人力資源管理下的人事檔案信息化建設(shè)

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摘要：當(dāng)前，我國(guó)高校人事檔案管理工作開啟了全新模式，即利用信息技術(shù)，將人事檔案信息資源進(jìn)行整合。這是信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在人力資源管理視角下，加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的人事檔案管理，提高相關(guān)工作的效率性和準(zhǔn)確性。針對(duì)當(dāng)前高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問題，提出解決措施和改進(jìn)建議，是進(jìn)一步推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)的重要途徑。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；高效；人事檔案管理；信息化建設(shè)

引言

在人力資源管理視角下，推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程可以建立起高效率、高質(zhì)量的人事檔案管理體系，能夠?yàn)槿瞬胚x拔、崗位培訓(xùn)等相關(guān)工作提供重要參考，并能夠極大提高崗位與人員的融合度，激發(fā)人才潛力。因此，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)極為重要且必要。但在實(shí)際高校人事檔案信息化建設(shè)過程中仍存在一些問題，亟待解決。

一、人力資源視角下，高校人事檔案信息化建設(shè)的重要性

目前，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到各行各業(yè)中，為各個(gè)領(lǐng)域的管理、生產(chǎn)工作都帶來極大便利，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)增添巨大動(dòng)力。在人事檔案管理工作中融入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)極其重要且必要。在人力資源管理視角下，高校人事檔案信息化建設(shè)的重要性主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。第一，原始的人事檔案管理工作以紙質(zhì)檔案為主，雖然紙質(zhì)檔案輕便、易于保存，但人力資源的更新給管理工作人員帶來巨大的工作壓力。同時(shí)，紙質(zhì)檔案保存時(shí)間過長(zhǎng)極易出現(xiàn)檔案信息缺失的現(xiàn)象，這給人事檔案管理工作增添了不穩(wěn)定因素。而人事檔案信息化建設(shè)可以很好地解決這一問題，不僅可以提高檔案管理工作效率而且還可以減輕工作人員負(fù)擔(dān)。第二，加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)可以提高教職工、管理人員等績(jī)效考核的公平性、公正性、時(shí)效性，并能夠?qū)搪毠ず凸芾砣藛T等進(jìn)行綜合能力分析和判定，從而提高工作人員與工作崗位的契合程度。第三，人事檔案信息化建設(shè)有助于高校管理部門制定適合的激勵(lì)政策，以優(yōu)化現(xiàn)有人力資源結(jié)構(gòu)，并吸引更多優(yōu)質(zhì)人才。

二、當(dāng)前高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.對(duì)人事檔案信息化建設(shè)重視程度不高，管理制度不健全在人力資源管理視角下，人事檔案信息化建設(shè)不僅可以提高信息管理的效率和質(zhì)量，而且還可以提高管理服務(wù)的高效性、準(zhǔn)確性。并能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供信息查詢服務(wù)，為相關(guān)決策提供重要參考。但從實(shí)際情況看，仍有許多高校對(duì)人事檔案信息化建設(shè)不重視，將人事檔案管理工作歸類為輔助性工作。致使高校人事檔案信息化建設(shè)的資金投入少之又少，嚴(yán)重制約了人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展。究其根本原因有兩個(gè)方面，一方面，人事檔案信息化建設(shè)過程時(shí)間較長(zhǎng)，高校很難始終保持高度重視的態(tài)度，導(dǎo)致高校人事檔案信息化建設(shè)工作逐漸受到冷落；另一方面，人事檔案工作具有較高的保密性，并且人事檔案的使用范圍和使用頻率有限，導(dǎo)致高校從領(lǐng)導(dǎo)班組到教師再到學(xué)生都沒有提高對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視。另外，雖然我國(guó)在2008年就出臺(tái)了人事檔案信息化管理的具體辦法，但由于人事檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)少，沒有可供借鑒的實(shí)施細(xì)則，各個(gè)高校只能在較為寬泛的方向和框架下，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作作出指導(dǎo)。但這種工作指導(dǎo)沒有形成標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、通用化的管理模式，導(dǎo)致高校人事檔案信息化管理制度不健全，對(duì)高校人事檔案信息資源交換和共享等造成負(fù)面影響。

2.人事檔案信息化管理隊(duì)伍綜合素養(yǎng)低，管理效率質(zhì)量差人事檔案信息化管理工作對(duì)相關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)要求較高。在人力資源管理視角下，由于高校人事檔案信息化建設(shè)沒有得到足夠重視，導(dǎo)致人事檔案管理工作的人員流動(dòng)性較大，最終使大部分能力較強(qiáng)的人事檔案管理人才流失。為保障人事檔案管理工作的正常開展，高校只能不斷補(bǔ)充新人，這使高校人事檔案信息化管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)無法有效提升。同時(shí)，即使人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)高，但很大一部分工作人員對(duì)信息技術(shù)手段不了解，接受度也不高，并對(duì)人事檔案信息化管理的效率性和安全性持有質(zhì)疑態(tài)度。這嚴(yán)重制約人事檔案信息化建設(shè)工作的開展。另外，隨著高校對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，大量綜合素養(yǎng)能力強(qiáng)的人員投入到高校人事檔案信息化管理工作中，但由于他們?nèi)鄙賹?shí)踐經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致高校人事檔案信息化管理質(zhì)量差。綜合來看，高校人事檔案信息化管理隊(duì)伍處于新老交替的階段，并且人事檔案信息化建設(shè)更需要的是復(fù)合型人才，這就需要更多的過渡與融合時(shí)間，這也是高校人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的影響因素之一。

3.人事檔案信息化服務(wù)權(quán)限未完全開放，信息安全難保證在人力資源管理視角下，人事檔案信息化建設(shè)不僅要有基本查詢功能，而且還要能夠?yàn)橄嚓P(guān)使用者提供數(shù)字化、信息化服務(wù)。但從實(shí)際情況看，高校人事檔案信息化管理服務(wù)的對(duì)象只有人事部門，并沒有對(duì)高校的教職工開放服務(wù)權(quán)限。如果教職工想要調(diào)取檔案信息，需要經(jīng)過登記、輔助查詢等一系列極為繁瑣的流程，人事檔案信息化服務(wù)的優(yōu)勢(shì)和意義因此沒有充分體現(xiàn)出來。另外，許多高校在完成人事檔案信息化建設(shè)后，采用了“申請(qǐng)-審核-網(wǎng)絡(luò)”這一檔案信息查閱流程。雖然這種模式可以提高人事檔案管理工作效率，為大家提供便捷服務(wù)，但是在這一過程中仍存在很大的信息安全隱患。當(dāng)前，保障信息安全是高校人事檔案信息化建設(shè)工作需要重點(diǎn)考慮的問題，高校以及相關(guān)工作人員必須要對(duì)信息安全給予高度重視。從當(dāng)前人事檔案信息數(shù)據(jù)安全技術(shù)來看，主要依靠系統(tǒng)更新和升級(jí)技術(shù)和防火墻技術(shù)。但高校人事檔案信息化管理工作人員對(duì)信息安全保護(hù)的意識(shí)較為薄弱，并且他們不是專業(yè)的技術(shù)人員，一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)病毒入侵的情況，相關(guān)工作人員很難對(duì)這一情況進(jìn)行有效處理。這會(huì)給人事檔案信息化管理系統(tǒng)帶來損害性的打擊，甚至?xí)?dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，給人事檔案信息帶來極大的安全風(fēng)險(xiǎn)。

三、優(yōu)化高校人事檔案信息化建設(shè)的方法策略

1.提高對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視，完善管理制度在人力資源管理視角下，面對(duì)當(dāng)前高校人事檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，高校必須要從思想層面上提高對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視，并完善人事檔案信息化管理制度。以提高高校人事檔案信息化建設(shè)效率和質(zhì)量。首先，高校要將人事檔案信息化建設(shè)提升到高校整體發(fā)展的戰(zhàn)略高度，并建立符合高校實(shí)際情況和人事檔案信息化建設(shè)需求的監(jiān)管措施。同時(shí)，人事檔案信息化建設(shè)需要大量時(shí)間和資金支持，因此，高校要對(duì)人事檔案信息化建設(shè)保持高度重視的態(tài)度，并為人事檔案信息化建設(shè)提供專項(xiàng)建設(shè)資金。其次，人事檔案信息化管理工作具有一定的保密性，為使高校上、下協(xié)同一體，提高高校整體對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作的了解程度和重視程度，高校和相關(guān)工作人員就要加大宣傳力度，使全校師、生、工作人員能夠合理使用人事檔案信息，促使他們給予人事檔案信息化建設(shè)工作高度支持，并提高他們對(duì)人事檔案管理工作的配合程度，從而進(jìn)一步提高人事檔案信息的使用效率和質(zhì)量。最后，完善的人事檔案管理制度是提高人事檔案信息化建設(shè)速率和質(zhì)量的基礎(chǔ)保障。高校要對(duì)人事檔案信息化管理工作的職責(zé)進(jìn)行清晰的劃分，并將責(zé)任落實(shí)到相關(guān)工作人員身上。使他們能夠嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分類和歸檔，以常態(tài)化的檢查管理方式對(duì)人事檔案信息化管理工作進(jìn)行逐級(jí)把關(guān)，以保證信息化的人事檔案具有較高的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，高?？梢猿浞掷萌耸聶n案信息化管理優(yōu)勢(shì)，對(duì)學(xué)校資源進(jìn)行整合、優(yōu)化和利用。這樣可以為學(xué)校各部門及時(shí)提供第一手資料，使學(xué)校規(guī)定的制定和政策的實(shí)施更加合理。所以高?？梢詫⑷耸虏块T和人事檔案管理部分的管理系統(tǒng)結(jié)合起來，將人事信息資源進(jìn)行有效對(duì)接，使人事部門和人事檔案管理部門之間進(jìn)行優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，并充分發(fā)揮出這兩個(gè)部門的效能。

2.加強(qiáng)人事檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理效率在人力資源管理視角下，為提高高校人事檔案信息化管理工作效率和質(zhì)量，并提高人事檔案信息資源的利用率，高校就要提高人事檔案信息化管理工作人員的綜合素養(yǎng)，同時(shí)做好新老交替的銜接工作。首先，高校要定期邀請(qǐng)信息技術(shù)領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)人員為人事檔案信息化管理工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，使人事檔案信息化管理工作人員在專業(yè)人員的指導(dǎo)下，進(jìn)一步提高解決問題的能力。同時(shí)，高?？梢栽诿看渭寄芘嘤?xùn)后，開展技能知識(shí)比賽，以激勵(lì)相關(guān)工作人員加強(qiáng)對(duì)技能知識(shí)的學(xué)習(xí)，并促使他們將所學(xué)的技能知識(shí)能夠更好地應(yīng)用在實(shí)際工作中，以進(jìn)一步提高人事檔案信息化管理隊(duì)伍的技能素養(yǎng)，從而使人事檔案管理工作效率能夠有效提升。其次，高?？梢远ㄆ诮M織人事檔案信息化管理工作人員去一些在人事檔案信息化建設(shè)上取得優(yōu)異成績(jī)的高校進(jìn)行學(xué)習(xí)，以吸取他校的經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新的管理理念以及相關(guān)工作的流程模式，以此不斷提升本校的人事檔案信息化管理工作效率。最后，由于人事檔案信息化管理工作的信息安全要求、保密性要求高，相關(guān)工作人員必須要具有較高的專業(yè)能力、良好的道德品質(zhì)、沉穩(wěn)的性格、高度的安全意識(shí)等綜合素養(yǎng)。一方面，高校要積極開展人事檔案信息安全座談會(huì)等活動(dòng)，提高人事檔案信息化管理工作人員和信息使用人員的信息安全意識(shí)。同時(shí)，高?？梢栽诒匾獣r(shí)，對(duì)管理工作人員和信息使用人員進(jìn)行反面教材警示，以提醒人事檔案管理人員和信息使用人員要不斷提高自身的信息安全意識(shí)，從而提升高校人事檔案信息化管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平。另一方面，高校要積極聘用復(fù)合型人才，對(duì)人事檔案信息化管理隊(duì)伍的人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，使人事檔案管理工作人員在信息化建設(shè)的背景下，能夠更好地勝任此項(xiàng)工作。同時(shí)，高校要注重人事檔案信息化管理工作隊(duì)伍的新老交替工作，實(shí)行以“老”經(jīng)驗(yàn)帶“新”技能的隊(duì)伍建設(shè)機(jī)制，從而保障高校人事檔案信息化建設(shè)工作能夠穩(wěn)定、有序、高質(zhì)量地進(jìn)行。

3.優(yōu)化人事檔案信息化管理服務(wù)權(quán)限，提高信息安全在人力資源管理視角下，人事檔案信息化管理工作與其他工作有所不同，它對(duì)信息資料的保密性要求極高。所以，高校在加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的同時(shí)要給予人事檔案信息安全工作高度重視，不斷優(yōu)化人事檔案管理服務(wù)權(quán)限，提高人事檔案信息資料使用安全。首先，高校要不斷優(yōu)化服務(wù)權(quán)限，提高人事檔案信息資源的利用率，以此促進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)。例如，高校可以為教職工開通人事檔案信息化管理的服務(wù)權(quán)限，并為他們創(chuàng)建平等、透明的平臺(tái)，以此為教職工提供便捷、優(yōu)質(zhì)的信息查閱服務(wù)。其次，提高人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性是實(shí)現(xiàn)高效人事檔案信息安全的根本途徑。第一，在人事檔案信息化管理系統(tǒng)登錄設(shè)置方面，高校要充分結(jié)合學(xué)校發(fā)展的需要和實(shí)際應(yīng)用狀況，采用密碼驗(yàn)證、權(quán)限卡驗(yàn)證等身份驗(yàn)證方式，對(duì)系統(tǒng)的識(shí)別模式進(jìn)行設(shè)定，以提高用戶登錄的安全性。第二，在管理系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置方面，高校要對(duì)人事檔案信息使用者的身份信息進(jìn)行整合和分析，并針對(duì)不同的身份信息設(shè)置不同的查詢權(quán)限，以達(dá)到對(duì)重要人事檔案信息加密的目的。第三，在信息資源保護(hù)方面，高校要積極利用版權(quán)保護(hù)技術(shù)，避免人事檔案信息資料被篡改，為人事檔案信息資料的使用提供安全保障。第四，在人事檔案信息化管理系統(tǒng)的日志記錄管理方面，高校要利用系統(tǒng)追蹤和記錄功能，對(duì)用戶的訪問、讀取、下載等行為進(jìn)行追蹤，并在系統(tǒng)中自動(dòng)形成日志記錄。一旦發(fā)現(xiàn)用戶有違規(guī)操作等情況，系統(tǒng)能夠在第一時(shí)間作出反應(yīng)，管理人員也可以及時(shí)對(duì)此情況進(jìn)行處置，以免造成人事檔案信息資料丟失等嚴(yán)重后果。同時(shí)，日志記錄還可以使管理人員在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中可能存在的安全隱患，以最大程度地避免信息資料損壞或丟失情況的發(fā)生?？傊咝Ｒ粩鄡?yōu)化人事檔案信息化管理服務(wù)權(quán)限，不斷提高管理人員和使用人員的信息安全意識(shí)，并建立起人事檔案信息資料安全管理機(jī)制，對(duì)人事檔案使用過程進(jìn)行全面、實(shí)時(shí)追蹤，以保證高校人事檔案信息資料的安全。

結(jié)語

作為我國(guó)人事管理制度的一個(gè)重要特色項(xiàng)目，人事檔案管理工作在高校發(fā)展過程中起到重要的作用。在人力資源視角下，高校要提高對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視、加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)、提高檔案信息安全，以推動(dòng)高校人事檔案信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)信息共享和信息資源優(yōu)化整合奠定基礎(chǔ)。

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作者：韓超 單位：山西旅游職業(yè)學(xué)院