企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對(duì)策

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企業(yè)人事檔案管理就是通過企業(yè)人事信息進(jìn)行收集和整理，形成統(tǒng)一的檔案材料進(jìn)行保管和鑒定、統(tǒng)計(jì)，以便于以后的利用。其工作對(duì)企業(yè)內(nèi)部有著至關(guān)重要的作用。然而現(xiàn)在多數(shù)企業(yè)對(duì)人事檔案管理都存在著不重視，少人用，無(wú)人管等問題，不僅給企業(yè)人事管理工作上帶來了一定的困難，而且嚴(yán)重地制約了企業(yè)的發(fā)展。

一、企業(yè)人事檔案管理存在問題

1.員工個(gè)人和企業(yè)對(duì)人事檔案意識(shí)薄弱

目前，在人事檔案管理工作中，不少企業(yè)對(duì)員工的人事檔案認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為人事檔案管理工作僅僅只是一項(xiàng)保管的事務(wù)性工作,只要求做到不丟失,不泄密,能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。員工個(gè)人秉著對(duì)人事檔案無(wú)所謂的態(tài)度，意識(shí)不到自己也有積累和維護(hù)檔案內(nèi)容安全的義務(wù)，對(duì)相關(guān)檔案材料的填寫比較簡(jiǎn)單、隨意。更有甚者對(duì)自己人事檔案的去向漠不關(guān)心，或者是委托當(dāng)?shù)厝瞬胖行墓芾砗缶烷L(zhǎng)期失去聯(lián)系，使自己的檔案變成“休眠檔案”。

2.人事檔案管理員的素質(zhì)和管理水平不高

由于最初的企業(yè)不夠重視或其它原因，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理員在素質(zhì)水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事檔案管理員在工作過程中不夠細(xì)致認(rèn)真，缺乏責(zé)任心，只是簡(jiǎn)單地做好檔案接收、檔案編號(hào)、庫(kù)房防火、防蛀等倉(cāng)管工作，沒有及時(shí)將人事檔案材料收集歸檔，更沒有對(duì)檔案材料內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類及嚴(yán)格審核，導(dǎo)致員工個(gè)人檔案信息不完善，檔案材料缺乏真實(shí)性。此外，由于企業(yè)員工流動(dòng)性大，檔案管理員的轉(zhuǎn)檔不及時(shí)，造成原單位有檔無(wú)人，新單位有人卻無(wú)檔，就使檔案陷入了“人檔分離”狀態(tài)，從而影響了新單位的用人決策，同時(shí)又增加了原單位檔案保管的壓力。

3.人事檔案的管理手法相對(duì)落后

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性的工作。人事檔案管理工作必須配備具有專業(yè)知識(shí)的人員全職管理，而在現(xiàn)實(shí)情況中存在部分企業(yè)把人事檔案管理工作交給了其他部門工作人員負(fù)責(zé)，這些人一是沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，不具備專業(yè)的檔案管理能力，二是由于分心其他崗位的工作，在進(jìn)行檔案管理工作過程中沒有引起足夠重視，往往無(wú)法滿足人事檔案管理工作職責(zé)需要。另外大多企業(yè)人事檔案管理手法相對(duì)落后，還在采用比較傳統(tǒng)的老辦法進(jìn)行人事檔案管理，跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐，滿足不了企業(yè)發(fā)展的形勢(shì)需要。例如企業(yè)沒有運(yùn)用專業(yè)的人事檔案管理軟件，還在采用手工編輯、檢索的手段進(jìn)行管理，這種管理方式既浪費(fèi)時(shí)間又不能夠保證質(zhì)量，大大降低了企業(yè)管理工作的效率。人事檔案由于不能引起個(gè)人和企業(yè)的重視，衍生出人事檔案內(nèi)容陳舊、利用價(jià)值不高；檔案管理人員配備不足，專業(yè)性不強(qiáng)；落后的管理模式難以滿足用人單位和社會(huì)的需要等等一系列的問題，這些問題制約了人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)、配備與管理潛在作用的發(fā)揮。只有轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)管理，才能充分發(fā)掘人事檔案對(duì)人力資源管理工作的潛在作用。

二、企業(yè)人事檔案管理工作的應(yīng)對(duì)措施

1.要正確認(rèn)知檔案管理工作的意義及重要性

企業(yè)要做好人事檔案管理工作首先必須從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理并不是簡(jiǎn)單的資料整理、保管工作，它對(duì)員工個(gè)人和企業(yè)都有著重要的作用。主要體現(xiàn)在：它是人力資源部和組織部門對(duì)員工進(jìn)行考察、選拔任用的基礎(chǔ)；它能幫助企業(yè)做好招聘、錄干、調(diào)動(dòng)、出國(guó)材料、福利待遇、離退休、死亡撫恤等方面的事情；它能為員工個(gè)人或其子女提供實(shí)際生活中所需的類似親屬關(guān)系證明、入黨政審、工作證明等檔案材料。有了這樣的思想認(rèn)識(shí)，才能讓人事檔案管理工作得到重視。其次，企業(yè)可通過內(nèi)部報(bào)刊、知識(shí)講座等方式加強(qiáng)人事檔案管理的宣傳力度，讓員工認(rèn)識(shí)到檔案與自身的發(fā)展有著休戚相關(guān)的作用。此外，企業(yè)在布置員工填寫相關(guān)檔案材料的時(shí)候，要告訴檔案人檔案存檔后會(huì)發(fā)揮怎樣的作用。這樣，可以樹立員工個(gè)人和企業(yè)共同參與檔案維護(hù)與管理工作的理念。

2.提高檔案管理人員的素質(zhì)和管理水平

作為檔案管理員，首先必須具備基本的政治素質(zhì)。即堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，了解黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策，并遵紀(jì)守法。同時(shí)，檔案工作又是一項(xiàng)具有一定機(jī)密性的工作，要求工作人員必須嚴(yán)守國(guó)家秘密，堅(jiān)決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。其次，檔案管理員要有一定的專業(yè)理論知識(shí)和熟悉的業(yè)務(wù)技能。因此，企業(yè)可以通過教育培訓(xùn)提高檔案管理員的專業(yè)知識(shí)或者是通過學(xué)校招聘吸引高層次檔案專業(yè)人才到檔案部門工作。再次，檔案管理工作還特別要求檔案管理員要有很強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和高度責(zé)任感。要自覺樹立為人民服務(wù)、不熱衷名利、不計(jì)個(gè)人得失的奉獻(xiàn)精神。工作中要細(xì)心處理每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，耐心保管每卷檔案，防止檔案損壞或丟失，特別是做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞和接收工作，做到“檔隨人走，人檔不分離”。

3.優(yōu)化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)信息化管理

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。企業(yè)可根據(jù)本單位人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況自行開發(fā)檔案管理信息軟件或者是對(duì)外購(gòu)買專業(yè)檔案管理軟件，建立和完善人事檔案信息化管理。讓人事檔案管理從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的信息化管理。這種替代傳統(tǒng)人事檔案管理的新模式可以為企業(yè)選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的作用。

結(jié)束語(yǔ)：

做好企業(yè)人事檔案管理工作，有助于企業(yè)對(duì)員工的了解，使員工的個(gè)人能力得到更好地發(fā)揮。我們要用長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光來看待人事檔案管理工作，充分支持人事檔案管理工作的開展并學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，建立完善的管理體系，保障企業(yè)內(nèi)部的正常穩(wěn)定的運(yùn)轉(zhuǎn)，以促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

作者：阮曉霞 單位：廣東省韶鑄集團(tuán)有限公司