企業(yè)辦公室行政管理工作研究

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摘要：新時(shí)期的企事業(yè)單位發(fā)展中，辦公室行政管理工作任重道遠(yuǎn)，復(fù)雜且重要，為了完善此方面的工作，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)觀念，注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)的等等，不斷加強(qiáng)制度建設(shè)，完善自身發(fā)展，從而推動(dòng)所在企業(yè)快速進(jìn)步。本文重點(diǎn)分析企業(yè)辦公室行政管理工作中存在的矛盾及處理對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；行政管理；辦公室

當(dāng)前企業(yè)發(fā)展中，單位工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)辦公室行政管理工作的支持，新時(shí)期，社會(huì)各個(gè)階層發(fā)勢(shì)頭迅猛，進(jìn)步較快，顯然對(duì)于各方面的工作提出了更高的要求，而企業(yè)中的辦公室工作具備了工作量大、繁雜以及點(diǎn)多面廣等特征，亟待提高其工作效率，促進(jìn)其自身職能的更高效發(fā)揮，去完善工作機(jī)制等等，凸顯自己的價(jià)值和關(guān)鍵性作用，這對(duì)于企業(yè)的更快速發(fā)展有著很重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、企業(yè)辦公室行政管理中的矛盾

1.主動(dòng)和被動(dòng)的矛盾?；谄浞?wù)性職能的原因，使得辦公室工作具備了被動(dòng)性，但同時(shí)，為了完善和做好辦公室工作，勢(shì)必要積極去發(fā)揮主動(dòng)性，轉(zhuǎn)變被動(dòng)為主動(dòng)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)著手卻解決工作及相應(yīng)任務(wù)，而非消極等待，對(duì)于非確定性工作，諸如應(yīng)急、突發(fā)事件，則應(yīng)當(dāng)忙而不亂，具備高超的應(yīng)變能力，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，預(yù)先考慮到可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，主動(dòng)做好超前服務(wù)，完善自己的工作。

2.大局和小局的矛盾。作為新時(shí)期企業(yè)內(nèi)部的綜合部門(mén)，辦公室在服務(wù)性上體現(xiàn)出了與其他部門(mén)的區(qū)別，基于此，新時(shí)期的辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，無(wú)疑成為了服從大局和服務(wù)小局，這就需要其靈活協(xié)調(diào)，使得出現(xiàn)部門(mén)工作與企業(yè)整體工作發(fā)生矛盾時(shí)，抑或是對(duì)應(yīng)的大局工作與小局工作矛盾時(shí)，應(yīng)當(dāng)整合處理，促使小局服從大局和整體，在此前提下，又不忘做好小局工作，這樣才能真正促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和全面進(jìn)步。

3.“過(guò)”與“不過(guò)”的矛盾。辦公室工作開(kāi)展中，需要履行出謀劃策的職責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)出主意當(dāng)參謀，但同時(shí)應(yīng)當(dāng)注意細(xì)節(jié)方面應(yīng)把握好“度”，掌控一定的界限，特別是在領(lǐng)導(dǎo)決策方面，作為新時(shí)期的辦公室，應(yīng)當(dāng)注意不能缺位，淡然也不能越位，應(yīng)當(dāng)知曉自己的輔助和從屬地位，替領(lǐng)導(dǎo)分憂(yōu)解難，成為領(lǐng)導(dǎo)的智囊團(tuán)，為其提供盡可能多的資料，從而幫助其進(jìn)行決策，積極諫言，但注意不可越俎代庖，體現(xiàn)自己的輔助價(jià)值。

二、企業(yè)辦公室行政管理工作中矛盾的處理對(duì)策

綜合看來(lái)，新時(shí)期的企事業(yè)單位發(fā)展中，為了更好地發(fā)揮辦公室的整體功能，體現(xiàn)其關(guān)鍵性作用，積極努力地去提高辦公室人員的整體素質(zhì)必不可少，在此前提下，應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作的設(shè)施，逐漸培養(yǎng)起良好的工作作風(fēng)的，善于思考，和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意思，做到忠于職守，樂(lè)于奉獻(xiàn)等，促進(jìn)所在企事業(yè)單位的更高效發(fā)展。

1.完善辦公室工作管理制度，明確分工。企業(yè)辦公室工作水平的提升離不開(kāi)完善的企業(yè)辦公室工作管理制度支持，因此，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的管理專(zhuān)家及人才共同制定全國(guó)統(tǒng)一且適用性比較強(qiáng)的企業(yè)辦公室工作管理制度，該制度在責(zé)任分工上要做出明確的規(guī)定，明確每個(gè)工作人員的職責(zé)，即權(quán)利與義務(wù)，并且在企業(yè)內(nèi)部制定詳細(xì)的相互監(jiān)督機(jī)制，督促每個(gè)工作人員提升自身的服務(wù)水平，保障每個(gè)環(huán)節(jié)的服務(wù)質(zhì)量，便可以有效的提升整個(gè)企業(yè)辦公室工作水平。另外，在、構(gòu)建并完善科學(xué)的企業(yè)辦公室工作管理制度之前，要對(duì)企業(yè)發(fā)展要求及員工的內(nèi)在要求做詳細(xì)的調(diào)查，保障制度的制定是保障企業(yè)及員工的雙方利益，從而提升員工對(duì)企業(yè)的向心力及歸屬感，促使員工保持親和的態(tài)度、飽滿(mǎn)的熱情投入到服務(wù)工作中，減少服務(wù)差錯(cuò)，從而全面的提升企業(yè)辦公室工作水平。除此之外，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，及時(shí)的調(diào)整現(xiàn)有的企業(yè)辦公室工作管理制度，保持與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展態(tài)勢(shì)，注入可持續(xù)發(fā)展因素，從而有效的保障企業(yè)辦公室水平提升的持續(xù)性。

2.敢于面對(duì)問(wèn)題，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。作為當(dāng)前發(fā)展環(huán)境下的辦公室行政管理人員，應(yīng)當(dāng)對(duì)工作認(rèn)負(fù)責(zé)，并確保于繁雜的事物中能時(shí)刻保持頭腦清醒，能分清主次，對(duì)于日常事務(wù)應(yīng)當(dāng)及時(shí)完善地處理好，講究原則性、規(guī)范性，勇于奉獻(xiàn)，并能敢于吃苦，保持對(duì)工作的認(rèn)知度和嚴(yán)謹(jǐn)性，去力求所負(fù)責(zé)工作的盡善盡美，對(duì)于自身，更應(yīng)嚴(yán)格用各種紀(jì)律和規(guī)章制度進(jìn)行要求，事無(wú)巨細(xì)，不論大事小事，都應(yīng)積極認(rèn)真地去對(duì)待，及時(shí)完善，不錯(cuò)辦，更不漏辦等等，完善負(fù)責(zé)的行政管理工作。

3.完善自身，適應(yīng)辦公室工作需求。事物都具有發(fā)展的特征，辦公室行政管理工作也不例外，基于其工作面廣，綜合性強(qiáng)等特征，使得在工作的開(kāi)展過(guò)程中，行政管理人員對(duì)于日常事務(wù)要能高效地處理，在此前提下，應(yīng)當(dāng)始終保持良好的工作心態(tài)，積極去做好輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作，工作的過(guò)程中，逐漸去探索做好行政事務(wù)工作的新路子，逐漸完善自身，提高自身素質(zhì)，于被動(dòng)服務(wù)中尋找主動(dòng)，積極學(xué)習(xí)研究新知識(shí)和問(wèn)題，使自身更節(jié)能滿(mǎn)足新時(shí)期的辦公室工作需求。

4.強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)觀念，注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)。企事業(yè)單位中，辦公室工作雖有分工，職責(zé)各異，顯然這種情況下僅依靠個(gè)人不能夠去完善所有的工作，所以在工作的完成方面，需要更多地依靠群體的力量，也就是應(yīng)當(dāng)逐漸強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)建設(shè)，保證辦公室的整體合力，最大限度地去發(fā)揮其潛力，做到工作分工不分家，多進(jìn)行有益的溝通交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷完善本職工作，同時(shí)本著共同進(jìn)步，集思廣益的理念，去做好與其他同時(shí)的協(xié)調(diào)銜接，促使的工作的質(zhì)量和效率得到提高。

5.提高智力服務(wù)水平，增強(qiáng)服務(wù)主動(dòng)性。當(dāng)前發(fā)展的大背景下，“服務(wù)”貫穿了辦公室日常行政管理工作的始終，基于此，為了更適應(yīng)所在企事業(yè)單位的發(fā)展要求，提高智力服務(wù)水平必不可少。具體實(shí)施環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)模擬領(lǐng)導(dǎo)想問(wèn)題，對(duì)于其問(wèn)題能做到辯證分析，更高效地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，樹(shù)立時(shí)間觀念，使得對(duì)應(yīng)工作及服務(wù)的展開(kāi)能有較高的效率，加強(qiáng)工作的系統(tǒng)性和預(yù)見(jiàn)性等。此外，應(yīng)當(dāng)有效增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，對(duì)于各項(xiàng)工作的具體情況，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)了解，督查落實(shí)，并完善主動(dòng)追蹤過(guò)程，對(duì)于問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反映，主動(dòng)分析等等，規(guī)范化化辦公室行政管理工作；最后，應(yīng)加強(qiáng)制度建設(shè)，促使相應(yīng)工作被納入規(guī)范化軌道，改進(jìn)辦公條件，向辦公信息化方向發(fā)展等等，全方位促使辦公室行政工作效率得到提升。其中可以通過(guò)各種各樣的方式，增強(qiáng)企業(yè)辦公室工作人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力，如：（1）開(kāi)設(shè)綜合素質(zhì)培訓(xùn)班，要求工作人員定期的學(xué)習(xí)，更新自身的理論知識(shí)，并且在培訓(xùn)的過(guò)程中，多采取情景模擬的方式，人工作人員換位思考，扮演服務(wù)對(duì)象，站在服務(wù)對(duì)象的立場(chǎng)來(lái)看待自身的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)能力和所產(chǎn)生的效果等，在情景模擬教育法中，使得企業(yè)辦公室工作人員潛移默化的提升自身的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力。（2）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建動(dòng)態(tài)學(xué)習(xí)平臺(tái)，利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，與工作人員保持密切的聯(lián)系，及時(shí)的了解并且掌握工作人員的工作壓力、工作狀態(tài)、綜合素質(zhì)提升水平等，根據(jù)工作人員的綜合能力，及時(shí)的調(diào)整工作崗位，實(shí)現(xiàn)人才的最優(yōu)化，從而全面的提升企業(yè)辦公室工作水平。

三、結(jié)語(yǔ)

行政辦公室集事務(wù)處理、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、信息傳遞、內(nèi)部監(jiān)督等工作于一身，具有較強(qiáng)的綜合性服務(wù)功能，發(fā)揮著“上傳下達(dá)”的作用，新時(shí)期發(fā)展中，作為機(jī)關(guān)企業(yè)單位的綜合行政管理部門(mén)，辦公室存在的意義和價(jià)值極大，構(gòu)成了整個(gè)部門(mén)工作運(yùn)行的中樞，為了全面促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，提高其工作效率，勢(shì)必要提高辦公室行政效能，然而，目前，我國(guó)企業(yè)行政辦公室的社會(huì)形象及工作水平受到社會(huì)各界的質(zhì)疑，如何提升我國(guó)企業(yè)行政辦公室工作水平，維護(hù)其良好的社會(huì)形象已經(jīng)成為行政辦公室工作改革的重點(diǎn)任務(wù)。針對(duì)此，本文從辦公室工作需處理的三個(gè)矛盾出發(fā)，積極探討了提高辦公室行政管理工作效率的對(duì)策，以供參考。

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作者：張睿 單位：南開(kāi)大學(xué)