論水利聲像檔案的管理路徑

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聲像檔案是一個(gè)新生事物，整理方法有其獨(dú)特性，例如數(shù)碼照片需要一式三份存檔，一份封存保管一份查閱一份異地保管。但大多基層水電水利單位檔案管理員沒有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的聲像檔案整理培訓(xùn)，在業(yè)務(wù)方面存在以下兩方面的問(wèn)題：1.歸檔不及時(shí)完整。部分聲像檔案制作人員歸檔意識(shí)差，致使基層水利水電單位一些重要的聲像檔案無(wú)法及時(shí)完整歸檔。具體表現(xiàn)在1.現(xiàn)實(shí)操作中，水利聲像采集工作涉及面廣泛，采集人員不固定，很多相關(guān)人員都握有聲像材料，他們大多認(rèn)為拍完錄完攝完后就算完成任務(wù)，歸檔意識(shí)不強(qiáng)。2.一部分聲像檔案制作人員認(rèn)為聲像檔案是自己的作品，可以自行處置。3.一些檔案管理員思想傳統(tǒng)，認(rèn)為聲像材料不是檔案，只有紙質(zhì)文件才算檔案，水電建設(shè)檔案只要有文字、圖表就可以了，聲像檔案則可有可無(wú)。2.文字說(shuō)明混亂。為方便查閱者，聲像檔案整理除了整理檔案本體外，還需要為其配上相關(guān)的文字說(shuō)明，這些文字說(shuō)明主要包括聲像檔案說(shuō)明、采集者姓名和檔案編目等。如一個(gè)光盤的文字說(shuō)明，由光盤包裝盒上注明的事由地點(diǎn)時(shí)間拍攝者，光盤編目和互相參見號(hào)組成。聲像檔案比起傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，其文字說(shuō)明更為繁瑣復(fù)雜，其要求也更高。一些基層水利聲像檔案的文字說(shuō)明十分混亂，原因一方面是作為新興產(chǎn)業(yè)，聲像檔案分類本身比較混亂。另一方面是基層管理者對(duì)新業(yè)務(wù)不熟悉，沒有熟練掌握相關(guān)技能。

水利聲像檔案的記錄載體主要是錄音錄像帶等磁性材料和光盤等感光材料，這些載體一方面具有體積小、存儲(chǔ)量大，便于攜帶保存和利用的功能，另一方面也因?yàn)槠涮厥獠馁|(zhì)，對(duì)保管提出了更為苛刻的要求。但是目前很多檔案保管不科學(xué)，主要表現(xiàn)為：1.保管條件不合格。受記錄載體特殊材質(zhì)所限，聲像檔案保管條件要求比傳統(tǒng)文字檔案更嚴(yán)格。但是目前基層水利單位檔案保管條件普遍不合格，大多是將聲像檔案同其他文件檔案一同混存在文書柜中，沒有任何防磁防光等聲像檔案所必須的保存條件。這種簡(jiǎn)陋保管條件下，一些聲像檔案壽命受損，如照片褪色變黃、底片曝光變質(zhì)和光盤受潮無(wú)法讀取，重要記錄丟失。2.定期復(fù)檢頻率低聲像檔案材質(zhì)的特殊性決定其損耗率超過(guò)紙質(zhì)檔案，如光盤每讀取一次就磨損一次，錄音帶每查看一次就消一點(diǎn)兒磁，為了滿足人們查閱，管理者需要定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行復(fù)檢。但多數(shù)基層聲像檔案管理部門對(duì)定期復(fù)檢聲像資料沒概念，采取放任自流的態(tài)度，不檢查也不維護(hù)。

加強(qiáng)水利聲像檔案管理的幾點(diǎn)思考：

（一）大力宣傳，增強(qiáng)聲像檔案管理意識(shí)加強(qiáng)聲像檔案管理首先要積極爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)支持，加大聲像檔案宣傳力度，改變水利單位重建設(shè)輕檔案，重文字輕聲像的傳統(tǒng)思想，為聲像檔案管理營(yíng)造出良好的工作氛圍。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)多種激勵(lì)手段促使各部門工作人員積極參與到素材收集、歸檔、整理和利用的具體管理工作中，讓他們切實(shí)意識(shí)到聲像檔案方便、快捷、直觀等好處，從而增強(qiáng)聲像檔案管理意識(shí)。

（二）嚴(yán)格管理，制作標(biāo)準(zhǔn)化管理流程為解決歸檔不及時(shí)完整、文字說(shuō)明混亂、定期復(fù)檢頻率低這些問(wèn)題，有關(guān)部門要制定標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，嚴(yán)格管理聲像檔案各個(gè)步驟。根據(jù)工作需要，對(duì)水利聲像檔案的收集范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)限和移交程序作出量化規(guī)定；明確聲像檔案日常管理、借閱程序；永久保存的聲像檔案定期復(fù)檢，移交上級(jí)檔案管理部門。完善管理和檢查機(jī)制，確保聲像檔案管理工作落到實(shí)處。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高聲像檔案管理水平1.聲像檔案既有傳統(tǒng)型文字檔案的管理要求，又有聲音和圖像檔案管理的特殊要求，水利部門應(yīng)該加大對(duì)水利聲像檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合水利聲像檔案制作案例培養(yǎng)專兼職攝影和編輯技術(shù)人員。2.吸收引進(jìn)優(yōu)秀專業(yè)人員，提高系統(tǒng)內(nèi)聲像檔案管理水平。

（四）妥善保管，加大聲像檔案利用率聲像檔案載體多是由磁性材料和光學(xué)材料制成，為保障聲像檔案正常使用壽命，其存放環(huán)境必須防日光和紫外線、防磁、防震，溫度需控制在十四至二十四攝氏度，24小時(shí)內(nèi)溫度變化不超過(guò)百分之三，濕度變化不超過(guò)百分之五。聲像檔案管理的最終目的是為了使用，檔案管理部門要抓住時(shí)機(jī)，利用聲像檔案制作專題畫冊(cè)、主題宣傳片等多種宣傳材料，更生動(dòng)直觀地宣傳水利事業(yè)建設(shè)發(fā)展的成就，使全社會(huì)更深入了解水利工程，支持水利工程。

實(shí)際操作中，水利聲像檔案管理目前還存在著種種問(wèn)題，如因檔案意識(shí)淡薄錯(cuò)過(guò)記錄重大歷史時(shí)間；因技術(shù)不達(dá)標(biāo)影響檔案制作；因保管不科學(xué)造成檔案損壞等。但隨著現(xiàn)代化水利工程的發(fā)展，聲像檔案一定會(huì)越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于水利部門的各個(gè)領(lǐng)域，為水利研究和宣傳工作立下汗馬功勞。面向未來(lái)，我們必須要加大聲像檔案宣傳力度，提高水利聲像檔案意識(shí)，掌握對(duì)聲像檔案特殊材質(zhì)的管理方法，大大提高水利聲像檔案的利用率，為我國(guó)水利事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供更多動(dòng)力。（本文作者：鄧天梅、蘇蓉、孟誼 單位：湖北省漳河工程管理局）