電視媒體文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理探究

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【摘要】充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高管理及應(yīng)用水平已成為時(shí)代賦予檔案管理事業(yè)的新使命。本文從電視媒體檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題出發(fā)，特別是從因缺乏“可信任”環(huán)境而導(dǎo)致的文書(shū)檔案責(zé)任管理困難出發(fā)，提出了一個(gè)基于區(qū)塊鏈技術(shù)的文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理設(shè)想，尋求對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行有效的控制、引導(dǎo)和管理，以確保程序的正確、過(guò)程的可回溯、責(zé)任的歸屬明晰。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；信息化；區(qū)塊鏈；可信任

一、電視媒體檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題

電視媒體的文書(shū)檔案主要由文書(shū)轉(zhuǎn)化而形成，在電視媒體管理中具有不可或缺的作用。電視媒體文書(shū)檔案管理更多屬于傳統(tǒng)的檔案管理。對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題，吳桂娟在其《加強(qiáng)電視媒體檔案安全管理的措施》一文中有以下具體分析：一是檔案員業(yè)務(wù)不夠精通，缺乏專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)訓(xùn)練，歸檔立卷分類(lèi)不準(zhǔn)確；二是人員變動(dòng)帶來(lái)檔案風(fēng)險(xiǎn)，管理工作斷檔，資料泄露；三是對(duì)檔案重視度不夠，保管條件普遍較差，比較隨意；四是檔案電子化程度低，以紙質(zhì)為主，有諸多不便；五是檔案不完整；六是檔案管理約束差，歸還不及時(shí)；七是檔案被惡意使用，不能正確授權(quán)；八是檔案存在災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)。①針對(duì)以上問(wèn)題，包括吳桂娟在內(nèi)的多位研究者提出了若干解決方法，如建立健全檔案管理制度、提高人員專(zhuān)業(yè)程度、建立綜合性檔案室、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化等。

二、電視媒體檔案管理的信息化使命

20世紀(jì)80年代以來(lái)，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，引發(fā)了一場(chǎng)新的全球性產(chǎn)業(yè)革命——信息產(chǎn)業(yè)革命。在這場(chǎng)新興的產(chǎn)業(yè)革命中，國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的信息化是一項(xiàng)核心的內(nèi)容，信息化水平已成為衡量一個(gè)國(guó)家和地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志。作為信息資源，檔案信息化也必將成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，同時(shí)也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的契機(jī)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平和服務(wù)水平的提升，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和國(guó)家信息化建設(shè)的需要，是檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)階段，也是時(shí)代賦予檔案管理工作的使命。為此，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出要加快檔案管理信息化進(jìn)程，要采用大數(shù)據(jù)、智慧管理、智能樓宇管理等技術(shù)，提高檔案館業(yè)務(wù)信息化和檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)與服務(wù)水平，并在2020年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化?！耙孕畔⒒癁楹诵摹敝辽賾?yīng)該有兩層意思，一是相當(dāng)比例的檔案以信息化的方式產(chǎn)生，二是檔案管理相當(dāng)普遍地采用了信息化手段。國(guó)家檔案局令第13號(hào)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》把“信息化建設(shè)”作為一大專(zhuān)項(xiàng)工作部署，要求“加強(qiáng)檔案信息化工作，將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃”，提出，應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制。2019年6月，全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議要求“加大檔案科技攻關(guān)，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)”。2019年12月，國(guó)家檔案局在部署2020年全國(guó)檔案工作時(shí)表示，要深入開(kāi)展“十四五”規(guī)劃編制調(diào)研，抓好頂層設(shè)計(jì)，對(duì)“十四五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展作出科學(xué)規(guī)劃，并同步推出檔案信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃，作為綜合規(guī)劃的有機(jī)延伸，為“十四五”時(shí)期有關(guān)重點(diǎn)工作提供指引。

三、信息化技術(shù)支撐下的文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理探究

（一）文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理概要如前所述，電視媒體的文書(shū)檔案主要由文書(shū)轉(zhuǎn)化而形成，是單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展的依據(jù)。與其他文檔比較，文書(shū)檔案形成、實(shí)施、應(yīng)用和管理對(duì)時(shí)效性、時(shí)序性、安全性等具有更嚴(yán)格的更高的要求，對(duì)于參與其中的相關(guān)人員的責(zé)任要求更高。本文所說(shuō)的文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理是指在文書(shū)檔案形成、應(yīng)用和管理過(guò)程中，明確在各個(gè)階段每個(gè)參與者所應(yīng)承擔(dān)的工作和責(zé)任，并對(duì)這些工作和責(zé)任進(jìn)行有效的控制、引導(dǎo)和管理，確保程序的正確、過(guò)程的可回溯、責(zé)任的歸屬明晰。

（二）信息化技術(shù)下文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理的難點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等信息技術(shù)的迅猛發(fā)展給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了良好的機(jī)遇。充分利用信息化技術(shù)，使得文書(shū)檔案數(shù)字化后可以解決或大大緩解當(dāng)前檔案管理所存在的一些問(wèn)題，極大提高檔案管理的水平、效率以及安全性。一是文書(shū)電子化可以使得檔案管理極為方便，比如查閱、發(fā)送，特別是可以使遠(yuǎn)程辦公成為可能，大大提高了效率；二是文書(shū)電子化，復(fù)制和保存極為便利，可以云存儲(chǔ)，可超長(zhǎng)時(shí)間高可靠存儲(chǔ)，保全性大大提高；三是文書(shū)數(shù)字化具有很好的延續(xù)性，數(shù)量、存儲(chǔ)空間、時(shí)長(zhǎng)均無(wú)限制，不會(huì)因?yàn)槿藛T變動(dòng)導(dǎo)致管理的斷檔；四是數(shù)字化后能夠?qū)崿F(xiàn)更合理、更細(xì)致的安全授權(quán)；五是數(shù)字化的前提是文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)確定后，更有利于文書(shū)檔案的統(tǒng)一管理，更利于分享，利用率大大提高。②③但當(dāng)前信息化技術(shù)下文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理還存在一定難點(diǎn)，主要集中在如何確?！翱尚湃巍鄙稀＞唧w說(shuō)來(lái)當(dāng)前信息化技術(shù)還存在以下困難：一是文書(shū)檔案平臺(tái)的安全性問(wèn)題仍然存在，雖然采取了防擴(kuò)散技術(shù)、動(dòng)態(tài)水印技術(shù)、時(shí)間戳技術(shù)及文件加密技術(shù)等來(lái)提升文書(shū)檔案的應(yīng)用安全性，但這些安全措施都基于中心平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，在中心平臺(tái)受損不能正常工作時(shí)，這些安全措施將大打折扣；二是身份驗(yàn)證安全服務(wù)成本高，現(xiàn)在一般采用電子認(rèn)證技術(shù)來(lái)保障電子檔案的真實(shí)性，而電子認(rèn)證技術(shù)具有一定的服務(wù)期限，且需要服務(wù)費(fèi)用，長(zhǎng)期維持費(fèi)用較高；三是難以跨機(jī)構(gòu)可信任共享，當(dāng)前信息化還不能提供可信任環(huán)境，電子檔案一旦跨機(jī)構(gòu)傳輸，就必須再次進(jìn)行真實(shí)性驗(yàn)證，而這在現(xiàn)有不可信任環(huán)境下難以實(shí)現(xiàn)。

（三）基于區(qū)塊鏈的可信環(huán)境為文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理提供支撐針對(duì)文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理的難題，區(qū)塊鏈技術(shù)的“去中心化、多點(diǎn)記賬、可追朔、不可篡改”等可信特征恰好為解決這些難題提供了絕好支撐。區(qū)塊鏈以其去中心化的可信特征為世人所知。區(qū)塊鏈從狹義說(shuō)，是一種分布式賬本，按照時(shí)間將數(shù)據(jù)區(qū)塊組成鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，同時(shí)輔以密碼學(xué)方式保證不可篡改和不可偽造。擴(kuò)展來(lái)說(shuō)，“區(qū)塊鏈技術(shù)是利用塊鏈?zhǔn)綌?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來(lái)驗(yàn)證與存儲(chǔ)數(shù)據(jù)、利用分布式節(jié)點(diǎn)共識(shí)算法來(lái)生成和更新數(shù)據(jù)、利用密碼學(xué)的方式保證數(shù)據(jù)傳輸和訪問(wèn)的安全、利用由自動(dòng)化腳本代碼組成的智能合約來(lái)編程和操作數(shù)據(jù)的一種全新的分布式基礎(chǔ)架構(gòu)與計(jì)算方式?！雹軈^(qū)塊鏈技術(shù)的可信環(huán)境特征最主要的是去中心化，取消了中心化的硬件或管理機(jī)構(gòu)，每一個(gè)節(jié)點(diǎn)均是點(diǎn)對(duì)點(diǎn)平等的?？尚盘卣髌浯问且詫?duì)機(jī)器的信任取代對(duì)“人”的信任，即基于協(xié)商一致的規(guī)范和協(xié)議，并由機(jī)器代替人工監(jiān)督執(zhí)行，一個(gè)鏈就是一個(gè)由所有用戶、節(jié)點(diǎn)共同管理的“自治區(qū)”?？尚盘卣鬟€體現(xiàn)在信息的不可篡改、不可否定，除非能夠同時(shí)控制住系統(tǒng)中超過(guò)51%的節(jié)點(diǎn)，否則單個(gè)節(jié)點(diǎn)上對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的修改是無(wú)效的，數(shù)據(jù)穩(wěn)定性和可靠性極高，且交易雙方無(wú)須通過(guò)公開(kāi)身份的方式讓對(duì)方對(duì)自己產(chǎn)生信任。此外，也包括信息的開(kāi)放性、透明性，除了交易各方的私有信息被加密外，區(qū)塊鏈的數(shù)據(jù)對(duì)所有人公開(kāi)，整個(gè)系統(tǒng)信息高度透明。⑤區(qū)塊鏈技術(shù)的可信環(huán)境為解決現(xiàn)有的文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理難題提供了條件。

四、基于區(qū)塊鏈技術(shù)的文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理設(shè)想

2019年10月，中共中央政治局就區(qū)塊鏈技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢(shì)進(jìn)行集體學(xué)習(xí)。在主持學(xué)習(xí)時(shí)強(qiáng)調(diào)，區(qū)塊鏈技術(shù)的集成應(yīng)用在新的技術(shù)革新和產(chǎn)業(yè)變革中起著重要作用。2020年6月，國(guó)家檔案局舉辦區(qū)塊鏈技術(shù)視頻專(zhuān)題講座，探索區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，以期能更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)事業(yè)發(fā)展。針對(duì)文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理信息化支撐的不足，本文提出基于區(qū)塊鏈技術(shù)建設(shè)文書(shū)檔案責(zé)任區(qū)塊鏈的設(shè)想，意在把文書(shū)平臺(tái)與區(qū)塊鏈相結(jié)合使用，從而搭建一個(gè)可信任的、可持續(xù)的文書(shū)檔案存管、交換環(huán)境，保障文書(shū)檔案責(zé)任管理。

（一）文書(shū)檔案責(zé)任鏈總體設(shè)計(jì)文書(shū)檔案管理責(zé)任鏈總體上是文書(shū)檔案平臺(tái)與文書(shū)檔案責(zé)任鏈相結(jié)合，文書(shū)檔案平臺(tái)存儲(chǔ)文書(shū)自身的具體內(nèi)容，文字或圖片等；文書(shū)檔案責(zé)任鏈則存儲(chǔ)文書(shū)衍生出來(lái)的數(shù)字指紋、責(zé)任分配、責(zé)任角色、數(shù)字簽名等信息。⑥文書(shū)檔案管理責(zé)任鏈以單位或部門(mén)為主體，每個(gè)單位或部門(mén)部署一個(gè)節(jié)點(diǎn)，所有參與單位或部門(mén)節(jié)點(diǎn)組成完整的責(zé)任區(qū)塊鏈。文書(shū)檔案責(zé)任鏈為私有鏈，設(shè)置查詢核對(duì)接口，用于進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和對(duì)比；設(shè)置跨鏈接口，可接入其他公共鏈如聯(lián)盟鏈。

（二）文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理的主要內(nèi)容文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理的主要關(guān)鍵內(nèi)容包括：一是流程管理，從文書(shū)立書(shū)的依據(jù)出發(fā)，到上報(bào)，多方簽批，直至最后完成，設(shè)定相關(guān)的規(guī)則，確保流程完整，并且程序正確。二是責(zé)任管理，根據(jù)文書(shū)檔案種類(lèi)不同，設(shè)置密切相關(guān)的責(zé)任模型，包括參與的角色，不同角色的任務(wù)及責(zé)任，責(zé)任鏈可自定義。三是憑證管理，對(duì)文書(shū)檔案處理的每一個(gè)階段的結(jié)果進(jìn)行留存，提取相關(guān)信息，進(jìn)行去中心化的、不可逆的、不可纂改的封存，并且需要長(zhǎng)期、低成本封存。四是安全管理，確保文書(shū)檔案信息的真實(shí)性、完整性、加密性等。

（三）文書(shū)檔案責(zé)任鏈的重點(diǎn)文書(shū)檔案責(zé)任鏈基于區(qū)塊鏈技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的管理，需要重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目包括以下一些內(nèi)容：一是形成文書(shū)數(shù)字指紋。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)哈希運(yùn)算和專(zhuān)用哈希運(yùn)算生成“文書(shū)檔案數(shù)字指紋”，該指紋可作為證據(jù)去驗(yàn)證文書(shū)的完整性，以防被篡改。這些數(shù)字指紋存儲(chǔ)在區(qū)塊鏈中，實(shí)質(zhì)上存儲(chǔ)的是“證據(jù)的證據(jù)”。二是形成文書(shū)的應(yīng)用指紋。不同于通常區(qū)塊鏈僅設(shè)置數(shù)字指紋來(lái)保障文書(shū)的真實(shí)性、完整性。文書(shū)檔案責(zé)任鏈的一個(gè)創(chuàng)新之處是增加了文書(shū)的應(yīng)用指紋，即把對(duì)文書(shū)的各個(gè)階段的處理流程、責(zé)任人、責(zé)任內(nèi)容、責(zé)任角色、處理結(jié)果、前后責(zé)任點(diǎn)、個(gè)人數(shù)字簽名等信息，上鏈留存，進(jìn)行可靠、透明存儲(chǔ)，并基于此開(kāi)展可信任應(yīng)用。三是保障文書(shū)的真實(shí)性?；谖臅?shū)的數(shù)字指紋和應(yīng)用指紋，在需要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，僅需對(duì)這些指紋進(jìn)行對(duì)比，如有差異則表示保存文件被篡改。四是跨機(jī)構(gòu)可信任驗(yàn)證及交換。通過(guò)區(qū)塊鏈與文書(shū)檔案系統(tǒng)集成，可以在有效對(duì)電子文件真實(shí)性進(jìn)行保護(hù)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)電子文件交換及驗(yàn)證。文書(shū)檔案責(zé)任鏈作為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)對(duì)文書(shū)的指紋進(jìn)行存證保護(hù)，同時(shí)也通過(guò)跨鏈技術(shù)將私有鏈上指紋上傳至各機(jī)構(gòu)間共建的聯(lián)盟鏈上，并向文書(shū)檔案平臺(tái)及所需跨鏈的外鏈提供API接口，供查詢驗(yàn)證，為可信交換提供保障。整個(gè)過(guò)程符合2018年9月頒布的《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問(wèn)題的規(guī)定》。該部分內(nèi)容也充分借鑒業(yè)界已推的、共建的電子文件存證聯(lián)盟鏈。五是全流程的數(shù)字化加工及相應(yīng)的可信性檢測(cè)。隨著檔案的數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字化加工環(huán)節(jié)不斷細(xì)化，逐漸形成了由檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果管理等環(huán)節(jié)所組成的一整套數(shù)字化加工流程。根據(jù)2018年4月的《DA/T70-2018：文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求》，還需在歸檔、移交和接收、長(zhǎng)期保存這三大環(huán)節(jié)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性及安全性四大類(lèi)檢測(cè)。六是基于智能合約的流程自動(dòng)化處理。此類(lèi)應(yīng)用運(yùn)用了區(qū)塊鏈中的智能合約技術(shù)?？梢栽谖臅?shū)簽轉(zhuǎn)過(guò)程中根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定實(shí)現(xiàn)電子文件的到期自動(dòng)處置，包括保存和銷(xiāo)毀。

五、小結(jié)與展望

本文提出了一個(gè)基于區(qū)塊鏈技術(shù)的文書(shū)檔案責(zé)任鏈管理設(shè)想，總體上將文書(shū)檔案平臺(tái)與文書(shū)檔案責(zé)任鏈相結(jié)合，包括流程管理、責(zé)任管理、憑證管理、安全管理等，最終實(shí)現(xiàn)文書(shū)全流程的數(shù)字化加工及相應(yīng)的可信性檢測(cè)、真實(shí)性保障、跨機(jī)構(gòu)可信任驗(yàn)證、交換以及基于智能合約的流程自動(dòng)化處理。區(qū)塊鏈在當(dāng)前還是一個(gè)較新的技術(shù)，各種基于區(qū)塊鏈的應(yīng)用還都在積極探索中?，F(xiàn)實(shí)中，技術(shù)應(yīng)用應(yīng)以需求為導(dǎo)向，需求實(shí)現(xiàn)應(yīng)以技術(shù)應(yīng)用為支撐。因此在文書(shū)檔案管理責(zé)任鏈后續(xù)的發(fā)展中既要緊跟區(qū)塊鏈技術(shù)的發(fā)展，也要充分挖掘文書(shū)檔案這一特定需求的實(shí)際，做到技術(shù)、需求、管理相互支撐。具體到技術(shù)應(yīng)用上，后續(xù)將拓展更多的功能，包括智能合約的流程化處理功能，跨鏈的機(jī)制和效率，業(yè)務(wù)平臺(tái)和區(qū)塊鏈的相對(duì)統(tǒng)一等。

作者：康春雨 單位：中國(guó)教育電視臺(tái)辦公室職員