企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制問題與對策

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1A集團(tuán)五險(xiǎn)一金的管理歷史及相關(guān)情況介紹

A集團(tuán)原來的五險(xiǎn)一金管理分別由三個部門負(fù)責(zé)，即養(yǎng)老保險(xiǎn)和失業(yè)保險(xiǎn)由集團(tuán)公司人力資源部所屬的礦區(qū)社會保險(xiǎn)公司管理，醫(yī)療保險(xiǎn)和工傷保險(xiǎn)由集團(tuán)公司衛(wèi)生管理部所屬的醫(yī)療統(tǒng)籌中心和工傷保險(xiǎn)科管理，A集團(tuán)房地產(chǎn)管理中心負(fù)責(zé)住房公積金管理。按照山西省關(guān)于分離企業(yè)辦社會職能有關(guān)文件精神，2018年6月，××職工醫(yī)保信息已正式并入市級統(tǒng)籌信息管理，參保職工正式啟用社保卡看病就醫(yī)并實(shí)現(xiàn)本地及部分異地定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)就醫(yī)直接結(jié)算。2018年年底，醫(yī)療保險(xiǎn)將完全實(shí)現(xiàn)規(guī)范納入。6月26日，A集團(tuán)和當(dāng)?shù)刈》抗e金中心就《A集團(tuán)住房公積金管理機(jī)構(gòu)移交接收協(xié)議》基本達(dá)成共識。對現(xiàn)實(shí)狀況進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)A集團(tuán)公司有以下問題：（1）具有管理職能的部門或人員不具備單一、簡練的特性，在某些地方存在不必要的重合，導(dǎo)致A集團(tuán)公司管理機(jī)構(gòu)較為臃腫，效率低下，責(zé)任不明確，特別是A集團(tuán)職工醫(yī)療保險(xiǎn)、住房公積金移交地方統(tǒng)籌管理后，機(jī)構(gòu)工作人員編制、分工和經(jīng)辦機(jī)構(gòu)性質(zhì)一直未明確，影響正常業(yè)務(wù)開展；（2）A集團(tuán)公司的管理處于較為分散的狀態(tài)，這種分散為管理帶來了更多問題，例如，不利于A集團(tuán)公司內(nèi)部協(xié)調(diào)，阻遏了信息傳遞、削弱了信息價值，增加了管理難度。為貫徹落實(shí)國家社會保險(xiǎn)費(fèi)用征收體制改革的有關(guān)規(guī)定，實(shí)施五險(xiǎn)一金專業(yè)化管理，根據(jù)××董字[2018]20號文件，成立了A公司社會保險(xiǎn)管理中心。承擔(dān)集團(tuán)公司全民工、勞務(wù)工、農(nóng)合工的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、年金、住房公積金的業(yè)務(wù)經(jīng)辦及集團(tuán)公司全部員工五險(xiǎn)一金的監(jiān)管職責(zé)和統(tǒng)計(jì)。通過上述工作，使各險(xiǎn)種實(shí)現(xiàn)相對分立卻不完全獨(dú)立，保持配合卻不互相干擾，處于一種有利于相關(guān)工作開展的分立、互相監(jiān)督狀態(tài)，以此形成相關(guān)工作的良性循環(huán)、順利推進(jìn)，既節(jié)省參保單位和經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的成本，也可以為所有參保個人提供更加方便、快捷的“一站式”服務(wù)，進(jìn)一步提高集團(tuán)公司社會保險(xiǎn)經(jīng)辦管理服務(wù)效能。

2結(jié)合上述介紹，對企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層內(nèi)部控制問題與對策進(jìn)行探討

2.1內(nèi)部控制存在的問題。內(nèi)部控制的實(shí)施對象多為某一單位或企業(yè)，其作用是通過內(nèi)部控制能效發(fā)揮實(shí)現(xiàn)這一單位或企業(yè)的控制目標(biāo)，而在內(nèi)部控制發(fā)揮能效過程中，多需借助制度制定，以此保證內(nèi)部控制的貫徹落實(shí)，借此影響單位或企業(yè)從內(nèi)部得到控制，削弱企業(yè)或單位在進(jìn)行各項(xiàng)活動時的風(fēng)險(xiǎn)影響及降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率。對社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層而言，內(nèi)部控制主要作用有三點(diǎn)，一是保證社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層的各項(xiàng)活動合法合規(guī)，二是可實(shí)現(xiàn)內(nèi)部有價值信息高速流通，三是使貪腐失去滋生條件，上述三點(diǎn)對保障社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層服務(wù)能力和質(zhì)量皆有較大意義。內(nèi)部控制五要素有內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、信息系統(tǒng)與溝通、內(nèi)部監(jiān)督、內(nèi)部控制活動。A集團(tuán)社會保險(xiǎn)管理中心作為企業(yè)內(nèi)部的社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，更多的角色是上傳下達(dá)，匯總業(yè)務(wù)進(jìn)行申報(bào)處理。A集團(tuán)社保中心內(nèi)控總體來說還不錯，但在下列幾個方面還存在缺陷。2.1.1未能完全做到不相容職務(wù)相分離。目前基層各單位社保辦事處分管的具體業(yè)務(wù)較多，存在社會保險(xiǎn)費(fèi)的征繳，及養(yǎng)老保險(xiǎn)金、醫(yī)療保險(xiǎn)金、工傷保險(xiǎn)金、生育保險(xiǎn)金、失業(yè)保險(xiǎn)金的支付以及人員信息的維護(hù)、社?？ǖ墓芾淼鹊?。社會保險(xiǎn)費(fèi)的基數(shù)核定、個人賬戶業(yè)務(wù)辦理、失業(yè)保險(xiǎn)金業(yè)務(wù)、喪撫費(fèi)結(jié)算、退休審批、退休養(yǎng)老金發(fā)放、退休待遇審批等基本上由單人獨(dú)立負(fù)責(zé)。由于基層社保辦事處人員有限，一般也就3-4人，通常一人分管多項(xiàng)具體業(yè)務(wù)，對具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分工時往往依據(jù)工作量的大小，不能完全做到不相容職務(wù)相分離。例如：職工社會保險(xiǎn)費(fèi)的征繳、報(bào)表處理、系統(tǒng)記賬為同一人，職工醫(yī)療的征繳、信息的維護(hù)、醫(yī)療費(fèi)的報(bào)銷由同一人負(fù)責(zé)，所有業(yè)務(wù)人員都有信息修改及維護(hù)的權(quán)限等等。如：某單位對職工辦理退休手續(xù)時，存在同名的兩個人，由于業(yè)務(wù)人員審核不嚴(yán)，社保號輸錯，造成張冠李戴，導(dǎo)致后續(xù)一系列的問題。如果將上述業(yè)務(wù)由不同的人員擔(dān)任，對這種錯誤行為就能及時發(fā)現(xiàn)并制止。2.1.2未實(shí)行嚴(yán)格的授權(quán)審批控制。在企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層活動中，工作人員必須肩負(fù)自身職責(zé)，為使各人員肩負(fù)的職責(zé)表現(xiàn)更加清晰，各項(xiàng)社保業(yè)務(wù)需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核、簽字。在這個過程中的多數(shù)時候，滿足條件皆可履行授權(quán)審批控制，但在某些情況下，斟酌考量后卻不予執(zhí)行。如：企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層活動中的重要報(bào)表不合格，比如報(bào)表上沒有領(lǐng)導(dǎo)簽字審批；信息的維護(hù)不是由專人負(fù)責(zé)，每個業(yè)務(wù)人員都可對信息進(jìn)行維護(hù)，不利于分清責(zé)任；系統(tǒng)操作權(quán)限也是如此，雖然書面規(guī)定了每個人權(quán)限，但真正操作起來，就未嚴(yán)格執(zhí)行。臨時授予每人操作權(quán)限或借用他人工號進(jìn)行業(yè)務(wù)處理未經(jīng)書面授權(quán)或登記，發(fā)生錯誤時也經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。2.2加強(qiáng)內(nèi)部控制管理的對策。2.2.1不相容職務(wù)分離控制。以集團(tuán)公司社會保險(xiǎn)管理中心成立為契機(jī)，在規(guī)模大、人數(shù)多的二級單位增加相應(yīng)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和人員編制，配備社保專職人員，實(shí)行社保工作專業(yè)化管理；單位在設(shè)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)時，首先要將相關(guān)的崗位和職務(wù)的工作內(nèi)容、崗位職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整理，然后在內(nèi)部進(jìn)行討論，聽取采納合理化建議，既理順了業(yè)務(wù)流程，又恰當(dāng)?shù)貙?shí)現(xiàn)了職責(zé)控制。尤其是在結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜、人員規(guī)模較大的企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層，必須重視“不相容職務(wù)分立控制”原則。為此，應(yīng)當(dāng)注意以下：企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層工作人員數(shù)目，應(yīng)當(dāng)結(jié)合基層需求、業(yè)務(wù)需求與企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)職務(wù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理安排，需清楚意識到人數(shù)過多可能造成企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)整體臃腫，而人數(shù)過少不利于不相容職務(wù)分立控制的實(shí)現(xiàn)。在工作人員數(shù)目合理后，對相應(yīng)崗位的工作內(nèi)容、權(quán)限與責(zé)任進(jìn)行明確劃分，使各崗位保持相對獨(dú)立、形成相互協(xié)作與監(jiān)督，即實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)分離控制。例如：社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層某業(yè)務(wù)的執(zhí)行與該業(yè)務(wù)的審核，這兩部分工作應(yīng)當(dāng)由不同人員執(zhí)行，且對不同人員的職責(zé)進(jìn)行清晰劃分，執(zhí)行環(huán)節(jié)與審核環(huán)節(jié)中的某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，即可馬上找出對應(yīng)負(fù)責(zé)人。另外，若企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)規(guī)模較小，出于效率、利益等多種考量，在工作人員較少的情況下實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)相分離較難，此時可引入補(bǔ)償性控制措施。2.2.2實(shí)行授權(quán)審批控制。在企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層活動中，各社保業(yè)務(wù)辦理時需經(jīng)規(guī)定程序授權(quán)批準(zhǔn)，此過程必須明確各人權(quán)限嚴(yán)格施行。每項(xiàng)業(yè)務(wù)必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后才能報(bào)上級部門，在特殊情況、特定條件下辦理例外事項(xiàng)要經(jīng)過特別授權(quán)，并履行必要的程序。這樣既有利于規(guī)范業(yè)務(wù)程序，更能分清責(zé)任，做到責(zé)、權(quán)、利相統(tǒng)一。

3結(jié)束語

綜上所述，結(jié)合A集團(tuán)五險(xiǎn)一金的管理歷史及相關(guān)情況介紹，企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層內(nèi)部控制中存在不相容職務(wù)分離問題、授權(quán)審批控制執(zhí)行問題，對于這些問題可采用合理安排工作人員數(shù)目、職責(zé)清晰劃分、嚴(yán)格遵照規(guī)定程序等措施進(jìn)行內(nèi)部控制進(jìn)行加強(qiáng)，以此保證企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層內(nèi)部控制效能，使企業(yè)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基層工作保持穩(wěn)定、秩序、高效。

參考文獻(xiàn)

[1]王芳.淺談社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制管理制度的完善[J].會計(jì)師，2019（14）：50-51.

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作者:范首亮 單位:陽泉煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司社會保險(xiǎn)管理中心