教學秘書工作在教育教學管理的特點
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1.1內(nèi)容
教學秘書在高職院校日常教學管理起到上傳下達、聯(lián)系左右的重要的作用，教學秘書的工作質(zhì)量關(guān)系到高職院校的教學管理質(zhì)量。通過教學秘書的服務(wù)工作，可以加強學校教育管理部門和班級以及教師和學生之間的聯(lián)系等。教學秘書擔任著信息傳遞員和加工員的工作，可以反饋教學狀況的信息，傳遞教學質(zhì)量監(jiān)控體系的信息。教學秘書工作從屬教務(wù)處和二級學院的雙重領(lǐng)導(dǎo)，教學秘書負責管理日常教學活動，主要包括：①向教學基層傳遞高職院校的教學管理信息，例如教學秘書需要及時向各個教師傳遞教學改革政策的內(nèi)容。②協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)，完善人才培養(yǎng)的具體計劃。③以高職院校人才培養(yǎng)計劃為基礎(chǔ)，安排各個專業(yè)的教學課程。④制定每個學期不同專業(yè)的教學課標。⑤統(tǒng)計高職院系各種教學教材，有序落實教學工作。⑥負責安排和協(xié)調(diào)期末考試。⑦協(xié)調(diào)安排學生的補考和重修等。⑧審核畢業(yè)生。⑨日常評估和檢查高職院校的教學工作，進一步發(fā)展教學工作。⑩面對各種校園突發(fā)事件，負責協(xié)調(diào)工作人員妥善處理。總之，高職教學秘書的工作是非常復(fù)雜的。
1.2性質(zhì)
高職院校的教學秘書工作性質(zhì)就有個性化特征，第一方面具有輔助性，高職院校的教育目標是培養(yǎng)應(yīng)用型人才，培養(yǎng)應(yīng)用型人才的過程中，需要統(tǒng)一聯(lián)系各種教學因素，教學秘書負責聯(lián)系各種因素，對于高職教學工作起到輔助作用。第二方面具有從屬性，教學秘書的所有工作都要為教學提供服務(wù)，工作目標是促進教學運行，提高教學秩序的穩(wěn)定性。第三方面具有服務(wù)性，教學秘書具有服務(wù)性，不僅要向高職院校領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，同時還要向高職院校的師生提供服務(wù)。
2高職教學秘書工作的特點
2.1全面性
教學秘書是高職院校二級學院管理工作的重點，負責安排教學課程，同時還負責監(jiān)督和控制教學質(zhì)量，組織管理各種實踐教學，甚至也可以評定教師的工作成績，整理和保管學生的學籍檔案等。高職院校教學改革和教學研究等都需要教學秘書的參與，因此教學秘書是高職院校二級學院工作的重要一部分，與高職院校二級學院各個環(huán)節(jié)和部門都具有密切的聯(lián)系。
2.2服務(wù)性
高職院校二級學院教學管理工作關(guān)系到每個教師和學生的切身利益，對于學校二級學院教學工作的各個方面都具有較大的影響，教學秘書需要樹立服務(wù)意識，為廣大的師生提供服務(wù)。教學秘書是高職院校的基本單元，他們直接參與到教學一線工作，因此教學秘書涉及每個教師和每個班級以及每一堂課。同時高職院校工作的主體和核心就是教學秘書，教學秘書的教學工作和教學手段等關(guān)系到高職教研工作的質(zhì)量，高職院校的各個方面都和教學秘書工作具有密切的關(guān)系。
2.3溝通協(xié)調(diào)性
教學秘書負責協(xié)調(diào)高職院校各個部門的工作，配合各項工作的時間，配合行動和數(shù)量。教學秘書協(xié)調(diào)處理多個部門和成員，使其可以相互配合，提高高職院校教學管理工作的效率。教學秘書負責溝通協(xié)調(diào)院系部和教務(wù)處以及各個職能部門，為了巧妙處理各個部門的工作，需要提高教學秘書溝通協(xié)調(diào)能力，準確處理部門之間的工作。
3教學秘書在高職教育教學管理當中的作用
3.1促進教學常態(tài)化發(fā)展
高職教育不斷發(fā)生變化，注重提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，因此高職院校需要創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式，而教學秘書需要協(xié)助和執(zhí)行高職院校的教學管理工作，提升高職教育教學工作的可持續(xù)性，實現(xiàn)常態(tài)化發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，高職教學工作也面臨著轉(zhuǎn)型機遇，教學秘書提升自身素質(zhì)，有利于規(guī)劃高職教學工作，建立成熟的教學方案，落實互聯(lián)網(wǎng)+教學模式。例如構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)+教學模式的過程中，教學秘書需要提供準確的教學信息，利用調(diào)查反饋制定互聯(lián)網(wǎng)教學平臺。通過教學秘書工作，可以加強高職教學工作和社會實踐的聯(lián)系，高職院校的教學目標是培養(yǎng)應(yīng)用型人才，高職院校需要根據(jù)社會發(fā)展情況調(diào)整教學方案，教學秘書負責調(diào)整教學方案，因此教學秘書可以提高高職教育的社會性。
3.2提高教學質(zhì)量
教學秘書需要承擔教學管理職能，利用教學秘書保障高職教學質(zhì)量。首先教學秘書需要全過程監(jiān)督和控制高職教學的整個過程，根據(jù)教學過程中出現(xiàn)的問題，及時進行調(diào)整。教學秘書屬于教學管理人員，需要及時掌握教學過程的缺陷，接受學生和教師對于教學過程的反饋，教學秘書向領(lǐng)導(dǎo)反映建設(shè)性的建議，最終提高高職教學水平。教學秘書需要為教學工作提供服務(wù)，可以增強學生的學習積極性。教學秘書負責溝通學校領(lǐng)導(dǎo)和教師以及學生，教學秘書直接面對著學生，和學生具有密切的聯(lián)系，教學秘書需要參與到課程調(diào)整和教學活動當中，這樣有利于幫助學生學習。開展教學秘書工作有利于提高學生的學習積極性，增強學生的學習激情。
3.3協(xié)調(diào)上下級
教學秘書負責溝通各個職能部門，通過教學秘書和教研室以及教師學生的溝通，落實學校下達的任務(wù)和工作。教學秘書不僅需要檢查評價各位教師的教學成果，同時又要接受學校的監(jiān)督，通過院系的競爭考評。教學秘書在高職院校當中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，可以溝通上下級，暢通各個職能部門的關(guān)系，教學秘書需要保證工作的靈活性和應(yīng)變性，充滿熱情地完成相關(guān)工作。
3.4規(guī)范化管理教學檔案
高職院校在長期發(fā)展過程中形成了教學檔案，教學檔案記錄高職院校的教學過程。教學秘書負責整理和收集教學檔案。因為教學秘書長期處于教育管理的一線，他們熟悉各種基層教育活動，同時又負責溝通上級領(lǐng)導(dǎo)，因此在教學檔案管理當中，教學秘書也發(fā)揮著重要的作用。一方面，教學秘書可以接觸各種教學資源，確定教學信息資源的價值，使教學檔案信息的準確性不斷提升。例如教學秘書可以利用崗位優(yōu)勢，在檔案當中納入教學政策調(diào)整，及時保護各種教學信息。另一方面，因為教學秘書工作面非常廣，涉及很多工作崗位，因此他們非常熟悉各種教學信息資源，這樣有利于教學秘書整合教學信息資源，極大地提升高職檔案管理工作的科學性。
4高職教學秘書隊伍建設(shè)過程中存在的問題
4.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視
在高職教育教學管理工作當中，教學秘書發(fā)揮著不可替代的作用，教學秘書可以保證高職教學的質(zhì)量和效率。當前很多高職院校都設(shè)置了教學秘書的崗位，但是卻不夠重視教學秘書隊伍的素質(zhì)提升，因為高職院校注重培養(yǎng)高素質(zhì)的教學隊伍，輕視管理工作。很多高職院校領(lǐng)導(dǎo)不夠了解教學秘書的重要性，片面地認為教學秘書只需處理一些日常工作，這種錯誤的思想不利于高職教學秘書工作隊伍的發(fā)展。高職院校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視教學秘書崗位的人員配備和考核管理以及學習培訓等方面，這樣極大地降低了高職教學秘書的工作積極性，導(dǎo)致他們?nèi)狈ぷ鲃恿?，不利于順利開展高職教學管理工作。
4.2教學秘書素質(zhì)有待提升
高職教學秘書素質(zhì)參差不齊，高職教學秘書很少是畢業(yè)于秘書專業(yè)，這樣降低了高職教學秘書隊伍的專業(yè)性。針對教學秘書的人員配備，一方面是從事多年的老員工，另一方面是剛剛畢業(yè)上崗的年輕人員，此外還包括身兼兩職的專業(yè)教師。教學秘書來源廣泛，人員流動性也比較大，很多人還沒有熟悉工作環(huán)境就開始轉(zhuǎn)崗，降低了整個高職教學秘書隊伍的穩(wěn)定性。因為高職教學秘書崗位人員配備不充足，無法深入落實各項教學工作，教學秘書工作常常流于表面，不利于順利開展其他教學管理工作。
4.3管理水平比較低
高職院校近些年不斷擴大生源，學生人數(shù)越來越多，這也增加了教學秘書的工作量。教學秘書不僅需要管理教學工作，還要輔助其他行政事務(wù)。教學秘書需要深入了解教學工作流程，協(xié)調(diào)處理學校各部門和師生的關(guān)系，合理安排各種事務(wù)。因此教學秘書還要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，需要熟練使用各種現(xiàn)代化的辦公軟件，這樣才可以落實教學管理工作。因為教學秘書的工作強度非常大，又缺乏培訓機會，導(dǎo)致教學秘書管理水平不斷降低，在日常工作當中很容易出現(xiàn)疏漏。
5建設(shè)高職教學秘書隊伍的建議
我國高等教育近些年高速發(fā)展，帶動了教育功能和教育觀念等方面的轉(zhuǎn)變，因此我們需要重新審視高職院校教育管理工作，在最大程度上滿足社會需求和學生需要，把握當前教學工作的新形勢，因為學生數(shù)量增多，工作量也驟增，教學事務(wù)變得越來越復(fù)雜，因此高職教學秘書需要充分發(fā)揮出工作的主動性和能動性，在實踐工作當中不斷實踐和創(chuàng)造，探索出新的教學管理方式，促進教學改革，增強自身的服務(wù)意識，提高自身素質(zhì)，為高職院校日常工作有序的發(fā)展貢獻自己的力量。
5.1提高教學秘書的自身水平
（1）提高教學秘書的信息資源處理能力：教學秘書的工作內(nèi)容非常復(fù)雜，每天需要處理很多文件和資料等，這些信息資料涉及教學工作的落實情況。而不同資料的時效性和指導(dǎo)性都是不同的，教學秘書需要迅速處理這些資料，分門別類地收藏存檔材料，及時向院系領(lǐng)導(dǎo)匯報，并且要及時通知有關(guān)教師。與此同時，教學秘書需要全面地采集基層反饋信息，及時整理之后向領(lǐng)導(dǎo)匯報，對于教學管理決策作進一步調(diào)整和補充，最大程度地滿足教學需求。（2）提高教學秘書的溝通能力：教學秘書經(jīng)常參加各種高職院校的會議，需要和各種人員交流信息，因此教學秘書需要具備良好的溝通能力，教學秘書總是和各方面人員溝通和交流，為了暢通地溝通，教學秘書需要提高溝通的靈活性和應(yīng)變性，準確地傳遞各種信息。（3）提高教學秘書的協(xié)調(diào)合作能力：教學秘書需要協(xié)調(diào)多個部門和多個成員，需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)，因此教學秘書需要提前做好準備，應(yīng)對各種應(yīng)急情況，避免發(fā)生意外。教學秘書幫助領(lǐng)導(dǎo)處理好各種事務(wù)，才可以順利落實院系工作。（4）提高計算機操作能力：當前各個學校的各個部門都開始利用計算機辦公，逐步實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化綜合學科管理目標。因此教學秘書需要熟練使用計算機，教學秘書處理日常事務(wù)的過程中需要利用計算機技術(shù)，例如可以利用計算機完成教學工作的電子歸檔、管理學生的學習成績、設(shè)置試題庫等。
5.2科學配備教學秘書隊伍
教學秘書在高職院校當中發(fā)揮著重要的作用，再加上教學秘書工作量比較大，因此需要注重教學秘書的能力修養(yǎng)，高職領(lǐng)導(dǎo)需要重視教學秘書工作，給予教學秘書工作更多的人文關(guān)懷，促進教學秘書隊伍穩(wěn)定發(fā)展。高職院校需要優(yōu)化教學秘書隊伍結(jié)構(gòu)，科學配置教學秘書任務(wù)，實現(xiàn)教學秘書工作的量化考核，制定科學的工作標準。高職院?？梢愿鶕?jù)學生比例配備教學秘書數(shù)量，通過科學的設(shè)置教學秘書崗位，才可以有序高效地落實教學秘書工作。高職院校可以引進高素質(zhì)的人才，提高教學秘書隊伍的工作水平，保障高職院校的教學質(zhì)量。
5.3加強培訓
高職院校需要制定配套的制度體系，完善教學秘書隊伍建設(shè)，科學規(guī)劃教學秘書的職業(yè)目標。確定了工作制度之后，教學秘書可以根據(jù)崗位內(nèi)容和職責完成工作，并且可以獲得合理的待遇。此外需要重視績效考評這一方面，恰當?shù)乩眠@一因素，有利于提高教學秘書的工作積極性，根據(jù)學校實際情況建立降級離職，慎重對待教學秘書的特性。同時需要充分尊重每個教學秘書的需求，完善崗位需求，在職稱評定和職務(wù)晉升方面，要保證教學秘書和其他崗位的工作人員擁有同樣的待遇，甚至可以向教學秘書崗位傾斜。例如高職院校應(yīng)該優(yōu)先考慮評聘業(yè)務(wù)能力較強的教學秘書，對待在教學秘書崗位達到一年并且有意向轉(zhuǎn)崗的教學秘書，應(yīng)該優(yōu)先安排轉(zhuǎn)崗，在政策上鼓勵教學秘書工作發(fā)展。此外高職院校要鼓勵教學秘書進行學歷進修，為他們提供良好的學習機會，利用各種制度保障吸引更多的人才從事教學秘書工作。此外可以利用培訓活動等，促使教學秘書接觸更多的相關(guān)人員，這樣有利于高職教學秘書積極學習他人的先進工作經(jīng)驗，使自身管理水平不斷提升。
5.4完善評估和獎勵制度
當前很多教學秘書的工資待遇都比較低，在職務(wù)晉升等方面面臨著很多阻礙，這樣增加了教學秘書隊伍的不穩(wěn)定性，降低了教學秘書的工作積極性，無法提高教學秘書的工作效率。近些年高職院校不斷擴招，這樣也大規(guī)模地調(diào)換了教學管理人員職位，導(dǎo)致教學管理隊伍非常不穩(wěn)定。教學秘書隊伍的穩(wěn)定性關(guān)系到高職院校整體的工作水平，穩(wěn)定教學秘書隊伍，才可以實現(xiàn)高職院校培養(yǎng)應(yīng)用型人才的目標。因此高職院校需要建立科學的評估和獎勵制度，鼓勵教學秘書的工作，使其可以在日常工作當中投入充分的熱情，發(fā)揮出教學秘書的工作積極性和創(chuàng)造性。高職教學秘書工作比較繁雜，他們每天承受著較大的工作壓力，因此高職院校要肯定教學秘書的工作業(yè)績，以高職院校的實際情況為基礎(chǔ)，量化教學秘書的工作，制定科學的薪資標準，利用多勞多得的方式提升教學秘書的工作積極性，保證教學秘書所得報酬符合他們的工作貢獻。
6結(jié)語
在教育改革的背景下，高職院校需要重視教學秘書的工作，拓展教學秘書的服務(wù)職能，滿足高職新常態(tài)發(fā)展的需求。高職教學秘書人員需要應(yīng)對挑戰(zhàn)，提高自身綜合素質(zhì)，在工作崗位上獲得更大的發(fā)展，輔助高職教育系統(tǒng)培養(yǎng)更多的應(yīng)用型人才，為祖國的繁榮發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
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作者：錢麗云 單位：江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學院
