高校圖書資產(chǎn)管理保障探析

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一、高校圖書資產(chǎn)管理機(jī)制保障

目前，高校圖書資產(chǎn)分布廣泛，需要在管理機(jī)制上進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，達(dá)到管理有序，確保圖書資產(chǎn)不遺失，實(shí)現(xiàn)高校圖書資產(chǎn)共享，更好發(fā)揮其價(jià)值。一般來(lái)說(shuō)，高校圖書資產(chǎn)管理管理機(jī)制涵蓋管理體系、管理責(zé)任以及管理方案等方面內(nèi)容。

（一）完善管理體系

針對(duì)高校圖書資產(chǎn)的涵蓋范圍，主要包含圖書館圖書資產(chǎn)、院系資料室圖書資產(chǎn)以及由科研經(jīng)費(fèi)購(gòu)置的散落于科研人員個(gè)人手中的零星圖書資產(chǎn)。當(dāng)前，部分高校以“總館-分館”模式實(shí)現(xiàn)了圖書館與院系資料室之間的整合，但不少高校仍然是相對(duì)獨(dú)立，圖書館與院系資料室之間缺乏有效合作，不利于高校圖書資產(chǎn)的共建共享，而且存在資源的重復(fù)購(gòu)置。同時(shí)，對(duì)于由科研經(jīng)費(fèi)購(gòu)置的散落于科研人員個(gè)人手中的零星圖書資產(chǎn)，目前缺乏有效的監(jiān)管，處于監(jiān)管失控狀態(tài)。為此，為了對(duì)高校圖書資產(chǎn)進(jìn)行整體性的管理，確保高校圖書資產(chǎn)的保值增值和資源共享，應(yīng)當(dāng)加快構(gòu)建高校圖書資產(chǎn)管理體系，使得三部分圖書資產(chǎn)得到科學(xué)管理，做到應(yīng)管盡管，同時(shí)明確管理主體。具體來(lái)說(shuō)，可以考慮從三方面構(gòu)建高校圖書資產(chǎn)管理體系：一是設(shè)立學(xué)校層面由主管校長(zhǎng)負(fù)責(zé)的高校圖書資產(chǎn)管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)全校圖書資產(chǎn)管理；二是設(shè)立具體的圖書資產(chǎn)管理管理主體，統(tǒng)一負(fù)責(zé)全校圖書資產(chǎn)管理，可以由校圖書館負(fù)責(zé)，也可以由校國(guó)有資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)；三是進(jìn)行合理分工，將各類圖書納入管理范圍，由不同主體進(jìn)行科學(xué)管理，一般來(lái)說(shuō)，圖書館圖書資產(chǎn)由圖書館負(fù)責(zé)監(jiān)管，院系資料室及院系教師科研經(jīng)費(fèi)支出購(gòu)置圖書資產(chǎn)由院系資料室負(fù)責(zé)監(jiān)管。

（二）明確管理責(zé)任

高校圖書館資產(chǎn)范圍廣，類型多，高校不僅需要制定科學(xué)的管理機(jī)制，而且需要對(duì)各管理主體進(jìn)行責(zé)任明確，確保管理機(jī)制有效運(yùn)轉(zhuǎn)。為此，我們必須針對(duì)高校圖書資產(chǎn)管理體系中的各具體管理主體，制定具有可操作性的管理方案，對(duì)各管理主體的管理責(zé)任進(jìn)行制度化確定，確保責(zé)任明確，保障高校圖書館資產(chǎn)的科學(xué)化管理，充分發(fā)揮圖書資產(chǎn)的效用。學(xué)校圖書資產(chǎn)管理委員會(huì)一般由學(xué)校主管（副）校長(zhǎng)擔(dān)任主任委員，圖書館負(fù)責(zé)人、國(guó)資委負(fù)責(zé)人（或財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人或設(shè)備處負(fù)責(zé)人）擔(dān)任副主任委員，各院系及相關(guān)部處負(fù)責(zé)人擔(dān)任委員。為了有效運(yùn)轉(zhuǎn)，該委員會(huì)應(yīng)當(dāng)指定學(xué)校圖書館或國(guó)資委等單位作為掛靠單位，同時(shí)在掛靠單位設(shè)立辦公室，負(fù)責(zé)學(xué)校圖書資產(chǎn)管理委員會(huì)的日常工作。一般來(lái)說(shuō)，該委員會(huì)主要負(fù)責(zé)制定全校性的圖書資產(chǎn)管理原則、年度圖書資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃、重大圖書資產(chǎn)采購(gòu)論證、大批量圖書資產(chǎn)采購(gòu)招標(biāo)、院系資料室圖書采購(gòu)計(jì)劃的審批、各系統(tǒng)圖書資產(chǎn)的剔舊審批、學(xué)校各系統(tǒng)圖書資產(chǎn)的共享機(jī)制等。大學(xué)圖書館圖書資產(chǎn)是高校圖書資產(chǎn)的主體部分，一般由校圖書館按照國(guó)有資產(chǎn)管理要求全權(quán)負(fù)責(zé)其圖書采購(gòu)與管理，并通過(guò)制定嚴(yán)格的采購(gòu)制度和管理制度建立約束機(jī)制；相對(duì)獨(dú)立的院系資料室圖書由大學(xué)圖書館聯(lián)合校國(guó)資管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，院系資料室負(fù)責(zé)日常管理；納入學(xué)校圖書館管理系統(tǒng)的院系資料室由大學(xué)圖書館按照“總館-分館”模式進(jìn)行管理；院系師生通過(guò)課題經(jīng)費(fèi)購(gòu)置的零星圖書由院系資料室按照學(xué)校圖書資產(chǎn)管理委員會(huì)確立的采購(gòu)規(guī)程與原則進(jìn)行指導(dǎo)和管理，可考慮納入院系資料室館藏，由在校在職師生個(gè)人保存或資料室保存。

（三）制定管理方案

無(wú)論是何種管理體制，也無(wú)論涉及多少管理主體，均需要制定符合學(xué)校圖書資產(chǎn)現(xiàn)狀和國(guó)有資產(chǎn)管理原則且具有可操作性的圖書資產(chǎn)管理方案。該管理方案一般應(yīng)有校圖書資產(chǎn)管理委員會(huì)等全校性圖書資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)牽頭規(guī)劃制定，主體內(nèi)容由校圖書館負(fù)責(zé)制定涵蓋圖書采購(gòu)程序、圖書管理制度、圖書館崗位職責(zé)等的管理方案，確保圖書館的有效運(yùn)轉(zhuǎn)和圖書資產(chǎn)的采購(gòu)、管理等，加強(qiáng)圖書館圖書資產(chǎn)的管理、核算和監(jiān)督，有效防止圖書館圖書資產(chǎn)的流失。

二、高校圖書資產(chǎn)管理制度保障

作為國(guó)有資產(chǎn)重要組成部分的高校圖書資產(chǎn)管理，應(yīng)該嚴(yán)格遵守相關(guān)法律規(guī)章，通過(guò)制定科學(xué)有效的管理制度，使得高校圖書資產(chǎn)管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，確保高校圖書資產(chǎn)的采購(gòu)、保管、利用、剔舊等圖書資產(chǎn)管理活動(dòng)有章可循，有法可依。遺憾的是，國(guó)內(nèi)“至今沒(méi)有一套完整的高等院校圖書資產(chǎn)的管理法規(guī)，使得高校圖書資產(chǎn)管理無(wú)章可循，無(wú)法可依。管理模式和管理制度還滯后于圖書資產(chǎn)的質(zhì)量、數(shù)量和結(jié)構(gòu)的變化”，各種賬實(shí)不符、家底不清、有賬無(wú)物、有物無(wú)賬等混亂現(xiàn)象較為普遍，難以進(jìn)行實(shí)際評(píng)估，不能充分地體現(xiàn)圖書資產(chǎn)的真實(shí)價(jià)值，迫切需要通過(guò)構(gòu)建高校圖書資產(chǎn)制度化管理體系，確保高校圖書資產(chǎn)管理規(guī)范、圖書產(chǎn)權(quán)明晰、資源配置合理。

（一）加強(qiáng)圖書館制度建設(shè)，確保圖書館圖書資產(chǎn)管理制度化

圖書館圖書資產(chǎn)是高校圖書資產(chǎn)的重中之重，確保圖書館圖書資產(chǎn)的規(guī)范管理是實(shí)現(xiàn)全校圖書資產(chǎn)規(guī)范管理的前提，為此，必須強(qiáng)化圖書館制度建設(shè)，從圖書資產(chǎn)管理制度化管理視角，健全圖書館規(guī)章制度，減少圖書館圖書資產(chǎn)從采訪、編目到流通這一交接環(huán)節(jié)中的流失，全面實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一編目、統(tǒng)一加工、統(tǒng)一借閱制度,規(guī)范驗(yàn)收程序，按照國(guó)有資產(chǎn)核算制度原則，將館藏圖書固定資產(chǎn)完整地納入國(guó)有資產(chǎn)制度化管理軌道。同時(shí)，切實(shí)加強(qiáng)館藏圖書借閱制度化管理，確保圖書館圖書采購(gòu)、驗(yàn)收、典藏、借閱、剔舊、報(bào)廢等圖書全程管理規(guī)范化、制度化，進(jìn)一步完善與健全高校圖書館固定資產(chǎn)管理的規(guī)章制度，使設(shè)備購(gòu)置、驗(yàn)收入賬、使用、處置、報(bào)廢等方面有章可循，有規(guī)可查，違章可究，不斷完善圖書館圖書資產(chǎn)管理體制，建立科學(xué)的圖書館圖書資產(chǎn)管理運(yùn)行機(jī)制，合理配置圖書館館藏圖書資源，保證圖書資料資源的連續(xù)性、完整性、完好性、共享性。

（二）強(qiáng)化對(duì)各種不同渠道獲得的圖書資產(chǎn)建立相應(yīng)的管理制度

目前，對(duì)高校學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)、科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)以及相關(guān)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)中購(gòu)置的大量圖書資產(chǎn)的管理在高校圖書資產(chǎn)管理過(guò)程中往往容易被忽視，重視不夠，容易導(dǎo)致這部分圖書資產(chǎn)管理的混亂和造成國(guó)有資產(chǎn)的流失，也不利于圖書資源的共建共享，特別是部分用科研經(jīng)費(fèi)采購(gòu)的圖書，過(guò)去往往長(zhǎng)期放在少數(shù)科研人員手里,易造成丟失，應(yīng)制訂一個(gè)統(tǒng)一的管理制度,指定專人管理,及時(shí)登記,及時(shí)處理,既保證科研人員能及時(shí)利用，又保證資料不流失。為此，筆者認(rèn)為，高校國(guó)有資產(chǎn)管理部門應(yīng)當(dāng)在加強(qiáng)圖書館圖書資產(chǎn)制度化管理的同時(shí)，協(xié)同學(xué)校設(shè)備處、財(cái)務(wù)處、科研處、學(xué)科辦等部處，制定嚴(yán)格規(guī)范、科學(xué)有效的高校學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)、科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)中購(gòu)買的圖書資產(chǎn)管理制度?？紤]到制度的可操作性，部分高校規(guī)定由本校圖書館負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)、管理這一部分圖書資產(chǎn)的管理職能，明確其職責(zé)和權(quán)利，將全校各類經(jīng)費(fèi)所購(gòu)置的文獻(xiàn)統(tǒng)一納入圖書館的管理系統(tǒng)中，并針對(duì)不同的情況分門別類地進(jìn)行對(duì)待和處理。如南京農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館，對(duì)所有各類經(jīng)費(fèi)所購(gòu)置的圖書一律納入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中；建立了相應(yīng)的館藏地,制定了對(duì)其館藏地不設(shè)借閱數(shù)量和借閱期限限制的流通規(guī)則；但當(dāng)借閱者離校和退休時(shí)，則必須歸還其所借閱的圖書，這樣既保證了全校范圍內(nèi)圖書資產(chǎn)不會(huì)流失，也方便了圖書館對(duì)資產(chǎn)的管理，取得了較好的效果。

三、高校圖書資產(chǎn)管理技術(shù)保障

當(dāng)前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，各高校圖書館也在信息化的推動(dòng)下大力推進(jìn)數(shù)字圖書館建設(shè)，圖書資產(chǎn)的入館后管理成果納入圖書管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了信息化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，基本實(shí)現(xiàn)了圖書館資產(chǎn)的數(shù)字化管理，使得圖書采購(gòu)進(jìn)館后，圖書的編目、典藏、借閱、剔舊等在線處理，使得圖書資產(chǎn)的變動(dòng)能夠在圖書管理系統(tǒng)中得到及時(shí)、有效的揭示。通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)高校圖書資產(chǎn)的科學(xué)管理是未來(lái)高校圖書資產(chǎn)管理的必經(jīng)之路。

（一）強(qiáng)化技術(shù)意識(shí)，掌握?qǐng)D書管理系統(tǒng)平臺(tái)的應(yīng)用現(xiàn)狀

高校圖書資產(chǎn)管理部門必須要樹立技術(shù)意識(shí)，對(duì)業(yè)界當(dāng)前技術(shù)管理動(dòng)態(tài)具有高度的敏感性，揭示了解國(guó)內(nèi)外高校圖書資產(chǎn)信息化管理的最新狀況和發(fā)展趨勢(shì)。由于高校圖書資產(chǎn)范圍廣，不僅僅包含高校圖書館圖書資產(chǎn)，而且涉及各類課題經(jīng)費(fèi)支付獲取的圖書資產(chǎn)，且分布比較分散，散落于各院系資料室（或分館）以及師生個(gè)人手中，按照傳統(tǒng)管理手段，難以有效揭示現(xiàn)有圖書資產(chǎn)的分布現(xiàn)狀，更不利于高校圖書資產(chǎn)的共享。為此，為適應(yīng)當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的深入發(fā)展以及圖書館網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化管理的趨勢(shì)，高校圖書資產(chǎn)的管理應(yīng)該主動(dòng)順應(yīng)信息發(fā)展趨勢(shì)，自覺(jué)樹立技術(shù)自覺(jué)，及時(shí)掌握高校圖書管理系統(tǒng)平臺(tái)的應(yīng)用現(xiàn)狀，結(jié)合本校圖書資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀和圖書資產(chǎn)的分布狀況，通過(guò)與學(xué)?？蒲胁块T、信息服務(wù)部門、財(cái)務(wù)管理部門、國(guó)有資產(chǎn)管理部門以及校圖書館、各院系等多部門密切協(xié)作，規(guī)劃出臺(tái)符合各學(xué)校自身發(fā)展現(xiàn)狀的具有可操作性的圖書資產(chǎn)技術(shù)管理方案，明確責(zé)任主體及其具體責(zé)任，確保全校在圖書資產(chǎn)技術(shù)管理問(wèn)題上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)與協(xié)作推進(jìn)。

（二）整合技術(shù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全校圖書資產(chǎn)的統(tǒng)一揭示和管理

隨著我國(guó)現(xiàn)代化技術(shù)的不斷提高和普及，各高校也在不斷運(yùn)用信息化技術(shù)手段提高各部門的管理質(zhì)量，縱觀當(dāng)前高校圖書資產(chǎn)的管理現(xiàn)狀，各高校圖書館基本上均實(shí)現(xiàn)了圖書資產(chǎn)的信息化管理，有的高校利用國(guó)內(nèi)相關(guān)圖書信息系統(tǒng)管理平臺(tái)，如匯文圖書管理信息系統(tǒng)、金蝶圖書管理信息系統(tǒng)，有的高校利用國(guó)際上應(yīng)用較為廣泛的圖書信息系統(tǒng)管理平臺(tái)，如Horizon管理信息系統(tǒng)、Aleph管理信息系統(tǒng)等，基本實(shí)現(xiàn)了圖書的編目、查詢及讀者信息的管理以及圖書的采購(gòu)、編目、下架、遺失等圖書管理環(huán)節(jié)的在線化和智能化，有效提高了圖書館圖書管理水平。為了實(shí)現(xiàn)當(dāng)前高校圖書資產(chǎn)的集中統(tǒng)一管理，可以考慮以圖書館圖書管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)管理平臺(tái)，充分挖掘圖書館圖書管理平臺(tái)的功能，在確保圖書館圖書資產(chǎn)科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，將大學(xué)院系資料室圖書資產(chǎn)、散存于師生手中的圖書資產(chǎn)等統(tǒng)一納入管理系統(tǒng)，在科學(xué)規(guī)劃的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)這類圖書資產(chǎn)的在線揭示，在條件允許的情況下實(shí)行統(tǒng)一管理并開放利用，提高高校圖書資產(chǎn)的整體效益。（本文來(lái)自于《辦公室業(yè)務(wù)》雜志?！掇k公室業(yè)務(wù)》雜志簡(jiǎn)介詳見.）

四、總結(jié)

無(wú)論是高校圖書資產(chǎn)的機(jī)制保障、制度保障，還是高校圖書資產(chǎn)的技術(shù)保障，這均需要學(xué)校層面對(duì)此進(jìn)行認(rèn)真調(diào)研、廣泛征求意見，通過(guò)系列保障機(jī)制的規(guī)劃與實(shí)踐，根據(jù)高校資產(chǎn)管理工作實(shí)際，構(gòu)建完整的高校資產(chǎn)檔案管理體系和質(zhì)量保障體系，確保高校圖書資產(chǎn)的科學(xué)、規(guī)范管理，做到既符合國(guó)有資產(chǎn)管理法規(guī)精神，又使得管理方案具有可操作性，便于師生對(duì)圖書資源的利用,充分發(fā)揮圖書資產(chǎn)的社會(huì)效益。

作者：崔佳 單位：上海大學(xué)