信息化醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理控制

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摘要：在當(dāng)前醫(yī)院經(jīng)營管理過程當(dāng)中，需要相關(guān)的工作人員能夠高度重視人事檔案管理工作，人事檔案管理工作屬于醫(yī)院管理過程當(dāng)中不可忽視的、重要的一大部分，同時也是醫(yī)院干部隊伍建設(shè)以及人才選拔工作的重要基石。為了提高人事檔案管理工作水平和工作質(zhì)量，需要實現(xiàn)檔案信息化管理，要求我國檔案行政管理部門進行統(tǒng)一組織和規(guī)劃，要在檔案管理工作開展的過程中加強現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛運用。

關(guān)鍵詞：信息化手段；醫(yī)院人事檔案；精細(xì)化管理；控制

目前，醫(yī)院要對檔案信息資源進行合理科學(xué)的管理處置，要通過采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)實現(xiàn)科學(xué)有效人事檔案管理，切實保障醫(yī)院人事檔案工作真實性、全面性以及時效性。與此同時，還應(yīng)當(dāng)以網(wǎng)絡(luò)化以及信息化作為突破口針對于人事檔案管理模式實施大力改革，這對于醫(yī)院來講是一項不可忽視重點任務(wù)。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

針對醫(yī)院人事檔案進行分析，具有憑證性以及唯一性的特點，在目前醫(yī)院人事檔案管理工作開展的過程中，通常都是采取紙質(zhì)檔案的模式，這樣的情況下無法全面以及動態(tài)化的對信息進行充分地反映，同時，也無法實現(xiàn)人事檔案信息資料的全方位共享。在醫(yī)院人事檔案管理工作開展的過程中日益暴露出諸多的問題。另外，目前醫(yī)院人事流動相對大，若是缺乏相對健全以及完善人事檔案材料將勢必會對人事審核工作造成諸多阻礙和影響。針對于醫(yī)院信息管理進行分析，其屬于新興專業(yè)，并且涉及到了諸多科學(xué)門類，專業(yè)跨度性也比較大。在人事檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，相關(guān)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)直接關(guān)系到人事檔案管理的效果和質(zhì)量。在當(dāng)前醫(yī)院實施檔案管理工作的過程當(dāng)中，還依然存在著臨時安排人員、兼職人員以及非專業(yè)人士負(fù)責(zé)，所以，目前醫(yī)院人事檔案管理工作難以達到理想的效果，還嚴(yán)重存在著應(yīng)付敷衍的不良現(xiàn)象。

二、信息化管理必然性

1.醫(yī)院對人事檔案信息資源利用效率越來越高最近幾年，需要針對人事檔案信息資源加以充分地利用，不僅僅需要相關(guān)的工作人員能夠?qū)τ诖罅康募堎|(zhì)檔案文件進行充分研究，更需要給目前檔案工作人員提供更加多樣化專題服務(wù)。在檔案管理工作的過程當(dāng)中，若依然采取傳統(tǒng)的手段，已經(jīng)無法適應(yīng)時展潮流，在當(dāng)前的時代背景之下，更加需要加強計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，通過電子文件的形式進一步地優(yōu)化檔案管理工作。

2.傳統(tǒng)人事檔案管理方式已無法滿足醫(yī)院要求針對目前我國大部分醫(yī)院人事檔案管理工作實際情況進行分析，目前在檔案管理工作開展的過程當(dāng)中還依然采取傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，這種情況之下無法適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院流動性大問題。針對目前國內(nèi)人事工作的實際情況進行分析，由于人事檔案利用率低，并且利用范圍比較小，保密性強，傳統(tǒng)模式之下，檔案管理利用制度已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)現(xiàn)實需要，所以目前就需要切實保障人事檔案利用可以逐步延伸到整個醫(yī)療體系當(dāng)中，這對于人事檔案管理工作具有重大的價值和意義。

3.傳統(tǒng)人事檔案管理方式反映歷史問題多針對于傳統(tǒng)人事檔案管理模式進行分析，其主要是反映歷史問題較多，反映現(xiàn)實問題較少，如集中體現(xiàn)在反映員工近期思想動態(tài)、學(xué)術(shù)水平、工作實際以及相關(guān)方面材料，但是無法對員工整體的變化發(fā)展情況進行充分的了解，嚴(yán)重的缺乏時效性。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理深化改革的過程當(dāng)中，需要進一步的加強醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作，只有這樣才能夠保障人才實現(xiàn)合理優(yōu)化配置，同時也可以讓人才實現(xiàn)合理的流動，這樣才能夠讓人才隊伍素質(zhì)得到進一步提升，有利于相關(guān)工作人員對于人才進行正確的利用，同時也有利于對于人才進行全方位考察和了解。

三、信息化手段的實施提高了醫(yī)院人事檔案管理

優(yōu)勢在當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的過程當(dāng)中，運用信息化手段具有諸多的優(yōu)勢，能夠顯著的提高人事檔案管理質(zhì)量以及管理效率，同時保障檔案信息共享性和時效性，還能夠大幅度的縮減人事檔案管理整體成本，具有較良好經(jīng)濟效益和社會效益。

1.提高人事檔案管理效率對于當(dāng)前的計算機來講，其運算速度較快，并且自動化水平較高。醫(yī)院人事檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，通過加強計算機技術(shù)的利用能夠全面準(zhǔn)確及快速對存檔人員信息進行反應(yīng)，同時也可以有效避免紙質(zhì)檔案模式之下勞動力過度浪費以及抄寫失誤的問題，能夠大幅度的縮減管理成本，提高檔案管理工作水平和工作質(zhì)量。在當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)部，需要加強醫(yī)院人事檔案信息的廣泛利用，通過醫(yī)院人事檔案信息可以為目前醫(yī)院提供大量的人才資料，通過采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計算機技術(shù)也可以對于人事信息進行分析，還能夠針對各類人才信息進行科學(xué)有效歸類和收編，能夠讓不同醫(yī)院人事資源信息實現(xiàn)良好共享，還有助于對人才資源進行合理科學(xué)分配及利用。

2.提高人事檔案信息時效性以及共享性在當(dāng)前需要通過加強信息化技術(shù)的應(yīng)用促使人事檔案管理工作成本得到進一步縮減，提高檔案管理工作效率及工作質(zhì)量，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，切實保障檔案資料的完整性、齊全性和安全性。

3.降低人事檔案管理成本對于當(dāng)前的醫(yī)院來講，在針對于人事檔案進行信息化管理的過程當(dāng)中，首先，要求醫(yī)院進一步的加強傳統(tǒng)模式的改革力度，促進檔案工作的進一步發(fā)展和完善。其次，因為人事檔案涉及到了醫(yī)院內(nèi)部重要的個人信息資料，所以工作人員需要具備較高的政治素質(zhì)以及良好的業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院屬于高技術(shù)人才流動比較頻繁單位，所以在檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，需要選擇具備較強工作責(zé)任心人員來開展工作，并且需要進一步提高檔案管理意識和管理水平。目前，檔案管理的過程當(dāng)中，也需要針對檔案管理人員加強培訓(xùn)和進修工作，只有這樣才能夠為醫(yī)院建立思想素質(zhì)高以及業(yè)務(wù)水平良好的人事檔案管理團隊，提高醫(yī)院人事檔案管理水平和管理質(zhì)量。

四、對策

在當(dāng)前，為了有效促使醫(yī)院人事檔案實現(xiàn)精細(xì)化控制和管理，需要采取合理及科學(xué)的措施，需要建立健全檔案管理制度，還需要構(gòu)建深層次以及全方位醫(yī)院管控模式，與此同時，要進一步完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫等等。

1.建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫在當(dāng)前，醫(yī)院需要針對人事檔案管理工作進一步加強完善，要實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，針對于人事檔案進行信息化管理過程當(dāng)中所采用的技術(shù)主要包括了安全保密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)。通過利用電子計算機作為基礎(chǔ)可以構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，這樣具備了傳統(tǒng)模式之下檔案管理所不具備海量的存儲空間，同時也可以全方位記錄醫(yī)療專業(yè)人才信息，能夠?qū)τ诓煌瑣徫?、不同工作人員的工作業(yè)績進行公正以及客觀化的反映，還能夠為當(dāng)前醫(yī)院工作人員考評工作奠定良好的基礎(chǔ)。另外，對于當(dāng)前計算機硬件系統(tǒng)而言，若是一旦癱瘓將會造成重大的信息丟失，所以，目前在醫(yī)院信息檔案管理過程當(dāng)中需要構(gòu)建安全保障體系，避免網(wǎng)絡(luò)受到竊聽、黑客攻擊、程序缺陷、病毒篡改以及技術(shù)淘汰等諸多方面因素的影響，除此之外也需要配備比較良好的搜索引擎，這樣才能夠為更新數(shù)據(jù)、檢索數(shù)據(jù)奠定良好的技術(shù)基礎(chǔ)。目前，針對于人事檔案信息數(shù)據(jù)庫進行建立的過程當(dāng)中，還需要相關(guān)工作人員能夠進一步開發(fā)操作簡便、維護費用低、開發(fā)使用時間長的信息檢索平臺，這樣才能夠充分的檢索出目前人事檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中各種有價值的信息，才可以為目前醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層制定科學(xué)合理人事方案奠定良好基礎(chǔ)。

2.建立全方位、深層次信息化醫(yī)院管控模式在當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)部為了促使人事檔案信息化建設(shè)得到進一步完善，需要鼓勵各大部門通過采用電子文件的形式根據(jù)相關(guān)要求以及規(guī)格上報檔案材料，并且對于人事信息進行全面以及客觀地評價。目前人事檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，要針對人事檔案資料進行精細(xì)化控制和管理，與此同時，也需要基于計算機信息化建設(shè)基礎(chǔ)之上針對人事檔案管理實效性、全面性、客觀性、公正性進一步加以完善，這是目前醫(yī)院檔案管理工作的大勢所趨。

3.建立健全檔案管理制度當(dāng)前信息化的時代背景之下，需要相關(guān)管理人士針對于傳統(tǒng)管理制度實施有效的改革和優(yōu)化，要求結(jié)合信息化時代的特點，采取科學(xué)有效措施針對管理制度進行重新化設(shè)計工作，這樣才能夠保障醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量和管理水平得到全面的提高，同時也可以針對醫(yī)院各大部門、各大科室的人員信息實時匯總。首先，要求相關(guān)人士針對檔案信息管理制度進行改良和完善，尤其是在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理部門內(nèi)部需要積極有效推廣信息化模式。針對于在職人員基本信息進行整理過程當(dāng)中，需要采用計算機技術(shù)實施科學(xué)有效的歸檔，這樣才能夠讓所有的檔案管理人員快速有效獲取信息。其中，通過利用計算機針對于信息進行整理歸納，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人工管理模式，提高工作效率以及工作質(zhì)量，同時也可以促使人事檔案管理工作得到全方位貫徹和落實。其次，在當(dāng)前，還需要采取合理科學(xué)措施針對檔案管理系統(tǒng)加強建設(shè)工作，促使檔案管理系統(tǒng)更加優(yōu)化和完善。在平時工作開展的過程當(dāng)中，需要相關(guān)人士能夠加強各種計算機設(shè)備配備工作，特別是加強軟件信息系統(tǒng)建設(shè)工作。其中，針對于各類型的通信設(shè)備、計算機設(shè)備需要引起高度重視，這是實現(xiàn)信息化管理重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。人事檔案管理工作開展過程當(dāng)中還需要相關(guān)人士針對硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施進行優(yōu)化和完善，要結(jié)合檔案信息化管理的各大要求，采取合理科學(xué)措施對于計算機實施配備，在這個過程當(dāng)中需要獲得上級財政大力支持。另外，對于當(dāng)前的檔案管理部門來講，還需要將所需要設(shè)備羅列出來，給上級部門加以申請，經(jīng)過批準(zhǔn)之后加強和采購部門交流溝通工作。在實際工作開展的過程當(dāng)中需要采取科學(xué)有效措施針對各種硬件設(shè)備實施配置和采購。最后，要對于檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)加以健全和完善，在大數(shù)據(jù)時代背景之下，要為醫(yī)院提供相對及時準(zhǔn)確及完整化檔案數(shù)據(jù)，就需要構(gòu)建精準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。其中，應(yīng)當(dāng)通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合用戶檢索行為和信息需求從相對海量檔案數(shù)據(jù)當(dāng)中找到所需要信息和數(shù)據(jù)。

五、結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院人事檔案管理工作開展過程當(dāng)中，涉及到了諸多復(fù)雜的內(nèi)容，主要就是要求相關(guān)工作人員能夠針對各類信息進行記錄。由于當(dāng)前醫(yī)院工作人員相對比較多，人員構(gòu)成也比較復(fù)雜，所以其中人事檔案信息和數(shù)據(jù)相對比較多，存在著比較大的管理難度。傳統(tǒng)模式之下主要是采取人工管理模式，這樣的情況之下特別容易出現(xiàn)失誤，同時也容易導(dǎo)致檔案丟失問題。由于當(dāng)前信息時代醫(yī)院人事檔案工作面臨著比較大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化是一大重要趨勢。為了能夠促使人事檔案管理精細(xì)化程度以及管理效率得到提高，同時，為了避免管理過程當(dāng)中出現(xiàn)較大出錯率，需要醫(yī)院對于傳統(tǒng)管理模式實行必要改良和優(yōu)化，尤其是需要加強通信技術(shù)以及各類信息技術(shù)良好應(yīng)用，還需要讓信息化管理制度得以健全和完善，這樣才能夠促使當(dāng)前人事檔案管理信息化水平提高。

作者：陳堅 單位：廣東省佛山市第一人民醫(yī)院