理的對象進行了界定，包括顯性知識的編碼化，隱性知識的顯性化，實現知識共享；拓展渠道，加強知識的交流；利用搜索工具，提高知識查找的效率和便捷程度。知識管理實施內容主要有：依托檔案管理系統，匯編分門別類的資源庫和專題庫；開發(fā)知識管理系統，主要關注點是知識及共享；建立內部網絡論壇，開展了經驗交流和總結；加強培訓并建立了導師帶徒制度。
2.2某科研院所知識管理實施效果調查
為評估該研究所知識管理的實施效果，通過發(fā)放問卷的形式對其知識管理現狀進行調查。問卷由兩部分組成，一是研究所人員的基本情況和知識水平構成，主要是了解不同人員結構對于知識管理的認識；二是從四個維度（人員維度、知識維度、系統維度、管理維度）進行問卷設計，調查員工對知識管理的分享意愿、積累和利用情況，內部知識獲取難易度，知識管理系統的效用度，制度運行和組織保障情況。根據回收的有效問卷的統計結果發(fā)現：研究所內部經驗和技能交流渠道已比較暢通，知識轉化和吸收效果明顯，近七成受訪者表示經常參加內部培訓或經驗交流，認為培訓或交流對自身有較大的幫助；知識管理的概念已經在員工的頭腦中形成，在工作中自主或不自主地積累、共享知識。逾六成員工表示在承擔新的工作任務時，難以借鑒到以前的工作成果，約半數員工認為在日常工作中想要獲得所需的知識并非易事；三分之二的受訪者認為僅依靠知識管理系統并不能滿足自己的知識需求，還需要通過不同的渠道去搜集資料；超過八成的受訪者認為并沒有通過知識分享獲得獎勵或晉升，九成左右的受訪者表示研究所的知識管理缺乏制度建設；另外，僅5%的員工表示本部門有專人負責知識管理工作。
2.3某科研院所知識管理存在的問題
2.3.1知識管理推進后勁不足
該研究所的知識管理建設仍處于初步階段，通過借鑒或學習同類兄弟單位知識管理的經驗，取得短暫的效果；但由于未對知識管理建設體系進行頂層規(guī)劃，無明確的知識管理建設架構，缺乏相應的制度保障，階段目標和對照準則尚未制定，導致研究所的知識管理推進后勁嚴重不足。
2.3.2知識管理系統功能缺失
該研究所在2006年左右已基本實現了辦公自動化和三維設計等，研究所各類信息系統齊全，且多數系統創(chuàng)建或完善于2010年前，系統架構方式不同，由于未考慮構建統一的知識管理平臺，研究所各業(yè)務系統之間無集成，形成孤立局面，再加上知識管理技術的運用有限，制約了知識管理系統的應用效果。
2.3.3知識的共享分散
數據管理系統和數據庫呈現多頭化特點，因而研究所的顯性知識的存儲較為分散，知識的有效利用和準確性受到影響。員工的分工細化，造成員工只關注自己的專業(yè)范圍，知識盲區(qū)現象突出，隱性知識未能有效地挖掘，有經驗的專家離職或退休后，這部分知識隨之流失，知識共享不夠。
2.3.4知識管理激勵不足
由于缺乏對知識分享的量化考核，員工分享的知識質量參差不齊，無形中挫傷了那些“少而精”的知識分享者；內訓師機制與晉升技術專家掛鉤，所能晉升的人數畢竟有限，知識激勵的覆蓋面太窄。由于知識激勵的制度不夠完善，手段單一，知識激勵并沒有真正有效地落實，知識的傳播和分享逐漸淪為形式。
3國內外知名公司知識管理實施體系分析
為改善該研究所知識管理建設效果，筆者通過對華為、德州儀器、青島啤酒等三家公司的知識管理體系進行對比，歸納出國內外知識管理建設卓有成效的公司，其知識管理體系具有鮮明的特征。
3.1知識管理與企業(yè)戰(zhàn)略或核心業(yè)務流
程的有效結合華為公司提出知識資本化，把知識看作資本，知識管理的目標與企業(yè)經營目標高度融合；德州儀器利用知識獲取情報助推企業(yè)戰(zhàn)略調整；青島啤酒將知識進行經營，銷售的不只是啤酒，承載了知識和文化的內涵。
3.2知識管理實施有明確的組織或體系
從上而下推進青島啤酒公司成立了專門的KM管理組織，既有管理委員會和推進小組全面把控，又有KM專員在發(fā)揮作用；華為公司也成立了專門的知識管理運營團隊，德州儀器公司組建了最佳實踐辦公室。
3.3信息技術在知識管理建設中的全面應用
華為公司采用sharepoint集成所有軟件，形成非常完備的電子流程系統；并建立了sociax知識管理系統平臺；青島啤酒公司利用信息技術搭建了50多個知識頻道，以滿足數以萬計的知識在頻道中共享和傳播。
3.4知識社區(qū)或共享社區(qū)的及時建立
華為公司建立了共享社區(qū)，每天有大量的群組在社區(qū)進行交流，更新大量的知識；德州儀器的TIE2E社區(qū)，其作為全球電子工程師的討論和交流平臺，覆蓋面更加廣泛，聚集效應更加明顯，其更是能夠有效地獲取的企業(yè)之外的大量知識，達到“他山之石，可以攻玉”的效果；青島啤酒建立知識頻道，開展知識共享。
3.5知識激勵手段豐富有效
華為公司對知識型員工進行培訓及考核，就是知識激勵的有效手段；青島啤酒公司專門建立了KM激勵制度，給予知識貢獻專項獎勵、KM宣傳激勵、職業(yè)通道晉升發(fā)展與知識管理評價體系相結合等多種激勵手段。
3.6知識管理過程有效評估
通過評估，才能衡量出之前工作的效果，也對目標制定的是否合理以及有無必要進一步調整做出合理的判斷，因此，評估是知識管理建設中不可或缺的手段。如德州儀器的TI-BEST評估過程，為公司的發(fā)展方向及時提供決策依據。
4某科研院所知識管理實施改進思路
知識管理在該研究所的實施必須以知識管理建設現狀為基礎，服務研究所發(fā)展目標，因此，該研究所知識管理建設的目標就是要以研究所的知識資源為基礎，構建面向產品研制的知識工程系統，促進研發(fā)知識融入研發(fā)流程和研發(fā)活動，使知識能夠驅動產品研發(fā)的整個過程，提升企業(yè)的核心競爭力。
4.1建立研究所知識資源中心
4.1.1形成完整的知識分類體系
基于研究所核心業(yè)務流程，挖掘流程節(jié)點中的知識點，建立不同層次的知識體系。該研究所在多年的技術研究與設計過程中積累了大量的信息，如技術報告、試驗數據、圖紙、工具軟件等，統籌分析所有信息資源，盤點其中可以作為研發(fā)知識的部分資源，形成知識資源分類。
4.1.2實現知識資源的聚集管理
根據知識存在形態(tài)制定相應的聚集流程：文檔、數據和系統等形態(tài)的知識，通過鏈接集成、界面集成、接口集成、數據庫集成等方式，在保證既不破壞系統原有應用、管理模式的情況下，將知識納入知識管理系統中進行管理和展示；對自研軟件和軟件腳本進行封裝，提高易用性和可移植性，納入知識管理系統管理和應用；對隱性知識的聚集管理，采用填寫知識模板的形式，由設計人員完成知識模板的填寫，將隱性知識轉化為以文檔形式存在的顯性知識進行管理。
4.1.3建立分門別類的知識庫
綜合目前技術研發(fā)與產品研發(fā)過程中產生和應用的研發(fā)知識情況及設計人員對知識使用的情況，重點建設五大類的基礎知識庫：經驗、參考、規(guī)范、數據、工具，后續(xù)根據知識管理的發(fā)展再擴展其他符合需要的專門知識庫。
4.2知識與研發(fā)核心業(yè)務流程相結合
知識管理在企業(yè)能夠發(fā)揮作用的基本條件就是要融入到企業(yè)的業(yè)務流程中去，不與企業(yè)核心業(yè)務相結合的知識管理，就會成為無根之木，無源之水。
4.2.1研發(fā)流程梳理
研發(fā)流程的梳理要遵循幾點要求：研發(fā)流程要反應設計活動的真實情況，同時還應控制其顆粒度，保證可執(zhí)行性；適應工作項目的靈活性、擴展性需求，能夠根據需求對已有的研發(fā)流程進行擴展、修改、刪除；對于穩(wěn)定并經過審核的研發(fā)流程，能夠與知識、專家關聯，通過關聯擴展知識的工程性應用，更好地為工作項目服務。
4.2.2研發(fā)流程管理
研發(fā)流程的分類：根據工作項目的型號、階段等業(yè)務維度來對研發(fā)流程進行管理。建立好型號和階段分類后，將研發(fā)流程構建在對應的分類中。研發(fā)流程的管理：在知識工程系統中構建研發(fā)流程，包括WBS節(jié)點的創(chuàng)建，節(jié)點屬性的描述，節(jié)點關系的組織，葉節(jié)點（工作項目）的設置。研發(fā)流程的展示：基于研發(fā)流程的樹狀結構以及工作項目間的關系，將研發(fā)流程以圖形化展示，便于用戶對研發(fā)流程的理解和操作。研發(fā)流程的審核：將研發(fā)流程提交給指定專家進行評審，只有通過評審的研發(fā)流程才能進一步為更高層面的應用提供基礎。
4.2.3研發(fā)流程與知識關聯
根據知識和研發(fā)流程的屬性，將有業(yè)務關聯的知識推薦給對應的工作項目，建立工作項目與知識的關聯。研發(fā)流程與知識的關聯可以通過自動關聯和手動關聯兩種方式實現。自動關聯即建立研發(fā)流程和知識的關聯，自動推薦給用戶，實現關聯分析的自動化；手動關聯即用戶能夠根據實際情況靈活地設置知識和流程的關聯。
4.2.4結合研發(fā)流程的知識推送
此形式的知識推送與用戶設計研發(fā)活動結合緊密，主要用于設計過程中的知識參考，其優(yōu)點在于實現設計過程中知識與設計任務的精確對應，使設計過程準確快捷地獲得需要的知識。用戶在進行某個工作項目的工作時，需要獲得知識時，可通過知識工程端或漂浮工具條搜索找到對應工作項目，系統會將該工作項目所包含的知識按分類推送給用戶進行參考使用，解決工作任務中的問題。
4.3重構知識管理系統平臺
優(yōu)化后的系統平臺分為四個大的層次，分別是：支撐層、數據層、服務層、顯示層。支撐層為整個平臺系統提供操作系統、應用服務器、數據庫、文件服務器等方面的基礎支撐；數據層為整體平臺提供數據基礎，通過內嵌的通用支持庫、本體庫、數據知識庫等內部知識庫，和集成的專利、情報、蘭臺、標準、標準件等外部知識庫，將研究所內現有的知識資源統一管理；服務層為整體平臺提供功能服務；顯示層為整個平臺提供應用交互界面。新的知識管理平臺建成后，將為三類主要角色（知識應用者、知識管理者、研發(fā)管理者）提供不同的應用支撐。
4.4建立完善的管理和運行機制
企業(yè)的知識管理建設，離不開有效的管理和運行機制，有效的保障是工作得以順利開展的必備條件。
4.4.1組織建設
完善的組織是知識管理建設的強力推手，這種組織具體化后，就是體現在知識管理團隊的建設方面。知識管理團隊應該有頂層策劃者或者稱作決策機構，如知識管理委員會；決策和政策，甚至戰(zhàn)略的落地需要有執(zhí)行，推動和實施應該是該部門的主要職責，譬如知識管理部；業(yè)務部門是該組織中的最基礎環(huán)節(jié)，配合和參與是主要工作。
4.4.2制度建設
管理制度的建設可以分兩個步驟開展。建設初期，應著重從知識管理的建設原則、組織機構及崗位職責等方面，圍繞知識的流程來建立制度，作為依據性的制度應優(yōu)先建設，涉及知識的操作層面的制度應緊隨其后，比如知識分類、獲取等。建設中后期，許多經驗得以總結，實踐得以驗證，有兩個方面的工作需要開展，一是對原有制度的補充和完善；二是將一些做法或者經驗固化下來，形成新的制度，比如關于知識貢獻的考評和激勵?？傊芾碇贫鹊慕ㄔO也需要循序漸進，逐項推進，才更能體現出制度的指導價值和約束力度。
4.4.3文化建設
文化建設與知識管理本身就是相互滲透的，兩者之間其實存在著作用力與反作用力。文化有強大的包容性，它歡迎并鼓勵知識管理思想在企業(yè)內部的傳播，文化助推知識管理在企業(yè)的成長；知識管理建設形成體系，造就了知識共享和學習的氛圍，知識創(chuàng)新也就成為必然，這種良性的體系在企業(yè)內部形成了新的管理文化，拓展和豐富了企業(yè)的文化內容。知識管理的文化建設可以通過調研訪談、問題分析、結合戰(zhàn)略規(guī)劃提出文化建設口號、形成文化促成方案等方式開展。
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作者：李崇 單位：中國直升機設計研究所