談電網(wǎng)物資協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)管理模式

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【摘要】電力行業(yè)的快速發(fā)展引起了物資供需關(guān)系變化，傳統(tǒng)的采購(gòu)方式無法滿足電力公司日常經(jīng)營(yíng)的物資需求，電力公司采取了協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)管理辦法。協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)法為預(yù)估公司一年內(nèi)物資需求量進(jìn)行統(tǒng)一招標(biāo)，將具備承接能力的供應(yīng)商納入框架中，公司一年內(nèi)物資需求可選擇框架中供應(yīng)商，不再進(jìn)行單獨(dú)招標(biāo)。這種方法具有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，但也帶來了許多管理上的新問題，本文重點(diǎn)介紹了協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)模式的優(yōu)勢(shì)，并分析了其關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管控方式。

【關(guān)鍵詞】協(xié)議庫(kù)存；集中采購(gòu)；電力物資

近年來國(guó)家電網(wǎng)架構(gòu)正在快速擴(kuò)容升級(jí)，電力物資采購(gòu)的數(shù)量和金額在快速增長(zhǎng)，公司對(duì)于采購(gòu)物資的管理標(biāo)準(zhǔn)也在日益提高?，F(xiàn)有采購(gòu)模式在很大程度上對(duì)公司生產(chǎn)部門的正常生產(chǎn)、采購(gòu)物資的質(zhì)量、成本控制及管理產(chǎn)生了不利的影響。為此，電力公司采取了協(xié)議庫(kù)存招標(biāo)采購(gòu)管理辦法，即公司根據(jù)生產(chǎn)單位的專業(yè)性質(zhì)及其對(duì)物資需求將所需物資分為專用物資與通用物資，協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)模式指先預(yù)估1年內(nèi)物資需求量，采購(gòu)部門將全年的通用物資需求進(jìn)行統(tǒng)一招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)，將具備承接能力的供應(yīng)商納入框架中，作為長(zhǎng)期合作的供應(yīng)廠家。當(dāng)基層項(xiàng)目負(fù)責(zé)人掌握具體需求量后，再由采購(gòu)職能人員從中標(biāo)范圍內(nèi)匹配適宜的供應(yīng)商，在合約期限內(nèi)與框架范圍中的供應(yīng)商進(jìn)行合作，生成項(xiàng)目專用的物資訂單，并進(jìn)行后續(xù)生成、運(yùn)輸、安裝、倉(cāng)儲(chǔ)等流程。

采購(gòu)模式管理

電力公司召集了內(nèi)部各專業(yè)專家挑選出適合大量統(tǒng)招的物資，確定框架協(xié)議招標(biāo)的范圍。電力公司將所需采購(gòu)的物資分為專用物資和通用物資，所謂的專用物資即為企業(yè)的各生產(chǎn)單位所需的專業(yè)設(shè)備以及維修設(shè)備時(shí)需要用到的專用配件；而通用物資是指在日常生產(chǎn)過程中會(huì)大批量出現(xiàn)，且能適配于大多數(shù)工程的設(shè)備及材料。協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)模式主要針對(duì)通用物資，此類物資具有需求量大，普適度高，市場(chǎng)中較為常見等特點(diǎn)。為保證協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)產(chǎn)品的通用性，公司對(duì)通用物資進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定，要求統(tǒng)一編制通用技術(shù)規(guī)范書，要求所有供應(yīng)商全部嚴(yán)格按照統(tǒng)一的技術(shù)要求進(jìn)行生產(chǎn)和加工，確保物資的通用性和普適性。通過應(yīng)用框架協(xié)議采購(gòu)模式降低采購(gòu)成本。

采購(gòu)成本管理

采用框架協(xié)議采購(gòu)模式，由于訂單體量龐大，供應(yīng)商可以采用不同策略降低原材料價(jià)格、人員調(diào)配、運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)等成本，從而降低投標(biāo)價(jià)格。公司可以得到優(yōu)惠的產(chǎn)品價(jià)格，節(jié)省多次招標(biāo)、運(yùn)輸、庫(kù)存成本。但由于采購(gòu)協(xié)議總價(jià)過大，需要一次性支付的預(yù)付款相對(duì)較多，公司一次性申請(qǐng)的貸款額度及利息也會(huì)增加，需要財(cái)務(wù)部門配合。

采購(gòu)周期管理

簽署框架協(xié)議可以采購(gòu)模式降低采購(gòu)成本，但同時(shí)，這種采購(gòu)活動(dòng)的流程相對(duì)更加繁瑣，各層級(jí)傳達(dá)反饋的周期過長(zhǎng)，難以保證采購(gòu)工作的及時(shí)性，容易造成招標(biāo)不及時(shí)等情況，最終影響到物資的供應(yīng)效果。協(xié)議采購(gòu)的范圍是近3000種常見的通用物資，且每種物資經(jīng)過層層匯總，屬于招標(biāo)過程冗長(zhǎng)的大型集中招標(biāo)行為，數(shù)量過于龐大。公司內(nèi)部需對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總整理及人工分析審核等工作，層層流程消耗大量的時(shí)間。一旦招標(biāo)工作進(jìn)度滯后或發(fā)生流標(biāo)等意外情況，會(huì)對(duì)公司日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的進(jìn)度產(chǎn)生制約，導(dǎo)致出現(xiàn)物資供應(yīng)不及時(shí)而工期延誤等現(xiàn)象，無法滿足現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際使用的要求。招標(biāo)次數(shù)減少導(dǎo)致公司對(duì)通用物資的采購(gòu)依賴于框架協(xié)議采購(gòu)活動(dòng)，其準(zhǔn)確性和執(zhí)行情況直接影響了公司各部門通用物資使用情況。假如物資計(jì)劃缺乏前瞻性，那么就可能會(huì)出現(xiàn)很多急需計(jì)劃，從而加大了物資采購(gòu)的難度，為企業(yè)帶來更多的采購(gòu)成本。為保證框架協(xié)議招標(biāo)量貼近公司全年的實(shí)際生產(chǎn)需求，公司人員可根據(jù)目標(biāo)年度的生產(chǎn)計(jì)劃、結(jié)合以往采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)大致預(yù)估出通用物資的需求，同時(shí)公司自身存貨中的安全庫(kù)存量可起到一定緩沖作用，彌補(bǔ)框架協(xié)議招標(biāo)不足的情況。采購(gòu)人員需根據(jù)生產(chǎn)單位上報(bào)的需求制定計(jì)劃，不可脫離現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際需求自行發(fā)揮職能作用。

供應(yīng)商行為管理

框架協(xié)議采購(gòu)模式對(duì)于供應(yīng)商行為管理的要求較高，需要提高供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)的水平。由于企業(yè)內(nèi)大量需求產(chǎn)品只能依托已中標(biāo)的供應(yīng)商，該供應(yīng)商的行為表現(xiàn)如供貨質(zhì)量、供貨時(shí)間、手續(xù)辦理情況等會(huì)嚴(yán)重影響基層生產(chǎn)項(xiàng)目進(jìn)展。企業(yè)與供應(yīng)商維持良好的協(xié)作關(guān)系更容易解決合同內(nèi)未明確的緊急情況以及緊急項(xiàng)目需要供應(yīng)商加急趕工提前出貨、及時(shí)退換殘次品、提供備品備件及技術(shù)支持等問題。維持良好關(guān)系的一個(gè)重要因素是及時(shí)付款，企業(yè)的生產(chǎn)周期較長(zhǎng)，到貨款和投運(yùn)款間隔時(shí)間太久會(huì)影響供應(yīng)商的資金流，目前此問題難以有效解決，供應(yīng)商繼續(xù)貸款來維持公司周轉(zhuǎn)，所以支付周期過長(zhǎng)是供應(yīng)關(guān)系中的主要矛盾點(diǎn)。供應(yīng)商僅關(guān)注年底業(yè)務(wù)指標(biāo)完成情況，而對(duì)于全年的物資供應(yīng)過程不夠重視，造成采購(gòu)合同的履約不夠規(guī)范，造成大量訂單問題在年底集中爆發(fā)，由于過程管理缺失，手續(xù)滯后等問題造成雙方在供貨時(shí)間、價(jià)格上存在分歧。

采購(gòu)流程管理

協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)物資的各個(gè)環(huán)節(jié)均可進(jìn)行查詢，從申請(qǐng)到計(jì)劃，從年度協(xié)議到具體訂單，從采購(gòu)合同到采購(gòu)?fù)瓿珊笪镔Y入出庫(kù)。根據(jù)不同權(quán)限可以實(shí)現(xiàn)對(duì)全公司、各項(xiàng)目部乃至個(gè)人職責(zé)范圍的物資信息進(jìn)行多方位的查詢和統(tǒng)計(jì)。并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中做出相應(yīng)記錄，由各省公司匯總，結(jié)合作記錄不良的供應(yīng)商進(jìn)行考核，屢教不改者將計(jì)入黑名單。在保證產(chǎn)品合格的情況下，更好地保證工程的質(zhì)量。為規(guī)范協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)過程管理，公司項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)提前與供應(yīng)廠家溝通確認(rèn)，對(duì)于產(chǎn)品的詳細(xì)技術(shù)要求、交貨日期、采購(gòu)數(shù)量以及其他特殊需求等，防止對(duì)方因技術(shù)標(biāo)的不明確造成誤生產(chǎn)，減少不必要的設(shè)計(jì)修改，給對(duì)方充足的時(shí)間來確保雙方利益。對(duì)于一些市場(chǎng)供應(yīng)比較充足，而且運(yùn)輸距離比較短的通用材料，企業(yè)可以采取長(zhǎng)期供貨協(xié)議，做到隨用隨供，其中包括鐵塔材料、電纜、導(dǎo)線等的常用通用電力物資。簽署協(xié)議后，建設(shè)單位按實(shí)際需求向企業(yè)申請(qǐng)領(lǐng)用協(xié)議庫(kù)存，供應(yīng)商按照協(xié)議領(lǐng)用量辦理出庫(kù)交貨手續(xù)。簽署協(xié)議后，建設(shè)單位按實(shí)際需求向企業(yè)申請(qǐng)領(lǐng)用框架協(xié)議，供應(yīng)商按照協(xié)議領(lǐng)用量辦理出庫(kù)交貨手續(xù)。

協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)優(yōu)勢(shì)

協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)管理模式簡(jiǎn)化了甲乙雙方的招投標(biāo)工作，保證雙方的長(zhǎng)期合作關(guān)系，賦予雙方一定的靈活度，屬于雙贏的方式。協(xié)議庫(kù)存法的優(yōu)點(diǎn)是對(duì)于甲方可以減少招投標(biāo)次數(shù)，降低采購(gòu)價(jià)格，減少與不同廠家的磨合成本，確保項(xiàng)目及時(shí)得到所需物資。以大批量采購(gòu)價(jià)格取得更優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，并縮短交貨周期，降低自身庫(kù)存具體由采購(gòu)部門計(jì)劃處根據(jù)1年內(nèi)所有常規(guī)工程的需求量進(jìn)行統(tǒng)一招標(biāo)，從而與中標(biāo)廠家簽訂1年的供貨協(xié)議，與供應(yīng)商保持相對(duì)固定的合作。對(duì)于乙方，參與協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)可以保證長(zhǎng)期擁有大量訂單，拿到大筆預(yù)付款為公司周轉(zhuǎn)使用，便于以批發(fā)的價(jià)格購(gòu)買大量低價(jià)的原材料，合理安排生產(chǎn)任務(wù)，平衡營(yíng)銷淡旺季造成的生產(chǎn)力不均情況。供應(yīng)商根據(jù)庫(kù)存協(xié)議自行安排生產(chǎn)通用物資而并不結(jié)算，直到企業(yè)的生產(chǎn)單位生成訂單后直接送往生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，再根據(jù)具體工程進(jìn)行結(jié)算，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的零庫(kù)存，有效降低儲(chǔ)備資金的占有率。由于協(xié)議庫(kù)存年度計(jì)劃體量過于龐大，通常會(huì)按區(qū)域分包進(jìn)行招標(biāo)，而采購(gòu)匹配部門人員會(huì)優(yōu)先按運(yùn)輸距離劃分供應(yīng)商服務(wù)范圍，在一定程度上降低運(yùn)輸費(fèi)用。對(duì)于供應(yīng)商，在節(jié)省大量投標(biāo)費(fèi)用的同時(shí)，不必在全國(guó)范圍內(nèi)送貨，可以通過與運(yùn)輸公司建立長(zhǎng)期合作的方式降低運(yùn)輸成本，從而降低投標(biāo)報(bào)價(jià)。協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)模式成功建立了企業(yè)與供應(yīng)商之間的長(zhǎng)期合作關(guān)系，框架招標(biāo)完成后雙方簽訂1年期限的合作協(xié)議，將至少保證1年內(nèi)雙方可以密切配合。雙方達(dá)成了健康穩(wěn)定的合作關(guān)系，使供應(yīng)商降低招投標(biāo)活動(dòng)的運(yùn)營(yíng)成本，有效降低了公司的物資儲(chǔ)備資金占用，加速企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，減輕了企業(yè)其他生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的資金壓力，在確定的業(yè)務(wù)體量和找到平衡點(diǎn)。長(zhǎng)期穩(wěn)定合作的供應(yīng)商可提供足夠的技術(shù)支持，采取積極有效措施提高產(chǎn)品質(zhì)量，保證生產(chǎn)工作所用物資可靠精良，實(shí)現(xiàn)甲乙雙方的“雙贏“局面。

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作者：賈瑞東 徐菲琳 胡軼龍 刁宏宇 張子偉 單位： 國(guó)網(wǎng)北京市電力公司建設(shè)咨詢公司