園林綠化檔案的管理路徑思考

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要建設(shè)“以綠為美、以水為源、以人為本”的園林城市，就要在保護(hù)園林綠化植被的前提下，參考有關(guān)檔案，做出城市園林發(fā)展規(guī)劃，提高綠地覆蓋率，使園林宜居城市名副其實(shí)。株洲神農(nóng)城的建設(shè)，就是根據(jù)檔案中記載園林苗木品種和土質(zhì)等等，選擇適合株洲地區(qū)的苗木品種。栽種了100多種樹木，其中喬木類樹木就栽種了一萬(wàn)多棵。一步到位，為株洲市綠化、美化提供了多種優(yōu)質(zhì)苗木。利用有關(guān)檔案資料編寫風(fēng)景點(diǎn)的解說詞、人物傳記、文化名人與景點(diǎn)的關(guān)系等等，向游客推介。通過天然的風(fēng)光和充滿人文知識(shí)的旅游介紹，打造名山、名人等旅游品牌，提高城市知名度，發(fā)展城市旅游經(jīng)濟(jì)。

當(dāng)前園林綠化檔案工作亟待解決的問題

（一）建設(shè)單位對(duì)園林綠化檔案缺乏足夠的重視，無明確職責(zé)部門進(jìn)行管理，導(dǎo)致園林綠化檔案遺漏問題嚴(yán)重利用效果低。

（二）園林綠化檔案收集歸檔渠道狹窄，工作方法有待改變。

（三）檔案資料不符合相關(guān)的規(guī)范和要求。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，有些材料沒有審核批準(zhǔn)簽名、不是原始記錄，有些檔案立卷時(shí)著錄項(xiàng)填寫不規(guī)范；有些單位檔案保護(hù)意識(shí)弱、保護(hù)方法少、保護(hù)手段滯后，導(dǎo)致檔案較早被損壞，難以恢復(fù)原貌；項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件和監(jiān)理文件的收集不完整、不系統(tǒng)，多數(shù)單位沒有收集項(xiàng)目施工前的原建筑舊貌、開工儀式、施工過程、隱蔽工程、施工工藝等聲像資料。

（四）一些建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案管理方面知之甚少，不清楚建設(shè)項(xiàng)目檔案工作有哪些要求，更不清楚項(xiàng)目檔案工作的具體做法；項(xiàng)目建設(shè)單位本來就沒有編制相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，或者存在不完善、可操作性不強(qiáng)的問題；建設(shè)單位對(duì)各參建單位的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、考核力度不夠，管理處在松散狀態(tài)；相當(dāng)多的項(xiàng)目在實(shí)施過程中，檔案管理明顯滯后，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施全程控制管理的同時(shí)，未將項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)要求列入控制管理內(nèi)容。

（五）從事園林綠化的檔案收集人員缺乏檔案管理知識(shí)，最終導(dǎo)致綠化項(xiàng)目檔案管理的不規(guī)范。

破解園林綠化檔案工作難題之道

園林檔案能否發(fā)揮作用，關(guān)鍵還是要看其收集的資料是否真實(shí)準(zhǔn)確，與工程施工中的情況是否一致。主要應(yīng)從以下幾點(diǎn)來抓：

（一）加強(qiáng)工程開工前檔案資料的及時(shí)收集

工程項(xiàng)目一開工，就應(yīng)該確定分管檔案工作的工程負(fù)責(zé)人，并協(xié)調(diào)好專、兼職檔案人員與相關(guān)部門的關(guān)系。認(rèn)真執(zhí)行“一書兩證一表”制度，主動(dòng)將建設(shè)工程檔案融入到報(bào)建報(bào)批程序中，把簽訂《報(bào)送建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任書》和報(bào)送《建設(shè)工程檔案終身責(zé)任人登記表》納入施工報(bào)建程序。在開工前對(duì)建設(shè)單位，施工企業(yè)等技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行建設(shè)工程檔案交底，對(duì)辦事流程、工程檔案編制要求進(jìn)行講解，告知甲方經(jīng)辦人員要及時(shí)收集前期文件如立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件及開工審批等文件，并告知業(yè)務(wù)指導(dǎo)聯(lián)系方式，便于及時(shí)解決收集工作中出現(xiàn)的新情況、新問題。

（二）加強(qiáng)過程控制，保證園林工程資料真實(shí)有效

一是重視工程質(zhì)量保證資料。包括綠化工程所需苗木、原材料、成品、半成品廠家資質(zhì)證明書、檢驗(yàn)報(bào)告及見證取樣委托書現(xiàn)場(chǎng)抽樣復(fù)檢試驗(yàn)報(bào)告；苗木清單及檢疫證明；回填土土方分布數(shù)量及土質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告；基肥出廠質(zhì)量證明及質(zhì)量抽檢檢驗(yàn)報(bào)告；澆灌及排水系統(tǒng)中管材、閥門、噴頭、井蓋等材料出廠質(zhì)量合格證、出廠檢驗(yàn)報(bào)告及抽檢檢驗(yàn)報(bào)告；亮化設(shè)施中的管材、電纜、燈桿、燈具等材料出廠質(zhì)量合格證及抽檢檢驗(yàn)報(bào)告等；這些資料不僅是材料進(jìn)場(chǎng)的前提，還必須附在分項(xiàng)工程資料上，否則監(jiān)理方有權(quán)不與簽證。建設(shè)行政主管部門、監(jiān)理單位在對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督檢查時(shí)，不僅要檢查質(zhì)量和安全，也要檢查資料真實(shí)性和可靠性。對(duì)在檢查中發(fā)現(xiàn)有做假資料、出具假試驗(yàn)報(bào)告、不履行監(jiān)督職責(zé)的行為要及時(shí)制止，并采取相應(yīng)處罰措施，以確保資料真實(shí)性。二是注重完整及時(shí)收集好工程施工管理資料。這是施工單位項(xiàng)目管理的原始資料，它包括測(cè)量數(shù)據(jù)、測(cè)量復(fù)核數(shù)據(jù)；土建、亮化、管線工程要按照規(guī)范要求放線和施工過程中的測(cè)量和復(fù)核；圖紙會(huì)審（技術(shù)交底）記錄；施工組織設(shè)計(jì)（施工方案）、審批表及開工報(bào)告；栽植數(shù)據(jù)；隱蔽工程記錄資料、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄等。及時(shí)做好工程資料記錄、收集工作。各種資料必須按照施工進(jìn)度及其自然形成規(guī)律及時(shí)記錄、逐項(xiàng)跟蹤收集和管理。特別要做好設(shè)計(jì)變更文件材料與該工程技術(shù)文件材料的配套整理，使工程設(shè)計(jì)檔案既反映工程設(shè)計(jì)活動(dòng)的歷史狀況，又反映施工安裝過程中變更修改的現(xiàn)實(shí)狀況，確保檔案的準(zhǔn)確完整。三是確保隱蔽工程資料和評(píng)定資料的完整性。凡被下道工序部位所隱蔽的，在隱蔽前必須進(jìn)行質(zhì)量檢查，并填寫《隱蔽工程檢查記錄》。綠化工程中配套的土建、管線、燈桿基礎(chǔ)等工程中要填寫隱蔽工程檢查記錄，并檢查各隱蔽工程施工的影像資料是否齊全。工序評(píng)定時(shí)，綠化工程統(tǒng)一使用《中間驗(yàn)收記錄表》。市政、土建、亮化和管線等工程使用《工序質(zhì)量評(píng)定表》，建筑工程按照分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批的要求進(jìn)行質(zhì)量評(píng)定。評(píng)定每一個(gè)階段確保檢查內(nèi)容到位。四是保證圖紙、技術(shù)資料真實(shí)性。施工技術(shù)圖紙和技術(shù)資料是整個(gè)工程項(xiàng)目非常重要一項(xiàng)原始資料，對(duì)于后期管線維護(hù)、隱蔽工程及工程改造具有重要價(jià)值，要確?？⒐D紙與實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)情況一致及參建責(zé)任單位人員簽字的真實(shí)性。第五、完善竣工驗(yàn)收資料。包括認(rèn)真填寫工程竣工報(bào)告，功能性試驗(yàn)記錄、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告等驗(yàn)收資料，簽字、蓋章均應(yīng)齊全，不能敷衍了事。

（三）把住園林綠化工程竣工驗(yàn)收關(guān)口

目前園林綠化工程由多部門建設(shè)、投資和管理，致使園林綠化工程檔案分散在多個(gè)建設(shè)單位和部門，使園林綠化檔案收集歸檔涉及部門多、環(huán)節(jié)多，各施工單位、各建設(shè)項(xiàng)目協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)工作難度大，難以集中統(tǒng)一管理，加之現(xiàn)實(shí)管理工作中還存在許多問題，如有的部門和重點(diǎn)項(xiàng)目指揮部負(fù)責(zé)一項(xiàng)園林工程建設(shè)，往往建設(shè)完之后，所有園林檔案也沒有按照規(guī)定移交，而是自行管理，一旦有人員和機(jī)構(gòu)變動(dòng)就可能使園林檔案資料遺失或缺失。因此，拓寬園林收集渠道，應(yīng)采取如下措施：一是要加大宣傳力度，充分利用電視、廣播、板報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等多種形式對(duì)園林綠化檔案收集、保管和利用工作進(jìn)行宣傳，增強(qiáng)全民園林綠化檔案管理意識(shí)。二是要進(jìn)一步將園林綠化檔案管理走上法制化、制度化，進(jìn)一步完善相應(yīng)的法律法規(guī)，將所有工程，產(chǎn)生的園林綠化檔案，集中到城建檔案館歸檔、保管，提供利用。園林綠化檔案主管部門應(yīng)參照建設(shè)工程檔案、市政工程檔案等專業(yè)檔案管理，制定簽訂責(zé)任書制度、指導(dǎo)檢查制度，竣工驗(yàn)收制度等。出臺(tái)《園林綠化檔案歸檔范圍和檔案移交要求》，是園林綠化檔案管理有章可循。三是城建檔案館與園林綠化主管部門要密切合作，形成合力。城建檔案部門要加強(qiáng)工作的主動(dòng)性，積極與園林部門溝通協(xié)調(diào)，深入現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)檢查，幫助建設(shè)單位建立檔案工作流程，健全管理制度，為他們提供檔案工作各項(xiàng)服務(wù)。只有各部門通力合作才能使園林綠化檔案徹底改變其被動(dòng)薄弱的局面。四是城建檔案館應(yīng)針對(duì)園林綠化檔案收集難等問題，加強(qiáng)對(duì)各工程項(xiàng)目部、建設(shè)單位進(jìn)行實(shí)地調(diào)研和考察論證。廣泛聽取各參建單位反饋的意見和工作中遇到的難題，提出解決辦法。

（四）加強(qiáng)園林綠化檔案行業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

建設(shè)、施工單位要配備具有相應(yīng)工程管理知識(shí)和工作責(zé)任心強(qiáng)的資料管理人員，以確保資料能夠及時(shí)、按要求進(jìn)行收集、歸檔。按照省住建廳要求，每年集中一到二次業(yè)務(wù)培訓(xùn)。尤其對(duì)新上崗人員必須要經(jīng)過省市級(jí)檔案人員從業(yè)培訓(xùn)。使他們?nèi)嬲莆蘸脠@林綠化工程檔案歸檔和移交程序、竣工驗(yàn)收備案制度、園林綠化工程整理規(guī)范、國(guó)家部級(jí)、省市法律法規(guī)、園林綠化施工影像資料收集等內(nèi)容后再上崗執(zhí)業(yè)。園林綠化工程檔案的管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，與園林綠化工程建設(shè)全過程環(huán)環(huán)相扣，作為園林綠化主管部門和建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)管理和督促，結(jié)束園林綠化工程檔案資料長(zhǎng)期接收難的歷史，為今后園林綠化工程建設(shè)積累大量資料和技術(shù)，為城市園林綠化工程建設(shè)再譜新篇奠定基礎(chǔ)。（本文作者：吳召艷 單位：湖南省株洲市城建檔案館）