談急救指揮中心檔案管理信息化建設(shè)

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摘要：急救中心信息管理系統(tǒng)、調(diào)度指揮系統(tǒng)等信息化技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子檔案，并逐步替代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，其檔案信息化建設(shè)及安全管理成為擺在檔案管理人員面前亟待解決的重要問題，需要我們認真研究解決，不斷提升中心檔案管理水平。本文分析了新時期急救指揮中心檔案信息化內(nèi)容，重點探討了信息化平臺建設(shè)及模塊功能，提出做好檔案信息化建設(shè)的綜合之策，對提升指揮中心檔案信息化管理進行了有益探索。

關(guān)鍵詞：檔案管理；急救指揮中心；信息化

120急救指揮中心是衛(wèi)健委對群眾的直接窗口，承擔(dān)著突發(fā)公共事件、重大災(zāi)害傷亡事故和日常醫(yī)療急救調(diào)度指揮重任。煙臺市120急救指揮中心于2008年成立，共調(diào)度指揮45家急救站、106部救護車。120急救指揮中心檔案（以下簡稱中心檔案）是在急救指揮中心活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著城市化進程加快，以及市民健康意識的提升，急救指揮中心業(yè)務(wù)量不斷攀升。如2020年某一周，中心接呼救電話12572個，調(diào)派救護車2901輛次，救治急癥傷病員2612人。急救中心信息管理系統(tǒng)、調(diào)度指揮系統(tǒng)等信息化技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子檔案，并逐步替代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，中心檔案信息化建設(shè)及安全管理成為擺在檔案管理人員面前亟待解決的重要問題，需要認真研究解決，不斷提升中心檔案管理水平。

1急救指揮中心檔案信息主人構(gòu)成內(nèi)容

1.1調(diào)度業(yè)務(wù)信息

120急救指揮中心調(diào)度室接警電話錄音，急救調(diào)度事件詳細情況、事件復(fù)核結(jié)果，以及調(diào)度詳細統(tǒng)計產(chǎn)生的電子文件形式歸檔資料；保險公司或交警到120急救指揮中心調(diào)取報警詳細情況的，也要及時做好相關(guān)信息登記、收集和歸檔。

1.2急救設(shè)備信息

120急救指揮中心開展業(yè)務(wù)工作所配備的各類儀器、設(shè)備及軟件信息等。硬件方面，有120急救車信息、電視機、LED顯示屏、電腦、打印機、投影儀等各種設(shè)備的購置時間、參數(shù)、合同均需記錄，并歸檔保存；此外，還包括各種急救類藥品、器械等檔案。軟件方面，如急救調(diào)度系統(tǒng)軟件、回訪系統(tǒng)軟件、急救分站系統(tǒng)，以及急救指揮中心檔案管理軟件，等等。

1.3工作人員信息

120急救指揮中心整個中心的調(diào)度員信息、管理人員信息，以及不同崗位、人員的崗位職責(zé)、身份信息、學(xué)歷及專業(yè)等，均需要納入歸檔范疇。

1.4財務(wù)管理信息

120急救指揮中心開展急救業(yè)務(wù)過程中形成的各種財務(wù)信息情況。如，網(wǎng)絡(luò)運營費明細、人員工資發(fā)放支出、設(shè)備系統(tǒng)維護費用、辦公用品采購費用等，均需要及時進行備案歸檔。

2急救指揮中心檔案信息化平臺內(nèi)容

信息化建設(shè)的關(guān)鍵與核心是平臺建設(shè)，信息化平臺的搭建能夠有效提升中心檔案管理水平，實現(xiàn)檔案信息資源共享，延長檔案保管期限，強化檔案安全保障等。根據(jù)急救指揮中心職能，其檔案信息化平臺（見圖1）包括應(yīng)用層、業(yè)務(wù)層和支撐層三個方面。其中，應(yīng)用層是由中心文檔管理、檔案查詢、圖像掃描、檔案編研、檔案統(tǒng)計、檔案門類、檔案分類、全文檢索、全宗管理等應(yīng)用功能組成；業(yè)務(wù)層主要包括中心檔案工作流引擎、系統(tǒng)日志、語義分析、搜索引擎、事件監(jiān)控、報表管理及定時任務(wù)等應(yīng)用功能組成；支撐層，又叫保障層，是保證該信息化平臺正常運行重要網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如檔案數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)等。

3急救指揮中心檔案信息化平臺模塊功能

急救指揮中心檔案信息化平臺立足中心職能，將檔案信息化管理功能納入到日常歸檔、查閱、管理和應(yīng)用等多個方面。

3.1智能歸檔

120急救指揮中心在業(yè)務(wù)調(diào)度、設(shè)備采購、人員管理等過程中產(chǎn)生大量電子檔案，這些電子檔案具有數(shù)量大、非結(jié)構(gòu)化、種類多、傳播快等特點，做好中心電子檔案的收集、歸檔是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。通過信息化平臺系統(tǒng)軟件的設(shè)計和應(yīng)用，通過數(shù)字簽名、電子簽章、提取關(guān)鍵詞/主題詞，以及自動分類等，實現(xiàn)電子檔案自動歸檔，實現(xiàn)智能收集歸檔。在單軌制理念下，電子檔案完全按照檔案收集、整理的標準和要求，信息系統(tǒng)會對中心業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類電子檔案進行案卷、卷內(nèi)文件整理，還可以進行批量修改、檔號自動生成等，高效、便捷。

3.2查閱利用

該信息系統(tǒng)包括檔案查詢、查詢?nèi)罩?、借閱及借閱管理等功能。其中，查詢功能。作為檔案信息化最基本，也是最常用到的功能，該平臺提供瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)功能，支持遠程檔案網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)。通過系統(tǒng)中的全文查詢檢索、分類檢索、模糊檢索等功能，快速查找所需檔案原文及目錄。查詢?nèi)罩?、借閱、借閱管理等，記錄中心檔案查詢時間、模式，通過借閱記錄提醒設(shè)置，提醒檔案管理者回收檔案等。

3.3綜合管理

中心檔案信息化管理平臺中的綜合管理模塊主要包括大事記、個人設(shè)置、鑒定銷毀、通知通告和常用下載等組成。其中，大事記模塊，作為三次文獻開發(fā)類型，該模塊設(shè)計便于后期中心檔案編研，并將編研成果以內(nèi)容及年份排序展現(xiàn)，利于查找利用。個人設(shè)置模塊，基于中心工作人員及檔案管理人員檔案信息需求。該模塊提供個人平臺登錄、密碼修改及檔案查詢申請等。鑒定銷毀模塊，則根據(jù)中心保存的電子檔案存檔類別、年限，分類分卷分件建立銷毀清單，使檔案銷毀有據(jù)可查，利于檔案安全。通知公告模塊，主要是中心檔案工作的重要通知、通告，最新動態(tài)等，使檔案管理更具時效性、導(dǎo)向性。常用下載模塊，主要為廣大用戶提供各種中心檔案依據(jù)的法律法規(guī)、常用的標準規(guī)范，以及各種應(yīng)用軟件的下載服務(wù)。

3.4高效統(tǒng)計

隨著120急救指揮中心業(yè)務(wù)量的增加，做好階段性檔案精準統(tǒng)計分析，便于掌握階段性業(yè)務(wù)工作特點，為相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。因此，檔案信息化平臺中設(shè)計有統(tǒng)計模塊，涵蓋了按照年份統(tǒng)計、移交部門統(tǒng)計、檔案銷毀統(tǒng)計、查詢利用統(tǒng)計等若干子功能，提供檔案數(shù)據(jù)信息及管理之間聯(lián)系，便于宏觀預(yù)測檔案需求。

4急救指揮中心檔案信息化建設(shè)措施

4.1夯實信息化保障

急救指揮中心檔案信息化建設(shè)應(yīng)以信息化平臺為核心和依據(jù)，發(fā)揮平臺的聚合效益，將政府各相關(guān)部門、中心各內(nèi)設(shè)職能部門，以及中心與分中心之間建立信息聯(lián)系，實現(xiàn)指揮中心業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的檔案信息資源實時存儲，并利用計算機信息網(wǎng)絡(luò)做好檔案信息資源共享。因此，中心應(yīng)加大檔案信息化所需物資、資金支持和保障力度。一方面，根據(jù)檔案管理的實際需要，加大計算機、掃描儀配置，以及檔案庫房建設(shè)及保障力度；另一方面，還要根據(jù)檔案信息化管理需要，積極采購相應(yīng)的檔案管理軟件，并定期做好檔案管理系統(tǒng)升級改造。

4.2完善信息化機制

將全生命周期理念貫穿于中心檔案信息化管理全過程，建立健全檔案信息化管理機制。從電子檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、編研，到電子檔案的利用和鑒定銷毀等，嚴格落實《檔案分類標引規(guī)則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等業(yè)務(wù)規(guī)范細則要求，健全信息化檔案管理機制，完善中心檔案信息化管理體制，提升檔案信息化管理水平。

4.3培養(yǎng)信息化人才

中心檔案信息化建設(shè)需要一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍作為支撐和保障。一方面，應(yīng)根據(jù)中心檔案管理現(xiàn)狀，通過社會招聘等形式，加大人才尤其是信息化專業(yè)技術(shù)人才引進力度；另一方面，做好現(xiàn)有檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點是安排信息化知識、數(shù)字技術(shù)、OA辦公應(yīng)用的培訓(xùn)，以及檔案理論知識的學(xué)習(xí)，著力培養(yǎng)復(fù)合型人才隊伍。此外，挖掘內(nèi)部人才資源潛力，采取專兼相結(jié)合的原則，在各業(yè)務(wù)科室設(shè)立兼職檔案資料收集員，協(xié)助檔案部門做好檔案信息化管理工作。

4.4注重信息化安全

信息化使中心檔案管理面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅，因此，在檔案信息化建設(shè)和管理過程中應(yīng)更加注重信息安全。通過設(shè)置路由器防火墻，對信息化平臺中收錄的數(shù)據(jù)進行掃描分析，及時發(fā)現(xiàn)病毒并隔離，防止檔案數(shù)據(jù)信息被改寫或盜取；安排專人負責(zé)數(shù)據(jù)庫登陸和管理，賦予其專門管理權(quán)限，格權(quán)限管理。此外，嚴格落實檔案信息化工作責(zé)任制，強化網(wǎng)絡(luò)安全維護和數(shù)據(jù)信息安全管理，規(guī)范運行，降低操作風(fēng)險，確保檔案信息安全。

參考文獻：

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作者：吳彬 單位：山東省煙臺市120急救指揮中心館員