企業(yè)人事檔案管理探究

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引言當(dāng)前是是一個(gè)科技信息時(shí)代，企業(yè)要及時(shí)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的腳步，在企業(yè)人事檔案管理上，要敢于創(chuàng)新和改革，打破傳統(tǒng)的檔案管理觀念，不斷提升企業(yè)人事檔案的管理水平，提高管理工作的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化。企業(yè)要充分發(fā)揮出人事檔案管理的重要價(jià)值，為企業(yè)挖掘出更多的全面型高級(jí)人才，并讓他們長(zhǎng)期的為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

一、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理工作概況

企業(yè)要想在充滿競(jìng)爭(zhēng)力的社會(huì)長(zhǎng)久生存下去，就必須做好人力資源管理工作，而其中人事檔案管理工作作為企業(yè)人事資源管理的重要組成部分，理應(yīng)得到企業(yè)的高度重視和關(guān)注。它直接關(guān)系到企業(yè)人力文化的沉淀，員工各項(xiàng)資料的有效真實(shí)記錄發(fā)展，能幫助企業(yè)挖掘到更多的高素質(zhì)、高能力以及高文化的人才。但是企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化以及信息化，就必須投入更多的時(shí)間和精力，盡快建立起健全的人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮出企業(yè)人事檔案管理的作用，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定長(zhǎng)期的發(fā)展。

二、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理存在的弊端

（一）企業(yè)未能高度重視人事檔案管理

在企業(yè)人力資源管理過(guò)程中，相關(guān)工作人員未能充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，員工檔案管理意識(shí)普遍不強(qiáng)，沒(méi)有引起高層領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視。企業(yè)人力資源管理者受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，注重管理結(jié)果的經(jīng)濟(jì)效益，普遍認(rèn)為人事檔案管理是一件耗時(shí)耗力的工作，不能給企業(yè)帶來(lái)任何的經(jīng)濟(jì)效益[1]。因此，一部分的企業(yè)嚴(yán)重忽視了它的重要作用，只是將它當(dāng)做一種走過(guò)場(chǎng)的普通工作，沒(méi)有認(rèn)真放在心上，企業(yè)往往只是安排一些相關(guān)崗位的員工進(jìn)行檔案管理工作，工作人員不具備良好的責(zé)任心以及專(zhuān)業(yè)管理技術(shù)，人事檔案管理工作只是淺層停留在保存和查閱上，無(wú)法充分發(fā)揮出人事檔案管理的作用。

（二）企業(yè)未建立起健全的人事檔案管理體制

存在大部分企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的人事檔案管理體制，人事檔案管理工作流程一層不變，當(dāng)企業(yè)招入一批新員工時(shí)，就按時(shí)將新員工的檔案保存在檔案室內(nèi)，等到需要查閱員工檔案時(shí)就拿出來(lái)看看，如果企業(yè)有員工想要辭職離開(kāi)時(shí)，就退換其本人檔案，這種工作體制導(dǎo)致員工不具備任何對(duì)檔案的管理權(quán)以及處理權(quán)，一旦員工與企業(yè)產(chǎn)生嚴(yán)重的分歧矛盾，員工想離職，企業(yè)卻遲遲不歸還員工的檔案。有些員工可能會(huì)選擇退一步，忍氣吞聲的留下來(lái)繼續(xù)工作，但是這樣勢(shì)必會(huì)影響到員工的工作情緒，降低他們的工作熱情和興趣，直接導(dǎo)致工作效率的退步。如果有些員工不服軟，堅(jiān)決選擇離開(kāi)企業(yè)，就會(huì)造成員工檔案遺留在檔案室內(nèi)，加大管理任務(wù)的難度。這種落后的人事檔案管理機(jī)制會(huì)影響到企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。

（三）企業(yè)未能完善好員工檔案的內(nèi)容

通常情況下，企業(yè)人事檔案的內(nèi)容主要包括了員工的受教育程度證明、工作經(jīng)歷證明以及所受各項(xiàng)表彰證明等[2]。但是在實(shí)際企業(yè)人事檔案管理中，存在大部分企業(yè)未能完善員工的檔案內(nèi)容，內(nèi)容往往比較單一。例如，在企業(yè)人事檔案管理工作中，存在一些員工檔案中沒(méi)有履歷表以及年度考核表，有些員工企業(yè)檔案中甚至連最基本的個(gè)人信息以及家庭成員信息都沒(méi)完善，員工檔案內(nèi)容不完善的現(xiàn)象會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作舉步維艱，無(wú)法及時(shí)正確查閱員工相關(guān)信息，發(fā)生重大事件時(shí)無(wú)法第一時(shí)間通知員工家人。與此同時(shí)，企業(yè)人事檔案的管理人員由于疏忽大意，對(duì)待工作態(tài)度不端正，并沒(méi)有去及時(shí)判別員工檔案信息的真實(shí)性，而僅僅只是為了早點(diǎn)完成任務(wù)，選擇把員工檔案直接保存起來(lái)就好了。這種結(jié)果直接導(dǎo)致無(wú)法保證員工檔案的真實(shí)性以及完整性，不利于企業(yè)人事管理工作的良好發(fā)展[3]。

（四）企業(yè)未能充分利用好人事檔案的管理

企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中更加注重經(jīng)濟(jì)效益的創(chuàng)造，在人事檔案管理機(jī)制上缺乏創(chuàng)新和改革，受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，在員工檔案管理上更加關(guān)注他們的思想素質(zhì)評(píng)價(jià)以及道德修養(yǎng)評(píng)價(jià)，這其中主要包括了員工的一些工作經(jīng)歷、受到的各項(xiàng)表彰以及達(dá)到的教育程度等[4]，而選擇忽略了員工的主要專(zhuān)業(yè)工作技能以及個(gè)人工作能力等，就是因?yàn)閷?duì)員工檔案內(nèi)容記錄的不夠完善，導(dǎo)致不能充分發(fā)揮出檔案的作用，不斷提高企業(yè)人事檔案的利用率。企業(yè)普遍認(rèn)為人事檔案管理工作就是為了對(duì)員工的檔案進(jìn)行保存，起到約束他們的作用。這樣的結(jié)果只會(huì)導(dǎo)致企業(yè)不能有效的在實(shí)際工作當(dāng)中利用好檔案。比如，企業(yè)在進(jìn)行社會(huì)招聘人才過(guò)程中，通過(guò)對(duì)人才檔案的對(duì)比分析，選擇最合適企業(yè)的人才，這樣有利于企業(yè)的生存發(fā)展；當(dāng)企業(yè)要提拔員工升職時(shí)，通過(guò)調(diào)度員工檔案進(jìn)行查閱，正確評(píng)價(jià)出不同員工在企業(yè)的表現(xiàn)以及發(fā)展前景，從而合理正確的提拔人才。

三、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的措施

（一）高度重視企業(yè)的人事檔案管理工作

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)新環(huán)境下，企業(yè)要想保持良好的競(jìng)爭(zhēng)力，在市場(chǎng)上占有一席之地，就必須不斷加強(qiáng)企業(yè)的人力資源管理工作，充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)人事檔案管理工作的重要性，不斷提高檔案管理員工的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，打破傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端，不斷創(chuàng)新優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理工作。因此，企業(yè)要加大對(duì)人事檔案管理的資金投入，建立起專(zhuān)業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造出良好的檔案管理環(huán)境。與此同時(shí)，要嚴(yán)格做好對(duì)企業(yè)人事檔案管理的監(jiān)督工作，通過(guò)組織定期的教育培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的工作能力以及綜合素質(zhì)，加強(qiáng)員工的崗位責(zé)任心，充分激發(fā)員工的工作積極性，讓他們?nèi)硇牡耐度氲焦ぷ鲘徫划?dāng)中去，在日常工作生活中努力學(xué)習(xí)了解檔案管理新知識(shí)，不斷充實(shí)自己，提高自身的檔案管理水平，為企業(yè)的人事檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)而不斷奮斗。

（二）建立健全的人事檔案管理機(jī)制

企業(yè)要建立起健全的人事檔案管理機(jī)制，對(duì)于人事檔案管理的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格控制，保證整個(gè)工作流程的嚴(yán)謹(jǐn)順暢。人事檔案管理員工要明確指導(dǎo)自己的工作責(zé)任和義務(wù)，嚴(yán)格按照企業(yè)制定的規(guī)章制度，要保證人事檔案資料收集、整理以及保存工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，對(duì)于員工檔案的每一項(xiàng)內(nèi)容都要仔細(xì)檢查判斷，保證檔案資料的完善性以及真實(shí)可靠性。與此同時(shí)，企業(yè)要高度關(guān)注人事檔案保管的安全性，避免出現(xiàn)檔案遺失或者遭人任意修改的現(xiàn)象[5]。因此，企業(yè)要建立起健全的檔案管理責(zé)任制，科學(xué)合理的保存員工檔案，加強(qiáng)員工的檔案管理安全意識(shí)，要做好檔案資料的借閱工作，必須根據(jù)實(shí)際情況正確判斷出是否滿足借閱條件，才能進(jìn)行借閱工作，并及時(shí)做好借閱登記，在指定時(shí)間按時(shí)的歸還。

（三）提高企業(yè)人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變，企業(yè)要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)展的腳步。因此，企業(yè)在人事檔案管理上要不斷提高相關(guān)工作人員的管理水平，加強(qiáng)員工的檔案管理知識(shí)和技能的培訓(xùn)，爭(zhēng)取打造出一支專(zhuān)業(yè)化的高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)，早日實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化以及科學(xué)化。企業(yè)除了要注重檔案管理員工業(yè)務(wù)能力的提升，還要不斷提高他們的綜合道德品質(zhì)和政治文化素養(yǎng)[6]，要讓他們認(rèn)真履行崗位職責(zé)，工作態(tài)度端正，不忽視任何一個(gè)工作環(huán)節(jié)。在員工的檔案管理技能上，企業(yè)要定期組織教育培訓(xùn)，讓每位員工及時(shí)掌握最新的檔案管理手段，不斷充實(shí)自己的檔案管理知識(shí)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所訴，企業(yè)要想做好人事檔案管理工作，就必須不斷加強(qiáng)員工的科學(xué)規(guī)范管理意識(shí)，提高他們的檔案專(zhuān)業(yè)管理水平，通過(guò)建立起健全的檔案管理制度，嚴(yán)格督促檔案管理員工規(guī)范操作每一個(gè)檔案工作流程，保證檔案資料內(nèi)容的完整性以及真實(shí)性，為企業(yè)在招聘人才、提拔人才工作中提供大量的豐富、真實(shí)、有效的信息數(shù)據(jù)，保證企業(yè)人力資源工作的有條不絮的展開(kāi)，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。

作者：盧顯陽(yáng) 單位：河南機(jī)電高等專(zhuān)科學(xué)校