高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀

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摘要：結合工作實際分析了當前高校人事檔案管理工作存在的問題，并有針對性地提出了解決這些問題、改進新形勢下高校人事檔案管理工作的行之有效的應對策略。

關鍵詞：高校；人事檔案；管理

在高等院校的組織部門和人事部門當中，有一項極其重要的服務性、基礎性工作，即人事檔案管理工作。這項工作的開展并不是一成不變，隨著時代的發(fā)展，特別是近年來事業(yè)單位人事制度的不斷變化、革新，高校人事檔案管理的工作理念、方式方法和服務標準也發(fā)生了較大變化，且致力于向實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，為檔案管理從業(yè)人員的工作實踐帶來了諸多挑戰(zhàn)，也提出了更多更高的要求。在新時期、新形勢下，如何應對高校人事檔案管理工作存在的新問題、新挑戰(zhàn)，并有針對性地探索出更為有效的應對策略，成為了廣大檔案管理工作者亟待解決的課題。

1目前高校人事檔案管理工作存在的一些問題

1．1高校領導和工作人員對人事檔案管理缺乏足夠認識

當前，高等院校普遍沒有能夠建立起與時展相適應的人事檔案管理工作體系、工作制度以及相關檢查考核措施和制度，學校對其重要性的宣傳力度較為薄弱，導致教師、職工甚至是部分學校領導普遍缺乏對人事檔案相關知識的了解和認識，人事檔案管理工作人員的責任意識、宗旨意識和擔當意識也較為欠缺。

1．2高校人事檔案管理工作方式方法普遍滯后，未能緊跟時代潮流

很多高校人事檔案管理工作人員依舊采用傳統(tǒng)的手工操作方式實現(xiàn)檔案的整理、分類、編排、裝訂、檢索以及查閱工作，不但需要消耗大量的時間和人力資源，操作起來也非常不方便。工作場所也普遍較為簡陋，對日常辦公區(qū)域、閱檔區(qū)域和檔案庫房不進行詳細劃分、分隔，使得檔案庫房的安全隱患較大，各種自然和人為原因導致人事檔案材料受到了各式各樣不同程度的損害。

1．3事業(yè)單位人事制度變革為教職員工人事檔案

的管理帶來很多問題近年來，隨著事業(yè)單位人事制度改革進一步深化，各高校逐步開始探索用市場化手段配置人力資源，加強了人才的流動性，“人檔分離”的現(xiàn)象由于一些缺乏規(guī)范性的人才流動和檔案傳遞而普遍凸顯出來。一些教職員工已經離開學校多年，檔案卻沒有及時提走；亦或是一些新進教職工不能及時將人事檔案轉入學校，導致高校人事檔案管理工作難度頗大。個別教職員工也由于檔案意識淡薄，不按照有關規(guī)定填寫個人的檔案材料，使自己的檔案不夠完整、規(guī)范與完善。

1．4高校人事檔案管理工作的從業(yè)人員缺乏足夠

的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平當前各高校雖然都有了較為穩(wěn)定并不斷發(fā)展壯大的檔案管理工作者隊伍，但時代的飛速進步使各行業(yè)各領域都朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展，而學校中既熟悉傳統(tǒng)檔案工作業(yè)務，又對檔案信息化開發(fā)和管理有一定研究和見解的專業(yè)人才較為缺乏。

1．5高校在經費投入方面對人事檔案管理工作的支持較少

如前文所述，由于檔案意識淡薄，或是各地區(qū)各學校發(fā)展水平不均衡，個別高校受人力、財力、物力因素的制約較大，人事檔案材料信息的功能利用也停留在較為原始簡單的階段，沒有進行深層次開發(fā)使用。甚至是手工抄寫檔案的目錄，沒有明確規(guī)定書寫用筆、紙張大小、材料規(guī)格，使歸檔和裝訂工作困難重重。

2解決問題的對策

新時期新形勢下，逐步解決高校人事檔案管理工作存在的諸多問題，實現(xiàn)人事檔案管理向上向好科學發(fā)展，需要堅持與時俱進，解放思想，轉變觀念，創(chuàng)新理念，改進方式。筆者探索出以下一些具體應對策略。

2．1加強組織領導，提供政策支持

人事檔案的管理工作是高等院校中一項極其重要的服務性、基礎性工作。人事檔案材料中記錄了學校的各項活動、各類事項的開展、辦理情況，并成為高校的寶貴經驗和財富，是高校領導干部實現(xiàn)科學管理、規(guī)范決策的重要參考依據。所以，高校的各級領導干部應該堅持唯物史觀，正確看待人事檔案管理工作，將人事檔案管理工作切實重視起來，從人才引進、設備配置、經費支持等方面給予人事檔案管理工作適當?shù)恼邇A斜，盡量解決當前人事檔案管理工作遇到的困難和問題，并加強對相關工作人員、相關工作開展情況的督促、檢查和指導。

2．2加強高校人事檔案材料收集工作的及時度和準確性

任何一名高校工作人員的學習經歷、工作經歷等都應被記錄在人事檔案材料內，要進一步增強對檔案轉移、交接等工作的監(jiān)督管理，及時完成轉接檔案工作，杜絕“人檔分離”現(xiàn)象，盡量避免人事檔案丟失、積壓或損壞情況發(fā)生。結合高等院校的工作特點，抓住各部門、各位工作人員學期末或年終總結的時機，多角度、全方位、寬渠道、有重點地收集人事檔案材料，并對各類材料加以甄別，嚴守準入門檻，避免將大量重復無用的材料收入人事檔案，進一步確保歸檔材料真實、準確、客觀。

2．3廣泛應用現(xiàn)代化、信息化手段開展人事檔案管理工作

進一步加強檔案學、管理學的理論研究，將研究成果與本校實際有機融合起來，形成科學、有效的現(xiàn)代檔案管理理論用以指導工作實踐。不斷更新工作方式，革新技術手段，將先進的設備和技術應用到高校人事檔案工作中。針對高校人事檔案信息化建設問題，可以探索性地嘗試編制一些技術標準和操作規(guī)范，作為今后人事檔案管理工作分工協(xié)作、技術應用的科學化依據，進一步規(guī)范檔案數(shù)據和檔案資源的交換、傳遞、共享等，構建起現(xiàn)代化的高校人事檔案工作體系，實現(xiàn)高校人事檔案各項工作全面、協(xié)調、可持續(xù)、現(xiàn)代化發(fā)展。

2．4加強高校人事檔案管理從業(yè)人員的繼續(xù)教育

在平時的工作中，應注意運用多種豐富的手段和方式，如舉辦檔案管理業(yè)務技能培訓班、研討會、競賽等，加強高校人事檔案管理從業(yè)人員的繼續(xù)教育。培訓中，可以培養(yǎng)他們攝影攝像或計算機應用等新媒體設備和技術的使用能力，讓廣大人事檔案管理工作者熟練掌握圖片、音視頻等電子檔案材料的歸檔、整理工作。建立起適當?shù)莫剟顧C制，提高人事檔案管理工作者的思想政治覺悟和責任擔當意識，激發(fā)他們不斷學習知識、刻苦鉆研業(yè)務的熱情，從而全面提高人事檔案管理從業(yè)人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平。

2．5建立健全高校人事檔案管理工作的規(guī)章制度

各高校應因地制宜，結合實際整章建制，建立健全人事檔案管理工作收集、整理、歸檔、查閱、傳遞、清理等各個環(huán)節(jié)的一整套規(guī)章制度，切實做到有法可依、有法必依。對違規(guī)違法篡改、使用人事檔案材料的人員嚴格按照規(guī)章制度進行處理，追究相應工作人員的責任。確保歸檔的檔案材料能客觀、真實、全面地反映每一位教職員工的品德、才能、經歷和成績，更好地為高校的組織人事工作服務，真正讓高校人事檔案的管理工作向正規(guī)化、制度化的方向發(fā)展。

3結束語

總而言之，高校人事檔案的管理工作只有與社會的發(fā)展、時代的變遷和科技的進步相適應，才能更好地發(fā)揮出檔案信息的功能優(yōu)勢，才能與高等院校的改革發(fā)展相適應。作為高等院校一項極為重要的系統(tǒng)性工作，今后，要對新形勢下高校人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題高度重視起來，運用現(xiàn)代化、科學化、信息化的手段和技術不斷提升其管理水平，逐步解決這些問題，為學校的人力資源開發(fā)以及利用充分發(fā)揮更為積極的作用。

［參考文獻］

［1］陳曉宇．淺析新時期的人事檔案管理意識［J］．山西檔案，2011，（S1）．

［2］蔡躍江．以信息化建設為依托強化高校人事檔案管理［J］．黑龍江檔案，2011，

作者：周秀清 單位：內蒙古電子信息職業(yè)技術學院