社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問題及對(duì)策

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摘要：完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是全民社會(huì)保險(xiǎn)制度的基本要求。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是在辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的第一手資料，具有很強(qiáng)的法律意義，它是國家檔案資源的重要構(gòu)成部門。本文立足于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀，分析了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中存在的問題，并提出了幾點(diǎn)具有針對(duì)性的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；保險(xiǎn)事業(yè)；問題；對(duì)策

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民物質(zhì)文化生活水平不斷提高，社會(huì)保險(xiǎn)制度引起了國家和社會(huì)的重視。建立全民社會(huì)保險(xiǎn)制度，是對(duì)當(dāng)前我國社會(huì)保障體系的不斷完善。它有利于提高人民的就醫(yī)水平，解決“沒錢看病、看不起病”的難題；同時(shí)能夠提高人民的生活水平，有效促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，保障社會(huì)的安全和穩(wěn)定。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案的內(nèi)涵和特點(diǎn)

（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案的內(nèi)涵

作為國家檔案重要部分的社會(huì)保險(xiǎn)檔案，是企事業(yè)單位以及各種社會(huì)團(tuán)體為自己?jiǎn)T工所繳納和辦理的各種保險(xiǎn)的統(tǒng)稱。通過社會(huì)保險(xiǎn)，不僅能夠看出員工上保險(xiǎn)的種類、時(shí)間以及繳納費(fèi)用，而且保險(xiǎn)關(guān)系的變動(dòng)和接轉(zhuǎn)能夠充分反映員工的職業(yè)生涯，由此了解到員工工作變更以及整體的待遇情況?？梢?，社會(huì)保險(xiǎn)檔案具有研究?jī)r(jià)值，需要對(duì)其進(jìn)行妥善保管。一般來說，社會(huì)保險(xiǎn)是以工作者所在的組織為單元進(jìn)行集中管理，社會(huì)保險(xiǎn)可以歸檔為政策依據(jù)類、業(yè)務(wù)憑證類、結(jié)算賬卡類、統(tǒng)計(jì)報(bào)表類、離退休人員社會(huì)化管理類、電子檔案類等6大類。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案具有自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，社會(huì)保險(xiǎn)檔案所涵蓋的人群范圍十分廣泛。盡管目前我國社會(huì)保險(xiǎn)主要維護(hù)城市職工養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、就業(yè)以及失業(yè)等權(quán)利，但隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國社會(huì)保險(xiǎn)保障制度將保障人群逐漸向農(nóng)村人口進(jìn)行擴(kuò)展。第二，社會(huì)保險(xiǎn)檔案并不是一成不變的，它隨著職工工作關(guān)系以及工資增減的變動(dòng)而產(chǎn)生相應(yīng)的動(dòng)態(tài)變化。如醫(yī)療保險(xiǎn)，居民看病產(chǎn)生的費(fèi)用變化會(huì)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案中有所體現(xiàn)并被及時(shí)記錄。第三，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的辦理對(duì)象是每個(gè)個(gè)體，一旦公民參加社會(huì)保險(xiǎn)，其參保信息便會(huì)單獨(dú)形成一個(gè)檔案作為原始憑證加以保存，其會(huì)伴隨公民一生，保險(xiǎn)檔案為其提供記錄、管理以及各種其他服務(wù)，使公民個(gè)人能夠終身受益。第四，社會(huì)保險(xiǎn)檔案無論是記錄、管理、繳費(fèi)還是變更都有一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在辦理社會(huì)保險(xiǎn)的過程中，必須嚴(yán)格遵守和按照規(guī)章制度辦事，平等對(duì)待每位職工，規(guī)范辦理流程。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中存在的問題

（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中存在不規(guī)范現(xiàn)象

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中的不規(guī)范現(xiàn)象影響著保險(xiǎn)事業(yè)的健康發(fā)展。當(dāng)前國民對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)制度認(rèn)識(shí)不充分，這直接導(dǎo)致了社會(huì)保險(xiǎn)檔案的受重視程度較低。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是在公民辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的對(duì)被保險(xiǎn)人的個(gè)人信息等基本資料的記錄，作為第一手資料，具有較強(qiáng)的法律效力。然而，普通公民并不能深刻認(rèn)識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)檔案的重要性，從而導(dǎo)致了社會(huì)保險(xiǎn)檔案的收集存在一定困難。由于全民社會(huì)保險(xiǎn)制度是國家近些年來出臺(tái)的一項(xiàng)新政策，因此，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理過程中難免存在管理制度不健全、缺乏管理經(jīng)驗(yàn)、沒有管理經(jīng)驗(yàn)可以借鑒等管理問題。同時(shí)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理缺乏相應(yīng)配套的硬件與軟件設(shè)施，社會(huì)保險(xiǎn)辦理機(jī)構(gòu)較多，難以形成統(tǒng)一的卷宗管理規(guī)范，這些均導(dǎo)致了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中不規(guī)范現(xiàn)象的產(chǎn)生。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中缺乏健全的管理規(guī)范

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中缺乏健全的管理規(guī)范，同樣阻礙著保險(xiǎn)事業(yè)的健康順利發(fā)展。社會(huì)保險(xiǎn)涉及公民生活的多個(gè)方面，在當(dāng)前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系中，社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在不同的部門辦理的現(xiàn)象，因此同一公民的檔案可能屬于不同類型。這就造成了同一公民的社會(huì)保險(xiǎn)檔案分屬于不同的業(yè)務(wù)部門，由不同的規(guī)范進(jìn)行管理，這不利于檔案資料的查找，給社會(huì)保險(xiǎn)檔案的查詢?cè)黾恿撕艽蟮睦щy。如衛(wèi)生經(jīng)辦機(jī)構(gòu)保存公民的基本醫(yī)療保險(xiǎn)的相關(guān)檔案，民政部門管理著公民社會(huì)保障等方面的檔案，保險(xiǎn)公司保存公民個(gè)人選購的其他類型保險(xiǎn)檔案資料。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理缺乏健全的管理規(guī)范，這造成了社會(huì)資源的浪費(fèi)，使得社會(huì)保障體系存在很多缺陷。當(dāng)前，國家尚未對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的歸檔、管理等做出統(tǒng)一的管理規(guī)范要求。相關(guān)部門應(yīng)制定政策，在全國范圍內(nèi)形成一個(gè)統(tǒng)一的、連貫的管理規(guī)范，使各保險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門與經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)檔案資料共享，使公民保險(xiǎn)檔案資料信息化。

三、促進(jìn)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的策略

（一）提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，促進(jìn)保險(xiǎn)事業(yè)健康順利發(fā)展，應(yīng)當(dāng)注重提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。由于社會(huì)保險(xiǎn)涉及的種類繁多，這直接加重了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理任務(wù)，這就要求社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，以保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案分類的準(zhǔn)確與保管水平。當(dāng)前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員整體素質(zhì)較低，文化知識(shí)水平不高，甚至存在大量兼職現(xiàn)象，這嚴(yán)重影響著社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理質(zhì)量。社會(huì)保險(xiǎn)檔案關(guān)系到公民人事變動(dòng)后的保險(xiǎn)延續(xù)和公民基本的人身醫(yī)療保險(xiǎn)等多方面，保存好第一手的社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料具有重要的意義。針對(duì)當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員素質(zhì)水平參差不齊的現(xiàn)象，相關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)部門應(yīng)當(dāng)積極采取措施對(duì)該問題加以彌補(bǔ)，如引進(jìn)具有檔案資料管理知識(shí)的專業(yè)人員，同時(shí)對(duì)當(dāng)前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，以提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的體系化、科學(xué)化，促進(jìn)保險(xiǎn)事業(yè)的健康發(fā)展。

（二）提高對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的重視程度

完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，促進(jìn)保險(xiǎn)事業(yè)健康順利發(fā)展，最關(guān)鍵的是要提高國家、相關(guān)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理部門、公民等相關(guān)各方對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到管理好社會(huì)保險(xiǎn)檔案的重要意義。相關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)加大本單位工作人員對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，使工作人員在工作過程中重視對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理，并在業(yè)務(wù)辦理過程中向公民灌輸重視社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的重要意識(shí)，以降低第一手社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的收集難度，提高公民和社會(huì)保險(xiǎn)從業(yè)人員對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的保護(hù)與重視。同時(shí)，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料管理的人力、物力和財(cái)力的投入，設(shè)置專門的社會(huì)保險(xiǎn)檔案存放室，并根據(jù)本單位保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理部門的結(jié)構(gòu)制定統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范，按照一定的規(guī)律對(duì)公民社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料進(jìn)行管理，要求相關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于國家檔案資料管理的相關(guān)文件、辦法，實(shí)現(xiàn)同一單位內(nèi)部的社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化，降低社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的查詢難度，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的查詢效率，促進(jìn)保險(xiǎn)事業(yè)的順利發(fā)展。

（三）健全社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制

沒有規(guī)矩不成方圓。為了進(jìn)一步規(guī)范和確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理有法可依，相關(guān)部門必須加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)規(guī)章制度的制定和完善力度，在參考《檔案法》以及《保密法》等的基礎(chǔ)上，科學(xué)合理的對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)行大綱分類，并嚴(yán)格規(guī)定社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保管期限，統(tǒng)一規(guī)范辦理流程，以便構(gòu)建健全的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作能夠有法可依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。在對(duì)每大類別的社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)行整理、保管和移交存檔時(shí)，都必須嚴(yán)格程序，集中統(tǒng)一管理檔案日常管理中所形成的報(bào)表、賬本、圖表等文書材料，明確各個(gè)部門之間的具體責(zé)任，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，盡量減少重復(fù)交叉管理，避免造成資源浪費(fèi)，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的效率和質(zhì)量。

（四）實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化

完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，促進(jìn)保險(xiǎn)事業(yè)健康順利發(fā)展，這要求保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理部門將公民的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化、信息化。隨著當(dāng)今時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的普遍提高，網(wǎng)絡(luò)已滲透到公民日常生活中的方方面面，人們的生活離不開網(wǎng)絡(luò)。實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化，有利于減少社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的存儲(chǔ)空間，便于公民隨時(shí)查詢，以及各社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的信息資源實(shí)時(shí)共享。同時(shí)，將公民的社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料上傳到網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化、信息化，既可以提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的利用效率，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的工作效率，又可以降低紙質(zhì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的磨損程度，可以使紙質(zhì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案保存更持久，以促進(jìn)保險(xiǎn)事業(yè)的健康發(fā)展。

四、總結(jié)

完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理制度，可以有效促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的健康發(fā)展。當(dāng)前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作實(shí)施過程中仍存在一些不規(guī)范的管理現(xiàn)象，我國尚未形成統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范，這不利于社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的順利發(fā)展。然而，社會(huì)保險(xiǎn)工作部門可以通過提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、提高對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的重視程度以及數(shù)字化社會(huì)保險(xiǎn)檔案來對(duì)當(dāng)前管理中的缺陷加以彌補(bǔ)。

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作者：程力 單位：吉林省社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局