社會養(yǎng)老保險的業(yè)務檔案管理

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［摘要］文章對新形勢下如何加強社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的意義進行了簡單闡述，分析了現(xiàn)階段我國社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作存在的問題，最后結合筆者工作實踐經驗，就在新形勢下如何加強社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作展開探究，并提出幾點建議，以供參考。

［關鍵詞］新形勢;社會養(yǎng)老保險業(yè)務;檔案管理

不可否認，現(xiàn)階段我國社會養(yǎng)老保險制度的完善程度依然有待提高。以社會養(yǎng)老保險業(yè)務中的檔案管理這一方面為例，受到多方面因素的影響與限制，檔案的完整性與安全性依然無法得到充分保障。在新形勢下人們對社會養(yǎng)老保險業(yè)務的重視程度越來越高，因此，完善檔案管理工作，進一步強化社會養(yǎng)老保險業(yè)務具有十分重要的意義。

1概述

在我國社會保險改革不斷深化的背景下，如何做好檔案管理工作是社會養(yǎng)老保險業(yè)務的重點。特別是越來越多新的元素融入我國社會養(yǎng)老保險當中，如果依然采用傳統(tǒng)的管理辦法來應對檔案工作，那么檔案的價值與作用就會被嚴重削弱，最終無法為相關工作提供有力支持。作為社會保險部門及其工作人員，他們除了要履行自身職責，同時也要發(fā)揮參保人員的管理作用。站在參保人員的角度，他們參保的所有信息都在檔案中有所記錄，一旦檔案管理工作開展不善，那么就會對參保人的切身利益產生影響，進而損害到他們的權益。因此，在開展社會養(yǎng)老保險業(yè)務的過程中，必須對檔案管理工作予以高度重視。

2我國社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作現(xiàn)狀分析

2.1缺乏完善的管理機制

眾所周知，針對檔案管理工作，我國已經推出了一系列法律法規(guī)，然而在社會養(yǎng)老保險業(yè)務這一模塊，相應的檔案管理工作卻并不規(guī)范，在很多方面存在一些漏洞與缺陷，究其原因，就在于養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理沒有可靠的制度支撐。例如檔案沒有及時、清楚地分類，進而導致檔案出現(xiàn)遺失或者歸納錯誤等情況;再比如檔案的格式并不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范性，這顯然會增加檔案歸類、管理以及查閱的難度;還有就是檔案管理工作中沒有硬性規(guī)定來約束其保存與調閱，如此一來，社會保險業(yè)務自然就會面臨諸多隱患，在開展檔案工作的過程中自然就無法避免一些舞弊行為。

2.2軟硬件設施建設不到位

目前，我國有的單位對養(yǎng)老保險檔案管理工作的認識并不到位，具體表現(xiàn)在檔案管理工作沒有可靠的軟硬件設施的支持與保障。例如一些單位沒有專門的社會養(yǎng)老保險檔案工作室，或者工作相關設備配備不齊全，進而導致檔案保護工作開展不力，嚴重威脅到檔案管理的安全性。此外，科學技術的發(fā)展也推動著檔案管理工作的進步，檔案管理工作應朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。然而有的單位對檔案管理工作卻按照傳動的方式方法開展工作，這顯然不能滿足新形勢下養(yǎng)老保險業(yè)務檔案工作的需求，造成檔案管理工作存在嚴重的滯后性，無法充分發(fā)揮作用。相關調查顯示，現(xiàn)階段實現(xiàn)我國社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作采用電子信息化的管理方法的僅占少數，在社會保險業(yè)務規(guī)模不斷擴大的背景下，很多參保單位或參保人員在查閱與核對自身參保信息的過程中存在諸多不便，這無疑增加了社會保險業(yè)務人員的壓力，使得社會養(yǎng)老保險機構的對外形象大打折扣。

2.3檔案管理工作人員隊伍建設不到位

作為實施社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的主體，檔案管理人員的業(yè)務水平如果無法滿足新形勢下社會養(yǎng)老保險業(yè)務的需求，那么必然就會給我國社會養(yǎng)老保險業(yè)務的開展造成不利的影響。因此，加強檔案管理工作人員隊伍建設勢在必行。然而事實上，現(xiàn)階段我國社會養(yǎng)老業(yè)務檔案管理人員的綜合素質依然有待提升，很多檔案管理工作人員并非專職，也沒有接受過專門的培訓，甚至對檔案管理相關專業(yè)知識一無所知。如此一來，檔案管理工作必然就無法順利開展，難以為人們提供高質量的服務，最終形成惡性循環(huán)，限制保險機構的發(fā)展，也降低了人們對養(yǎng)老保險的信任度。

3新形勢下加強社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的對策

3.1加強檔案管理制度建設

社會養(yǎng)老保險業(yè)務涉及的范圍十分廣泛，其檔案管理工作也具有一定的復雜性。為了保障檔案管理工作順利開展，提高檔案管理工作的規(guī)范性，首先就必須建立嚴格的規(guī)章制度。而為了實現(xiàn)這一目標，在建設檔案管理工作制度的過程中，就需要明確檔案管理工作的具體職責，做到檔案分類合理、明確，記錄完整。站在檔案管理部門的角度，則需要對制度的合理性、有效性予以考慮。所謂的合理性，就是需要采用科學的管理方法以滿足現(xiàn)代養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的需求。而有效性則指的是檔案管理工作涉及的內容都應與相關制度一一對應，如此才能夠在開展工作的過程中有據可依。此外，檔案管理工作制度的完善還需要嚴格遵循國家相關法律法規(guī)，確保社會養(yǎng)老保險檔案的分類合理，在管理上具有規(guī)范性與有序性。

3.2提高檔案管理信息化程度

正如上文所述，在科技不斷發(fā)展的背景下，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的需求也在發(fā)生變化。針對此，作為社會養(yǎng)老保險業(yè)務機構及其管理部門，也需要注重與時俱進，努力提高檔案管理工作水平。其中信息化檔案管理則是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的主流趨勢，相較于傳統(tǒng)管理方法，信息化技術的融入使得檔案管理工作效率得到有效提升。而為了達到這一目標，則要求社會養(yǎng)老保險業(yè)務機構及相關部門積極引進先進的信息技術，極大地促進檔案管理工作的軟、硬件設施建設，促使檔案管理電子化發(fā)展，為檔案的查詢與檢索提供便利，降低信息檢索的錯誤率。此外，在檔案分類與管理的過程中，還需要對檔案的類型進行明確劃分，特別是要合理選擇歸類方法，做到記錄準確、清晰，提高后續(xù)檔案管理工作的有序性。

3.3強化檔案管理人員工作隊伍建設

在社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作中，檔案管理人員發(fā)揮的作用十分重大，他們掌握著對檔案管理的控制權。眾所周知，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作是為了向社會提供服務，針對此，站在檔案管理部門的角度，如果對檔案管理人員的業(yè)務水平不予重視，那么就無法真正實現(xiàn)檔案管理工作的進步與發(fā)展。為此，在工作實踐中，檔案管理部門應在檔案管理人員工作隊伍建設上投入更多，努力提高其業(yè)務素質。例如應配備專業(yè)的檔案管理人員來負責檔案管理工作，保證檔案管理工作人員配置齊全。與此同時，管理部門還需要為檔案管理人員提供更多培訓與學習的機會與平臺，讓他們不斷提高自身專業(yè)水平，掌握更加先進的管理理念與方法，并在工作中付諸實踐，只有這樣才能夠使檔案管理工作為社會大眾提供更加優(yōu)質的服務?？偠灾?，新形勢下我國社會養(yǎng)老保險業(yè)務規(guī)模在不斷擴大，人們對其提出的要求也越來越高。而作為養(yǎng)老保險業(yè)務的關鍵內容，強化檔案管理工作勢在必行。在未來的工作實踐中，檔案管理部門及相關工作人員必須融入更多創(chuàng)新元素，努力提高檔案管理工作水平，為社會養(yǎng)老保險業(yè)務的開展提供有力支持。

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作者:蔣靜 單位:保定市競秀區(qū)社會保險事業(yè)管理所