信息技術(shù)下醫(yī)院人事檔案管理的運(yùn)用

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【摘要】傳統(tǒng)的檔案管理方式存在一定的弊端，本文分析了醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀，提出了引入信息管理技術(shù)的重要性，并闡述了在信息技術(shù)實(shí)施過程中的注意事項。旨在保證醫(yī)院人事檔案管理的高效性與規(guī)范性，促進(jìn)醫(yī)院改革的進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化信息技術(shù)；醫(yī)院；人事檔案管理；運(yùn)用

數(shù)字化信息技術(shù)已經(jīng)成為醫(yī)院人事檔案管理中不可缺少的手段之一，引入這一模式極大的提高了管理效率，減少管理失誤。但是受到觀念、技術(shù)、資金等因素的影響，信息技術(shù)的普及率還不高，對醫(yī)院而言，還需要針對其現(xiàn)有問題進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

一、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式落后、保密性不佳

與其他檔案相比，醫(yī)院人事檔案要求具有更高的保密性，因此需要專業(yè)的管理人員在規(guī)范的制度上實(shí)施管理，但是目前的檔案管理方式以傳統(tǒng)管理方式為主，管理中存在一定的困難，因此很容易出現(xiàn)泄漏等問題。檔案管理人員的工作方式落后，不僅降低了工作效率，還消耗了大量的資源，增加了工作失誤。從這一點(diǎn)上，引入并進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理對醫(yī)院而言具有必然性。

（二）管理方式單一

由于人事檔案管理工作處于改革之中，一些制度尚不完善，這導(dǎo)致管理方式單一，檔案管理基本采用一次性歸檔方案，不能及時進(jìn)行補(bǔ)充與完善。由于檔案管理人員的創(chuàng)新意識較差，對檔案管理工作的認(rèn)識不夠全面，無法第一時間采取補(bǔ)救措施，因此導(dǎo)致管理效率低下，資源分配不合理等，需要對醫(yī)院管理方式進(jìn)行更新。

（三）人事檔案更新率低

由于醫(yī)院存在一定的人事調(diào)動，并且隨著工作人員經(jīng)驗的增長，就需要對檔案進(jìn)行更新。但是傳統(tǒng)的檔案為紙質(zhì)檔案，更新會造成很大的麻煩。同時這類檔案不利于維護(hù)，在日常工作中，醫(yī)護(hù)人員所獲得的獎勵也很難及時寫入檔案，更新率較低。影響了醫(yī)護(hù)人員的工作調(diào)動與科研等發(fā)展。

二、信息技術(shù)在人事檔案管理中的優(yōu)勢及應(yīng)用

信息技術(shù)應(yīng)作為醫(yī)院檔案在管理中的一部分，建立信息平臺，才能反映醫(yī)院工作人員真實(shí)的信息情況，并且保證效率的提高。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息化管理具有巨大的優(yōu)勢，節(jié)省資源，提高效率，保證正確性，并且利于更新，在我國醫(yī)院認(rèn)識檔案改革過程中，要不斷的完成信息化更新，其具體的應(yīng)用過程如下文分析：

（一）以信息技術(shù)為基礎(chǔ)搭建管理平臺

要求醫(yī)院明確信息化管理的優(yōu)勢，以信息技術(shù)為載體，建立完整的信息管理平臺。以提高信息處理的速度，保證檔案的查閱方便。同時，通過信息化的管理方式可以構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，采用信息化的管理方式還減少了紙張的應(yīng)用，資源利用更加合理，并且降低了管理成本。醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員配置更加合理，對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。

（二）轉(zhuǎn)變管理理念，提高管理人員素質(zhì)

提高醫(yī)院人事檔案管理的受重視程度，保證檔案管理信息化的進(jìn)行。將檔案管理信息化作為醫(yī)院改革中的重點(diǎn)問題，時刻管理信息化進(jìn)度，信息化效果。將具體的管理工作落實(shí)到個人，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時切實(shí)保證工作人員的素質(zhì)，將高素質(zhì)作為檔案管理人員的基本要求，進(jìn)行必要的檔案維護(hù)，信息管理以及檔案評估工作，并與當(dāng)?shù)貦n案信息管理部門進(jìn)行合理的交流與管理，確保檔案管理的合理性。

（三）發(fā)展網(wǎng)絡(luò)化、多元化、完善機(jī)制

多元化檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的必然需求，單一的管理方法已經(jīng)明顯不能適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需求，需要從傳統(tǒng)的管理方式逐漸發(fā)展為信息處理方式，完成人事檔案管理內(nèi)容的信息化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的一體化。檔案管理信息化還應(yīng)涉及到各個方面，采用視頻管理，圖像管理和文字管理等多種手段保證其安全性，檔案信息管理還可以結(jié)合適當(dāng)?shù)剀浖瓿蓪?shí)時的、動態(tài)化的管理過程，保證認(rèn)識檔案管理結(jié)構(gòu)的合理性，促進(jìn)管理水平的提高。

三、信息技術(shù)應(yīng)用注意事項分析

（一）提高檔案管理工作人員的安全防范意識

在信息技術(shù)應(yīng)用過程中，還應(yīng)注意木馬盜取等問題，保證工作人員的安全意識。隨著計算機(jī)的不斷發(fā)展，多種病毒侵蝕容易導(dǎo)致檔案的丟失，給醫(yī)院工作帶來極大的不便。醫(yī)院應(yīng)對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，加大對人事檔案的保護(hù)力度，定期進(jìn)行系統(tǒng)殺毒，以保證檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

（二）完善人事檔案管理制度

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院全信息化人的事檔案管理系過程，需要保證系統(tǒng)的安全問題運(yùn)行，完善人事檔案管理制度是關(guān)鍵。在管理過程中，只有有據(jù)可循，才能確保人事檔案管理的高效化，保證工作人員的工作職責(zé)，并且做好數(shù)據(jù)備份等工作?？偨Y(jié)對當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展而言，實(shí)現(xiàn)信息化的管理是必要的。人事檔案管理涉及到醫(yī)護(hù)人員的根本利益，其管理效率關(guān)乎醫(yī)院的發(fā)展，應(yīng)得到全面的重視。在我國醫(yī)院人事檔案管理信息化過程中，還存在一定的問題，信息化程度不高，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)。

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作者:龔太曉 單位:十堰市張灣區(qū)人民醫(yī)院