高校檔案管理信息化建設(shè)與創(chuàng)新管理
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【內(nèi)容摘要】縱觀我國現(xiàn)今的檔案管理工作，不論是檔案信息的錄入，還是檔案的分類整理，所有涉及到工作的便利程度，都與檔案部門是否開展了信息化管理方式緊密相關(guān)。檔案管理與計(jì)算機(jī)配合的緊密程度越高，就越便利，反之亦然。針對高校的人事檔案管理也遵循這一規(guī)律。高校的不斷發(fā)展，日益增多的人事檔案管理如若仍沿用傳統(tǒng)的管理方案，極其不利于高校的發(fā)展。開展電子化檔案管理，則能有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式下的不足，本文對其進(jìn)行詳細(xì)的論述，旨在提升我國高職院校的人事檔案信息化管理水平。
【關(guān)鍵詞】高職院校;信息化;檔案管理;管理創(chuàng)新
目前，隨著檔案信息化建設(shè)步伐的加快，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于人事檔案管理工作。但針對高校的人事檔案信息管理工作來說，則存在著檔案管理人員認(rèn)識不夠、管理方式傳統(tǒng)落后、缺乏適應(yīng)性較強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)等不足。這些因素嚴(yán)重制約了高校信息檔案管理工作向著更長遠(yuǎn)的方向發(fā)展，影響檔案管理效果?；诖耍訌?qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。
一、當(dāng)前高職院校信息化檔案管理的要點(diǎn)探析
(一)紙質(zhì)文件與電子文件歸檔仍需同步重視。電子檔案管理模式下，歸檔載體變得更為多樣，同一份檔案會有紙質(zhì)與電子兩種形式。因此，電子檔案在安全性上能得到較高的保障。及時(shí)電子文件損壞，也有原版紙質(zhì)原件文件。這也就是為什么在電子化檔案管理模式下，仍需重視對紙質(zhì)檔案歸檔的原因［1］。在當(dāng)今高校，檔案管理電子化推進(jìn)進(jìn)程進(jìn)展不一，甚至存在著辦公電子化尚未完全普及的現(xiàn)象。這其中難以推進(jìn)的原因較為多樣，最常見的原因即為資金不足，更深層次的原因在于國家針對電子檔案的法律管理部分立法尚未完善，雖然其在查閱借取方面較為便捷，但同樣一份文件，紙質(zhì)版檔案一定比電子版檔案有法律效力。針對這一現(xiàn)狀，高校檔案管理人員應(yīng)對歸檔檔案所涉及的類別，法律意義，實(shí)際效力進(jìn)行更深一步探討。不論何時(shí)，都不應(yīng)當(dāng)放松對紙質(zhì)文件的管理，檔案歸檔時(shí)必須保持同步，同時(shí)立卷?？刂苾烧呦嗷w檔時(shí)紙質(zhì)文件與電子文件能夠相互對應(yīng)，在數(shù)據(jù)庫中能找到每一頁的詳細(xì)內(nèi)容。
(二)電子檔案的安全管理需得到加強(qiáng)。檔案安全管理，一方面需要充足的技術(shù)支持;另一方面需要檔案管理人員自身具備足夠的安全意識。從數(shù)據(jù)庫安全方面，軟硬件能否穩(wěn)定運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否安全，是否存在數(shù)據(jù)庫漏洞等內(nèi)容均是影響因素。故在實(shí)際工作中，要做好電子檔案的安全管理，需緊抓如下工作:思想認(rèn)知維度，要認(rèn)識到檔案泄露后對于高校對于社會的影響，能夠從工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中層層把關(guān)、層層負(fù)責(zé)，強(qiáng)化流程管理［2］。安全技術(shù)維度，定期開展對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，更新其內(nèi)部病毒防范機(jī)制，用戶準(zhǔn)入機(jī)制等。做到未經(jīng)授權(quán)的用戶無訪問檔案權(quán)利，獲得部分訪問權(quán)限的用戶僅可開放一定權(quán)限;同時(shí)在數(shù)據(jù)傳輸途中，能夠做到數(shù)據(jù)不被攔截，數(shù)據(jù)加密等安防性干預(yù)。在檔案的閱讀與更改方面，也是影響檔案安全度的重要因素之一，在此將引出安全管理能力的第二點(diǎn)，檔案內(nèi)容原始性的保證。電子檔案作為數(shù)據(jù)的集中性表現(xiàn)，其在內(nèi)容與形式上很容易被改動(dòng)，不論是出于有意或是無意。故在系統(tǒng)安全性防范文件原始性保存方面，應(yīng)對具備檔案修改權(quán)限的用戶層層限制，最大程度的做到無權(quán)限的用戶難以進(jìn)入，看不見，改不了。通過措施干預(yù)保證電子檔案的真實(shí)性與完整性。當(dāng)有關(guān)檔案管理細(xì)則發(fā)生更改時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件核心精神，對電子檔案操作模式重新規(guī)劃。針對重要程度較高的，且需長時(shí)間持續(xù)保存的文件，人事任命文件等，辦理權(quán)限需交由專人，并單獨(dú)設(shè)置一監(jiān)督人員，嚴(yán)禁越權(quán)辦理，嚴(yán)格按照規(guī)定操作程序開展工作。從設(shè)備配備的安全角度來看，應(yīng)單獨(dú)設(shè)置一處理電子檔案的電腦，且接入的網(wǎng)絡(luò)屬單獨(dú)支線的校園內(nèi)部網(wǎng)，最大限度地提升專用網(wǎng)絡(luò)安全程度。同時(shí)，在電子檔案準(zhǔn)入制度方面，則應(yīng)用用戶口令予以約束，定期更換統(tǒng)一的用戶口令，也減少了信息泄露的幾率，即使對于存在檔案管理人員人事變動(dòng)的情況，也不會發(fā)生檔案信息泄露;從信息存儲安全的角度看，部分高校存在多個(gè)校區(qū)，但高校整體間的人事檔案信息是共用的，則此時(shí)，檔案管理人員需根據(jù)學(xué)校自身情況及部門設(shè)置，選擇是否需要異地存儲，多套備份等［3］。
(三)采取多元化管理措施，保證電子檔案能長期有效保存。電子檔案的儲存完整性受到多方面因素限制，詳細(xì)為檔案讀取系統(tǒng)的解碼方式、儲存介質(zhì)理化性質(zhì)是否穩(wěn)定、電子檔案磁盤放置方式能否保證磁盤與磁盤之間不受影響等。具體到實(shí)際人事檔案管理工作來說，則需注意以下事項(xiàng):首先，能否開展對電子檔案的有效維護(hù)與檢測?？紤]到電子檔案載體較為多樣，各類載體的理化性質(zhì)有著些許差異，不能按照統(tǒng)一的保管模式管理，同時(shí)加之以儲存環(huán)境難以受到人為因素調(diào)控，則無形中增加了信息儲存的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。另外，除對電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。因此，應(yīng)對電子文件至少每半年開展一次信息安全性檢測與備份。并將每次驗(yàn)收與檢測的結(jié)果記錄到檔案管理登記表中。這類電子介質(zhì)存儲的硬盤等載體，均專人、專地儲存，且不得外借。同時(shí)建立相關(guān)信息管理維護(hù)日志，為日后復(fù)核工作的開展提供便利。
二、高職院校信息檔案創(chuàng)新化建設(shè)的對策與管理干預(yù)
(一)人事檔案管理信息化，網(wǎng)絡(luò)化。將通過審批的人事檔案全部電子化處理，并錄入數(shù)字化檔案信息管理數(shù)據(jù)庫中。根據(jù)檔案類別的不同，予以同類型分類，并建立多種匯總檢索方式，使電子檔案的查找方式能更加多元化。對于特殊類型檔案來說，如保密級別較高的、僅具有一份檔案，對安全保存要求較高的檔案，應(yīng)在常規(guī)保管基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案密級，設(shè)置相關(guān)的查閱權(quán)限，保證僅有特定人群可對檔案內(nèi)容予以查看。針對部門間的檔案，其他與之無關(guān)的人或部門調(diào)取需通過審批，并對調(diào)取檔案的目的進(jìn)行說明，只有被授予使用權(quán)限的用戶才能擁有部分查閱權(quán)限。這樣嚴(yán)密的權(quán)限劃分，有助于檔案信息在內(nèi)部信息共享范圍內(nèi)，安全的查閱。對于使用者而言，安全性與工作效率均能得到同步提升，而對于管理者而言，通過在檔案信息庫中應(yīng)用SQL語句編碼方式，可使得檔案的查詢、管理、系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)信息收集變得更為方便，極大地減少了檔案管理日常的工作量。
(二)上級管理部門應(yīng)強(qiáng)化對檔案管理信息化的重視，增加資金設(shè)備與人才投入。人事檔案信息化建設(shè)初期需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，一是在設(shè)備上的投入如掃描儀、專用的檔案管理系統(tǒng)、打印機(jī)、編碼系統(tǒng)等均需要投入大量的資金。當(dāng)上述條件均具備后，為滿足檔案管理的要求，需要對系統(tǒng)，設(shè)備實(shí)時(shí)更新。有條件的高校，應(yīng)結(jié)合設(shè)備使用主客觀情況，制定相關(guān)預(yù)算，用足夠的資金保障來更快的推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程［3］。二是在人才上的投入。檔案管理信息化，一方面需要從業(yè)人員具備扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ);另一方面需要從業(yè)人員具備能夠滿足工作需要的計(jì)算機(jī)操作技能。在信息化建設(shè)的初期，高校應(yīng)聯(lián)合檔案管理人員，與本校的信息技術(shù)教師，共同探討出適宜學(xué)校實(shí)際情況的信息化管理方式。對于部分軟硬件條件配備不充足的環(huán)節(jié)，高校應(yīng)適當(dāng)借助外部力量，外部軟件研發(fā)團(tuán)隊(duì)，共同做好信息化人事檔案的建設(shè)。
(三)應(yīng)用更為簡潔底層編碼語言，充實(shí)人事檔案數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容。人事檔案是學(xué)校長時(shí)間的人才資源積累的成果，如若對檔案內(nèi)容加以合理利用，則能將檔案管理所起到的成效進(jìn)一步延伸，從而強(qiáng)化其人才信息資源庫的作用［4］。根據(jù)學(xué)校人事檔案調(diào)取的實(shí)際需要，研發(fā)更多的，滿足實(shí)際需要的功能，從而為各類人才提供信息化的服務(wù)。在錄入檔案初期，應(yīng)在檔案內(nèi)容中將體現(xiàn)人才工作水平的項(xiàng)目著重體現(xiàn)，在擴(kuò)大檔案信息資源庫的同時(shí)，錄入更多高質(zhì)量的人才信息。
(四)創(chuàng)建新型檔案管理人才考核模式。信息化時(shí)代，對檔案管理人才提出了更高的要求。高校必須對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)予以全面更新，詳細(xì)為:信息資源開發(fā)素質(zhì)、計(jì)算機(jī)能力素質(zhì)、信息化檔案管理知識素質(zhì)。將傳統(tǒng)上的紙質(zhì)檔案管理工作，轉(zhuǎn)換為電子化檔案管理形式，例如檔案的歸檔、立卷、整理等，傳統(tǒng)方式下人工錄入不僅錯(cuò)誤率高，且耗費(fèi)的時(shí)間較長，對于檔案錄入字體的清晰度，筆墨選用等方面要求較多，這是傳統(tǒng)檔案管理模式下的弊端。而應(yīng)用電子化檔案管理模式，則能一站式的將上述工作通過電腦錄入，準(zhǔn)確且便捷完成，不必?fù)?dān)心字體錄入不清，選用的筆墨不符合規(guī)定等繁雜的要求。故只有將檔案管理與計(jì)算機(jī)操作技術(shù)緊密融合，充分挖掘檔案的價(jià)值，才能更好地開展檔案管理工作。當(dāng)今優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅需要具備細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硇膽B(tài)，開展實(shí)際工作，還應(yīng)對檔案中所蘊(yùn)含的價(jià)值予以充分挖掘，總結(jié)規(guī)律，開展專題研究，著成。在提升自身工作能力的同時(shí)，頭腦中的知識也可以不斷更新，這類人才是新時(shí)代高校檔案管理所迫切需要的人才，所有檔案管理人員都應(yīng)向著這一方向發(fā)展。故而，在檔案管理人員的考核方面，可按照以下模塊展開考核:檔案管理實(shí)踐能力、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作能力、信息化檔案管理能力、與素質(zhì)拓展模塊的考核［5］。根據(jù)考核成績分布，也使得檔案管理人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ髦械谋∪觞c(diǎn)予以識別，展開針對性地工作訓(xùn)練。
三、結(jié)語
綜上，無紙化辦公是文職工作發(fā)展的必然趨勢，更是檔案界發(fā)展的主流方向。高校在進(jìn)行人事檔案管理是越依賴計(jì)算機(jī)，無紙化進(jìn)程推進(jìn)速率也就越快。伴隨著高校每年應(yīng)儲存、管理的人事檔案越來越多，傳統(tǒng)的純手工工作方式將會帶來巨大的工作量。因此，高職院校應(yīng)緊跟社會發(fā)展信息化的腳步，結(jié)合發(fā)展實(shí)際，革新理念，整合資源，充分挖掘人事檔案所蘊(yùn)含之價(jià)值，為更好地推進(jìn)人事檔案之于學(xué)校發(fā)展不斷奮斗，為部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
作者:劉暢 單位:長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院
